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Ppt curso access 2010

  1. 1. Direção-Geral de Alimentação e VeterináriaDivisão de Recursos Humanos, Formação e Expediente Celina Rodrigues Ano 2013
  2. 2. Conteúdos Programáticos1. Noções básicas de Access - O que é o MS Access 2010 - A aplicação Access 2010 Fundamental: Enunciar conceitos utilizados em base de dados; Criar um projeto de base de dados executando as diversas fases; Utilizar o novo ambiente do Access 2010; Utilizar o objeto tabela; Criar relações entre tabelas; Criar e executar consultas; Criar formulários; Criar relatórios.2. Noções Básicas de bases de dados relacionais 2.1 Conceção de uma base de dados
  3. 3. Conteúdos Programáticos3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dadosrelacionais 3.1 O ambiente geral de trabalho 3.2 Os objetos do ACCESS 3.3 Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados4. Construção de tabelas 4.1 Vista de estrutura 4.2 Definir campos e tipos de dados 4.3 Propriedades dos campos 4.4 Índices e chaves5. Definir as relações entre as tabelas 5.1 Relações de 1 para 1 5.2 Relações de 1 para muitos
  4. 4. Cont. Conteúdos Programáticos6. Criação de consultas de seleção 6.1 Escolha das tabelas e os campos 6.2 Definição de critérios 6.3 Funções e expressões de cálculo7. Construção de Formulários 7.1 Criação de formulários 7.2 Otimização dos formulários8. Criação de Relatórios 8.1 Criação de relatórios 8.2 Formatação dos relatórios 8.3 Impressão dos relatórios
  5. 5. 1. Noções básicas de Access O que é o MS Access 2010?O Microsoft Access 2010 é a versão do programa de base de dados doMS Office 2010.Novidades: Nova interface e novas funções. Com Microsoft Access 2010 podemos criar vários tipos de banco de dados paramanter organizadas grandes quantidades de informações. O programa contém váriosmodelos de base de dados mais comuns, o que facilita o processo de criação. Assim como as outras ferramentas do Office 2010, no Microsoft Access 2010 tambémé possível criar arquivos compartilhados que podem ser usados simultaneamentepor várias pessoas. O programa está melhor integrado com outras ferramentas.Importar ou exportar facilmente dados de arquivos do Excel é um bom exemplo.
  6. 6. 1. Noções básicas de AccessTambém é possível aplicar temas aos bancos de dados para uma apresentação maisatraente. O novo Microsoft Access 2010 também tem várias ferramentas que facilitamo uso.O Microsoft Access 2010 mantém os melhores recursos do Access, mas com o visualmais bonito do Office 2010. É mais prático e flexível que nas versões anteriores.
  7. 7. 1. Noções básicas de Access - Os menus do MS Access 2010 Os vários menus disponíveis: 1 - Menu Ficheiro 2 - Menu Base 3 - Menu Criar 4 - Menu Dados Externos 5 - Menu Ferramentas de Base de Dados 6 - Menu Campos 7 - Menu Tabela
  8. 8. 1. Noções básicas de Access - Os menus do MS Access 20101 2 3 4 5 6 7 1 - Menu Ficheiro 2 - Menu Base 3 - Menu Criar 4 - Menu Dados Externos 5 - Menu Ferramentas de Base de Dados 6 - Menu Campos 7 - Menu Tabela
  9. 9. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais 2.1 - Conceção de uma base de dados A Conceção de uma base de dados implica uma planificação antecipada. Deveremos ter em atenção: -Para quem? -Para quê? -Com que finalidade? -Quais os “Campos” da(s) tabela(s); quais os ID´s, quais os Registos da Base de dados, a construção dos formulários, etc.
  10. 10. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD)  Desde sempre o homem guardou de forma ordenada em armários, gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantes relativos às suas diversas atividades com um qualquer tipo de organização.  Também no nossos quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados não informáticas, no entanto de uma forma consciente.  Uma simples agenda telefónica, uma coleção de cromos ou uma lista de livros, filmes ou CD´s sendo coleções de dados organizados, constituem-se como bases de dados.  O conceito de Base de Dados em suporte informático consolidou-se no início da década de 60.  Numa primeira fase surgiram os Sistemas de Ficheiros e só posteriormente foram desenvolvidos os Sistemas de Base de Dados.
  11. 11. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD)  Com ambos, a informação é armazenada em ficheiros o que proporciona maior rapidez de acesso à mesma, maior segurança, introdução de dados muito mais versátil e economia no espaço de armazenamento.  Por exemplo, um CD ou DVD substitui vários armários de informação em papel.  OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos: - SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL Server) - SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft Access)  De uma forma genérica pode dizer-se que uma base de dados é uma coleção organizada de dados relacionados entre si e relativos ao mesmo assunto. Essa organização permite que o conteúdo possa facilmente ser consultado, organizado e atualizado.
  12. 12. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Exemplos de utilização de SGBD: -Numa farmácia, o funcionário digita o código do medicamento para verificar a quantidade existente em Stock na Base de Dados de Medicamentos. -Numa escola, o funcionário, ao digitar o número do processo de um aluno, pode visualizar todo o histórico de notas do mesmo.
  13. 13. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais 2.1 - Conceção de uma base de dados Caraterísticas específicas do Microsoft Access:  A aplicação permite manipular bases de dados de diversos tipos;  Permite a interatividade com outros produtos do Microsoft Office;  Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador);  Os ficheiros criados pelo Access possuem a extensão MDB ou ACCDB (Microsoft DataBase – ex.: BDLivros.mdb).
  14. 14. 2. Noções Básicas de bases de dados relacionais 2.1 - Conceção de uma base de dados Outros pontos a considerar:  Qualquer coleção de dados deve estar catalogada;  Qualquer catálogo deve permitir pesquisas;  Um catálogo não é mais que uma coleção de registos;  Podemos ver uma base de dados como sendo um catálogo informatizado e com métodos otimizados de pesquisa e armazenamento.
  15. 15. Noção de Base de Dados  Qualquer conjunto de registos pode ser visto como uma base de dados;  Um conjunto de registos com a mesma estrutura é denominado por “tabela”. Exemplo de uma Tabela Turma Número Nome Rua LocalidadeCampos A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos A 2 Maria Irene Joana dArc Barcelos B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos
  16. 16. Noção de Base de Dados No Microsoft Access podemos criar essencialmente Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas: Tabelas são os armazéns dos dados. Trata-se de listas de registos.O desenho de tabelas consiste na definição dos campos necessários paraarmazenar corretamente a informação da base de dados. Consultas são utilizadas para filtrar a informação existente nas tabelas. Nas consultas também é possível realizar cálculos e utilizar funções (soma, media, etc.). Formulários são janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de dados para que tenham um acesso amigável aos dados e operações.Permitem visualizar a informação de outra forma e, também, adicionar, remover ou alterar informações da Base de Dados.
  17. 17. Noção de Base de Dados Relatórios são formatos de apresentação dos dados para gerar cópias impressas da informação registrada na base de dados. Mas também podem ser utilizados para construir por exemplo gráficos, etiquetas ou envelopes em série. Páginas: utiliza-se para aceder a páginas Web que, a partir de um browser, permitem a visualização, edição e manipulação dos dados armazenados numa base de dados. Macros: ferramentas para automatizar a realização das tarefas que pretendemos a realizar. Módulos: conjunto de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic guardados em conjunto e que nos permitem efetuar alguns procedimentos específicos (validações, cálculos, etc.).
  18. 18. Noção de Base de Dados – Noções Gerais Noção de dado  É o resultado da recolha de informações, um acontecimento ou fato sobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional.  Um dado, quando isolado, não tem significado.  Num SGBD podemos utilizar vários tipos de dados, nomeadamente: Numéricos, Data/Hora, Alfanuméricos e Lógicos. Ex. 16, Miguel Jerónimo, 5, F, 10
  19. 19. Noção de Base de Dados – Noções Gerais Noção de campo  Os dados inserem-se nos campos.  Elemento constituinte de uma tabela.  É utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, em que dividimos a informação que pretendemos utilizar. Ex.: Número, Nome, Ano, Turma, Idade Noção de registo  Conjunto de campos relacionados.  Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.
  20. 20. Noção de Base de Dados – Noções Gerais Noção de tabela  Parte integrante de uma base de dados, é utilizada para guardar informação relativa a um assunto específico, como, por exemplo, alunos, livros, autores, países, códigos postais, etc.  A informação guardada numa tabela deve ser coerente com os critérios utilizados para a sua criação – conter apenas os dados que digam respeito ao assunto, a que se dá o nome de entidade. Ex.: A Tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos alunos. A entidade é Alunos.
  21. 21. Noção de Base de Dados – Noções Gerais Noção de tabela
  22. 22. Noção de Base de Dados (2) A uma linha da tabela chama-se “registo”; A cada elemento do registo chama-se “campo” ou “atributo”; Chama-se “chave” a um campo (ou conjunto de campos) que nunca se repete em toda a tabela; Da tabela seguinte, que chave poderíamos escolher?Turma Número Nome Rua Localidade A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos A 2 Maria Irene Joana dArc Barcelos B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos
  23. 23. Divisão de Tabelas Vamos construir uma base de dados referente aos dados de Formação com 2 tabelas: TB_CURSOS Nome do Curso – campo “CURSO” - Texto Nº de funcionário – campo “N_FUNCIONARIO” - Número Nome próprio – campo “NOME” - Texto Data de início do curso – campo “DATA_INICIO” - Data Data de fim do curso – campo “DATA_FIM” - Data Duração do curso/Horas – campo “DURAÇAO” - Data Entidade formadora – campo “ENTIDADE” - Texto Morada da entidade formadora – “MORADA” - Texto Código postal – “COD_POSTAL” - Número Localidade – “LOCALIDADE” - Texto
  24. 24. Divisão de TabelasTB_FORMANDOSNome próprio – campo “NOME” – TextoNome do Curso – campo “CURSO” – TextoIdade do Formando – campo “IDADE” - NúmeroHabilitações Literárias – “HABILITAÇOES” - TextoNº Telefone/telemóvel – “TEL/TM” - Número
  25. 25. Divisão de Tabelas (2) Soluções:  criar vários campos de texto, onde se introduzirá todos os nomes (tipo de dados Texto) – CURSO, NOME, ENTIDADE, MORADA, LOCALIDADE, HABILITAÇOES  Criar um campo com o Nº de funcionário (N_FUNCIONARIO), um campo com a Duração/Horas do curso (DURAÇAO), um campo com o código postal (COD_POSTAL), um campo com a Idade do Formando (IDADE), um campo com o nº de telefone/telemóvel (TEL/TM)  Criar um campo com a data de início do curso(DATA_INICIO), um campo com a data de fim do curso (DATA_FIM).  O campo chave (PRIMARY KEY) será o campo “NOME”.
  26. 26. Relacionamentos – Noção de relação  Associação estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas tabelas, permitindo que a consistência da informação seja garantida.  O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permite garantir que a consistência da informação não seja colocada em causa e também associar os dados de duas ou mais tabelas para a visualização, edição ou impressão da informação.
  27. 27. Relacionamentos – Noção de chave  A chave de uma tabela é constituída por um ou mais campos que possam ser utilizados como identificadores de cada registo.  Os campos-chave devem permitir identificar um registo de forma unívoca.  O campo ou o conjunto de campos selecionados para chave de uma tabela não pode conter informação repetida.
  28. 28. Relacionamentos Os relacionamentos entre tabelas podem ser de tipos diferentes:  1 – n  1 – 1  m – n Estes valores correspondem ao número de elementos de uma tabela a que podem corresponder a elementos de outra tabela;
  29. 29. Relacionamentos (1-n) Uma turma tem “n” formandos  Neste caso, a tabela de relacionamento associa a cada formando apenas um curso;  Ou seja, um formando não pode pertencer a dois cursos;  Neste caso, o relacionamento é feito na tabela formandos em que se adiciona uma “chave estrangeira” relativa ao curso (“chave” da tabela de cursos).
  30. 30. 3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais 3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos disponíveis
  31. 31. 3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais 3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos disponíveis Ao abrir o MS Access 2010, poderemos criar ou abrir uma nova base de dados e optar por um determinado modelo disponível: - Base de dados em branco - Base de dados Web em branco - Modelos recentes - Modelos de exemplo - Os meus modelos Se a base de dados ainda não tenha sido criada, teremos que clicar no botão “Criar”. Se a base de dados já existir, teremos que a selecionar na opção "Modelos recentes”ou “Os meus modelos”. Poderemos também selecionar a opção de “Abrir” e escolher a base de dados quepretendemos abrir.
  32. 32. 3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais 3.2 - Os objetos do ACCESS Depois de aberta a base de dados, verificamos que nela existem vários Tipos de objetos do Access: - Navegar por categoria - Personalizado - Tabelas e Vistas Relacionadas - Data de Criação - Filtrar Por Grupo - Tabelas - Consultas - Formulários - Relatórios Numa nova base de dados é aberta uma janela da “Tabela1” onde poderemos inserir os registos.
  33. 33. 3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais 3.2 - Os objetos do ACCESS 1 2 3 4 5
  34. 34. 3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais 3.3 - Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados Para fechar uma aplicação sobre a base de dados teremos que selecionar o menu “Ficheiro” e escolher a opção “Fechar Base de Dados” e depois opção “Sair”. Se tiver efetuado alterações importantes que pretenda guardar, não deve esquecer de “Guardar Objeto Como” ou “Guardar Base de Dados Como”. Poderá também escolher a opção “Guardar e Publicar”.
  35. 35. 4. Construção de tabelas 4.1 - Vista de estrutura Selecionando o menu “Criar”, poderemos aceder à Estrutura da Tabela, à Estrutura da Consulta, à Estrutura do Relatório ou à Estrutura de Formulário.
  36. 36. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura
  37. 37. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura Tipos de vista: - Vista de Folha de Dados - Vista de Tabela Dinâmica - Vista de Gráfico Dinâmico - Vista de Estrutura
  38. 38. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura Vista de Folha de dados
  39. 39. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura Vista de Tabela dinâmica
  40. 40. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura Vista de Gráfico Dinâmico
  41. 41. 4. Construção de tabelas Cont. Vista de estrutura
  42. 42. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados. Tipos de dados que podem ser criados: -Texto -Memo -Número -Data/hora -Moeda -Sim/Não -Objeto OLE -Numeração Automática -Hiperligação -Anexo Calculado -Assistente de Pesquisa Propriedades do campo
  43. 43. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados.- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSTEXTOEste tipo de campo permite uma sequência de caracteres de tamanho limitado.O limite máximo é de 255 carateres e define-se nas propriedades do campo.Por predefinição o tamanho de um campo de texto é de 50 caracteres.MEMOEste campo permite uma sequência de caracteres de tamanho 65 535.Uma das vantagens é a de se poder utilizar este tipo campo de dados para irarmazenando informações pertinentes ou importantes.Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto não permitirAlgumas operações, como por exemplo (ordenação, agrupamento…).
  44. 44. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSNÚMEROEste campo permite um número inteiro ou real.Usado normalmente para cálculos matemáticos.Por predefinição este campo é do tipo Número inteiro longo.Existem diversos tamanhos e precisões: Byte, Inteiro, Inteiro longo,Simples, Duplo, ID de replicação e Decimal.São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.
  45. 45. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSDATA/HORAEste campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos.Existem diversos formatos de data e hora que podem ser definidos comoAtributo.São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.
  46. 46. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSMOEDAEste campo permite um número com formato monetário.Trata-se de um valor numérico real com formato especializado para a manipulaçãode valores monetários.Utiliza o separador de milhares; mostra os números negativos entre parênteses;O valor predefinido da propriedade é de 2 casas decimais e (€).O formato desejado é definido nas Propriedades do campo, opção Formatar.
  47. 47. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSNUMERAÇÃO AUTOMÁTICAEste tipo de campo é um contador automático sequencial (com incremento deuma unidade).Trata-se de um valor numérico que o sistema gera automaticamente para cadaregisto de maneira que nunca existirão dois registos na mesma tabela com omesmo valor num campo deste tipo.
  48. 48. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSSIM/NÃONeste tipo de campo valida-se um valor lógico.O campo pode ter um de dois valores: Sim/Não; Verdadeiro/Falso;Ligado/Desligado.A expressão de validação é definida nas Propriedades do campo, opçãoFormatar.
  49. 49. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados - TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS OBJETO OLE (Object Linked Embebed) Este campo permite um objeto de outra aplicação. Esta relação pode existir através de uma ligação a: Um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de áudio, uma imagem, um vídeo, um gráfico, um documento de texto, uma folha de Excel, etc…
  50. 50. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSHIPERLIGAÇÃOEste tipo de campo permite por exemplo, uma ligação a um documento daInternet.Isto é, um caminho para um destino, tal como um objeto, um documento, oupágina Web.Um endereço para este tipo de campo, Hiperligação, pode ser um caminho deRede, um endereço para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL(endereço para um site da Internet ou da Intranet).
  51. 51. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESSASSISTENTE DE PESQUISA- Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabela ouconstruir uma listagem.
  52. 52. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- PROPRIEDADES DOS CAMPOS NO ACCESSExibe-se em seguida o aspeto do separador e respetivos itens das propriedades de cada campo.O aspeto deste separador modifica-se em função do tipo de campo escolhido(texto, número, memo, etc.)
  53. 53. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- FORMATAR – formato numérico
  54. 54. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- FORMATAR – formato de campos Texto e Memo
  55. 55. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados- FORMATAR – formato de Data/Hora
  56. 56. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados
  57. 57. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados
  58. 58. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados Legenda -A legenda corresponde ao título que o campo assume. Por predefinição assume como legenda o nome definido para o campo. Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda Nº de Aluno.
  59. 59. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dadosValor predefinido-Valor introduzido automaticamente ao inserir-se um novo registo.Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido2006.
  60. 60. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados
  61. 61. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dados Texto de validação
  62. 62. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dadosNecessárioEste Campo se estiver com a expressão Não é um campo de introduçãofacultativa. Caso contrário é um campo de introdução obrigatória.Permitir Comprimento ZeroSe este campo estiver com a indicação de Sim pode ficar vazio.IndexadoA indexação permite a pesquisa mais rápida dos registos dentro da base dedados.Compressão UnicodeA compressão Unicode corresponde a um padrão internacional decodificação adotado no Microsoft Office. No caso da compressão estar ativao conteúdo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser comprimidosocupando menos espaço mas garantindo a correta apresentação dorespetivo conteúdo.
  63. 63. 4. Construção de tabelas 4.2 - Definir campos e tipos de dadosModo IMEUm IME (Input Method Editor) é um editor que permite introduzir textoasiático em programas, através da conversão dos batimentos de teclas emcarateres asiáticos. O IME interpreta os batimentos de teclas comocarateres e, a seguir, dá-lhe a oportunidade de inserir a interpretaçãocorreta no programa no qual está a trabalhar.Etiquetas inteligentesA Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizarcom o Microsoft Office Access 2003.Nesta aplicação estão disponíveis ações relacionadas com Datas e NomeseRespetiva associação ao Microsoft Outlook.
  64. 64. 4. Construção de tabelas 4.3 - Propriedades dos campos Propriedades dos campos: - Tamanho do campo - Formatar - Casas decimais - Máscara de introdução - Legenda - Valor predefinido - Regra de validação - Texto de validação - Necessário - Indexado - Etiquetas inteligentes - Alinhamento do texto
  65. 65. 4. Construção de tabelas 4.4 - Índices e chaves Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenhoSe pesquisamos frequentemente uma tabela ou ordenamos os respetivos registospor um determinado campo, podemos acelerar estas operações criando um índicepara o campo.O Microsoft Office Access utiliza índices numa tabela tal como é utilizado um índicenum livro: para localizar dados, o Access procura a localização dos dados noíndice. Em certos casos, por exemplo, para uma chave primária, o Access criaautomaticamente um índice. Noutros casos, o utilizador poderá querer criá-lomanualmente.Podemos utilizar um índice para ajudar o Access a localizar e ordenar maisrapidamente os registos.Um índice armazena a localização dos registos com base no campo ou campos quefazem parte do índice. Consoante o número de valores exclusivos dos camposindexados, um índice pode ser mais pequeno do que a tabela que descreve, o quepermite ao Access uma leitura mais eficiente.
  66. 66. 4. Construção de tabelas 4.4 - Índices e chaves Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho Os índices são como os índices de livros Considere o índice de um livro: é uma lista de palavras que aparecem no livro. Cada entrada da lista também mostra os números das páginas que contêm a palavra. Se quiser localizar uma determinada palavra num livro, um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se tivesse de folhear o livro todo. No Access, um índice é como uma lista de valores que aparecem numa tabela. Cada entrada da lista também mostra as localizações dos registos que contêm os valores dos campos. Se pretender localizar um determinado valor de um campo, um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se tivesse de ler toda a tabela.
  67. 67. 4. Construção de tabelas 4.4 - Índices e chaves Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho Os índices tornam mais rápida a localização de valores de campos raros. Quanto maior for o número de valores de campo diferentes numa tabela, melhor será o desempenho da consulta selecionar e de pesquisa. Quanto mais frequentemente um valor de campo aparecer numa tabela, menos utilidade terá um índice. Pense nas palavras de um livro: a palavra "o" aparece, provavelmente, com tanta frequência que ler o respetivo item de lista levaria quase tanto tempo como ler todo o livro! Da mesma forma, um campo apenas com alguns valores não beneficia tanto da indexação, uma vez que cada valor aparece demasiadas vezes.
  68. 68. 4. Construção de tabelas 4.4 - Índices e chaves Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho Depois do Access obter a localização dos registos a partir do índice, pode obter os dados desses registos passando diretamente para a localização correta. Desta forma, a utilização de um índice poderá ser muito mais rápida do que pesquisar todos os registos da tabela para encontrar os dados.
  69. 69. 4. Construção de tabelas 4.4 - Índices e chaves Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho Os índices tornam a alteração dos dados mais demorada Quando anexa, elimina ou atualiza dados, todos os índices nas tabelas afetadas têm de ser atualizados para refletir as alterações. Isto pode dificultar o desempenho. Mais uma vez, pense num livro: se fizer alterações, o índice também terá de ser alterado ou ficará incorreto. A alteração do índice demora alguma tempo e é tempo que não perderia se não existisse o índice. O Access funciona da mesma maneira: os índices fazem com que a alteração dos dados demore mais tempo.
  70. 70. 5. Definir as relações entre as tabelas 5.1 - Relações de 1 para 1Criar, editar ou eliminar uma relaçãoUma relação é uma forma de reunir dados de duas tabelas diferentes. Uma relaçãoé composta por dois campos, um de cada tabela.Quando utiliza as tabelas numa consulta, a relação permite que o Accessdetermine os registos de cada tabela que estão associados.Por exemplo, pode ter um campo ID do Produto numa tabela Produtos e numatabela Detalhes da Encomenda.
  71. 71. 5. Definir as relações entre as tabelas 5.1 - Relações de 1 para 1 – cont.Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda tem um ID de Produtocorrespondente a um registo na tabela Produtos com o mesmo ID de Produto.Uma relação também pode ajudar a evitar a perda de dados, impedindo adessincronização dos dados eliminados.
  72. 72. 5. Definir as relações entre as tabelas 5.1 - Relações de 1 para 1 5.2 - Relações de 1 para muitos Guia para relações de tabela Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em remover redundância de dados (dados duplicados). Para alcançar esse objetivo, deverá dividir os dados em muitas tabelas baseadas em assunto, para que cada facto seja representado apenas uma vez. Deverá depois fornecer ao Access os meios para reunir novamente as informações divididas: para tal, deverá colocar campos comuns em tabelas relacionadas. Contudo, para efetuar corretamente este passo, terá primeiro de compreender as relações entre as tabelas e especificar depois essas relações na base de dados. 
  73. 73. 6. Criação de consultas de seleção 6.1 - Escolha das tabelas e os campos
  74. 74. 6. Criação de consultas de seleção 6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a consultar e Executar consulta – Sem a utilização do Assistente de Consulta Dar duplo clique no campo selecionado para que conste. Depois clicar no botão “Executar” para efetuar a consulta
  75. 75. 6. Criação de consultas de seleção 6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a consultar e Executar consulta Após executar consulta, aparecerá uma janela com o resultado da consulta efetuada.
  76. 76. 6. Criação de consultas de seleção - Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilização do Assistente de Consulta Poderemos chamar o Assistente de Consultas para efetuar vários Consultas, com os vários Assistentes de Consultas: - Assistente de Consultas Simples - Assistente de Consultas Cruzadas - Assistente de Consultas Localizar Duplicados - Assistente de Consultas Localizar Não Correspondentes. Só teremos que selecionar o que queremos utilizar.
  77. 77. 6. Criação de consultas de seleção - Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilização do Assistente de Consulta Exemplo de consulta com assistente de consultas simples
  78. 78. 6. Criação de consultas de seleção - Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilização do Assistente de Consulta Foi feita com o assistente uma consulta somente com dois campos: - Nome - Morada Poderemos gravar as consultas efetuadas, guardando-as.
  79. 79. 6. Criação de consultas de seleção 6.2 - Definição de critériosAdicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta deacréscimo Uma consulta de acréscimo é utilizada quando é necessários adicionar novos registos a uma tabela existente utilizando dados de outras origens. Se necessitarmos de alterar dados num conjunto existente de registos, tal como atualizar o valor de um campo, podemos utilizar uma consulta “atualização”. Se necessitarmos de criar uma nova tabela a partir de uma seleção de dados, ou de intercalar duas tabelas numa nova tabela, podemos utilizar uma consulta “criar tabela”.Nota:    Não podemos executar uma consulta de acréscimo num browser.Se pretendermos executar uma consulta de acréscimo numa base de dados Web, primeiro temos de abrir a base de dados Web utilizando o Access.
  80. 80. 6. Criação de consultas de seleção 6.3 - Funções e expressões de cálculoUma expressão é uma combinação de alguns oude todos os seguintes elementos: funções,identificadores, operadores e constantesincorporados ou definidos pelo utilizador.Cada expressão devolve um único valor.Por exemplo, a seguinte expressão contémestes quatro elementos:=Soma([Preço de Compra])*0,08
  81. 81. 6. Criação de consultas de seleção 6.3 - Funções e expressões de cálculoNo Access, as expressões são utilizadas em muitos locais para efetuar cálculos, manipularcaracteres ou testar dados. As tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros têm todospropriedades que aceitam uma expressão. Por exemplo, é possível utilizar expressões naspropriedades Origem do Controlo e Valor Predefinido de um controlo.Também é possível utilizar expressões na propriedade Regra de Validação num campode tabela. Além disso, ao escrever código VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) paraum procedimento de evento ou para um módulo, utilizam-se frequentemente expressõessemelhantes às expressões que são utilizadas num objeto do Access, como, por exemplo,uma tabela ou consulta.
  82. 82. 7. Construção de Formulários 7.1 - Criação de formulários através do assistente
  83. 83. 7. Construção de Formulários 7.1 - Criação de formulários através do assistente Através do Assistente de formulários poderemos escolher os campos que desejamos Incluir no formulário (campos de uma ou mais do que uma tabela ou consulta.
  84. 84. 7. Construção de Formulários 7.1 - Criação de formulários através do assistente Através do assistente de formulários, podemos escolher um determinado tipo de esquema: - Colunas - Tabela - Folha de dados - Justificado
  85. 85. 7. Construção de Formulários 7.1 - Criação de formulários através do assistente Esquema de formulário em colunas. Poderemos visualizar o formulário que foi criado e guardá-lo com um determinado nome. Os registos do formulário poderá ser alterado sempre que fôr necessário.
  86. 86. 7. Construção de Formulários - Criação de formulários sem o assistente Registo: ID 1
  87. 87. 7. Construção de Formulários 7.2 - Optimização dos formulários Um formulário é um objeto de base de dados que pode ser utilizado para criar uma interface de utilizador uma aplicação de base de dados. Um formulário "vinculado" é o que está diretamente ligado a uma origem de dados, tal como uma tabela ou consulta, e pode ser utilizado para introduzir, editar ou apresentar dados dessa origem. Em alternativa, pode criar um formulário "desvinculado" sem qualquer ligação direta a uma origem de dados, mas que não deixa de ter botões de comando, rótulos ou outros controlos que são necessários para trabalhar com a aplicação.
  88. 88. 7. Construção de Formulários 7.2 - Otimização dos formulários – cont.Disponibilizar a esses utilizadores um formulário que contém apenas esses campos,torna a utilização da base de dados muito mais fácil para eles. Também pode adicionarbotões de comando e outras funcionalidades a um formulário para automatizar as açõesmais utilizadas.Encare os formulários vinculados como janelas, através das quais os utilizadoresvisualizam e acedem à base de dados. Um formulário eficaz torna a utilização da base dedados mais rápida, porque os utilizadores não têm de procurar o que precisam. Umformulário visualmente atrativo torna a utilização da base de dados mais agradável e maiseficaz, além de poder evitar a introdução de dados incorretos.
  89. 89. 7. Construção de Formulários 7.2 - Otimização dos formuláriosOtimizar o formulário na vista de estruturaEm bases de dados do ambiente de trabalho pode otimizar a estrutura do formuláriotrabalhando na vista de Estrutura. Poderemos adicionar novos controlos e campos aoformulário, adicionando-os à grelha de estrutura. A folha de propriedades fornece-lhe acesso amuitas propriedades que poderá definir para personalizar o seu formulário.Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato no nome do formuláriono Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura.
  90. 90. 7. Construção de Formulários 7.2 - Otimização dos formuláriosOtimizar o formulário na vista de estruturaNota: A vista de Estrutura não está disponível quando está a trabalhar numa base de dadosWeb. O Access mostra o formulário na vista de Estrutura.É possível utilizar a folha de propriedades para alterar as propriedades do formulário erespetivos controlos e secções.Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.
  91. 91. 7. Construção de Formulários 7.2 - Otimização dos formuláriosCont. Otimizar o formulário na vista de estruturaPoderá depois arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o formulário.Para adicionar um único campo, faça duplo clique sobre ele ou arraste-o a partir do painelLista de Campos para a secção no formulário onde pretende que seja apresentado.Para adicionar vários campos de uma só vez, mantenha a tecla CTRL premida e clique noscampos que pretende adicionar. Em seguida, arraste os campos selecionados para oformulário.
  92. 92. 8. Criação de Relatórios 8.1 - Criação de relatórios através do assistente Campos disponíveis inseridos e campos selecionados
  93. 93. 8. Criação de Relatórios 8.1 - Criação de relatórios através do assistente Este relatório apresenta Os campos: “Nome” e “Morada” e respetivos Registos inseridos Relatório efetuado com assistente – vista de colunas
  94. 94. 8. Criação de Relatórios 8.2 - Formatação dos relatórios Poderemos criar relatórios com diversos esquemas: - Em Colunas (na vertical ou na horizontal) - Em Tabela (na vertical ou na horizontal) - Justificado (na vertical ou na horizontal)
  95. 95. 8. Criação de Relatórios 8.3 - Impressão dos relatórios A Impressão dos relatórios é efetuada clicando no botão “Imprimir”. Se só pretendermos apenas imprimir os dados, termos que selecionar o visto em “Apenas Imprimir Dados”. Poderemos igualmente configurar a página e definir as configurações para posteriormente imprimir o relatório.

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