GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E INFORMACIONAIS AULA 1 FUNDAMENTOS.pptx

Romoaldo Zacharias
WWW.GRUPOTREINAR.COM.BR WWW.GRUPOTREINAR.COM.BR

Romoaldo Zacharias
WWW.GRUPOTREINAR.COM.BR
GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E
INFORMACIONAIS – GED / ECM / BPM
AULA 1
77 S FUNDAMENTOS

Romoaldo Zacharias
Principais Assuntos Abordados:
 Gestão de Documentos e Arquivos
 O contexto da digitalização de
documentos em projetos de GED/ECM/BPM
 Criação de estruturas dos diretórios
 BPM / Workflow – Fundamentos da
tecnologia e o Fluxo de Informação.
 Regras para nomenclaturas de
documentos eletrônicos
 GED / ECM 4.0 na Industria 4.0 e na
Sociedade 5.0
 Estudos de Caso
Conteúdo
Visa capacitar os
participantes a atuarem
em projetos que envolvam
diferencial competitivo
através de estratégias e
metodologias envolvendo o
GED, ECM e BPM
Janeiro - 2019
Gestor em Projetos Documentais e Informacionais–
GED / ECM / BPM

Romoaldo Zacharias
 Bacharel em Ciências Contábeis, Administrador de Empresas, Análise de
Sistemas, Direito, pós-graduando em BPM / Gestão de Projetos – PMI.
Formação em instituições como Faculdade de Ciências Economicas de São
Paulo - Fundação Álvares Penteado – SP, FGV/RJ, SENAC/PP-SP.
Especialista & Analista: Organização, Sistemas e Métodos / BPM –
Business Process Management; BPM – Business Process Management;
GED; CRM; ERP – Enterprise Resource Planning; Prêmios: Profissional do
Ano 1998 CENADEM – Centro Nacional da Imagem e Informação, Best
Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalistado Best
Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management, 2010 –
2011 – 2012 – Awards – Best of Information Services Mangement.
 Ocupou a posição de Diretor em empresas como: Daniel Christian Griffith
– UK, TOTVS – RJ
 Presidente do Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e
Conhecimento – INBRADIC – SP / SP.
 Treinamentos ministrados através das seguintes empresas: Instituto
UniLogos – Presidente Prudente / Panorama – SP; UniCosmos –
Radioproteção e Energia Nuclear- BH; BR IT Tecnologia da Informação –
Santo André -ABC SP; Synercorp Consultoria – Barueri – SP; CENADEM /
INFOIMAGEM desde 1990 até 2010 e GrupoTreinar
 Instrutor desde 1992 com aproximadamente 45 mil profissionais treinados
em 22 (Vinte e dois) Países. E 502 projetos realizados.
Romoaldo Zacarias

11/04/2022 5
Romoaldo Zacharias
10
É melhor morrer de pé do que viver de joelhos.
Franklin Delano Roosevelt (Hyde Park, 30 de janeiro
de 1882 — Warm Springs, 12 de abril de 1945),
popularmente conhecido como FDR, foi um estadista
e líder político americano que serviu como o
32º Presidente dos Estados Unidos de 1933 até sua
morte em 1945.

11/04/2022 6
Romoaldo Zacharias
6
11/04/2022
ESTUDO DE CASO - CONCEITOS
Projeto de GED /ECM
Industria 4.0 – Tecnologia 4.0 – Digital Business

Romoaldo Zacharias
p
Há três caminhos para o fracasso:
não ensinar o que se sabe,
não praticar o que se ensina,
e não perguntar o que se ignora”.
(São Beda)
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
CRIAR, INOVAR E CRIAR!
ETAPA: PRÉ- GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - CONCEITOS

Romoaldo Zacharias
ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA DE
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – DIFERENÇAS - FLUXO
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

Romoaldo Zacharias
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – TIPOS DE ARQUIVOS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL Gestão de conteúdo informacional: do microfilme ao
documento eletrônico - Tipos de Arquivo existentes

Romoaldo Zacharias
ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS – FUNÇÕES
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Qual é a função do arquivo?
Histórica
Administrativa
Técnico
Normativo
Social
Educativa
Dar acesso as informações nele contidas

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - DOCUMENTOS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Documento: a informação registrada em um suporte material
suscetível de ser utilizada para consulta. ”Conarq –Conselho
Nacional de Arquivos“
Lei. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece a política nacional
de arquivos públicos e privados. Lei que regulamenta a
operacionalização dos serviços de gestão de documentos do poder
público dos arquivos privados também.
Documento de arquivo - documento produzido e/ou recebido por
pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades,
qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo, em
decorrência das atividades da entidade que o acumulou.
Arquivo-conjunto de documentos produzidos e acumulados por
um órgão ou entidade, pessoa ou família, no desempenho de
suas atividades, independente da natureza ou suporte.

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - DOCUMENTOS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Documento eletrônico: informação registrada,
codificada em forma analógica ou em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de um equipamento
eletrônico;
Documento arquivístico: documento produzido
(elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prática, como instrumento ou resultado da tal atividade,
e retido para ação ou referência;
Documento arquivístico digital: documento digital
reconhecido e tratado como um documento arquivístico
(forma fixa e conteúdo estável).
Glossário da CTDE
Link: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/documentos-eletronicos-ctde/glossario-ctde.html

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - ABSTRAÇÃO
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Dado é o menor nível de abstração da informação, sendo o fato em
sua forma primária.
Dados geram informação, que por sua vez fornece o conhecimento.
DADOS vs INFORMAÇÃO
A mudança é
quanto ao
nível de
abstração.

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - SUPORTES
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TIPO DE REGISTOS / SUPORTES:

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - TROCAS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TROCAS DE INFORMAÇÃO:

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - DOSSIÊ
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL

Romoaldo Zacharias
ETAPA: PRÉ-GED TRATAMENTO DE ARQUIVOS –
INTERPARES – CONCEITOS - GED
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Capturar os documentos: transformando em
formatos digitais, arquivando de maneira
conveniente, com alto grau de compactação e
gerando índices eficazes para uma pesquisa.
GED: organiza e controla informações eletrônicas ou
em papel. Aplicativos de procura que permitem ao
usuário ter acesso à informação desejada em
segundos, não importando onde esteja armazenada
(Local de guarda).
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Romoaldo Zacharias
INTERPARES – CONCEITOS - CONTEÚDO
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
 Conteúdo é tudo que podemos gerenciar
em termos de dados e informações e não
necessariamente conhecimento. Conteúdo
pode vir a ser conhecimento.
 Conteúdo / Assunto = Dados + Informação na
forma de textos, imagens, vídeos
 CRUZ, Tadeu. Gerência do Conhecimento. Ed. Cobra, São Paulo,
2002

Romoaldo Zacharias
CONCEITOS – ETAPAS DE GED
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Etapas da Digitalização / GED - Gerenciamento
Eletrônico de Documentos
Aula 1
Conceito
Aula 2
Scanner
Microfilme
De acordo com a ISO 32.000 os padrões de captura indicados são:
PDF/A –ARQUIVAMENTO
PDF/E – ENGENHARIA
PDF/X – PRODUÇÃO DE IMPRESSÃO
PDF/VT – IMPRESSÃO TRANSACIONAL E DE VARIÁVEIS DE DADOS

Romoaldo Zacharias
CONCEITOS – ETAPAS DE ECM
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL Etapas da Digitalização no ECM -
Enterprise Content Management:
meio formal pelo qual se organizam e
arquivam os documentos e demais
conteúdos ligados aos processos da
empresa, e contempla as fases de
criação/captura, armazenamento,
versionamento, indexação, gestão,
limpeza, distribuição, publicação,
pesquisa e arquivamento,
relacionando os conteúdos com
processos de negócio.
O ECM possibilita, por exemplo, a
gestão das informações presentes em
documentos tais como: e-mails,
textos, imagens, vídeos, etc.. / GED -
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
CVDI

Romoaldo Zacharias
CONCEITOS – PROCEDIMENTOS - GED / ECM
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
ECM é formado por um conjunto de tecnologias, métodos e
ferramentas, e uma delas é o GED.
GED/ECM

Romoaldo Zacharias
CONCEITOS – WORKFLOW
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Workflow: Seqüência de passos necessários para automatizar
processos, de acordo comum conjunto de regras definidas,
permitindo que estes possam a serem transmitidos de uma pessoa
para outra.
GED/ECM - WORKFLOW

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Entradas: Integradas
GED/ECM - INTEGRAÇÃO

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
GED/ECM – PROCESSO OU NOME DO DIRETÓRIOS
OU ASSUNTO / CONTEÚDO

Romoaldo Zacharias
CONCEITOS - InterPARES
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Projeto InterPARES identifica as características dos
metadados um documento arquivístico digital:
Forma documental fixa: apresentação da mesma / conteúdo
forma que tinha quando o documento foi armazenado.
Conteúdo estável: o documento tem que permanecer completo
e inalterado.
Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos.
Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data.
Participa ou apóia a ação: mínimo 3 pessoas implicadas na
criação: autor, redator e destinatário;

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Desafio: o documento digital deve produzir, manter e preservar
documentos digitais autênticos e compreensíveis. Como fazer?
Gestão Arquivística de Documentos: política e procedimentos de
gestão de documentos conforme legislação e resoluções do
Conarq. E, Implementação de um sistema capaz de gerir os
documentosb digitais desde a produção até a sua destinação final.
Preservação digital: estratégias de preservação de longo prazo
(migração, preservação da tecnologia, emulação).
O Conselho Internacional de Arquivos – CIA: define 5 anos como longo prazo, contados a partir
da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de obsolescência tecnológica.
E, no Brasil: Ver a Legislação Arquivística Brasileira refletida na TTD – Tabela de Temporalidade
Documental. Fonte: CONARQ
Link:
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/coletanea/maio_2016/jan_2017/CONARQ_legarquivos_janeiro_2017_pdf.pdf

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - REQUISITOS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos, elaborado
pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
do Conselho Nacional de Arquivos – Fonte:
CONARQ.
Link:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/imag
es/publicacoes_textos/earqbrasil_model_requi
sitos_2009.pdf

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Conselho Nacional de Arquivos:
Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional - MJ: definir a
política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial
aos documentos de arquivo.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor
normas:
e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de
documentos eletrônicos.
Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq.
Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
e-ARQ Brasil : Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
- SIGAD
Condições a serem cumpridas pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão
arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo.
Especifica todas as atividades e operações técnicas da
gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção,
tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
O e-ARQ está em conformidade com:
Legislação Arquivistica Brasileira
modelos de requisitos do Reino Unido.
MoReq da UE.
DoD dos EUA

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Objetivo do Modelo de requisitos:
Orientar: a implantação da gestão arquivística de
documentos;
Fornecer: especificações técnicas e funcionais, além
de metadados, para orientar a aquisição e/ou a
especificação e desenvolvimento de sistemas
eletrônicos de gestão arquivística de documentos.
Modelo de Requisitos: pode ser utilizado para
desenvolver um sistema ou para avaliar um já
existente .

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - SIGAD
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
e-ARQ: especifica os requisitos para um Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
(SIGAD).
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão
Arquivistica de Documentos: Sistemática
desenvolvida que possibilita especificar sistemas que
realizam operações técnicas da gestão arquivística de
documentos em qualquer meio e observando o CVDI
– Ciclo de Vida de Documentos e Informações.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
SIGAD – SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVISTICA
DE DOCUMENTOS objetiva:
CVDI: Ciclo de vida de Documentos e Informações: sistema
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar
documentos de arquivos em qualquer meio, ou seja, digital digitalizado
e ou papel...
Compreende: um software particular, um determinado número de
softwares integrados (Tipo ERP, CRM, BI etc.), adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente
da implementação de procedimentos e políticas de
gestão de documentos.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Trata o documento arquivístico como uma unidade complexa.
Gestão dos documentos a partir da geração / recebimento
passando no plano de classificação para manter a relação
orgânica entre os documentos até a destinação final conforme
TTD – Tabela de Temporalidade Documental.
Registro de metadados associados aos documentos para
descrever o contextos de produção dos documentos;
Armazenamento e gestão seguros para garantir a
autenticidade dos documentos e a transparência das ações
do órgão,empresa ou entidade;
O QUE O SIGAD FAZ:

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos
para desenvolver ou adquirir um software.
e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a
todos os tipos de documentos (atividades-meio e fim) e de quaisquer
organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria,
ministérios).
SIGAD não é um produto; é uma denominação para um
sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de
documentos.
SIGAD gerencia simultaneamente os documentos
digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos
convencionais (referências como número, título, data etc.);
O QUE O SIGAD FAZ:

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
O QUE O SIGAD FAZ:
1- Identificação dos documentos arquivísticos digitais
dentre as informações e os documentos produzidos,
recebidos ou armazenados em meio digital;
2- Implantação de um programa de gestão arquivística
de documentos único para os convencionais e os
digitais;
3- Participação dos profissionais da administração, de
arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação
e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão
de documentos;

Romoaldo Zacharias
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – ÉTICA & MORAL
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico
sustentar os fatos que se refere. Há que ser dotado de
completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus
procedimentos de criação bem controlados.
Se relaciona ao momento da sua produção e à veracidade do
seu conteúdo.
Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz
ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e
que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de
custódia e preservação.
O documento arquivístico serve como testemunho da ação
(Atividades / processos) que o gerou, por isso ele precisa ser
confiável e autêntico.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Procedimentos de gestão:
Captura (registro, classificação, indexação, restrição
de acesso e arquivamento): declarar como um
documento arquivístico;
Avaliação e destinação;
Pesquisa, localização e apresentação;
Segurança;
Armazenamento;
Preservação.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Instrumentos de gestão:
Plano de classificação e código (núcleo do e-
ARQ).
Tabela de temporalidade e destinação – TTD.
Manual de gestão arquivística de documentos.
Esquema de classificação de acesso e segurança.
Glossário / vocabulário controlado / tesauro.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Código e Tabela
O SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de
classificação do órgão ou entidade.
O SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o
prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi
inserido.
Segurança: acesso
O SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado
e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema.
Preservação
Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne
patente ou
previsível a obsolescência tecnológica.
Interoperabilidade:
O SIGAD deve ser capaz de interoperabilizar com outros SIGAD.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Aperfeiçoamento, padronização e controle dos
Procedimentos:
de criação, recebimento, acesso, armazenamento e
destinação dos documentos; avaliação e aperfeiçoamento dos
sistemas em uso;
instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares.
Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas:
Integração entre as áreas de tecnologia da informação,
arquivo e administração.
Economia e eficácia dos processos (Assuntos
/Atividades) e documentos que são conservados somente
pelo tempo necessário; transparência das ações; evidência
em caso de litígio.
Benefício de um Projeto Documental e Informacional:

Romoaldo Zacharias
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - PRESERVAÇÃO
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas
para superar as mudanças tecnológicas e a
fragilidade dos suportes, garantindo acesso e
interpretação dos documentos digitais pelo tempo
que for necessário.
A preservação digital consiste na capacidade de
garantir que a informação digital permaneça
acessível e com qualidades de autenticidade
suficientes para que possa ser interpretada no
futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica
diferente da utilizada no momento da sua criação.
(FERREIRA, 2006, p. 20).

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI – SISTEMA
ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO).
O modelo de referência Open Archival
Information System – OAIS – é um
esquema conceitual que disciplina e
orienta um sistema de arquivo
dedicado à preservação e
manutenção do acesso a
informações digitais por longo prazo.

Romoaldo Zacharias
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Um repositório digital de documentos arquivísticos é um
repositório digital que armazena e gerencia esses documentos,
seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase
permanente. Como tal, esse repositório deve:
Gerenciar os documentos e metadados de acordo com as
práticas e normas da Arquivologia, especificamente
relacionadas à gestão documental, descrição arquivística
multinível e preservação.
Resguardar as características do documento arquivístico, em
especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação
orgânica entre os documentos.
Repositório / Arquivo – Local de guarda:

Romoaldo Zacharias
- Pode dizer-me que caminho devo tomar?
- Isto depende do lugar para onde você quer ir.
(Respondeu com muito propósito o gato)
- Não tenho destino certo.
- Neste caso qualquer caminho serve.
(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - META
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 46
Romoaldo Zacharias
46
11/04/2022
Arquivo
1. Conjunto de documentos, independente da natureza dos suportes,
acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no
desempenho de suas atividades (Processo Arquivístico – PA).
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e acesso ao acervo
(somatória de documentos em qualquer formato).
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por
computador e armazenada em suporte apropriado.
Arquivo digital
Fonte: Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais – CONARQ
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - ARQUIVO

11/04/2022 47
Romoaldo Zacharias
11/04/2022
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma
ATIVIDADE (Processo Arquivistico – PA).
Documento:
O documento pode ser:
 Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento)
 Composto (Processo)
Configuração do documento de acordo com a atividade que a gerou (conteúdo /
Assunto).
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência,
Prontuário Médico, Tabela Salarial.
Tipo de Documento:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS - DOCUMENTO

11/04/2022 48
Romoaldo Zacharias
11/04/2022
Especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits
constituintes de um arquivo digital (documentos analógicos e ou digitais). Pode ser:
1. Aberto – quando as especificações são públicas (exemplo: xml, html, txt e rtf);
2. Fechado – quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (exemplo: doc);
3. Proprietário – quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus
direitos, sendo seu uso gratuito ou não (exemplo: pdf, jpeg, doc e gif);
4. Padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo de
normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (exemplo: xml). (I) format; (F)
fomat; (E) formato.
Formato de arquivo digital – Tipos de Arquivo:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS – ARQUIVOS

11/04/2022 49
Romoaldo Zacharias
49
11/04/2022
Sistemas de arquivo
As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as
suas atribuições e os documentos refletem essas atividades (Processo
Arquivístico – PA). Porque fazem parte do conjunto dos produtos.
São variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem
como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS – SISTEMAS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 50
Romoaldo Zacharias
50
11/04/2022
Principais funções de um S.A – Sistema de
Arquivo:
 Gerenciamento de arquivos
 Navegação pela estrutura de diretórios
 Acesso a arquivos e pastas
 Recuperação de dados
 Armazenamento de dados
Classificação de um S.A – Sistema de Arquivo
em uso (4 grupos básicos):
 Sistemas de arquivos de Disco
 Sistemas de arquivos de Redes
 Sistemas de arquivos de Bancos de Dados
 Sistemas de arquivos de propósito especial
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
DE TRATAMENTO DE ARQUIVOS – SISTEMAS

11/04/2022 51
Romoaldo Zacharias
51
11/04/2022
Classificação de Arquivos e Documentos:
Os arquivos possuem diversas características. Considerando-as, podemos estabelecer
classificações de acordo com:
 Entidades mantenedoras
 Estágios de sua evolução
 Extensão de atuação
 Natureza dos documentos
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS– CLASSIFICAÇÃO

11/04/2022 52
Romoaldo Zacharias
52
11/04/2022
Quanto à natureza:
 Especiais: classificação relacionada ao suporte dos documentos (forma física),
necessitando tratamento especial no armazenamento, tratamento e processamento
técnico.
Exemplo: DVD, blu-ray, slides, pen drives, Especializados: documentos produzidos por
profissionais de área específica. Ex: arquivos médicos, arquivos de imprensa. etc.
 Especializados: documentos produzidos por profissionais de área específica.
Exemplo: arquivos médicos, arquivos de imprensa.
Quanto à abrangência/extensão de atuação:
 Setoriais (descentralizado): localizam-se junto ao setor produtor (estão na fase
corrente, em atividade).
 Centrais (gerais ou centralizados): centralizam os documentos provenientes dos
arquivos correntes, “desafogando” os setores.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 53
Romoaldo Zacharias
53
11/04/2022
Quanto à entidade produtora:
 Públicos: emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública.
 Privados: emitidos por um particular (pessoa física) ou por autoridade pública fora de
suas funções, atribuições ou competência.
Quanto ao gênero:
 Textuais –texto – Filmográfico –imagens
 Audiovisual –imagem em movimento
 Cartográficos –mapas, plantas
 Iconográficos -Desenhos, negativos
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 54
Romoaldo Zacharias
54
11/04/2022
Quanto ao gênero:
 Iconográficos–microfilmes
 Informáticos –digitais
 Sonoros –som
Quanto à espécie:
 Atos normativos: decretos, leis, etc.
 Atos enunciativos: relatórios, pareceres, etc.
 Atos de assentamento: atas, termos, etc.
 Atos comprobatórios: atestados, certidões, etc.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 55
Romoaldo Zacharias
55
11/04/2022
Quanto à espécie:
 Atos de ajuste: contratos, convênios, etc.
 Atos de correspondências: memorandos, avisos, notificações, etc.
Quanto ao valor:
 Administrativo
 Fiscal
 Informativo
 Legal
 Permanente
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 56
Romoaldo Zacharias
56
11/04/2022
Quanto ao valor:
 Primário
 Probatório
 Secundário
Quanto à natureza do assunto:
 Ostensivos ou ordinários: qualquer indivíduo pode consultar o
documento e a liberação ao seu acesso não é prejudicial à entidade.
 Sigilosos: acesso limitado (restrito), devendo ser tomadas medidas de
proteção e segurança para a custódia e disseminação.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 57
Romoaldo Zacharias
57
11/04/2022
Quanto ao grau de sigilo (Lei 4553/02):
 Ultrassecreto: 30 anos
 Secreto: 20 anos
 Confidencial: 10 anos
 Reservado: 5 anos
Artigo 1 do Decreto nº 4.553 de 27 de Dezembro de 2002
Art. 1 º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações,
documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde
tramitam.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 58
Romoaldo Zacharias
58
11/04/2022
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo:
 Classificação Alfabética
 Classificação Numérica
 Classificação Alfanumérica
 Classificação Cronológica
 Classificação Geográfica
 Classificação Cronológica por Data Invertida (número do documento) e
Horário (versão).
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo:
 Classificação Ideológica
 Classificação Decimal
 Classificação Decimal Universal (CDU)
 Classificação Automática
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 59
Romoaldo Zacharias
59
11/04/2022
Instalação:
Rotinas de Arquivamento:
A instalação dos arquivos requer análise do seguintes aspectos:
 Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo
devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
 Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
 Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
 Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação
do acervo;
 Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
TRATAMENTO DE ARQUIVOS - ROTINAS
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 60
Romoaldo Zacharias
60
11/04/2022
Inspeção:
Rotinas de Arquivamento de
Consiste na verificação de cada documento quanto ao destino, que pode
chegar ao Arquivo por diversos motivos:
a) Arquivamento / Guarda;
b) Solicitar informação;
c) Verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.
d) Obediência a uma rotina.
O documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e
sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há
necessidade de abrir outra pasta etc.).
Leitura:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 61
Romoaldo Zacharias
61
11/04/2022
Seleção:
Rotinas de Arquivamento de Documentos
Registro:
Selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser
descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados
passageiros).
Registrar em livro ou software de GED / ECM / BPM dos documentos que darão
entrada no Arquivo ou nas atividades. Exemplo: data, procedência, breve descrição de
conteúdo, número da Remeça / Procedência e o código de localização (de
encaminhamento ou arquivamento), ETC.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 62
Romoaldo Zacharias
62
11/04/2022
Classificação:
Ordenação:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a
classificação adotados pela organização.
Disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha
da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos
básicos:
Ordenação Alfabética:
Ordenação Cronológica:
Ordenação Geográfica:
Ordenação Temática:
Ordenação Numérica:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 63
Romoaldo Zacharias
63
11/04/2022
Arquivamento:
Guarde os documentos dentro das Pastas, Caixas e ou Diretórios contidas no arquivo
ou monte-as de acordo com o plano de classificação. Nesse último caso faça as
etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar
no canto superior esquerdo da Pasta o código do Órgão/Área respectivos.
Empréstimo de Documentos:
Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a
integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de
empréstimo de documentos.
Identificação do Documento:
Classificação ou Pasta a qual ele pertence. O nome do requisitante e o Setor,
Assinatura e datas de empréstimo e devolução etc.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 64
Romoaldo Zacharias
64
11/04/2022
Empréstimo de Documentos:
Consiste em controlar os documentos que pertence ao arquivo central, ou seja, o
documento deixou de pertencer ao gerador e executor das atividades e, passou a
pertencer ao CDI – Centro de Documentação e Informação .
O CDI deve garantir a integridade do documento.
O documento na fase permanente é corporativo.
O formulário de empréstimo deve conter as características do documento, como:
Identificação do documento;
Classificação do documento;
Nome do requerente, requisitante (setor e ou usuário);
Datas: de empréstimo e devolução.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 65
Romoaldo Zacharias
65
11/04/2022
Plano de destinação de documentos:
Instrumentos que em decorrência de avaliação, se encaminhe os documentos à guarda
temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.
A Tabela de Temporalidade é um desses instrumentos que apresenta a identificação dos
documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda
permanente.
Quando eliminamos documentos a UNO – Unidade Organizacional e ou UNE –Unidade
Empresarial devem entrar em contato com o CDI – Centro de Documentação e Informação
(Arquivo Central). Para, conjuntamente, avaliarem os aspectos jurídicos, legais e
administrativos que envolvem o acervo e definirem o procedimento e o proceder quanto a
eliminação do documento. Havendo aprovação para a eliminação é obrigatório a
elaboração do Termo de Descarte com todas as assinaturas exigidas...
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 66
Romoaldo Zacharias
66
11/04/2022
Plano de Classificação:
Modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funções da
instituição. As etapas são:
a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição/empresa.
b) Relacione e organize as atividades e documentos que levantou.
c) Identifique os tipos de documentos: que “nascem” a partir do cumprimento das
atividades identificadas.
Observação: uma atividade pode gerar “N” documentos.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 67
Romoaldo Zacharias
67
11/04/2022
Plano de Classificação:
Modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funções da
instituição. As etapas são:
a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição/empresa.
b) Relacione e organize as atividades e documentos que levantou.
c) Identifique os tipos de documentos: que “nascem” a partir do cumprimento das
atividades identificadas.
Observação: uma atividade pode gerar “N” documentos.
Os documentos poderão ser identificados com códigos correspondentes da classificação:
Número ou código da Classificação,
 Número e o Nome da Atividade,
 Nome da Atividade (pode ser abreviada)
Codificação:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Ver aula n# A5
Classificação

11/04/2022 68
Romoaldo Zacharias
68
11/04/2022
Conceito:
Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica - Arquivo Nacional.
Rio de Janeiro - 2005 - 232p.; 30cm. – Publicações Técnicas.
nº 51 Bibliografia: p. 175-178
ISBN: 85-7009-075-7 1.
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte
ou eliminação de documentos.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
Ver aula n# A5
Temporalidade
TRATAMENTO DE ARQUIVOS - TEMPORALIDADE

11/04/2022 69
Romoaldo Zacharias
69
11/04/2022
Internet das coisas - IoT:
Movimento ou Momento Maker - MM:
do inglês, Internet of Things, IoT: Rede de objetos físicos, veículos, prédios e outros que
possuem tecnologia embarcada, sensores e conexão com a rede e é capaz de coletar e
transmitir dados.
Extensão da cultural do “Faça-Você-Mesmo” ou, em inglês, Do-It-Yourself (ou simplesmente
DIY). Esta cultura tem como fundamento que pessoas comuns podem construir, consertar,
modificar e fabricar os mais diversos tipos de objetos e projetos com suas próprias mãos.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – IoT e MM

11/04/2022 70
Romoaldo Zacharias
70
11/04/2022
Aprendizado de Máquina - AM:
O aprendizado automático ou a aprendizagem automática ou também aprendizado
de máquina ouaprendizagem de máquina (em inglês: machine learning) é um
subcampo da ciência da computação que evoluiu do estudo de reconhecimento de
padrões e da teoria do aprendizado computacional em inteligência artificial.
Big Data - BD:
Análise e a interpretação de grandes volumes de dados de grande variedade. Para isso
são necessárias soluções específicas para Big Data. E, que permitam a profissionais
de TI trabalhar com informações não-estruturadas a uma grande velocidade.
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – AM e BD

11/04/2022 71
Romoaldo Zacharias
71
11/04/2022
Impressão 3 D – I3D:
Conhecida como prototipagem rápida, é uma forma de tecnologia de fabricação aditiva onde
um modelo tridimensional é criado por sucessivas camadas de material. São geralmente
mais rápidas, mais poderosas e mais fáceis de se usar do que outras tecnologias de
fabricação aditiva.
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital.
As tecnologias são utilizadas para captar, indexar, armazenar, consultar e gerenciar
documentos digitais.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos -
GED:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – I3D e GED /ECM

11/04/2022 72
Romoaldo Zacharias
72
11/04/2022
Computação em Múltiplas Plataformas – CMP:
Convergência Midiática é um conceito desenvolvido por Henry Jenkins e designa uma
tendência que os meios de comunicação estão aderindo para poder se adaptar a internet,
consiste em usar este suporte como canal para distribuição de seu produto. Assim os
outros tipos de mídia podem ser encontrados na internet.
Uma plataforma computacional é, no senso mais geral, qualquer que seja o ambiente pré-
existente, um pedaço de software que é projetado para ser executado internamente,
obedecendo às suas limitações e fazendo uso das suas instalações.
Convergência de Mídias e Comunicação
Multiplataforma:
Plataforma Computacional – PC:
Diz-se multiplataforma um programa ou sistema que pode ser executado em mais do que
uma plataforma,
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL

11/04/2022 73
Romoaldo Zacharias
73
11/04/2022
INDUSTRIE 4.0 – 2010
ALEMANHA
INDUSTRIALINTERNET - 2012
USA
BRASIL?
SOCIEDADE 5.0 - 2016
JAPÃO
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – SOCIEDADE 5.0

11/04/2022 74
Romoaldo Zacharias
74
11/04/2022
 Coexistência de pessoas e robôs (AI);
 Serviço sob demanda;
 Eliminação de desigualdade de serviços e produtos;
 Maior qualificação nas oportunidades.
Super Smat Society (Sociedade Super
Inteligente):
 Cyber segurança e base de dados;
 Análise de dados e Inteligência Artificial - AI;
 Infraestrutura: processador de dados, rápido, baixo consumo, etc.
 Redes.
Melhorias das tecnologias fundamentais /
Infraestrutura:
GED
–
SÉRIE
NEGÓCIOS
SEM
PAPEL
TRATAMENTO DE ARQUIVOS – CVDI

11/04/2022 75
Romoaldo Zacharias
75
11/04/2022
ESTUDO DE CASO – EXECUÇÃO – TO BE
Projeto de GED /ECM – Internet das Coisas
ECONOMIA CRIATIVA - INFORMACIONAL
SOCIEDADE 5.0

11/04/2022 76
Romoaldo Zacharias
Contatos
“O VALOR DO CONHECIMENTO
É PODER COMPARTILHA-LO”
Romoaldo Zacarias
Gestor de Projetos Documentais e Informacionais - G / PDI
Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e do Conhecimento - INBRADIC
Fundação UniLogos - GED / ECM / BPM / CDIA / CDIA +
Telefone: Whatsapp: 18 991741156
Skype: Romoaldo.Zacarias
76

GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E INFORMACIONAIS AULA 1 FUNDAMENTOS.pptx

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E INFORMACIONAIS AULA 1 FUNDAMENTOS.pptx

Semelhante a GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E INFORMACIONAIS AULA 1 FUNDAMENTOS.pptx (20)

Mais de BR IT - Tecnologia

Mais de BR IT - Tecnologia (13)

GESTOR EM PROJETOS DOCUMENTAIS E INFORMACIONAIS AULA 1 FUNDAMENTOS.pptx