TOTVS Gestão Contábil – SPED Contábil

1. ECD: Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil TOTVS Gestão Contábil

2. Gestão Contábil Objetivos da Matéria Através da leitura deste documento, o usuário irá receber informações sobre o processo de geração do Sped Contábil, tratando como ponto principal a ECD: Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil no sistema de Gestão Contábil – RM Saldus O estudo também proporcionará entendimento sobre conceitos, abrangência, prazos e obrigatoriedades e benefícios da rotina.

3. Gestão Contábil Conceito O que é SPED? Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007 é considerado como um avanço na informatização da relação fisco-contribuinte. Consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. O SPED é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e da sociedade empresária, mediante fluxo único digital de informações.

4. Gestão Contábil Abrangência O SPED é composto por três grandes subprojetos: ECD: Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil EFD: Escrituração Fiscal Digital - SPED Fiscal NFe: Nota Fiscal Eletrônica – Ambiente Nacional

5. Gestão Contábil Prazos SPED NF-e Fiscal Contábil Início em Abril de 2008Com cronograma de adesão progressivo Junho de 2009 Janeiro de 2009

6. Gestão Contábil Principais Benefícios ao uso do SPED Contábil Redução de custos de impressão. Redução de custos de aquisição de papel. Eliminação no custo de armazenagem da nota fiscal. Facilidade de armazenamento. Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas. Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal. Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações , tornando mais célebre a identificação de ilícitos tributários.

7. Principais Características A ECD: Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil tem por objetivo, a substituição dos livros contábeis (Diário e Razão) por arquivos digitais. Livro Diário (completo sem escrituração auxiliar); Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar); Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida; Livro Balancete Diário e Balanços; Razão (completo sem escrituração auxiliar); Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme layout parametrizável) Gestão Contábil

8. Gestão Contábil Descrição do Processo Empresário ou Sociedade Empresária SPED – Repositório Nacional Fluxo Comunicação HTTPS BD Corpore RM Arquivo EFD Envio Gerar Escrituração Validar Receber Fornecer Recibo Fornecer Situação EF Retorno Gerar Validar Assinar Visualizar EF Transmitir Consultar Situação EF Envio Envio Junta Comercial Outras Entidades Gerar GR Verificar Pagto Analisar Livros Requerimento Autenticar Livro Fornecer Situação BACEN SUSEP RFB SEFAZ

10. Assinatura da escrituração e

12. Digitação;

13. Alteração;

14. Exclusão de arquivos;

15. Assinatura digital;

16. Visualização da escrituração fiscal;

19. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Contábil – RM Saldus 1ª Parte : Cadastros Específicos 2ª Parte : Parametrizações Necessárias 3ª Parte : Geração do SPED Contábil 4ª Parte : Validação do SPED Contábil

20. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Cadastros Específicos Para geração do SPED Contábil é necessário verificar e/ou cadastrar no sistema, informações exigidas pelo Fisco. A seguir vamos apresentar os principais cadastro que compõem esta rotina.

21. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Instituições Responsáveis pela Administração do Cadastro É utilizado para identificar os órgãos e instituições governamentais que compartilham das informações relativas à ECD. O cadastro virá preenchido com os dados divulgados pela legislação, podendo ser alterado pelo usuário em casos de alterações legais.

22. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Outras Inscrições Cadastrais Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto as informadas no registro 0000. (Redação dada pela IN RFB nº 926/09).

23. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Outras Inscrições Cadastrais - continuando Existindo mais de uma filial numa mesma UF, fica a critério do empresário/sociedade empresária informar mais de uma. Observação: Este registro é obrigatório , caso a empresa não possua inscrição cadastral em alguma entidade deve-se vincular o registro à Instituição de código “00” – Sem inscrição Cadastral em outra entidade .

24. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Participantes É um conjunto de informações para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa tem alguns tipos de relacionamentos específicos. Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos descritos na tabela anexa ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07. Neste cadastro você deve informar o participante (filial ou cliente/fornecedor), seu tipo de relacionamento e o período de relacionamento.

25. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Identificação Nesse cadastro você deverá informar alguns dados sobre as Escriturações Contábeis (livros contábeis) emitidos pela empresa.

26. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Identificação – Continuando Forma de Escrituração: Determina o tipo de livro que será gerado no SPED. Em atendimento a legislação do SPED, podem ser gerados os seguintes tipos de Escrituração Contábil: Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar) Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar) Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida Livro Balancetes Diários e Balanços Razão Auxiliar Número de Ordem do Instrumento de Escrituração: Informar número do livro. Para o primeiro cadastro de uma "Forma de Escrituração", este campo estará habilitado para que o usuário informe o número do livro. Nos próximos cadastros dessa mesma "Forma de Escrituração", o sistema incrementará esse número automaticamente à partir do número informado no primeiro cadastro. Este número será incrementado para cada forma de escrituração separadamente

27. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Identificação – Continuando Descrição da Escrituração Contábil : Campo livre para informar um descritivo que identifique a escrituração em questão

28. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Dados Adicionais Natureza do Livro Campo livre para informar a finalidade a que se destina a escrituração em questão. Este texto constará nos termos de abertura e encerramento da ECD

29. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Dados Adicionais - Continuando Tipo de Escrituração do Livro: Informação necessária para o PVA. Informar Digital (incluídos no SPED) ou outros Data de Início e Término da Escrituração: Para selecionar os lançamentos contábeis que serão escriturados na Forma de Escrituração selecionada Data de Arquivamento dos Atos Constitutivos : Data em que o contrato social ou o estatuto da empresa foi arquivado na Junta Comercial Data de Arquivamento do Ato de Conversão de Sociedade Simples em Sociedade Empresária: Informação de data em que o contrato referente ao ato de conversão foi arquivado na Junta Comercial.

30. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Signatários Cadastre aqui as pessoas e a qualificação dos assinantes da escrituração contábil. É necessário informar no mínimo, dois signatários: A pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último.

31. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Contas Contábeis que recebem lançamentos globais Opção disponível somente quando a "Forma de Escrituração" for: Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar); Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme layout parametrizável).

32. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Contas Contábeis que recebem lançamentos globais - Continuando Deverão ser informadas as contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliar, ou seja, as contas analíticas do Diário com Escrituração Resumida que receberam os lançamentos globais.

33. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Plano de Contas Contábeis No plano de contas contábil é necessário informar a Natureza da conta para emissão do SPED. No caso de existir alguma conta que não deve ser enviada, deve ser informada a opção “Não informado”.

34. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Centro de Custo x Conta Contábil Através dos parâmetros do sistema é possível definir qual informação do Lançamento Contábil será considerada como Centro de Custo na montagem do arquivo para o SPED. Existem duas opções: "Próprio Centro de Custo" ou "Conta Gerencial".

35. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Centro de Custo x Conta Contábil – Continuando Para que esta informação seja enviada para o SPED é necessário ainda, habilitar o campo “Enviar para o SPED” disponível no cadastro de Centro de Custo, caso a opção marcada no parâmetro seja “Próprio Centro de Custo” ou no cadastro de Contas Gerenciais, caso a opção marcada no parâmetro seja “Conta Gerencial”. Desta forma, somente os Centros de Custo ou Contas Gerenciais em que o campo “Enviar para o SPED" estiver marcado é que serão considerados na geração do arquivo para o SPED.

36. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Plano de Contas Paralelo x Plano de Contas Referencial No menu Cadastros | Plano de Contas Paralelo é possível relacionar as contas do Plano de Contas Contábil do sistema com as contas do Plano de Contas Referencial fornecida pelo governo.

37. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Plano de Contas Paralelo x Plano de Contas Referencial - Continuando Este processo é necessário quando a Sociedade Empresária estiver sujeita à regulamentação, seja do Banco Central ou da SRF. Este processo é necessário quando a Sociedade Empresária estiver sujeita à regulamentação, seja do Banco Central ou da SRF. Para isso é necessário identificar a ‘Instituição Responsável’. A opção "Não Aplicável" para este campo, deverá ser utilizada nos Planos de Contas Paralelo cuja finalidade não seja a geração do SPED Contábil.

38. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Através do Assistente de Implantação de Processos, vamos definir os parâmetros para emissão do SPED

39. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Considerar para Centro de Custo Como visto anteriormente, é necessário definir qual campo do Lançamento Contábil será considerado como Centro de Custo no arquivo do SPED. O sistema oferece duas opções: o Próprio Centro de Custo do Lançamento Contábil, ou o Rateio Gerencial (Conta Gerencial). Esta opção também será utilizada no relacionamento entre Plano de Contas Contábil e Plano de Contas Referencial, caso necessário

40. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Classificação do Pais O Banco Central possui uma tabela para classificação dos países para as operações cambiais. Para o SPED é necessário identificar o código do país do domicílio do Participante conforme a tabela do Banco Central. Para que o arquivo do SPED tenha esta informação, os cadastros de "Países" e "Classificação de País", deverão estar devidamente preenchidos, através dos menus: Cadastro | Classificação Países e Cadastro | Países - Anexo: "Codificação de País" Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus

41. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Classificação do Município (IBGE) Os municípios do território brasileiro possuem várias classificações para atender as exigências do fisco, como por exemplo: Classificação IBGE, Receita Federal, dentre outras. Para o SPED é necessário identificar o código do município do domicílio fiscal da Empresa e do Participante, conforme a tabela do IBGE.

42. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Parametrizando o sistema Gestão Contábil – RM Saldus Classificação do Município (IBGE) Para que o arquivo do SPED tenha esta informação, os cadastros de Municípios e Classificação de Municípios, deverão estar devidamente preenchidos. A tabela de Classificação de Município já vem preenchida com algumas classificações (IBGE, Receita Federal e SEFAZ estaduais). Os municípios por sua vez, também já estão associados à tabela de Classificação do IBGE. Menus: Cadastro | Classificação Município e Cadastro | Município - Anexo: Codificação de Município

43. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo O processo de geração do SPED Contábil consiste em criar um arquivo digital em um formato específico. É acessado através do Menu: Obrigações Acessórias | Gerar SPED Contábil

44. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Nesta etapa deve-se informar: Código do Plano Referencial (Plano de Contas Paralelo): conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051(Plano Referencial) não é obrigatório. Filial Matriz: informe a filial Matriz responsável pela escrituração contábil. Tipo de Escrituração: Centralizada ou Descentralizada.

45. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Nesta etapa deve-se informar - Continuando Situação Especial: de acordo com a situação, deve ser selecionada uma das opções: Abertura, Cisão, Fusão, Extinção, Incorporação, ou Nenhum Filial Escriturada: Campo só será exibido quando o Tipo de Escrituração for "Descentralizada“ Existe ainda a opção de não enviar os históricos de alteração das Contas Contábeis e Centro de Custo. ** Ver mais detalhes no Manual do SPED Contábil (Receita Federal) e HELP do sistema.

46. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Forma de Escrituração Nesta etapa vamos definir mais alguns detalhes referentes a escrituração contábil: Forma de Escrituração: informar nesse campo a identificação da "Escrituração Contábil" criada anteriormente no "Cadastro de Escriturações“. Período da Escrituração: este período é definido no "Cadastro de Escriturações".

47. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Forma de Escrituração - Continuando Histórico de Fechamento: informe o código do histórico de fechamento utilizado no processo ‘Transferência de Grupos Contábeis’ do encerramento do período contábil em questão. Data de Fechamento: informe para cada Histórico de Fechamento, a data em que os lançamentos de transferência de grupos de contas foram realizados quando do encerramento do período contábil em questão. Identificação da Demonstração: Nesse campo o usuário irá escolher o cabeçalho que será apresentado nos relatórios gerados pelo PVA (Programa de Validação do SPED, fornecido pela Receita Federal).br />1 - Demonstração contábil do empresário ou sociedade empresária a que se refere a escrituração.br />2 - Demonstrações consolidadas ou de outros empresários ou sociedades empresárias.

48. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Forma de Escrituração - Continuando ** Ver mais detalhes no Manual do SPED Contábil (Receita Federal) e HELP do sistema. Observação: Se a empresa trabalha com apuração trimestral, deve-se informar os 4 históricos de fechamento que foram utilizados no encerramento das contas contábeis (Transferência de Grupos Contábeis). Cada período de apuração deve utilizar um histórico, um mesmo histórico de fechamento não pode ser utilizado em mais de um período de apuração.

49. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Parametrização da DRE (Demonstração de Resultados) Utilizar modelo criado no RM Saldus: Habilitando esta opção o sistema irá gerar a DRE conforme a estrutura pré definida no processo de montagem da DRE, neste caso deve-se informar o caminho em que a estrutura foi gravada.

50. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Parametrização da DRE (Demonstração de Resultados) - Continuando Caso não opte por Utilizar o Modelo do RM Saldus (opção acima), serão apresentadas as opções: Mostrar o saldo final da "Apuração de Resultado do Exercício”(Registro J150): Habilitando esta opção, será gerado no registro J150 (Demonstração de resultado do exercício) uma conta virtual com este saldo, informe também uma descrição para conta. Não mostrar as contas analíticas na demonstração de resultado do exercício (Registro J150): Habilitando esta opção, não serão geradas as contas analíticas na Demonstração do Resultado. Mostrar o código da conta na geração do registro J150: ao gerar as informações da Demonstração do Resultado, será adicionado na descrição das contas aglutinadoras o código da conta contábil para facilitar a conferência.

51. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Balanço Patrimonial Utilizar modelo criado no RM Saldus: Habilitando esta opção o sistema irá gerar a DRE conforme a estrutura pré definida no processo de montagem da DRE, neste caso deve-se informar o caminho em que a estrutura foi gravada.

52. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Balanço Patrimonial – Continuando Caso não opte por Utilizar Modelo do RM Saldus (opção acima), serão apresentadas as opções: Grau de aglutinação: define o grau de aglutinação da conta que será gerada no registro J100(Balanço Patrimonial). Mostrar o código da conta na geração do registro J100: ao gerar as informações para o Balanço Patrimonial, será adicionado na descrição das contas aglutinadoras o código da conta contábil. ** Ver mais detalhes no Manual do SPED Contábil (Receita Federal) e HELP do sistema.

53. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Seleção de Registros Facultativos A partir da forma de escrituração contábil utilizada, pode-se selecionar quais registros (opcionais) serão enviados para o arquivo referente ao SPED Contábil. ** Ver mais detalhes no Manual do SPED Contábil (Receita Federal) e HELP do sistema.

54. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Outras Informações Esta opção permite ao usuário selecionar arquivos que possuem informações que devam constar no livro, tais como: outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc. Observação: Os arquivos que serão informados no J800 deverão ser de formato ‘rtf’. ** Ver mais detalhes no Manual do SPED Contábil (Receita Federal) e HELP do sistema.

55. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Finalizando o processo Após a conclusão do processo de geração do SPED, o sistema irá salvar um arquivo com seguinte denominação: LIVRO_ECDXY : descrição fixa para todos os tipos de livros gerados, onde: X - Corresponde ao “Número de Ordem do Instrumento de Escrituração” informado no cadastro de Escriturações Contábeis vinculado à geração do SPED em questão;

56. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Gerando a ECD – Geração do arquivo Finalizando o processo - Continuando Y - Forma de escrituração definida para a geração do SPED em questão, conforme tabela utilizada no registro I010 - Identificação da Escrituração Contábil: G = Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar); R = Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar); A = Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida; B = Livro Balancetes Diários e Balanços; Z = Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido nos registros I500 a I555).

57. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Processo de Validação do Arquivo - gerado para o SPED

58. Gestão Contábil Conhecendo o Processo ECD: Escrituração Contábil Digital – SPED Contábil Processo de Visualização do Arquivo Validado

59. Conclusão Conclusão Nesta apresentação, você adquiriu uma visão geral da geração do ECD: Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil. Para treinamentos sobre a rotina, favor entrar em contato com o Departamento de Treinamento da Central de Desenvolvimento BH, através do email bh.educacao@totvs.com.brou telefones (31)2122-9072/9078. Para acessar outras documentações sobre o assunto, acesse os canais de comunicação abaixo: http://totvsconnect.blogspot.com/ http://www.totvs.com/customercenter http://tdn.totvs.com/kbm http://fwrm-share/totvsshare/Default.aspx

60. Conclusão Agradecimento A TOTVS agradece a sua leitura Este material é de propriedade da TOTVS S/A, sendo proibida a sua reprodução em qualquer meio, total ou parcial, sem aprovação por escrito. Todos os direitos estão reservados. A informação contida aqui é confidencial e não pode ser utilizada fora da empresa ou das franquias que fazem parte da nossa rede, não podendo ser divulgada para clientes, parceiros ou outra empresa ou indivíduo sem o prévio consentimento de um diretor da TOTVS S/A. As opiniões expressas aqui estão sujeitas a modificação sem aviso prévio.