O documento discute o que constitui "documentação hábil" para registros contábeis de acordo com a legislação brasileira. Ele fornece exemplos de documentos que podem ser usados para lançamentos contábeis, como notas fiscais, documentos bancários e decisões judiciais. Além disso, discute a importância de se apresentar documentação adequada para os registros e a responsabilidade dos contadores nesse processo.

1. Checklist de Auditoria ©
1Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
1

2. Checklist de Auditoria ©
2Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
2
O Que Pode Ser Considerado Como “Documentação
Hábil” Para a Escrituração Contábil?
Sabemos que todos os fatos e ocorrências que afetam o patrimônio de
uma empresa devem ser corretamente escriturados pela
contabilidade desta e também temos o entendimento de que cada
lançamento efetuado deve ser comprovado pela devida
documentação hábil relacionada àquele fato.
Em termos conceituais, a expressão “documentação hábil” é definida
pela NBC ITG 2000 – Escrituração Contábil, como sendo:
[...]
1. Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que
originam lançamentos na escrituração da entidade e
compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e
outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou

3. Checklist de Auditoria ©
3Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
3
componham a escrituração.
2. A documentação contábil é hábil quando revestida das
características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na
legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e
costumes”.
3. Os documentos em papel podem ser digitalizados e
armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo
responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade
regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro
público competente.
[...]
Esta parte teórica e conceitual acerca da definição de documento
hábil e seu significado já é de conhecimento dos profissionais
envolvidos com a área contábil e a legislação existente sobre o
assunto é vasta e completa.
Mas existe uma lacuna para os contadores, auditores e demais
profissionais envolvidos, que sentem grande necessidade de
informações práticas acerca da documentação base para o registro
dos fatos contábeis.
Afinal, o que pode e o que não pode ser considerado documento
comprobatório para o lançamento/escrituração contábil?
Qual documento deve ser apresentado à contabilidade referente à

4. Checklist de Auditoria ©
4Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
4
despesa incorrida?
Tais preocupações são pertinentes porque a responsabilidade de um
contador sobre os lançamentos efetuados é de nível elevado. A
situação se agrava quando percebemos que a mesma importância
dada pelos contadores e auditores sobre esta documentação não é
dada por outros agentes do negócio como administradores,
proprietários, funcionários, etc., e perde-se muito tempo em função
disto.
A contabilidade acaba se sujeitando a contornar situações impostas
pelo simples fato de existir seguidas negligências relacionadas à
apresentação de uma documentação idônea.
Segundo uma compilação feita da legislação contábil acerca do tema
documentação contábil, podemos citar como hábeis os seguintes
documentos:
- Notas Fiscais de Vendas de Mercadorias e Serviços (SINIEF);
- NFe - Nota Fiscal Eletrônica e outros registros eletrônicos e
documentos.(Contabilidade Digital);
- Documentos expedidos por tabeliães, escrivães e demais
serventuários de ofício (inciso I do art. 197 do CTN);
- Documentos fornecidos por bancos, casas bancárias, caixas
econômicas e demais instituições financeiras (inciso II do art. 197 do
CTN);
- Documentos fornecidos por empresas de administração de bens

5. Checklist de Auditoria ©
5Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
5
(inciso III do art. 197 do CTN);
- Documentos fornecidos por corretores, leiloeiros e despachantes
oficiais (inciso IV do art. 197 do CTN);
- Documentos fornecidos inventariantes (inciso V do art. 197 do
CTN);
- Documentos fornecidos síndicos, comissários e liquidatários (inciso
VI do art. 197 do CTN);
*Fonte: COSIFe
- Documentos fornecidos por quaisquer outras entidades ou pessoas
que a Lei designe (inscritas no CNPJ e CPF), em razão de seu cargo,
ofício, função, ministério, atividade, ou profissão (inciso VII do art.
197 do CTN);
- Documentos fornecidos por peritos em avaliação de bens ou por
empresas especializadas (artigo 8º da Lei 6.404/76);
- Documentos fornecidos por empresas comerciais, industriais ou
prestadoras de serviços caracterizados como orçamento a preço de
mercado (procedimentos semelhantes às licitações públicas – Lei
8.666/1993);
- Documentos fornecidos com base em arbitragem procedida nos
termos da Lei 9.307/1996;
- Documentos de comércio exterior – Importação e Exportação –
Legislação sobre preço de transferência – Valoração Aduaneira –

6. Checklist de Auditoria ©
6Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
6
Regulamento Aduaneiro;
- Documentação de operações cambiais realizadas em conformidade
com o disposto no RMCCI – Regulamento do mercado de câmbio e
capitais internacionais;
- Documentação relativa à operações com Ouro (instrução
normativa SRF 049/2001);
- Documentos fornecidos com base em decisão judicial.
Notamos aqui que a relação é vasta e abrange o tipo e natureza das
operações envolvidas. Não é nosso intuito detalhar o aspecto de cada
documento hábil citado (que pode ser pesquisado separadamente em
cada base legal citada), mas queríamos apenas evidenciar a natureza
de cada documentação.
Utilizando essa listagem apresentada e as referidas bases legais
detalhadas e analisadas caso a caso, é possível ter um entendimento
suficiente acerca da documentação hábil para a correta escrituração
contábil.
Marlon Luiz de Freitas Silva
Checklist de Auditoria ©

7. Checklist de Auditoria ©
7Acesse: www.checklistdeauditoria.com.br
7