O documento descreve o sistema de gestão documental implementado no IEFP na região norte em 2017, permitindo o registo e envio de documentos de forma digital. Fornece instruções sobre como aceder e utilizar as funcionalidades do sistema, incluindo a criação, movimentação e pesquisa de documentos e processos de forma segura e organizada.

1. O SGD é um sistema de gestão documental que foi implementado no IEFP, na região norte, em 2017.
Um dos objetivosé o registoe enviode documentos,permitindovisualizar,emqualqueraltura,o históricode
acesso aos documentos e processos, bem como s suas movimentações.
O acesso ao SGD faz-se através da intranet ou internet (usar preferencialmente o browser internet explore),
usando os endereços:
https://webdoc.iefp.pt – Base Real
https://qa-webdoc.iefp.pt – Ambiente Formação
Username- Email ou Nº Trabalhador
Password – A mesma de entrada no PC
Área de receção de documentos e processos:
IEFP – Refresh (Atualização)
MENU DOCUMENTOS PROCESSOS FORMULÁRIOS ARQUIVO SUPORTE
. Alertas
. Frases Personalizadas
. Documentos
. Processos
. Protocolos
. Utilizadores Delegados
. Novo Documento
. Vários (criar var.dcs.)
. Mov. Bloco
. Pesquisa
. Novo Processo
. Mov. Bloco
. Pesquisa
Modelos de
documentos mais
utilizados
agregados por
áreas
Vídeos e
manuais
Secretária Digital
Documentos/Processos
Vermelho– Estão comigo (…/…) – máximo50 documentos
Amarelo– Estão no Departamento –grupo a que o utilizadorpertence(ex.N-EF,N-PG,…)
Azul – Tomar conhecimento
Utilizadoresdelegados –Possibilidadede delegarnoutrosutilizadoresotrabalho(ex.férias)
Protocolos – Enviode documentosoriginaisemsuporte papel
Existemmaisalgunssímbolosque irãoaparecermaisà frente,quandotratarmosdainclusão documentosem
processos.
Frases personalizadas – possibilidadede criarfrasesp/utilizaçãoporexemplonoenviode documentos(criar
uma frase personalizada)
Documentos
 Inserirnovo documento (uploaddo ficheiro) – Ex: criar um requerimentoférias
Camposde preenchimentoobrigatório:
- Livro – Documento interno/saída
- Tipo de documento– Requerimento/Ofício
- Envio/receção – SGD/Correio
- Classificador– Códigoconstante doPlanode Classificação,compostop/ 3níveis
Ex:250.20.402 (férias)

2. Algunsdocumentose tiposde formuláriosjáestãoclassificadospordefeito.OPlanode Classificaçãopode ser
consultadonoseparador“Suporte”.
A classificaçãovai serobrigatóriaparatoda a AdministraçãoPública.Dele depende oprazode conservaçãoe
eliminaçãodosdocumentos.
Assunto – Deve serpercetível e de pesquisafácil
Entidade – Para ajudar na pesquisaselecionarotipode entidade –listade entidades (informardapassagem
dos dadosde SIGAE e GESVEN para o SGD)
Campo“observações”– anotar algoimportante
Fazeruploaddo ficheiro(substituirficheirododocumento)
Botão - Recibo(serve comocomprovativode receçãododocumento
- Cópia(fotocópiadodocumento,útil paraosdocs. enviadosp/CD,AQJA e DRH
- Resumo(vero conteúdodoresumoantese depoisde movimentar)
Só nestafase (emelaboração) é possível anularodocumento.
Enviar o documentoporProtocolo (antesde movimentar,clicarem“suporte papel”e posteriormente“enviar
para serviço” para o destinatário. Depois no menu protocolo, selecionar novo protocolo, selecionar o
destinatário (Para), selecionar documento, clicar em fechado. Depois clicar em resumo e imprimir. O
protocolo passa para o separador “protocolos enviados”
 Criar documentosatravés dos “Formulários” –Ex: criar uma informação – Aquisição de
computadores para a sala de formação do CACE
- Preenchercamposobrigatórios –(classificador–300.10.005)
- Possibilidade de copiartextoemword,avisandoquandose deveclicarem“cancelar”para mantera
formataçãoe no “ok” para limparformatação
- Editardocumento(paraalteração)/visualizarversõese recuperarversãoanterior
- Anexardocumento(separadoranexos)
- Movimentardocumentos/Darconhecimento(atravésdoworkflowe doconhecimentointerno
(manual)
 Criar vários documentos duma só vez(mesmotipodocumento,mesmoclassificador)–Ex: Ofício
 Relacionar documentosentre si (Relacionarc/informação)
 Movimentardocumentosem bloco
 Concluirdocumentosem bloco (obrigatóriooclassificadorestarpreenchido)
Processos
 Novo processo– Ex: criar processoaquisições2019 – classificador300.10.005
- Inserirseparadores(mesesdoano)
- Anexardocumentos
- Relacionarprocessoc/documentos

3.  Criar novo processo – Ex: Requisiçõesde material 2019 – classificador300.50.401
Relacionarprocessoc/processo e enviarparao colegadadireitac/conhecimentoaocolegadaesquerda.
Colocarpiscono separador“processosrelacionados”paraque ocolegado conhecimentotenhaacessoao
processorelacionado.
Cada utilizadortomaconhecimento,acede aoprocessorelacionadoe insereumnovoanexo.Surge a
mensagem“pendente de aprovação”.
Neste momento nasecretáriadigital aparece umnovoalerta“documentopendente de autorização”
O detentordo processovai ao processoe autorizaa inserçãodo anexo(veranexos –piscoverde – o novo
anexopassapara o separador“anexos”.
Explicara diferençaentre partilharprocessose dar conhecimento.
A partilha só é possível paragrupos existentesoucriados, ficandoaspessoaspertencentesaogrupocom
acessototal (funcionacomose o processolhespertencesse).
O conhecimentodáacesso ao processo,masa alteraçãodepende de aprovaçãododetentordoprocesso.
Explicara diferençaentre incluirdocumentosem processoe relacionardocumentos.
Incluir documentonoprocesso é feitonoworkflow e sódeve serfeitoquandojánãonecessitamosde
movimentarodocumento.
Relacionar documentospermiteque osdocumentossejammovimentados,semperderemaligação,
funcionandocadaumde formaautónoma.
Tipos de processos:
 Pedidosde Informação e Esclarecimento(PINFO)
 Planos de Atividades (PLATIV)
 Relatóriosde Atividades (RATIV)
 Atribuição de Prémios(PG)
 MedidasAtivas de Emprego (PMAE)
 Atribuição de Produtos de Apoio(SAPA)
 Credenciaçãode Centrosde Recursos (PG)
 Funcionamentode Centros de Recursos (PMAE)
 Reconhecimentode artesãos e UPA (PG)
 Autos de Eliminação de Documentos (PG) – ProcessoscriadospelaAQJA
 Medidasde Qualificaçãode Pessoascom Deficiênciae Incapacidade (MFOR)
 MedidaCheque-Formação(MFOR)
 ProcessoTécnico-Pedagógicode Açõesde Formação (PTP-FOR)


4. Envio de documentospor email
Através do workflow(movimento) – no remetente aparece oendereçode email de quemestáamovimentar
o documento.
Através do botão “Email” na ficha do documento – no remetente aparece oendereço“sgd-noreply”,porisso
deve-se colocar no corpo do e-mail a identificação (ex: copiar rodapé do Outlook). Alertar para o caso de o
documento ter anexos deve-se colocar pisco no “juntar anexos” para seguirem também os anexos.
Pesquisade documentos e processos
Critériosde pesquisa–estãocomigo – passarampor mim – tomei conhecimento,etc.Osistemasódevolve
pesquisasparao prazode 1 ano (ex:1/1/2017 a 1/1/2018)
Pesquisaavançada– detentor–criado por – datas de registo – datasde recebimento,etc.
Alertarque sóse visualizam50documentosde cada vez.
Informarque podemserexportadaslistagensde documentos/processosparaword,excel oupdf.
Utilizadoresdelegados
- Botão “Delegarnovoutilizador”
- Definirdatas
- Utilizarque delega
- Utilizadoraquemdelegamos