Requisitos De Sistema (Aurus)

Synergia – DCC – UFMG

Especificação de Requisitos de Sistema
AURUS

Autores: Equipe do Synergia

Belo Horizonte

02/03/2007

Especificação de Requisitos de Sistema
Sumário

Especificação de Requisitos de Sistema ..............................................................................2
1 Introdução ................................................................................................................9
1.1 Objetivos deste documento ..............................................................................9
1.2 Escopo do sistema ............................................................................................9
1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais ...............................9
1.2.2 Missão do sistema ....................................................................................9
1.2.3 Limites do sistema .................................................................................10
1.3 Materiais de referência...................................................................................10
1.4 Siglas utilizadas neste documento .................................................................11
1.5 Visão geral deste documento .........................................................................11
2 Visão geral do sistema ...........................................................................................12
2.1 Descrição geral do sistema.............................................................................12
2.1.1 Módulos do sistema ...............................................................................12
2.1.2 Exemplo de aplicação ............................................................................14
2.2 Requisitos de negócio ....................................................................................17
2.2.1 Requisitos gerais ....................................................................................17
2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos .................18
2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos .....................19
2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação ....................19
2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação .........20
2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários .......................20
3 Detalhamento dos módulos ....................................................................................20
3.1 Módulo de gestão de documentos ..................................................................20
3.1.1 Escopo do módulo ..................................................................................20
3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................20
3.1.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................20
3.1.2 Descrição geral do módulo ....................................................................20
3.1.2.1 Visão geral .........................................................................................20
3.1.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................21
3.1.2.2.1 Organização de documentos ........................................................21
3.1.2.2.2 Definição de dossiês.....................................................................21
3.1.2.2.3 Gestão de dossiês .........................................................................22
3.1.2.2.4 Definição de documentos.............................................................22
3.1.2.2.5 Gestão de documentos .................................................................23
3.1.2.2.6 Consultas ......................................................................................24
3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação .....................24
3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ........................25
3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação ....................................................26
3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte ............................................27
3.1.2.3 Funções do módulo ............................................................................28
3.1.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................31
3.1.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................32
3.1.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................32
3.1.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................32

2

3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................32
3.1.3 Modelo de entidades ..............................................................................33
3.1.3.1 Diagramas de classes .........................................................................33
3.1.3.1.1 Plano de classificação ..................................................................33
3.1.3.1.2 Dossiê...........................................................................................33
3.1.3.1.3 Documento ...................................................................................35
3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação .........................................37
3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento ....................................................37
3.1.3.1.6 Tesauro.........................................................................................38
3.1.3.1.7 Ferramenta externa .......................................................................38
3.1.3.2 Descrição das classes .........................................................................39
3.1.4 Casos de uso...........................................................................................45
3.1.4.1 Organização de documentos ..............................................................45
3.1.4.1.1 Caso de uso Definir plano de classificação..................................45
3.1.4.1.2 Caso de uso Definir classe ...........................................................45
3.1.4.2 Definição de dossiês...........................................................................46
3.1.4.2.1 Caso de uso Definir tipo de dossiê...............................................46
3.1.4.3 Gestão de dossiês ...............................................................................47
3.1.4.3.1 Caso de uso Manipular dossiê ......................................................47
3.1.4.3.2 Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo ..........49
3.1.4.3.3 Caso de uso Adicionar dossiês em lote ........................................51
3.1.4.3.4 Caso de uso Alterar dados em grupo de dossiês ..........................51
3.1.4.3.5 Caso de uso Encerrar volume.......................................................51
3.1.4.3.6 Caso de uso Registrar tramitação de dossiê .................................52
3.1.4.3.7 Caso de uso Exportar dossiê ........................................................52
3.1.4.4 Definição de documentos...................................................................54
3.1.4.4.1 Caso de uso Definir tipo de documento .......................................54
3.1.4.5 Gestão de documentos .......................................................................56
3.1.4.5.1 Caso de uso Manipular documento ..............................................56
3.1.4.5.2 Caso de uso Manipular documento através de sistema externo ...59
3.1.4.5.3 Caso de uso Adicionar documentos em lote ................................62
3.1.4.5.4 Caso de uso Registrar tramitação de documento .........................62
3.1.4.5.5 Caso de uso Exportar documento ................................................62
3.1.4.5.6 Caso de uso Consultar relatório de histórico de alteração do
conteúdo do documento .................................................................................63
3.1.4.6 Consultas ............................................................................................64
3.1.4.6.1 Caso de uso Consultar dados de plano de classificação ..............64
3.1.4.6.2 Caso de uso Consultar dados de classe ........................................64
3.1.4.6.3 Caso de uso Consultar dados de tesauro ......................................65
3.1.4.6.4 Caso de uso Localizar dossiê .......................................................65
3.1.4.6.5 Caso de uso Localizar documento ...............................................65
3.1.4.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação ...........................66
3.1.4.7.1 Caso de uso Definir tabela de temporalidade e destinação ..........66
3.1.4.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ..............................68
3.1.4.8.1 Caso de uso Iniciar contagem de prazo de guarda de documento
ou dossiê 68
3.1.4.8.2 Caso de uso Notificar necessidade de avaliação de documento ou
dossiê 68
3.1.4.8.3 Caso de uso Avaliar documento ou dossiê ..................................69

3

3.1.4.8.4 Caso de uso Transferir documento ou dossiê de um tipo de
arquivamento para outro ................................................................................69
3.1.4.8.5 Caso de uso Eliminar documento ou dossiê ................................70
3.1.4.9 Armazenamento e preservação ..........................................................72
3.1.4.9.1 Caso de uso Definir tipo de dispositivo de armazenamento ........72
3.1.4.9.2 Caso de uso Cadastrar dispositivo de armazenamento ................72
3.1.4.9.3 Caso de uso Consultar utilização de dispositivo de
armazenamento ..............................................................................................73
3.1.4.9.4 Caso de uso Notificar nível crítico de utilização de dispositivo de
armazenamento ..............................................................................................73
3.1.4.9.5 Caso de uso Consultar relatório de documentos digitais ordenados
por freqüência de uso .....................................................................................74
3.1.4.9.6 Caso de uso Notificar necessidade de rejuvenescimento de
dispositivo de armazenamento .......................................................................74
3.1.4.9.7 Caso de uso Verificar dados armazenados...................................75
3.1.4.10 Definição de elementos de suporte ...................................................75
3.1.4.10.1 Caso de uso Definir campo de dados.........................................75
3.1.4.10.2 Caso de uso Definir metadado ...................................................76
3.1.4.10.3 Caso de uso Definir tesauro .......................................................77
3.1.4.10.4 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................77
3.1.5 Regras.....................................................................................................78
3.1.5.1 Metadados de classe de plano de classificação ..................................78
3.1.5.2 Classificação de dossiê em classe do plano de classificação .............78
3.1.5.3 Metadados de dossiê ..........................................................................78
3.1.5.4 Permissões de dossiê ..........................................................................78
3.1.5.5 Metadados de documento...................................................................79
3.1.5.6 Campos de dados de documento ........................................................79
3.1.5.7 Anexos de documento ........................................................................79
3.1.5.8 Permissões de documento ..................................................................79
3.1.6 Requisitos não funcionais ......................................................................79
3.2 Módulo de gestão de processos......................................................................80
3.2.1 Escopo do módulo ..................................................................................80
3.2.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................80
3.2.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................80
3.2.2 Descrição geral do módulo ....................................................................80
3.2.2.1 Visão geral .........................................................................................80
3.2.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................81
3.2.2.2.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................81
3.2.2.2.2 Tramitação de processo................................................................82
3.2.2.2.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................84
3.2.2.3 Funções do módulo ............................................................................85
3.2.2.3.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................85
3.2.2.3.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................87
3.2.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................88
3.2.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................89
3.2.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................89
3.2.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................89
3.2.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................89
3.2.3 Modelo de entidades ..............................................................................90

4

3.2.3.1 Diagramas de classes .........................................................................90
3.2.3.1.1 Definição de fluxos de trabalho ...................................................90
3.2.3.2 Descrição das classes .........................................................................99
3.2.4 Casos de uso.........................................................................................106
3.2.4.1 Definição de fluxos de trabalho .......................................................106
3.2.4.1.1 Caso de uso Definir tipo de processo.........................................106
3.2.4.1.2 Caso de uso Definir fluxo de trabalho .......................................107
3.2.4.1.3 Caso de uso Definir atividade ....................................................109
3.2.4.1.4 Caso de uso Definir artefato.......................................................110
3.2.4.1.5 Caso de uso Importar definição de fluxo de trabalho ................111
3.2.4.1.6 Caso de uso Exportar definição de fluxo de trabalho ................111
3.2.4.1.7 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................112
3.2.4.1.8 Caso de uso Definir tipo de mensagem......................................112
3.2.4.1.9 Caso de uso Definir categorias...................................................113
3.2.4.2 Tramitação de processos ..................................................................114
3.2.4.2.1 Caso de uso Iniciar novo processo .............................................114
3.2.4.2.2 Caso de uso Gerenciar lista de tarefas .......................................114
3.2.4.2.3 Caso de uso Executar tarefa .......................................................115
3.2.4.2.4 Caso de uso Executar tarefa automática ....................................118
3.2.4.2.5 Caso de uso Alterar responsável por tarefa ................................119
3.2.4.2.6 Caso de uso Anexar documento.................................................119
3.2.4.2.7 Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos ...121
3.2.4.2.8 Caso de uso Alterar dados de processo ......................................122
3.2.4.2.9 Caso de uso Paralisar processo ..................................................122
3.2.4.2.10 Caso de uso Cancelar processo ................................................123
3.2.4.2.11 Caso de uso Concluir processo ................................................124
3.2.4.2.12 Caso de uso Cancelar tarefa .....................................................124
3.2.4.2.13 Caso de uso Vincular processos...............................................125
3.2.4.2.14 Caso de uso Anexar processo...................................................126
3.2.4.2.15 Caso de uso Corrigir tarefa concluída......................................126
3.2.4.2.16 Caso de uso Alterar fluxo de processo.....................................127
3.2.4.2.17 Caso de uso Gerenciar observadores de processo....................127
3.2.4.2.18 Caso de uso Notificar sobre prazo ...........................................128
3.2.4.2.19 Caso de uso Consultar resumo de processo .............................129
3.2.4.2.20 Caso de uso Consultar dados de processo................................129
3.2.4.2.21 Caso de uso Consultar dados de tarefa ....................................130
3.2.4.2.22 Caso de uso Monitorar processos em tramitação.....................130
3.2.4.3 Análise de fluxos de trabalho...........................................................131
3.2.4.3.1 Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho ............131
3.2.4.3.2 Caso de uso Simular fluxo de trabalho ......................................132
3.2.5 Regras...................................................................................................133
3.2.5.1 Tipos de documentos que podem ser anexados a um processo .......133
3.2.5.2 Validação de fluxo de trabalho ........................................................133
3.2.5.3 Estados de um tipo de processo .......................................................133
3.2.5.4 Estados de um fluxo de trabalho ......................................................134
3.2.5.5 Estados de um processo ...................................................................134
3.2.5.6 Estados de uma tarefa ......................................................................135
3.2.6 Requisitos não funcionais ....................................................................135
3.3 Banco de Legislação ....................................................................................136

5

3.3.1 Escopo do módulo ................................................................................136
3.3.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................136
3.3.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................136
3.3.2 Descrição geral do módulo ..................................................................136
3.3.2.1 Visão geral .......................................................................................136
3.3.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................137
3.3.2.2.1 Diagrama de contexto Cadastramento de normas jurídicas.......137
3.3.2.2.2 Diagrama de contexto Consulta a normas jurídicas cadastradas
137
3.3.2.3 Funções do módulo ..........................................................................138
3.3.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................138
3.3.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................139
3.3.2.5.1 Interfaces de software ................................................................139
3.3.2.5.2 Interfaces de hardware ...............................................................139
3.3.2.5.3 Interfaces de comunicação .........................................................139
3.3.3 Modelo de entidades ............................................................................140
3.3.3.1 Diagramas de classes .......................................................................140
3.3.3.1.1 Diagrama de classes Norma jurídica..........................................140
3.3.3.1.2 Diagrama de classes Constituição..............................................141
3.3.3.1.3 Diagrama de classes Histórico de norma jurídica ......................142
3.3.3.1.4 Diagrama de classes Cadastro de tipos de norma ......................142
3.3.3.2 Descrição das classes .......................................................................143
3.3.4 Casos de uso.........................................................................................145
3.3.4.1 Cadastramento de normas jurídicas .................................................145
3.3.4.1.1 Caso de uso Cadastrar dados de constituição ............................145
3.3.4.1.2 Caso de uso Cadastrar emenda constitucional...........................147
3.3.4.1.3 Caso de uso Cadastrar norma infraconstitucional......................149
3.3.4.1.4 Caso de uso Cadastrar norma complementar .............................149
3.3.4.1.5 Caso de uso Cadastrar tipos de norma .......................................150
3.3.4.2 Consulta a normas jurídicas cadastradas..........................................151
3.3.4.2.1 Caso de uso Consultar norma jurídica .......................................151
3.3.5 Regras...................................................................................................153
3.4 Recuperação de informação .........................................................................154
3.4.1 Escopo do módulo ................................................................................154
3.4.2.1 Visão geral .......................................................................................154
3.4.2.1.1 Sentenças de pesquisa ................................................................154
3.4.2.1.2 Relatórios ...................................................................................155
3.4.2.2.1 Diagrama de contexto Recuperação de informação...................156
3.4.2.2.2 Diagrama de contexto Integração com outros módulos.............157

6

3.4.3.1.1 Diagrama de classes Árvore de objetos de pesquisa..................159
3.4.3.1.2 Diagrama de classes Sentença de pesquisa ................................159
3.4.3.1.3 Diagrama de classes Relatório ...................................................160
3.4.4 Casos de uso.........................................................................................163
3.4.4.1 Recuperação de informa ção .............................................................163
3.4.4.1.1 Caso de uso Executar pesquisa ..................................................163
3.4.4.1.2 Caso de uso Emitir relatório .......................................................165
3.4.4.1.3 Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa..............................166
3.4.4.1.4 Caso de uso Definir relatório .....................................................167
3.4.5 Regras...................................................................................................168
3.5 Módulo de gestão de usuários ......................................................................170
3.5.1 Escopo do módulo ................................................................................170
3.5.2.1 Visão geral .......................................................................................170
3.5.2.2.1 Gestão de usuários – Visão Geral ..............................................171
3.5.3.1.1 Usuários e grupos.......................................................................174
3.5.3.1.2 Sistemas .....................................................................................175
3.5.3.1.3 Permissões..................................................................................176
3.5.4 Casos de uso.........................................................................................180
3.5.4.1 Usuários e grupos.............................................................................180
3.5.4.1.1 Caso de uso Cadastrar usuário ...................................................180
3.5.4.1.2 Caso de uso Cadastrar grupo de usuários ..................................181
3.5.4.1.3 Caso de uso Consultar dados de usuários ..................................183
3.5.4.1.4 Caso de uso Desativar usuário automaticamente .......................184
3.5.4.1.5 Caso de uso Alterar senha ..........................................................184
3.5.4.2 Sistemas ...........................................................................................185
3.5.4.2.1 Caso de uso Cadastrar sistema ...................................................185
3.5.4.3 Permissões........................................................................................185
3.5.4.3.1 Caso de uso Gerenciar permissões de acesso.............................185
3.5.4.3.2 Caso de uso Gerenciar permissões de administração.................186
3.5.5 Regras...................................................................................................187
3.5.5.1 Permissões de acesso de um usuário................................................187
4 Informações de suporte ........................................................................................188

7

4.1 Classes de entidade gerais............................................................................188
4.1.1 Descrição..............................................................................................188
4.1.2 Diagramas de classes ...........................................................................188
4.1.2.1 Campo de dado.................................................................................188
4.1.2.2 Classes consultadas do SINFI ..........................................................188
4.1.3 Descrição das classes ...........................................................................189

8

1 Introdução
1.1 Objetivos deste documento
Especificação dos requisitos do sistema Aurus , descrevendo sua organização em alto nível e os
principais requisitos e conceitos envolvidos em cada um dos módulos que o compõem.
Público alvo: Coordenadores, funcionários e colaboradores da SEPLAG (Secretaria de Estado de
Planejamento e Gestão de Minas Gerais), além da equipe responsável pelo desenvolvimento do
Aurus .

1.2 Escopo do sistema
1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais
O sistema é denominado Aurus , sendo composto pelos seguintes módulos:
• Gestão de processos
• Gestão de documentos
• Recuperação de informação
• Gestão de usuários
• Banco de legislação

1.2.2 Missão do sistema
O sistema tem dois objetivos principais:
• Suporte informatizado à definição de fluxos de trabalho e à tramitação e
acompanhamento de processos nos Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada
com outras ferramentas do negócio;
• Armazenamento, organização, recuperação e preservação de documentos e informações
produzidos ou utilizados durante a realização dos processos de negócio do Estado.

9

1.2.3 Limites do sistema
Aspecto Limite
Regras de negócio O Aurus não oferecerá suporte direto a regras de negócio específicas dos
específicas de cada domínios de negócio aos quais ele será aplicado.
domínio O sistema oferecerá um conjunto básico de recursos que por si só já é
funcional e poderá ser utilizado para oferecer suporte a processos de
negócio do Estado. No entanto, quando houver necessidade de suporte a
regras de negócio ou a funcionalidades específicas de algum processo de
negócio, deverá ser desenvolvido um software à parte, externo ao Aurus ,
que ficará responsável por prover esses recursos. O Aurus oferecerá
apenas mecanismos que possibilitem a integração com esses sistemas
externos.
Utilização do módulo O Aurus prevê a possibilidade de sistemas externos utilizarem o seu
de Gestão de módulo de Gestão de usuários para administrar os dados de seus usuários
usuários por e as respectivas permissões. No entanto, nesses casos o Aurus atuará
sistemas externos apenas como provedor das informações sobre usuários e permissões aos
sistemas externos; a autenticação dos usuários por esses sistemas (logon)
não é de responsabilidade do Aurus e deverá ser tratada por cada sistema.

1.3 Materiais de referência

No Mate rial Referência
1 Descrição de SYNERGIA. Descrição de Negócio: DCCTA – SEPLAG.
Negócio da Documento produzido na primeira fase do projeto. Disponível no
DCCTA Synergia e na DCCTA/SEPLAG.
2 Especificação de SYNERGIA. Especificação de Requisitos do Sistema de
Requisitos do Aposentadoria da DCCTA/SEPLAG.
sistema de Documento disponível no Synergia e na DCCTA/SEPLAG.
Aposentadoria
3 Modelo de HOLLINGSWORTH, David. The Workflow Reference Model.
referência para TC00-1003 issue 1.1. Workflow Management Coalition. 1995.
workflow Documento disponível na página do WfMC: www.wfmc.org
4 Especificação da Object Management Group. Business Process Modeling Notation
notação de (BPMN) Specification, dtc/06-02-01.
modelagem de Especificação da notação BPMN disponível no sítio:
negócio BPMN www.bpmn.org
5 Modelo de CONARQ. Modelo de Requisitos para Sistemas
requisitos e-ARQ Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-
ARQ. 2006.
Disponível no sítio: www.arquivonacional.gov.br

10

1.4 Siglas utilizadas neste documento

No Sigla Definição
1 SEPLAG Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão do Estado de
Minas Gerais
2 DCCTA Diretoria Central de Contagem de Tempo e Aposentadoria da
SEPLAG.
3 WfMC Workflow Management Coalition (www.wfmc.org)
4 BPMN Business Process Modeling Language, padrão internacional de
notação para modelagem de processos de negócio. Vide seção de
materiais de referência (seção 1.3).

1.5 Visão geral deste documento
A seção 2 apresenta uma visão geral do sistema, descrevendo-o em alto nível, e documenta os
requisitos de negócio que orientaram a identificação dos requisitos do sistema.
A seção 3 contém o detalhamento de cada um dos módulos que compõem o Aurus .
A seção 4 apresenta, como informação de suporte, a descrição de classes de entidade que são
comuns ao Aurus como um todo, não fazendo parte de um módulo específico.

11

2 Visão geral do sistema
2.1 Descrição geral do sistema
O Aurus oferece uma solução de gestão de processos integrada com gestão de documentos e de
legislação, aplicável a todos os Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais.
Através dele é possível definir as regras de tramitação dos processos (montando os fluxos de
trabalho), executar a tramitação com base nas regras definidas, acompanhar a execução de cada
tarefa da tramitação, gerenciar as listas de tarefas de cada servidor ou setor envolvido, recuperar o
histórico da tramitação de cada processo, entre outros recursos. Além disso, a tramitação pode
ocorrer entre diferentes Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada.
Paralelamente, o sistema permite a gestão de todos os documentos que são gerados, consumid os
ou alterados pelos Órgãos e Entidades durante a tramitação de seus processos (é possível também
gerenciar documentos independentemente da tramitação de processos, mas espera-se que
gradativamente toda a tramitação de documentos no Estado seja integrada com a tramitação de
processos). Para isso, o Aurus possui arquivos de documentos gerenciados através de
funcionalidades que dão suporte às principais práticas de arquivística e de Gestão Eletrônica de
Documentos (GED): classificação de documentos, políticas de preservação e descarte, controle de
versões, controle de temporalidade, entre outras.
Além do controle da tramitação de processos e da gestão de documentos, o Aurus oferece
também um banco de legislação capaz de armazenar de forma estruturada toda a l gislação e
estadual e federal, para que esta possa ser consultada pelos usuários e também referenciada de
forma padronizada em documentos e em tarefas realizadas durante a tramitação dos processos.
Como a natureza de processos que tramitam nos Órgãos e Entidades do Estado é bastante
diversificada, cada um com regras e atividades específicas, o Aurus permite ainda a integração
com outras ferramentas. Essas ferramentas podem atuar como clientes do Aurus , tendo acesso a
toda a sua infra-estrutura de tramitação de processos e gestão de documentos e legislações.
Ferramentas que dão suporte a atividades específicas dentro de cada processo de negócio podem
também ser integradas, sendo acionadas automaticamente pelo Aurus quando um usuário for
realizar uma tarefa relacionada àquela atividade. É o caso da ferramenta de Aposentadoria,
especificada para oferecer suporte às atividades específicas da tramitação de processos de
aposentadoria na DCCTA/SEPLAG (ver seção Informações de suporte para referência à
especificação da ferramenta de Aposentadoria).
Além desses recursos principais, há também uma série de funcionalidades de suporte, destacando-
se:
• Um conjunto de recursos para recuperação de informação, com funcionalidades que
permitem a criação de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis, busca
em texto, entre outras.
• Definição de políticas de segurança para todo o sistema, através da gestão de usuários e
de permissões de acesso a funções e informações.

2.1.1 Módulos do sistema
As funcionalidades oferecidas pelo Aurus estão divididas em cinco módulos, conforme
apresentado na figura a seguir:

12

Figura 1- Módulos do Aurus

Além dos módulos que constituem o Aurus , a figura anterior exibe também a interface com
sistemas externos.
A definição de cada um dos cinco módulos é apresentada na tabela que segue:

13

Módulo Descrição
Gestão de Módulo responsável pela definição dos fluxos de trabalho e pelo gerenciamento
processos de sua realização, acompanhando e organizando a tramitação dos processos,
controlando responsabilidades, prioridades e prazos.
Este módulo possui integração com o módulo de Gestão de documentos ,
permitindo que documentos em tramitação sejam tratados por esse outro módulo,
de forma transparente para o usuário.
Possui também integração com o Banco de Legislação, permitindo que o usuário
informe, durante a realização de uma tarefa, qual o fundamento legal utilizado
para tomar alguma decisão.
Gestão de Módulo responsável por gerenciar o arquivo de documentos, assim como a
documentos classificação, manipulação e preservação dos mesmos. As políticas de descarte
também estão relacionadas a este módulo.
Possui integração com o Banco de Legislação, permitindo que documentos
contenham referências a legislações.
Recuperação Módulo que provê aos usuários o acesso à informação contida no sistema, através
de informação de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis.
Para isso, acessa dados de todos os outros módulos do sistema.
Gestão de Módulo responsável pelo controle de usuários, grupos e permissões de acesso
usuários (tanto o acesso às funcionalidades quanto o acesso às informações).
As permissões definidas neste módulo têm impacto sobre todos os módulos do
sistema.
Banco de Módulo que administra um catálogo da legislação Estadual e Federal, para
legislação consulta e referência durante os diversos processos de negócio.

2.1.2 Exemplo de aplicação
Como ilustração de uma possível aplicação do Aurus em uma situação prática, pode-se utilizar
como exemplo a tramitação de um processo de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG.
Para possibilitar a execução dessa tramitação no Aurus , é necessário definir previamente o fluxo
de trabalho, o que é feito no módulo de Gestão de processos. A definição do fluxo de trabalho
consiste em cadastrar no Aurus as atividades a serem realizadas, a ordem de execução, os
respectivos responsáveis, as informações e documentos que devem ser informados em cada
atividade, entre outras informações. Ou seja, define-se aqui todas as regras de tramitação. Por
exemplo, para a tramitação de processos de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG, o seguinte fluxo
de trabalho poderia ser definido:

Órgão de
DCCTA / SEPLAG TCEMG
origem
Gestor de Funcionário do Setor Funcionário do Funcionário do Funcionário do
arquivo de Aposentadoria Setor de Atos Setor de Taxação Setor de Taxação

Iniciar
processo
Emitir e
Distribuir Analisar e Taxar e Preparar e enviar Homologar
publicar ato de
PA conferir PA sanear PA PA ao TCEMG aposentadoria
aposentadoria

Figura 2- Exemplo de definição de um fluxo de trabalho

14

Além de definir o fluxo de trabalho, é necessário definir também os tipos de documentos que são
gerados, alterados e/ou consultados durante a tramitação do processo. A definição dos tipos de
documentos é feita no módulo de Gestão de documentos. Um exemplo de tipo de documento
aplicável ao processo de aposentadoria é o Ato de aposentadoria . Esse tipo de documento é então
definido, para que o módulo de Gestão de documentos possa tratá-lo quando o mesmo for criado
no processo de aposentadoria. O mesmo ocorre para todos os demais tipos de documentos
(certidão de tempo de serviço/contribuição, informativo de proventos, etc.).
Uma vez definidos o fluxo de trabalho e os tipos de documentos que serão tratados durante a
tramitação, os processos de aposentadoria já podem começar a tramitar através do sistema. A
figura a seguir ilustra como isso ocorre:

Órgão de
DCCTA / SEPLAG TCEMG
origem
Gestor de Funcionário do Setor Funcionário do Funcionário do
arquivo de Aposentadoria Setor de Atos Setor de Taxação

Lista de
tarefas
processos
Gestão de

Iniciar
processo
Emitir e
Distribuir
PA
Analisar e
conferir PA
publicar ato de
Taxar e
sanear PA
Preparar e enviar
PA ao TCEMG
Homologar
aposentadoria
...
aposentadoria
cria

consulta
SIPRO

documentos

conclui tarefa
Gestão de

conclui tarefa

conclui tarefa

conclui tarefa

consulta
aciona
referencia
aciona

aciona

aciona

Ato de Documentos
Documentos do processo
do processo aposentadoria
legisla ção
Banco de

Legislação Legislação Legislaç ão
referencia
Ferramentas

cria
externas

Módulo de Sistema de
Analisador Emissor de Ferramenta
aposentadoria / aposentadoria /
de PA atos de taxaç ão
SEPLAG TCEMG

Figura 3- Exemplo de tramitação de um processo no Aurus

• O Órgão de origem solicita o início da tramitação de um processo de aposentadoria,
informando no sistema os documentos e as informações necessárias para dar início ao
processo.
• O Aurus verifica se todos os documentos e informações necessários foram informados, e
dá início então ao processo de aposentadoria. Todos os documentos informados pelo
Órgão de origem são adicionados ao repositório do m ódulo de Gestão de documentos ,
onde serão preservados e ficarão disponíveis para acesso durante toda a tramitação.
• De acordo com o fluxo de trabalho previamente definido, o módulo de Gestão de
processos do Aurus cria a primeira tarefa para o processo, adic ionando-a à lista de
tarefas do funcionário que ficará responsável pela mesma (no exemplo dado é a tarefa
“Distribuir PA”, que fica na lista de tarefas do Gestor de arquivo, na DCCTA/SEPLAG).

15

• O Gestor de arquivo abre a sua lista de tarefas, vê a nova tarefa e inicia sua execução.
Quando a mesma é concluída, ele informa o fato no sistema, indicando também todas as
informações pertinentes (conforme as regras estabelecidas na definição do fluxo de
trabalho).
• O Aurus verifica se todas as informações necessárias sobre a execução da tarefa foram
informadas e cria, de acordo com o fluxo de trabalho definido, a tarefa seguinte (no caso,
a tarefa “Analisar e conferir PA”, de responsabilidade do Funcionário do Setor de
Aposentadoria ). Isso ocorre sucessivamente, tarefa a tarefa, até o processo ser concluído.
• Para algumas tarefas, pode haver ferramentas específicas para auxiliar o funcionário na
sua realização. Por exemplo, para a tarefa “Analisar e conferir PA” pode haver um
Módulo de Aposentadoria (externo ao Aurus ) que oferece funcionalidades específicas
para esse fim. Nesse caso, quando o usuário seleciona a tarefa para ser executada, o
Aurus automaticamente aciona a funcionalidade correspondente no Módulo de
Aposentadoria . Quando o usuário conclui os procedimentos n ecessários, o Módulo de
Aposentadoria já informa ao Aurus que a tarefa foi concluída, dando prosseguimento ao
processo. O Módulo de Aposentadoria tem também acesso aos documentos do processo,
armazenados no módulo de Gestão de documentos , e a todas as informações do
processo que estejam disponíveis no módulo de Gestão de processos.
• O envio do processo de aposentadoria ao TCEMG também pode ser feito através do
próprio sistema, caso o TCEMG também adote o Aurus (ou algum outro sistema capaz
de comunicar com o Aurus através de mensagens). Nesse caso, quando o Funcionário do
Setor de Taxação concluir a última tarefa, o módulo de Gestão de processos pode
encaminhar o processo automaticamente ao TCEMG. No TCEMG, a tramitação do
processo no Aurus também seguiria regras definidas em um fluxo de trabalho,
configurado pelo próprio TCEMG. O TCEMG poderia também acessar os documentos
disponíveis no repositório do módulo de Gestão de documentos 1 . A figura só ilustra a
primeira atividade realizada pelo TCEMG, mas o processo prosseguiria normalmente até
a sua conclusão (inclusive com possibilidade de retornar à SEPLAG ou mesmo ao Órgão
de origem, no caso de uma diligência, por exemplo).
Além do controle de execução das tarefas durante a tramitação dos processos, o sistema oferece
vários outros recursos. A seguir temos uma descrição de alguns deles:
• Todos os documentos, a partir do momento em que são adicionados ao repositório do
módulo de Gestão de documentos , passam a ser gerenciados por esse módulo, que
oferece suporte a procedimentos para sua classificação, preservação e descarte.
Documentos podem ser mantidos no repositório mesmo após a conclusão dos processos
(no caso de documentos com validade legal, isso sempre ocorrerá), possibilitando sua
preservação e seu acesso futuro.
• Sempre que for necessário mencionar alguma legislação, isso pode ser feito através de
referências às legislações cadastradas no Banco de legislação. Essas referências podem
estar em documentos (por exemplo, no texto de um Ato de Aposentadoria) ou em tarefas
realizadas e decisões tomadas durante a tramitação (por exemplo, a legislação que
fundamentou o deferimento ou indeferimento de uma solicitação).
• Todas as ações realizadas no Aurus , em cada um de seus módulos, possuem políticas
configuráveis de restrições de acesso. Os módulos do sistema consultam o módulo de
Gestão de usuários para checar a cada momento se o usuário possui permissão para
realizar a operação solicitada.

1
Alguns documentos, no entanto, deverão ser enviados em papel ao TCEMG por restrições legais . Mesmo
esses documentos estarão cadastrados no módulo de Gestão de documentos, através de seu suporte à
gestão de documentos físicos (que pode inclusive guardar uma imagem digitalizada do mesmo ).

16

• O módulo de Recuperação de informação pode ser também utilizado a qualquer
momento, para realizar buscas por documentos e legislações, obter informações de
processos, gerar relatórios, etc.

2.2 Requisitos de negócio
2.2.1 Requisitos gerais

Nome do requisito Descrição Prioridade 2
Transparência para o Possibilitar que o cidadão realize consultas, pela Internet, a 5
cidadão informações de seu interesse: situação de processos, conteúdo
de documentos, legislação.
Proteção quanto a Garantia contra acesso não autorizado a informações do 5
acesso não sistema, baseada em políticas definidas de permissão de acesso.
autorizado
Agilidade no acesso Eficiência na localização e acesso a documentos, processos e 4
à informação legislações pelos usuários, procurando maximizar sua
produtividade e minimizar o tempo e o custo de realização
dessas atividades.
Garantia de Garantir autenticidade de documentos e da autoria de ações 4
autenticidade realizadas no sistema.
Utilização por outros Oferecer uma interface documentada para que outros sistemas 4
sistemas (ou módulos específicos de determinados processos de
negócio) possam utilizar infra-estrutura do Aurus para
tramitação de processos, gestão de documentos, legislações,
etc.
Compartilhamento Possibilidade de controlar fluxos de trabalho que envolvam 3
de processos entre tramitação entre diferentes Órgãos do Estado.
Órgãos
Integração com Capacidade do Aurus de acessar informações e/ou 1
outros sistemas funcionalidades de sistemas já existentes no Estado.

2
1 = minima; 5 = máxima

17

2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos
Nome do requisito Descrição Prioridade
Controle de Registro de recebimento de documentos pelos Órgãos do 5
protocolo Estado, e também da movimentação de documentos físicos
entre diferentes Órgãos.
Flexibilidade para o Flexibilidade para tratar documentos digitais nativos, 5
tratamento de documentos obtidos a partir da digitalização de documentos em
documentos de papel, e referenciar documentos em papel, microfilme e
naturezas diferentes armazenados em outras mídias como CDs. No caso de
documentos armazenados externamente ao sistema, este
registra apenas as referências aos documentos e, para os outros
documentos, a captura, o armazenamento e o acesso devem ser
feitos por meio do Aurus .
Flexibilidade na Flexibilidade do sistema para que cada instituição cadastre seus 5
definição de tipos de conjuntos de documentos, definindo, inclusive, os metadados e
documentos atributos desses documentos.
Padronização de Suporte do sistema para a padronização dos documentos 5
documentos utilizados pelas instituições e suas unidades, com a definição
de atributos, metadados e gabaritos para os documentos.
Organização dos Organização dos documentos armazenados no sistema e 4
documentos suporte à organização dos documentos arquivados
externamente em repositórios e pastas.
Compartilhamento Possibilidade de compartilhamento de documentos eletrônicos 4
de documentos entre ou digitalizados para acesso entre diferentes Órgãos do Estado.
Órgãos
Preservação de Auxílio no monitoramento do processo de preservação de 3
documentos documentos eletrônicos e físicos, garantindo acessibilidade
contínua a esses documentos.
Redução de custo de Redução do custo de armazenamento de documentos com a 3
armazenamento utilização de mídias mais baratas, com maiores capacidades de
armazenamento, e que possuam custos de manutenção
menores.
Monitoramento do Auxílio no monitoramento do espaço para guarda de 2
espaço para guarda documentos armazenados no sistema e arquivados
de documentos externamente.
Redução no consumo Redução no consumo de papel através do armazenamento de 2
de papel documentos em mídias eletrônicas.

18

2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos
Suporte a regras de Possibilidade de se incluir regras de negócio de cada processo, 5
negócio específicas como regras de validação, critérios de decisão, restrições de
de cada processo prazo, etc.
Apoio à melhoria de Suporte a análise de processos existentes para detectar gargalos 5
processos e outros problemas existentes, além de facilidades para a
definição e validação de melhorias nos processos.
Flexibilidade na Flexibilidade do sistema com relação à definição dos processos 4
definição de e capacidade para alterar as definições existentes para refletir
processos mudanças nos processos.
Flexibilidade na Possibilidade de tratar, durante a execução dos processos, 4
execução de situações não previstas na definição dos mesmos (ex: alteração
processos de responsável por uma atividade, mudança na seqüência da
execução de tarefas, etc.).
Tratamento de Possibilidade de tratar documentos recebidos, criados e/ou 4
documentos do alterados durante a execução dos processos, de forma integrada
domínio do negócio com o módulo de Gestão de Documentos.
Agilidade na Eficiência na execução de tarefas do processo pelos usuários, 3
execução de procurando maximizar sua produtividade e minimizar o tempo
processos e o custo de execução dos processos.
Controle preciso da Acompanhamento preciso da execução de processos e do 3
execução de atendimento a prazos estipulados.
processos
Controle de entrada Melhoria na entrada de processos, para que a SEPLAG só 2
de processos receba processos com o mínimo de documentos e informações
necessários para sua tramitação.
Tratamento de Possibilidade de armazenar e disponibilizar informações 2
informações do específicas do domínio do negócio, ou seja, informações do
domínio do negócio negócio que não estão diretamente relacionadas ao controle de
fluxo de trabalho.

2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação
Padronização de Uniformização das referências a legislações nos sistemas do 4
referências às Estado, facilitando a consulta e classificação, além de
legislações possibilitar uma melhor interação entre sistemas que
necessitam referenciar legislações.
Registro e Documentação e transmissão de conhecimento, através da 4
transmissão de possibilidade de se registrar diretrizes para análise e discussões
conhecimento junto ao texto das legislações, que possam ser posteriormente
consultados.
Atualização da base Agilidade no povoamento e manutenção da base de dados, para 3
de dados permitir que esta esteja sempre atualizada e reflita toda a
legislação vigente que seja de relevância para os processos de
negócio do Estado.

19

2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação
Flexibilidade na Possibilidade de criar relatórios para atender a demandas 5
emissão de relatórios específicas, e/ou personalizar relatórios já existentes.

2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários
Possibilidade de uso Possibilidade de outros sistemas (integrados ou não ao Aurus ) 3
por outros sistemas utilizarem o módulo de Gestão de usuários , criando uma base
única e centralizada de controle de usuários e permissões de
acesso para sistemas dos órgãos e entidades do Estado.

3 Detalhamento dos módulos
3.1 Módulo de gestão de documentos
3.1.1 Escopo do módulo
3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais
O módulo é denominado Gestão de documentos, podendo ser também referido como Aurus –
Gestão de documentos.

3.1.1.2 Objetivo do módulo
O módulo de Gestão de documentos é responsável pela definição dos planos de classificação e
dos tipos de dossiês e documentos utilizados pelas instituições do Estado de Minas Gerais, assim
como pela organização e manutenção de dossiês e documentos desses tipos.

3.1.2 Descrição geral do módulo
3.1.2.1 Visão geral
O módulo de Gestão de documentos tem como objetivo auxiliar a classificação, a organização, o
armazenamento e a preservação de [Dossiês] e [Documentos] manipulados por instituições da
Administração Pública Estadual de Minas Gerais.
Para isso, esse módulo oferece funcionalidades de cadastro do [Plano de classificação] adotado
pela instituição, dos [Tipos de dossiês] e [Tipos de documentos] utilizados, assim como dos
[Dossiês] e [Documentos] desses tipos produzidos e manipulados. Para auxiliar na preservação
desses documentos, o módulo apresenta ainda funcionalidades que permitem o cadastro de
[Tabelas de temporalidade e destinação] e dos [Dispositivos de armazenamento] empregados.
Além disso, auxilia o processo de preservação emitindo avisos que informam sobre a necessidade
de rejuvenescer dispositivos de armazenamento cuja vida útil prevista esteja terminando.
A especificação deste módulo foi baseada no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos (e-Arq) elaborado pela Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (vide seção Materiais de referência , na
introdução deste documento). Trata-se de um documento que busca estabelecer um conjunto de
requisitos que um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve contemplar.

20

3.1.2.2 Diagramas de contexto
3.1.2.2.1 Organização de documentos
3.1.2.2.1.1 Diagrama de contexto Organização de documentos

3.1.2.2.2 Definição de dossiês
3.1.2.2.2.1 Diagrama de contexto Definição de dossiês

21

3.1.2.2.3 Gestão de dossiês
3.1.2.2.3.1 Diagrama de contexto Gestão de dossiês

3.1.2.2.4 Definição de documentos
3.1.2.2.4.1 Diagrama de contexto Definição de documentos

22

3.1.2.2.5 Gestão de documentos
3.1.2.2.5.1 Diagrama de contexto Gestão de documentos

23

3.1.2.2.6 Consultas
3.1.2.2.6.1 Diagrama de contexto Consultas

3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação
3.1.2.2.7.1 Diagrama de contexto Definição de tabela de temporalidade e destinação

24

3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês
3.1.2.2.8.1 Diagrama de contexto Avaliação e destinação de documentos e dossiês

25

3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação
3.1.2.2.9.1 Diagrama de contexto Armazenamento e preservação

26

3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte
3.1.2.2.10.1 Diagrama de contexto Definição de elementos de suporte

27

3.1.2.3 Funções do módulo

Função Descrição
Adicionar Adição, em lote, de um conjunto de [Documentos] do mesmo tipo oriundos
documentos em lote de outro sistema, permitindo assim a importação de [Documentos].
Adicionar dossiês em Adição, em lote, de um conjunto de [Dossiês] do mesmo tipo oriundos de
lote outro sistema, permitindo assim a importação de [Dossiês]. Tanto os
metadados dos [Dossiês] quanto seus [Documentos] e os respectivos
metadados devem ser importados.
Alterar dados em Alteração conjunta dos valores de metadados e atributos em um grupo de
grupo de dossiês dossiês previamente escolhidos.
Avaliar documento ou Avaliação de [Documento] ou [Dossiê] que já cumpriu seu prazo de guarda
dossiê na fase atual com o objetivo de determinar sua destinação, ou seja, se o
[Documento] ou [Dossiê] deve ser arquivado no arquivo intermediário ou
permanente ou se deve ser eliminado.
Cadastrar dispositivo Cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] que estão sendo
de armazenamento utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês].
O cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] permitirá ao Aurus
- Gestão de documentos apoiar o controle de durabilidade e utilização do
espaço de armazenamento desses [Dispositivos].
Consultar dados de Consulta os dados de [Classes] definidas no [Plano de classificação] de
classe [Documentos] adotado na [Instituição].
Consultar dados de Consulta os dados do [Plano de classificação] de [Documentos] adotado na
plano de classificação [Instituição].
Consultar dados de Consulta os dados do [Tesauro], suas [Categorias] e [Termos].
tesauro
Consultar relatório de Consulta a relatório que apresenta a identificação de todos os [Documentos]
documentos digitais digitais cadastrados no Aurus – Gestão de documentos ordenados por
ordenados por freqüência de uso.
freqüência de uso
Consultar relatório de Permite a consulta a relatório que indica todo o histórico de alterações
histórico de alteração ocorridas no conteúdo do [Documento]. Esse relatório deve apresentar, por
do conteúdo do exemplo, a data e a hora em que a alteração foi realizada, assim como o
documento autor da correspondente alteração.
Consultar utilização Permite consultar a utilização de um [Dispositivo de armazenamento]
de dispositivo de cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Esse caso de uso tem o
armazenamento objetivo de permitir o monitoramento da capacidade disponível do
[Dispositivo] para armazenamento de [Dossiês] e [Documentos]. Esse
monitoramento é útil para subsidiar ações de expansão da capacidade total
de armazenamento em tempo hábil.
Definir campo de Definição dos [Campos de dados], e suas respectivas propriedades, que os
dados [Documentos] de determinados [Tipos de documento] poderão apresentar.
Definir classe Criação e manutenção das [Classes] que compõem o [Plano de
classificação] de [Documentos] adotado em uma [Instituição].
Definir ferramenta Permite definir uma [Ferramenta externa] e configurar seu mecanismo de
externa acesso, para que a mesma possa ser utilizada na manipulação de [Dossiês] e
[Documentos].

28

Definir metadado Definição dos metadados, e suas respectivas propriedades, que as [Classes]
de um [Plano de classificação], os [Dossiês] e os [Documentos] de
determinados tipos poderão apresentar.
Definir plano de Criação e manutenção de [Planos de classificação] de [Documentos]
classificação de adotados por [Instituições] e das [Classes] que os compõem. Nesse caso de
documentos uso são definidos os metadados apresentados por todas as [Classes] que
compõem um determinado [Plano de classificação].
Definir tabela de Definição de [Tabela de temporalidade e destinação] com a indicação dos
temporalidade e prazos de guarda e ações de destinação (eliminação, transferência ou
destinação recolhimento permanente) dos [Documentos] e [Dossiês] classificados nas
[Classes] do [Plano de cla ssificação].
Definir tesauro Definição de um [Tesauro], que corresponde a uma lista de [Termos],
organizados em [Categorias], com significados relacionados, dentro de um
domínio específico de conhecimento. Esse [Tesauro] será utilizado para
apoiar a atribuição do metadado assunto aos [Dossiês] e [Documentos]
gerenciados pelo módulo Gestão de documentos.
Definir tipo de Definição dos [Tipos de dispositivos de armazenamento] que serão
dispositivo de utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês].
armazenamento A definição de um [Tipo de dispositivo de armazenamento] engloba a
indicação da vida útil prevista e da vida útil efetivamente observada de
[Dispositivos de armazenamento] desse tipo. Essas informações técnicas
sobre previsibilidade de duração de [Tipos de dispositivos de
armazenamento] devem ser obtidas preferencialmente a partir de órgãos
independentes. Quando isso não for possível, podem ser utilizadas
informações de fornecedores. Em ambos os casos, deve ser indicada, na
definição do [Tipo de dispositivo de armazenamento], a fonte de origem
dessa informação.
Definir tipo de Definição de [Tipos de documentos], de acordo com as necessidades e
documento exigências de cada [Instituição]. A definição de um [Tipo de documento]
envolve a indicação dos metadados e dos [Campos de dados] que
[Documentos] desse tipo apresentarão, de modelos e máscaras de
formatação para apresentação de [Documentos] desse tipo, assim como dos
[Usuários ou grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações
sobre esses [Documentos].
Definir tipo de dossiê Definição de [Tipos de dossiês]. A definição de um [Tipo de dossiê]
envolve a indicação dos metadados que [Dossiês] desse tipo apresentarão,
assim como dos [Tipos de documentos] que poderão compor [Dossiês]
desse tipo.
Eliminar documento Eliminação de um ou mais [Documentos] ou [Dossiês].
ou dossiê
Encerrar volume Encerramento automático de um volume digital, desde que os critérios pré-
definidos no momento da criação de seu dossiê tenham sido alcançados.
Exportar documento Exportação de [Documentos] com o objetivo de apoiar as ações de
transferência e recolhimento de [Documentos], ou ainda para realizar uma
migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema.
Exportar dossiê Exportação de [Dossiês] com o objetivo de apoiar as ações de transferência
e recolhimento de [Dossiês], ou ainda para realizar uma migração ou enviar
uma cópia para outro local ou sistema.

29

Iniciar contagem de Iniciar ou interromper a contagem do prazo de guarda de [Documentos] e
prazo de guarda de [Dossiês].
documento ou dossiê
Localizar documento Localização do [Documento].
Localizar dossiê Localização do [Dossiê].
Manipular Consulta, criação, adição, registro e manutenção de [Documentos]
documento englobando a alteração dos [Valores de seus metadados] e de seu conteúdo,
a inclusão e retirada de [Documentos] anexos, a definição de vínculos entre
diferentes [Documentos] e dos [Usuários e grupos] que possuem
[Permissão] para realizar operações sobre o [Documento], além de sua
restauração, cópia, reclassificação, descarte, recuperação e eliminação.
Manipular Criação, adição e registro de [Documentos] por sistema externo ao Aurus –
documento através de Gestão de documentos. Além disso, através desse caso de uso será possível
sistema externo também que um sistema externo registre a movimentação de [Documentos]
físicos.
Manipular dossiê Consulta, criação e manutenção de [Dossiês] englobando a alteração dos
valores de seus metadados, a inclusão e retirada de [Documentos] do
[Dossiê], a definição de vínculos entre diferentes [Dossiês] e dos [Usuários
e grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre o
[Dossiê], além de sua reclassificação, encerramento, reabertura e
eliminação.
Manipular dossiê Criação, registro de movimentação e manutenção de [Dossiês] por sistema
através de sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos. Essa manutenção engloba a
externo inclusão e retirada de [Documentos] do [Dossiê], assim como seu
encerramento e reabertura.
Notificar necessidade Envio de notificação, de acordo com a [Tabela de temporalidade e
de avaliação de destinação], indicando necessidade de avaliação de [Documento] ou
documento ou dossiê [Dossiê].
Notificar necessidade Envio de notificação indicando necessidade de transferir [Documentos] e
de rejuvenescimento [Dossiês] para outro [Dispositivo de armazenamento], antes do fim da vida
de dispositivo de útil do [Dispositivo de armazenamento] em que estão armazenados,
armazenamento auxiliando, assim, no processo de rejuvenescimento de [Dispositivos de
armazenamento].
Notificar nível crítico Envio de notificação informando nível crítico de ocupação de [Dispositivo
de utilização de de armazenamento] on-line cadastrado no Aurus – Gestão de documentos.
dispositivo de Essa notificação alertará o Gestor de documentos sobre a necessidade de
armazenamento expansão da capacidade total de armazenamento.
Registrar tramitação Registro da movimentação de [Documentos] físicos, atualizando a
de documento localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um
[Documento] físico for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou
quando for movimentado entre setores ou [Instituições].
Registrar tramitação Registro da movimentação de [Dossiês] físicos e híbridos, atualizando a
de dossiê localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um
[Dossiê] físico ou híbrido for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou
quando for movimentado entre setores ou [Instituições].

30

Transferir documento Transferência de um [Documento] ou [Dossiê] de um tipo de arquivamento
ou dossiê de um tipo para outro, ou seja:
de arquivamento para - do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardará o
outro cumprimento de seu prazo de guarda e sua destinação final;
- do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa transferência
também é conhecida por recolhimento.
Verificar dados Verificação periódica e automática dos dados armazenados no Aurus –
armazenados Gestão de documentos, visando à detecção de possíveis erros e à correção
dos erros detectados.

3.1.2.4 Usuários e sistemas externos

Nome Descrição
Avaliador de documentos Usuário do Aurus responsável pela avaliação de documentos e dossiês
que cumpriram seu tempo de guarda, decidindo por sua transferência,
recolhimento ou eliminação.
Consulente Servidor do Estado que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação
de processos, consultar detalhes dos processos e das tarefas executadas,
assim como localizar documentos e dossiês.
Gestor de documentos Usuário do Aurus responsável pela definição dos planos de
classificação das instituições, dos tipos de documentos e de dossiês que
poderão ser armazenados no Aurus – Gestão de documentos , assim
como pela exportação e eliminação de documentos e dossiês e pelo
monitoramento dos dispositivos de armazenamento onde esses
documentos e dossiês estão armazenados.
Manipulador de Servidor do Estado que utiliza o Aurus para criar, adicionar, registrar,
documentos alterar, descartar, consultar e visualizar documentos e dossiês.
SINFI Sistema de Informações Institucionais da SEPLAG, que contém
informações sobre as Instituições e as respectivas Unidades
administrativas.
Sistema externo Ator que representa genericamente qualquer sistema externo que possa
interagir com o Aurus , a partir das interfaces oferecidas por este.
Temporizador Ator utilizado para representar o acionamento automático de
funcionalidades pelo próprio Aurus , com base em periodicidades pré-
definidas.

31

3.1.2.5 Interfaces de sistema
3.1.2.5.1 Interfaces de software

Interface Descrição
Acionamento de Acionamento automático de ferramentas externas durante a
ferramentas externas manipulação de dossiês e documentos.
Interface com aplicações Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas
cliente possam atuar como clientes do Aurus – Gestão de documentos ,
manipulando dossiês e documentos armazenados no sistema.
Consulta ao SINFI Consulta ao SINFI com o objetivo de obter informações das
Instituições, da Administração Pública Estadual do Estado de Minas
Gerais, e suas respectivas Unidades administrativas.
Interface com o Aurus – Interface utilizada para armazenar referências a usuários cadastrados no
Gestão de usuários Aurus e para obter informações sobre as permissões de acesso dos
usuários.
Interface com o Aurus – Interface utilizada para permitir a referência a uma norma jurídica
Banco de legislação cadastrada no Aurus – Banco de legislação em um campo de dado ou
metadado.

3.1.2.5.2 Interfaces de hardware
Não aplicável.

3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação
Não aplicável.

32

3.1.3 Modelo de entidades
3.1.3.1 Diagramas de classes
3.1.3.1.1 Plano de classificação
3.1.3.1.1.1 Diagrama de classes Plano de classificação

3.1.3.1.2 Dossiê
3.1.3.1.2.1 Diagrama de classes Tipo de dossiê

33

3.1.3.1.2.2 Diagrama de classes Dossiê

3.1.3.1.2.3 Diagrama de classes Histórico de eliminação de dossiês

34

3.1.3.1.3 Documento
3.1.3.1.3.1 Diagrama de classes Tipo de documento

3.1.3.1.3.2 Diagrama de classes Documento

35

3.1.3.1.3.3 Diagrama de classes Históricos de documento

3.1.3.1.3.4 Diagrama de classes Histórico de eliminação de documentos

36

3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação
3.1.3.1.4.1 Diagrama de classes Tabela de temporalidade e destinação

3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento
3.1.3.1.5.1 Diagrama de classes Dispositivo de armazenamento

37

3.1.3.1.6 Tesauro
3.1.3.1.6.1 Diagrama de classes Tesauro

3.1.3.1.7 Ferramenta externa
3.1.3.1.7.1 Diagrama de classes Ferramenta externa

38

3.1.3.2 Descrição das classes

Classe Descrição
Campo de dado Um [Campo de dado] representa um campo que pode ser definido pelo
[Usuário] em um dos módulos do Aurus, para armazenar uma informação
relevante para um [Fluxo de trabalho], [Atividade], [Classe], [Tipo de dossiê],
[Tipo de documento], etc.
Permite que o usuário estenda as informações mantidas no Aurus, criando
campos personalizados de forma flexível, definindo para cada um regras como
obrigatoriedade, tipo, forma de cálculo (no caso de campos calculados), a
natureza do objeto que apresenta esse [Campo de dados] para a qual seu
preenchimento é obrigatório, etc.
[Campos de dados] podem ser [Campos simples] ou [Tabelas].
Categoria Uma [Categoria] é utilizada para organizar os [Termos] definidos em um
[Tesauro]. Esses [Termos] são agrupados nas [Categorias] de acordo com o
conceito que representam, permitindo-se o cadastramento desses em mais de
uma [Categoria].
Classe Uma [Classe] é utilizada para organizar e classificar [Documentos] e [Dossiês]
de determinados tipos.
Cada [Classe] possui um código identificador e uma denominação. A
denominação completa da [Classe] ou seu código identificador completo,
capazes de identificá-la unicamente no [Plano de classificação], correspondem
à denominação ou código de toda a hierarquia referente à [Classe].
Uma [Classe] deve apresentar também indicação de permissão de seu uso para
classificar [Documentos] e [Dossiês]. Em [Classes] em que não é permitido
incluir [Documentos] e [Dossiês], esses devem ser classificados apenas nos
níveis subordinados.
Uma [Classe] pode ainda estar ativa ou inativa. [Documentos] e [Dossiês] não
podem ser classificados em [Classes] inativas.
Conjunto de regras [Conjunto de regras] que deverão ser aplicadas quando [Documentos] de um
determinado tipo estiverem em um determinado [Espaço do ambiente
eletrônico]. Esse [Conjunto de regras] define em que [Espaços] os
[Documentos] poderão ser:
- produzidos, adicionados, registrados, classificados, indexados, alterados,
recebidos, encaminhados e eliminados;
- o [Espaço] no qual seus metadados serão incluídos;
- as [Permissões] de acesso em cada [Espaço].
Dispositivo de [Dispositivo de armazenamento] utilizado para armazenar [Documentos]
armazenamento digitais. Podem corresponder inclusive a [Dispositivos de armazenamento] que
armazenam [Documentos] externamente ao Aurus - Gestão de documentos,
como fitas magnéticas e CDs.

39

Documento [Documento] físico ou digital armazenado ou referenciado pelo módulo Gestão
de documentos.
Um [Documento] pode apresentar as seguintes estruturas:
- simples: [Documentos] texto, imagens, mensagens de correio eletrônico,
slides digitais, som, entre outros.
- composta: mensagens de correio eletrônico com anexos, páginas web,
publicações eletrônicas, bases de dados, etc.
Dossiê Um [Dossiê] é formado por um conjunto de [Documentos] diferentes, mas
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à
mesma pessoa ou situação. Os [Documentos] que formam um [Dossiê] são
organizados em [Volumes]. Quanto a sua natureza, um [Dossiê] pode ser
digital, físico (formado exclusivamente por [Documentos] físicos, como os
[Documentos] em papel) ou híbrido (apresenta tanto [Documentos] físicos
quanto digitais). [Dossiês] físicos e híbridos são armazenados (total ou
parcialmente) externamente ao Aurus. Para [Dossiês] dessas naturezas, o Aurus
indicará sua localização fisica.
Espaço do Existem três [Espaços no ambiente eletrônico]: individual, do grupo e geral.
ambiente
O espaço individual corresponde ao espaço designado a cada [Usuário].
eletrônico
O espaço do grupo corresponde ao espaço designado a cada [Grupo de
usuários], equipe, comitê, etc.
O espaço geral corresponde ao serviço de protocolo e arquivo corrente da
[Instituição]. Sua principal característica é que uma vez ali, o [Documento] não
poderá mais ser alterado.
Ferramenta externa Uma [Ferramenta externa] representa uma funcionalidade de uma aplicação
externa ao Aurus que é acionada automaticamente durante a manipulação de
[Dossiês] ou [Documentos] cujos tipos especifiquem a utilização dessa
[Ferramenta externa].
Especifica também os parâmetros que devem ser fornecidos para a aplicação
externa.
Fundamento legal Entidade para persistência de dados de [Fundamentos legais] consultados do
módulo Banco de legislação.
Histórico de [Histórico das classificações] que o [Documento] já apresentou.
classificação de
documento
Histórico de [Histórico das classificações] que o [Dossiê] já apresentou.
classificação de
dossiê
Histórico de Histórico das denominações de uma [Classe].
denominação
Histórico de [Histórico de descarte] do [Documento].
descarte
Histórico de dossiê [Histórico dos dossiês] a que o [Documento] já pertenceu.
Histórico de edição Histórico de versões do [Documento].
Histórico de [Histórico das exportações] do [Documento].
exportação de
documento

40

Histórico de [Histórico das exportações] do [Dossiê].
exportação de
dossiê
Histórico de [Histórico de tramitação] do [Documento].
tramitação de
documento
Histórico de [Histórico de tramitação] do [Dossiê].
tramitação de
dossiê
Histórico de versão Histórico da versão anterior de um [Item da tabela de temporalidade e
anterior de item da destinação].
tabela de
temporalidade e
destinação
Histórico de [Histórico de visualização] do [Documento].
visualização
Instituição Representa uma [Instituição] cadastrada no SINFI.
Item da tabela de Cada [Item da tabela de temporalidade e destinação] indica os prazos de guarda
temporalidade e nas fases corrente e intermediária, os eventos que determinam o início da
destinação contagem desses prazos e a destinação final dos [Documentos] e [Dossiês]
classificados nas [Classes] relacionados a esse item. A destinação final de
[Documentos] e [Dossiês] pode ser o recolhimento ou a eliminação.
Nota [Nota] pessoal ou global anexada ao documento. [Notas] pessoais podem ser
visualizadas, editadas e excluídas apenas por seu autor. Já as [Notas] globais
podem ser visualizadas por qualquer [Usuário] que consultar o [Documento].
Participação de Indicação da [Participação de um campo de dado em um tipo de documento],
campo de dado em definindo [Campos de dados] que todos os [Documentos] desse tipo
tipo de documento apresentarão, e das propriedades de sua apresentação nesses [Documentos].
Participação de Indicação da [Participação de um metadado em um tipo de documento],
metadado em tipo definindo metadados que todos os [Documentos] desse tipo apresentarão, e das
de documento propriedades de sua apresentação nesses [Documentos].
Participação em Entidade para persistência de dados que definem a [Participação em dossiê] do
dossiê [Documento] como a numeração recebida pelo [Documento] em cada [Dossiê]
a que pertence.
Permissão a classe Indicação das operações que podem ser realizadas sobre a [Classe] que o
[Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar.
Permissão a Indicação das operações que podem ser realizadas sobre o [Documento] que o
documento [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar. Vide Permissões de
documento.
Permissão a Indicação das operações que podem ser realizadas sobre os [Documentos], que
documento desse o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar sobre os [Documentos] de
tipo um determinado tipo. Essas operações devem ser definidas tanto para o
conteúdo do [Documento], quanto para seus metadados, por exemplo, devem
existir as operações Alteração de metadados e Alteração de conteúdo do
documento e devem ser especificadas [Permissões] para cada uma dessas
operações.

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