Cotações e propostas rfi rfq

Solicitação de informação, cotações
e propostas (RFI, RFQ e RFP)
Um guia de refer ência rápida do comprador para a
funcionalidade da ferramenta Agentrics Sourcing
Versão 7.1
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ÍNDICE
Copyright 2008 Agentrics, LLC. Todos os direitos reservados.
Copyright parcial 2002 - 2008 Emptoris Software, Inc.

INTRODUÇÃO............................................................................................................................................3
ETAPAS BÁSICAS X TODAS AS ETAPAS.....................................................................................................3
CRIANDO UMA RFI......................................................................................................................................3
CRIANDO UMA RFQ.....................................................................................................................................4
CRIANDO UMA RFP .....................................................................................................................................5
CRIANDO UMA RFI, UMA RFQ E UMA RFP (ETAPAS BÁSICAS)..................................................................6
INSERINDO INFORMAÇÕES BÁSICAS (RFI, RFQ, RFP).............................................................................................6
DEFININDO MOEDAS ACEITÁVEIS (RFQ, RFP)......................................................................................................7
DEFININDO REGRAS DE LICITAÇÃO (RFQ, RFP)....................................................................................................7
ADICIONANDO QUESTIONÁRIOS E PERGUNTAS (RFI, RFP)........................................................................................9
CRIANDO ITENS (RFQ, RFP)........................................................................................................................10
CONVIDANDO FORNECEDORES (RFI, RFQ, RFP).................................................................................................10
PROGRAMANDO (RFI, RFQ, RFP)..................................................................................................................10
REVENDO O RESUMO (RFI, RFQ, RFP)............................................................................................................10
MONITORANDO A SUA RFI, RFQ OU RFP.................................................................................................11
REVENDO RESPOSTAS E QUESTIONÁRIOS (RFI, RFP)............................................................................................11
REVENDO LANCES COLOCADOS (RFQ, RFP).......................................................................................................11
PONTUANDO E ANALISANDO A SUA RFI, RFQ OU RFP............................................................................12
PONTUANDO RESPOSTAS A QUESTIONÁRIOS (RFI, RFP).........................................................................................12
ANALISANDO LANCES COLOCADOS (RFQ, RFP)...................................................................................................13
PREMIANDO NEGÓCIOS (RFQ, RFP)........................................................................................................14
TODAS AS ETAPAS – EXPLICAÇÃO E TÓPICOS DA AJUDA ON-LINE (RFI, RFQ, RFP)...............................14
RFI, RFQ e RFP
© 2009 Agentrics, LLC. Todos os direitos reservados. Página 2

Introdução
Antes de criar uma RFI, RFQ ou uma RFP, há algumas coisas que precisa fazer:
Confirmar se o seu sistema cumpre os requisitos do Agentrics
Definir as suas preferências de usuário (fuso horário, idioma de preferência, e-mail e página inicial)
Consulte o Guia de referência rápida de leilões reversos para obter instruções sobre como executar estas
tarefas.
Etapas básicas x Todas as etapas
Criando uma RFI
Uma Solicitação de informação, ou RFI,
representa uma troca de informações entre um
comprador e seus fornecedores. O comprador
cria questionários contendo questões que
pretende que os fornecedores respondam.
A ferramenta Agentrics Sourcing oferece dois
conjuntos de etapas para o comprador seguir ao
criar uma RFI: básicas e todas. Etapas básicas
representam as etapas essenciais para criar uma
RFI. Todas as etapas representam a lista
completa de etapas disponíveis para criar uma
RFI.
Observação: A etapa 'Programar' do assistente
não fica acessível antes de você criar pelo menos
um questionário e convidar pelo menos um
fornecedor.
Como alterar as definições do meu assistente? Vá até Utilitários>Admin>Gerenciar perfil>Perfil e clique
na etapa "Configuração do aplicativo" do assistente. No campo "Modo padrão do assistente", selecione 'Exibir
somente as etapas básicas' ou 'Exibir todas as etapas'. Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.
Consulte a seção Todas as etapas – Explicação
e tópicos da ajuda on-line para obter uma lista
de todas as etapas, uma explicação breve e
tópicos de ajuda on-line específicos para
pesquisar na ferramenta Agentrics Sourcing.
Para acessar ajuda on-line, clique no ícone
"ponto de interrogação" na parte superior de
todas as telas.
Consulte "Criando uma RFI" na ajuda on-
line para obter instruções sobre todas as etapas.
RFI, RFQ e RFP

Criando uma RFQ
Uma RFQ é uma solicitação de cotações ou lances
para itens e serviços definidos pelo comprador.
criar uma RFQ: básicas e todas. Etapas básicas
RFQ. Todas as etapas representam o conjunto
completo de etapas disponíveis para criar uma
RFQ.
Para alterar a sua configuração padrão de
assistente, consulte a seção Como alterar as
definições do assistente? para mais
instruções.
todas as telas.
Pesquise "Criando uma RFx" na ajuda on-
RFI, RFQ e RFP

Criando uma RFP
Uma solicitação de proposta ou RFP combina as
características de uma RFI e de uma RFQ. Em
uma RFP, o comprador pode criar questionários
para obter informações dos fornecedores e
também criar itens para licitação.
criar uma RFP: básicas e todas. Etapas básicas
RFP. Todas as etapas representam o conjunto
completo de etapas disponíveis para criar uma
RFP.
Para alterar a sua configuração padrão de
assistente, consulte a seção Como alterar as
definições do assistente? para mais
instruções.
todas as telas.
Pesquise "Criando uma RFx" na ajuda on-
RFI, RFQ e RFP

Criando uma RFI, uma RFQ e uma RFP (Etapas básicas)
Para criar uma nova RFI, RFQ ou RFP, vá para
RFx(s)>Criar Nova>RFx.
Na tela Criar nova RFx, clique no botão "Criar
nova RFx".
~
Você pode criar uma RFI, RFQ, ou RFP a partir de
um modelo ou de um arquivo importado.
Consulte um dos seguintes tópicos na ajuda
on-line para mais instruções: "Criando uma RFx
a partir de um modelo" ou "Criando uma RFx
a partir de um arquivo importado".
Inserindo informações básicas (RFI, RFQ, RFP)
Selecione 'RFI', 'RFQ' ou 'RFP' na lista suspensa
"Tipo" e insira as informações básicas de
configuração da sua RFP, como o nome,
descrição, uma unidade comercial à qual deseja
vincular este leilão, se aplicável, e as casas
decimais da moeda que preferir.
Clique no botão "Salvar e próximo" para salvar
as suas alterações e passar à próxima etapa. O
assistente RFx será executado ao completar esta
etapa, e vai acompanhá-lo, etapa a etapa, pelo
processo de criação.
Observação: Este guia de referência rápida
acompanha-o na criação, monitoramento e
premiação de uma RFP, realçando as etapas
aplicáveis a RFIs e RFQs.
Consulte "Criando uma RFI", "Criando uma RFQ" ou "Criando uma RFP" na ajuda on-line para obter mais
instruções sobre como criar uma RFI, RFQ e uma RFP.
O assistente RFx exibe as etapas básicas no lado
esquerdo da tela. Depois de inserir as
informações básicas, você pode selecionar
moedas válidas, adicionar questionários e
perguntas, definir as suas regras de licitação,
adicionar itens, convidar fornecedores e marcar a
data e hora da sua RFI, RFQ ou RFP.
Observação: Se estiver criando uma RFQ, não
verá a etapa "Questionários" do assistente. Se
estiver criando uma RFI, não verá as etapas
"Moeda", "Itens" ou "Definindo regras de
licitação" do assistente.
Para adicionar anexos como termos e condições
ao nível de RFP, clique no link "Anexos de RFP,
RFI, RFQ e RFP

RFQ ou RFI (n)". Ou clique em "Exibir todas
as etapas" e clique na etapa "Anexos" no
assistente RFx.
Consulte "Anexando arquivos" na ajuda on-line para obter mais informações. Você pode adicionar anexos aos
itens de linha e a mensagens seguindo estas etapas.
Definindo moedas aceitáveis (RFQ, RFP)
As etapas para definir moedas do lance e para usar taxas de câmbio em uma RFQ e uma RFP são as mesmas de um
leilão. Consulte a seção Etapa 2: Moedas no Guia de referência rápida de leilões reversos.
Definindo regras de licitação (RFQ, RFP)
RFI, RFQ e RFP

A próxima etapa do assistente, "Definindo
regras de licitação", permite que você
determine que opções avançadas de licitação
deseja que os fornecedores vejam em uma RFQ
ou RFP. Consulte a próxima página para obter
uma explicação de o que o fornecedor pode fazer
se você ativar estas regras de licitação.
Mantenha as definições padrão se não desejar
que os fornecedores usem estas opções.
Consulte "Criar regras de licitação para
uma RFQ" ou "Criar regras de licitação para
uma RFP" na ajuda on-line para mais
informações.
Regras de licitação O que acontece?
Ativar licitação com
desconto por pacote
de itens?
Se a opção estiver ativada, os fornecedores poderão fazer lances em lote para itens
na RFQ ou RFP. Um lance em lote é aquele onde os fornecedores oferecem vários
itens com um preço com desconto. Os lances são sempre aceitos pelo sistema, mas
o comprador pode decidir não levar em conta os lances em lote durante o processo
de análise.
Permitir lances com
desconto por
volume?
Se a opção estiver ativada, os fornecedores poderão fazer lances com desconte por
volume em itens, pacotes simples ou tudo-ou-nada, na RFQ ou RFP. Os descontos
por volume permitem que os fornecedores possam oferecer preços mais baixos por
unidade se o comprador adquirir uma quantidade maior. O fornecedor preenche
uma programação de preços para várias linhas, oferecendo inicialmente dois preços
diferentes por unidade e quantidades diferentes. O Agentrics Sourcing considera
cada linha da programação como um lance separado no sistema. E o Analisador
selecionará o lance mais apropriado para inclusão.
Ativar descontos por
volume de negócios
do fornecedor
Se a opção estiver ativada, os fornecedores serão capazes de especificar descontos
por volume de negócios para esta RFQ ou RFP, permitindo que os fornecedores
especifiquem descontos adicionais para prêmios que superem certos limites em
dólar. Os descontos podem ser definidos em percentagens ou dólares, e podem ser
positivos ou negativos. Os descontos podem ser feitos em porcentagens ou dólares
e podem ser positivos ou negativos. O fornecedor preenche uma programação de
preços para várias linhas, inicialmente oferecendo dois descontos diferentes para
quantidades diferentes. O Agentrics Sourcing considera cada linha da programação
como um lance separado no sistema. E o Analisador selecionará o lance mais
apropriado para inclusão. O Agentrics Sourcing irá garantir que os intervalos
mínimo/máximo de quantidade não se sobreponham.
Ativar conjuntos de
itens
Se a opção estiver ativada, os compradores participando desta RFQ ou RFP podem
criar pacotes de substituição ou tudo-ou-nada na tela criar item. Use a função lote
de substituição se deseja que os fornecedores ofereçam seus melhores lances para
os vários itens alternativos no lote.
Bloquear a
visualização de
lances?
Se a configuração padrão 'Não' for mantida, o comprador pode ir a qualquer
momento à RFQ ou RFP antes do seu encerramento e ver os lances dos
fornecedores. Se a opção 'Sim' for selecionada, os compradores não poderão ver os
lances dos fornecedores até o encerramento da RFP.
RFI, RFQ e RFP

Adicionando questionários e perguntas (RFI, RFP)
Em seguida, você vai criar questionários para a
sua RFI ou RFP como um meio de trocar
informações com os seus fornecedores. Cada
questionário consiste em uma série de perguntas
que você deseja que os fornecedores respondam.
Para criar um questionário, clique no botão
"Criar questionário".
Na janela Criar questionário, insira as
informações sobre o seu questionário como o
nome e a descrição, e atribua um nível de
importância de 10 possíveis.
Para marcar fornecedores que não cumpram os
seus requisitos mínimos para este questionário,
clique na caixa de verificação "Bloqueio" e
defina os seus requisitos mínimos.
Para vincular o questionário a uma categoria ou
item para obter informações, clique no link ao
lado do campo "Categoria" e faça uma seleção.
Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.
Assim que tiver criado um questionário, poderá
adicionar perguntas. Para adicionar uma
pergunta, clique no botão "Criar" na seção
Perguntas da janela Editar questionário.
Na janela Gerenciador de perguntas, insira a sua
pergunta e selecione um tipo de resposta na lista
suspensa "Tipo de resposta". O tipo de
resposta que você selecionar vai determinar os
campos restantes.
Para usar o recurso de pontuação automática,
clique na caixa de verificação "Pontuação
automática", se disponível para o tipo de
resposta selecionado.
Insira informações sobre a sua pergunta, como o
nível de importância, se é obrigatória e selecione
a visibilidade apropriada.
Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.
Repita estas etapas para adicionar questionários
e perguntas adicionais.
Consulte "Adicionando perguntas a um questionário" na ajuda on-line para obter instruções específicas
para cada tipo de resposta disponível e para o recurso Pontuação automática.
RFI, RFQ e RFP

Criando itens (RFQ, RFP)
As etapas para criar itens em uma RFQ e em uma RFP são as mesmas que para criar itens em um leilão avançado.
Consulte a seção Etapa 2: Criando itens no GRR de leilões.
Convidando fornecedores (RFI, RFQ, RFP)
As etapas para convidar fornecedores para participarem de uma RFI, uma RFQ e uma RFP são as mesmas que para
os convidar para participarem de um leilão. Consulte a seção Etapa 4: Convidando fornecedores no GRR de
leilões reversos.
Observação: Você tem a opção de convidar fornecedores para toda a RFI, RFQ ou RFP, para todos os questionários,
para um questionário, para todas as categorias, uma categoria ou para um item.
Programando (RFI, RFQ, RFP)
As etapas para programar a sua RFI, RFQ e RFP são as mesmas que para a programação de um leilão. Consulte a
seção Etapa 5: Programando leilões no GRR de leilões reversos.
Revendo o resumo (RFI, RFQ, RFP)
As etapas para rever o resumo de uma RFI, RFQ e RFP são as mesmas para a revisão do resumo de um leilão.
Consulte a seção Etapa 6: Revendo o resumo no GRR de leilões reversos.
RFI, RFQ e RFP

Monitorando a sua RFI, RFQ ou RFP
Para monitorar a sua RFI, RFQ ou RFP, vá para
RFx(s)> Ver e gerenciar RFx(s). Localize a sua
RFx e clique no link "Nome da RFX". Você também
pode clicar no "menu de contexto" ao lado do Nome
da RFx e ir diretamente para a seção Monitorar RFx.
Observação: Se não vir a sua RFx, certifique-se de
que selecionou o status correto na lista suspensa:
Todas, Pendentes, Criadas, Pausadas, Abertas,
Premiadas ou Fechadas
Você também pode localizar seu leilão clicando na guia
“Calendário”, que exibe seus eventos em formato de calendário.
Observação: Para ver quantos fornecedores foram convidados, quantos aceitaram o seu convite e quantos colocaram
uma resposta ou um lance, passe o mouse por cima do link "n/n/n" exibido na coluna 'Fornecedores'. Clique no link
"n/n/n" para ver quantos fornecedores aceitaram o seu convite e para ler quaisquer mensagens enviadas pelos seus
fornecedores ao aceitarem ou recusarem o seu convite para participar.
Revendo respostas e questionários (RFI, RFP)
Para rever as respostas aos seus questionários em
uma RFP ou RFI, clique na guia "Questionário" e
depois clique no ícone "pasta" ao lado do
questionários que deseja rever. As respostas
submetidas são exibidas na seção Respostas válidas
do fornecedor.
Para comparar as respostas, clique no botão
"Comparar respostas". Na janela Rever
comparação de respostas, selecione o questionário, as
perguntas e os fornecedores que deseja comparar e
depois clique no botão "Comparar respostas".
Revendo lances colocados (RFQ, RFP)
Se a RFQ ou RFP não estiver bloqueada, você pode
monitorar os lances e as respostas às questões
colocadas, assim que ela seja aberta.
Para rever os lances colocados, clique na guia
"Itens". Na seção Todos os itens, clique no ícone
"pasta" ao lado do item que deseja rever. Os lances
são exibidos na seção Lances válidos.
Para ver o um lance de fornecedor, clique no link
"Nome do fornecedor".
Para comparar lances por item de linha, clique nas
"caixas de verificação" ao lado dos lances que
deseja comparar e clique no botão "Comparar
lances". Na janela Comparação de lances, você pode
ver e pontuar campos de lances.
Observação: Se foram definidas várias moedas, os lances serão exibidos naquela que o fornecedor escolheu. Se o fornecedor
estiver dando lances em uma moeda não oferecida, eles serão convertidos para sua moeda principal e exibidos na janela de
Comparação.
Consulte "Comparando respostas de questionários” na ajuda on-line para mais informações sobre como rever e pontuar
respostas.
RFI, RFQ e RFP

Pontuando e analisando a sua RFI, RFQ ou RFP
Pontuando respostas a questionários (RFI, RFP)
Assim que a RFI ou a RFP tiver sido fechada, você
e os membros da sua equipe (membros
responsáveis pela pontuação ou líderes) podem
avaliar e pontuar as respostas dos fornecedores
em perguntas que não foram configuradas com o
recurso pontuação automática ativado e tipos de
respostas que não oferecem esta opção, como
texto, data, etc.
Para avaliar e pontuar uma pergunta, clique na
guia "Planilha de pontos". Clique no sinal "+"
ao lado do questionário que deseja avaliar e
pontuar. Clique no link "pontuar" para abrir a
janela Ver resposta.
Observação: O ícone "raio" indica que a pergunta foi pontuada automaticamente.
O que é pontuação colaborativa? Este recurso permite que cada membro pontuador da equipe compradora avalie
as respostas do fornecedor e inclua as suas pontuações nas dos outros membros da equipe compradora. É então
realizada uma média de todas as pontuações, e esta é usada como a pontuação efetiva dos fornecedores para a RFI
ou RFP. Os observadores de pontuação podem ver o processo de pontuação.
Na janela Ver resposta, você pode percorrer as listas de fornecedores, questionários e perguntas clicando nas setas
para a direita e para a esquerda.
Observação: Para ocultar as perguntas pontuadas automaticamente, clique na caixa de verificação "Ocultar
perguntas pontuadas automaticamente" na seção Contexto.
Na seção Resposta, insira as suas pontuações nos campos editáveis. Clique no ícone "bilhete" para adicionar um
comentário. Clique no botão "Salvar" quando tiver concluído.
Repita estas etapas para cada fornecedor até ter colocado todas as suas pontuações. Clique no botão "Fechar"
quando tiver concluído e reveja a classificação e pontuação média para cada fornecedor, exibida na tela Planilha de
pontos.
Observação: As respostas do questionário também podem ser exportadas para os formatos Excel, CVS ou PDF
clicando-se no link Executar relatório RFP na parte superior da tela.
RFI, RFQ e RFP

Analisando lances colocados (RFQ, RFP)
Assim que a RFQ ou a RFP for fechada, o
comprador pode avaliar os lances colocados
usando a função analisador do Agentrics
Sourcing. O analisador permite que você avalie
lances, levando em consideração fatores de
desempenho como a qualidade, entrega,
garantia, e assim por diante. Ao criar e executar
diferentes equalizações, você pode analisar os
lances definindo diferentes restrições comerciais
a partir das equalizações padrão que somente
reparam no preço por unidade.
Assim que a RFQ ou a RFP for fechada, serão
criadas duas equalizações padrão. A primeira
equalização, LowestCostOutcome, encontrará o
mais baixo custo por unidade entre os lances. A
segunda equalização, ManualAwardsOnly, irá
sugerir um único fornecedor que deu lances para
todos os itens, e cuja soma dos lances é a menor
entre todos os fornecedores.
Para ver os resultados de uma equalização, clique no ícone "pasta" ao lado da equalização que deseja rever. Os
resultados serão exibidos na seção Resumo da equalização.
Consulte a seção Analisar lances no GRR de leilões reversos para mais informações sobre como criar e executar
equalizações adicionais e as etapas para ver os detalhes da análise.
Observação: Os lances também podem ser exportados para os formatos Excel, CVS ou PDF clicando-se no link
Executar relatório RFP na parte superior da janela.
RFI, RFQ e RFP

Premiando negócios (RFQ, RFP)
As etapas para premiar negócios em uma RFQ e em uma RFP são as mesmas que para premiar negócios em um
leilão. Consulte a seção Premiando negócios no GRR de leilões reversos.
Observação: Se os fornecedores não conseguirem preencher o número total de itens que você solicitou em sua RFQ
ou RFP, você pode transferir a quantidade restante pra uma nova RFQ.
Consulte "RFQ residual" e "Criando RFQs residuais" para obter instruções sobre como criar uma RFQ
residual.
Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-line (RFI, RFQ,
RFP)
Abaixo encontra-se uma lista das etapas do assistente de RFI e RFP que não fazem parte das etapas básicas e não
estão disponíveis em leilões ou RFQs. Consulte a seção Todas as etapas – Explicação e tópicos da ajuda on-
line do GRR de leilões reversos para obter uma explicação das seguintes etapas do assistente: Criar lote de item,
Adicionar atributo a item, Adicionar campos de lances, Criar formulário de lance de item, Fornecedor/Editar convite,
Anfitrião/Co-anfitriões - definir equipe e atribuir equipe.
Todas as etapas
Tipos
de RFx
Explicação Tópicos da ajuda
on-line
Questionários
com ponderação
RFI,
RFP
A tela Questionários com ponderação é usada para ver e
revisar os valores Importância para os questionários.
Também exibe as ponderações dos questionários,
calculadas a partir dos valores Importância. A ponderação
de um questionário em uma RFP é a sua definição de
Importância dividida pela soma de todas as definições
Importância.
Quando clicar nesta
etapa do assistente,
vai surgir uma janela
pop-up com uma
explicação sobre esta
tela.
Perguntas com
ponderação
RFI,
RFP
A tela Perguntas com ponderação é usada para ver e
revisar os valores Importância para as perguntas. Esta
tela é usada para ver e revisar os valores Importância
para as perguntas em cada questionário. Também exibe
as ponderações das perguntas, calculadas a partir dos
valores Importância.
Quando clicar nesta
etapa do assistente,
vai surgir uma janela
pop-up com uma
explicação sobre esta
tela.
RFI, RFQ e RFP

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