1) O documento descreve os principais componentes do Microsoft Access, incluindo tabelas, consultas, formulários e relatórios. 2) São descritos três tipos de relacionamentos entre tabelas: um para um, um para muitos e muitos para muitos. 3) O documento fornece exemplos de como criar consultas, formulários e relatórios no Access.

1. NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA
podem ser de três tipos:
MS- ACCESS
• Um para Um
O MS-ACCES é o aplicativo de banco de dados do • Um para Vários
OFFICE, onde as informações são elaboradas para que
• Vários para Vários
o usuário tenha maior facilidade de cadastro, consulta
e impressão de dados.
Relacionamento do Tipo Um para Um:
Esta relação existe quando os campos que se
Um arquivo .mdb é um Banco de Dados do
relacionam são ambos Chaves Primárias em suas
Microsoft Access. Esse banco de dados contém
respectivas tabelas. Cada um dos campos não
diversos elementos: Tabelas, Consultas,
apresenta valores repetidos. Na prática existem
Formulários, Relatórios, Macros e Módulos.
poucas situações onde utilizaremos um
relacionamento deste tipo.
Componentes do Access:
Tabela: Onde são armazenadas todas as informações
de dados (nome, end, cpf, carro, peças, etc.).
Consulta: Para se fazer pesquisa dos dados
Formulário: Para a entrada dos dados
Relatórios: Para imprimir os dados
Macros: Rotinas para otimização do banco de dados.
Módulos: Para linguagem de programação visual
basic. (Uso p/pessoas com conhecimento de
linguagem de Programação.)
O banco de dados deve ser feito através do modo
estrutura já que possui modo visualização e modo de Relacionamento do Tipo Um para Vários:
entrada de dados. Este é, com certeza, o tipo de relacionamento mais
comum entre duas tabelas. Uma das tabelas (o lado
Para os usuários que irão construir um banco de um do relacionamento) possui um campo que é a
dados deverá iniciar pelas tabelas no modo estrutura Chave Primária e a outra tabela (o lado vários) se
e isso requer um planejamento de campos, tamanhos relaciona através de um campo cujos valores
de campos, tipo de dados dos campos e etc. relacionados podem se repetir várias vezes.
Exemplo de construção da tabela clientes em modo de
estrutura.
Relacionamento Um para Vários entre as
Tabelas Clientes e Pedidos.
Observe que o lado Vários do relacionamento é
representado pelo símbolo do infinito (∞).
No lado Um do relacionamento o campo é definido
como uma Chave Primária (Campo CódigoDoCliente
na tabela Clientes) e no lado Vários não (campo
CódigoDoCliente na tabela Pedidos), indicando que no
lado vários o Código do Cliente pode se repetir várias
vezes, o que faz sentido, uma vez que um mesmo
cliente pode fazer diversos pedidos.
No Banco de Dados NorthWind.mdb, que acopanha o
Chave Primária
programa do ms-access temos diversos outros
O Conceito de "Chave Primária" é fundamental para
exemplos de relacionamentos do tipo Um para Vários.
o correto entendimento de como funciona um Banco
de Dados. Vamos entender o que significa um campo
Relacionamento do tipo Vários para Vários:
ser a Chave Primária de uma Tabela e como tornar
Seria uma situação onde em ambos os lados do
um Campo a Chave Primária de uma Tabela.
relacionamento os valores poderiam se repetir. Vamos
considerar o caso entre Produtos e Pedidos. Posso ter
Ao Definirmos um Campo como sendo uma Chave
Vários Pedidos nos quais aparece um determinado
Primária, estamos informando ao Microsoft Access
produto, além disso vários Produtos podem aparecer
que não podem existir dois registros com o mesmo
no mesmo Pedido. Esta é uma situação em que temos
valor no campo que é a Chave Primária, ou seja, os
um Relacionamento do Tipo Vários para Vários.
valores no campo Chave Primária precisam ser
únicos.
Na figura abaixo temos a representação dos dois
relacionamentos Um para Vários:
Relacionamentos entre tabelas
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2. NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA
consultas, é com esse que a maioria dos usuários irão
trabalhar sem ao menos saber a existência das
tabelas e consultar no modo de estrutura.
A principal aplicação dos formulários é para a criação
de telas gráficas, que facilitam a digitação, inserção e
alteração de dados.
Tabela Detalhes do Pedido ficou com o lado Ex.:
Vários dos Relacionamentos.
Esta situação em que um relacionamento um para
Vários é "quebrado" em dois Relacionamentos do
tipo Um para Vários é bastante comum.
Consultas
Definição e Usos
Você utiliza consultas para visualizar, alterar e
analisar dados de diferentes maneiras. Você também
pode utilizá-las como origem de registros para
formulários e relatórios.
O tipo mais comum de consulta é uma consulta
seleção. Uma consulta seleção recupera dados de
uma ou mais tabelas utilizando critérios por você
especificados e, em seguida, exibe os registros
obtidos na ordem desejada. Também podemos criar formulários para facilitar a
pesquisa de informações. É comum o uso de
Você cria uma consulta com um assistente ou a partir formulários associados com consultas onde, no
do zero no modo Estrutura da consulta. Você próprio formulário podemos definir os critérios de
especifica os dados com os quais deseja trabalhar pesquisa para a execução de consultas. A definição
adicionando as tabelas que contêm os dados e deste tipo de formulário está fora do escopo deste
preenchendo a grade de estrutura. curso e será vista no curso de Access - Técnicas
Usamos consultas para selecionar registros, atualizar Avançadas.
tabelas ou efetuar cálculos com base nos dados já A maior parte das informações de um formulário vêm
existentes em uma tabela. Por exemplo, podemos de uma origem de registros base - uma tabela ou
utilizar uma consulta para calcular o total de vendas consulta.
por país de destino ou por cliente para um
determinado ano ou o total mensal de vendas dentro Relatórios
do ano. Um relatório é a maneira de apresentar seus dados
Também podemos criar consultas que atualizam os em um formato impresso. Como você tem controle
dados de uma tabela. Vamos supor que você deva sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos
aplicar um reajuste de 20% em no Preço Unitário de de um relatório, é possível exibir as informações da
todos os produtos da tabela Produtos. Ao invés de maneira como deseja vê-las.
fazermos esta modificação manualmente, podemos A maioria das informações de um relatório vêm de
utilizar um tipo especial de consulta chamado uma tabela ou de uma consulta, que é a fonte dos
"Consulta de atualização", a qual fará as alterações dados do relatório. As outras informações do relatório
necessárias. são armazenadas na estrutura do relatório.
Por exemplo:
Ex.: Consulta Seleção • título do relatório e os cabeçalhos estão
armazenados na estrutura do relatório.
• A data vem de uma expressão que está
armazenada na estrutura do relatório.
• Os dados vêm de campos em uma tabela,
consulta ou instrução SQL base.
• Os totais vêm de expressões que estão
armazenadas na estrutura do relatório.
Você cria um vínculo entre um relatório e a sua fonte
de dados através do uso de objetos gráficos
chamados controles. Os controles podem ser caixas
de texto que exibem nomes e números, rótulos que
exibem títulos, e linhas decorativas que organizam
dados graficamente e tornam o relatório mais
atraente.
A exemplo dos outros elementos do Microsoft Access,
Formulários um relatório possui um modo Estrutura, onde são
Os formulários são utilizados para que possamos definidos os controles e todos os demais elementos do
implementar funcionalidades que não seriam possíveis relatório e outros modos, onde são visualizados os
de ser implementadas com o uso de tabelas ou resultados obtidos. Para visualizar, na tela, o
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3. NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA
resultado de um relatório, nos utilizamos o modo relatório para exibir o total de vendas por país. Neste
Visualizar impressão e, para imprimir um relatório, relatório cada país constitui um diferente grupo de
nós temos o modo Imprimir. vendas.
• Seção detalhe: A seção detalhe contém o
Modo Estrutura corpo principal dos dados de um relatório. Essa seção
O modo Estrutura de um relatório é comparável com é repetida para cada registro da origem do registro
a uma prancheta de trabalho onde um projeto é base do relatório.
organizado e as ferramentas de que você precisa está • Rodapé do grupo: Aparece no final de um
disponível. Algumas das ferramentas disponíveis grupo de registros. Utilizado para itens como totais de
neste modo são as barras de ferramentas, as réguas, grupos.
a caixa de ferramentas e a barra de status. • Rodapé da página: O rodapé da página
O funcionamento dos relatórios está baseado em duas aparece na parte inferior de cada página do relatório.
fontes de informações: tabela ou consulta de origem, Você pode utilizá-lo para exibir itens como números
como fonte de dados, e a própria estrutura do de página.
relatório. O vínculo entre um relatório e sua origem • Rodapé do relatório: O rodapé do relatório
de dados é criado por objetos gráficos chamados aparece uma vez ao final do relatório. Você pode
controles. Os tipos de controles são: utilizá-lo para exibir itens como totais do relatório. O
• Caixas de texto: exibem nomes e números. rodapé do relatório é a última seção na estrutura do
• Molduras: exibem imagens e gráficos. relatório, mas aparece antes do rodapé da página na
• Rótulos: exibem títulos e linhas e retângulos última página do relatório impresso.
gráficos.
Caixa de Ferramentas:
A caixa de ferramentas deve ser utilizada para criar
controles no relatório. Para adicionar um controle,
clique na ferramenta para selecioná-la. Quando você
move o ponteiro sobre o relatório, o ponteiro altera
para a ferramenta da caixa. Clique no relatório onde
deseja localizar o controle.
Exemplo de formulário a nível de trabalho freqüente
dos usuários.
Seções de um relatório
As informações de um relatório podem estar divididas
em seções. Cada seção tem uma finalidade específica,
sendo impressa em uma ordem previsível na página e
no relatório.
No modo Estrutura, as seções são representadas
como faixas e cada seção contida no relatório é
representada uma vez. No relatório impresso,
algumas seções podem ser repetidas várias vezes.
Você determina onde as informações aparecem em
cada seção posicionando controles, como rótulos e
caixas de texto.
• Cabeçalho do relatório: O cabeçalho do
relatório aparece uma vez no início de um relatório
(no início da primeira página do relatório). Você pode
Macros
usá-lo para itens como um logotipo, título de relatório
Com Macros podemos automatizar uma série de
ou data de impressão. O cabeçalho do relatório é
tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro
impresso antes do cabeçalho da página na primeira
pode conter uma ou mais ações, tais como: Executar
página do relatório.
uma consulta, Abrir um Formulário, Aplicar um Filtro,
• Cabeçalho da página: O cabeçalho da
etc.
página aparece no topo de cada página do relatório.
A correta utilização das Macros nos propicia
Você pode utilizá-lo para exibir itens, como títulos de
uma série de facilidades e benefícios as quais
coluna.
somente poderiam ser obtidas com a utilização de
• Cabeçalho de grupo: Um cabeçalho de programação (Visual Basic for Applications – VBA).
grupo aparece no início de um novo grupo de
registros. Você pode utilizá-lo para exibir informações
que se aplicam ao grupo como um todo, tal como o
nome de um grupo. Por exemplo, podemos criar um
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