Treinamento do microsoft®office

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Treinamento do microsoft®office

  1. 1. A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do ® Microsoft Office ® Excel 2007Obtenha o máximo de desempenho
  2. 2. Conteúdo do curso• Visão geral: Uma introdução prática• Lição 1: O que mudou e por que• Lição 2: Comece a trabalhar no Excel• Lição 3: Um novo formato de arquivo As duas primeiras lições incluem uma lista de tarefas sugeridas e todas incluem um conjunto de perguntas de teste. Obtenha o máximo de desempenho
  3. 3. Visão geral: Uma introdução prática O Excel 2007 está de cara nova! Ele traz as planilhas comuns com as quais você está acostumado , mas com algumas mudanças. O mais notável é que a antiga aparência dos menus e botões que ficavam na parte superior da janela foi substituída pela Faixa de Opções. Este curso mostra como usar a Faixa de Opções e destaca as outras mudanças do Excel que vão ajudar você a criar planilhas melhores com mais rapidez. Obtenha o máximo de desempenho
  4. 4. Objetivos do curso• Obtenha ajuda com a nova aparência do Excel.• Encontre os comandos do dia-a-dia na Faixa de Opções: Recortar, Copiar, Colar, Inserir Linhas na Planilha, Inserir Colunas na Planilhae Soma.• Salve pastas de trabalho nos novos formatos de arquivo do Excel. Obtenha o máximo de desempenho
  5. 5. Lição 1O que mudou e por que
  6. 6. O que mudou e por que Sim, muita coisa mudou no Excel 2007. A mudança mais perceptível está na parte superior da janela. Mas foram mudanças boas.Os comandos necessários estão mais visíveis edisponíveis em uma central de controle chamada Faixade Opções. Obtenha o máximo de desempenho
  7. 7. O que é a Faixa de Opções? As três partes da Faixa de Opções são guias, grupos e comandos.1 Guias: as guias representam as principais tarefas executadas no Excel. São sete guias na parte superior da janela do Excel.2 Grupos: são conjuntos de comandos relacionados exibidos nas guias.3 Comandos: um comando é um botão, um menu ou uma caixa em que é possível inserir informações. Obtenha o máximo de desempenho
  8. 8. O que é a Faixa de Opções? Por onde começar na Faixa de Opções? Comece pelo começo.Os comandos principais do Excel estão reunidos naprimeira guia, chamada Início . Obtenha o máximo de desempenho
  9. 9. O que é a Faixa de Opções? Grupos reúnem todos os comandos que você provavelmente precisará para um tipo de tarefa em particular.Durante toda a tarefa, os grupos permanecem emexibição e à disposição; os comandos não ficam maisescondidos nos menus.Em vez disso, comandos vitais ficam à vista acima doespaço de trabalho. Obtenha o máximo de desempenho
  10. 10. Mais comandos, mas apenas quando você precisa deles Os comandos da Faixa de Opções são aqueles utilizados com mais freqüência.Em vez de mostrar um comando por vez, o Excel 2007mostra todos os comandos somente quando vocêprecisar deles, em resposta a uma ação sua.Sendo assim, não se preocupe se não vir todos oscomandos necessários a toda hora. Comece a trabalhare os comandos requeridos estarão à mão. Obtenha o máximo de desempenho
  11. 11. Mais opções, se forem necessárias Às vezes, uma seta, chamada Iniciador da Caixa de Diálogo, aparece no canto inferior direito de um grupo. Ela indica que existem mais opções disponíveis para o grupo.Clique no Iniciador da Caixa de Diálogo e você veráuma caixa de diálogo ou uma painel de tarefas. Aimagem mostra um exemplo:1 Na guia Início , clique na seta no grupo Fonte .2 A caixa de diálogo Formatar Células é aberta, com sobrescrito e outras opções relacionadas a fontes. Obtenha o máximo de desempenho
  12. 12. Coloque comandos em sua própria barra de ferramentas Você usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar.Execute a animação para ver o processo que adicionaum botão à barra de ferramentas e, emseguida, remove-o dela. Obtenha o máximo de desempenho
  13. 13. Coloque comandos em sua própria barra de ferramentas Você usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido fica acimada Faixa de Opções quando você inicia o Excel 2007pela primeira vez. Nela, os comandos estão semprevisíveis e à mão. Obtenha o máximo de desempenho
  14. 14. E quanto aos atalhos de teclado favoritos? Se você usa mais o teclado que o mouse, vai gostar de saber que o design da Faixa de Opções contém novos atalhos.Essa alteração representa duas grandes vantagens emcomparação com as versões anteriores do Excel:• Existem atalhos para todos os botões da Faixa de Opções.• Os atalhos normalmente requerem menos teclas. Obtenha o máximo de desempenho
  15. 15. E quanto aos atalhos de teclado favoritos? Os novos atalhos também têm um novo nome: Dicas de Tecla. Pressione ALT para fazer as Dicas de Tecla aparecer.Por exemplo, veja como usar as Dicas de Tecla paracentralizar texto: 1 Pressione ALT para fazer com que as Dicas de Tecla apareçam.2 Pressione H para selecionar a guia Início .3 Pressione A e depois C para centralizar o texto selecionado. Obtenha o máximo de desempenho
  16. 16. E quanto aos atalhos de teclado favoritos?E quanto aos antigos atalhos de teclado?Os atalhos de teclado antigos que começam com CTRL permaneceminalterados e você pode usá-los como sempre fez.Por exemplo, o atalho CTRL+C ainda copia algo para a área detransferência e o atalho CTRL+V ainda cola o que está na área detransferência. Obtenha o máximo de desempenho
  17. 17. Um novo modo de exibição A Faixa de Opções não é a única novidade do Excel 2007. Modo de exibição de Layout da Página é novo também.Se você já trabalhou no modo de exibição Layout deImpressão no Microsoft Office Word, ficará feliz de veras mesmas vantagens no Excel. Obtenha o máximo de desempenho
  18. 18. Um novo modo de exibição Para ver o novo modo de exibição, clique em Modo de Exibição Layout da Página na barra de ferramentas Exibir .Isto é o que você verá na planilha:1 Títulos de colunas.2 Títulos de linhas.3 Réguas de margens. Obtenha o máximo de desempenho
  19. 19. Um novo modo de exibição No modo de exibição de Layout da Página, existem margens de página na parte superior, inferior e nas laterais da planilha e um pequeno espaço azul entre as planilhas. As réguas localizadas na parte superior e na lateral são úteis para ajustar as margens.Outros benefícios do novo modo de exibição:• Não é necessário usar Visualizar Impressão para detectar problemas antes de imprimir.• Está ainda mais fácil adicionar cabeçalhos e rodapés.• É possível ver planilhas diferentes em modos de exibição distintos. Obtenha o máximo de desempenho
  20. 20. Trabalhando com resoluções de tela diferentes Tudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do Excel estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente.Quando e como a aparência será diferente?• Em baixa resolução. Se a tela estiver configurada para baixa resolução, por exemplo, 800 por 600 pixels, alguns grupos da Faixa de Opções exibirão apenas o nome do grupo, e não os comandos do grupo. Obtenha o máximo de desempenho
  21. 21. Trabalhando com resoluções de tela diferentes Tudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do Excel estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente.Quando e como a aparência será diferente?• Quando a janela do Excel não estiver maximizada. Alguns grupos exibirão somente seu nome.• Com Tablet PCs. Nessas telas menores, a Faixa de Opções se ajusta para mostrar versões menores de guias e grupos. Obtenha o máximo de desempenho
  22. 22. Sugestões para a sessão prática1. Digitar texto.2. Ajustar a largura das colunas.3. Alterar o modo de exibição do documento.4. Mostrar ou ocultar espaço em branco.5. Adicionar um botão à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.Sessão prática online (requer o Excel 2007) Obtenha o máximo de desempenho
  23. 23. Teste 1, pergunta 1É possível personalizar o Excel 2007 adicionando comandosà Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. (Escolha umaresposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  24. 24. Teste 1, pergunta 1: respostaVerdadeiro.É possível adicionar os comandos que você deseja ter à mão à Barra deFerramentas de Acesso Rápido. Obtenha o máximo de desempenho
  25. 25. Teste 1, pergunta 2Alguns comandos aparecem apenas quando sãonecessários. (Escolha uma resposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  26. 26. Teste 1, pergunta 2: respostaVerdadeiro.Comece a trabalhar e aparecerá uma nova guia com todos os oscomandos necessários. Por exemplo, insira um gráfico ou umcabeçalho e rodapé para ver mais comandos. Obtenha o máximo de desempenho
  27. 27. Lição 2Comece a trabalhar no Excel
  28. 28. Comece a trabalhar no Excel A primeira lição ajudou você a compreender a nova aparência do Excel 2007. Chegou a hora de trabalhar.Digamos que você tem meia hora antes da próximareunião para fazer algumas revisões em uma planilhacriada em uma versão anterior do Excel.Será que você conseguirá executar as tarefas básicasnecessárias no Excel 2007 em meros 30 minutos? Estalição mostrará como. Obtenha o máximo de desempenho
  29. 29. Abra seu arquivo As primeiras coisas primeiro. Você quer abrir uma pasta de trabalho existente criada em uma versão anterior do Excel.Siga este procedimento:1 Clique no Botão Microsoft Office .2 Clique em Abrire selecione a pasta de trabalho desejada.3 Observe também que você pode clicar em Opções do Excel, na parte inferior do menu, para configurar as opções do programa. Obtenha o máximo de desempenho
  30. 30. Inserir uma coluna Você pode adicionar uma coluna à planilha para identificar categorias de produtos. Convém usá-la entre duas colunas de dados existentes.Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar.Exiba a animação para ver o processo que insere umacoluna em uma planilha. Obtenha o máximo de desempenho
  31. 31. Inserir uma coluna Você pode adicionar uma coluna à planilha para identificar categorias de produtos. Ela deve ficar entre duas colunas de dados existentes, Quantidade e Fornecedor.A planilha contém linhas de produtos solicitados avários fornecedores e você deseja adicionar a novacoluna para identificar os diversos produtos, comolaticínios, grãos, frutos e assim por diante. Obtenha o máximo de desempenho
  32. 32. Inserir uma colunaSiga este procedimento para adicionar a coluna entre a colunaQuantidade e a coluna Fornecedor :1. Clique na coluna Fornecedor Em seguida, na guia Início , no grupo Células , clique na seta em Inserir.2. No menu que aparece, clique em Inserir Colunas na Planilha. Uma nova coluna em branco é inserida para você incluir dados nela.3. Se for preciso ajustar a largura da coluna para ajustar os dados, no grupo Células , clique na seta em Formatar. Na lista que aparece, clique em AutoAjuste da Largura da Coluna. Obtenha o máximo de desempenho
  33. 33. Formatar e editar dados Você formata e edita os dados usando os comandos dos grupos da guia Início .Por exemplo, os títulos de coluna terão mais destaquese você aplicar negrito.Para isso, selecione a linha que contém os títulos e, emseguida, na guia Início , no grupo Fonte , clique emNegrito. Obtenha o máximo de desempenho
  34. 34. Formatar e editar dados Enquanto os títulos estão selecionados, você decide alterar sua cor e seu tamanho, para destacá-los ainda mais.No grupo Fonte , clique na seta em Cor da Fonte. Vocêverá diversas outras cores para escolher, bem mais queantes.Também poderá ver qual será a aparência do títuloscom cores distintas se apontar para qualquer cor eaguardar um momento. Obtenha o máximo de desempenho
  35. 35. Formatar e editar dadosÉ possível usar o grupo Fonte para definir outras opções de formatação eedição.• Para aumentar o tamanho da fonte, clique em Aumentar Tamanho da Fonte .• Enquanto os títulos estão selecionados, você decide centralizá-los nas células. No grupo Alinhamento , clique em Centralizar .• Por fim, você acha que precisar inserir um ou mais pedidos para a Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Selecione o nome do produto e, no grupo Área de Transferência , clique em Copiar . Em seguida, clique na última linha e, no grupo Área de Transferência novamente, clique em Colar . Obtenha o máximo de desempenho
  36. 36. Inserir uma fórmula Antes de entregar o relatório, você quer somar os números da coluna Quantidade. É fácil: use o botão Soma .1 Posicione o cursor na última célula da coluna Quantidade, e, em seguida, clique no botão Soma da guia Início . (Está no grupo Edição .)2 Pressione ENTER para ver o resultado da fórmula. Obtenha o máximo de desempenho
  37. 37. Adicionar cabeçalhos e rodapés Para dar um toque final, você decide adicionar cabeçalhos e rodapés à planilha. Isso ajudará as pessoas a identificar facilmente a que se referem os dados.Veja o que fazer:1. Alterne para o modo de exibição Layout da Página. Para isso, clique na guia Exibir e, em seguida, clique em Modo de Exibição de Layout da Página no grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho ou clique no botão do meio da barra de ferramentas Exibir na parte inferior da janela. Obtenha o máximo de desempenho
  38. 38. Adicionar cabeçalhos e rodapés Para dar um toque final, você decide adicionar cabeçalhos e rodapés à planilha. Isso ajudará as pessoas a identificar facilmente a que se referem os dados.Veja o que fazer:2. Clique na área localizada na parte superior da página onde consta Clique para adicionar cabeçalho.3. Assim que você clicar, as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e a guia Design aparecerão na parte superior da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho
  39. 39. Imprimir Chegou a hora de imprimir o relatório. No modo de exibição de Layout da Página é possível fazer ajustes e ver as alterações na tela antes de imprimir.Veja como usar o modo de exibição de Layout daPágina:1. Clique na guia Layout da Página .2. No grupo Configurar Página , clique em Orientação e, em seguida, selecione Retrato ou Paisagem. No modo de exibição de Layout da Página, você verá a mudança de orientação ou a aparência dos dados de cada maneira. Obtenha o máximo de desempenho
  40. 40. Imprimir Chegou a hora de imprimir o relatório. No modo de exibição de Layout da Página, é possível fazer ajustes e ver as alterações na tela antes de imprimir.Veja como usar o modo de exibição de Layout daPágina:3. Ainda no grupo Configurar Página , clique em Tamanho para escolher o tamanho do papel. Você verá os resultados das suas escolhas imediatamente. (O que você vê é o que será impresso.) Obtenha o máximo de desempenho
  41. 41. A janela Nova Pasta de Trabalho _ A janela Nova Pasta de Trabalho é o ponto de partida perfeito para o Excel.Quando você clica no ícone Botão Microsoft Officee em Novo, a janela Nova Pasta de Trabalho é aberta.Na parte superior da janela, você pode selecionar umanova pasta de trabalho em branco ou um modelo. Obtenha o máximo de desempenho
  42. 42. Sugestões para a sessão prática1. Inserir uma coluna2. Usar AutoSoma.3. Adicionar um cabeçalho e rodapé.4. Dar os toques finais.5. Explorar as opções de impressão.Sessão prática online (requer o Excel 2007) Obtenha o máximo de desempenho
  43. 43. Teste 2, pergunta 1Para inserir uma nova coluna, você usa os comandos dogrupo Células da guia Início. (Escolha uma resposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  44. 44. Teste 2, pergunta 1: respostaVerdadeiro.Em seguida, clique na seta junto a Inserire, em seguida, em InserirColunas de Planilha. Obtenha o máximo de desempenho
  45. 45. Teste 2, pergunta 2Onde está o botão no qual você clica para encontrar oscomandos para abrir e fechar arquivos? (Escolha umaresposta.)1. Na primeira guia.2. No canto superior esquerdo da janela.3. Abaixo da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho
  46. 46. Teste 2, pergunta 2: respostaNo canto superior esquerdo da janela.Clique no grande Botão Microsoft Office arredondado, no cantosuperior esquerdo. Obtenha o máximo de desempenho
  47. 47. Teste 2, pergunta 3No modo de exibição de Layout da Página, você desejaadicionar um cabeçalho na planilha, mas não está vendo oscomandos necessários. Para obter esses comandos, épreciso clicar na área onde consta “Clique para adicionarcabeçalho”. (Escolha uma resposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  48. 48. Teste 2, pergunta 3: respostaVerdadeiro.Assim que você clicar, as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e aguia Design aparecerão na Faixa de Opções. Elas contêm todos oscomandos para se trabalhar com cabeçalhos e rodapés. Obtenha o máximo de desempenho
  49. 49. Lição 3Um novo formato de arquivo
  50. 50. Um novo formato de arquivo O Excel tem um novo formato de arquivo. Mas ainda é possível abrir e editar pastas de trabalho antigas e compartilhar arquivos com pessoas que não possuem o Excel 2007.O novo formato de arquivo proporciona maissegurança para os arquivos, diminui o risco dearquivos corrompidos e produz arquivosmenores, além dos novos recursos. Obtenha o máximo de desempenho
  51. 51. Trabalhando com arquivos de versões anteriores No Excel 2007, é possível abrir os arquivos criados no Excel 95 a Excel 2003.Mas e se você for a primeira pessoa da empresa a usaro Excel 2007? E se precisar compartilhar arquivos comdepartamentos que ainda não têm o Excel 2007?Não se desespere. Vocês podem compartilhar pastas detrabalho entre si. Obtenha o máximo de desempenho
  52. 52. Trabalhando com arquivos de versões anterioresVeja aqui como fazer isso:• Os arquivos antigos permanecerão inalterados até que você decida mudá- los. – O Excel salvará um arquivo antigo em seu formato original a menos que você determine o contrário. Por exemplo, se ele foi feito no Excel 2003, o Excel 2007 irá salvá-lo no formato 2003 por padrão.• Novos recursos avisam se você salvar um arquivo em uma versão anterior. – Se você salvar um arquivo no formato de uma versão anterior e os recursos usados da versão 2007 não forem compatíveis com ela, um Verificador de Compatibilidade informará isso. Obtenha o máximo de desempenho
  53. 53. Trabalhando com arquivos de versões anterioresVeja aqui como fazer isso:• Sempre é possível copiar arquivos mais novos em formatos mais novos em primeiro lugar. – Basta dizer ao Excel que você quer uma Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Essa cópia do arquivo conterá todos os recursos do Excel 2007.• É possível compartilhar documentos entre versões usando um conversor. – Colegas que usam o Excel 2000 a 2003 podem abrir arquivos do 2007 baixando e utilizando um conversor. Obtenha o máximo de desempenho
  54. 54. Benefícios do novo formato O novo formato de arquivo significa melhorias para o Excel.Estes são os principais benefícios:• Novos recursos• Arquivos mais seguros• Menos riscos de corrupção de arquivo Obtenha o máximo de desempenho
  55. 55. Benefícios do novo formato O novo formato de arquivo significa melhorias para o Excel.Estes são os principais benefícios:• Tamanho reduzido de arquivo• Dados mais úteis Obtenha o máximo de desempenho
  56. 56. Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvar Ao salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos.• Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Use-a quando não houver macros nem código VBA.• Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm). Use-a quando houver macros ou código VBA.• Modelo do Excel (*.xltx). Use-o quando precisar de um modelo. Obtenha o máximo de desempenho
  57. 57. Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvar Ao salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos.• Modelo Habilitado para Macro do Excel (*.xlsm). Use-o quando precisar de um modelo e a pasta de trabalho contiver macros ou VBA.• Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb). Use-o com uma pasta de trabalho especialmente grande. Obtenha o máximo de desempenho
  58. 58. Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvar Ao salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos.• Pasta de Trabalho do Excel 97-Excel 2003 (*.xls). Use-o quando precisar compartilhar com uma pessoa que trabalha com uma versão anterior do Excel.• Pasta de trabalho do Microsoft Excel 5.0/95 (.xls) Use-o quando precisar compartilhá-la com uma pessoa que utiliza o Microsoft Excel 5.0. Obtenha o máximo de desempenho
  59. 59. Teste 3, pergunta 1Se você salvar um arquivo que foi criado em uma versãoanterior do Excel como arquivo do Excel 2007, o arquivopode usar todos os recursos novos do Excel. (Escolha umaresposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  60. 60. Teste 3, pergunta 1: respostaVerdadeiro. Obtenha o máximo de desempenho
  61. 61. Teste 3, pergunta 2Por que o formato de arquivo do Excel 2007 mudou paraXML? (Escolha uma resposta.)1. Foram incluídos novos recursos no Excel.2. Os arquivos estão mais seguros.3. Há menos riscos de corrupção de arquivo.4. Tamanho reduzido de arquivo.5. Todas as alternativas acima. Obtenha o máximo de desempenho
  62. 62. Teste 3, pergunta 2: respostaTodas as alternativas acima. Obtenha o máximo de desempenho
  63. 63. Teste 3, pergunta 3Alguém envia a você um arquivo do Excel 2003, que é abertono Excel 2007. Ao terminar de trabalhar com ele no 2007, oarquivo será salvo automaticamente como Excel 2007, amenos que você altere a opção. (Escolha uma resposta.)1. Verdadeiro.2. Falso. Obtenha o máximo de desempenho
  64. 64. Teste 3, pergunta 3: respostaFalso.Se ele foi criado no Excel 2003, o Excel 2007 irá salvá-lo no formato2003 a menos que você decida mudá-lo. Obtenha o máximo de desempenho
  65. 65. Cartão de Referência RápidaPara obter um resumo das tarefas abordadas nestecurso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Obtenha o máximo de desempenho

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