ENTENDENDO MELHOR
OS E-MAILS TEMPLATES
Alex Mendonça e Fábio Almeida
scielo.submission@scielo.org
INFORMAÇÕES GERAIS
– Todos os sites são criados com os modelos de e-mail
padrão do ScholarOne
– É responsabilidade dos Adm...
VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO
DOS MODELOS DE E-MAIL
1. Email Notification & Reminders
E-mails de Notificação e Lembre...
1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS
– Linkados às tarefas do processo de peer review
– Facilita as comunicações entre Admin...
COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
• Tarefas do Fluxo Original (SW)
• Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW)
• Tarefas do Fluxo de R...
COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
Cabeçalho da seção
Nome do Modelo
Editar antes de Enviar
Tarefa
Ativo
Quando a tarefa ocorre?
OU...
2. INVITATION EMAILS
– Geralmente são para os Pareceristas
– Às vezes para os Editores
– Requerido para o evento = para a ...
Esses são os links que aparecerão
no convite para o Parecerista
DICA: Você pode escolher quais
links gostaria de ter no se...
MÚLTIPLOS CONVITES
MÚLTIPLOS CONVITES
3. INVITATION RESPONSE EMAILS
– Acionados quando a resposta ao convite é recebida
• Um e-mail é enviado à equipe do periód...
3. INVITATION RESPONSE EMAILS
E-MAIL ACIONADO QUANDO A
RESPOSTA É RECEBIDA
4. DECISION LETTERS
– Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema!
– ##COMMENTS_TO_AUTHOR##
– #...
##COMMENTS_TO_AUTHOR##
5. AUTHOR REMINDERS
– Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a
submeter uma revisão
– A coluna Reminder Days ...
6. SYSTEM EMAILS
– Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de
Trabalho
– Autores / Coautores
– Autores Con...
AUTOR / COAUTOR
AUTOR CONVIDADO / MRW
RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS
EVENTOS DIVERSOS
7. HYPERLINK EMAILS
São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um
link sublinhado.
8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD
O tipo de arquivo deve ser .rtf
Certifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf
INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS
É possível fazer o upload de mais de
um arquivo se você tiver mais de um
modelo de Ca...
ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL
Na guia Audit Trail será possível
visualizar um ícone de impressora
próximo a todos...
PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA
E-MAILS REQUERIDOS
– Direcionados à Decisão: Todos
– Direcionados à Convite: Todos
– Direcionados à Respostas de Convite
•...
EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Modificar/Editar
MODIFICANDO E-MAILS
Documento não disponível
significa que uma tag de e-
mail está no lugar de um
texto e agindo como um
r...
MODIFICANDO E-MAILS
TAGS DE E-MAIL
CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS
CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Editar antes de enviar
Quando ou Dias para o lembrete
QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA
O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a ta...
QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA
O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a
ta...
LOCALIZAR E SUBSTITUIR
• Para mudanças gerais nos seus modelos de e-
mail:
• Localizar e substituit
(apenas texto)
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça

485 visualizações

Publicada em

Como parte do programa de aperfeiçoamento dos periódicos SciELO, temos a satisfação de convidá-los a participar do I Curso de Atualização SciELO-ScholarOne, que será realizado no dia 07 de Agosto de 2015 no Auditório Governador Carlos Alberto de Carvalho Pinto da FAPESP, em São Paulo.

Já são 86 periódicos da Coleção SciELO Brasil que utilizam o sistema diariamente, alguns há mais de 3 anos. Desde então, vários periódicos passaram por mudanças em suas equipes editoriais ou atualização das políticas editorias. Ao mesmo tempo, novos recursos foram inseridos no sistema ScholarOne. O curso tem o propósito de atualizar e nivelar o conhecimento entre as equipes editoriais dos periódicos.

A programação abordará conteúdos avançados sobre o uso do sistema ScholarOne, boas práticas, erros comuns, resolução de problemas, dicas de uso, dentre outros. Está também prevista uma seção com aprofundamento sobre os e-mails templates e relatórios de estatísticas do sistema com foco na criação de relatórios customizados para atender necessidades específicas do periódico.

O conteúdo do curso estará alinhado com os novos critérios de admissão e permanência na Coleção SciELO Brasil (Setembro/2014) e de que forma o ScholarOne pode ser configurado para ajudar a atendê-los. Os Critérios SciELO Brasil exigem que até o final de 2015 todos os periódicos indexados devem processar a avaliação dos manuscritos online com um sistema ou serviço próprio ou contratado que atenda os requisitos do SciELO na produção de estatísticas sobre o fluxo de processamento de artigos, como são o número de manuscritos recebidos, porcentagem de rejeitados imediatamente, porcentagem de aprovados após avaliação por editores associados e pareceristas, afiliação nacional e estrangeira dos autores, editores e pareceristas envolvidos. Além do ScholarOne, o SciELO disponibiliza para os periódicos indexados o sistema de submissão OJS (Sistema SciELO de Publicação).

Por fim e não menos importante, o curso promoverá a troca de experiências entre as equipes editoriais dos periódicos participantes que abrangem diferentes áreas do conhecimento.

A presença dos membros do corpo editorial e dos profissionais da equipe editorial é muito importante para que o periódico possa tirar um maior proveito do sistema ScholarOne.

Publicada em: Ciências
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
485
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
2
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
33
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide
  • Module 1: Introduction & Agenda
  • **What’s MRW?
  • **? Redo with notes and so slide header/footer show
  • Divider Slide
  • Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça

    1. 1. ENTENDENDO MELHOR OS E-MAILS TEMPLATES Alex Mendonça e Fábio Almeida scielo.submission@scielo.org
    2. 2. INFORMAÇÕES GERAIS – Todos os sites são criados com os modelos de e-mail padrão do ScholarOne – É responsabilidade dos Administradores revisá- los e editá-los – Podem também ser criados novos modelos de e- mail conforme necessidade do periódico
    3. 3. VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO DOS MODELOS DE E-MAIL 1. Email Notification & Reminders E-mails de Notificação e Lembretes 2. Invitation Emails E-mails de convite 3. Invitation Response Emails E-mails de resposta a convites 4. Decision Letters Cartas de Decisão 5. Author Reminders Lembretes aos autores 6. System Emails E-mails do sistema 7. Hyperlink Emails E-mails de Hyperlink 8. Printable Email Letterhead E-mails de Carta Timbrada
    4. 4. 1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS – Linkados às tarefas do processo de peer review – Facilita as comunicações entre Admins, Editores e Pareceristas – Geralmente automatizados, com ajustes customizados disponíveis conforme necessidade • Exemplo: Lembrete de Revisão Atrasada
    5. 5. COMO ELES SÃO ORGANIZADOS • Tarefas do Fluxo Original (SW) • Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW) • Tarefas do Fluxo de Revisados (RW) • Tarefas do Fluxo de Aceitos (Quando configurado) • Tarefas do Fluxo de Artigos Convidados (IW)
    6. 6. COMO ELES SÃO ORGANIZADOS Cabeçalho da seção Nome do Modelo Editar antes de Enviar Tarefa Ativo Quando a tarefa ocorre? OU Dias para o lembrete Modificar Excluir
    7. 7. 2. INVITATION EMAILS – Geralmente são para os Pareceristas – Às vezes para os Editores – Requerido para o evento = para a ação ocorrer, esse e-mail precisa ser enviado pelo sistema – Tags de Detalhes do Manuscrito * (exceto sites duplo-cego) – ##INVITE_RESPONSES## tag no e-mailTítulo ##DOCUMENT_TITLE## Autores ##DOCUMENT_AUTHORS## * Resumo ##DOCUMENT_ABSTRACT##
    8. 8. Esses são os links que aparecerão no convite para o Parecerista DICA: Você pode escolher quais links gostaria de ter no seu site
    9. 9. MÚLTIPLOS CONVITES
    10. 10. MÚLTIPLOS CONVITES
    11. 11. 3. INVITATION RESPONSE EMAILS – Acionados quando a resposta ao convite é recebida • Um e-mail é enviado à equipe do periódico se esse endereço estiver copiado nos campos CC ou BCC • Resposta online automática – ##REVIEW_LINK## tag no e-mail usada na resposta de aceito para visualizar o Formulário de avaliação (SchoreSheet)
    12. 12. 3. INVITATION RESPONSE EMAILS
    13. 13. E-MAIL ACIONADO QUANDO A RESPOSTA É RECEBIDA
    14. 14. 4. DECISION LETTERS – Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema! – ##COMMENTS_TO_AUTHOR## – ##EDITOR_RECOMMENDATION## – ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR## – ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR_NO_NAME## – ##CREATE_REVISION_LINK## – ##CREATE_RESUBMISSION_LINK##
    15. 15. ##COMMENTS_TO_AUTHOR##
    16. 16. 5. AUTHOR REMINDERS – Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a submeter uma revisão – A coluna Reminder Days determina a frequência
    17. 17. 6. SYSTEM EMAILS – Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de Trabalho – Autores / Coautores – Autores Convidados MRW – Contas Relacionadas – Eventos Diversos - Exemplo: E-mail de Confirmação de Submissão ao Autor
    18. 18. AUTOR / COAUTOR
    19. 19. AUTOR CONVIDADO / MRW
    20. 20. RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS
    21. 21. EVENTOS DIVERSOS
    22. 22. 7. HYPERLINK EMAILS São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um link sublinhado.
    23. 23. 8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD O tipo de arquivo deve ser .rtf Certifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf
    24. 24. INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS É possível fazer o upload de mais de um arquivo se você tiver mais de um modelo de Carta Timbrada
    25. 25. ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL Na guia Audit Trail será possível visualizar um ícone de impressora próximo a todos os e-mails
    26. 26. PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA
    27. 27. E-MAILS REQUERIDOS – Direcionados à Decisão: Todos – Direcionados à Convite: Todos – Direcionados à Respostas de Convite • Parecerista aceitou o convite – Sistema-Direcionados • Desatribuição de Parecerista • Desatribuição de Editor • Manuscrito é retirado • Manuscrito é “des-submetido” • Decisão imediata de rejeição do Checklist inicial (se configurado)
    28. 28. EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL Modificar/Editar
    29. 29. MODIFICANDO E-MAILS Documento não disponível significa que uma tag de e- mail está no lugar de um texto e agindo como um representante de conteúdo
    30. 30. MODIFICANDO E-MAILS
    31. 31. TAGS DE E-MAIL
    32. 32. CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS
    33. 33. CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL Editar antes de enviar Quando ou Dias para o lembrete
    34. 34. QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE • É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas • Pending: O sistema entrou na tarefa, mas ela não foi realizada ainda (Admin Checklist pendente) • Processing: A tarefa começou, mas não foi finalizada (2 pareceristas aceitaram o convite, nenhum fez o parecer) • Overdue: Uma tarefa é considerada atrasada quando o prazo dado para sua realização expirou. • Completed: Tarefa concluída (parecerista submeteu seu parecer) • Abandoned: Tarefa ainda aberta quando a decisão é tomada (parecerista aceitou, EIC tomou a decisão) • Rescinded: Retorna o manuscrito ao passo anterior no sistema (rescindir um parecer ou decisão)
    35. 35. QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE • É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas • Dias para o lembrete: 7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias depois da tarefa atrasar • Dias para o lembrete: -7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias antes da tarefa atrasar • Dias para o lembrete: 0 significa que o e-mail será enviado automaticamente no dia que a tarefa atrasar
    36. 36. LOCALIZAR E SUBSTITUIR • Para mudanças gerais nos seus modelos de e- mail: • Localizar e substituit (apenas texto)

    ×