Gerencie projetos com MS Project

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Gestão de Projetos

Igor Teixeira de Melo

Gerenciamento de Projetos

Microsoft Project

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Supervisão editorial: Igor Teixeira de Melo

Preparação de texto: Igor Teixeira de Melo

Revisão: Ana Luiza de Castro Ribeiro

Capa: Igor Teixeira de Melo

Impressão: Cópias e Cópias

Versão 2.0

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou
mesmo transmitida por meio eletrônicos ou gravações sem a permissão, por
escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98.


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“Viva os loucos, os desajustados, os rebeldes, os desordeiros.

Os peixes fora d’água.

Os que vêem as coisas de modo diferente.

Eles não gostam de muitas regras e não respeitam o Status Quo.

Você pode elogiá-los, criticá-los, endeusá-los ou difamá-los.

Só não é possível, ignorá-los.

Pois eles provocam mudanças, obrigam a raça humana evoluir.

Alguns podem vê-los como loucos, mas nós os vemos como gênios.

Porque aqueles que são loucos o suficiente para pensar que podem
mudar o mundo são os que, de fato, o fazem.

Pense Diferente!”

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CONTEÚDO

APRESENTAÇÃO ......................................................................................................... 6
GERENCIAMENTO DE PROJETOS ......................................................................... 7
PLANEJAMENTO ......................................................................................................... 8
ANÁLISE PERT-CPM................................................................................................. 12
CRONOGRAMA DE GANTT ..................................................................................... 15
MICROSOFT PROJECT ............................................................................................ 16
APRESENTAÇÃO DA TELA ................................................................................. 16
BARRAS DE MENU PADRÃO .............................................................................. 17
BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAÇÃO ........................................................... 18
TECLAS DE NAVEGAÇÃO .................................................................................. 19
MODOS DE VISUALIZAÇÃO DO PROJECT ............................................................ 20
Calendário .............................................................................................................. 20
Gráfico de Gantt (Modo Padrão) ........................................................................... 21
Gráfico de Diagrama de Rede ................................................................................ 21
Utilização das Tarefas ............................................................................................ 22
Gantt de Controle ................................................................................................... 23
Gráfico de Recursos ............................................................................................... 23
Planilha de Recursos .............................................................................................. 24
Planilha de Utilização dos Recursos ...................................................................... 24
DESENVOLVENDO UM PROJETO ........................................................................ 25
CALENDÁRIO ................................................................................................... 25
INFORMAÇÕES DE UM PROJETO ........................................................................ 32
TAREFAS ........................................................................................................ 35
Hierarquia das tarefas ........................................................................................... 39
Código EDT ............................................................................................................ 41
Duração das tarefas ............................................................................................... 42
Tarefa Recorrente ................................................................................................... 43
Relacionamento ...................................................................................................... 45
Definindo os vínculos ............................................................................................. 46
Latência ou Tempo de Retardo............................................................................... 49
Restrições de uma tarefa ........................................................................................ 51
Dividir tarefa .......................................................................................................... 53
Definido calendários para tarefas.......................................................................... 54
RECURSOS ..................................................................................................... 55
Anotações ............................................................................................................... 58
Inserindo e Ocultando Colunas .............................................................................. 59
Atribuindo recursos ................................................................................................ 65
Tipos de tarefas ...................................................................................................... 68


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Superalocação de recursos..................................................................................... 70
Verificando a alocação dos recursos graficamente ............................................... 74
CONTROLE ..................................................................................................... 77
Caminho Crítico ..................................................................................................... 77
Linha de base .......................................................................................................... 78
Controlando a duração das tarefas ........................................................................ 80
Filtros ..................................................................................................................... 82
Criando filtros personalizados ............................................................................... 84
RELATÓRIOS ................................................................................................... 87
Personalizando um relatório .................................................................................. 90
Criando imagens do projeto ................................................................................... 92
ROTEIRO PRÁTICO ................................................................................................... 94
EXERCÍCIO DE FIXAÇÃO ........................................................................................ 95
CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 102


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APRESENTAÇÃO

O aprendizado no MS Project envolve mais do que o entendimento do funcionamento
deste software, pois, diferente de outros softwares, o MS Project está intimamente
interligado com o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender o
funcionamento do software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão de
projetos. Não será abordado neste curso, entretanto, o conhecimento, as técnicas e as
abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Aconselha-se que o
aluno procure entender e aprender em maior profundidade esta área de trabalho. A
seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão de projetos
que serão úteis ao entendimento do curso de MS Project.


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GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas em atividades de projetos objetivando atender ou superar as
expectativas dos interessados, atores e participantes envolvendo o balanceamento de:

Escopo, tempo, custo e qualidade;

Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não
definidos);

Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles participantes diretos
ou indiretos do projeto (stakeholders).

Portanto no gerenciamento de projetos não é necessário apenas a vontade ou a
necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerente de
projetos precisa de conhecimentos específicos da área para um melhor desempenho
das funções. Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a
abordagem de projeto, que de forma simplificada, prevê a aplicação das técnicas,
habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações da empresa. O
termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por projetos, que visa
alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros projetos,
coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, com
melhor qualidade e no menor custo.


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PLANEJAMENTO

Antes de iniciar um projeto, você precisa definir sua meta e em seguida definir quais
tarefas necessárias para atingir essa meta. Após a definição das etapas e tarefas,
resta somente determinar a duração, os responsáveis por cada tarefa e por fim o custo
de cada etapa.

Existem diversas técnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao
gerenciamento e para entendê-las, é necessário ter o conhecimento dos conceitos
básicos de Projetos.

O que é um projeto?

Um projeto pode ser definido como uma seqüência de atividades ou eventos com
início e fim definidos e dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar uma meta
pré-definida dentro de parâmetros de custo, tempo, recursos e qualidade. Um projeto
é, portanto único. Mesmo com alguma similaridade com um empreendimento
executado, possuem características específicas diferenciadoras. Podemos dividir um
projeto em quatro fases distintas que o caracterizam: fase conceitual, fase de
planejamento, execução e controle e fase final ou desmobilização.

Fase conceitual

A primeira fase do projeto se define pela busca da identificação das necessidades,
pelo estudo da viabilidade, discussão das alternativas, planos de ataque, elaboração
dos orçamentos, formatação de propostas e cronogramas, além da consolidação da
equipe de trabalho que irá desenvolver a próxima etapa, a fase de planejamento.

Fase de planejamento

A fase de planejamento do projeto refere-se à programação dos recursos humanos,
recursos materiais e equipamentos. Nessa fase são criados protótipos do projeto e
onde acontecem as simulações que porventura venham dar idéias claras de
problemas futuros e do melhor caminho a ser seguido na fase de execução do
empreendimento.


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Fase de execução e controle do projeto

Na fase de execução, acontece o cumprimento das atividades planejadas, e, a
depender das interfaces e novos obstáculos surgidos, o inesperado, é ainda onde
acontecem as mudanças de direção ou, o replanejamento do projeto que advém, entre
outras coisas, de um bom monitoramento e do controle das atividades programadas
que garantirão que o projeto se realize conforme o planejado.

Fase final

A última etapa de um projeto caracteriza a desmobilização e entrega do
empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilização e entrega de
todos os serviços que fazem parte do escopo contratado. Alguns empreendimentos
não conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de serviços extras que
aparecem, seja por má concepção do projeto, por um planejamento inadequado ou por
outra razão menos técnica. A solução encontrada tem sido terminar por "decreto", o
que no mínimo, causa certo desconforto naquele que planeja ou gerencia, pelo custo
cada vez menos justificável. Além disso, a mobilização de profissionais especializados
na resolução de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e
desgastante. O melhor é planejar bem para evitar a conjugação do verbo "esquecer".

O desenho abaixo mostra a seqüencia destas etapas em um projeto, destacando
aquelas nas quais o MS Project se torna mais útil:


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O que é uma tarefa?

Tarefas são as atividades necessárias para alcançar o objetivo final, por exemplo: no
planejamento de um curso de MS Project você tem que fazer uma pesquisa de
mercado, definir o público alvo, preparar o material de marketing, reservar o
laboratório, preparar o material, etc. Todas essas atividades são necessárias para a
realização de um curso de MS Project.

O que são recursos?

Recursos são pessoas, equipamentos e a parte física que você utilizará para executar
uma tarefa. Quanto mais recurso você utilizar, mais trabalho terá e provavelmente com
um maior custo.

Características de um projeto

Todo projeto viável deve atender a determinadas características, tais como:

Tem um início e um fim;

Usa recursos múltiplos e finitos;

Tem um objetivo;

O progresso pode ser medido;


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Requer um líder de projeto e uma equipe;

Deve ser planejado;

O desempenho deve ser revisto e comparado com os planos;

Coexiste com outros projetos, mas é diferente deles;

É afetado por forças internas e externas que devem ser identificadas e
resolvidas;

É diferente de tudo que já se fez anteriormente, no mínimo porque o tempo e o
ambiente mudaram.

Por que um projeto falha?

Vejamos a seguir algumas razões pelas quais um projeto pode falhar:

Confundir simples idéias com projetos efetivamente viáveis;

Impor prazos não realistas para o projeto;

Designar gerente não habilitado para o projeto;

Designar equipes sem habilidades para o projeto;

Falta de patrocínio organizacional;

Projetos muito grandes, ao invés de módulos gerenciáveis;

Falta de acompanhamento ao projeto.


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ANÁLISE PERT-CPM

Em 1957 a Marinha dos Estados Unidos havia planejado a construção de um foguete
espacial. Este projeto, chamado de Projeto Polaris, corria o risco de ter sua
administração transformada em um verdadeiro caos. Isto por causa do volume de itens
a controlar e a gerenciar.

A tabela a seguir mostra alguns números que podem evidenciar este risco:

Empreiteiros principais 250
Sub-empreiteiros 9.000
Peças diferentes a serem fabricadas 70.000
Tempo previsto para execução do foguete 5 anos
Fica fácil perceber que os riscos eram grandes, já que se houvesse um atraso em uma
atividade atribuída a um sub-empreiteiro, por exemplo, isto poderia acarretar em um
atraso geral do projeto.

Por causa das necessidades militares do país naquela época, um grupo de entidades
e cientistas foi convocado para desenvolver um sistema que auxiliasse na gestão do
projeto.

Assim, em 1958, nasceu o sistema PERT, sigla de Program Evalution and Review
Technique, que significa Técnica de Avaliação e Controle de Programas. Trazendo
para os tempos atuais podemos ver como Técnica de avaliação e Controle de
Projetos.

Paralelamente à criação deste novo sistema, outro grupo de pessoas e corporações,
trabalhando com projetos de introdução de produtos químicos, desenvolveu um
método muito parecido com o PERT. Este método foi chamado de CPM, vindo de
Critical Path Method, que traduzindo fica Método do Caminho Crítico.

O sistema PERT consiste de um desenho que representa um projeto, o qual
compreende a seqüência lógica do planejamento com as interdependências das
atividades, buscando alcançar um objetivo específico.

Já o método CPM nos permite facilmente determinar o tempo de duração de um
projeto como um todo.


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O caminho crítico é o caminho mais desfavorável em um projeto, ou seja, é o conjunto
de tarefas interdependentes cuja soma das durações determina o tempo total do
projeto.

Em outras palavras: se ocorrer um atraso ou adiantamento em qualquer uma das
atividades daquele conjunto, isto terá impacto direto no tempo previsto de duração do
projeto.

Não demorou muito para que o sistema integrado PERT-CPM começasse a ser
aplicado nas diversas áreas de atividades humanas: construção civil, decoração,
teatro, marketing, indústria, etc.

Fonte:
HIRSCHFELD, Henrique. Planejamento com PERT-CPM: e análise do desempenho.
São Paulo: Atlas, 1982

A rede PERT aborda o projeto de forma sistêmica fornecendo assim, uma visão de
totalidade devido à necessidade de se estabelecer interdependência entre todas as
atividades. Além disso, ressalta as entradas, o processo ou o desenvolvimento das
atividades de acordo com as relações de correspondência e as saídas que
corresponde ao resultado.

Tal rede é de extrema importância para os gestores de uma forma geral, pois
disponibiliza inúmeras informações (tempo, folgas, caminhos críticos), permite
investigar o impacto das variações no projeto e determinar o local que se devem
despender esforços para manter o calendário e testar o impacto de deslizes no
cronograma. Assim, este modelo revela situações, evitando ou minimizando os efeitos
das ocorrências não previstas durante o projeto. A técnica não pode evitar imprevistos,
mas pode revelar ou prevenir contra estas ocorrências (o que fazer, onde e como
atuar, quando agir e com quais recursos), tendo em vista a ocorrência de eventos
estranhos no planejamento base.

O MS Project utiliza a rede do tipo caixas para montar um diagrama PERT/CPM,
sendo que cada tarefa é representada por uma caixa, conhecida por nó. Neste, pode-
se visualizar a partir do Modo Diagrama de Rede os seguintes campos de informação:
nome da tarefa, número ID da tarefa, duração, data programada para o início e fim. As
linhas que ligam os nós que se referem às relações das tarefas. As bordas em torno


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de cada nó servem para indicar se o nó é uma tarefa resumida, uma subtarefa ou um
marco e ainda, se a mesma pertence ao caminho crítico.

Os nós no caminho crítico possuem uma borda espessa, vermelha ou hachurada; as
tarefas não críticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem
uma borda em forma de caixa sombreada e os marcos possuem uma borda dupla ou
tipo moldura.

Figura - Tela do MSProject exibindo o diagrama de rede PERT.

Figura – Modo de visualização do MSProject exibindo o caminho crítico.


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CRONOGRAMA DE GANTT

Em 1903 o engenheiro mecânico Henry Gantt apresentou um trabalho chamado A
Graphical Daily Balance in Manufacturing, que traduzindo significa Controle Gráfico
Diário de Produção.

Este trabalho descrevia um método gráfico de acompanhamento dos fluxos de
produção.

Um exemplo simplificado desta técnica de representação de cronograma de atividades
é mostrado na figura abaixo:

Durante a primeira guerra mundial Henry Gantt comprovou sua grande capacidade
industrial, quando, trabalhando para um órgão do governo dos Estados Unidos,
coordenou trabalhos para a construção de 533 navios. Nesta época, Gantt
desenvolveu o gráfico que tem o seu nome.

Hoje seu método é largamente utilizado nas áreas onde são necessárias técnicas de
planejamento e controle, inclusive em softwares como o MSProject.


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Figura – Tela do MSProject exibindo o cronograma de Gantt.

MICROSOFT PROJECT

Apresentação da tela
Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project
1, onde podemos iniciar nosso trabalho.

Vejamos com detalhes os itens que compõem a tela principal:


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Barras de Menu Padrão

Novo Projeto, Abrir, Salvar.

Imprimir, Visualizar Impressão, Verificar Ortografia.

Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel(copia
formatação).

Desfazer e refazer a ação executada.

Inserir Hyperlink.

Vincular Tarefa, Desvincular Tarefa, Dividir Tarefa.

Informações da tarefa ativa, Anotações da tarefa, Task
Drivers, Atribuir recursos.

Agrupar por.

Aumentar zoom, Diminuir zoom, Ir para tarefa
selecionada.

Copiar figura, Assistente do Office.


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Barra de Ferramentas Formatação

Recuo para a esquerda, Recuo, Mostrar Sub-
tarefa, Ocultar Sub-Tarefa, Mostrar(Ocultar/Exibir).

Fonte: Tipo e tamanho.

Bold(negrito), Italic(itálico), Underline(sublinhado).

Esquerda, Centralizar, Direita.

Filtros, Auto Filtro.

Assistente do gráfico de Gantt.


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Teclas de Navegação
Tecla Área Resultado
Caracter à Esquerda ou à
ou Campos de Formulário
Direita.
ou Campos de Formulário Caracter acima ou abaixo.
HOME ou END Campos de Formulário Início ou fim da linha.
Uma janela à esquerda ou à
ALT PGUP ou ALT PGDN Gráficos de Gantt direita (por colunas inteiras nas
tabelas).
Topo ou base do gráfico nessa
CTRL HOME ou CTRL END Gráficos de Gantt
data.
ALT HOME ou ALT END Gráficos de Gantt Data inicial ou final do projeto.
Gráficos de Diagrama de Percorrer a janela do gráfico de
HOME ou END
Rede cima abaixo.
Gráficos de Diagrama de
ou Tarefa à esquerda ou à direita.
Rede
ou Tarefa acima ou abaixo.
Rede
CTRL HOME ou CTRL END Primeira ou última tarefa.
Rede
TAB ou SHIFT TAB Tarefa à esquerda ou à direita.
Rede
Desloca-se à esquerda ou à
ALT ou ALT Gráficos de Gantt
direita.
ou Tabelas Campo à esquerda ou à direita.
ou Tabelas Campo acima ou abaixo.
CTRL ou CTRL Tabelas Primeira ou última linha possível.
Primeiro ou último campo na
HOME ou END Tabelas
linha.
Primeiro campo da primeira linha
CTRL HOME ou CTRL END Tabelas
ou último campo da útima linha.

Tabelas & Gráficos de Uma janela acima ou abaixo (por
PGUP ou PGDN
Gantt/Diagramas de Rede linhas inteiras nas tabelas).
Tabelas & Gráficos de Vai para a data ou número de
F5
Gantt/Diagramas de Rede identificação específica.
Uma janela à esquerda ou à
Tabelas & Gráficos
CTRL PGUP ou CTRL PGDN direita (por colunas inteiras nas
Diagramas de Rede
tabelas).
Tabelas/Campos de
TAB ou SHIFT TAB Campo à esquerda ou à direita.
Formulário


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Modos de Visualização do Project
Os modos do Project incluem formatos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais
como Network Diagram (Diagrama de Rede) e de Gantt Chart (Gráfico de Gantt), bem
como formatos especializados para entrada de dados e sua exibição. Os usuários
podem trabalhar com os modos fornecidos ou criar os seus próprios modos
personalizados.

Calendário
As tarefas marcadas são exibidas em formato de agenda para representar a sua
duração durante as semanas do mês.


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Gráfico de Gantt (Modo Padrão)
O Gráfico de Gantt é constituído por uma tabela que relaciona as tarefas e suas
informações, e um gráfico que exibe a duração das tarefas e seus relacionamentos.

Gráfico de Diagrama de Rede
Este fluxograma exibe o projeto com as tarefas em caixas ou nós. As linhas entre os
nós representam elos entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada nó exibe
cinco campos de informação pertinente a essa tarefa.


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Utilização das Tarefas
Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um
período de tempo específico.


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Gantt de Controle
Este gráfico exibe o acompanhamento do realizado com a linha de base (projetado).

Gráfico de Recursos
Este gráfico exibe a colocação dos recursos, trabalho ou custo de um recurso durante
um período de tempo.


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Planilha de Recursos
Este formato de planilha mostra a informação sobre cada recurso, tal como: taxa de
pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e
custo (inicial e real).

Planilha de Utilização dos Recursos
Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um
período de tempo específico.


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DESENVOLVENDO UM PROJETO

Calendário
Depois de apresentar algumas informações essenciais do MSProject, vamos agora
colocar a mão na massa. Vamos primeiramente definir algo essencial para todo o
processo de gerenciamento, o calendário do projeto. É de acordo com esse calendário
que o MSProject vai gerar todas as informações necessárias para o controle de datas
do projeto.

Abra um novo projeto no MSProject em Iniciar>Programas>Microsoft
Office>Microsoft Office Project 2007 ;

Vá agora ao menu Ferramenta>Alterar período útil...;

A tela abaixo irá aparecer:


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Veja algumas informações que temos na tela:

Para Calendário: Mostra em qual o calendário estamos trabalhando;

Criar Novo Calendário...: Nos permite criar um calendário totalmente
personalizado;

Área do Calendário: Mostra todos os dias do mês que estão definidos conforme
mostra a legenda ao lado. Ao clicar em qualquer data do calendário, ao lado,
aparecerão mais informações daquele dia selecionado;

Exceções: Aqui mostra todos os feriados, férias e dias de folga cadastrados, ou
seja, mostra todos os dias exceções ao padrão;

Semanas de Trabalho: Aqui podemos personalizar os dias e horários de trabalho.

Vamos então criar o nosso calendário.


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Clique no botão “Criar Novo Calendário...”;

Preencha a próxima caixa de diálogo como a figura:

Veja que vamos criar nosso calendário a partir do calendário padrão. Clique em
“OK”;

Já trabalhando em nosso calendário, clique em “Opções”;

Vamos modificar o horário padrão de início para 09:00h e de término para
18:00h;

Leia a observação circulada para entender o porquê estamos mudando os
horários:


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Vamos agora definir um dia não útil. Para isso clique na data que deseja inserir
o feriado, que no nosso caso será dia 11 de junho.

Na primeira linha e primeira coluna da aba “Exceções” digite o nome do
feriado, “Corpus Christi”;

Veja que o dia 11 de junho ficou marcado como “Dia de Exceção”:


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Na semana de 22 de junho, por ser a semana em que a empresa foi fundada, a
diretoria sempre a reserva para um descanso e algumas comemorações. Vamos,
portanto, defini-la como recesso de trabalho.

Na segunda linha da aba “Exceções”, digite “Aniversário da Empresa”;

Clique em “Detalhes...” ou simplesmente dê um clique duplo sobre o nome da
exceção;

Vamos definir alguns parâmetros do nosso recesso;

Siga o preenchimento de acordo com a tela abaixo:


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Veja que definimos o período como “Folga”, que ocorrerá “Diariamente”
durante o período de “Seg 22/6/09” à “Sex 26/6/09”;

Dê um “OK” e veja que nosso recesso já está definido no calendário.

Vamos agora entender as outras opções:

Nós poderíamos ao invés de querer definir um período de folga, definir simplesmente
um novo período de trabalho com algum padrão de recorrência e dentro de certo
intervalo de tempo.

Como exercício, crie uma exceção chamada de “Meio Período”, onde nas 3 segundas-
feiras a partir do dia 29 de junho, todos os membros da equipe apenas trabalharão
meio período.

Confira seu resultado com a tela abaixo:


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Antes de passarmos para frente, vamos entender a aba “Semanas de Trabalho”.

Clique na aba “Semanas de Trabalho” e com a primeira linha selecionada
clique no botão “Detalhes...”;

Veja na imagem abaixo, que aqui você pode configurar horas e folgas para o
calendário padrão:


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Temos a opção de manter os dias no padrão do Project, podemos definir dias como
folga permanente e podemos modificar o período de trabalho do dia da semana
selecionado. Podemos por exemplo, aqui, colocar que nossos colaboradores
trabalharão nos sábados durante o turno da manhã.

Faça algumas modificações para ver como fica e depois volte para o que
estava antes;

Clique em “Cancelar”.

Perceba que também podemos criar semanas de trabalho diferenciadas. Para isso
basta seguir os mesmo procedimentos da aba exceção, escolha um nome para as
semanas de trabalho, defina o período em que suas modificações atuarão e faça as
modificações necessárias clicando em “Detalhes...”.

Informações de um projeto
Agora vamos definir algumas informações importantes do nosso projeto.

Selecione o menu Projetos>Informações sobre o projeto...;

Vejamos a descrição das informações da tela que aparece:


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Data de início: Permite determinar a data de início do projeto;

Data de término: Permite determinar a data de término do projeto;

Agendar a partir de: Aqui você ativa qual das datas acima apresentadas você irá
definir, sendo a outra data, definida pelo próprio Project baseando na duração total
do projeto;

Data atual: Determina a data atual, corrente que o projeto assumirá. Geralmente é
definida a data atual do calendário do computador.

Data de status: Essa data serve como base para o Project calcular os custos
acumulados até a data de status do projeto;

Calendário: Aqui você define o calendário que será utilizado;

Prioridade: Define a prioridade padrão das tarefas;

Estatísticas: Abre uma caixa de diálogo com várias estatísticas do projeto. É
interessante você consultá-la várias vezes durante a execução do projeto para
saber como anda seu planejamento.


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Veja abaixo a janela de estatísticas. Perceba que como ainda não cadastramos
nenhuma tarefa e não demos andamento no nosso projeto, não temos nenhum dado
estatístico disponível.

Agora que já conhecemos nossas opções, vamos definir alguns dados. Siga a
imagem abaixo para preencher os campos da caixa de diálogo “Informações
sobre o projeto”:


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Dê um “OK” e vamos para uma nova etapa.

Tarefas
É importante que todo grande projeto seja dividido em várias tarefas menores para
que se possa ter um melhor controle de suas etapas. Faremos agora o cadastro
dessas tarefas. Veja abaixo uma lista de tarefas que devem ser seguidas para uma
boa gestão do desenvolvimento de produtos em uma empresa. As etapas da gestão
do desenvolvimento de novos produtos foram baseadas no livro “Gestão de
Desenvolvimentos de Produtos” de Henrique Rozenfeld et al.

As tarefas em negrito são as tarefas resumo das demais tarefas que se encontram
abaixo e no mesmo nível de recuo.

Desenvolvimento de Produto

Planejamento Estratégico de Produtos
Definir escopo de revisão do PEN
Planejar atividades para a revisão do PEN
Consolidar informações sobre tecnologia e mercado
Revisão do PEN
Analisar o portfólio de produtos da empresa
Propor mudanças no portfólio de produtos
Verificar a viabilidade de portfólio de produtos
Decidir o início do planejamento de um dos produtos do portfólio
Documentar as decisões tomadas e registrar lições aprendidas
Minuta do projeto

Planejamento do Projeto
Definir interessados no projeto
Definir escopo do produto
Definir escopo do projeto
Detalhar o escopo do projeto
Definir atividades e sequência
Preparar cronograma
Avaliar riscos
Preparar orçamento do projeto
Analisar a viabilidade econômica do projeto
Definir indicadores de desempenho
Definir plano de comunicação
Planejar e preparar aquisições
Preparar plano de projeto
Avaliar fase
Plano de Projeto


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Projeto Informacional
Revisar e atualizar o escopo do produto
Detalhar o ciclo de vida do produto e definir seus clientes
Identificar os requisitos dos clientes do produto
Definir os requisitos do produto
Definir especificações-meta do produto
Monitorar a viabilidade econômico-financeira
Avaliar fase
Projeto Informacional

Projeto Conceitual
Atualizar o plano de projeto
Modelar funcionalmente o produto
Desenvolver princípios de solução para as funções
Desenvolver as alternativas de solução para o produto
Definir arquitetura
Analisar sistemas, subsistemas e componentes
Definir ergonomia e estética do produto
Definir fornecedores e parcerias de co-desenvolvimento
Selecionar a concepção do produto
Definir plano macro de processo
Atualizar o estudo de viabilidade econômico-financeira
Avaliar fase
Projeto Conceitual

Projeto Detalhado
Atualizar o plano de projeto detalhado
Criar e detalhar SSCs, documentação e configuração
Criar, reutilizar, procurar e codificar SSCs
Calcular e desenhar os SSCs
Especificar tolerâncias
Integrar os SSCs
Finalizar desenhos e documentos
Configurar produto e completar a estrutura do produto
Decidir fazer ou comprar SSCs
Desenvolver fornecedores
Planejar processo de fabricação e montagem
Projetar recursos de fabricação
Avaliar SSCs, configuração e documentação do produto e processo
Otimizar produto e processo
Criar material de suporte do produto
Projetar embalagem
Planejar fim de vida de produto
Testar e homologar produto
Enviar documentação do produto a parceiros
Monitorar a viabilidade econômico-financeira
Avaliar fase


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Projeto detalhado

Preparação da Produção do Produto
Obter recursos de fabricação
Planejar produção piloto
Receber e instalar recursos
Produzir lote piloto
Homologar processo
Otimizar a produção
Certificar o produto
Desenvolver o processo de produção
Desenvolver processo de manutenção
Ensinar pessoal
Monitorar viabilidade econômico-financeira
Avaliar fase
Liberação da Produção

Lançamento do Produto
Planejar lançamento
Desenvolver processo de vendas
Desenvolver processo de distribuição
Desenvolver processo de atendimento ao cliente
Desenvolver processo de assistência técnica
Promover marketing de lançamento
Lançar produto
Gerenciar lançamento
Atualizar plano de fim de vida
Monitorar viabilidade econômico-financeira
Avaliar fase
Documentar as decisões tomadas, registrar lições aprendidas
Encerramento da macrofase de desenvolvimento

Acompanhar Produto e Processo
Avaliar satisfação do cliente
Monitorar desempenho do produto
Monitorar o desempenho técnico do produto no mercado e nos serviços
associados
Monitorar o desempenho técnico do produto na produção
Monitorar o desempenho do processo de produção
Monitorar o desempenho de vendas
Monitorar avaliação econômica do produto
Monitorar custo do produto
Monitorar os aspectos relacionados ao meio ambiente
Consolidar informações sobre desempenho
Realizar auditoria pós-projeto
Registrar lições aprendidas
Síntese das lições aprendidas no projeto


MsProject
Gestão de Projetos

Descontinuar o Produto
Analisar e aprovar descontinuidade do produto
Planejar a descontinuidade do produto
Preparar o recebimento do produto
Acompanhar o recebimento do produto
Descontinuar o produto
Finalizar suporte ao produto
Avaliação geral e encerramento do produto

Com o modo de visualização “Gráfico de Gantt” selecionado vamos entrar apenas com
as tarefas da primeira etapa, “Planejamento Estratégico de Produtos”. Abaixo vão
algumas dicas ao inserir tarefas de tarefas:

1. Clique na célula que deseja inserir o nome;

2. Insira a descrição conforme desejado e tecle uma das opções abaixo conforme
desejar:

ENTER: Completa a entrada e desce para a célula abaixo;

TAB: Completa a entrada e avança para o próximo campo;

SETAS: Completa a entrada e move na direção correspondente.

3. Para renomear uma tarefa, basta selecioná-la e pressionar a tecla F2 ou dar
um clique duplo sobre a tarefa e renomeá-la no campo “Nome”. Veja que ao
dar um clique duplo aparecerá uma caixa de diálogo onde você poderá alterar
vários dados da tarefa:


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Gestão de Projetos

4. Para excluir uma tarefa, basta clicar sobre o número da tarefa e pressionar
DELETE;

5. Para inserir uma tarefa entre outras duas, basta clicar na célula abaixo da
célula a qual deseja inserir e pressionar INSERT, ou ir ao menu Inserir>Nova
Tarefa.

Preencha agora todas as tarefas desde o início do projeto até o final do
“Planejamento Estratégico de Produtos”;

Para continuarmos abra o arquivo “WorkShop 1” contido na pasta iSight – MsProject.

Hierarquia das tarefas
Como foi dito anteriormente, as tarefas resumo possuem várias subtarefas que estão
em um nível hierárquico inferior aos das tarefas resumo, também chamadas de
pacotes de tarefas. Vamos pegar nosso exemplo para entender melhor. Veja as
tarefas abaixo:


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Definir escopo de revisão do PEN
Planejar atividades para a revisão do PEN
Consolidar informações sobre tecnologia e mercado
Revisão do PEN
Veja que “Definir escopo de revisão do PEN” é uma subtarefa do “Planejamento
Estratégico de Produtos”, que por sua vez é uma subtarefa do “Desenvolvimento de
Produto”. Falamos então, que a tarefa “Desenvolvimento de Produto” é um resumo de
todas as tarefas que estão hierarquicamente abaixo dela, assim como a tarefa
“Planejamento Estratégico de Produtos” é um resumo de todas as tarefas que estão
hierarquicamente abaixo dela e assim por diante...

Para definir essa hierarquia no Project, siga as instruções abaixo:

Selecione da tarefa 3 à tarefa 11, clicando na tarefa 3 e com o SHIFT
pressionado clique na tarefa 11;

Veja que todas essas tarefas estão subordinadas à tarefa 2. Portanto, após

selecionar as tarefas, clique no botão recuo , ou simplesmente use o
atalho ALT+SHIFT+Seta à Direita. Veja que as tarefas selecionadas agora
ficaram subordinadas à tarefa resumo.

Selecione agora as tarefas 2 à 11 e repita o procedimento. Veja que agora
todas as tarefas selecionadas se subordinaram à tarefa 1.


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De acordo com os níveis hierárquicos definidos acima, faça o mesmo com as
demais tarefas resumo e subtarefas.

Confira seu resultado com o apresentado pelo facilitador.

Perceba que ao clicar no “-“ da tarefa resumo, você oculta todas subtarefas a ela
relacionada.

Veja abaixo todas as tarefas resumo do projeto:

Código EDT
O código EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho), permite-lhe visualizar a hierarquia
das tarefas através de uma numeração. Veja o exemplo abaixo:


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Gestão de Projetos

Para exibi-lo basta clicar com o botão direito do mouse no título da coluna
“Nome da Tarefa” e escolher a opção “Inserir Coluna”;

Procure em “Nome do Campo” o campo “EDT”, selecione-o e dê um “OK”;

Veja que a coluna “EDT” foi adicionada.

Para excluir qualquer coluna, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o título e
selecionar a opção “Ocultar Coluna”.

Aproveite e dê uma olhada na quantidade de colunas que você pode inserir.

Duração das tarefas
Iremos agora preencher a duração de cada tarefa que definimos anteriormente. A
soma destas durações que irão definir o prazo de entrega do meu projeto.

Vamos preencher a duração das primeiras subtarefas apenas:


Definir escopo de revisão do PEN [4]
Planejar atividades para a revisão do PEN [3]
Consolidar informações sobre tecnologia e mercado [2]
Revisão do PEN [1]
Analisar o portfólio de produtos da empresa [2]
Propor mudanças no portfólio de produtos [1]
Verificar a viabilidade de portfólio de produtos [2]
Decidir o início do planejamento de um dos produtos do portfólio [1]
Documentar as decisões tomadas e registrar lições aprendidas [1]
Minuta do projeto [0]

Preencha a coluna duração com as durações entre os colchetes na frente de
cada tarefa acima.


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Algumas dicas para preencher a duração:

1. Se você preencher a duração digitando “3dd”, o Project considerará 3 dias
corridos e não 3 dias úteis como definido no padrão. Isso é interessante, por
exemplo, quando o tempo de duração é o tempo de secagem de um protótipo em
argila, que não depende do dia ser ou não útil.

2. Quando se deseja preencher a duração de um conjunto de tarefas, basta
selecionar todas as tarefas que deseja modificar, clicar com o botão direito do
mouse sobre qualquer tarefa selecionada, escolher a opção “Informações sobre a
tarefa...” e na caixa de diálogo que aparecerá, defina a duração das múltiplas
tarefas selecionadas.

Para Continuarmos, abra o arquivo “WorkShop 2” que está na pasta iSight –
MsProject.

Tarefa Recorrente
O recurso Tarefa Recorrente permite inserir uma tarefa que se repete em intervalos
específicos e iguais ao longo do projeto. Exemplo: uma reunião semanal do gerente e
sua equipe durante 10 sextas-feiras a partir do início do projeto.

Vamos criar uma reunião da equipe de projeto em 10 sextas-feiras.

Selecione a primeira célula vazia após a última tarefa;


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No menu Inserir escolha a opção Tarefa Recorrente...;

Na janela que aparecerá, escolha as opções abaixo:

Dê um “OK”;

Veja que foi criada uma tarefa recorrente começando na célula 130:

Recue a tarefa recorrente para a esquerda;

Veja o resultado final abaixo:


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Relacionamento
Esta é talvez a etapa mais importante e complicada do planejamento do projeto. Aqui
vamos definir, qual será o relacionamento de uma tarefa com a(s) outra(s). Veremos
quais tarefas devem ser cumpridas antes que uma outra tarefa específica comece.
Veja o exemplo abaixo:

Fica claro que a “Revisão do PEN” não pode ser realizada antes de estar “Definido o
escopo de revisão do PEN” e “Planejado as atividades para a revisão do PEN”. Certo?

Vejamos agora os tipos de relacionamentos que podem existir entre uma ou mais
tarefas:

Tipo de Apresentação no
Descrição
Relacionamento Gráfico de Gantt

O tipo mais comum. A tarefa só começa
Término a Início
quando a predecessora termina.


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A tarefa só começa quando a predecessora
Início a Início
começa.

Término a A tarefa só termina quando a predecessora
Término termina.

Um tipo muito incomum. A tarefa só
Início a Término
termina quando a predecessora começa.

Vamos dar alguns exemplos de cada relacionamento:

Término a Início: Podemos considerar o exemplo anterior da “Revisão do PEN”.

Início a Início: No final de cada etapa do nosso planejamento nós temos a tarefa de
“Documentar as decisões tomadas e registrar lições aprendidas” e não é difícil de
perceber que só é possível começar essa tarefa após o início da primeira tarefa do
módulo, já que só é possível documentar decisões e lições aprendidas a partir do
momento que iniciamos a etapa.

Término a Término: No nosso exemplo, as tarefas “101” e “102” são do tipo Término
a Término. Veja: a tarefa “102” (“Gerenciar o lançamento”) deve necessariamente
terminar junto com a tarefa “101” (“Lançamento do produto”), já que o lançamento
deve ser gerenciado até o seu fim.

Início a Término: As estruturas do telhado de seu projeto de construção são
construídas fora do local. Duas tarefas de seu projeto são "Entrega de estrutura" e
"Montar telhado". A tarefa "Montar telhado" não pode ser concluída até que a tarefa
"Entrega de estrutura" seja iniciada. Fonte: Microsoft Office Online

Definindo os vínculos
Existem três modos para definir os vínculos entre as tarefas. Veja abaixo cada um
deles:

Modo 1 - Utilizando os ícones :


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Vamos por vincular a “Revisão do PEN” (tarefa “6”) com “Definir escopo de revisão do
PEN” (tarefa “3”). Para isso basta selecionar primeiro a tarefa “3” e com a tecla CTRL
pressionada selecione a tarefa “6”. Com as duas tarefas selecionadas basta clicar no
ícone “Vincular Tarefas” ou simplesmente pressionar as teclas CTRL+F2. Veja na
coluna “Predecessoras” que aparece que a tarefa “6” está vinculada com a tarefa “3”.
Você deve ter percebido que não tivemos a opção de escolher o tipo de vinculo entre
as duas tarefas. Isso acontece porque o Project tem como padrão vinculá-las com o
tipo Término a Início, veremos adiante como modificar o tipo de vínculo.

Obs.: Caso não esteja visualizando a coluna de predecessoras, basta clicar com o
botão direito do mouse no título de qualquer coluna e pedir para inserir a coluna
“Predecessoras”.

Modo 2 – Duplo clique na tarefa:

Vejamos que a tarefa “Revisão do PEN” depende tanto da tarefa “3”, como da tarefa
“4” (“Planejar atividades para a revisão do PEN”).

Dê um clique duplo sobre a tarefa “Revisão do PEN” e veja a janela que abrirá:


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Aqui podemos ver todos os vínculos que a tarefa selecionada possui, bem como os
tipos de vínculos. Para adicionar o vinculo da tarefa “6” com a tarefa “4”, siga os passo
abaixo:

Na primeira linha abaixo do vínculo já cadastrado, digite no “Id” o número “4”;

Veja que automaticamente o Project já associa o “Id” “4” à tarefa
correspondente;

Como o tipo de relacionamento é de Término a Início, basta clicar em “OK”
para definir o vínculo. Não se preocupe com a coluna “Latência”, pois veremos
mais adiante.

Modo 3 – Digitando os valores:

Sem sombra de dúvida esse é o modo mais fácil de definir os vínculos das tarefas.
Aqui basta você digitar a “Id” da tarefa predecessora à tarefa que está editando. Veja
alguns exemplos:

Digite como na figura abaixo os campos da coluna “Predecessoras”:


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Perceba que quando uma tarefa tem mais de uma predecessora, separamos
com ponto e vírgula as tarefas predecessoras.

OK!!

Abra o “WorkShop 3” para continuarmos trabalhando.

Modifique agora os tipos das tarefas listadas abaixo para o tipo indicado:

Id Nome da Tarefa Tipo de Relacionamento Resultado
11 Documentar as decisões tomadas e registrar lições aprendidas Início a Início 3II
102 Gerenciar lançamento Término a Término 101TT
106 Documentar as decisões tomadas, registrar lições aprendidas Início a Início 95II
120 Registrar lições aprendidas Início a Início 119II
125 Preparar o recebimento do produto Início a Término 124TI
128 Finalizar suporte ao produto Término a Término 127TT

Caso não recorde como fazer as modificações, pergunte ao facilitador.

Verifique novamente o tempo de projeto e datas de Início e Término:

Latência ou Tempo de Retardo
Neste tópico vamos definir um tempo de atraso entre duas tarefas. Imagine por
exemplo, que após propor mudanças no portfólio de produtos (tarefa “8”), seja
necessário aguardar um tempo para que a diretoria aprove as mudanças. Para isso


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vamos retardar o fim da tarefa para levar em consideração esse tempo de tomada de
decisão dos diretores. Veja como inserir uma latência:

Dê um clique duplo sobre a tarefa “9”;

Na aba “Predecessoras”, digite “2” no campo “Latência” conforme a figura
abaixo:

Dê um “OK” e veja como ficou o campo referente à coluna “Predecessoras”:

Temos então na tarefa “Verificar a viabilidade de portfólio de produtos”, na coluna
“Predecessoras” 8TI+2dias. Interpretando: a tarefa “9”, apenas começará após o
término da tarefa “8” mais dois dias de espera.

Veja também a modificação no gráfico de Gantt:

Antes:


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Depois:

Para inserir uma latência em porcentagem, basta na janela “Informações sobre
a tarefa” inserir no campo latência o valor mais o símbolo %.

Exemplo: Na tarefa “9” colocar 200% do tempo de duração da tarefa “8”. Veja o
resultado abaixo:

O resultado final seriam os mesmos dois dias de latência.

Restrições de uma tarefa
Restrição de uma tarefa é quando se deseja restringir o início ou o término de alguma
tarefa específica. Vamos para nosso exemplo para entendermos melhor.

A tarefa “27”, (“Avaliar Fase”) depende de consultores externos contratados pela
empresa apenas para fazer as avaliações finais de cada fase. Fomos informados pela
diretoria que os consultores deverão chegar apenas dia 14 de setembro e que
devemos iniciar a avaliação assim que eles chegarem, pois os pagamos em
hora/consultoria.

Vamos lá!

Dê um clique duplo na tarefa “27”;


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Selecione a aba “Avançado”;

Defina os campos “Tipo de restrição” e “Data da restrição” conforme a imagem
abaixo:

Veja algumas outras opções de restrições disponíveis para você:

Ao dar “OK” aparecerá a seguinte caixa de diálogo:


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Marque a opção destacada e logo em seguida clique em “OK”.

Obs.: Essa caixa aparece, pois, ao definir uma data onde uma tarefa deve iniciar, você
pode gerar um conflito de precedentes, por exemplo, caso a tarefa predecessora à
tarefa onde foi inserida a restrição não tenha terminado ainda, como poderíamos
iniciar na data restrita? Para evitar esse tipo de conflito, deve-se fazer um excelente
planejamento de tempo antes de contratar os consultores externos.

Para retirar a restrição, basta voltar o campo para o padrão do Project, “O Mais
Breve Possível”.

Dividir tarefa
Ainda trabalhando com nossos consultores externos, temos a informação de que eles
não trabalham nas terças-feiras, devido a outro compromisso existente. Logo teremos
que começar nossa avaliação da fase no dia 14 de setembro (segunda-feira), parar na
terça-feira dia 15 e recomeçá-la no dia 16 (quarta-feira). Vejamos como fazer isso:

Selecione a tarefa “27”;

Clique no ícone “Dividir Tarefa”, ;

Clique agora no centro da barra da tarefa no gráfico de Gantt;


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E veja o resultado:

Nossa tarefa agora foi dividida em duas etapas, uma na segunda-feira e outra na
quarta-feira.

Definido calendários para tarefas
Mesmo que no início do projeto tenhamos criado e definido nosso calendário, o Project
não associa cada tarefa a esse calendário automaticamente. Por isso devemos fazê-lo
manualmente. Vejamos como:

Clique com o botão direito do mouse sobre o título da coluna “Nome da Tarefa”
e escolha a opção “Inserir coluna...”;

Procure a coluna “Calendário da tarefa” e clique em “OK”;

Selecione agora todas as tarefas do nosso projeto, exceto as tarefas
recorrentes;

Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula selecionada e
escolha a opção “Informações sobre a tarefa...”;

Selecione a aba “Avançado” e defina o calendário “iSight” criado por nós
anteriormente;


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Dê um “OK” e veja que o calendário iSight foi definido para todas as
tarefas;

Para finalizar oculte a coluna “Calendário da tarefa”, clicando com o botão
direito no título da coluna e escolhendo a opção “Ocultar coluna”.

Antes de continuarmos abra o “WorkShop 4”.

Recursos
Os recursos são os equipamentos, pessoas e materiais necessários para que cada
tarefa seja executada e concluída. O Project armazena informações sobre cada
recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso
tem sobre o projeto. Esses recursos podem ser do tipo material, trabalho ou custo.

Recursos do tipo “trabalho” são aqueles que realizam efetivamente um trabalho para
executar as tarefas. Máquinas e pessoas são alguns exemplos desse recurso. Esse
recurso geralmente é contabilizado por hora trabalhada, já que ele é um recurso
“infinito”.

Recursos do tipo “material” são geralmente suprimentos que são consumidos ao
longo de sua utilização. Aço, argila, areia, cimento ou qualquer outro tipo de matéria-
prima utilizada no processo, são exemplos de material.


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Recursos do tipo “custos” são para identificar artigos orçamentais, tais como custos
de treinamento, que não são dependentes da quantidade de trabalho ou da duração
de uma tarefa.

Vamos conhecer nosso modo de visualização de “Planilha de Recursos”!

Selecione o modo de visualização “Planilha de Recursos”.

Vejamos algumas informações armazenadas em cada coluna:

Nome do Recurso: Esta é a coluna onde é inserido o nome do recurso em questão;

Tipo: Defini-se o tipo do recurso, trabalho, material ou custo;

Unidade do Material: O campo “Unidade do Material” contém a unidade da medida
que você define para um recurso material (recurso material: os suprimentos ou outros
itens de consumo usados para executar as tarefas de um projeto.), como por exemplo,
toneladas, caixas ou metros cúbicos;

Iniciais: Na coluna “Iniciais” você insere uma abreviação do nome do recurso;

Grupo: Na coluna grupo você pode definir alguns grupos de recursos para facilitar
seus relatórios futuros;

Unidade Máxima: O campo “Unidades Máximas” contém a porcentagem ou número
de unidades que representa a capacidade máxima em que um recurso está disponível

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para realizar quaisquer tarefas durante o período de tempo atual. Por exemplo, se
houver três analistas, as unidades máximas serão de 300%, isto é, três analistas
trabalhando em tempo integral;

Taxa Padrão: A Coluna “Taxa Padrão” mostra a taxa de pagamento por trabalho
normal, não realizado em horas extras. O padrão é R$/h;

Taxa de Hora Extra: Taxa de pagamento de horas extras;

Custo/Uso: É um custo fixo atribuído ao recurso cada vez que ele é solicitado. Um
exemplo seria um custo com viagem e hospedagem de um consultor externo;

Acumular: O campo “Acumular” oferece opções para como e quando custos padrão e
de hora extra de recursos devem ser cobrados ou acumulados. Você pode acumular
custos no início (Início), término (Término) ou rateados (Rateado) no custo de uma
tarefa;

Calendário Base: Informa o calendário utilizado pelo recurso;

Código: O campo contém qualquer código, abreviação ou número que você deseje
inserir como parte das informações de um recurso.

Cadastro de Recursos

Agora que já sabemos o que cada coluna da nossa janela de recursos significa, vamos
cadastrar alguns recursos ao nosso projeto.

Certifique que o modo de exibição “Planilha de Recursos” está ativado;

Cadastre os recursos discriminados abaixo:

Interprete os dados dos recursos que acabamos de preencher. Note que temos dois
diretores responsáveis pelo projeto, cada um com um custo de R$ 200,00/h e com um
custo fixo referente a transporte (da central até a filial) de R$500,00.


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Qualquer dúvida questione!

Anotações
Aprenderemos aqui como fazer algumas anotações referentes a cada recurso. Siga os
passos abaixo e veja como é fácil.

Selecione o recurso “Diretoria”;

Dê um clique sobre o ícone “Anotações” , localizado
na barra de ferramentas padrão;

Preencha conforme a figura:

Ps.: Outra forma de chegar a essa janela é clicando com o botão direito do mouse no
recurso que deseja fazer anotações, escolher a opção “Informações sobre o recurso...”
e selecionar a aba “Anotações”.


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Note que ao fazer anotações sobre um recurso, aparece um ícone informando que
para aquele recurso existe uma anotação. Caso deseje saber qual é a anotação, basta
parar o cursor do mouse sobre o ícone.

Inserindo e Ocultando Colunas
Todas as colunas que temos exibidas são colunas padrão do programa. No entanto,
podemos inserir outras colunas já existentes no software, ou até mesmo personalizar
nossa própria coluna. Vamos ver como é simples trabalhar com isso?

Estando no modo de exibição “Planilha de Recursos”, selecione qualquer
campo da coluna “Código” e aperte a tecla Insert; ou clique com o botão direito
sobre o título da coluna “Código” e em seguida escolha a opção “Inserir
Coluna”;

Na janela que aparecerá, escolha o nome do campo “Superalocado”;

Dê um “OK”.

Veja que a coluna de superalocação foi inserida. Repare que nenhum recurso está
superalocado já que não fizemos nenhuma alocação ainda.

Para ocultar a coluna, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção
“Ocultar Coluna”.

Vamos agora criar nossa coluna personalizada.


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Imagine que seria interessante criarmos uma coluna onde estaria calculado o IR que
cada colaborador irá pagar. De acordo com a tabela do IRPF brasileiro temos:

 1- Salário de até R$ 1.434,00 é isento do imposto;

 2- Salário de R$ 1.434,00 até R$ 2.150,00 a alíquota é de 7,5%;

 3- Salário de R$ 2.150,00 até R$ 2.866,00 a alíquota é de 15%;

 4- Salário de R$ 2.866,00 até R$ 3.582,00 a alíquota é de 22,5%;

 5- Salário acima de R$ 3.582,00 a alíquota é de 27,5%.

Logo vamos calcular com base nesses dados o IR de cada colaborador. Vamos fazer
a consideração de que apesar nem todos os colaboradores trabalharem 30 semanais
nesse projeto, sempre haverá serviço para eles em outros projetos da empresa e que
a base de cálculo será em cima do grupo o qual está inserido.

Temos então:

Classe A: Base de cálculo 5;

Classe B: Base de cálculo 4;

Classe C: Base de cálculo 3;

Classe E: Não será calculado, por ser consultor externo.

Vamos ao trabalho!!!

Insira uma nova coluna do tipo “Custo” e nomeia como IR;

Clique em “OK”;


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Agora clique com o botão direito do mouse no título da coluna criada e escolha
a opção “Personalizar campos...”;

A janela “Campos Personalizados” aparecerá:

Selecione a opção “Fórmula” em “Atributos personalizados”;

Aparecerá uma mensagem, leia e dê um “OK”;

Clique em fórmula;

Veja que aparecerá uma janela para edição da fórmula;


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Siga os passos abaixo para construir a fórmula:

Clique em “Função” e escolha no menu “Geral” a fórmula “IIF”;

No argumento “expressão” você irá inserir a seguinte função lógica:

[Grupo]=”Classe A”;

Ou selecione o argumento expressão, clique sobre o botão “Campo”, escolha
no menu “Texto” a opção “Grupo” e depois complete com =”Classe A”;


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Resultando em:

Caso nossa função lógica seja verdadeira, ou seja, o recurso for do grupo
“Classe A”, aplicamos a equação “[Taxa Padrão]*0,275”; lembrando que você
pode digitar a fórmula ou utilizar os botões de comando da janela;


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Na parte falsa, vamos inserir outra função lógica “IIF”, para o caso de o recurso
ser do grupo “Classe B” e calcularemos a parte verdadeira em cima da alíquota
de 22,5%; e assim faremos até o grupo “Classe C”.

Veja o resultado:

Perceba que não criamos uma função lógica para o grupo “Classe E”, já que
para ele não calcularemos o IR, portanto, se o recurso não for pertencente a
nenhum dos grupos descritos (“Classe A”, “Classe B” e “Classe C”) o campo
referente ao IR será igual a zero. Por isso o zero no último argumento da última
função.

Dê um “OK” e veja que o IR foi calculado conforme o planejado:


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Qualquer dúvida esclareça-a!

Tudo ok com nossos recursos. Agora vamos alocá-los às nossas tarefas.

Atribuindo recursos
Voltemos agora ao modo de exibição “Gráfico de Gantt”.

Vamos aprender o modo mais completo de atribuir os recursos a cada tarefa.

Selecione primeira tarefa, “Definir modelo de revisão do PEN”;

Clique no botão “Atribuir recursos” , na barra de ferramentas
padrão ou simplesmente pressione Alt+F10;

Veja que aparecerá uma janela de atribuição de recursos, como a figura
abaixo:

Atribua o “Gerente de Projetos” para essa tarefa. Para isso basta selecioná-lo e
clicar em atribuir.


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Feche a janela logo em seguida.

Veja que o recurso foi atribuído à tarefa:

Vejamos agora outro método para atribuir o recurso.

Clique com o botão direito do mouse sobre a tarefa “Planejar atividades para a
revisão do PEN” e escolha a opção “Informações sobre a tarefa...”;

Na janela a seguir, selecione a aba “Recursos” e atribua o gerente de projetos
para essa tarefa também.


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Outro modo é simplesmente na coluna “Nome dos Recursos”, do modo de
visualização “Gráfico de Gantt”, selecionar o recurso desejado.

Para a tarefa de número “5”, atribua o recurso “Engenharia de Processo”,
utilizando a coluna “Nome dos Recursos”.

Vamos agora para a tarefa de número “6”, atribuir dois recursos. Um diretor e
um gerente de projeto.

Para isso, vá em “Informações sobre a tarefa” e selecione os dois recursos
para essa tarefa.


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Note que os recursos ficaram separados por um ponto e vírgula. Esse é o caractere
que utilizaremos para separar dois recursos em uma mesma tarefa.

Antes de continuarmos abra o “WorkShop 5”.

Tipos de tarefas
As tarefas apresentam três características básicas:

Duração: período de tempo necessário para realização da tarefa;

Unidades de recurso: são as unidades de recursos atribuídos à tarefa;

Trabalho: quantidade total de trabalho para a realização da tarefa, normalmente
calculado em horas.

Podemos relacionar essas três características com a seguinte equação:

Trabalho = Duração x Unidades de recurso

No MSProject é necessário fixar uma dessas características para que ele possa
recalcular automaticamente as outras duas, sempre que houver alguma modificação.
Vejamos um exemplo prático:

Ainda no modo de exibição “Gráfico de Gantt”, selecione a tarefa de número
“3”, “Definir escopo de revisão do PEN”;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tarefa e escolha a opção
“Informações sobre a tarefa...”;

Selecione a aba “Avançado”;

Repare que a duração dessa tarefa é de 4 dias;

Modifique agora o tipo da tarefa para “Trabalho Fixo”;

E antes de dar um “OK”, vá na aba de recursos e acrescente o recurso
“Engenharia de Produção” à tarefa;

Dê um “OK”;

Perceba que a duração da tarefa agora é de 2 dias.

Analisando a equação para verificar o que ocorreu:


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Veja, escolhemos o tipo de tarefa como “Trabalho Fixo” e modificamos as unidades de
recurso, dobrando as unidades. Como:

Trabalho = Unidades de Recurso x Duração

Logo,

Antes:

(4dias x 8h = 32 h de trabalho) = (1 recurso x 8h de trabalho por dia = 8h/dia) x (32h
de trabalho / 8h de trabalho por dia = 4 dias)

Depois:

FIXO(4dias x 8h = 32 h de trabalho) = (2 recursos x 8h de trabalho por dia = 16h/dia) x
(32h de trabalho / 16h de trabalho por dia = 2 dias)

Veja que aparecerá um ícone de tomada de decisão como a figura abaixo:

Leia apenas para ver quais são as opções, no entanto mantenha a opção marcada.

Vejamos agora um exemplo do tipo “Duração Fixa”.

Na tarefa “4”, vá novamente em “Informações sobre a tarefa...”;

Escolha na aba “Avançado” o tipo de tarefa “Duração Fixa”;

Acrescente agora na aba “Recursos” o engenheiro de produção para trabalhar
nessa tarefa;

Clique em “OK” e note que agora o que foi reduzido foi o trabalho dos recursos.

Dobramos as unidades mantendo a duração fixa e o Project reduziu o trabalho à
metade.


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Interprete o resultado fazendo analogia à equação do nosso exemplo anterior.
Perceba que esses 50% de trabalho refere-se à jornada de trabalho, ou seja, cada
recurso trabalhará apenas 4h por dia.

Veja um resumo do que acabamos de aprender:

Se você revisar Se você revisar as Se você revisar o
No tipo...
a duração... unidades de recursos... trabalho...
Recalcula o Recalcula as
Duração fixa Recalcula o trabalho
trabalho unidades
Unidades Recalcula o Recalcula a
Recalcula a duração
fixas trabalho duração
Recalcula as Recalcula a
Trabalho fixo Recalcula a duração
unidades duração

O padrão do MSProject é o tipo “Unidades Fixas”. Caso deseje modificar o padrão,
basta ir em “Ferramentas>Opções”, escolher a aba “Cronograma” e modificar o tipo
padrão para o padrão desejado.

Modifique para “Duração fixa”, que é o padrão que iremos trabalhar.

Superalocação de recursos
Recursos superalocados são aqueles aos quais foi atribuída uma carga de trabalho
que excede seu período de trabalho padrão, ou seja, aqueles que estão com uma
carga de trabalho acima de 8h por dia.

Vá ao modo de exibição “Planilha de Recursos” e veja que existem 3 recursos que
estão destacado em vermelho. São eles: Engenharia de produção, contabilidade e
engenharia de processo. Estes recursos estão superalocados.

Nestes casos, temos 5 ações para minimizar o problema de superalocação de
recursos:

1. Diminuir ou remover a carga de trabalho do recurso;

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2. Atribuir mais recursos à mesma tarefa;

3. Atrasar ou dividir uma tarefa;

4. Definir regime de horas extras;

5. Redistribuir os recursos.

Nem sempre é fácil decidir qual a melhor opção. Para isso deve ser feito um estudo do
planejamento do projeto, parra que seja tomada as melhores decisões.

Veja algumas dessas ações.

Acesse o modo de exibição “Uso dos Recursos”;

Vá ao recurso “Engenharia de Produção”;

Veja que as tarefas “Definir escopo de revisão do PEN” e “Planejar atividades
de revisão do PEN” estão superalocando o recurso;

Veja também que se atrasarmos a tarefa “Planejar atividades de revisão do
PEN” em dois dias, ou seja, iniciando na sexta-feira e não mais na quarta-feira,
resolveríamos o problema de superalocação neste caso.

Vejamos como fazer isso.

Volte ao modo de exibição “Gráfico de Gantt”;

Insira a coluna “Atraso de redistribuição” à direita da coluna de duração;

Atrase agora a tarefa 4 em dois dias;


MsProject
Gestão de Projetos

Dê um enter e veja a mensagem que aparecerá:

Veja que ao redistribuirmos a tarefa, causamos um conflito com a tarefa 26. O
que explicita claramente o que foi comentado anteriormente, que ao fazer a
redistribuição deve-se fazer um estudo aprofundado do planejamento das
tarefas para evitar problemas como esse;

Apenas para fins didáticos, marque a opção continuar e permita esse conflito.

Ps.: Em uma situação real, esse conflito causaria muito problemas, aceitamos aqui
apenas para entender como resolver um problema de superalocação.

Volte agora no modo de exibição “Uso dos recursos” e veja que o engenheiro
de produção não está mais superalocado:

Retire o atraso de redistribuição que colocamos para evitar problemas com o
conflito.


MsProject
Gestão de Projetos

Não se preocupe com a superalocação, que resolveremos com outros métodos mais a
frente.

Outro método comum seria a atribuição de regime de horas extras, também conhecido
como Overtime no inglês.

Vamos ver como fazer isso?

No modo de exibição “Uso dos recursos” vá ao engenheiro de processo;

Insira a coluna “Trabalho de horas extras”;

Repare que a tarefa “Consolidar informações sobre tecnologia e mercado” e
“Documentar as decisões tomadas e as lições aprendidas” estão
superalocando o recurso;

Para resolver esse problema vamos, apesar de não ser muito praticável, inserir
8h extras para a tarefa “Documentar as decisões tomadas e as lições
aprendidas”;

Veja que ao fazer isso, apesar de ainda o recurso continuar trabalhando as
16h, o Project não mais considera as 16h como superalocação. Repare que o
recurso vai trabalhar 8h no regime normal e 8h no regime de horas extras.
Apesar de ser bastante exaustivo, ele agora está autorizado a fazê-lo. A
grande diferença entre uma superalocação e o regime de horas extras é
simplesmente a questão do planejamento. A superalocação informa que aquela


MsProject
Gestão de Projetos

atividade não poderá ser concluída dentro do que está determinado (já que não
foi autorizado horas extras) e as horas extras são as horas além do padrão que
o recurso está autorizado a trabalhar.

Verificando a alocação dos recursos graficamente
Modifique o modulo de visualização para “Gráfico de recursos” e vamos trabalhar um
pouco para verificar quais informações podemos adquirir neste modo.

Veja que o primeiro recurso que estamos analisando é a diretoria, no entanto
não podemos ver nenhum gráfico referente. Isso ocorre, pois esse recurso não
está alocado nesta data especifica;

Navegue na barra de rolagem até encontrar a primeira alocação deste recurso;

Veja que a primeira alocação ocorre próximo ao dia 5 de julho;

Perceba também que temos uma legenda ao lado esquerdo, que nos mostra se a
alocação é em regime normal ou se existe uma superalocação;


MsProject
Gestão de Projetos

Veja que destacado na figura mostra qual o modo de exibição gráfico atual,
neste caso temos “Unidades de pico” que é a soma da quantidade de trabalho
normal com trabalho de superalocação;

Logo mais abaixo temos outra barra de rolagem, na qual pode-se navegar
entre os diversos recursos que temos. Navegue até encontrar o engenheiro de
produção. Outras formas de navegar entre o recurso é clicando sobre ele e
escolhendo as opções “Próximo Recurso” ou “Recurso Anterior”; ou ainda
através do Scroll do mouse, caso esse seja existente.

Navegue agora até encontrar o dia 28 de junho.


MsProject
Gestão de Projetos

Como já havíamos visto anteriormente, temos uma superalocação neste
recurso, no entanto, agora estamos verificando graficamente.

Clique agora com o botão direito do mouse sobre o gráfico e veja as opções de
visualização que temos:


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