Fonte: http://salasbrasil.com.br/8-formas-de-reduzir-custos-eventos-corporativos/

1. Sendo uma das mais relevantes e importantes estratégias de marketing, a grande
maioria das empresas, independente de seus portes ou segmentos, realizam seus
eventos corporativos, que vão desde um treinamento ou palestra para os
colaboradores, até uma ação estratégica para promover algum serviço ou produto.
Porém, o grande problema é que os eventos se mal administrados podem acabar
saindo da verba da empresa, portanto é muito importante que os organizadores
encontrem soluções que ajudem a reduzir os custos sem deixar a qualidade de
lado!
Aqui vamos avaliar 8 estratégias que você pode usar para garantir uma boa
redução de custos na organização de eventos.
Local
Escolha um local que esteja de acordo com as necessidades e com o porte do seu
projeto. É essencial, sempre adequar o tamanho do local ao número de convidados,
evitando reservar um ambiente grande demais sem necessidade. Afinal, essa
escolha representa custos maiores!
Já escolhido um espaço de eventos corporativos, veja o que está incluído no
contrato, para que você não tenha que terceirizar tantos outros serviços. Por
aqui na Salas Brasil, por exemplo, sempre está incluso os equipamentos básicos;
projeção, sonorização, iluminação e climatização. Também garanta tenha fácil
acesso para os convidados, como proximidade ao metrô e avenidas, assim você
poderá economizar com transporte dos convidados.
Fornecedores
O segredo está em buscar sempre o melhor custo-benefício. Nunca deixe de
pesquisar diferentes fornecedores e orçamentos! Uma simples busca na internet já
costuma ser capaz de oferecer uma extensa lista de fornecedores. E alguns podem
estar dispostos a flexibilizar seu preço.
Busque descontos, condições, prazos ou benefícios. É de extrema importância
conhecer o maior número possível de fornecedores antes de fechar um negócio. E
quem sabe, encontrar uma possibilidade de permutar algum serviço ou uma
participação (ou parceria) no próprio evento!
Data
Apesar de não parecer, escolher a data certa pode ajudar muito na economia
durante o planejamento. Certos períodos do ano, como datas próximas ao final do
ano, representam custos mais altos tanto em relação a locação dos espaços, como
à contratação dos fornecedores.
Programe seu calendário de eventos corporativos, e fuja ao máximo das épocas
mais caras e de dias concorridos! Tudo isso pode ter um saving significativo no
custo final do seu evento. Seja flexível e esteja aberto a uma margem de datas.
Esteja preparado para emergências
Fique atento e deixe tudo preparado para um possível imprevisto, deixe uma parte
do seu orçamento para esses casos. Lembre-se de que soluções emergenciais são
sempre mais custosas que as habituais. Por isso, é importante que você já esteja
preparado! Se não for preciso, melhor. Você economizou esta quantia.
Confirme os participantes
Crie um esquema ou use algum sistema para a confirmação de presença dos
convidados, tendo uma noção do real número de participantes do seu evento.
Assim, você pode ter essa média em mente quando for fechar todos os tipos de
serviços. Mas, não esqueça de sempre considerar uma margem para evitar faltas.

2. Ferramentas
Não usar a tecnologia a seu favor nesse meio, é desperdício! Atualmente, há
diversas opções de aplicativos, softwares e ferramentas digitais que têm como
objetivo facilitar tudo – automatizar processos, agilizar planejamentos,
fornecer indicadores precisos, interagir com os convidados, auxiliar na tomada
de decisões e no final, proporcionar uma relevante economia. Use tudo isso à seu
favor!
Anote todos os gastos
No caso de ser seu primeiro evento corporativo, ou o primeiro evento de um
segmento, é importante anotar todo e qualquer gasto realizado. Pode ser feito em
ferramentas, como já citado, ou até mesmo em blocos tradicionais.
Assim, no final você pode emitir relatórios de produção, permitindo detalhar
minunciosamente os gastos provenientes. É um passo fundamental para quem
trabalha com eventos recorrentes, pois permite aperfeiçoar seu controle de
gastos a cada novo evento, cortando os que não foram bem investidos ou que não
trouxeram um retorno eficiente.
Especialistas
Se tem como objetivo garantir que todos os custos do seu evento sejam
minimizados, vale ressaltar que existem muitas empresas especializadas na
organização de eventos corporativos, que já tem ampla experiência no
gerenciamento de orçamentos. E contratar esse tipo de serviço, ao contrário do
que pode ser pensado, é um custo adicional muito baixo em relação a economia que
podem trazer para seu evento, além de poupar o seu tempo. Conte sempre com a
ajuda de especialistas!