Soluções de Webconferencing - a experiência
Finep na seleção, contratação e uso:
Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas...
AGENDA
 O Problema
 Objetivo
 O que é Web Conferencing?
 Características e Benefícios de Soluções Web Conferencing
 A...
Roberto Chiacchio
 Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia Transportes (UFRJ); Pós-
Graduação em Engenharia Produção (UF...
O Problema
 Grande volume de interações presenciais entre Finep e seus Clientes, Parceiros e outros
entes, que poderiam s...
Objetivo do Projeto
Introduzir soluções de colaboração em tempo real na
Finep, permitindo reuniões on-line e webinars por ...
O que é Web Conferencing?
“Web Conferencing é uma solução de
colaboração em tempo real baseada em
internet que suporta int...
Tipos
Comparação de
diferentes tipos
Soluções Web
Conferencing
Principais Requisitos Funcionais
Meetings Webinars Trainings
50 10.000 200
Meetings Webinars Traininings
Meetings Webinars Traininings
Usabilidade!
A Indústria - Principais Players
Gartner's Magic Quadrant for Web Conferencing (2015)
A Indústria tem
organizações de peso...
Players
...com novos entrantes
com grande
competência e rápido
crescimento.
Principais Benefícios e Aplicações
• Apoio ao esforço de prospecção e fomento da Finep
• Discussão, construção e alteração...
• Potencial de redução de custos de viagem (Finep 2015: R$ 3.9 milhões)
• Encontros a qualquer hora, em qualquer lugar, em...
Escopo (EAP - Estrutura Analítica de Projeto)
Implantação
Web
Conferencing
Gerenciamento
do Projeto
Seleção
Ferramenta
Aqu...
Prazo
Consolidação Preços (US$/licença/ano*)
MEETINGS
WEBINARS (1.000 participantes)
3.588,00
468,00
N/D
468,00
5.500,00
500,00
...
Custos Globais (final)
 6 licenças simples (PRO) para Reuniões on-Line (Presidência e Diretorias): (4 x 99,90) + (2
x fre...
Lições aprendidas
 O óbvio: Patrocínio (TI, Diretores)
 Tratar como um Projeto (Designações, escopo, orçamento, prazos,
...
Comunicação intensa: “Como reservar um link”
Vamos brincar?
Obrigado!
Roberto Chiacchio
rchiac@finep.gov.br
21 2555-0251
Ressalva: as idéias e opiniões contidas neste documento, incl...
SmartGov - Série "Encontros On-line". Tema: Implantação de Webconferencing numa Agência Federal Brasileira
SmartGov - Série "Encontros On-line". Tema: Implantação de Webconferencing numa Agência Federal Brasileira
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

SmartGov - Série "Encontros On-line". Tema: Implantação de Webconferencing numa Agência Federal Brasileira

133 visualizações

Publicada em

Das práticas, tecnologia e inovação às formas de contratação, dicas de implantação e lições aprendidas, o objetivo da Série "Encontros On-line" é disseminar, num evento pragmático e de curtíssima duração, um resumo de "como efetivamente fazer" a mudança, trazendo inspiração para que servidores empreendedores e engajados como você repliquem em suas organizações projetos que funcionam.

Tema inaugural: Soluções de Webconferencing - a experiência Finep na seleção, contratação e uso: Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas.

Veja como como reduzir custos de passagens e hospedagens, promover ações de divulgação, aumentar a produtividade e integração de equipes geograficamente dispersas e contribuir para as frentes de capacitação empreendidas por Universidades Corporativas ou outras unidades responsáveis pelo treinamento. E mais:

-Uma análise sobre a Indústria da Solução
-Principais requisitos funcionais
-Valores envolvidos
-Tipos de licença
-Etapas de implantação

Publicada em: Governo e ONGs
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
133
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
5
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
1
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

SmartGov - Série "Encontros On-line". Tema: Implantação de Webconferencing numa Agência Federal Brasileira

  1. 1. Soluções de Webconferencing - a experiência Finep na seleção, contratação e uso: Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas. Roberto Chiacchio Data: 15/08/2016
  2. 2. AGENDA  O Problema  Objetivo  O que é Web Conferencing?  Características e Benefícios de Soluções Web Conferencing  A Indústria de Web Conferencing: principais empresas e Soluções  Escopo, Prazo e Custos  Lições Aprendidas
  3. 3. Roberto Chiacchio  Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia Transportes (UFRJ); Pós- Graduação em Engenharia Produção (UFRJ); Certificações PMP e CBPP  Delegado Regional RJ da ABPMP - Association of Business Process Management Professionals  Analista na Finep desde 2001  Mais de 15 anos de vivência em projetos corporativos, envolvendo:  Modelagem e redesenho de processos de negócios  Reestruturação Organizacional  Seleção e implementação de Soluções de TI  Condução de licitações de médio e grande porte voltados à Contratação de Consultorias e Soluções de TI
  4. 4. O Problema  Grande volume de interações presenciais entre Finep e seus Clientes, Parceiros e outros entes, que poderiam ser parcialmente substituídas por interações on-line;  A necessidade de:  perseguir a redução de custos, o aumento de produtividade e otimização do tempo e energia de Analistas e Executivos, minimizando deslocamentos e suas preparações;  imprimir maior velocidade decisória, de comunicação e de elucidação de questões, por meio de uso de tecnologias já maduras, capazes de agrupar pessoas geograficamente dispersas, permitindo ampla colaboração em tempo real;  um sistema de apresentação corporativa em massa, para toda a Finep, e que permita interação em tempo real.
  5. 5. Objetivo do Projeto Introduzir soluções de colaboração em tempo real na Finep, permitindo reuniões on-line e webinars por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet (PC, Smartphones, Tablets).
  6. 6. O que é Web Conferencing? “Web Conferencing é uma solução de colaboração em tempo real baseada em internet que suporta interações entre participantes em múltiplos formatos de encontros. Os tipos de encontros incluem reuniões colaborativas, webinars e treinamentos.” (Gartner, 2014)
  7. 7. Tipos Comparação de diferentes tipos Soluções Web Conferencing Principais Requisitos Funcionais
  8. 8. Meetings Webinars Trainings 50 10.000 200
  9. 9. Meetings Webinars Traininings
  10. 10. Meetings Webinars Traininings
  11. 11. Usabilidade!
  12. 12. A Indústria - Principais Players Gartner's Magic Quadrant for Web Conferencing (2015) A Indústria tem organizações de peso...
  13. 13. Players ...com novos entrantes com grande competência e rápido crescimento.
  14. 14. Principais Benefícios e Aplicações • Apoio ao esforço de prospecção e fomento da Finep • Discussão, construção e alteração de contratos e documentos técnicos e administrativos com Clientes, Fornecedores, Parceiros e Órgãos de Governo • Possibilidade de visitas técnicas virtuais ao Cliente, via Smartphones/Tablets, onde o Cliente apresentaria instalações e protótipos • Logística acelerada para Palestras de Especialistas de renome nacional e internacional • Promoção de Webinars abertos à comunidade científica e empresarial e à sociedade (puramente virtuais ou híbridos) • Apresentação e discussão em massa de editais (consultas públicas) • Treinamento e Help-Desk para Clientes e Parceiros • Embrião para a construção de um ambiente de colaboração on-line que favoreça a discussão do tele-trabalho e Commuter Hubs • Reforço à marca de Agência de Inovação, trazendo um traço de modernidade
  15. 15. • Potencial de redução de custos de viagem (Finep 2015: R$ 3.9 milhões) • Encontros a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo • Reuniões de Trabalho e Treinamentos de pequena escala conduzidos em tempo real e total interatividade • Eliminação de barreiras geográficas para equipes que trabalham em projetos ou processos de negócio específicos • Otimização do uso de salas e auditórios para eventos presenciais - encontros entre colegas no mesmo prédio • Conceito diferenciado de licença: 1 apresentador -> n participantes (instalação “Client”) • Aumento de produtividade • ROI ligeiro • Comunicação Corporativa: pronunciamentos • Eliminação de custos de contratação de serviços de streaming e gravação de vídeo Principais Benefícios e Aplicações
  16. 16. Escopo (EAP - Estrutura Analítica de Projeto) Implantação Web Conferencing Gerenciamento do Projeto Seleção Ferramenta Aquisição Acesso (Saas) e Configurações Testes Finais Implantação Encerramento • Termo de Abertura • Plano de Projeto • Monitoramento e Controle • Coleta de Estudos Gartner e similares • Testes versões demo das soluções pré-selecionadas • Definição de requisitos • Short list das Soluções elegíveis • Definição do nº e tipo de licenças • RFQ • Seleção método de aquisição com Justificativa • Aquisição e pagamento de licenças, conforme rito • Aquisição de Webcams e cabos USB extensores por Dispensa • Definição de nomes das contas • Adaptação para identidade visual Finep • Modelos de Alertas e Mensagens • Testes pré-produção • Piloto e Ajustes • Manuais de Usuário e Administradores • Definição de responsáveis pelas contas e agendamentos • Atualização do Cadastro de Serviços e SLA´s • Treinamento de Técnicos e de Analistas TI • Treinamento de Usuários-Chave • Campanha, Lançamento e Go Live! • Operação Assistida - 30 dias • Lições aprendidas • Celebração
  17. 17. Prazo
  18. 18. Consolidação Preços (US$/licença/ano*) MEETINGS WEBINARS (1.000 participantes) 3.588,00 468,00 N/D 468,00 5.500,00 500,00 3.549,90 149,90 (Cotações obtidas nos sites das empresas)
  19. 19. Custos Globais (final)  6 licenças simples (PRO) para Reuniões on-Line (Presidência e Diretorias): (4 x 99,90) + (2 x free) = US$ 399,60/ano  1 licença add-on para Webinars 1.000 pessoas: 1 x US$ 2.550 = US$ 2.550,00/ano TOTAL GERAL BRUTO, com impostos: US$ 3.687,00 R$ 12.422,98 DISPENSA DE LICITAÇÃO Desconto de 30% na cotação original!
  20. 20. Lições aprendidas  O óbvio: Patrocínio (TI, Diretores)  Tratar como um Projeto (Designações, escopo, orçamento, prazos, etc)  Buscar avaliações em referências especializadas (Gartner, Forrester, Ovum, etc.)  Empreender POC´s intensas (Provas de Conceito)  Nada de Soluções mais ou menos - as melhores, SEMPRE!  Começar pequeno (poucas licenças) para implementar velozmente e criar ímpeto  Comunicar, comunicar, comunicar: matérias, treinamentos, apresentações “viscerais”, na ferramenta.
  21. 21. Comunicação intensa: “Como reservar um link”
  22. 22. Vamos brincar?
  23. 23. Obrigado! Roberto Chiacchio rchiac@finep.gov.br 21 2555-0251 Ressalva: as idéias e opiniões contidas neste documento, inclusive aquelas que forem expostas verbalmente em complementação ao seu conteúdo por ocasião de apresentações púbicas, são de responsabilidade exclusiva do autor, podendo não representar a posição oficial do órgão ou entidade ao qual este esteja vinculado.

×