O guia do usuário do Dokmee fornece uma visão abrangente sobre o software de gestão documental, incluindo instalação, manutenção, gestão de usuários e grupos, além de recursos como retenção de arquivos e gestão de fluxo de trabalho. Existem três edições do Dokmee: Home, Professional e Enterprise, cada uma com características e limitações distintas. O manual detalha também como realizar operações como importação de documentos, auditorias e criação de bases de dados.

1. Guia do usuário
DOKMEE
Software de Gestão Documental

2. Conteúdos
VISÃO GERAL ..................................................................................................... 5
INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 5
CARACTERÍSTICAS PADRÃO .................................................................................. 6
MANUTENÇÃO .................................................................................................... 7
REGISTRAR ........................................................................................................ 7
VERIFICAR ATUALIZAÇÕES.................................................................................... 8
DEFINIÇÕES SQL ................................................................................................ 8
ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................... 9
PAINEL DE CONTROLE DOKMEE ............................................................................ 9
UsuáriosGrupos ........................................................................................ 9
Directório ativo ......................................................................................... 13
Gestão da base de dados ........................................................................ 15
Auditar ........................................................................................... 17
Definições da base de dados ........................................................ 18
Retenção de arquivo ..................................................................... 19
Retenção manual de arquivos ........................................... 19
Retenção automática de arquivos ..................................... 19
Gestão do fluxo de trabalho .......................................................... 20
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho .................................... 21
Adicionar & Editar Passos ................................................. 21
Opções de fluxo de trabalho .............................................. 22
Observar Pasta .................................................................. 22
MENU DE ADMINISTRADOR ................................................................................. 23
Painel de controle do Administrador ........................................................ 23
Gestor de Importação ativa ...................................................................... 24
Origem........................................................................................... 24
Destino .......................................................................................... 25
Indexação ...................................................................................... 25
Agendamento ................................................................................ 26
Auto-Indexação ........................................................................................ 27
Atribuição de base de dados ......................................................... 27
1

3. Fonte de dados externa................................................................. 28
Mapeamento do índice .................................................................. 28
Agendamento ................................................................................ 29
Gestor de Importação de E-mail .............................................................. 29
Nome da tarefa .............................................................................. 30
Pasta(s) de caixa do correio .......................................................... 30
Pasta de destino da base de dados .............................................. 30
Indexação ...................................................................................... 31
Filtro da mensagem ....................................................................... 31
Opções de agendamento .............................................................. 33
Compactar base de dados ....................................................................... 33
BASE DE DADOS .............................................................................................. 34
CRIAR UMA NOVA BASE DE DADOS ...................................................................... 34
ABRIR UMA BASE DE DADOS EXISTENTE ............................................................... 35
FECHAR UMA BASE DE DADOS ............................................................................ 36
PREFERÊNCIAS ................................................................................................. 36
E-mail ....................................................................................................... 37
Layout ...................................................................................................... 37
Importação do arquivo ............................................................................. 38
Tipos de arquivo....................................................................................... 38
Direitos de usuário ................................................................................... 39
Senha de usuário ..................................................................................... 39
Restrições ................................................................................................ 40
ESTRUTURA DE BASE DE DADOS ................................................................. 41
PASTAS ............................................................................................................ 41
IMPORTAR DOCUMENTOS................................................................................... 42
IMPORTAR DOCUMENTOS COM INDEXAÇÃO .......................................................... 43
GESTOR DE IMPORTAÇÃO ATIVA ......................................................................... 45
Origem ..................................................................................................... 45
Destino ..................................................................................................... 46
Indexação................................................................................................. 46
Agendamento ........................................................................................... 47
2

4. AUTO-INDEXAÇÃO ............................................................................................. 48
Atribuição de base de dados ......................................................... 49
Fonte de dados externa................................................................. 49
Mapeamento do índice .................................................................. 50
Agendamento ................................................................................ 50
DIGITALIZAR TIFF/PDF ..................................................................................... 51
Opções de digitalização ........................................................................... 51
Digitalizar ................................................................................................. 52
OCR................................................................................................................ 54
UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 55
UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 56
EXPORTAR BASE DE DADOS................................................................................ 57
EXPORTAR PASTAS & ARQUIVOS ........................................................................ 60
ELIMINAR .......................................................................................................... 61
MANIPULAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................ 62
INDEXAÇÃO....................................................................................................... 62
Campos de índice de documento............................................................. 62
Campos de índice da pasta...................................................................... 63
CONTROLE DA VERSÃO ...................................................................................... 64
Guardar nova versão ............................................................................... 64
Voltar à versão anterior ............................................................................ 66
NOTAS DE ARQUIVO ........................................................................................... 66
ANOTAÇÕES ..................................................................................................... 67
ETIQUETA BATES .............................................................................................. 67
ABRIR .............................................................................................................. 69
IMPRIMIR .......................................................................................................... 69
E-MAIL ............................................................................................................. 70
PROCURAR ....................................................................................................... 71
CAMPOS DE ÍNDICE............................................................................................ 72
Caractere universal .................................................................................. 73
Data ......................................................................................................... 73
Número .................................................................................................... 73
3

5. TEXTO COMPLETO ............................................................................................. 74
NOTA DO ARQUIVO ............................................................................................ 74
PASTA .............................................................................................................. 74
PROCURA AVANÇADA DE SISTEMA....................................................................... 75
PROCURA AVANÇADA DE E-MAIL ......................................................................... 75
LIGAÇÃO DE TECLA DE ACESSO.......................................................................... 76
FLUXO DE TRABALHO ..................................................................................... 77
GESTÃO DO FLUXO DE TRABALHO ....................................................................... 77
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho ........................................................... 77
Observar Pasta ........................................................................................ 79
ENVIAR PARA FLUXO DE TRABALHO ..................................................................... 79
GESTOR DO DOCUMENTO DO FLUXO DE TRABALHO ............................................. 80
GESTÃO DE E-MAIL ......................................................................................... 81
GESTOR DE IMPORTAÇÃO DE E-MAIL................................................................... 81
Nome da tarefa ........................................................................................ 81
Pasta de destino da base de dados ......................................................... 82
Indexação................................................................................................. 82
Filtro da mensagem ................................................................................. 83
Opções de agendamento ......................................................................... 84
4

6. Visão geral
Introdução
O Software de Gestão Documental da Dokmee é um software de base de dados
concebido para armazenar e gerir vários tipos de documentos eletrônicos. A
função principal do Dokmee é a gestão documental, embora possua outras
características integradas, tais como: Gestão de e-mail e Fluxo de Trabalho.
Existem três edições diferentes do Dokmee que se encontram abrangidas por
este manual: Dokmee Home, Dokmee Professional e Dokmee Enterprise. A
edição Dokmee Home é uma versão destinada a apenas um computador. Os
arquivos de base de dados não poderão ser compartilhados por vários
computadores, caso você possua a versão Home. A edição Dokmee
Professional é uma versão do Dokmee passível de ser aplicada por vários
usuários. Recomenda-se que, no entanto, esteja apenas um usuário de cada
vez na base de dados ao usar a versão Professional. A edição Dokmee
Enterprise poderá ser utilizada por um usuário ou por um elevado número de
usuários. A edição Enterprise é o único produto do Dokmee que permite ligações
de MS SQL, bem como o acessório de Web da Dokmee.
5

7. Características padrão
Home Professional Enterprise
Enviar Documentos por E-mail   
Imprimir Documentos   
Anotações   
Notas de arquivo   
Editar Documentos   
Iniciar   
Estrutura de pastas personalizável   
Indexar Documentos/Pastas - 40 campos   
Indexação de documentos pesquisável   
Indexação de pastas pesquisável   
Procuras de texto completo   
Exportar com indexação   
Exportar sem indexação   
Importar com indexação   
Importar sem indexação   
Importação Ativa  
Digitalizar para Tiff/PDF - TWAIN   
Digitalizar para Tiff/PDF - ISIS 
Dividir Tiff/PDF   
Unir Tiff/PDF   
Gestão de E-mail  
Auto-Indexação 
Auditar  
Retenção de arquivo  
Ligação (ativar imagem)  
Fluxo de trabalho  
Etiqueta Bates 
Controle da versão 
Motor OCR Tiff/PDF - Add-On 
Cliente Web/Remote - Add-On 
Registro de usuário encriptado   
Multi-Usuários  
Restrições do nível de acesso do usuário à base de
 
dados
Restrições do nível de usuário a pastas/documentos 
Base de dados portátil   
Base de dados Microsoft SQL 
Encriptação de imagem no servidor  
6

8. Manutenção
Registrar
(Home, Professional, Enterprise)
Para registrar um produto Dokmee, vá à Ajuda na barra do menu e selecione
Registrar.
Figura 2-1. Ajuda - Registar
A janela de Ativação irá aparecer.
Figura 2-2. Ajuda – Registrar – Janela de Ativação
Copie o Número de Série da janela de Ativação e envie-o por e-mail para
activation@officegemini.com. Você precisará efetuar este passo para cada um
dos computadores individualmente. Você irá receber por e-mail uma Chave de
Licença. Insira a Chave de Licença na janela de Ativação e clique em .
7

9. Verificar atualizações
(Home, Professional, Enterprise)
Para verificar se existem atualizações ou upgrades, vá à Ajuda na barra do
menu e selecione Verificar atualizações.
Figura 2-3. Ajuda – Verificar atualizações
Definições SQL
(Enterprise)
Para estabelecer ligação ao servidor SQL a partir do computador Dokmee,
clique no link Opções que surge na tela de registro do Dokmee.
Figura 2-4. Tela de registro – Opções – Definições SQL
Insira as definições de servidor SQL na tela que aparece. Em seguida, introduza
um Caminho de Dados, onde poderão ser armazenadas as imagens e os
arquivos no Dokmee. Não é necessário que este seja o mesmo servidor ou
máquina que o Servidor SQL.
8

10. Administração
Painel de controle Dokmee
(Enterprise)
O Painel de Controle do Dokmee é uma versão exterior do Painel de Controle de
Administrador. A partir desta aplicação, o Administrador terá a possibilidade de
gerir usuários e grupos, bem como todas as bases de dados SQL. Para ter
acesso ao Painel de Controle do Dokmee, vá até: Iniciar>Todos os
Programas>Office Gemini>Dokmee>Painel de Controle Admin Dokmee ou
apenas clique no ícone existente no Ambiente de Trabalho. Apenas o “admin"
poderá ter acesso ao Painel de Controle.
Figura 3-1. Painel de Controle Dokmee
UsuáriosGrupos
A função principal do Painel de Controle externo do Dokmee é a de gerir os
Usuários e os Grupos. Assim que tenha acessado o Painel de Controle, o
Administrador irá visualizar a tela de UsuáriosGrupos.
Figura 3-2. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos
9

11. Para adicionar um novo grupo, clique em por baixo da seção de Grupos.
Para editar um grupo, clique em por baixo da seção de Grupos.
No separador Geral, atribua um Nome de Grupo e escreva uma pequena
descrição.
Figura 3-3. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Grupos - Geral
Para adicionar Direitos ao Grupo, clique no separador Direitos e adicione os
direitos pretendidos, usando os botões de setas.
Figura 3-4. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Grupos - Direitos
10

12. Para adicionar um novo usuário, clique em por baixo da seção de
Usuários. Para editar um usuário, clique em por baixo da seção de
Usuários.
No separador Geral, atribua um ID de Usuário, Nome, Senha e Endereço de e-
mail.
Figura 3-5. Painel de Controlo Dokmee – UtilizadoresGrupos – Utilizadores - Geral
Figura 3-5. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários - Geral
Para atribuir um Usuário a um Grupo, clique no separador Grupos ao criar ou ao
editar um usuário. Selecione o Grupo pretendido e clique em .
11

13. Figura 3-6. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários - Grupos
Para adicionar ou remover um usuário para ou de uma base de dados vá para o
separador Direitos de base de dados.
Figura 3-7. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários – Direitos de base de dados
Para editar os direitos de usuário para uma base de dados, selecione a base de
dados na coluna Bases de Dados atribuídas e clique em . Adicione os
direitos pretendidos usando os botões de setas.
12

14. Figura 3-8. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários – Direitos de base de dados -
Direitos
Directório ativo
A função do Diretório Ativo foi concebida para armazenar informação e
definições numa base de dados central. Para ter acesso às definições do
Diretório Ativo, em primeiro lugar o admin deverá registrar-se no Painel de
Controle de Administrador. Assim que se encontrar dentro do Painel de Controle
de Administrador, avance até as definições e selecione Definições do Diretório
Ativo.
Figura: Painel de Controle do Dokmee – Definições do Diretório Ativo
Insira a Informação do Diretório e o Registro do Diretório para estabelecer uma
ligação com o Diretório Ativo. Assim que a informação se encontrar definida,
teste a ligação e clique em .
13

15. Figura: Painel de Controle do Dokmee – Definições do Diretório Ativo
Para importar usuários a partir do Diretório Ativo para o Dokmee, clique em
.
Figura: Painel de Controle do Dokmee – Diretório Ativo
Selecione os usuários que deverão ser importados para o Dokmee a partir da
visualização em árvore e clique em . Os usuários que deverão ser importados
irão, em seguida, surgir na janela à direita. Para remover os usuários da lista de
importação, clique em . O administrador pode optar por adicionar o(s)
usuário(s) a um grupo já existente ou criar um novo grupo. Assim que todas as
opções estiverem definidas, clique em .
14

16. Gestão da base de dados
A partir do Painel de Controle externo do Dokmee, o Administrador poderá gerir
as funções administrativas de todas as bases de dados SQL, tal como no Menu
de Administrador da principal interface do Dokmee. Para ter acesso a esta
função, acesse o Painel de Controle do Dokmee e clique em . Selecione a
base de dados a partir da lista de bases de dados SQL fornecida.
Figura 3-9. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados
Assim que uma base de dados seja aberta, o administrador poderá ter acesso
ao Painel de Controle de Administrador para a base de dados em questão.
Usuários
Para gerir o acesso dos usuários à base de dados selecionada clique no botão
.
15

17. Figura 3-10. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados - Usuários
Para adicionar um Usuário à base de dados, clique em . Selecione o(s)
usuário(s) a ser/serem adicionado(s) à base de dados e clique em .
Figura 3-11. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Usuários - Adicionar
Para editar um direito de usuário na base de dados atual, selecione o usuário da
lista e clique em . A janela de Características do Perfil de Usuário irá
aparecer. Adicione/remova os direitos de usuário que pretender.
Figura 3-12. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Usuários – Editar Direitos
16

18. Auditar
Para acessar os Registros de Auditoria, clique no botão . A função de
Auditoria do Dokmee registra todas as ações efetuadas em arquivos existentes
no software, juntamente com a data e hora em que essa mesma ação teve lugar.
Para desativar o Registro de Auditoria, retire a seleção em Permitir registro
existente na tela Registro de Auditoria. Esta ação irá interromper todas as
funções de registro até a caixa ser novamente selecionada.
Figura 3-13. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados - Auditar
Procuras podem ser feitas dentro do Registro de Auditoria. Para fazer uma
procura, basta selecionar ou escrever quais os critérios a procurar em um ou
mais campos de procura. Ao selecionar “E” ao lado dos botões de Procura, o
Dokmee encontrará apenas documentos que correspondam a todos os critérios
especificados nos campos adequados. Ao selecionar “Ou”, o sistema procurará
quaisquer documentos que possuam um ou mais critérios especificados no
campo adequado. Clique em Procurar. Para limpar os critérios de procura, clique
em Limpar Procura.
17

19. Figura 3-14. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Auditar - Procura
Definições da base de dados
Para adicionar, remover ou alterar os campos de índice na base de dados,
clique no botão . Para adicionar um campo de índice, clique em ,
escreva o Nome do índice e selecione o Tipo de Dados. VARCHAR significa que
é possível inserir quaisquer variáveis e caracteres. DATE significa que poderão
ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que
poderão ser inseridos apenas números. A vantagem de selecionar o formato
adequado será explicada na seção Procura. Além disso, selecione se o campo
de índice deve ser usado como um campo de pasta ou como um campo de
documento. Para remover um campo de índice, selecione a linha e clique em
. Os usuários poderão eliminar ou alterar o Tipo de Dados do primeiro
campo de índice (este campo deverá ser varchar). Para alterar o nome/título de
um campo de índice, selecione o nome/título atuais na coluna do Nome do
Índice e escreva o novo valor. Após fazer alguma alteração na janela de
Definições da base de dados, os usuários terão de clicar ou em
ou em .
Figura 3-15. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Definições da base de dados
18

20. Retenção de arquivo
A Retenção de Arquivo é uma função do Dokmee que permite ao Administrador
eliminar arquivos manual ou automaticamente de uma base de dados, tendo em
conta um período de retenção específico. Para acessar as definições da
Retenção de Arquivo, clique no botão .
Retenção manual de arquivos
O separador da Retenção Manual de Arquivos permite ao Administrador
procurar por documentos, tendo por base a data de armazenamento e eliminá-
los, caso assim o pretenda.
Figura 3-16. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção
Manual de Arquivo
Retenção automática de arquivos
O separador da Retenção Automática de Arquivo permite ao Administrador
definir a eliminação automática de documentos, tendo por base um determinado
período de tempo após a data de armazenamento.
Figura 3-17. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção
Automática de Arquivo
19

21. Se a caixa no separador da Retenção Automática de Arquivo estiver selecionada
para “Perguntar ao usuário antes de eliminar”, irá surgir uma mensagem, apenas
enquanto o usuário Admin estiver registrado, quando os arquivos se
encontrarem em fila para serem eliminados, para que o Administrador decida se
pretende ou não eliminar os arquivos. Caso a caixa não se encontre
selecionada, os arquivos serão eliminados sem que seja perguntado ao
Administrador.
Figura 3-18. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção
Automática de Arquivo – Pergunta ao Usuário
Gestão do fluxo de trabalho
No Painel de Controle do Dokmee, o administrador poderá criar, editar e gerir
Fluxos de Trabalho. Para ter acesso à Gestão do Fluxo de Trabalho, clique no
botão .
Figura 3-19. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho
20

22. Criar & Abrir um Fluxo de trabalho
Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no botão que se encontra
disponível na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e
clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para Arquivo no Gestor de
Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho irá
aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .
Figura 3-20. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Novo & Abrir
Fluxo de trabalho
Adicionar & Editar Passos
Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho
aparecerá. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este deverá conter dois ou mais
passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um
nome e adicione usuários que serão capazes de efetuar e ter acesso a esse
mesmo passo. Você poderá acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer
passo, se assim quiser. Assim que as opções estiverem definidas para o passo
em questão, clique em . Para editar um passo já existente num Fluxo de
trabalho, selecione o passo e clique em .
Figura 3-21. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Adicionar passo
21

23. Opções de fluxo de trabalho
Para ocultar documentos da visualização durante o último passo, selecione a
caixa correspondente em Opções de Fluxo de Trabalho. O administrador poderá
escolher enviar um e-mail aos usuários por cada passo, alertando-os quanto a
novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poderá, também,
decidir ser um membro, por predefinição, de todos os passos adicionados num
Fluxo de Trabalho.
Figura 3-22. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Opções de
Fluxo de trabalho
Observar Pasta
A função Observar Pasta é uma função que irá monitorar uma pasta numa base
de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de
trabalho. Uma pasta só poderá ser observada por um Fluxo de trabalho de cada
vez e os itens nessa pasta não poderão fazer parte de mais nenhum Fluxo de
trabalho. Para ativar a opção Observar Pasta, selecione “Usar Opção Observar
Pasta”. Uma caixa de diálogo para que possa selecionar a pasta a observar vai
aparecer.
Figura 3-23. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Observar pasta
22

24. Menu de Administrador
(Professional, Enterprise)
A seção de Administrador do Dokmee encontra-se visível apenas quando estiver
registrada para usar a conta de admin que está criada, por predefinição, quando
o Dokmee é instalado.
Painel de controle do Administrador
Para acessar o Painel de Controle de Administrador para uma única base de
dados existente no Dokmee, vá a Admin na barra de menu e selecione Painel de
Controle de Administrador.
Figura 3-24. Dokmee - Admin – Painel de Controle de Administrador
Figura 3-25. Dokmee - Admin – Painel de Controle de Administrador
Cada função do Painel de Controle de Administrador vem explicada na seção do
Painel de Controle do Dokmee deste manual, em Gestão de base de dados.
23

25. Gestor de Importação ativa
Para acessar o Gestor de Importação Ativa, vá a Admin na barra do menu e
selecione Gestor de Importação Ativa.
Figura 3-26. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa
Para definir uma nova tarefa de importação ativa, vá para Arquivo na janela
Gestor de Importação Ativa e selecione Novo.
Origem
O separador de Origem é onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as
imagens estão especificados. Se a opção Eliminar Arquivos após Importação
estiver selecionada, o arquivo será eliminado da Pasta de Origem assim que for
importado para o Dokmee.
Figura 3-27. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Origem
24

26. Destino
Para especificar a Pasta de Destino, selecione “Selecionar Pasta de Destino”.
Aparecerá uma caixa de diálogo para que você possa selecionar a pasta
.
Figura 3-28. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Destino
Indexação
O separador de indexação é onde o usuário pode especificar se existe
informação de índice para ser importada com os documentos. Selecione o
arquivo de texto no qual existe a informação de índice (deverá estar em formato
delimitado por barras verticais). Em seguida, faça corresponder a informação de
índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo
selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o
Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência
entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do
nome do arquivo.
Figura 3-29. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Indexação
25

27. Agendamento
O separador do Agendamento é usado para especificar quando é que uma
tarefa deve ser executada automaticamente.
Figura 3--30. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Agendamento
Figura 3-31. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa
Para guardar uma Tarefa de Importação Ativa, vá a Arquivo no menu Nova
Tarefa de Importação Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas
aparecerão na lista na Janela da Importação Ativa. Para executar uma tarefa
num horário que não esteja agendado, clique com o botão direito do mouse na
tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa,
clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione
Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na
tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa.
26

28. Auto-Indexação
Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá a Admin na barra do menu e
selecione Gestor de Importação Automática.
Figura 3-32. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática
Para configurar uma nova tarefa, vá a Arquivo na barra do menu do Gestor de
Indexação Automática e selecione Nova Tarefa de Indexação Automática
Figura 3-33. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Nova tarefa
Atribuição de base de dados
O separador de Atribuição de Base de Dados é onde o usuário pode especificar
o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para
começar, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de
texto com o nome da tarefa, os usuários têm a opção de usar a indexação
automática para Apenas Módulo de Digitalização. Se selecionada, a indexação
automática não será usada em documentos existentes dentro da Base de
Dados. Na seleção de nó, os usuários podem selecionar uma pasta específica
na qual executar a tarefa de indexação automática. Um filtro de procura para
determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, também,
ser efetuado.
Figura 3-34. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Atribuição
27

29. Fonte de dados externa
O separador da Fonte de Dados Externa é usado para se especificar a partir de
onde é que a informação de indexação deverá ser importada. O usuário terá a
opção de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como
uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexação, o
usuário deverá preencher os campos para localizar a fonte de base de dados
SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usuário deverá procurar por
um arquivo de texto específico e escolher o formato de delimitação para o
arquivo de texto.
Figura 3-35. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Fonte de dados
Mapeamento do índice
O separador de mapeamento é onde o utilizador pode especificar a informação
de índice para ser importada com os documentos. O usuário pode fazer
corresponder a informação de índice com os campos adequados na base de
dados. Deverá existir um campo selecionado como o Código de
Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência
será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a
informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.
Figura 3-36. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice
28

30. Agendamento
No separador do Agendamento, os usuários poderão agendar a execução do
Gestor de Indexação Automática em períodos de tempo específicos. Será
decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma
tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos
(minutos), diária ou semanalmente.
Figura 3-37. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Agendamento
Gestor de Importação de E-mail
Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá a Admin na barra do menu e
selecione Gestor de Importação E-mail.
Figura 3-38. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail
Para configurar uma nova tarefa, vá a Arquivo na barra do menu do Gestor de
Importação de E-mail e selecione Novo.
Figura 3-39. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nova tarefa
29

31. Nome da tarefa
Introduza o Nome da Tarefa e clique em .
Figura 3-40. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nome da tarefa
Pasta(s) de caixa do correio
Selecione a pasta ou pastas a ser monitorada no Outlook. Para incluir e-mails de
subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como
documentos separados, selecione a caixa adequada.
Figura 3-41. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta(s) de caixa do correio
Pasta de destino da base de dados
Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam
ser importados.
Figura 3-42. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta de destino da base de dados
30

32. Indexação
Os itens que podem ser retirados de um e-mail são: Para, De, Assunto, Data,
CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de índice existentes
na base de dados. Efetue esta ação, procurando pelo campo de índice
pretendido na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails.
Figura 3-43. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail - Indexação
Filtro da mensagem
Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais
e-mails deverão ser importados e quais deverão ser excluídos. Se não estiverem
definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook serão
armazenados no Dokmee.
31

33. No separador de Mensagens, o Administrador poderá especificar palavras a
serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos – de um
e-mail, de modo a decidir se deverá armazenar ou não um e-mail no Dokmee. O
Administrador poderá também especificar que apenas os e-mails De ou Para
determinados endereços deverão ser armazenados no Dokmee.
Figura 3-44. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem - Mensagem
No separador Mais Opções, o Administrador poderá especificar que deverão ser
retirados os e-mails que estão lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou
sem anexos.
Figura 3-45. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem – Mais Opções
32

34. Opções de agendamento
As tarefas de Importação de E-mail poderão ser agendadas para serem
executadas em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a
de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As
tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou
semanalmente.
Figura 3-46. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Opções de agendamento
Compactar base de dados
A função de Compactar base de dados do Dokmee faz a limpeza e reduz o
tamanho do arquivo da base de dados. Apenas o utilizador Admin tem
autorização para compactar a base de dados. Recomenda-se que os usuários
compactem a base de dados a cada três meses. Para compactar a base de
dados, vá até Admin na barra do menu e selecione Compactar base de dados.
Figura 3-47. Dokmee - Admin – Compactar base de dados
33

35. Base de dados
Criar uma nova base de dados
(Home, Professional, Enterprise)
Para criar uma nova base de dados, clique em na tela de Registro ou vá
até Arquivo na barra do menu e selecione Novo.
Figura 4-1. Nova base de dados
O usuário deverá escolher ou uma base de dados portátil ou uma base de dados
SQL. Clique em .
Figura 4-2. Nova base de dados - Criar
Se for escolhida a base de dados SQL, será pedido ao usuário que introduza a
senha de admin. Escreva o nome da nova base de dados. Ao selecionar a caixa
ao lado de Encriptar Arquivos, o Dokmee irá proteger os arquivos que se
encontram armazenados no software, de forma que os usuários que tentem
acessar arquivos de forma exterior ao Dokmee, por meio do diretório, não o
poderão fazer e não conseguirão saber que tipo de arquivos são. Trata-se de
uma medida adicional de segurança para garantir que os arquivos sejam
visualizados apenas por usuários Dokmee autorizados. Clique em .
34

36. Se for escolhida a base de dados portátil, será pedido ao usuário que escolha a
senha de admin. Clique em .
Figura 4-3. Nova base de dados – Base de dados portátil – Senha de Admin
Surgirá a janela do índice. Esta janela serve para se especificar o número de
Campo de Índice e os nomes e Tipos de Dados dos Campos de índice
associados à nova base de dados, bem como para selecionar se o Campo de
índice será um Índice de Documento ou um Índice de Pasta. VARCHAR significa
que é possível inserir quaisquer variáveis e caracteres. DATE significa que
poderão ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER
significa que poderão ser inseridos apenas números. A vantagem de selecionar
o formato adequado será explicada na seção Procura. Os usuários poderão
alterar o Tipo de Dados do primeiro campo de índice (este campo deverá ser
varchar). Um Índice de Documento está associado a documentos individuais, o
que significa que cada documento existente numa pasta ou numa base de dados
poderá ter valores diferentes introduzidos nesse campo. Um Índice de pasta
permite ao usuário indexar uma pasta, de forma que todos os documentos que
sejam colocados nessa pasta passem a incluir automaticamente esses valores.
Os documentos armazenados na mesma pasta não poderão ter valores
diferentes nos campos de índice da pasta.
Figura 4-4. Nova base de dados – Base de dados portátil/SQL – Campos de índice
Assim que os Campos de Índice estejam definidos, clique em .
Abrir uma base de dados existente
(Home, Professional, Enterprise)
35

37. Para abrir uma base de dados existente, use a lista drop-down existente na tela
de registro para bases de dados SQL. Para bases de dados portáteis, utilize a
caixa de diálogo da procura existente na tela de Registro ou vá até Arquivo na
barra do menu e selecione Abrir. Procure pelo arquivo .ddb (base de dados
Dokmee) a ser aberto e clique em Abrir.
Figura 4-5. Abrir base de dados portátil/ SQL
Fechar uma base de dados
(Home, Professional, Enterprise)
Para fechar uma base de dados, vá para Arquivo na barra do menu e selecione
Fechar.
Figura 4-6. Fechar base de dados
Preferências
(Home, Professional, Enterprise)
Para alterar as preferências vá até Opções na barra do menu e selecione
Preferências.
Figura 4-7. Opções - Preferências
36

38. E-mail
Esta seção permite ao usuário enviar documentos para fora do Dokmee,
utilizando ou o formulário de e-mail do Dokmee ou o cliente de e-mail predefinido
no computador.
Figura 4-8. Preferências – E-mail
Layout
Ao selecionar “Guardar Layout ao fechar”, os usuários poderão fazer com que o
Dokmee guarde o layout e que posicione tudo quando for reaberto. Os usuários
poderão, também, escolher o Idioma de Visualização que pretendem que o
Dokmee use.
Figura 4-9. Preferências – Layout
37

39. Importação do arquivo
A seção de Importação de Arquivo das Preferências é usada quando os
documentos são importados para o Dokmee sem um arquivo plano ou quando
os documentos são arrastados de uma pasta do Windows para o Dokmee; a
opção no separador pertence apenas aos arquivos tiff; ao selecionar a opção,
quando o tiff, os arquivos e os arquivos de texto com o mesmo nome saem
importados em conjunto para o Dokmee, os arquivos de texto serão importados
como OCR de suporte para o tiff, com o mesmo nome, em vez de serem
importados como um arquivo de texto em separado
Figura 4-10. Preferências – Importação de arquivo
Tipos de arquivo
A seção referente aos Tipos de Arquivo nas Preferências serve para o usuário
identificar quais programas deverão ser associados a determinado tipos de
arquivos. Estas preferências destinam-se exclusivamente a Funções de
lançamento do Dokmee (consultar a seção de Lançamento deste manual, em
Manipulação documental). Os usuários poderão adicionar o número de
programas que pretenderem à lista de programas associada a cada tipo de
arquivo, sendo que, no entanto, poderá apenas haver um único programa
predefinido. Para adicionar à lista de programas, selecione o tipo de arquivo
pretendido e clique em . Procure pelo arquivo .exe para o programa
pretendido e clique em Abrir. Para definir o programa de predefinição para o
Dokmee lançar um determinado tipo de arquivo, selecione o programa
pretendido na seção da lista de programas (após adicionar programas à lista
para aquele tipo de arquivo em particular) e clique em .
38

40. Figura 4-11. Preferências – Tipos de arquivo
Direitos de usuário
O separador de Direitos de Usuário apresenta apenas quais os direitos o usuário
possui no Dokmee.
Figura 4-12. Preferências – Direitos de usuário
Senha de usuário
O separador de Senha de usuário é onde os usuários podem alterar a sua
senha.
39

41. Figura 4-13. Preferências – Senha de usuário
Restrições
Para editar as Restrições de usuário na base de dados, clique com o botão
direito do mouse no nó ou na pasta a ser editada, na visualização em árvore e
selecione Restrições.
Figura 4-14. Restrições
Aparecerá uma janela para o usuário poder selecionar usuários ou grupos a
editar. Para editar as restrições de usuários ou de grupos, basta clicar no botão
Editar Restrições.
40

42. Figura 4-15. Restrições
Assim que for selecionado um usuário ou um grupo, o administrador poderá
restringir ou atribuir direitos. O administrador poderá também escolher ocultar
arquivos ou pastas, selecionando a caixa respectiva.
Figura 4-16. Restrições
Estrutura de base de dados
Pastas
(Home, Professional, Enterprise)
Para criar uma pasta na base de dados, clique com o botão direito do mouse no
nó ou na pasta a ser editada, na visualização em árvore, e selecione Nova
Pasta.
Figura 5-1. Nova pasta – Nível da base de dados
41

43. Figura 5-2. Nova pasta – Nível de subpasta
Para mudar o nome de uma pasta, clique com o botão direito do mouse na pasta
respectiva e selecione Mudar o nome. Escreva o novo nome e clique em OK.
Figura 5-3. Mudar o nome de uma pasta
Para eliminar o nome de uma pasta, clique com o botão direito do mouse na
pasta respectiva e selecione Eliminar pasta. Clique em Sim para confirmar a
opção de Eliminar.
Figura 5-4. Eliminar pasta
Importar Documentos
(Home, Professional, Enterprise)
O primeiro método para se importar arquivos para o Dokmee é arrastando e
largando os arquivos a partir de um diretório no Windows. Procure os arquivos a
serem importados através de meu computador ou do Windows Explorer; realce-
os e arraste-os para o nó ou para a pasta a serem importados, na visualização
em árvore da base de dados e largue-os. Os arquivos serão adicionados sem
qualquer informação de índice.
Os dois seguintes métodos de importação de arquivos para o Dokmee
consistem em selecionar o nó ou a pasta pretendidos a serem importados na
visualização em árvore da base de dados, clique com o botão direito do mouse e
selecione Importar ou clique em Importar na barra de ferramentas e selecione
42

44. Importar arquivos. Aparecerá uma janela para o usuário poder selecionar os
documentos a serem importados. Selecione os arquivos adequados e clique em
Abrir. Os arquivos serão adicionados ao nó ou à pasta que se encontre
selecionada na visualização de árvore sem informação de índice.
Figura 5-5. Importar arquivos – Barra de ferramentas
Importar documentos com indexação
(Home, Professional, Enterprise)
Para importar documentos com informação de índice para o Dokmee, é
necessário um arquivo plano com o seguinte formato:
Figura 5-6. Importar a partir de arquivo plano – Formato de arquivo plano
O arquivo plano deverá estar delimitado por barras verticais e incluir o caminho
completo e o nome de todos os documentos a serem importados. O número de
campos de índice na base de dados deverá corresponder ao número de valores
no arquivo plano.
Os dois métodos de importação de arquivos para o Dokmee com indexação
consistem em selecionar o nó ou a pasta pretendidos a serem importados na
visualização em árvore da base de dados, clique com o botão direito do mouse e
selecione Importar a partir de arquivo ou clique em Importar na barra de
ferramentas e selecione Importação de arquivo plano. Aparecerá uma janela
para o usuário poder selecionar o arquivo plano a ser importado. Selecione o
arquivo adequado e clique em Abrir. Em seguida, surgirá a janela com as
propriedades de importação.
43

45. Figura 5-7. Importação de arquivo plano
Figura 5-8. Importação de arquivo plano - Predefinição
A parte superior da janela serve para a correspondência dos valores no arquivo
de texto relativamente aos campos de índice na base de dados. Os valores
serão listados por ordem do arquivo de texto e correspondem aos daquela
posição da base de dados por definição. Para alterar estas associações, basta
selecionar o campo adequado a partir da lista drop-down ao lado de cada valor
de índice. Clique em OK e os documentos serão importados com indexação.
Por definição, o Dokmee irá importar arquivos para o nó selecionado. Os
usuários têm a opção de especificar que deverá ser criada uma pasta e que os
arquivos deverão ser colocados nessa pasta, tendo por base o valor de um
determinado campo de índice. Tal poderá ser feito ao selecionar Usar índice
como uma pasta na parte inferior/central da tela de Importação. Em seguida, na
parte superior da tela, especifique qual campo de índice deverá ser usado.
Clique em OK e os documentos serão importados com indexação para as pastas
adequadas.
44

46. Figura 5-9. Importar a partir de arquivo plano – Usar índice como pasta
Gestor de Importação Ativa
(Professional, Enterprise)
Para acessar o Gestor de Importação Ativa, vá até Admin na barra do menu e
selecione Gestor de Importação Ativa.
Figura 5-10. Admin – Gestor de Importação Ativa
Para definir uma nova tarefa de importação ativa, vá para Arquivo na janela
Gestor de Importação Ativa e selecione Novo.
Origem
O separador de Origem é onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as
imagens estão especificados. Se a opção Eliminar Arquivos após Importação
estiver selecionada, o arquivo será eliminado da Pasta de Origem assim que for
importado para o Dokmee.
45

47. Figura 5-11. Admin – Gestor de Importação Ativa - Origem
Destino
O separador de Destino é onde o usuário pode especificar onde é que os
documentos deverão ser importados na base de dados.
Figura 5-12. Admin – Gestor de Importação Ativa - Destino
Indexação
O separador de indexação é onde o usuário pode especificar se existe
informação de índice para ser importada com os documentos. Selecione o
arquivo de texto no qual existe a informação de índice (deverá estar em formato
delimitado por barras verticais). Em seguida, faça corresponder a informação de
índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo
46

48. selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o
Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência
entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do
nome do arquivo.
Figura 5-13. Admin – Gestor de Importação Ativa - Indexação
Agendamento
O separador do Agendamento é usado para especificar quando é que uma
tarefa deve ser executada automaticamente.
Figura 5-14. Admin – Gestor de Importação Ativa - Agendamento
47

49. Figura 5-15. Admin – Gestor de Importação Ativa
Para guardar uma Tarefa de Importação Ativa, vá até Arquivo no menu Nova
Tarefa de Importação Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas
aparecerão na lista na Janela da Importação Ativa. Para executar uma tarefa
num horário que não esteja agendado, clique com o botão direito do mouse na
tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa,
clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione
Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na
tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa.
Auto-Indexação
Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá até Admin na barra do menu
e selecione Gestor de Importação de E-mail.
Figura 5-16. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática
Para configurar uma nova tarefa, vá até Arquivo na barra do menu do Gestor de
Indexação Automática e selecione Nova Tarefa de Indexação Automática
Figura 5-17. - Admin – Gestor de Indexação Automática – Nova tarefa
48

50. Atribuição de base de dados
O separador de Atribuição de Base de Dados é onde o usuário pode especificar
o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para
começar, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de
texto com o nome da tarefa, os usuários têm a opção de usar a indexação
automática para Apenas Módulo de Digitalização. Se selecionada, a indexação
automática não será usada em documentos existentes dentro da Base de
Dados. Na seleção de nó, os usuários podem selecionar uma pasta específica
na qual executar a tarefa de indexação automática. Um filtro de procura para
determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, também,
ser efetuado.
Figura 5-18. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Atribuição
Fonte de dados externa
O separador da Fonte de Dados Externa é usado para se especificar a partir de
onde é que a informação de indexação deverá ser importada. O usuário terá a
opção de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como
uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexação, o
usuário deverá preencher os campos para localizar a fonte de base de dados
SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usuário deverá procurar por
um arquivo de texto específico e escolher o formato de delimitação para o
arquivo de texto.
Figura 5-19. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Fonte de dados
49

51. Mapeamento do índice
O separador de mapeamento é onde o usuário pode especificar se existe
informação de índice para ser importada com os documentos. O usuário pode
fazer corresponder a informação de índice com os campos adequados na base
de dados. Deverá existir um campo selecionado como o Código de
Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência
será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a
informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.
Figura 5-20. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice
Agendamento
No separador do Agendamento, os usuários poderão agendar a execução do
Gestor de Indexação Automática em períodos de tempo específicos. Será
decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma
tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos
(minutos), diária ou semanalmente.
Figura 5-21. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice
50

52. Digitalizar TIFF/PDF
(Home, Professional, Enterprise)
O Dokmee irá digitalizar os arquivos Tiff ou PDF. Vá até Digitalizar na Barra do
Menu e selecione qual o formato a digitalizar.
Figura 5-22. Digitalizar
O Módulo de Digitalização surgirá numa janela em separado.
Opções de digitalização
Figura 5-23. Opções de digitalização
Na seção Opções de Digitalização, o usuário deverá primeiro especificar qual o
scanner a usar. O Dokmee irá reconhecer quaisquer dispositivos TWAIN que
sejam encontrados na máquina e listá-los na caixa drop-down. Existem duas
opções ao digitalizar documentos: digitalização do código do patch e
digitalização de página única. A digitalização do código do patch permite ao
usuário inserir uma página de separação entre documentos em papel antes de
digitalizar, o que irá especificar onde é que as quebras de documento devem
ocorrer quando documentos estão sendo digitalizados. Este método deverá ser
usado quando estiver digitalizando arquivos TIFF ou PDF de várias páginas. A
digitalização de página única irá esvaziar o alimentador do scanner, criando um
arquivo TIFF ou PDF em separado para cada imagem digitalizada. A opção para
ignorar páginas em branco poderá ser útil quando estiver digitalizando em modo
duplo. O Dokmee tentará detectar páginas em branco e retirá-las do arquivo
TIFF ou PDF ao digitalizar.
51

53. Digitalizar
Assim que todas as opções estiverem definidas, clique em . A janela de
Propriedades do driver Twain irá aparecer. Esta janela irá variar dependendo do
tipo de scanner que estiver sendo usado. Quando digitalizadas, as imagens
surgirão na lista, na parte inferior do Módulo de Digitalização, com cada
documento surgindo como uma linha em separado na grade. Serão atribuídos
nomes aleatórios aos documentos que serão colocados no primeiro campo de
índice. Seja qual for o documento que esteja selecionado na grade, será o
mesmo que está sendo exibido no visualizador. Para indexar os documentos,
basta clicar na grade adequada e escrever a informação de índice.
Figura 5-24. Digitalizar – Imagens & Grade de indexação
Assim que os documentos tenham sido digitalizados para o Módulo de
Digitalização, o usuário terá a opção de ou juntar ou dividir esses documentos. O
usuário poderá selecionar várias linhas da grade e clicar no botão . As
linhas/documentos serão unidos num só. Serão unidos pela ordem que estão
listados na grade.
Os valores de índice da grade estarão vazios, a não ser que a primeira linha
listada na seleção de grade inclua valores, sendo que, neste caso, o documento
que sofreu a junção terá esses valores preenchidos. Quando o usuário se
encontrar numa determinada página do documento e for clicado o botão ,
o documento será dividido nesse ponto e será criada uma nova linha/documento
na grade. Se a indexação já estiver preenchida na grade para o documento
original, manter-se-á para o primeiro documento e o segundo novo documento
será sempre criado com uma grade em branco e sem valores.
52

54. A opção de Atualização de Índice Múltiplo permite aos usuários indexar vários
documentos de uma só vez, para o mesmo campo de índice. Para usar esta
opção, realce os documentos que deverão partilhar os mesmos valores na grade
e clique em . Selecione o campo de índice que deverá
ser atualizado e escreva o valor. Esta opção poderá ser usada para alterar o
caminho de armazenamento de vários documentos que, também, estão sendo
digitalizados para a base de dados.
Figura 5-25. Digitalizar – Atualização de Índice Múltiplo
O usuário terá igualmente a opção de Importar Documentos com OCR. Para
importar com OCR, o usuário deverá clicar no botão . Em
seguida, esses documentos serão convertidos em arquivos OCR e importados
para a base de dados.
IMPORTANTE! – Ao usar o Módulo de Digitalização, os documentos não são
automaticamente adicionados à base de dados, apesar de já terem sido
digitalizados. O usuário deverá clicar em Importar Documentos para a Base de
Dados, de forma que os documentos e a informação de índice sejam
armazenados e guardados.
53

55. OCR
(Enterprise)
Para fazer um procedimento OCR em um documento ou em um conjunto de
documentos, clique nos documentos ou nas pastas na visualização em árvore,
com o botão direito do mouse, e selecione OCR; serão listados para
procedimento OCR apenas os arquivos Tiff e PDF.
Figura 5-26. OCR
Na janela OCR, a listagem que menciona os arquivos selecionados, é uma lista
dos documentos que foram selecionados; a lista que menciona os arquivos de
saída apresenta os arquivos OCR que serão criados e de que forma será
atribuído um nome a estes. Para remover um documento da listagem de
documentos a ser processada, selecione o documento na lista e clique em
Remover. Se estiver selecionada a opção de ignorar previamente os arquivos
submetidos ao procedimento OCR, os arquivos tiff e pdf que já contenham texto
OCR não serão processados e não ficarão editáveis na listagem de arquivos. Se
estiver selecionada a opção eliminar original, os arquivos selecionados serão
reescritos pelos novos arquivos OCR criados. Se esta opção não estiver
selecionada, serão criados novos arquivos e os originais não serão eliminados.
Os usuários poderão escolher entre converter tiffs para pdfs ou pdfs para tiffs,
durante o processo de OCR. Além disso, se estiver selecionada a opção manter
o mesmo índice que o original, os novos arquivos submetidos ao procedimento
OCR irão manter os valores de índice do arquivo a partir do qual foram criados.
Figura 5-27. OCR
Assim que estiverem definidas todas as opções, clique em iniciar. Não se
recomenda que os usuários trabalhem no Dokmee durante a execução do
processo OCR. Para interromper o processo, clique no botão pausa. Para
cancelar e parar o processo, utilize o botão parar. O estado da tarefa OCR será
apresentado na parte inferior da janela. Assim que o processo estiver completo,
surgirá uma mensagem de confirmação.
54

56. Unir arquivo - TIFF/PDF
(Home, Professional, Enterprise)
A função de Unir Arquivos foi concebida, por exemplo, quando é necessário
adicionar páginas a um documento ou quando vários documentos precisam ser
unidos num só. Para acessar esta função, vá até Editar>Unir Arquivo e selecione
ou Unir Tiffs ou Unir Pdfs.
Figura 5-28. Editar – Unir arquivo
Assim que estiver selecionado um tipo de arquivo, aparecerá a janela Unir
arquivo.
Figura 5-29. Editar – Janela Unir arquivos
55

57. Selecione os arquivos a serem unidos a partir da visualização em árvore e clique
em . Os arquivos serão adicionados à janela direita. Os arquivos serão
unidos pela ordem em que foram adicionados e surgem na janela Arquivos a
serem unidos. Escreva a informação de índice para o novo arquivo a ser criado.
Escreva um nome de arquivo para o novo arquivo e escolha se pretende
eliminar os arquivos originais que estão sendo unidos ou se pretende mantê-los
para além do novo arquivo. Clique em .
Figura 5-30. Editar – Opções para Unir arquivos
Unir arquivo - TIFF/PDF
(Home, Professional, Enterprise)
A função de Dividir Arquivo foi concebida, por exemplo, quando um documento,
tiff ou pdf, precisa ser dividido em dois arquivos separados. Para acessar esta
função, realce o arquivo na visualização em árvore principal que deverá ser
dividido e vá até Editar na barra do menu e selecione Dividir Arquivo.
Figura 5-31. Editar – Dividir arquivo
56

58. Assim que surgir a janela Dividir Arquivo, selecione a página na qual dividir o
arquivo – na visualização thumbnail – e escreva a informação de índice para o
novo arquivo. Clique em .
Figura 5-32. Editar – Janela Dividir arquivo
Exportar base de dados
(Home, Professional, Enterprise)
Para exportar toda a base de dados para um diretório, clique com o botão direito
do mouse no nó da base de dados e selecione Exportar base de dados.
Figura 5-33. Exportar base de dados
57

59. Escolha para onde exportar a base de dados.
Figura 5-34. Exportar base de dados – Diretório de Saída de Arquivos
Em seguida, decida de que forma é que o Dokmee deverá proceder quanto a
arquivos que possuam o mesmo nome. O usuário tem a opção de o Dokmee
substituir arquivos existentes, mudar-lhes o nome acrescentando 001 após o
nome do arquivo ou consultar o usuário quando for encontrado um arquivo
existente. Escolha o método que pretende usar.
Figura 5-35. Exportar base de dados – Arquivos existentes
Na seção de Opções de Pasta deverá ser especificado se a estrutura de pastas
da base de dados deverá ser registrada ou simplesmente ignorada. Se o usuário
necessitar apenas dos arquivos e a estrutura de pastas for irrelevante, não
selecione ambas as opções. O Dokmee cria um arquivo plano com um registro
da exportação, de forma que o arquivo plano possa ser usado para voltar a
importar os arquivos para o Dokmee com informação de índice, posteriormente.
Para gravar a estrutura de pastas neste arquivo plano, de forma que este seja
novamente criado ao proceder à re-importação para o
Dokmee selecione a caixa para “Registrar estrutura de pastas no arquivo plano”.
Se o usuário pretender que a estrutura de pastas da base de dados seja
replicada no diretório quando da exportação, selecione a caixa para “Criar
estrutura de pastas no diretório”. Se selecionar esta caixa, a estrutura de pastas
terá de ser registrada no arquivo plano de exportação e essa mesma caixa
permanecerá, também, selecionada.
Figura 5-36. Exportar base de dados – Opções de pastas
58

60. Vá para o separador de Índice na janela Exportar base de dados. Escolha o
diretório para o qual deverá ser guardado o arquivo plano e escreva, também, o
nome para o arquivo plano. O arquivo plano é um registro da exportação que
poderá ser usado para voltar a importar os arquivos para o Dokmee com
informação de índice, posteriormente.
Figura 5-37. Exportar base de dados - Índice
59

61. Exportar Pastas & Arquivos
(Home, Professional, Enterprise)
Para exportar uma pasta a partir do Dokmee, clique com o botão direito do
mouse na pasta respectiva – na visualização em árvore - e selecione Exportar
pasta. A partir daqui, o processo de exportação é o mesmo que para a
exportação da base de dados completa.
Figura 5-38. Exportar pasta
Para exportar um arquivo a partir do Dokmee, clique com o botão direito do
mouse no arquivo respectivo – na visualização em árvore - e selecione Exportar
pasta. A partir daqui, o processo de exportação é o mesmo que para a
exportação da base de dados completa.
Figura 5-39. Exportar arquivo
60

62. Eliminar
(Home, Professional, Enterprise)
Para Eliminar uma pasta clique com o botão direito do mouse na pasta – na
visualização em árvore – e selecione Eliminar Pasta ou clique em na
barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminação.
Figura 5-40. Eliminar pasta
Para Eliminar um arquivo clique com o botão direito do mouse na pasta – na
visualização em árvore – e selecione Eliminar Pasta ou clique em na
barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminação.
Figura 5-41. Eliminar arquivo
61

63. Manipulação de documentos
Indexação
(Home, Professional, Enterprise)
Campos de índice de documento
Para indexar um documento pela primeira vez ou para alterar a indexação a um
documento, selecione o documento na árvore da base de dados e utilize o
separador Campos de Índice do Documento, por baixo da árvore da base de
dados. Escreva os critérios de índice pretendidos e clique em .
Figura 6-1. Atualizar índices – Campos do documento – Visualizador principal
Os usuários poderão também clicar com o botão direito do mouse no documento
– na visualização em árvore – e selecionar Atualizar ou clicar em
na barra de ferramentas.
Figura 6-2. Atualizar índices – Campos do documento – Removidos
62

64. A janela Atualizar Índices irá aparecer. Escreva a informação de índice
pretendida nos campos de índices e clique em OK.
Figura 6-3. Janela Atualizar Índices
Campos de índice da pasta
Quando é introduzido um valor num Campo de Índice da Pasta, esse mesmo
valor será aplicado a todos os documentos existentes nessa pasta. Para indexar
uma pasta pela primeira vez ou para alterar a indexação de uma pasta,
selecione o documento na árvore da base de dados e utilize o separador
Campos de Índice da Pasta, por baixo da árvore da base de dados. Escreva os
critérios de índice pretendidos e clique em .
Figura 6-4. Atualizar índices – Campos do documento – Visualizador principal
Os usuários poderão também clicar com o botão direito do mouse no documento
– na visualização em árvore – e selecionar Atualizar Índice de Pasta ou clicar em
na barra de ferramentas.
Figura 6-5. Atualizar índices – Campos do documento – Removidos
63

65. A janela Atualizar Índices irá aparecer. Escreva a informação de índice
pretendida nos campos de índices e clique em OK.
Figura 6-6. Janela Atualizar Índices
Controle da versão
(Enterprise)
Os usuários têm a possibilidade de editar documentos dentro do visualizador do
Dokmee. Através do Controle da Versão, os usuários terão a capacidade de
guardar uma nova versão de um documento, em vez de o substituírem ao
guardar.
Guardar nova versão
Para utilizar esta função, faça as alterações necessárias no documento e clique
no botão . Será perguntado ao usuário se pretende guardar
como versão alargada ou reduzida e inserir um comentário, se assim quiser.
Assim que seja guardada a nova, o usuário receberá uma mensagem de
confirmação.
Figura 6-7. Controle da versão - Guardar nova versão
64

66. Visualizar Histórico da versão
Para visualizar o histórico de um documento, clique com o botão direito do
mouse no documento – na visualização em árvore - e selecione Histórico da
Versão. A janela Histórico da Versão do Arquivo irá aparecer.
Figura 6-8. Controle da versão – Histórico da versão
As versões serão listadas na janela esquerda. Clique na versão para visualizar
os detalhes nessa mesma versão. Para visualizar uma versão do documento
sem voltar a essa versão, clique no botão . A imagem será exibida no
visualizador principal.
Figura 6-9. Controle da versão – Histórico da versão - Detalhes
65

67. Voltar à versão anterior
Para voltar à versão anterior de um documento, clique com o botão direito do
mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione Histórico da
Versão. A janela Histórico da Versão do Arquivo irá aparecer. Selecione a
versão para a qual pretende voltar e clique no botão . Aparecerá uma
mensagem para se certificar de que o usuário pretende realmente voltar à
versão selecionada. Assim que o documento for revertido, será exibida uma
mensagem de confirmação.
Figura 6-10. Controle da versão – Histórico da versão - Reverter
Assim que um documento for revertido para a versão anterior, todo o histórico da
versão guardado após a reversão da versão será perdido. Exemplo: se existirem
cinco versões de um documento e um usuário reverter para a versão três, as
versões quatro e cinco serão apagadas.
Notas de arquivo
(Home, Professional, Enterprise)
As Notas de Arquivo permitem aos usuários adicionar comentários ou tags a
documentos dentro do Dokmee, sem alterarem o documento em si. Para
adicionar, editar ou visualizar Notas de Arquivo de um documento, clique com o
botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione
Notas de Arquivo ou clique em na barra de ferramentas.
Figura 6-11. Notas de arquivo
66

68. Anotações
(Home, Professional, Enterprise)
As Anotações permitem aos usuários adicionar texto, inscrições e imagens aos
arquivos tiff. Estas anotações podem ser guardadas na imagem
permanentemente, se assim se quiser. Todas as opções para anotações surgem
na barra de ferramentas das anotações quando um arquivo TIFF é selecionado.
Figura 6-12. Barra de ferramentas de anotações
Para guardar uma anotação numa imagem, clique no botão Guardar na Barra de
Ferramentas das Anotações. Isto irá manter a anotação na imagem, mas a
anotação continuará a poder ser movida ou eliminada. As anotações serão
visualizadas apenas dentro do Dokmee. Para aplicar permanentemente a
anotação a um arquivo tiff, clique no botão de anotação Gravar, disponível na
Barra de Ferramentas das Anotações. Isto fará com que as anotações passem a
fazer parte da imagem, sendo que não poderá ser movida ou eliminada. Se for
uma imagem em preto e branco, a anotação será guardada ou em branco ou em
preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotações permanecerão na
cor especificada. As anotações serão visualizadas apenas dentro do Dokmee.
Etiqueta Bates
(Enterprise)
A Etiqueta Bates é uma função do Dokmee que permite aos usuários adicionar
etiquetas bates a imagens tiff. Para acessar esta função, vá até Editar na barra
do menu e selecione Etiqueta Bates.
Figura 6-13. Editar – Etiqueta Bates
67

69. Selecione o(s) arquivo(s) pretendido(s) para adicionar etiquetas bates e clique
em .
Figura 6-14. Editar – Etiqueta Bates – Selecionar documentos
Insira o número inicial e o prefixo da etiqueta Bates. Escolha o tipo de letra.
Decida se pretende substituir o arquivo original ou criar um arquivo novo.
Figura 6-15. Editar – Etiqueta Bates – Preferências de etiqueta
Escolha o local onde a etiqueta deve aparecer na imagem.
Figura 6-16. Editar – Etiqueta Bates – Colocação da etiqueta
Assim que o(s) arquivo(s) for/forem selecionado(s) e as opções definidas, clique
em .
68

70. Abrir
(Home, Professional, Enterprise)
A função de lançamento abre o documento com um programa específico fora do
Dokmee. Para definir ou alterar os programas de lançamento predefinidos,
consulte a seção Preferências, em Base de dados, neste manual. Para abrir um
documento, clique com o botão direito do mouse nos documentos – na
visualização em árvore – e selecione Abrir ou Abrir com… ou clique em
na barra de ferramentas.
Figura 6-17. Abrir
Imprimir
(Home, Professional, Enterprise)
Para imprimir um documento, clique com o botão direito do mouse no
documento – na visualização em árvore – e selecione Imprimir ou clique em
na barra de ferramentas.
Figura 6-18. Imprimir
69

71. E-mail
(Home, Professional, Enterprise)
Para mudar uma conta de e-mail de usuário “De” e a sua assinatura no Dokmee,
vá até Opções na barra do menu e selecione Preferências. Esta informação
também poderá ser alterada pelo administrador em Perfil de Usuário.
Figura 6-19. Opções – Preferências – E-mail – Informação de usuário
Para enviar um documento por e-mail, clique com o botão direito do mouse no
documento – na visualização em árvore – e selecione E-mail ou clique em
na barra de ferramentas. A tela E-mail irá aparecer. Nesta janela, o usuário
poderá escolher converter os Tiffs para PDFs, apenas por motivos de envio de
e-mail. Para incluir anotações, selecione a caixa que diz Gravar anotações para
arquivos Tiff. Isto fará com que as anotações passem a fazer parte da imagem,
sendo que não poderá ser movida ou eliminada. Se for uma imagem em preto e
branco, a anotação será guardada ou em branco ou em preto. Caso se trate de
uma imagem a cores, as anotações permanecerão na cor especificada. As
anotações serão visualizadas fora do Dokmee. Se existirem anotações no
arquivo tiff e esta caixa não se encontrar selecionada, as anotações não ficarão
visíveis fora do Dokmee.
Figura 6-20. Interface de E-mail
70

72. Procurar
Para fazer uma procura por documentos por Campo(s) de Índice ou por Texto
Completo, use o separador Procurar por baixo da árvore de base de dados.
Quando uma procura é feita, a lista do resultado será exibida, por definição, por
baixo do visualizador.
Figura 7-1. Procurar
O usuário pode optar por fazer com que os resultados da procura apareçam
numa janela em separado, se assim quiser. Para tal, clique em
na barra de ferramentas.
Figura 7-2. Resultados da procura - Removidos
71

73. Assim que os resultados da procura sejam removidos, o utilizador poderá optar
por efetuar um filtro dos resultados da procura, usando a lista drop-down, na
parte inferior da janela de resultados de procura removidos. O usuário precisa
apenas selecionar aquilo que procura, por meio do(s) filtro(s), e clicar em na
barra de ferramentas. A lista será atualizada para apresentar apenas os
documentos que possuam os critérios especificados. Para retirar os resultados
originais, clique em na barra de ferramentas.
Campos de índice
(Home, Professional, Enterprise)
Escreva os critérios de procura no(s) campo(s) adequado(s). Se estiver usando
mais do que um campo, coloque E/OU. Para E, serão exibidos os resultados que
possuam uma combinação dos valores inseridos nos campos.
Figura 7-3. Procurar - E
Para OU, serão exibidos os resultados que possuam qualquer um dos valores
inseridos nos campos.
Figura 7-4. Procurar - OU
72

74. Caractere universal
Existem três tipos diferentes de procuras que podem ser feitas em qualquer
campo de qualquer Tipo de Dados.
• O primeiro tipo de procura é apenas uma procura genérica, onde o
usuário escreve apenas palavras, números ou datas num campo. Neste
caso, o Dokmee irá encontrar resultados a partir destas palavras,
números ou datas naquele campo em particular. Lembre-se: se estiver
especificado um campo de índice como um Tipo de dados da Data ou de
Número, o usuário terá que introduzir uma data (mm/dd/aaaa) ou um
número (# sem espaços) válidos.
• O tipo de procura seguinte é uma procura por caractere universal. Isto
permite ao usuário escrever apenas um * na seção de procura de um
campo de índice e o Dokmee irá procurar qualquer documento que
possua um valor naquele campo.
• O último tipo de procura denomina-se por Correspondência Exata. O
usuário terá apenas que colocar uma ‘ antes e após aquilo que pretende
procurar no campo em questão. O Dokmee irá procurar apenas os
documentos que possuam uma correspondência de índice exata àquilo
que foi escrito entre aspas.
Data
Ao procurar num campo de data, os usuários poderão usar intervalos de datas.
Por exemplo, se o usuário escrever 01/01/1999 – 01/01/2006, o Dokmee irá
procurar todos os documentos que possuam uma data que esteja dentro
daquele intervalo.
Número
Ao procurar um campo de número, os usuários têm várias opções à escolha. O
usuário poderá procurar, utilizando estes símbolos (><=). Por exemplo, para
procurar qualquer número abaixo de 25, o usuário poderá escrever “>25” no
campo de procura (sem aspas). Para procurar qualquer número inferior a ou
igual a 25, o usuário escreverá “>=25” (sem aspas) e daí em diante.
73

75. Texto completo
(Home, Professional, Enterprise)
Por definição, o Dokmee está concebido para fazer uma extração de texto
completo de todos os documentos importados para uma base de dados. Para
ativar e desativar esta função consulte a seção Preferências em Base de Dados.
Uma procura de texto completa permite aos usuários procurar documentos,
procurando por determinadas palavras ou expressões que possam estar
incluídas no documento em questão. Para fazer uma procura de texto completo
de uma base de dados, utilize o campo Texto Completo, listado abaixo dos
campos de índices, no menu de procura da base de dados. Por exemplo, se o
usuário escrever a palavra “e”, o Dokmee procurará por qualquer documento
que inclua esta palavra dentro do documento, desde que a opção Texto
Completo tenha sido selecionada quando da Importação (consultar a seção
Importar deste manual).
Nota do arquivo
(Home, Professional, Enterprise)
O Campo de Nota do Arquivo no separador Procurar permite aos usuários
procurar o texto nas notas do arquivo em documentos existentes na base de
dados. Basta escrever os critérios de procura pretendidos e clicar em .
Pasta
(Home, Professional, Enterprise)
O Campo de pasta no separador Procurar permite aos usuários procurar dentro
de uma única pasta em vez de na base de dados completa. Basta escrever o
nome da pasta no Campo da Pasta e escrever o valor a ser procurado no(s)
campo(s) de índice(s) adequado(s), certificando-se de que a palavra “E” esteja
selecionada, e clicar em .
74

76. Procura avançada de sistema
(Home, Professional, Enterprise)
A Procura Avançada de Sistema permite aos usuários procurar documentos por
propriedades do arquivo em documentos existentes numa base de dados. Para
fazer uma procura avançada de sistema, clique em no
separador Procurar.
Figura 7-5. Procurar – Procura Avançada de Sistema
Procura avançada de e-mail
(Home, Professional, Enterprise)
A Procura Avançada de E-mail permite aos usuários procurar por e-mails,
enviando e recebendo informação que é extraída quando é importada. Para
fazer uma procura avançada de e-mail, clique em no
separador Procurar.
Figura 7-6. Procurar – Procura Avançada de E-mail
75

77. Ligação de Tecla de Acesso
(Professional, Enterprise)
Uma Ligação de Tecla de Acesso é instalada com o Dokmee que permite aos
usuários criarem teclas de acesso no teclado, que irão abrir automaticamente o
Dokmee e fazer uma procura. Esta função é específica de computadores
individuais, mesmo numa rede ou num sistema de computadores. Assim que as
teclas de acesso estiverem definidas, os usuários poderão selecionar uma
palavra ou uma expressão em qualquer aplicação existente no computador
(Word, Explorer, Internet, etc.) e pressionar a combinação de teclas de acesso.
Isto vai abrir o Dokmee (caso já não se encontre aberto) e procurar pela palavra
ou expressão selecionada. Para acessar a janela Ligação de Tecla de Acesso,
vá até o Menu Iniciar no computador. Selecione Office Gemini-Dokmee-Dokmee
Link. Isto abrirá a janela Ligação de Tecla de Acesso e a colocará na bandeja de
sistema do computador.
Figura 7-7. Ligação de Tecla de Acesso
Em primeiro lugar, certifique-se de que uma base de dados Dokmee esteja
selecionada. Em seguida, de modo a criar novas teclas de acesso, especifique a
combinação de teclas e o campo que deverá ser procurado e especifique se
deverá se tratar ou não de uma Correspondência Exata. Poderá também ser
aplicada uma combinação de teclas a todos os campos de índice, em vez de
apenas a um. Assim que estiver criada uma combinação de teclas, ela ficará
guardada até ser alterada. A função de Ligação recorda a última base de dados
a ser procurada e mantém essa base de dados selecionada até que seja
alterada, mesmo após o computador ser reiniciado. Isto permite ao usuário fazer
procuras sem ter de, alguma vez, abrir a janela Ligação, assim que estiverem
definidas todas as combinações de teclas.
76

78. Fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho é uma seção do Dokmee onde podem ser introduzidos
documentos para um processo de “linha de montagem” que garante uma
conclusão precisa e de qualidade das tarefas especificadas.
Gestão do fluxo de trabalho
(Professional, Enterprise)
Fluxo de trabalho é uma seção do Dokmee onde podem ser introduzidos
documentos para um processo de “linha de montagem” que garante uma
conclusão precisa e de qualidade das tarefas especificadas. Para acessar a
Gestão do fluxo de trabalho, vá até Admin na barra do menu e selecione Painel
de Controle do Administrador e clique no botão .
Figura 8-1. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho
Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no botão que se encontra
disponível na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e
clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para Arquivo no Gestor de
Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho irá
aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .
Figura 8-2. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Novo Fluxo de trabalho & Abrir Fluxo de trabalho
77

79. Adicionar & Editar Passos
Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho
aparecerá. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este deverá conter dois ou mais
passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um
nome e adicione usuários que serão capazes de efetuar e ter acesso a esse
mesmo passo. Você poderá acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer
passo, se assim quiser. Assim que as opções estiverem definidas para o passo
em questão, clique em . Para editar um passo já existente num Fluxo de
trabalho, selecione o passo e clique em .
Figura 8-3. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Adicionar Passo
Opções de fluxo de trabalho
Para ocultar documentos da visualização durante o último passo, selecione a
caixa correspondente em Opções de Fluxo de Trabalho. O administrador poderá
escolher enviar um e-mail aos usuários por cada passo, alertando-os quanto a
novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poderá, também,
decidir ser um membro, por predefinição, de todos os passos adicionados num
Fluxo de Trabalho.
Figura 8-4. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Opções do Fluxo de trabalho
78

80. Observar Pasta
A função Observar Pasta é uma função que irá monitorar uma pasta numa base
de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de
trabalho. Uma pasta só poderá ser observada por um Fluxo de trabalho de cada
vez e os itens nessa pasta não poderão fazer parte de mais nenhum Fluxo de
trabalho. Para ativar a opção Observar Pasta, selecione “Usar Opção Observar
Pasta”. Vai aparecer uma caixa de diálogo para que você possa selecionar a
pasta a observar.
Figura 8-5. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Observar pasta
Enviar para fluxo de trabalho
(Professional, Enterprise)
Para enviar documentos para um Fluxo de trabalho, realce os documentos
pretendidos na visualização em árvore. Vá para Fluxo de trabalho na barra do
menu e selecione Enviar para fluxo de trabalho. Os documentos não poderão
fazer parte de mais do que um Fluxo de trabalho simultaneamente.
Figura 8-6. Fluxo de trabalho – Enviar para fluxo de trabalho
Assim que os documentos tenham sido adicionados ao Fluxo de trabalho,
aguardarão no primeiro passo até serem processados.
Se o administrador tiver a opção de e-mail definida para o Fluxo de trabalho em
questão, todos os usuários atribuídos ao passo um serão notificados acerca da
chegada de novos documentos por e-mail.
79

81. Gestor do Documento do Fluxo de Trabalho
(Professional, Enterprise)
Para introduzir um Fluxo de trabalho e começar a processar documentos, vá até
Fluxo de trabalho na barra do menu e selecione Gestor do Documento do Fluxo
de trabalho. Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para a janela Gestor do
Documento do Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Escolha o Fluxo de trabalho
pretendido para introduzir.
Figura 8-7. Fluxo de trabalho – Gestor do Documento do Fluxo de trabalho
Num Fluxo de trabalho, os usuários irão ver apenas os documentos incluídos
nos passos nos quais foram atribuídos. Por exemplo, se um usuário tiver acesso
apenas ao Passo 1 e Passo 3, esse usuário não visualizará os documentos
existentes no Passo 2. A partir do Gestor do Documento do Fluxo de trabalho,
os usuários selecionam um documento e têm a opção de imprimir, enviar por e-
mail ou visualizar o documento. Os usuários poderão fazer quaisquer processos
exigidos noutros programas ou quaisquer processos de aprovação aos
documentos existentes num Fluxo de trabalho e, em seguida, enviar o
documento para o passo seguinte, enviar o documento de volta para o passo
anterior ou enviar o documento para um passo selecionado. Os usuários
poderão, também, optar por remover um documento do Fluxo de trabalho. Outra
opção é a de os usuários rejeitarem documentos. Ao rejeitar um documento,
este será mantido no passo atual, mas aparecerá como rejeitado, com uma nota
de rejeição deixada pelo usuário que rejeitou o documento.
Figura 8-8. Fluxo de trabalho – Gestor do Documento do Fluxo de trabalho – Fluxo de trabalho ativo
80

82. Gestão de E-mail
Gestor de Importação de E-mail
(Professional, Enterprise)
Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá até Admin na barra do menu
e selecione Gestor de Importação de E-mail.
Figura 9-1. Admin – Gestor de Importação de E-mail
Para configurar uma nova tarefa, vá até Arquivo na barra do menu do Gestor de
Importação de E-mail e selecione Novo.
Figura 9-2. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nova tarefa
Nome da tarefa
Introduza o Nome da Tarefa e clique em .
Figura 9-3. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nome da tarefa
81

83. Pasta(s) de caixa do correio
Selecione a pasta ou pastas a serem monitoradas no Outlook. Para incluir e-
mails de subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como
documentos separados, selecione a caixa adequada.
Figura 9-4. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta(s) de caixa do correio
Pasta de destino da base de dados
Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam
ser importados.
Figura 9-5. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta de destino da base de dados
Indexação
Os itens que podem ser retirados de um e-mail são: Para, De, Assunto, Data,
CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de índice existentes
na base de dados. Faça esta ação, procurando pelo campo de índice pretendido
na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails.
Figura 9-6. Admin – Gestor de Importação de E-mail - Indexação
82

84. Filtro da mensagem
Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais
e-mails deverão ser importados e quais deverão ser excluídos. Se não estiverem
definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook serão
armazenados no Dokmee.
Figura 9-7. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem
No separador de Mensagens, o Administrador poderá especificar palavras a
serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos – de um
e-mail, de modo a decidir se deverá armazenar ou não um e-mail no Dokmee. O
Administrador poderá também especificar que apenas os e-mails De ou Para
determinados endereços deverão ser armazenados no Dokmee.
Figura 9-8. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem - Mensagens
No separador Mais Opções, o Administrador poderá especificar que deverão ser
retirados os e-mails que foram lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou
sem anexos.
83

85. Figura 9-9. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem – Mais Opções
Opções de agendamento
As tarefas de Importação de E-mail poderão ser agendadas para serem
executadas em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a
de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As
tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou
semanalmente.
Figura 9-10. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Opções de agendamento
84