Governanca e mo req2010 parte1

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Um novo conceito para a visão da gestão documental e dos arquivos

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Governanca e mo req2010 parte1

  1. 1. Março 2015
  2. 2. 1. A Gestão Documental na era digital
  3. 3. Logo que se começaram a sentir os efeitos da revolução electrónica… todos fomos deslocados vivendo num mundo que já pouco tem a ver com aquele que crescemos. Marshall McLuhan
  4. 4. “A sociedade desmaterializada está a aproximar-se rapidamente, quer gostemos ou não. Não valerá a pena enfiar a cabeça na areia. Podemos escolher ignorar o mundo electrónico, mas isso não vai fazer com que deixe de existir. Agora é o tempo para as organizações responsáveis estudarem as implicações das rápidas mudanças tecnológicas que estão a acontecer… tanto para o produtor como para o utilizador de informação. Se não planearmos hoje os próximos anos, podemos chegar a uma situação onde a futura transição será uma perturbação e caos em vez de um progresso evolutivo ordenado” LANCASTER, Frederick Towards Paperless Information System , 1978
  5. 5. Cobertura nacional da rede wi-fi
  6. 6. • O que é um documento de arquivo; • O workflow da gestão de correspondência como forma de gestão documental ; • A classificação dos documentos pelo serviço de expediente; • Os níveis do arquivo – fundo, secção, série… • Qual o foco - no documento ou na evidência (discussão entre o ovo e galinha); • Valor económico dos arquivos; • Exploração dos dados – “big data”;
  7. 7. Identificação unívoca Múltiplos componentes, uma base de dados ou um extracto Metadados de identificação, contextuais e gestão História que indique a sua proveniência Uma entidade atómica e uniforme quando é comunicada ou transferida
  8. 8. O que é um registo ? Classes Agregações Tabela de selecção Prazos de retenção Utilizadores / Grupos
  9. 9. BPM Gestão por Processos de Negócio
  10. 10. Manual; Automática; FuncFlow.
  11. 11. CapturarCriar Eliminar Transferir Preservar Amazenar Utilizar
  12. 12. (combinação de “informação” e “economia”) teoria, estudo e disciplina que se encarrega de interpretar o valor económico da informação, para as empresas avaliarem e gerirem a informação como um activo real. Aplica os princípios da economia e da valorização de activos para a avaliação, implementação e exploração dos ativos de informação nos arquivos.
  13. 13. Correspondência de Isaac Hull (9 Março de 1773 a 13 Fevereiro de 1843). Foi Comodoro da Marinha dos Estados Unidos. William Eaton (23 Fevereiro de 1764 a 1 Junho 1811). Foi Oficial do Exército dos Estados Unidos Edward Preble (15 Agosto de 1761 a 25 Agosto de 1807). Foi Oficial da Marinha dos Estados Unidos.
  14. 14. 2. Governança da Informação
  15. 15. Facilidade de lidar com quantidade e complexidade de Informação Em cada minuto o Google recebe mais de 4 milhões de consultas, os utilizadores de e-mail enviam mais de 200 milhões de mensagens, no YouTube são carregados 72 horas de vídeo, os amigos do Facebook compartilham mais de 2 milhões de peças de conteúdo e os parceiros do Twitter gerar 277 mil tweets .
  16. 16. BLOOMBERG, Jason. The Christmas Day Bomber, Moore’s Law, and Enterprise IT. http//www.zapthink.com/2010/01/13/the-christmas-day-bomber-moore%E2%80%99s-law-and-enterprise-it/ Quantidade e Complexidade da informação Facilidade de lidar com quantidade e complexidade de Informação Ponto de crise Tempo
  17. 17. O lixo digital Mais do que novas tecnologias precisamos de novos paradigmas
  18. 18. O lixo digital • Ficheiros temporários • Informação desactualizada • Duplicação de versões e de cópias de segurança • Manutenção de tecnologia obsoleta … aquilo que amanhã iremos eliminar!
  19. 19. “The risk for us is obvious – that we create 20th century black hole in the digital collection of knowledge. ” Viviane Reding Member of the European Commission responsible for Information Society and Media CENL Conference Luxembourg, 29 September 2005
  20. 20. Google boss warns of 'forgotten century' with email and photos at risk Friday 13 February 2015 09.16 GMT
  21. 21. Governança diz respeito às regras, processos e comportamentos segundo os quais são articulados os interesses, geridos os recursos e exercido o poder de gestão. A governança da informação é uma especificação do conjunto de decisões exigidas e modelo de responsabilização necessárias para garantir o ambiente adequado à avaliação, criação, armazenamento, uso, arquivo e eliminação da informação. Inclui os processos, papéis, norma e métricas que garantam o uso efectivo e eficiente da informação necessário a uma organização para atingir os seus objectivos
  22. 22. Negócio Lucro Legislação Risco Gestão Documental Risco TI Eficiência Privacidade e Segurança Risco EDRM®. Information Governance Reference Model (IGRM) Project , Disponível em <http://www.edrm.net/projects/igrm>
  23. 23. Matriz GARP® Unidades de negócio Tecnologias de Informação Gestão Documental Jurídico Responsabilidade Responsável Transparência Partilhado Partilhado Partilhado Partilhado Integridade Partilhado Partilhado Partilhado Partilhado Protecção Responsável Conformidade Responsável Disponibilidade Partilhado Partilhado Selecção Responsável Eliminação Responsável The Generally Accepted Recordkeeping Principles®, Disponível em <http://www.arma.org/garp>
  24. 24. Traduzido e adaptado de DOLLAR, C e ASHLEY, LORI. Assessing Digital Preservation Capability Using a Maturity Model Process Improvement Approach
  25. 25. 3. Continuum documental
  26. 26. Arquivos Definitivos Arquivos Correntes Arquivos Intermédios Tempo
  27. 27. Tempo Espaço HAWKING, Stephen. Uma Breve História do Tempo: do Big Bang aos Buracos Negros. Lisboa: Gradiva, ;1988. ISBN 972-662-010-4 A teoria do cosmo visão espaço-tempo
  28. 28. Tempo Espaço CRIAR CAPTURAR ORGANIZAR DISPONIBILIZAR
  29. 29. CAPTURARCRIAR ORGANIZARDISPONIBILIZAR
  30. 30. CAPTURARCRIAR ORGANIZARDISPONIBILIZAR Identitário Transaccional Documental Probatório
  31. 31. CAPTURARCRIAR ORGANIZARDISPONIBILIZAR Identitário Transaccional Documental Probatório Conteúdo Tarefa Prova Actores Documento arquivo Actividade Evidência Unidades Arquivo Função Memória organizacional Organização Arquivos Finalidade Memória colectiva Instituição
  32. 32. CAPTURARCRIAR ORGANIZARDISPONIBILIZAR Identitário Transaccional Documental Probatório Processos de Negócio(BPM) PreservaçãoDigital(OAIS) MoReq2010(MCRS) Valor económico-INFONOMICS
  33. 33. Visão unitária Metadados Cultura Processos Acesso
  34. 34. • será que em Portugal existe uma separação entre quem está encarregue da gestão documental e dos arquivos definitivos? • será possível e aceitável estabelecer na língua portuguesa a diferença entre gestão documental (recordkeeping) e arquivo documental (record keeping) ? • a definição de informática poderá voltar a ser aceite face à nova terminologia das TI?
  35. 35. • arquivos correntes confiados a pessoal administrativo sem formação arquivistica ou a informáticos sem preocupação na conservação a longo prazo; • a profissão sofre de uma identificação difícil pois é aplicada a um objecto multiforme (arquivos) que pode ser abordado de formas diferentes e a vários níveis; • está envolvida por outras especialidades - tecnologias de informação (migração para ambiente digital), jurídico e administrativo (memória fiável de factos juridicos e legais), histórico. CARASSI, Marco. Inquérito preparatório do 17º Encontro do Grupo Europeu de Arquivos (EAG) .TURIN, 3-4 NOVEMBRO 2014
  36. 36. Survey on the regulation of the archival profession in EU countries. How do you know one is an archivist? Do you have only one qualification for archivists or do you have different qualifications ? • Archivist • Records manager • Digital Archivist or Curator of digital archives • Archivist paleographer • Curator of photographic archives Inquérito preparatório do 17º Encontro do Grupo Europeu de Arquivos (EAG) .TURIN, 3-4 NOVEMBRO 2014
  37. 37. A informática documental poderá ser uma especialização, entre muitas outras, que terão de trabalhar em conjunto para melhorar a forma de criar, capturar, organizar e pluralizar o registo das evidências sobre as nossas acções. Suportada na importância do pensamento espaço-tempo através de um contínuo onde o arquivo não tem um ponto de início e de fim e estará sempre em movimento em cada momento.
  38. 38. −a importância da visão unitária liga-se com a informação descritiva que pode ajudar a dominar o tempo ao longo da vida de objetos nas ecologias digitais. −os modelos de metadados são essenciais para controlar o caos das partes constituindo a a mecânica quântica da gestão da informação através do aproveitamento da estrutura atómica da informação documental. −os metadados e a visão unitária são os blocos básicos que permitem usar o tempo para nos ajudar a conquistar o tempo. Visão unitária Metadados
  39. 39. Cultura Processos Acesso Informática documental e cultura organizacional - a cultura deve ser observada no contexto das influências que lhe dão forma, incluindo as características do ambiente tecnológico, legislação e normas. Informática documental e análise de processos de negócios - entender os propósitos, funções, actividades e operações relacionadas com os processos de negócio, técnicas de classificação e fluxos de trabalho com vista à efectiva produção e gestão da documentação relativa às nossas acções. Informática documental e acesso - Estaremos a definir bem quais são os documentos ligados neste mundo complexo e de dados intensivos? E se os arquivos recebem o que estamos a designar artificialmente por documentos de sistemas de informação complexos, de que forma e como efectivamente o público irá ser capaz de obter acesso e as utilizar?

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