BIZDOCS - Sessão Aberta Gabinetes.pptx

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Sessão de Formação/
Demonstração Aberta
Dezembro 2022
Comece 2023 de forma Produtiva e Sustentável
com o Arquivo Legal Bizdocs!

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Disclaimer
A informação contida nesta apresentação é parte integrante da estratégia da Latourrette Technologies e serve o ÚNICO
propósito de alavancar oportunidades de parceria. Não deve, por qualquer meio, ser transmitida ou remetida a terceiros, de
forma alguma, sem o prévio consentimento EXPLÍCITO da Latourrette Technologies.

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Novembro 2022
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Comece 2023 de forma Produtiva e Sustentável
com o Arquivo Digital Bizdocs!

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• Quem somos
• Porquê a Transformação Digital Aplicada aos Processos Contabilísticos;
• Tudo sobre como funciona o seu novo Portal de Gestão Documental
Contabilística e de Fidelização dos Seus Clientes!;
• Tudo sobre o DL 28/2019 e o Arquivo Legal de Faturas em PDF
• Que problemas relacionados com o Arquivo Legal de Faturas em PDF estamos
a resolver com o Arquivo Digital Bizdocs?
• Fases de Implementação;
• Modelo de Subscrição;
• Perguntas e Respostas!
Agenda
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Porquê a Transformação Digital Aplicada aos
Processos Contabilísticos?
A contribuição mais importante que
a gestão precisa de fazer no século
21 é (...) aumentar a produtividade
do “knowledge work” e do
“knowledge worker”.
Peter F. Drucker (1999)

Os knowledge workers gastam entre
15% a 35% do seu tempo a procurar
informação.
Adicionalmente, 15% do seu tempo é
gasto a duplicar informação existente.
IDC – International Data Corporation
Processos Contabilísticos?

Por cada 10.800 € mensais pagos a 6
“knowledge workers”, entre 3.780 €
e 5.400 € são perdidos - Todos os meses!
Por ANO, em num Gabinete de
Contabilidade com 6 funcionários,
perdem-se entre 52.920 € e 75.600 €!
Gabinetes de Contabilidade?

Por cada 10.800 € mensais pagos a 6
“knowledge workers”, entre 3.780 €
e 5.400 € são perdidos - Todos os meses!
Por ANO, em TODOS os Gabinete de
Contabilidade, com 6 funcionários em
média, perdem-se entre 520.920.000 € e
750.600.000 €!
Gabinetes de Contabilidade?

Os contabilistas têm hoje… “uma enorme oportunidade,
talvez a maior da história da contabilidade”
• As pequenas empresas precisam
muito dos profissionais de
contabilidade. Talvez mais do que
nunca: "não como operadores de
impostos ou salários mas sim
como conselheiros para a tomada
de decisões estratégicas”.
• Este é o momento para
um posicionamento estratégico
dos escritórios de contabilidade e
para a transformação digital.
3
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Porquê o Bizdocs?
“Para ser um contabilista certificado de sucesso é
necessário minimizar as tarefas que não trazem valor
acrescentado!”
“As tecnologias são extremamente importantes para
depois ajudar a parte empresarial, libertármos o papel e
as tarefas rotineiras, utilizando os mecanismos
informáticos e a desmaterialização”

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“Os contabilistas certificados têm um papel fundamental
para sensibilizar todo o tecido empresarial para a
necessidade de ganhar escala, a necessidade das fusões e
aquisições e para a necessidade de cooperação empresarial”
“É um imperativo nacional este redimensionamento e só
conseguiremos isto se conseguirmos mobilizar os
contabilistas certificados para este grande imperativo
nacional!”
Porquê o Bizdocs?

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O que é o
Arquivo Digital
Bizdocs?

É uma solução de Arquivo Digital, segura e simples, suportada em
“cloud” e a preço muito acessível.
O Arquivo Digital Bizdocs está orientado para escritórios de contabilidade e o apoio à
digitalização contabilística de micro e pequenas empresas;
Propõe simplificar a vida documental e contabilística dos seus clientes e aumentar a
sua eficiência, poupando tempo e reduzindo custos e papéis, operações manuais e
contactos;
Numa relação próxima, descomplicada e estável.
O que é o Arquivo Digital Bizdocs?

É propósito da Bizdocs;
Oferecer um Arquivo Digital 100% seguro, ilimitado e a toda a hora e em qualquer
lugar, a um preço acessível;
Acabar com o caos de comunicações e trocas documentais físicas e digitais entre
empresas e escritórios de contabilidade;
Desrobotizar contabilistas, empresários e colaboradores;
Devolver tempo e recursos aos clientes Bizdocs;
Criar uma relação de proximidade e confiança ao longo dos anos.
O que é o Arquivo Digital Bizdocs?

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O Portal de Transformação Digital Bizdocs
Interface intuitiva e fácil de usar. Solução “chave-na-mão”!
Powered by Microsoft Azure

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Que problemas estamos
a resolver com o
Arquivo Legal Bizdocs?

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Problema 1
Como receber e organizar toda a informação
dos clientes do Gabinete, num único lugar
e de forma segura, organizada e automatizada

Métodos de Carregamento de Documentos no Bizdocs
Digitalizador Mobi
Digitalize os seus
documentos em papel
diretamente para a Inbox
do Bizdocs, através de um
dispositivo OneTouch
totalmente integrado.
Multifuncionais
Envie os documentos que
tenham sido digitalizados
por multifuncionais de
outros fabricantes.
Anexos de E-mail
Reencaminhe os seus
emails diretamente para
o Bizdocs, que fará a
captura dos anexos
existentes.
Carregar Documentos
Faça o upload de documentos
diretamente
a partir da Plataforma.
App Mobile
Permitir mobilidade é parte
das funcionalidades do
Bizdocs.
A aplicação mobile permite
a captura de documentos,
com múltiplas páginas, em
qualquer dispositivo iOS ou
Android.
Imprimir para
Bizdocs
Através de um
dispositivo de
impressão, carregue os
documentos, sem a
necessidade de aceder à
Plataforma.

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Dinâmico. Multicanal. Inteligente. Seguro.
A qualquer hora,
a partir de qualquer lugar,
em qualquer dispositivo
com acesso a internet
Arquivo Digital de Documentos
em conformidade com a Lei
www.bizdocs.mobi

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Problema 2
Como controlar a qualidade dos documentos,
organizar o processos de trabalho, tratar
excepções, pesquisar e partilhar documentos de
forma simples

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Demonstração do
Portal de
Digitalização
www.bizdocs.mobi

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Problema 3
Como associar os lançamentos contablisticos
com os originais de forma integrada com o SW
de Contabilidade?

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Demonstração da ligação dos
documentos aos Lançamentos
na Contabilidade
www.bizdocs.mobi

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1. Carregar
os documentos
para o Bizdocs
2. Aceder aos
documentos na
Inbox – Controlo
de Qualidade de
Documento
3. Enviar
documentos para
Contabilização
4. Os documentos
encontram-se
pasta “Em
Processamento”
6. Aceder aos
documentos na
pasta
“Contabilizados”
5. Os documentos entram em fase
de Contabilização – Associação entre
lançamento contabilístico e documento no
Bizdocs
SOFTWARE DE
CONTABILIDADE
O Fluxo Documental do Arquivo Legal Bizdocs

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Enquadramento Legal e Força
Probatória do Arquivo Legal
Bizdocs
- Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro
- Ofício-Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019
- Despacho nº 8/2022-XXIII, de 13/12, do SEAF

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DL 28/2019 de 15 de fevereiro de 2019
• É legalmente admissível a destruição dos originais, mediante:
• prévia digitalização e arquivo eletrónico e
• execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento e
• para faturas de bens ou serviços, após dedução do IVA e de certos atos de registo na contabilidade
(artigo 44.º n.º 4 do CIVA).
• Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico,
têm o valor probatório dos documentos originais;
• Prazo de Conservação: durante 10 anos (sem prejuízo de prazo especial);
• Medidas COVID - Força probatória das cópias digitalizadas e das fotocópias e adiamento da obrigatoriedade
de faturação eletrónica ao Governo durante o período COVID-19 - Decreto-Lei n.º 12-A/2020, de 06 de abril;
• Revogação das Medidas COVID - Decreto Lei nº. 66-A/2022 de 30-09-2022;

1) Qualquer fatura, recebida ou enviada por e-mail, é de facto considerada, por lei,
uma Fatura processada por meio Eletrónico, para efeitos fiscais.
2) Por lei, o Arquivo das Faturas Eletrónicas tem de ser feito Exclusivamente de
forma Eletrónica.
3) É obrigatória a existência de um Arquivo Digital Legal, que cumpra com todos
os requisitos do DL 28/2019, que garanta o arquivamento eletrónico das faturas em
PDF, enviadas e recebidas por e-mail, com ou sem assinatura digital qualificada.
O Arquivo Legal de Faturas em PDF é OBRIGATÓRIO
 Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro
 Ofício-Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019
 Despacho nº 8/2022-XXIII, de 13/12, do SEAF

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Que problemas, relacionados com o
Arquivo Legal de Faturas em PDF,
estamos a resolver com o Arquivo
Legal Bizdocs?

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Problema 1
Como arquivar todas as Faturas em PDF, ENVIADAS
por e-mail, num único lugar e de forma segura,
organizada e simples?

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Caso de Uso 1
Empresa EMITE Fatura em PDF, o
programa de faturação ENVIA PDF
por e-mail ao Cliente e Arquiva
Automaticamente no Bizdocs

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Caso de Uso 1.1
Empresa EMITE Fatura em PDF,
Arquiva fatura no Bizdocs e ENVIA por
e-mail ao Cliente usando o Bizdocs

Métodos de Carregamento de Documentos no Bizdocs
Digitalizador Mobi
Digitalize os seus documentos
em papel diretamente para a
Inbox do Bizdocs, através de
um dispositivo OneTouch
totalmente integrado.
Multifuncionais
Envie os documentos que
tenham sido digitalizados por
multifuncionais de outros
fabricantes.
Anexos de E-mail
Reencaminhe os seus
emails diretamente para o
Bizdocs, que fará a captura
dos anexos existentes.
Carregar Documentos
Faça o upload de documentos
diretamente
a partir da Plataforma.
App Mobile
Permitir mobilidade é parte das
funcionalidades do Bizdocs.
A aplicação mobile permite a
captura de documentos, com
múltiplas páginas, em qualquer
dispositivo iOS ou Android.
Imprimir para
Bizdocs
Através de um dispositivo
de impressão, carregue os
documentos, sem a
necessidade de aceder à
Plataforma.

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Problema 2
Como arquivar todas as faturas em PDF, RECEBIDAS
por e-mail, num único lugar e de forma segura,
organizada e simples?

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Caso de Uso 2
Empresa RECEBE por e-mail Fatura
em PDF e re-envia o e-mail para
Arquivamento no Bizdocs

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Problema 3
Como associar, os PDFs Arquivados, aos
Lançamentos Contablisticos e criar um Arquivo Legal
de Faturas em PDF, de acordo com o DL 28/2019, de
forma Incrivelmente Simples?

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Caso de Uso 3
Empresa ENVIA e RECEBE por e-mail
Faturas em PDF e Arquiva-as de
forma Legal no Bizdocs

1. Faturas em PDF
enviadas por e-
mail são Faturas
Eletrónicas
2. Faturas
Eletrónicas tem de
ser Arquivadas
Eletrónicamente
3. É obrigatória
existência um
Arquivo Legal em
conformidade
com o DL 28/2019
4. As Faturas em
PDF ENVIADAS
por e-mail são
Arquivadas
Automaticamente
5. As Faturas
RECEBIDAS por e-
mail são
Arquivadas
Automaticamente
6. As Faturas em PDF, ENVIADAS e
RECEBIDAS por e-mail, são associados ao
lançamento contabilístico criando o
Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF
SOFTWARE DE
CONTABILIDADE
O Arquivo Legal de Faturas em PDF do Bizdocs em
Resumo

1) Qualquer fatura, recebida ou enviada por e-mail, é de facto considerada, por lei,
uma Fatura processada por meio Eletrónico, para efeitos fiscais.
2) Por lei, o Arquivo das Faturas Eletrónicas tem de ser feito Exclusivamente de
forma Eletrónica.
3) É obrigatória a existência de um Arquivo Digital Legal, que cumpra com todos
os requisitos do DL 28/2019, que garanta o arquivamento eletrónico das faturas em
PDF, enviadas e recebidas por e-mail, com ou sem assinatura digital qualificada.
O Arquivo Legal de Faturas em PDF é OBRIGATÓRIO!
 Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro
 Ofício-Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019
 Despacho nº 8/2022-XXIII, de 13/12, do SEAF

Benefícios do Portal de
Transformação Digital
Bizdocs

Benefícios para o Gabinete de Contabilidade
Melhorar o serviço ao cliente e
contribuir para sua fidelização
Facilitar o acesso à informação
eliminando os pedidos de consulta
aos documentos
Aceleração do processo de fecho
de contas dos seus clientes
libertando mais tempo para
análise da informação de gestão
Automatizar o processo dos
registos aumentando a
produtividade dos colaboradores
do Gabinete de Contabilidade
Eliminação do espaço de
armazenamento físico
Redução de custos

Os contabilistas têm hoje… “uma enorme oportunidade,
talvez a maior da história da contabilidade”
• As pequenas empresas precisam
muito dos profissionais de
contabilidade. Talvez mais do que
nunca: "não como operadores de
impostos ou salários mas sim como
conselheiros para a tomada de
decisões estratégicas”.
• Este é o momento para
um posicionamento estratégico dos
escritórios de contabilidade e para a
transformação digital.
3

Facilidade de partilha de documentos
com o seu Contabilista e Terceiros
Conformidade
com DL28/2019
Organização dos seus
documentos no Arquivo
Digital Bizdocs
Possibilidade pesquisa do tipo
Google
Segurança e confidencialidade
dos dados
Acesso a todos os seus
documentos por
qualquer dispositivo
Benefícios do Arquivo Digital para a PME Cliente do
Gabinete de Contabilidade

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Modelo de Subscrição
e Preços

PORTAL DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL DO GABINETE
39,90 €/mês
PORTAL DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL DO GABINETE DE
CONTABILIDADE
Acesso à Inbox exclusiva (Contabilista) e todas as opções de
gestão documental do Arquivo Digital
2 Utilizadores de Gabinete
2 Empresas PME com 1 utilizador cada
Arquivo ilimitado para documentos contabilísticos
Área de Partilha: zona de transferência de documentos entre
Contabilista e Cliente (1GB)
Geração do ficheiro de auditoria de acordo com DL 28/2019

PORTAL DE ARQUIVO LEGAL DO CLIENTE DO GABINETE
10,00 € /mês
PORTAL DE ARQUIVO DIGITAL LEGAL PME CLIENTE
Acesso à Inbox exclusiva (Cliente)
1 utilizador
Envio de documentos para o Contabilista
Consulta dos documentos contabilizados
Acesso a pastas de arquivo criadas e disponibilizadas pelo
Contabilista
Arquivo ilimitado para documentos contabilísticos
Área de Partilha: zona de transferência de documentos entre
Contabilista > Cliente (1GB)
Geração do ficheiro de auditoria de acordo com DL 28/2019

Resumo do Modelo de Subscrição para o Gabinete de Contabilidade e para a
PME Cliente
39,90 €/mês 10,00 € /mês
CARACTERÍSTICAS INDEPENDENTES
PORTAL DE DIGITALIZAÇÃO DO GABINETE
DE CONTABILIDADE
ARQUIVO DIGITAL DO CLIENTE
Acesso à Inbox exclusiva (Contabilista) e a
todas opções de gestão documental do
Arquivo Digital
Acesso à Inbox exclusiva (Cliente)
2 utilizadores 1 utilizador
2 Empresas PME com 1 utilizador cada Envio de documentos para o Contabilista
- Consulta aos documentos contabilizados
-
Acesso a pastas de arquivo criadas e
disponibilizadas pelo Contabilista
Arquivo ilimitado para documentos
contabilísticos
Área de Partilha: zona de transferência de
documentos entre Contabilista e Cliente (1GB)
Geração do ficheiro de auditoria de acordo
como DL28/2019

Benefícios Financeiros para o Gabinete
• O escritório de contabilidade subscreve o Arquivo Digital
para os seus clientes, através do portal do Bizdocs.
• A subscrição do Arquivo Digital para cada Cliente do
Gabinete Contempla 1 conta de PME com 1 utilizador com
perfil de administrador;
• É possível ao Gabinete adicionar utilizadores PME
Benefício 1 – Margem sobre PVPR
Arquivo Digital de PMEs
1 a 9 10,00€/Empresa
10 a 24 9,75€/Empresa
25 a 49 9,50€/Empresa
50 ou mais 9,00€/Empresa
Benefício 2 – Utilizadores Gabinete
A partir de 20 PMEs, o Gabinete passa a beneficiar da oferta
adicional de 1 utilizador de Gabinete por cada 10 subscrições
de Arquivo Digital de PME que ative.

Fases de Implementação
De 0 a “100”

Fase 0
Gabinete e
1 Empresa cliente
Fase 1
5 a 10 Clientes
no 1º. mês
Fase 2
100 + Empresa ao fim de
3 meses
• Planeamento de roll-out
• Formação à equipa
• Abordar 10 clientes
• Acompanhar
• Definir plano e período
de flexibilização
• Implementar novos
procedimentos
• Avaliar impactos
• Monitorar tempos
• Ajustar processos
Fases de Implementação
De 0 a “100” Clientes em 3 meses, com a ajuda do seu parceiro
tecnológico!

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Agora que já sabemos como podemos livrar-nos de todos
os papéis de forma LEGAL!
Que o Arquivo LEGAL de Faturas em PDF é OBRIGATÓRIO!
Que o Bizdocs é Incrivelmente Simples!
O que fazer para Começar a Arquivar Legalmente todos os
documentos Fiscalmente relevantes, e começar 2023 de
forma mais sustentável e Digital?

Como aderir ao Bizdocs e começar a fazer Arquivo Legal?
Se é uma Empresa com Contabilidade Interna
Fale com a sua Empresa de Informática
Com a ajuda do seu parceiro de informática poderá implementar o Arquivo
Digital Bizdocs, com ou sem integração automática com o seu SW de
Contabilidade ou ERP, e em poucos dias deixar de Imprimir Faturas.
Fale já com o seu Contabilista
Através do seu Gabinete de Contabilidade e do parceiro de informática do
mesmo, pode subscrever o Arquivo Digital Bizdocs e começar a deixar de
Imprimir Faturas em poucas horas.
Se é uma Micro ou PME, com Contabilidade Externa
Fale já com a sua Empresa de Informática
Com a ajuda do seu parceiro de informática poderá implementar o Arquivo
Digital Bizdocs, com ou sem integração automática com o seu SW de
Contabilidade ou ERP, e em poucas horas deixar de Imprimir Faturas.
Se é um Gabinete/Empresa de Contabilidade

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Questões?

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MUITO OBRIGADO!
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