Excel_2007_Nivel2

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Excel_2007_Nivel2

  1. 1. Manual Prático Microsoft Excel 2007 Nível 2
  2. 2. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2 2012
  3. 3. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 3
  4. 4. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 4 2012 Índice Introdução ..............................................................................................................................8 Revisão de conceitos ..............................................................................................................9 Trabalhar com várias folhas................................................................................................9 Séries.................................................................................................................................10 Utilização de séries predefinidas ..................................................................................10 Criação de novas séries.................................................................................................12 Definição de nomes de blocos de células.........................................................................13 Inserção de comentários nas células................................................................................15 Opções avançadas ................................................................................................................16 Formatações avançadas....................................................................................................16 Formatos personalizados ..............................................................................................16 Formatação condicional................................................................................................20 Formatação automática................................................................................................25 Funções Avançadas...........................................................................................................28 Consulta e referência ....................................................................................................31 Funções de Data e Hora ................................................................................................33 Funções Estatísticas.......................................................................................................35 Funções Lógicas.............................................................................................................37 Funções de Texto ..........................................................................................................42 Funções Financeiras ......................................................................................................44 Protecção e oclusão de células.........................................................................................47 Proteger e ocultar células .............................................................................................47 Proteger o documento ou o livro..................................................................................48
  5. 5. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 5 Validação de dados...........................................................................................................50 Modelos de documentos (Templates)..............................................................................52 Usar modelos predefinidos ...........................................................................................52 Criar um novo modelo...................................................................................................52 Organizar uma lista de dados em uma estrutura de tópicos em uma folha....................53 Criar uma estrutura de tópicos de linhas......................................................................54 Criar uma estrutura de tópicos de colunas...................................................................58 Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos..................................................62 Personalizar uma estrutura de tópicos com estilos......................................................63 Copiar dados de estrutura de tópicos...........................................................................64 Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos.............................................................65 Criar um relatório de resumo com um gráfico .............................................................66 Formatação avançada de gráficos ....................................................................................68 Assistente de gráficos....................................................................................................68 Criando gráficos no PowerPoint e no Word..................................................................69 Modificando gráficos.....................................................................................................70 Usando estilos predefinidos de gráfico e layouts de gráfico para uma aparência profissional....................................................................................................................71 Adicionando formatação atraente aos gráficos............................................................71 Reutilizando gráficos ao criar modelos de gráfico........................................................72 Consolidar dados de várias folhas de cálculo...................................................................73 Consolidar por posição..................................................................................................73 Consolidar por categoria...............................................................................................75 Consolidar por fórmula .................................................................................................77
  6. 6. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 6 2012 Utilizar um relatório de Tabela Dinâmica para consolidar dados.................................78 Ferramentas de simulação................................................................................................79 Cenários.........................................................................................................................79 Atingir objectivo............................................................................................................82 Solver.............................................................................................................................83 Organização de Dados ......................................................................................................86 Filtrar dados num intervalo ou numa tabela ................................................................86 Controlos personalizados..................................................................................................99 Automatização de tarefas...............................................................................................100 Macros.........................................................................................................................100 Gravador de macros....................................................................................................100 Executar uma macro ...................................................................................................102 Associar uma macro a um menu ou botão na barra de ferramentas.........................103 Tabelas e gráficos dinâmicos ..........................................................................................105 Tabelas dinâmicas .......................................................................................................105 Gráficos dinâmicos......................................................................................................109 Exemplos.............................................................................................................................112 Exemplo 1 – Notas de alunos..........................................................................................112 Exemplo 2 – Sondagem de votos....................................................................................113 Exemplo 3 – Idades cônjuges..........................................................................................114 Exemplo 4 – Produção ....................................................................................................115 Exemplo 5 – Códigos Postais e Clientes..........................................................................116 Exemplo 6 – Arranjos de viaturas...................................................................................117
  7. 7. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 7
  8. 8. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 8 2012 Introdução Este manual serve de apoio à matéria do curso avançado de Microsoft Excel. Pretende servir para auxílio e referencia às matérias abordadas nesse curso. Como curso avançado, pretende-se transmitir conhecimentos que permitam a um utilizador de Excel tirar maior partido da aplicação. Assim, algumas das matérias abordadas neste manual são: formatações avançadas, utilização de modelos, ferramentas de simulação, automatização de tarefas, opções avançadas sobre gráficos, criação de tabelas dinâmicas, entre outras. Algumas notas sobre o manual:  Este documento foi construído com base na versão 2007 do Microsoft Excel. Noutras versões, algumas opções poder-se-ão apresentar de forma ligeiramente diferente.  Nos exemplos apresentados em anexo, e os quais servem de auxilio na compreensão de algumas das funcionalidades apresentadas, as células sombreadas a cinzento indicam que o seu valor é calculado por intermédio de fórmulas, ou seja, o seu conteúdo é dinâmico.
  9. 9. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 9 Revisão de conceitos Trabalhar com várias folhas Um livro Excel é um documento que pode ser constituído por várias folhas de cálculo ou gráficos. Quando se cria um documento novo, por norma este é constituído por 3 folhas de cálculo distintas, nas quais se pode alternar, na parte inferior da janela. Diversas folhas de cálculo num livro Excel Para se alternar entre as diversas folhas basta fazer clique no separador correspondente a cada uma. As opções Inserir e Eliminar podem ser acedidas directamente através de um clique com o botão direito na zona dos separadores de folhas, que fará surgir o seguinte conjunto de opções: Opções sobre folhas
  10. 10. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 10 2012 Séries Utilização de séries predefinidas O Excel contém conjuntos de sequências que podemos introduzir automaticamente, poupando tempo na inserção de dados. Considere-se por exemplo que se pretende escrever uma lista numérica com valores consecutivos de 1 a 8. Para uma sequência deste tipo, basta inserir os primeiros 2 valores. Depois, arrasta-se o ponto de preenchimento pelas restantes células que se pretende preencher com os valores da série. Preenchimento de uma série de valores Como os 2 números inseridos estavam espaçados de 1 valor entre si, o Excel interpreta que os próximos números da série também estarão. Existem também algumas listas de valores não numéricos que vêm definidos com o Excel, como por exemplo, uma lista com os 12 meses do ano. Assim, inserindo-se numa célula o nome de um mês, e arrastando-se o ponto de preenchimento, os meses seguintes são adicionados. Isto é válido também para séries que sejam adicionadas pelo utilizador, assunto que será abordado mais tarde neste manual. Para sequências de números de 1 em 1, pode-se também inserir-se somente o primeiro número da série, e arrastar o ponto de preenchimento pressionando-se em simultâneo a tecla CTRL.
  11. 11. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 11 Utilização de uma série predefinida Mais opções sobre séries podem ser acedidas pela opção: Janela de inserção de séries Torna-se assim possível inserir não só séries lineares, mas também outras, como por exemplo de crescimento. Nas séries de crescimento, o incremento é obtido pela multiplicação por uma constante. Colocar o nome de um mês e arrastar o ponto de preenchimento escreve nas restantes células os meses seguintes. Se o objectivo fosse copiar o nome do mês para as restantes células ao invés de colocar a sequência, isso podia ser feito escrevendo o mesmo mês em 2 células, e arrastando-se o ponto de preenchimento para a selecção das duas células.
  12. 12. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 12 2012 Criação de novas séries Para se criar uma série nova, para ser utilizada como as anteriores, os passos são os seguintes: 1. Aceder à opção Listas Personalizadas (Personalized lists), em: Botão Office → Opções do Excel → Popular → Editar Listas Personalizadas. Criação de listas personalizadas 2. Inserir os valores na série na caixa Entradas da Lista. 3. Fazer clique no botão Adicionar. Em seguida a lista já pode ser utilizada automaticamente na folha de cálculo. Utilização de uma lista personalizada
  13. 13. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 13 Definição de nomes de blocos de células A atribuição de nomes a conjuntos de células pode tornar-se útil em diversas situações. Em primeiro lugar, pode ser útil para referenciação de blocos de células em determinadas funções, nomeadamente nas de consulta e referência, como poderemos ver em alguns exemplos que serão apresentados posteriormente. Por outro lado, a atribuição de nomes a células ou blocos de células permite a escrita de fórmulas em linguagem natural. Definir um nome usando uma selecção de células na folha 1. Seleccione a célula, o intervalo de células ou as selecções não-adjacentes que você deseja nomear. 2. Clique na caixa Nome na extremidade esquerda da barra de fórmulas. 3. Digite o nome que você deseja usar para referenciar sua selecção. Os nomes podem ter até 255 caracteres. 4. Pressione ENTER. Definir um nome usando a caixa de diálogo Novo Nome 1. Na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique em Definir Nome. 2. Na caixa de diálogo Novo Nome, na caixa Nome, digite o nome que você deseja usar como referência. Observação Os nomes podem ter até 255 caracteres. 3. Para especificar o escopo do nome, na caixa de listagem suspensa Âmbito, Seleccione Pasta de Trabalho ou o nome de uma folha na pasta de trabalho. 4. Se desejar, na caixa Comentário, insira um comentário descritivo com até 255 caracteres.
  14. 14. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 14 2012 Observação Se você salvar a pasta de trabalho no Microsoft Office SharePoint Server 2007 Serviços do Excel e especificar um ou mais parâmetros, o comentário será usado como Dica de Tela no painel de tarefas Parâmetros. 5. Na caixa Refere-se a, siga um destes procedimentos:  Para inserir uma referência de célula, digite-a. Dica A seleção atual é inserida por padrão. Para inserir outras referências de célula como argumento, clique em Recolher Caixa de Diálogo (que encolherá temporariamente a caixa de diálogo), Seleccione as células na folha e clique em Expandir Caixa de Diálogo .  Para inserir uma constante, digite = (sinal de igualdade) e depois o valor da constante.  Para inserir uma fórmula, digite = e depois a fórmula. 6. Para concluir e retornar à folha, clique em OK.
  15. 15. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 15 Inserção de comentários nas células Por diversas razões, pode ser útil colocar comentários em células. Os comentários são marcas que se podem adicionar às células, para informação do utilizador, e que não serão visíveis na impressão. Para inserir um comentário numa célula basta aceder-se à opção: Rever → Novo Comentário E em seguida digitar-se o comentário. Inserção de um comentário numa célula O comentário fica então adicionado à célula e esta ficar marcada como estando comentada. Célula com a marca a indicar que contém um comentário Para se editar um comentário que tenha sido adicionado anteriormente, acede-se à opção: Rever → Editar Comentário. Para se apagar comentários de uma célula, acede-se à opção: Rever → Eliminar.
  16. 16. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 16 2012 Opções avançadas Formatações avançadas Formatos personalizados Os dados contidos nas células podem ser apresentados em vários formatos distintos. Os formatos predefinidos do Excel permitem desde logo uma vasta gama de representações possíveis para os valores. Uma representação apropriada de valores ajuda em muito a legibilidade dos mesmos, principalmente quando se trata de valores numéricos. A formatação dos números permite visualizá-los de acordo com os dados que estes pretendem representar. Por exemplo, a representação de uma temperatura deverá ser diferente da representação de uma quantia de dinheiro. Para fazer este tipo de formatação, deverá fazer o seguinte: 1. Seleccionar a célula ou o conjunto de células ao qual pretende aplicar a formatação. 2. Escolher a opção Separador Base → Formatar → Células. Irá então surgir no ecrã a janela de formatação de células: Janela de formatação de células 3. Seleccione o separador Número. 4. É apresentada uma lista de várias categorias para os valores das células. Pode escolher o que mais se adaptar aos dados que estiver a representar. Cada categoria permite configurar determinados parâmetros na exibição dos valores.
  17. 17. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 17 Por exemplo, no caso de uma moeda é possível escolher-se qual a unidade monetária. 5. Para concluir as alterações clique no botão OK Quando os formatos fornecidos pelo Excel não são suficientes para representar os dados da maneira que pretendemos, pode-se utilizar a categoria Personalizado para se configurar um novo formato. Um novo formato consiste numa cadeira de caracteres em que determinados símbolos têm um significado particular. Essa cadeia representa a forma como o valor deverá ser representado. Na seguinte tabela apresentam-se os significados dos símbolos que podem ser utilizados na construção de novos formatos para apresentação de valores numéricos. # Mostra os dígitos do número, removendo os zeros à esquerda, no caso da parte inteira, e os zeros à direita, no caso da parte decimal. 0 Marcador de posição de dígitos. Permite forçar a exibição de zeros sem significado, tanto à esquerda como à direita do número. Exemplo: 20,45885 → 0000,000 → 0020,459 ? Permite especificar o número em formato de fracções. Exemplo: 1,75 → ?/? → 7/4 1,75 → ? ?/? → 1 3/4 , . Separador decimal e separador para milhares. O significado depende das definições do computador. Normalmente, num sistema em português a vírgula é o separador decimal e o ponto o separador de milhares. % Converte uma fracção no seu valor correspondente em percentagem. Uma forma mais rápida de aceder ao menu de formatação das células é utilizar o atalho de teclas CTRL+1.
  18. 18. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 18 2012 Corresponde a uma multiplicação por 100 e à inclusão do carácter %. E E+ e e+ Formato cientifico. * Coloca o carácter que sucede o asterisco sucessivamente até preencher o conteúdo total da célula. Exemplo: 0,5 → #*0 → 0,500000 (com tantos zeros quantos os necessários para preencher por completo a célula) “” Mostra o conteúdo do texto que estiver escrito entre as aspas Ex: 10 → #” Quilos” → 10 Quilos m d Mostra o mês ou o dia, não colocando um zero à esquerda nos valores menores que 10. Ex: 1 mm dd Mostra o mês ou o dia, colocando um zero à esquerda nos valores menores que 10. Ex: 01 mmm ddd Mostra o mês ou o dia em texto abreviado. Ex: Jan Dom mmmm dddd Mostra o mês ou o dia em texto completo Ex: Janeiro Domingo aa Mostra o ano utilizando dois dígitos Exemplo: 06 aaaa Mostra o ano usando o valor completo Exemplo: 2006 h Mostra uma hora sem colocar zeros à esquerda para valores menores que 10. hh Mostra uma hora colocando zeros à esquerda para valores menores que 10. m Mostra os minutos sem colocar zeros à esquerda para valores menores que 10.
  19. 19. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 19 mm Mostra os minutos colocando zeros à esquerda para valores menores que 10. s Mostra os segundos sem colocar zeros à esquerda para valores menores que 10. ss Mostra os segundos colocando zeros à esquerda para valores menores que 10. [] Mostra valores de horas e minutos, sem limitar a 24 horas e 60 minutos ou segundos. Exemplo: 32:75 [cor] Aplica a cor colocada entre os parêntesis rectos. Referências de cores: preto, azul, turquesa, verde, magenta, vermelho, branco, amarelo [cor N] Aplica a cor N correspondente na palete de cores. >= <= <> > < = Permite estabelecer condições para os formatos a aplicar. Exemplo:
  20. 20. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 20 2012 Formatação condicional A formação condicional permite aplicar formatações às células de forma dinâmica, mediante o seu conteúdo. Considere-se uma pauta de alunos com uma célula que possui o valor Aprovado ou Reprovado, consoante a sua nota. A situação de um aluno pode ser apresentada com cores diferentes para cada uma das situações. Isto pode ser feito de forma automática, através da formatação automática. Formatar todas as células usando uma escala em três cores Escalas de cores são guias visuais que ajudam você a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de duas cores ajuda você a comparar um intervalo de células usando uma gradação de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde e vermelha, você pode especificar que células de valores mais altos tenham uma cor mais verde e células de valores mais baixos tenham uma cor mais vermelha. Formatação rápida 1. Seleccione um intervalo de células ou verifique se a célula activa está na tabela ou relatório da Tabela Dinâmica. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor. 3. Seleccione uma escala de duas cores.
  21. 21. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 21 Dica Passe o rato sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de duas cores. A cor da parte superior representa valores maiores e a cor da parte inferior representa valores menores. Formatação avançada 1. Seleccione um intervalo de células ou verifique se a célula activa está na tabela ou relatório da Tabela Dinâmica. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerir Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida. 3. Siga um destes procedimentos:  Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.  Para alterar um formato condicional, siga este procedimento: 1. Verifique se a tabela ou o livro apropriado está seleccionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para. 2. Opcionalmente, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, seleccionando o novo intervalo de células na folha e, em seguida, seleccionando Expandir Caixa de Diálogo . 3. Seleccione a regra e, em seguida, clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.
  22. 22. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 22 2012 4. Em Seleccione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores. 5. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, Seleccione Escala Bicolor. 6. Seleccione um Tipo para Mínimo e Máximo. Siga um destes procedimentos:  Formatar valor mais alto e valor mais baixo Seleccione Valor Mais Baixo e Valor Mais Alto. Neste caso , você não digita um Valor para Mínimo e Máximo.  Formatar um valor numérico, de data ou de hora  Seleccione Número e digite um Valor para Mínimo e Máximo.  Formatar uma percentagem  Seleccione Percentagem e digite um Valor para Mínimo e Máximo. Os valores válidos estão entre 0 e 100. Não digite o sinal de percentagem. Use uma percentagem quando desejar visualizar todos os valores proporcionalmente porque a distribuição de valores é proporcional.  Formatar um percentil  Seleccione Percentil e digite um Valor para Mínimo e Máximo. Os percentis válidos estão entre 0 e 100. Você não pode usar um percentil se o intervalo de células contiver mais de 8.191 pontos de dados. Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma proporção de cores e valores baixos (como os 20 últimos
  23. 23. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 23 percentis) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.  Formatar o resultado de uma fórmula  Seleccione Fórmula e digite um Valor para Mínimo e Máximo. A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula na folha para assegurar que ela não retorne um valor de erro. Observações  Valores Mínimo e Máximo são os valores mínimo e máximo do intervalo de células. Verifique se o valor Mínimo é menor do que o valor Máximo.  Você pode escolher um Tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, é possível escolher um Número para Mínimo e um Percentual para Máximo. 8. Para escolher uma escala de cores para Mínimo e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, Seleccione uma cor. Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A escala de cores que você seleccionar será exibida na caixa Visualização. Formatar todas as células usando uma escala de duas cores As escalas de cores são guias visuais que ajudam a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de três cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de três cores. O tom da cor representa valores maiores, médios ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde, amarela e vermelha, é possível especificar que células de valores mais altos tenham a cor verde, valores médios tenham a cor amarela e células de valores mais baixos tenham a cor vermelha.
  24. 24. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 24 2012 Usar uma fórmula para determinar as células a formatar Se suas necessidades de formatação condicional forem mais complexas, você pode usar uma fórmula lógica para especificar os critérios de formatação. Por exemplo, talvez você queira comparar valores com um resultado retornado por uma função ou avaliar dados em células fora do intervalo seleccionado. 1. Seleccione um intervalo de células ou verifique se a célula activa está na tabela ou no relatório da Tabela Dinâmica. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerir Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida. 3. Siga um destes procedimentos:  Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.  Para alterar um formato condicional, siga este procedimento: 1. Verifique se a tabela ou a folha apropriada está seleccionada na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para. 2. Opcionalmente, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, seleccionando o novo intervalo de células na folha e, em seguida, seleccionando Expandir Caixa de Diálogo . 3. Seleccione a regra e, em seguida, clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 4. Em Seleccione um Tipo de Regra, clique em Usar uma fórmula para determinar as células a formatar. 1. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores nos quais esta fórmula é verdadeira, digite uma fórmula.
  25. 25. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 25 Você deve iniciar a fórmula com um sinal de igual (=) e a fórmula deve retornar um valor lógico VERDADEIRO (1) ou FALSO (0). 2. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células. 3. Seleccione o formato de número, fonte, borda ou preenchimento que deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK. Você pode escolher mais de um formato. Os formatos que você seleccionar serão exibidos na caixa Visualização. Observação É possível inserir referências de célula em uma fórmula seleccionando as células directamente em uma folha. Ao seleccionar células na folha, são inseridas referências de célula absolutas. Se você desejar que o Microsoft Office Excel ajuste as referências para cada célula no intervalo seleccionado, use referências relativas de célula. Limpar formatos condicionais  Siga um destes procedimentos: Folha 1. No separador Base, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Limpar Regras. 2. Clique em Folha Inteira. Um intervalo de células, uma tabela ou uma tabela dinâmica 1. Seleccione o intervalo de células, a tabela ou a tabela dinâmica para que deseja limpar os formatos condicionais. 2. No separador Base, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Limpar Regras. 3. Dependendo do que seleccionou, clique em Células Seleccionadas, Esta Tabela ou Esta Tabela Dinâmica. Formatação automática
  26. 26. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 26 2012 A formatação automática consiste na aplicação de formatos preestabelecidos às tabelas. Pode ser feita com os seguintes passos. 6. Seleccionar o conjunto de células a formatar 7. Usar a opção Separador Base → Formatar → Formatação automática Surge a seguinte caixa de diálogo: Janela de formatação automática 8. Seleccione a formatação pretendida, ou então crie um novo estilo com as opções existentes. Resultado da aplicação de uma formatação automática.
  27. 27. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 27
  28. 28. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 28 2012 Funções Avançadas Funções são fórmulas predefinidas que efectuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funções podem ser usadas para executar cálculos simples ou complexos. Além disso, as funções de uma folha são comandos mais compactos e rápidos para se executar fórmulas. As funções são agrupadas em categorias, para ficar mais fácil a sua localização. Entre os diversos tipos de funções, destacam‐se:  Funções financeiras ‐ Para calcular juros, rendimento de aplicações, depreciação de activos etc.  Funções matemáticas e trigonométricas ‐ Permitem calcular raiz quadrada, factorial, seno, tangente etc.  Funções estatísticas – Servem para calcular a média de valores, valores máximos e mínimos de uma lista, desvio padrão, distribuições etc.  Funções lógicas ‐ Possibilitam comparar células e apresentar valores que não podem ser calculados com fórmulas tradicionais. A escolha de um ou outro tipo de função depende do objectivo da folha. Por isso, a Ajuda do programa de folha é um valioso aliado. Ela contém a lista de todas as funções do programa, normalmente com exemplo. Usando o exemplo das fórmulas, podemos inserir o uso de funções. Quando a fórmula for muito grande, como o que digitamos na célula B17, por exemplo podemos usar a função SOMA, que facilita o cálculo, somando todas as células especificadas. Na célula B17, a fórmula será:
  29. 29. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 29 A notação B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as células no intervalo de B4 até B15. Assim, essa fórmula irá somar os valores em todas essas células e exibir o resultado na célula B17. Agora, precisamos copiar essa fórmula para as células de C17, D17 e E17. Podemos usar o mesmo procedimento que foi descrito anteriormente. O programa perceberá que elas foram colocadas em outra coluna e ajustará as referências das colunas automaticamente. Assim, após copiar a fórmula para a coluna C17, teremos =Soma(C4:C15); na célula D17 aparecerá =Soma(D4:D15), e assim por diante. Agora, nossa folha está completa e basta digitar os valores unitários relativos a cada mês e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, das colunas B a E. O programa nos dará, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F. Sintaxe de uma função No momento em que definimos um Intervalo de Células, você pode usar “dois pontos” (:) ou “ponto‐e‐vírgula” (;). Cada um com resultados diferentes. (:) Dois Pontos – Significa que o Intervalo vai de uma célula A OUTRA. (;) Ponto‐e‐vírgula – Significa que o Intervalo é de uma célula E OUTRA.
  30. 30. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 30 2012 Como inserir funções Na guia fórmulas você encontra as funções divididas pelo seu tipo. Como mostra a figura abaixo. Clicando na função desejada, o Excel irá inserir a função na célula que está activa e abrirá uma janela para auxiliar a entrada dos argumentos. Clicando em você exibirá a janela seguinte para inserção de funções. Cada função que você procurar terá uma descrição como mostrado na figura a descrição da função CÉL.
  31. 31. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 31 Consulta e referência PROCV (VLOOKUP) e PROCH (HLOOKUP) Estas funções permitem procurar numa tabela determinados índices ou intervalos de valores, devolvendo os valores de outras colunas ou linhas correspondentes a esses índices. A função PROCV faz uma pesquisa de forma vertical, e a função PROCH faz a pesquisa na horizontal. Deste modo a explicação irá basear-se no funcionamento da função PROCV. Considere-se o exemplo número 5, apresentado em anexo. Existe uma tabela de dados, e existe uma tabela de clientes, onde é registada a localidade de um cliente. A localidade é colocada automaticamente usando-se a primeira tabela como referência. Vejamos os passos necessários para fazer este tipo de consulta: 1. Atribuir à tabela dos códigos postais um nome, por exemplo “códigos”. 2. Para o primeiro cliente da lista, no campo localidade, preencher a fórmula com: =PROCV(C4;codigos;2). A função PROCV recebe 3 valores como argumento (e um quarto valor opcional). O primeiro valor é referente ao código com o qual se pretende pesquisar, em que neste caso é o código postal do cliente. O segundo valor é o conjunto de células onde se vai pesquisar, neste caso “códigos”, que foi o nome atribuído anteriormente ao conjunto de células que compõem a tabela dos códigos postais. O terceiro valor indica o número da coluna onde se encontra o valor que nos interessa obter, que neste caso é a localidade, que se encontra na segunda coluna em “códigos”. A fórmula usada desta forma faz a consulta em intervalos, ou seja, o valor que é procurado, caso não exista na tabela onde é pesquisado, é aproximado ao valor inferior mais próximo. Caso não se pretenda que a consulta seja feita por intervalo, deverá adicionar-se FALSO (FALSE) no quarto valor da função. Nesse caso, quando um código procurado não existe o resultado é #N/D (não definido).
  32. 32. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 32 2012 Para a função PROCV ou PROCH funcionarem correctamente com pesquisa em intervalo, o conjunto de dados onde a pesquisa é feita devem estar ordenados.
  33. 33. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 33 Funções de Data e Hora Função AGORA Retorna o número de série seqüencial da data e hora atuais. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. Sintaxe =AGORA( ) Função HOJE Retorna o número de série da data atual. O número de série é o código de data/hora usado pelo Microsoft Excel para cálculos de data e hora. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. Sintaxe =HOJE( ) 1.4.2 Funções Matemáticas Função ARRED Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos. Sintaxe =ARRED(núm;núm_dígitos) Onde núm é o número que se deseja arredondar e num_dígitos é o número de dígitos que você deseja ter (após a vírgula) depois que arredondar. Pode ser a referência de uma célula. Exemplo: =ARRED(234,46;1) Resultado: 234,5 Função TRUNCAR Trunca um número para um inteiro removendo a parte fracionária do número. Sintaxe =TRUNCAR(núm;núm_dígitos) Onde núm é o número que se deseja truncar e num_dígitos é o número de dígitos que você deseja ter (após a vírgula) depois que truncar. Pode ser a referência de uma célula.
  34. 34. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 34 2012 Exemplo: =TRUNCAR(234,46;1) Resultado: 234,4 Função INT Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. Sintaxe =INT(núm) Onde núm é o número real que se deseja arredondar para baixo até um inteiro. Exemplo: =INT(234,46) Resultado: 234
  35. 35. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 35 Funções Estatísticas Função CONTAR Conta quantas células contêm números e também os números na lista de argumentos. Use CONT.NÚM para obter o número de entradas em um campo de número que estão em um intervalo ou matriz de números. Sintaxe =CONTAR(valor1;valor2;...) Exemplos: =CONTAR(G2:G450) – Conta quantas células no intervalo de G2 a G450 possuem conteúdo numérico. =CONTAR(G2:G450;3) – Conta quantas vezes o número 3 foi inserido no intervalo de G2 a G450. Função CONTAR.VAL Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos. Sintaxe =CONTAR.VAL(intervalo) Exemplos: =CONTAR.VAL(G2:G450) Função MÁXIMO Retorna o Maior número de um intervalo de células. Sintaxe =MÁXIMO(intervalo) Intervalo – é o intervalo de células no qual se deseja determinar o maior valor. Exemplos: =MÁXIMO(D2:D450) Função MAIOR Retorna o maior valor k‐ésimo de um conjunto de dados. Você pode usar esta função para seleccionar um valor de acordo com a sua posição relactiva. Por exemplo, você pode usar MAIOR para obter o primeiro, o segundo e o terceiro resultados.
  36. 36. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 36 2012 Sintaxe =MAIOR(matriz;k) Matriz– é a matriz ou intervalo de dados cujo maior valor k‐ésimo você deseja determinar. K– é a posição (do maior) na matriz ou intervalo de célula de dados a ser fornecida. Exemplo: =MAIOR(D2:D450;3) Função MENOR Retorna o menor valor k‐ésimo de um conjunto de dados. Você pode usar esta função para seleccionar um valor de acordo com a sua posição relactiva. Por exemplo, você pode usar MENOR para obter o primeiro, o segundo e o terceiro menor resultados. Sintaxe =MENOR(matriz;k) Matriz– é a matriz ou intervalo de dados cujo menor valor k‐ésimo você deseja determinar. K– é a posição (do menor) na matriz ou intervalo de célula de dados a ser fornecida. Exemplo: =MENOR(D2:D450;3) Função MÉDIA Retorna a média aritmética de um intervalo de células. Sintaxe =MÉDIA(matriz) Exemplo: =MÉDIA(D2:D450)
  37. 37. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 37 Funções Lógicas Função OU Retorna VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO; retorna FALSO se todos os argumentos forem FALSOS. Sintaxe =OU(lógico1;lógico2;...) Lógico1; lógico2,... são de uma a 30 condições que você deseja testar e que podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO. Comentários  Os argumentos devem ser avaliados como valores lógicos, como VERDADEIRO ou FALSO, ou em matrizes ou referências que contenham valores lógicos.  Se um argumento de uma matriz ou referência contiver texto ou células vazias, esses valores serão ignorados.  Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, a função OU retornará o valor de erro #VALOR!. Fórmula Descrição (resultado) =OU(VERDADEIRO) Um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO) =OU(1+1=1;2+2=5) Todos os argumentos são avaliados como FALSO (FALSO) =OU(VERDADEIRO;FALSO;VERDADEIRO) Pelo menos um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO)
  38. 38. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 38 2012 Função SE Retorna um valor se uma condição que você especificou avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. Sintaxe =SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, A10=100 é uma expressão lógica; se o valor da célula A10 for igual a 100, a expressão será considerada VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão será considerada FALSO. Esse argumento pode usar qualquer operador de cálculo de comparação. Valor_se_verdadeiro é o valor retornado se teste_lógico for VERDADEIRO. Por exemplo, se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Dentro do orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO, a função SE exibirá o texto "Dentro do orçamento". Se teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for vazio, o argumento retornará 0 (zero). Para exibir a palavra VERDADEIRO, use o valor lógico VERDADEIRO para esse argumento. Valor_se_verdadeiro pode ser outra fórmula. Valor_se_falso é o valor retornado se teste_lógico for FALSO. Por exemplo, se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Acima do orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado FALSO, a função SE exibirá o texto "Acima do orçamento". Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido (ou seja, se não houver vírgula após valor_se_verdadeiro), o valor lógico FALSO será retornado. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for vazio (ou seja, se houver uma vírgula após valor_se_verdadeiro seguida do parênteses de fechamento), o valor 0 (zero) será retornado. Valor_se_falso pode ser outra fórmula. Comentários
  39. 39. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 39  É possível aninhar até sete funções SE como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Consulte o último dos exemplos a seguir.  Quando os argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso são avaliados, SE retorna o valor que foi retornado por estas instruções.  O Microsoft Excel fornece funções adicionais que podem ser usadas para analisar os dados com base em uma condição. Por exemplo, para contar o número de ocorrências de uma seqüência de caracteres de texto ou um número dentro de um intervalo de células, use a função de folha CONT.SE. Para calcular uma soma baseada em uma seqüência de caracteres de texto ou em um número dentro de um intervalo, use a função de folha SOMASE. Saiba como calcular um valor baseado em uma condição. Exemplo 1 Dada a folha: Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2<=100;"Dentro do orçamento";"Acima do orçamento") Se o número acima for menor ou igual a 100, a fórmula exibirá "Dentro do orçamento". Caso contrário, a função exibirá "Acima do orçamento" =SE(A2=100;SOMA(B5:B15);"") Se o número acima for 100, o intervalo B5:B15 será calculado. Caso contrário, o texto vazio ("") será retornado ()
  40. 40. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 40 2012 Exemplo 2 Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2>B2;"Acima do orçamento";"OK") Verifica se a primeira linha está acima do orçamento (Acima do orçamento) =SE(A3>B3;"Acima do orçamento";"OK") Verifica se a segunda linha está acima do orçamento (OK) Exemplo 3 Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2>89;"A";SE(A2>79;"B";SE(A2>69;"C ";SE(A2>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao primeiro resultado (F) =SE(A3>89;"A";SE(A3>79;"B"; SE(A3>69;"C";SE(A3>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao segundo resultado (A) =SE(A4>89;"A";SE(A4>79;"B"; SE(A4>69;"C";SE(A4>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao terceiro resultado (C) As letras são atribuídas a números usando a seguinte chave:
  41. 41. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 41 Se o resultado for Então retornará Maior do que 89 A De 80 a 89 B De 70 a 79 C De 60 a 69 D Menor do que 60 F No exemplo anterior, a segunda instrução SE também é o argumento valor_se_falso para a primeira instrução SE. Da mesma maneira, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (Média>89) for VERDADEIRO, "A" será retornado. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução SE é avaliada e assim por diante.
  42. 42. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 42 2012 Funções de Texto Função ESQUERDA Retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma seqüência de caracteres de texto baseado no número de caracteres especificado por você. Sintaxe =ESQUERDA(texto;núm_caracteres) Texto – é uma frase qualquer e deverá estar limitada por aspas (“). Pode‐se usar uma referência de célula. Núm_caracteres – é o número de caracteres que será extraído da célula, a partir da esquerda. Função DIREITA Retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma seqüência de caracteres de texto baseado no número de caracteres especificado por você. Sintaxe =DIREITA(texto;núm_caracteres) Texto – é uma frase qualquer e deverá estar limitada por aspas (“). Pode‐se usar uma referência de célula. Núm_caracteres – é o número de caracteres que será extraído da célula, a partir da direita. Função CONCATENAR Agrupa várias seqüências de caracteres de texto em uma única seqüência de caracteres de texto. Sintaxe =CONCATENAR(texto1;text2;texto3....) Texto – é uma frase qualquer e deverá estar limitada por aspas (“). Pode‐se usar uma referência de célula. Função ARRUMAR Remove todos os espaços do texto exceto os espaços únicos entre palavras. Use ARRUMAR no texto que recebeu de outro aplicativo que pode ter espaçamento irregular. Sintaxe =ARRUMAR(texto)
  43. 43. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 43 ‐ Onde texto é uma frase qualquer e deverá estar limitada por aspas (“). Pode‐se usar uma referência de célula onde será necessário a correção, ao invés de digitar o texto.
  44. 44. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 44 2012 Funções Financeiras Função NPER Retorna o número de períodos para investimento de acordo com pagamentos constantes e periódicos e uma taxa de juros constante. Sintaxe =NPER(taxa;pgto;vp;vf;tipo) Para obter uma descrição completa dos argumentos em NPER e sobre as funções de anuidade, consulte VP. Taxa é a taxa de juros por período. Pgto é o pagamento feito em cada período; não pode mudar durante a vigência da anuidade. Geralmente, pgto contém o capital e os juros, mas nenhuma outra tarifa ou taxas. Vp é o valor presente ou atual de uma série de pagamentos futuros. Vf é o valor futuro, ou o saldo, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0). Tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento. Definir tipo para Se os vencimentos forem 0 ou omitido No final do período 1 No início do período Exemplo: Quanto tempo será necessário para juntar € 5.000,00, poupando € 250,00 por mês, a uma taxa de juros de 3,3% ao mês? =NPER(3,33%;250;‐5000) resulta em 33,48 Função PGTO Retorna o pagamento periódico de uma anuidade de acordo com pagamentos constantes e com uma taxa de juros constante. Sintaxe =PGTO(taxa;nper;vp;vf;tipo) Para obter uma descrição mais completa dos argumentos em PGTO, consulte a função VP. Taxa é a taxa de juros por período. Nper é o número total de pagamentos pelo empréstimo. Vp é o valor presente: o valor total presente de uma série de pagamentos futuros. Vf é o valor futuro, ou o saldo de caixa, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de determinado empréstimo, por exemplo, 0). Tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento.
  45. 45. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 45 Definir tipo para Se os vencimentos forem 0 ou omitido No final do período 1 No início do período Comentários  O pagamento retornado por PGTO inclui o principal e os juros e não inclui taxas, pagamentos de reserva ou tarifas, às vezes associados a empréstimos.  Certifique‐se de que esteja sendo consistente quanto às unidades usadas para especificar taxa e nper. Se fizer pagamentos mensais por um empréstimo de quatro anos com juros de 12% ao ano, utilize 12%/12 para taxa e 4*12 para nper. Se fizer pagamentos anuais para o mesmo empréstimo, use 12% para taxa e 4 para nper. Exemplo Qual o valor da prestação que se pagará para juntar € 8000,00 em 30 meses, a uma taxa de juros de 3,6% ao mês? =PGTO(3,6%;30;‐8000) resulta em 440,44 Função TAXA Retorna a taxa de juros por período de uma anuidade. TAXA é calculado por iteração e pode ter zero ou mais soluções. Se os resultados sucessivos de TAXA não convergirem para 0,0000001 depois de 20 iterações, TAXA retornará o valor de erro #NÚM!. Sintaxe =TAXA(nper;pgto;vp;vf;tipo;estimactiva) Consulte VP para obter uma descrição completa dos argumentos nper, pgto, vp, vf e tipo. Nper é o número total de períodos de pagamento em uma anuidade. Pgto é o pagamento feito em cada período e não pode mudar durante a vigência da anuidade. Geralmente, pgto inclui o principal e os juros e nenhuma outra taxa ou tributo. Se pgto for omitido, você deverá incluir o argumento vf. Vp é o valor presente: o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros. Vf é o valor futuro, ou o saldo, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0). Tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento.
  46. 46. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 46 2012 Definir tipo para Se os vencimentos forem 0 ou omitido No final do período 1 No início do período Estimactiva é a sua estimactiva para a taxa.  Se você omitir estimactiva, este argumento será considerado 10%.  Se TAXA não convergir, atribua valores diferentes para estimactiva. Em geral, TAXA converge se estimactiva estiver entre 0 e 1. Comentários Certifique‐se de que esteja sendo consistente quanto às unidades usadas para especificar estimactiva e nper. Se você fizer pagamentos mensais por um empréstimo de quatro anos com juros de 12% ao ano, utilize 12%/12 para estimactiva e 4*12 para nper. Se fizer pagamentos anuais para o mesmo empréstimo, utilize 12% para estimactiva e 4 para nper. Exemplo Qual a taxa de juros de um financiamento em que o valor à vista é de € 3000,00, e vai ser pago em 15 parcelas de € 340,00? =TAXA(15;340;‐3000) resulta em 7,5%
  47. 47. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 47 Protecção e oclusão de células Proteger e ocultar células Numa folha de cálculo Excel, é possível configurar o estado de “protegido” e “oculto” para qualquer célula. Uma célula protegida, indica que o seu conteúdo não pode ser modificado. Uma célula oculta significa que a sua fórmula não é visível aos utilizadores. O acesso a estas opções pode ser feito clicando com o botão direito do rato sobre a célula ou sobre a área de células que pretendemos alterar, escolhendo para o efeito a opção formatar células, no separador Protecção Protecção e oclusão de células As opções referidas de proteger e ocultar células só são efectivamente aplicadas após proteger-se a folha em causa. Em modo desprotegido não existe a noção de célula protegida nem oculta.
  48. 48. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 48 2012 Proteger o documento ou o livro Para se proteger uma folha: 1. Acede-se ao Separador Rever → Proteger Folha Surge a seguinte caixa de diálogo: Janela de protecção de uma folha 2. Definir uma palavra-passe para a protecção (opcional) e definir as opções de protecção. É esta palavra-passe que irá permitir desbloquear novamente a folha de cálculo. Para proteger um livro Excel completo ao invés de uma só folha, deve aceder-se à opção: Separador Rever → Proteger Folha
  49. 49. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 49 Para voltar a ser possível modificar-se os dados protegidos é necessário desproteger-se a folha. Uma vez que uma folha pode ser protegida com uma palavra passe, só o autor poderá voltar a desprotegê-la. Para desproteger-se uma folha de cálculo ou um livro, deve aceder-se respectivamente às seguintes opções Separador Rever → Desproteger folha ou Separador Rever → Desproteger livro Caso a protecção tenha sido efectuada com utilização de palavra passe, é necessário introduzi-la na caixa de diálogo que é entretanto apresentada. Janela para desproteger um documento As funções de protecção e oclusão são bastante úteis para partilha de folhas de cálculo. Assim, é possível que os utilizadores de um documento Excel insiram dados unicamente nos locais devidos, sem poderem modificar o funcionamento correcto do mesmo.
  50. 50. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 50 2012 Validação de dados De forma a ser possível construírem-se folhas de cálculo mais fiáveis e mais fáceis de utilizar, o Excel fornece diversos tipos de validações aos dados que são inseridos nas células. 1. Seleccionar a célula ou conjunto de células onde se pretende aplicar a validação. 2. Aceder à opção: Separador Dados → Validação de Dados Surge a seguinte caixa de diálogo: Definições de validação 3. Personalização da mensagem de introdução de dados no separador Mensagem de Entrada. Configuração da mensagem de entrada numa célula com validação
  51. 51. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 51 4. Definição do texto de erro: Separador Aviso de erro Configuração do aviso de erro em células com validação 5. Carregar em OK. Assim, quando os dados são inseridos de forma incorrecta, é exibida a mensagem de erro. Mensagem de erro numa célula usando validação Os valores colocados nos critérios de validação podem ser referências a células de uma folha de cálculo. Deste modo, é possível fazer-se uma validação dinâmica consoante determinados valores inseridos no documento.
  52. 52. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 52 2012 Modelos de documentos (Templates) Um modelo é um esquema preestabelecido para a construção de determinados tipos de documentos, que serve como base para a criação de folhas de cálculo novas. Usar modelos predefinidos 1. Criar um novo documento através do menu Botão do Office → Novo No painel de tarefas escolher o Modelo pretendido Criar um novo modelo O primeiro passo para a criação de um modelo é a construção de uma folha Excel de forma normal. Nesta folha definem-se as formatações, as fórmulas que são aplicadas, e todo o conteúdo que deverá manter-se aquando das aplicações do modelo. Em seguida este ficheiro deve ser gravado como um modelo, ao invés de ser guardado como uma folha comum. Para isto faz-se o seguinte: 9. Botão do Office → Guardar como. 10. Modificar o tipo de ficheiro a ser guardado para xltx. Modificação do formato em que o ficheiro é guardado 11. Premir o botão Guardar. Seguindo agora os passos da utilização de modelos predefinidos, é possível verificar-se a existência do modelo que foi agora criado, e que pode ser usado.
  53. 53. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 53 Organizar uma lista de dados em uma estrutura de tópicos em uma folha  Se você tiver uma lista de dados e desejar agrupá-la e resumi-la, será possível criar uma estrutura de tópicos de até oito níveis, um para cada grupo. Cada nível interno, representado por um número mais alto nos símbolos da estrutura de tópicos exibe dados de detalhe do nível mais externo precedente, representado por um número mais baixo nos símbolos da estrutura de tópicos. Use uma estrutura de tópicos para exibir rapidamente linhas ou colunas de resumo ou para revelar dados de detalhe para cada grupo. Você pode criar uma estrutura de tópicos de linhas (conforme mostrado no exemplo abaixo), uma estrutura de tópicos de colunas ou uma estrutura de tópicos tanto de linhas como de colunas. Uma linha de estrutura de tópicos de dados de vendas agrupada por regiões geométricas e meses com várias linhas de resumo e detalhes exibidas. Para exibir linhas para um nível, clique nos símbolos de estrutura de tópicos apropriados. O Nível 1 contém o total de vendas para todas as linhas de detalhes. O Nível 2 contém o total de vendas para cada mês em cada região. O Nível 3 contém linhas de detalhes (apenas linhas de detalhes 11 a 13 são visíveis no momento).
  54. 54. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 54 2012 Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tópicos, clique nos símbolos de estrutura de tópicos e . Criar uma estrutura de tópicos de linhas 1. Verifique se cada coluna tem um rótulo na primeira linha, contém informações similares em cada coluna e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias. 2. Seleccione uma célula no intervalo. 3. Classifique as colunas que formam os grupos. Para obter mais informações sobre classificação, consulte Classificar dados em intervalo ou tabela. 4. Insira linhas de resumo. Para organizar dados em uma estrutura de tópicos por linhas, você deve ter linhas de resumo com fórmulas que façam referência a células em cada uma das linhas de detalhes para esse grupo. Siga um destes procedimentos: Insira linhas de resumo usando o comando Subtotal  Use o comando Subtotal, que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e automaticamente cria a estrutura de tópicos para você. Para obter mais informações, consulte Insira subtotais em uma lista de dados em uma folha. Insira suas próprias linhas de resumo
  55. 55. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 55  Insira suas próprias linhas de resumo com fórmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. 5. Especifique se o local da linha de resumo está abaixo ou acima das linhas de detalhes. Como especificar o local da linha de resumo 1. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo Tópicos. 2. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de selecção Linhas de resumo abaixo do detalhe. Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, marque a caixa de selecção Linhas de resumo abaixo do detalhe. 1. Organizar os dados em tópicos. Siga um destes procedimentos: Organizar os dados em tópicos automaticamente 1. Se necessário, seleccione uma célula no intervalo. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique na seta ao lado de Agrupar e, em seguida, clique em Auto Tópicos.
  56. 56. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 56 2012 Organizar os dados em tópicos manualmente Importante Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as linhas incorrectamente. 1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tópicos. Como criar estruturas de tópicos para o grupo externo 2. Seleccione todas as linhas de resumo subordinadas, bem como seus dados de detalhe relacionados. No exemplo abaixo, a linha 6 contém os subtotais para as linhas 2 a 5, a linha 10 contém os subtotais para as linhas 7 a 9, enquanto a linha 11 contém os totais gerais. Para agrupar todos os dados de detalhe da linha 11, seleccione as linhas 3 a 10. A B C 1 Região Mês Vendas 2 Leste Março R$ 9.647 3 Leste Março R$ 4.101 4 Leste Março R$ 7.115 5 Leste Março R$ 2.957 6 Leste Total Mar R$ 23.820 7 Leste Abril R$ 4.257 8 Leste Abril R$ 1.829 9 Leste Abril R$ 6.550 10 Leste Total Abr R$ 12.636 11 Total Leste R$ 36.456
  57. 57. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 57 Importante Não inclua a linha de resumo 11 na selecção. 3. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique em Agrupar. Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela. 4. Opcionalmente organize em estrutura de tópicos um grupo interno aninhado. Como criar estrutura de tópicos para o grupo interno aninhado 5. Para cada grupo interno aninhado, seleccione as linhas de detalhes adjacentes à linha que contém a linha de resumo. No exemplo abaixo, para agrupar as linhas 2 a 5, que têm uma linha de resumo 6, seleccione as linhas 2 a 5. Para agrupar as linhas 7 a 9, que têm uma linha de resumo 10, seleccione as linhas 7 a 9. A B C 1 Região Mês Vendas 2 Leste Março R$ 9.647 3 Leste Março R$ 4.101 4 Leste Março R$ 7.115 5 Leste Março R$ 2.957 6 Leste Total Mar R$ 23.820 7 Leste Abril R$ 4.257 8 Leste Abril R$ 1.829 9 Leste Abril R$ 6.550 10 Leste Total Abr R$ 12.636 11 Total Leste R$ 36.456
  58. 58. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 58 2012 Importante Não inclua a linha de resumo para esse grupo na selecção. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique em Agrupar. Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela. 1. Continue seleccionando e agrupando linhas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos. 2. Se desejar desagrupar linhas, seleccione as linhas e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar. Observação Você também pode desagrupar seções de uma estrutura de tópicos sem remover a estrutura de tópicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em ou do grupo e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos clique em Desagrupar. Importante Se você desagrupar uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha visíveis adjacentes às linhas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Linhas: Criar uma estrutura de tópicos de colunas 1. Verifique se cada linha tem um rótulo na primeira coluna, contém informações similares em cada linha e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias. 2. Seleccione uma célula no intervalo. 3. Classifique as linhas que formam os grupos.
  59. 59. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 59 Para obter mais informações sobre classificação, consulte Classificar dados em intervalo ou tabela. 4. Insira suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhes. Observação Para organizar dados em uma estrutura de tópicos por colunas, você deve ter colunas de resumo com fórmulas que façam referência a células em cada uma das colunas de detalhes para esse grupo. 5. Especifique se o local da coluna de resumo está à direita ou à esquerda das colunas de detalhes. Como especificar o local da coluna de resumo 1. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo Tópicos. 2. Para especificar uma coluna de resumo à esquerda da coluna de detalhes, desmarque a caixa de selecção Colunas de resumo à direita do detalhe. Para especificar uma coluna de resumo à direita da coluna de detalhes, marque a caixa de selecção Colunas de resumo à direita do detalhe. 6. Organizar os dados em tópicos. Siga um destes procedimentos: Organizar os dados em tópicos automaticamente 1. Se necessário, seleccione uma célula no intervalo. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique na seta ao lado de Agrupar e, em seguida, clique em AutoTópicos.
  60. 60. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 60 2012 Organizar os dados em tópicos manualmente Importante Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as colunas incorrectamente. 1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tópicos. Como criar estruturas de tópicos para o grupo externo 1. Seleccione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como seus dados de detalhe relacionados. No exemplo abaixo, a coluna E contém os subtotais para as colunas B a D, a coluna I contém os subtotais para as colunas F a H, enquanto a coluna J contém os totais gerais. Para agrupar todos os dados de detalhe da coluna J, seleccione as colunas B a I. A B C D E F G H I J 1 Região Jan Fev Mar Q1 Abr Maio Jun Q2 H1 2 Leste 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823 3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077 4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471 5 Sul 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276 Importante Não inclua a coluna de resumo J na selecção. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique em Agrupar.
  61. 61. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 61 Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela. 2. Opcionalmente organize em estrutura de tópicos um grupo interno aninhado. Como criar estrutura de tópicos para o grupo interno aninhado 1. Para cada grupo interno aninhado, seleccione as colunas de detalhes adjacentes à coluna que contém a coluna de resumo. No exemplo abaixo, para agrupar as colunas B a D, que têm uma coluna de resumo E, seleccione as colunas B a D. Para agrupar as colunas F a H, que têm uma coluna de resumo I, seleccione as colunas F a H. A B C D E F G H I J 1 Região Jan Fev Mar Q1 Abr Maio Jun Q2 H1 2 Leste 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823 3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077 4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471 5 Sul 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276 Importante Não inclua a coluna de resumo para esse grupo na selecção. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique em Agrupar.
  62. 62. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 62 2012 Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela. 1. Continue seleccionando e agrupando colunas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos. 2. Se desejar desagrupar colunas, seleccione as colunas e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar. 3. Observação Você também pode desagrupar seções de uma estrutura de tópicos sem remover a estrutura de tópicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em ou do grupo e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos clique em Desagrupar. Importante Se você desagrupar uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até as letras das colunas visíveis adjacentes às colunas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Colunas: Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos 1. Se você não ver os símbolos de estrutura de tópicos , e , clique no Botão do Microsoft Office , clique em Opções do Excel, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção Exibir para esta folha, seleccione a folha e marque a caixa de selecção Mostrar símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada. 2. Siga um ou mais destes procedimentos:
  63. 63. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 63 Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo  Para exibir os dados de detalhes dentro de um grupo, clique na do grupo.  Para ocultar os dados de detalhe de um grupo, clique na do grupo. Expandir ou recolher a estrutura de tópicos inteira para um determinado nível  Nos símbolos de estrutura de tópicos , clique no número do nível desejado. Os dados de detalhe dos níveis inferiores serão, então, ocultados. Por exemplo, se uma estrutura de tópicos tiver quatro níveis, você poderá ocultar o quarto nível enquanto exibe o restante dos níveis clicando em . Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tópicos  Para exibir todos os dados de detalhe, clique no nível mais baixo nos símbolos de estrutura de tópicos . Por exemplo, caso existam três níveis, clique em .  Para ocultar todos os dados de detalhe, clique em . Personalizar uma estrutura de tópicos com estilos Para linhas de estruturas de tópicos, o Microsoft Office Excel usa estilos, como NívelLinha_1 e NívelLinha_2 . Para colunas organizadas em tópicos, o Excel utiliza estilos, como NívelCol_1 e NívelCol_2. Os estilos usam negrito, itálico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo nos dados. Alterando a maneira como cada um desses estilos é definido, você pode aplicar diferentes formatos de texto e célula para personalizar a aparência da estrutura de tópicos. Você pode aplicar um estilo a uma estrutura de tópicos tanto ao criar estrutura de tópicos como depois de criá-la. Siga um ou mais destes procedimentos: Aplicar automaticamente um estilo a uma linha ou coluna de resumo 1. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo Tópicos.
  64. 64. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 64 2012 2. Marque a caixa de selecção Estilos automáticos. Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente 1. Seleccione as células às quais deseja aplicar estilos de estrutura de tópicos. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo Tópicos. 3. Marque a caixa de selecção Estilos automáticos. 4. Clique em Aplicar estilos. Observação Você também pode usar auto formatos para formatar dados organizados em tópicos. Copiar dados de estrutura de tópicos 1. Se você não ver os símbolos de estrutura de tópicos , e , clique no Botão do Microsoft Office , clique em Opções do Excel, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção Exibir opções para esta folha, seleccione a folha e marque a caixa de selecção Mostrar símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada. 2. Use os símbolos de estrutura de tópicos , e para ocultar os dados de detalhe que você não deseja que sejam copiados.
  65. 65. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 65 Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos. 3. Seleccionar o intervalo de linhas de resumo. 4. No separador Base, no grupo Edição, clique em Localizar e Seleccionar e, em seguida, clique em Ir para. 5. Clique em Ir para Especial. 6. Clique em Somente Células Visíveis. 7. Clique em OK e, em seguida, copie os dados. Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos Observação Nenhum dado é excluído quando você oculta ou remove uma estrutura de tópicos. Ocultar uma estrutura de tópicos 1. Se você não ver os símbolos de estrutura de tópicos , e , clique no Botão do Microsoft Office , clique em Opções do Excel, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção Exibir opções para esta folha, seleccione a folha e marque a caixa de selecção Mostrar símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada. 2. Exiba todos os dados clicando no número mais alto nos símbolos de estrutura de tópicos .
  66. 66. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 66 2012 3. Clique no Botão do Microsoft Office clique em Opções do Excel, clique na categoria Avançado e, em seguida, na seção Exibir opções para esta folha, seleccione a folha e desmarque a caixa de selecção Mostrar símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada. Remover uma estrutura de tópicos 1. Clique na folha. 2. Na guia Dados, no grupo Tópicos, clique na seta ao lado de Desagrupar e, em seguida, clique em Limpar estrutura de tópicos. 3. Se as linhas ou colunas ainda estiverem ocultas, arraste até os títulos visíveis de linha ou coluna em ambos os lados das linhas e colunas ocultas, aponte para Ocultar & Reexibir no comando de grupo Formatar, no grupo Células da guia Início e, em seguida, clique em Reexibir Linhas ou Reexibir Colunas. Importante Se você remover uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste até os números de linha ou as letras de coluna visíveis adjacentes às linhas e colunas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Linhas ou Reexibir Colunas : Criar um relatório de resumo com um gráfico Suponha que você deseje criar um relatório de resumo de seus dados que apenas exibe totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, você pode seguir um destes procedimentos:
  67. 67. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 67 1. Criar um relatório de resumo 1. Organizar os seus dados em tópicos. Para obter mais informações, consulte as seções Criar uma estrutura de tópicos de linhas ou Criar uma estrutura de tópicos de colunas. 2. Oculte os detalhes clicando nos símbolos de estrutura de tópicos , e para mostrar apenas os totais conforme mostrado no seguinte exemplo de uma estrutura de tópicos de linha: 2. Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos. 3. Criar um gráfico do relatório de resumo 1. Seleccione os dados de resumo que você deseja representar graficamente. Por exemplo, para somente representar em gráfico os totais de Cardoso e Ribeiro, mas não os totais gerais, seleccione as células A1 a C11 conforme mostrado no exemplo acima. 2. Crie o gráfico. Por exemplo, se você criar o gráfico usando o Assistente de Gráfico, ele terá a aparência do exemplo a seguir. Observação Se você mostrar ou ocultar os detalhes da lista de dados organizada em tópicos, o gráfico também será actualizado para mostrar ou ocultar os dados. Para obter mais informações, consulte Criar um gráfico e Exibir dados de folha ocultos em um gráfico.
  68. 68. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 68 2012 Formatação avançada de gráficos Assistente de gráficos Para criar no Excel um gráfico básico que você possa modificar e formatar posteriormente, comece inserindo os dados do gráfico em uma folha. Em seguida, basta seleccionar esses dados e escolher o tipo de gráfico que deseja utilizar na Faixa de Opções da Office Fluent (guia Inserir, grupo Gráficos). Dados da folha Gráfico criado a partir de dados de folha O Excel oferece suporte para vários tipos de gráficos com a finalidade de ajudá-lo a exibir dados de maneiras que sejam significactivas para a audiência. Quando desejar criar um gráfico ou modificar um gráfico existente, você poderá escolher uma ampla gama de tipos de gráficos (como gráfico de colunas ou de pizza) e seus subtipos (como gráfico de colunas empilhadas ou gráfico de pizza em 3D). Você também pode criar um gráfico de combinação usando mais de um tipo de gráfico.
  69. 69. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 69 Para criar um gráfico a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo, basta seleccionar as células com os valores pretendidos e clicar no ícone referente ao tipo de gráfico pretendido. Criando gráficos no PowerPoint e no Word Os gráficos são totalmente integrados a outros programas do Versão do 2007 Office, como o Office PowerPoint 2007 e o Office Word 2007. Ambos os programs fornecem as mesmas ferramentas de gráficos disponíveis no Excel. Se o Excel estiver instalado, você pode criar gráficos em Excel no PowerPoint e no Word clicando no botão Gráfico na Faixa de Opções (guia Inserir, grupo Ilustrações) e, em seguida, utilizar as ferramentas de gráfico para modificar ou formatar o gráfico. Os gráficos criados serão incorporados no Office PowerPoint 2007 e no Office Word 2007. Os dados do gráfico serão armazenados em uma folha do Excel incorporada no arquivo do PowerPoint ou do Word. Observação Se você trabalhar no Modo de Compatibilidade do Word, pode inserir um gráfico utilizando o Microsoft Graph em vez de utilizar o Excel. No PowerPoint, você pode utilizar sempre o Excel para criar um gráfico. Você também pode copiar um gráfico do Excel para o PowerPoint 2007 e para o Word 2007. Ao copiar um gráfico, ele pode ser incorporado como dados estáticos ou vinculados
  70. 70. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 70 2012 à pasta de trabalho. Para um gráfico vinculado a uma pasta de trabalho à qual você tem acesso, você pode especificar que ele verifique automaticamente se há alterações na pasta vinculada sempre que o gráfico estiver aberto. Modificando gráficos Após criar um gráfico, você pode modificá-lo. Por exemplo, pode alterar a forma como os eixos são exibidos, adicionar um título ao gráfico, mover ou ocultar a legenda ou exibir elementos adicionais do gráfico. Para modificar um gráfico, você pode: 1. Alterar a exibição dos eixos do gráfico – Você pode especificar a escala de eixos e ajustar o intervalo entre os valores ou categorias exibidos. Para facilitar a leitura do gráfico, você também pode adicionar marcas de escala a um eixo e especificar o intervalo no qual aparecerão. 2. Adicionar títulos e rótulos de dados a um gráfico – Para ajudar a esclarecer as informações exibidas no seu gráfico, você pode adicionar um título ao gráfico, títulos aos eixos e rótulos de dados. 3. Adicionar uma legenda ou tabela de dados – Você pode mostrar ou ocultar uma legenda ou alterar seu local. Em alguns gráficos, você também pode mostrar uma tabela de dados que exibe os códigos da legenda e os valores representados no gráfico. 4. Aplicar opções especiais para cada tipo de gráfico – Linhas especiais (como linhas de máximo e mínimo e linhas de tendência), barras (como barras superiores e inferiores e barras de erro), marcadores de dados e outras opções disponíveis para diferentes tipos de gráfico.
  71. 71. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 71 Usando estilos predefinidos de gráfico e layouts de gráfico para uma aparência profissional Em vez de adicionar ou alterar manualmente elementos do gráfico ou formatar o gráfico, você pode aplicar rapidamente ao seu gráfico um layout e estilo predefinidos. O Excel oferece uma variedade de layouts e estilos predefinidos para você escolher, mas você pode ajustar um layout ou estilo, se necessário, ao fazer alterações manuais ao layout e ao formato de elementos individuais do gráfico, como área do gráfico, área de plotagem, série de dados ou legenda do gráfico. Ao aplicar um layout de gráfico predefinido, um conjunto específico de elementos do gráfico (como títulos, legenda, tabela de dados ou rótulos de dados) é exibido em uma organização específica no seu gráfico. Você pode escolher de uma variedade de layouts fornecidos para cada tipo de gráfico. Ao aplicar um estilo predefinido de gráfico, o gráfico é formatado com base no tema do documento aplicado, de forma que o gráfico corresponda a cores de tema (um conjunto de cores), fontes do tema (um conjunto de fontes de texto para título e corpo) e efeitos de tema (um conjunto de linhas e efeitos de preenchimento) da sua organização ou de seu gosto pessoal. Observação: Você não pode criar seus próprios layouts ou estilos de gráfico, mas pode criar modelos de gráfico que incluam o layout e a formatação de gráfico que deseja. Adicionando formatação atraente aos gráficos Além de aplicar um estilo predefinido de gráfico, você pode facilmente aplicar formatação a elementos individuais do gráfico, como marcadores de dados, área do gráfico, área de plotagem, números e texto nos títulos e rótulos para dar ao gráfico uma aparência atraente. Você pode aplicar estilos de forma específicos e estilos de WordArt, mas você também pode formatar manualmente as formas e o texto dos elementos do gráfico. Para adicionar formatação, você pode:
  72. 72. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 72 2012  Preencher elementos do gráfico Você pode utilizar preenchimentos com cores, texturas, imagens e gradações para chamar a atenção para elementos específicos do gráfico.  Alterar a estrutura dos elementos do gráfico Você pode utilziar cores, estilos de linha e espessuras de linha para enfatizar os elementos do gráfico.  Adicionar efeitos especiais aos elementos do gráfico Você pode aplicar efeitos especiais, como sombra, reflexo, brilho, bordas suaves, bisel e rotação 3D, às formas do gráfico, proporcionando uma aparência completa.  Formatar texto e números Você pode formatar texto e números em títulos, rótulos e caixas de texto em um gráfico como faria como texto e números em uma folha. Para destacar texto e números, você pode até mesmo aplicar estilos de WordArt. Reutilizando gráficos ao criar modelos de gráfico Se deseja reutilizar um gráfico que você personalizou para atender a suas necessidades, é possível salvar o gráfico como um modelo de gráfico (*.crtx) na pasta de modelos de gráfico. Ao criar um gráfico, você pode então aplicar o modelo de gráfico como faria com qualquer outro tipo de gráfico interno. Na verdade, os modelos de gráfico são tipos verdadeiros de gráfico. Você pode utilizá-los para alterar o tipode gráfico de um gráfico existente. Se você utiliza um modelo de gráfico com freqüência, você pode salvá-lo como o tipo de gráfico padrão. Observação Os modelos de gráfico não têm como base temas do documento. Para utilizar cores de tema, fontes de tema e efeitos de tema em um gráfico que você criou utilizando um modelo de gráfico, você pode aplicar um estilo ao gráfico. Um estilo de gráfico restaura o tema de um gráfico para o tema do documento.
  73. 73. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 73 Consolidar dados de várias folhas de cálculo Para resumir e criar relatórios com base em várias folhas de cálculo, pode consolidar dados várias numa única folha de consolidação. As folhas de cálculo podem pertencer ao mesmo livro que a folha de consolidação ou a outros livros. Consolidar dados é a agrupar dados de forma a tornar mais fácil a actualização e agregação, regular ou esporadicamente. Por exemplo, se tiver numa folha de cálculo de movimentos para cada uma das sucursais da sua empresa, pode consolidar todos esses valores numa folha de cálculo de movimentos globais da empresa. Essa folha de consolidação pode conter totais de vendas e médias, ou listagens do tipo 10 Mais para os produtos mais vendidos em toda a sua empresa. Para consolidar dados, utilize o comando Consolidar no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados. Consolidar por posição 1. Prepare os dados a consolidar em cada folha de cálculo. Como definir os dados  Certifique-se de que cada intervalo de dados está no formato de lista, em que: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informação correspondente, e que não existem na lista linhas ou colunas em branco.  Coloque cada intervalo numa folha de cálculo separada. Não coloque nenhum dos intervalos na folha de cálculo de consolidação.  Certifique-se de que cada intervalo tem o mesmo esquema.  Atribua um nome a cada intervalo: seleccione todo o intervalo e, no separador Fórmulas do grupo Células com Nome, clique na seta junto a Nomear um Intervalo e escreva o nome de intervalo na caixa Nome.
  74. 74. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 74 2012 2. Clique na célula da parte superior esquerda da área onde deseja que os dados consolidados apareçam, na folha de consolidação. Nota Certifique-se de que deixa células suficientes à direita e abaixo desta célula para os dados consolidados. O comando Consolidar preenche a área automaticamente. 3. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar. 4. Na caixa Função, clique na função de sumário que deseja que o Microsoft Office Excel utilize para consolidar os dados. 5. Se a folha pertencer a outro livro, clique em Procurar para localizar o ficheiro e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar. O caminho do ficheiro é introduzido na caixa Referência, seguido de um ponto de exclamação. 6. Escreva o nome que pretende atribuir ao intervalo e clique em Adicionar. Repita este passo para cada intervalo. 7. Decida como deseja actualizar a consolidação. Utilizando um dos seguintes processos:  Para fazer com que a consolidação seja automaticamente actualizada sempre que a origem de dados for alterada, marque a caixa de verificação Criar ligações aos dados de origem. Importante Só poderá marcar esta caixa de verificação se a folha de cálculo pertencer a outro livro. Uma vez marcada esta caixa de verificação não poderá alterar que células e intervalos serão incluídos na consolidação.
  75. 75. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 75  Para configurar a consolidação de modo que possa ser actualizada manualmente alterando células e intervalos consolidados, desmarque a caixa de verificação Criar ligações aos dados de origem. 8. Deixe em branco as caixas em Utilizar rótulos na. O Excel não copia para consolidação os rótulos de linha ou coluna dos intervalos de origem. Se desejar rótulos nos dados consolidados, copie-os de um dos intervalos de origem ou introduza-os manualmente. Consolidar por categoria 1. Prepare os dados a consolidar em cada folha de cálculo. Como definir os dados  Certifique-se de que cada intervalo de dados está no formato de lista, em que: cada coluna tem um rótulo na primeira linha e contém informação correspondente, e que não existem na lista linhas ou colunas em branco.  Coloque cada intervalo numa folha de cálculo separada. Não coloque nenhum dos intervalos na folha de cálculo de consolidação.  Certifique-se de que o texto dos rótulos das colunas e linhas que deseja combinar são iguais, incluindo maiúsculas e minúsculas; por exemplo, os rótulos Méd. Anual e Média anual são diferentes e não serão considerados.  Atribua um nome a cada intervalo: seleccione todo o intervalo e, no separador Fórmulas do grupo Células com Nome, clique na seta junto a Nomear um Intervalo e escreva o nome de intervalo na caixa Nome. 2. Clique na célula da parte superior esquerda da área onde deseja que os dados consolidados apareçam, na folha de consolidação. Nota Certifique-se de que deixa células suficientes à direita e abaixo desta célula para os dados consolidados. O comando Consolidar preenche a área automaticamente.
  76. 76. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 76 2012 3. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Consolidar. 4. Na caixa Função, clique na função de sumário que deseja que o Microsoft Excel utilize para consolidar os dados. 5. Se a folha pertencer a outro livro, clique em Procurar para localizar o ficheiro e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Procurar. O caminho do ficheiro é introduzido na caixa Referência, seguido de um ponto de exclamação. 6. Escreva o nome que pretende atribuir ao intervalo e clique em Adicionar. Repita este passo para cada intervalo. 7. Decida como deseja actualizar a consolidação. Utilizando um dos seguintes processos:  Para fazer com que a consolidação seja automaticamente actualizada sempre que a origem de dados for alterada, marque a caixa de verificação Criar ligações aos dados de origem. Importante Só poderá seleccionar esta caixa de verificação se a folha de cálculo pertencer a outro livro. Uma vez marcada esta caixa de verificação não poderá alterar que células e intervalos serão incluídos na consolidação.  Para configurar a consolidação de modo que possa ser actualizada manualmente alterando as células e intervalos de origem, desmarque a caixa de verificação Criar ligações aos dados de origem.
  77. 77. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 77 8. Seleccione as caixas de verificação em Utilizar rótulos na que indica onde os rótulos estão colocados: na Linha Superior, na Coluna Esquerda ou ambas. Notas  Todos os rótulos que não corresponderem a rótulos nas áreas de origem transformam-se em linhas ou colunas separadas, na consolidação.  Certifique-se de que quaisquer categorias que não deseje consolidar têm rótulos únicos e que aparecem num único intervalo na origem. Consolidar por fórmula 1. Na folha de cálculo de consolidação, copie ou introduza os rótulos de coluna e linha que deseja para os dados consolidados. 2. Clique numa célula que deseja que contenha dados consolidados. 3. Escreva uma fórmula que inclua uma referência às células de origem em cada folha de cálculo ou uma referência 3-D que contenha dados que deseje consolidar. Relactivamente a referências a células, utilize um dos seguintes processos: Se os dados a consolidar se encontrarem em células diferentes, em folhas diferentes  Introduza uma fórmula com referências às células de outras folhas, uma por cada folha, separadamente. Por exemplo, para consolidar dados de folhas com nomes Vendas (na célula B4), HR (na célula F5) e Marketing (na célula B9), na célula A2 da folha de consolidação, introduziria o seguinte:
  78. 78. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 78 2012 Sugestão Para introduzir uma referência como Vendas!B4 numa fórmula sem escrever, escreva a fórmula no ponto onde deseja a referência, clique no separador de folha e clique na célula. Se os dados a consolidar estiverem nas mesmas células, em folhas diferentes  Introduza a fórmula com uma referência 3-D que utilize uma referência a um intervalo de nomes de folha. Por exemplo, para consolidar dados nas células A2 de Vendas a Marketing inclusive, na célula A2 da folha de consolidação introduziria o seguinte: Nota Se o livro estiver configurado para calcular as fórmulas automaticamente, uma consolidação por fórmula actualiza automaticamente os resultados sempre que os dados em cada folha de cálculo de origem forem alterados. Utilizar um relatório de Tabela Dinâmica para consolidar dados Pode criar um relatório de Tabela Dinâmica a partir de vários intervalos de consolidação. Este método é semelhante à consolidação por categoria, mas oferece mais flexibilidade para reorganizar as categorias. Para obter mais informações, consulte Consolidar várias folhas de cálculo num relatório de Tabela Dinâmica.
  79. 79. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 79 Ferramentas de simulação Cenários Um exemplo clássico para a utilização de cenários é em empréstimos. Consideremos a seguinte tabela: Exemplo de uma tabela de simulação de empréstimo O utilizador insere o valor do empréstimo, a taxa de juro e o número de anos para fazer o pagamento e a folha calcula automaticamente a mensalidade. Para este exemplo não é importante saber como é feito esse cálculo. Vamos supor agora que queremos gerar numa folha um relatório com algumas das possibilidades de empréstimo, manipulando as variáveis. Consideremos então os seguintes passos para a criação de cenários: 1. Aceder à opção Separador Dados → Análise de Hipóteses → Gestor de cenários Surgirá a seguinte caixa de diálogo. Gestor de cenários
  80. 80. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 80 2012 2. Clicar no botão Adicionar (Add) para inserir um cenário Surgirá a seguinte caixa: Adicionar um novo cenário 3. Preencha o nome do cenário e indique quais as células variáveis, separadas por ponto e vírgula. Para este caso podemos considerar as células do valor do empréstimo, e da duração deste. 4. Clique em OK e surgirá uma nova caixa para definir os valores do cenário.
  81. 81. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 81 Definição dos valores para um cenário 5. Clique em Adicionar (Add) para finalizar os valores e criar novos cenários a partir do ponto 2, ou para finalizar clique no botão OK. O resultado poderá ser algo como: Vários cenários Clique no botão Mostrar (Show) para visualizar na folha de cálculo o cenário seleccionado. Pressione o botão Adicionar (Add) se pretender criar novos cenários. O botão Eliminar (Delete) permite remover o cenário seleccionado. Para editar um cenário prima o botão Editar (Edit). O botão Intercalar (Merge) permite juntar cenários existentes em diversas folhas de cálculo num mesmo livro.
  82. 82. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 82 2012 Finalmente, o botão Sumário (Summary) gera uma folha com um relatório para os diversos cenários, com o seguinte aspecto: Sumário de diversos cenários Atingir objectivo Alterações nos valores das células geram resultados diferentes no final. A opção de atingir objectivo permite abordar o problema de forma inversa. O objectivo é obter qual é o valor necessário para se conseguir um determinado resultado final. Considere-se o exemplo anterior, e a seguinte questão: quanto terá que ser a duração do crédito, para a mensalidade ser de 700€? O Excel é capaz de responder facilmente a esta pergunta. Para isso basta seguirem-se os seguintes passos: 1. No Separador Dados → Análise de Hipóteses → Atingir objectivo Surge a seguinte caixa de diálogo: Janela de atingir o objectivo 2. Neste caso pretende-se definir o valor da célula da mensalidade, para um valor de 700, variando o valor da duração do empréstimo. Podemos então preencher as caixas da seguinte forma:
  83. 83. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 83 Preenchimento da janela de atingir objectivo 3. Clique em OK e o Excel calcula o resultado (aproximadamente 45 anos): Resultado de uma procura de valor Solver O solver permite calcular as soluções mais apropriadas para problemas com restrições funcionais. Para percebermos melhor o seu funcionamento, consideremos o seguinte problema de programação linear: Uma empresa produz dois tipos de tubos. Para cada 100 metros de produção do primeiro são necessárias 4 horas de extrusão, 2 horas de embalagem, e 2 Kg de aditivos. Por sua vez, para cada 100 metros de produção do segundo tipo de tubo são necessárias 6 horas de extrusão, 2 horas de embalagem, e 1 Kg de aditivo. Os preços de venda são respectivamente para o primeiro e segundo tipo de tubo de 34€ e 40€ por cada 100 metros. Pretende-se planear-se a produção semanal, sabendo que se tem disponível os seguintes recursos: 48 horas de extrusão, 18 horas de embalagem, 16 Kg de aditivo. O objectivo é, naturalmente, o de maximizar o lucro. Considere-se a folha de cálculo, que representa o problema, apresentada no anexo 4. Pretende-se que o Excel calcule qual a forma de obter o maior lucro possível, sabendo-se quais as produções necessárias para cada tipo de tubo. O solver consegue resolver esse problema, com os seguintes passos:
  84. 84. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 84 2012 1. Carregar o suplemento Solver (os passos do ponto 2 aos ponto 6 só são feitos uma única vez para activar a funcionalidade) 2. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Excel. 3. Clique em Suplementos e, em seguida, na caixa Gerir, seleccione Suplementos do Excel. 4. Clique em Ir. 5. Na caixa Suplementos Disponíveis, seleccione a caixa de verificação Suplemento Solver e clique em OK. Sugestão: Se o Suplemento Solver não aparecer na lista Suplementos disponíveis, clique em Procurar para o localizar. Se aparecer uma mensagem com a indicação de que o Suplemento Solver não está instalado no computador, clique em Sim para o instalar. 6. Depois de carregar o Suplemento Solver, o comando Solver ficará disponível no grupo Análise do separador Dados. Janela do solver 7. É agora necessário adicionar as restrições do problema. Para isso, clique em Adicionar (Add) Surge a seguinte janela:
  85. 85. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 2012 85 Adicionar uma Restrição ao Solver 8. Preencha a primeira restrição (o número de recursos gastos em extrusão tem de ser menor ou igual à disponibilidade desse recurso). Faça clique em Adicionar (Add) para adicionar a restrição sem fechar a janela, de modo a poder adicionar de imediato as restantes restrições: limitações de produção para os outros dois recursos, e a limitação da produção ser igual ou superior a zero. No fim clique em OK. Voltará a janela inicial que deverá ter o seguinte aspecto: Janela do solver preenchida com as restrições 9. Clique em Solucionar (Solve) para que o Excel calcule a solução.
  86. 86. Manual Microsoft® Excel 2007 João Barros 86 2012 Organização de Dados Filtrar dados num intervalo ou numa tabela A utilização de Filtro Automático para filtrar dados é um modo rápido e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados num intervalo de células ou coluna de uma tabela. Obter mais informações sobre filtragem Os dados filtrados só apresentam as linhas que satisfaçam os critérios especificado, ocultando as linhas que não pretende apresentar. Depois de filtrar dados, pode copiar, localizar, editar, formatar e imprimir o subconjunto de dados filtrados sem o mover ou alterar a respectiva disposição. Também pode filtrar por mais de uma coluna. Os filtros são cumulativos, o que significa que cada filtro adicional se baseia no filtro actual e reduz ainda mais o subconjunto de dados. Utilizando o Filtro Automático, é possível criar três tipos de filtros; por uma lista de valores, por um formato ou por critérios. Cada um destes tipos de filtro é mutuamente exclusivo para cada intervalo de células ou tabela de coluna. Por exemplo, pode filtrar por cor da célula ou por uma lista de números, mas não por ambos; pode filtrar por ícone ou por um filtro personalizado, mas não por ambos. Importante Para obter os melhores resultados, não misture formatos de armazenamento, tal como texto e número ou número e data, na mesma coluna, porque só está disponível um tipo de comando de filtro para cada coluna. Se existir uma mistura de formatos de armazenamento, o comando apresentado é o formato de armazenamento que ocorre mais vezes. Por exemplo, se a coluna contiver três valores armazenados como número e quatro como texto, o comando de filtro apresentado é Filtros de Texto.

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