[1] O documento apresenta um professor e sua palestra sobre software livre, gerenciamento de documentos e a ferramenta Alfresco. [2] O professor discute conceitos de software livre, por que usar, como contribuir e exemplos de uso. [3] Ele também explica conceitos de documentos, gestão documental e como o Alfresco pode ajudar a resolver problemas com documentos.

1. 
Web Semântica: conceitos,
padrões e tecnologias.
Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo
santarem@usp.br
http://santaremsegundo.com.br
Universidade de São Paulo – USP
Introdução ao Software Livre e
Gerenciamento de Documentos com Alfresco

2. Apresentação
 Formação
 Graduado em Processamento de Dados
 Especialista em Sistemas para Internet
 Mestre e Doutor em Ciência da Informação
 Experiência de 14 anos como Analista de
Sistemas da UNESP

3. Apresentação
 Atuação
 Docente e Coordenador do Curso de
Graduação em Ciências da Informação
e da Documentação e Biblioteconomia
USP em Ribeirão Preto/SP.
 Docente do Programa de Pós-
Graduação em Ciência da Informação
da UNESP/Marília, na linha de
Informação e Tecnologia.

4. Agenda
 Software Livre
 O que é, porque usar, porque fazer parte da
comunidade!
 Gerenciamento de Documentos
 O que são documentos
 Porque gerenciar
 Software Alfresco

5. Quem são vocês?
 Qual é o público que temos aqui?!
 Quem é estudante?
 Quem é profissional?
 Quem usa software livre?
 Quem só usa software livre?
 Quem não usa software livre?
 Quem usa Linux no computador de casa ou
notebook pessoal?
 Quem não usa, porque usaria?

6. Alguém usa?

7. Eu uso!

8. Free Software Fundation
 A Free Software Foundation (FSF, Fundação para o
Software Livre) é uma organização sem fins
lucrativos, fundada em 04 de Outubro de 1985 por
Richard Stallman e que se dedica a eliminação de
restrições sobre a cópia, redistribuição, estudo e
modificação de programas de computadores –
bandeiras do movimento do software livre, em
essência.
 Fonte: Wikipedia, 2015.

9. O Que é Software Livre?
 Software Livre
 Segundo a definição criada pela Free Software
Foundation, é qualquer programa de
computador que pode ser usado, copiado,
estudado, modificado e redistribuído sem
nenhuma restrição.
 Um software é considerado livre quando
atende às Quatro Liberdades definidas
pela Free Software Foundation.

10. 4 liberdades!
 Liberdade 0
 Liberdade para executar o programa, para qualquer propósito;
 Liberdade 1
 A liberdade de estudar como o programa funciona, e adaptá-lo para as
suas necessidades. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta
liberdade.
 Liberdade 2
 A liberdade de redistribuir cópias de modo que você possa ajudar ao seu
próximo;
 Liberdade 3
 A liberdade de aperfeiçoar o programa, e liberar os seus
aperfeiçoamentos, de modo que toda a comunidade se beneficie.
Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade;

11. Porque usar software livre?
 Quem aqui usa Windows e/ou Photoshop por
exemplo?
 Quem paga para usar? Porque usa? Quando precisa
formatar o computador como faz?
 E se você puder usar um software sem pagar por
ele?
 O que acha de ter atualizações de versão sem custo?
 Ter uma comunidade imensa que discute e trabalha
com problemas e sugestões para o software que
você usa?!

12. Porque usar software livre?
 Autonomia para atualizar e adaptar de acordo com
sua necessidade.
 Comunidade muito disponível para colaborar
quando houver problemas.
 Utilizar o software para qualquer finalidade;
 Ter acesso ao código fonte e poder modificá-lo;
 Poder copiá-lo e executá-lo;

13. Porque usar Software Livre?
 Ficar livre da pirataria;
 Interagir e compartilhar soluções com sua
comunidade, seja física ou virtual.
 Não ser refém de um programas ou de uma
empresa.
 Ter o seu computador equipado com software de
qualidade a um custo baixo ou nulo;

14. Vou trabalhar de graça??
 Qual é o modelo de negócios do SL?
 Todo mundo se pergunta sobre isso!
 É um fenômeno do ponto de vista comercial.
 Quanto vc paga para usar as ferramentas da Google?
 Desenvolvimento de componentes para SL.
 Se você domina uma ferramenta, é bem provavel que
esteja apto a dar treinamento, suporte, integração,
manutenção, integração… consultoria em uso ou
implantação!
 Modelos de certificação (como Sun, Java).
 Venda do software como serviço.
 Entre outros….

15. Posso contribuir? Porque faria isso?
 Por que você acredita em software livre!
 Porque devolve a comunidade o que está recebendo.
 Para melhorar seus conhecimentos sobre tecnologias e
ferramentas.
 Porque a comunidade te faz ser conhecido e
reconhecido
 Porque é uma oportunidade de carreira profissional.
 Porque é bom pra caramba contribuir com a
comunidade!

16. O Que faço para contribuir??
 Principal: todo mundo ja foi iniciante! Mergulhe na
comunidade!
 Design, Desenvolvimento e Teste
 Tradução
 Documentação
 Usabilidade
 Organização de eventos, Marketing, Patrocínio

17. Me convence a usar SL?
 Porque usar Software Livre?
 Socialmente justo, economicamente
viável e tecnologicamente sustentável e
ainda produzido através do
compartilhamento de conhecimento e
saberes globais e compartilhado por
redes e para todos.

18. Gerenciamento de Documentos
 Antes de falar sobre o assunto é importante saber
exatamente do que estamos falando!!

19. Documento
 Belloto (2004, p. 35) “qualquer elemento ... Pelo
qual o homem se expressa ... Tudo que seja
produzido, por motivos funcionais, jurídicos,
científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela
atividade humana”
 Nos limitaremos hoje a tratar do documento
administrativo, em vários contextos!

20. Arquivo
 “Um conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do
suporte” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)

21. Tipologia Documental
 Há uma grande quantidade de documentos sendo
produzidos hoje em dia, em formato digital ou não!
 Oficios, Notas Fiscais, Petições.. Mas também: som,
video, foto, mapa…
 Continuo com a ideia de tratar apenas do
documento administrativo!!

22. Gestão Documental
 Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados:
 art. 3° Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL, 1991, p. 1)

23. Gerenciamento de Documentos
 Porque falar sobre isso?
 Porque produzimos muitos documentos;
 Porque não sabemos organizar os documentos;
 Porque sempre que precisamos, é dificil encontrar
aquele documento!
 Porque dependemos muito dos documentos!
 Sabe o que é uma tabela de temporalidade???

24. Legislação
 O Brasil tem uma lei específica para microfilme,
mas juridicamente ainda não tem uma lei para que
possamos substituir o documento em papel pelo
eletrônico.

25. Vetos da Lei 12.682/12
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Msg/VEP-
313.htm
Senhor Presidente do Senado Federal,
….
Ouvido, o Ministério da Justiça manifestou-se pelo veto aos
seguintes dispositivos:
Arts. 2o, 5º e 7o
“Art. 2o É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico
ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles
compostos por dados ou imagens, observadas as disposições
constantes desta Lei e da regulamentação específica.
§ 1o Após a digitalização, constatada a integridade do documento
digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os
documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar
a legislação pertinente.
§ 2o O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio,
procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o

26. Vetos da Lei 12.682/12
“Art. 5o Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente
poderão ser eliminados.”
“Art. 7o Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo
efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a
Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.”
Razões dos vetos:
“Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do
processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam
insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos
documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente
não observam o procedimento previsto na legislação arquivística....

27. Alguns probleminhas com documentos!
 Grande quantidade de arquivos;
 Identificar e estabelecer versões dos arquivos (petições, ofícios, );
 Auditar edição de documentos;
 Restringir acesso a documentos (individual – grupo);
 Recuperar rapidamente o documento necessário;
 Converter documentos em massa;
 Organizar e separar os processos/grupos de arquivos, incluindo
segmentação por área.
 Estabelecer um workflow dos documentos quando o trabalho é
realizado por mais de uma pessoa;
 Documentos em formato analógico (papel).

28. Algumas tecnologias interessantes…
 Scanners de alta produtividade
 OCR - (Reconhecimento Optico de Caracteres)
 PDF/A – Formato de Arquivo de Longo Prazo –
Norma ISO.
 Assinatura Digital
 Certificado Digital

29. Uso de Software
 Com o uso do software, estamos falando de
organizar processos de gestão documental:
 Alguns processo deixam de ser manuais e
passam a ser controlados e auditados:
 Gerar,
 Captar (digitalizar),
 Armazenar,
 Gerir,
 Disponibilizar,
 Pesquisar/recuperar/Usar,
 Preservar

30. Como resolver? Usando Alfresco!
 Porque usar Alfresco?
 OpenSource
 Comunidade grande e motivada
 Utilizado por grandes empresas ao redor do
mundo
 Multiplatatorma
 Ferramentas para acesso mobile

31. Alfresco –Versões e Comunidade
 Versões:
 Community (inclui versão PT-BR) – Versão atual 5.0.d
 Enterprise
 Comunidade internacional apoiada e dinamizada
pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)
 Foruns e Comunidade Portuguesa de Alfresco com
usuários, profissionais de TI e do Ensino
 Documentação
(https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page)
 Lista de prestadores de serviço cada vez maior

32. Alfresco - Sites
 Alfresco
 http://www.alfresco.com
 Alfresco Community
 http://www.alfresco.com/community
 Alfresco Wiki
 https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page

33. Alfresco
 Algumas características:
 Gerencia de usuários e grupos;
 Trabalha com categorias;
 Trabalha com tags (marcas);
 Estrutura de Pastas e Permissões;
 Criar e editar documentos e suas propriedades;
 Versionamento;
 Integração com Google Docs;
 Mobilidade;
 Workflow!

34. Usuários e Grupos
 Criação e importação de usuários!

35. Categorias
 É a classificação de um documento na estrutura da
empresa.

36. Categorias na Recuperação

37. Marcas -Tags
 Relacionado aos índices que podem ser criados.
 Podem ser criadas por usuários comuns!

38. Tags na recuperação

39. Estrutura de Pastas e Permissões
 O Alfresco conta com uma estrutura de pastas
(chamadas de repositório).
 Todo usuário tem uma pasta individual e
restrita ao seu acesso.
 É possível criar pastas compartilhadas entre
grupos de usuários, seções, setores....

40. Pastas e Permissões

41. Documentos, propriedades e ações

42. Versionamento

43. Google Docs
 É possível integrar a edição de
documentos com Google Docs,
Libre Office…

44. Mobilidade
 O Alfresco dispõe de aplicativo para Android e
iOS. Apesar de facilitar muito o acesso a
documentos, as funcionalidades são limitadas
em relação a plataforma Web.

45. Workflow – Fluxos deTrabalho
 Possibilidade de criar novos fluxos usando BPMN.

46. Workflow – Fluxos deTrabalho

47. Finalizando!

48. Finalizando
 Use Software Livre, é sempre uma ótima opção!
 E transforme as empresas com:
 Eficiência,
 Agilidade,
 Segurança,
 Controle,
 Mobilidade,
 Produtividade no acesso a documentos.
 USE Alfresco!

49. Referências
 ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística - DIBRATE. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
 BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise
tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado; Imprensa Oficial do Estado, 2002.
 BRASIL. Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências. Brasília, DF: Congresso Nacional. 1991. Diário
Oficial. Disponível em <
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso
em: 15 abril 2015.
 FREE Software Foundation. In: Wikipédia: a enciclopédia
livre. Disponível em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Free_Software_Foundation>
Acesso em: 15 abril 2015.

50. 
Web Semântica: conceitos,
padrões e tecnologias.
Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo
santarem@usp.br
http://santaremsegundo.com.br
Universidade de São Paulo – USP
OBRIGADO!