Este documento apresenta um sistema de gestão documental para a Universidade Agostinho Neto. O sistema visa resolver problemas como perda e demora na busca de documentos através de mecanismos digitais de armazenamento, catalogação e controle de acesso. O sistema foi desenvolvido utilizando metodologias ágeis e ferramentas de segurança para proteger os dados dos usuários.

1. UNIVERSIDADE AGOSTINHO NETO
FACULDADE DE CIÊNCIAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS DA COMPUTAÇÃO
SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA
UNIVERSIDADE AGOSTINHO NETO - ALJAVA

2. 117746 Ester Manuela Sebastião Apolinário
117903 Salomão José Capitão
INTEGRANTES DO GRUPO:
UNIVERSIDADE AGOSTINHO NETO
FACULDADE DE CIÊNCIAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS DA COMPUTAÇÃO
Sob a orientação do Professor Hélio Edmar Batalha Santana, Lic, e
Co-orientação do Professor Dikiefu Fabiano, Msc.

3. SUMÁRIO:
SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA
UNIVERSIDADE AGOSTINHO NETO - ALJAVA
1. Introdução
2. Problema
3. Motivação
4. Objectivo Geral
5. Objectivos Específicos
6. Metodologias
7. Mecanismos De Segurança
8. Arquitectura Do Sistema
9. Simulação
10. Conclusão

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INTRODUÇÃO
É notável todos os dias, a inexistência de uma gestão de
documentos adequada dentro do Departamento de Ciência
da Computação.
Apresentaremos o ALJAVA como ferramenta de gestão
eletrônica de documentos adaptável a sua realidade e para
sua estrutura organizacional, visando facilitar o acesso a
informação.
E m i n t r o d u ç ã o a g e s t ã o d o c u m e n t a l

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PROBLEMA
P r o b l e m a s i d e n t i f i c a d o s
i. A má conservação e perda de documentos;
ii. A demora na busca e revisão de documentos;
iii. Perda de versionamento de documentos;
iv. Armazenamento de documentos físicos inadequados.

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MOTIVAÇÃO
As debilidades que o departamento apresenta no acesso
a informação, na entrega, nos processos e recuperação de
dados, serviu-nos de motivação com a maior vontade de
suprir estas necessidades.
F a c t o r e s d e m o t i v a ç ã o

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OBJECTIVO Geral
O b j e c t i v o s
O objectivo geral deste trabalho se centraliza na gestão de
documentos, com o intuito de optimizar os processos e
actividades internas da instituição. Dedicadamente ao
departamento de ciências da Universidade Agostinho
Neto.

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Objectivos específicos
O b j e c t i v o s
#4
Criar mecanismos que
possibilitam a
recuperação de dados.
#3
Disponibilizar funcionalidades
para o tratamento e
aprovações de processos.
#2
Criar mecanismos
para o controlo do
ciclo de vida de
documentos
#1
Possibilitar a definição políticas de
proteção de dados pessoais e
segurança documental.
#1

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METODOLOGIAS
Para a elaboração do desenho metodológico desta
investigação, levamos em conta os conceitos de
metodologia de pesquisa científica, tendo em conta um
conjunto de generalizações teóricas e conceitos chaves
como factores estáveis para o estudo em questão.
M e t o d o l o g i a s u t i l i z a d a s

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METODOLOGIAS
Desenvolvimento de Software
Para o desenvolvimento deste trabalho científico escolheu-
se as metodologias ágil que são: RUP (rica em detalhes,
especificamente para capturar os requisitos funcionais e
definir as tarefas de cada iteração. Cada iteração lida com
um cenário ou conjunto de casos de uso) e SCRUM que se
adequa mais a projectos genéricos, ambas para gestão
dinâmica do projecto e acompanhamento funcional da fase
de desenvolvimento e maior controlo das actividades a
cumprir no cronograma e por final garantir uma boa
documentação.
M e t o d o l o g i a s u t i l i z a d a s

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PROJECTO
Módulos do Sistema
A p r e s e n t a ç ã o d o s m ó d u l o s
Módulos de Gestão Documentos
Identificação e padronização de documento, assunto e classificação
de documento, políticas de controlo de uso e acesso
Anexo de documento
Armazenamento / Repositório / Backup
Segurança e ciclo de vida – Workflow
Módulos de Gestão Pastas
Definição dos padrões de organização
de pastas e ordenação de pastas.
Módulo de Gestão de Áreas
Organização hierárquica, Relacionamento entre
áreas - Comunicação independente dos
funcionários de áreas distintas
Agrupamento de área de actuação, data,
tempo e quantidade e assinaturas.
Módulo de Gestão de Relatórios

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PROJECTO
Ferramentas utilizadas
F e r r a m e n t a s u t i l i z a d a s

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PROJECTO
Mecanismos de segurança
M e c a n i s m o s d e s e g u r a n ç a
Criptografia
Protecção contra Injecções
de Códigos
Controlo de Acesso;
Negação de Serviço
Cross-Site Scripting (XSS)
Ataques
Proteção CSRF
Secure socket layer (SSL)

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A r q u i t e c t u r a d o s i s t e m a
PROJECTO
Arquitectura do sistema

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SIMULAÇÃO
A p r e s e n t a ç ã o á u d i o v i s u a l

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CONCLUSÃO
C o n c l u s õ e s
Este trabalho científico centralizou-se no objectivo de se tornar possível, uma gestão de
documentos passando por um exercício de digitalização de processos dentro da Faculdade
de Ciências da Universidade Agostinho Neto, com a intenção de dinamizar as actividades
internas e melhorar o fluxo de informação que é gerada no departamento com o uso do
Sistema ALJAVA.

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R e s u l t a d o s
i. Torna-se possível a migração de documentos físicos para
armazenamento digital com o uso da ferramenta ALJAVA;
ii. Dinamizar a busca e revisão de documentos;
iii. Catalogação e recuperação de dados;
iv. Garantir uma auditoria e versionamento de documentos;
CONCLUSÃO | Resultados esperados

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CONCLUSÃO | Dificuldades encontradas
D i f i c u l d a d e s e n c o n t r a d a s
1
2
3
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Dificuldade em cumprir os requisitos legais sobre a proteção de documentos e
dados pessoais;
Dificuldades em encontrar outras soluções de sistemas adequadas a realidade
angolana;
Dificuldade em estabelecer um padrão de organização documental que se
adequa a realidade do departamento;
Excessiva burocracia no contacto com os departamentos para o levantamento
de dados.

20. Business
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CONCLUSÃO | Recomendações
R e c o m e n d a ç õ e s
Criação dos documentos na plataforma, ou
seja, um editor interno onde poderão ser
escritos os documentos.
A implementação de armazenamento na
nuvem.
01
02
Promover de melhor forma as
funcionalidades para a replicação de
dados
03

21. FIM DAAPRESENTAÇÃO
OBRIGADO!