O documento descreve o cadastro de clientes da Construcasa Bordignon. O cadastro centraliza informações sobre pessoas físicas e jurídicas em um banco de dados e é essencial para avaliação de crédito, prospecção de negócios e relacionamento com clientes. Deve conter dados pessoais e financeiros completos para análises e tomadas de decisão. A manutenção atualizada do cadastro é fundamental para o sucesso das operações da empresa.

1. Manual do Cadastro

2. O que é o cadastro?
O cadastro é a base de armazenamento de informações das
pessoas (físicas ou jurídicas) que possuem relacionamentos
junto a Construcasa Bordignon. O cadastro é a centralização
dessas informações em um só banco de dados.

3. A importância do cadastro
O cadastro realiza a centralização de informações em um só banco de
dados. Nele deve conter informações necessárias para avaliação dos
clientes, ou seja, para formar um conceito a respeito da capacidade e
condições dos clientes de pagarem as prestações geradas pela venda a
prazo. Tem como função atender a todas as necessidades ao
cadastramento e armazenamento de informações de pessoas.
Contempla muitas informações importantes para prospecção de
negócios e o sistema é autoexplicativo e de fácil utilização,
simplificando o trabalho do usuário.

4. Características do cadastro
Quanto mais completo o cadastro, maiores são as chances de um bom
relacionamento da Construcasa Bordignon com o cliente !
A manutenção permanente do cadastro é a chave do sucesso.
São funções principais do cadastro:
Disponibilidade e acesso rápido à informação;
Atualização periódica das informações;
Geração de novos dados a partir das informações armazenadas no Banco de
Dados;
Armazenar, gerenciar e interagir dados e informações de natureza cadastral;
Informar aos clientes internos todos os fatos que possam ser
desabonadores.

5. Monitoramento da carteira;
Diagnóstico de limite de crédito;
Planejamento e gestão de atuação;
Relacionamento com o cliente;
Segurança;
Controle;
Agilidade;
Facilidade;
Flexibilidade.
O cadastro é a área responsável pela coleta, registro e
arquivamento de todos os dados, transformando-os em
informações para que os usuários possam tomar decisões.

6. CADASTRO PESSOA FÍSICA
- Documentos exigidos
Para a abertura de cadastro, nos casos de compra à vista, deve ser apresentado os
documentos a seguir:
CPF*
RG*
* Podem ser substituídos pela Carteira de Habilitação (CNH).
Estes documentos serão utilizados para a primeira tela do cadastro, que é realizado pelo
vendedor para vendas à vista.

7. Para os clientes que serão direcionados ao crediário, deverão apresentar os
seguintes documentos:
 CPF *:
 RG*;
 Dados bancários - talão de cheque para as compras realizadas com o mesmo.
*Podem ser substituídos pela Carteira de Habilitação (CNH).
**Poderão ser solicitados documentos adicionais para operações
em cheque ou boletos, tais como: comprovantes de renda e residência.
OBSERVAÇÕES:
- Para todas as formas de pagamento, não será aceito cópia, somente documentos originais.

8. - Critérios para abertura
• Idade mínima
 O cliente deve ter no mínimo 18 anos.
• Regularidade do CPF na Receita Federal ( http://www.receita.fazenda.gov.br)
 O cliente deve estar com sua situação cadastral na Receita Federal como REGULAR, ou seja, não
há nenhuma pendência no cadastro do contribuinte.
 Não será aceito cadastro com a situação cadastral sendo:
- SUSPENSA: o cadastro do contribuinte está incorreto ou incompleto.
- CANCELADA: o CPF foi cancelado por multiplicidade, em virtude de decisão administrativa ou
judicial ou por falecimento do contribuinte.
- NULA: foi constatada fraude na inscrição e o CPF foi anulado.
• Referências comerciais
 Deve conter no mínimo três referências comerciais.

9. CADASTRO PESSOA JURÍDICA
- Documentos exigidos
Para compra à vista ou por transferência bancária e entrega após a confirmação de pagamento,
poderá ser apresentado o cartão CNPJ.
Para compras à prazo - Ex.: Boleto 7dias, boleto 28 dias ou cheque P. J.:
 Contrato social e última alteração ou alteração consolidada;
 Cartão CNPJ;
 Balanço Patrimonial*;
 DRE*;
 Relação de faturamento dos últimos 12 meses;
 Documentos dos sócios (citados na Pessoa Física);
* Podem ser substituídos pela Declaração do Simples Nacional (DAS).

10. - Critérios para abertura:
 Regularidade do CNPJ na Receita Federal;
A PJ deve estar com situação cadastral na Receita Federal como ATIVA, ou seja, não há
nenhuma pendência no cadastro do estabelecimento.
 Não é aceito cadastro com situação cadastral sendo:
 SUSPENSA
 INAPTA
 BAIXADA
 NULA
 Referências comerciais - Fornecedores
Deve conter no mínimo três referências comerciais, sendo estas Fornecedores.

11. Referente ao atalho CLIENTES,
deverá ter todos os campos com as
informações pessoais completas,
pois isso contribui para gestão das
informações no sistema Gemco.
Sistema gemco
Consulta no Gemco
Clientes

12. Na tela Clientes, abrirá uma aba de Consulta, conforme tela abaixo para identificação do
cliente.

13. No 1º campo NATUREZA, observa-se duas opções sendo:
Pessoa Física Pessoa Jurídica
Com um clique sobre o símbolo acima o usuário altera a consulta de Pessoa Física para Pessoa
Jurídica, ou vice-versa.
No 2º campo CLIENTE, deverá constar o nome do mesmo.

14. Nas consultas de Pessoa Jurídica podemos consultar pelo Nome Fantasia ou pela Razão Social
Também pode ser feita a consulta por CPF ou RG, CNPJ ou Inscrição Estadual, clicando sobre
o texto, altera-se o filtro de CPF para RG ou de CNPJ para Inscrição Estadual.
OBS.: Para os casos de pesquisa que não possuem o nome completo, ou que, por alguma
situação queiram procurar por apenas uma palavra ou letras, pode-se utilizar o símbolo %
(percentual), como exemplo:

15. Cadastro no Gemco - Pessoa Física
OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “amarelo”.

16. - Dados Básicos
• Atenção aos itens:
• Emissor - Ex.: SSP
• UF Emissor - Ex.: PR
• Data de expedição - Descrever com a apresentação do RG.
• Sexo
- Dados Bancários
• É obrigatório o preenchimento destes dados para as operações com Cheques.
- Dados Residenciais
• Atenção aos itens:
• Complemento - Ex.: Casa, Apartamento, Sítio, etc.
• Tel. Res. - Deve ser incluído o telefone FIXO, e NÃO celular.
• Tel. Com. - Deve ser incluído somente telefone COMERCIAL.
• Tel. Cel. - Deve ser incluído o telefone CELULAR e NÂO o fixo.
• Referências - Ex.: Perto da igreja ou da padaria, casa azul ou verde.
• E-mail - Incluir e-mail para fins de emissão de notas fiscais e para informação da área de marketing.
OBS: os e-mail devem ser cadastrados em todos os endereços para que o cliente possa receber a Nfe.

17. OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “amarelo”.
- Atenção aos itens:
• Dependentes - Deve ser informado o número de filhos, no qual contribui para uma análise
financeira
• Tempo de Serv. (mês) - Deve ser informado para fins de análise de crédito.
• Rendas + Outras Rendas = Valor - Deve ser informado para fins de análise de crédito.
- Cônjuge
Referente ao atalho CÔNJUGE do cadastro de clientes, deve ter os campos preenchidos para
contribuir para uma análise financeira do grupo (família) como um todo, sendo fator decisivo na
concessão do crédito.

18. OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “amarelo”.
- Crédito
Referente ao atalho CRÉDITO do cadastro de clientes, deve ser preenchida com dados profissionais,
lembrando ser necessário a comprovação da renda e também da atividade exercida para uma análise
financeira, com o objetivo de proporcionar uma venda segura e que atenda as necessidades do cliente.

19. - Atenção aos itens:
 Bruto e Líquido - verificar conforme holerite, para fins de análise de crédito.
 Outras - Descrever outra atividade que o cliente exerça. Ex.: Venda de natura, arrendamento, aluguel,
etc.
 Valor - Descrever o valor de “Outras” rendas.
 Profissão - tem a ver com ocupação, ou seja, a atividade produtiva que o indivíduo desempenha perante
a sociedade.
 Sit. Créd. - Deve conter a situação do cliente sendo as seguintes opções:
• Cliente novo
• Limite de crédito - Quando atingiu o limite estabelecido no sistema.
• Normal
• Ótima
• Proibido Venda - Por algum motivo específico.
• Recadastro - Renovação ou falta de informação no cadastro.
• Tit. em atraso - Status inadimplente. Necessário regularizar a situação.
• Venda autorizada - Somente com a autorização do cliente.
 Cargo - é o nome que se dá a posição que uma pessoa ocupa dentro da empresa.
 Admissão - Deve ser preenchida para fins de análise no qual, o crédito é mais seguro para pessoas que
possuem mais de um ano de carteira assinada.

20. OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “amarelo”.
- Atenção aos itens:
• Tipo res. - Informação importante para fins de análise financeira. Opções: Aluguel, Própria, Outros, Familiar,
Financiada
• Tempo Res. - Também contribuirá para análise do crédito, lembrando ser em meses.
• Aluguel - Descrever o valor, caso o tipo de Residência seja alugada.
- Complemento
Referente ao atalho COMPLEMENTO do cadastro de clientes, deve ser preenchido para complementar
as informações pessoais, visto que contribuem para a consolidação dessas informações.

21. OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “Amarelo”.
- Limite de Crédito
Referente ao atalho LIMITE DE CRÉDITO do cadastro de clientes, deve conter informações organizadas
afim de contribuir para as liberações dos créditos dentro de um limite estipulado para controle
financeiro da concessão de crédito.

22. -Atenção aos itens:
• Escolher a opção – “ Crédito Informado”.
• Valor Limite de Crédito – Neste item é estipulado o valor de limite de liberação, em que
quando atingir o valor estipulado deve ser bloqueado o cadastro para pagamento das
contas em aberto, e consequentemente liberação de limite.
• Observações financeiras – Neste campo deverá conter as seguintes informações:
• Data da consulta – CPF – Situação – Usuário que incluiu a informação.
( Ex.20/05/14 – CPF – OK (ou Restrição) – Usuário que incluiu a informação.
• Devolução de cheques – Este campo deve ser preenchido pelo Contas a Receber
com a quantidade de cheques devolvidos, a data da devolução, o valor do cheque e o
nome do usuário do Contas a Receber que incluiu a informação).
(Ex. 25/06/14 – 1 CH devolvido – R$ 500,00 – Usuário do contas a receber)

23. • Histórico de Inadimplência – Campo deve ser preenchido pelo Contas a Receber
informando sobre a inadimplência. (Ex.: Cliente sempre paga em atraso, porém é
um bom cliente – Nome do usuário).
• Motivo do Bloqueio do cadastro. (Ex.: Bloqueado por inadimplência ou
bloqueado por limite excedido – Nome do usuário).
• SPC – Descrever data da última consulta e resultado da consulta.
•Ex.: CPF – RESTRIÇÃO (ou OK) – Usuário que realizou a consulta
•SPC CHEQUE – Descrever se possui cheque devolvido ou não na última consulta e
usuário que realizou a consulta.
•Ex.: 1 CH DEV – R$ 250,00 – Usuário que realizou a consulta
•Data da Consulta do SPC – Descrever a data da última consulta.

24.  OBSERVAÇÕES:
- As consultas têm validade de 90 dias.
- Quando atualizada esses últimos três campos , as informações devem entrar no histórico
no campo OBSERVAÇÕES FINANCEIRAS, conforme exemplo acima.
Quando atingir o Limite de Crédito informado pelo sistema, o cadastro deverá ser bloqueado
pelos Crediaristas, para nova análise e liberação de crédito. Também deverá ser bloqueado
pelo setor de Contas a Receber, para os casos que houver necessidade devido a um histórico
ou situação de inadimplência. O cadastro deve ser bloqueado com os devidos motivos e
explicações no campo de Observações Financeiras, para que as informações estejam
alinhadas.
Todas essas informações são fundamentais e é necessário que estejam organizadas, pois
devem servir para análises e decisões de todas as filiais, e também como padronização e
segurança das mesmas.

25. OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos
os campos em “Amarelo”.
-Referências
Referente ao atalho REFERÊNCIAS do cadastro de clientes , é importante que seja preenchido pois
proporciona uma visão com relação ao comportamento do cliente perante o mercado, contribuindo para a
análise do seu caráter.

26. -Atenção aos itens:
 Tipo – Só deve ser aceito referências COMERCIAIS e BANCÁRIAS.
• COMERCIAIS: Incluir no mínimo três referências.
OBS: Não são válidas – Farmácias, Supermercados, Posto de combustível.
• BANCÁRIAS: Não é obrigatório, porém caso o cliente venha dar abertura para este
tipo de referência, deve ser considerado como item importante.
 Referências – Nome do estabelecimento.
 Out. Fone – Número do telefone.
 Informante – Descrever o nome da pessoa que passou a referência.
 Forma de Pagto – Descrever a forma de pagamento utilizada pelo cliente no
comércio.
• Ex.: Crediário e depois paga em Cheque.
Cartão de crédito a vista ou parcelado.
Sempre paga em cheque.

27. • Maior Fatura – Descrever o valor e se possível a data da compra de maior valor.
• Última Fatura – Descrever o valor da última compra e se possível a data.
• Atrasos – Descrever a média de dias que normalmente fica em atraso e o maior atraso
que já teve na referência.
OBSERVAÇÕES.:
- Não será mais aceito referência “Pessoal”.
- Nos casos de Pessoa Jurídica, colher referências de Fornecedores.

28. Na tela ao lado consta informações que variam
conforme o campo “tipo de Bens”.
-Cadastro de Bens
Referente ao atalho CADASTRO DE BENS do cadastro de clientes, deve ser preenchido para
complementar as informações pessoais, visto que contribuem para uma análise mais detalhada e
possivelmente um limite de crédito mais adequado para o cliente.

29. BENS IMÓVEIS
• Prédio
• Galpão
• Apartamento
• Casa
• Terreno
• Sala ou Loja
• Outros bens imóveis
Nos Bens Imóveis devem ser preenchidos obrigatoriamente os campos:
 Desc. Complem.
Quantidade de Bens
Área
Valor
Quitado (Caixa de Seleção)
BENS MÓVEIS
• Veículo: caminhão, automóvel, moto, etc.
• Aeronave
• Embarcação (Barco, navio, etc)
• Outros Bens móveis
Nos Bens Móveis devem ser preenchidos obrigatoriamente os campos:
 Os mesmos que dos Bens Imóveis somente mudando de “área” para “ano de fabricação”.

30. - Observações Gerais
Referente ao atalho OBSERVAÇÕES GERAIS do cadastro de clientes, deve ser utilizado para criar um
histórico de informações do cliente.

31. - Atenção aos itens:
• Quando o campo “Observações Financeiras” no atalho LIMITE DE CRÉDITO estiver
completamente preenchido, deverá ser colado o histórico neste campo e manter o campo
“ Observações Financeiras”, somente com os dados mais recentes.
• Para que o usuário saiba que possui mais informações na tela Observações Gerais, deve
ser incluído a seguinte informação no campo Observações Financeiras: “ Mais informações
no Obs. Gerais”, pois assim vamos criando um histórico de informações.

32. Exemplo:
Caso este campo também seja preenchido
completamente, será necessário a exclusão das
informações mais antigas, pois assim, será sempre
alimentado os dois campos, tendo sempre um
histórico sólido de informações para as tomadas
de decisões.

33. -Cadastro no Gemco - Pessoa Jurídica
OBS.: É obrigatório o preenchimento
de todos os campos em “Amarelo”.

34. -Dados Básicos
• Atenção aos itens:
 CNPJ – O mesmo deve ser validado na Receita Federal.
 Sit. Créd. – Deve conter a situação do cliente sendo as seguintes opções:
• Cliente Novo
•Limite de Crédito – Quando atingiu o limite estabelecido no sistema.
• Normal
• Ótima
• Proibido Venda – Por algum motivo em específico.
• Recadastro – Renovação ou falta de informação no cadastro.
• Tit. Em atraso – Status inadimplente. Necessário regularizar a situação.
• Venda autorizada – Somente com a autorização do cliente.
 Tp. Inscr. – Ex.: Estadual, Federal, Incra ou Isento.
 Inscrição – Ex.: Número da Inscrição ou ISENTO quando o Tp. Inscr. For Isento.
 Referências – Ex.: Perto da igreja ou da padaria.
 E-mail – Incluir e-mail para fins de emissão de notas fiscais e para informação da área de marketing.
-Dados Bancários
• É obrigatório o preenchimento destes dados para operações com Cheques.

35. -Complemento
Referente ao atalho COMPLEMENTO do cadastro de clientes, deve ser preenchido para complementar as
informações jurídicas, visto que contribuem para a consolidação dessas informações.
-Atenção aos itens:
• Vl. Faturamento – Informação importante para fins de análise financeira. Sendo preenchido com o valor
total de faturamento dos últimos 12 meses.
• Atuação no Mercado – Também contribui para análise de crédito, devendo ser preenchido com a idade da
empresa, lembrando que a periodicidade é em anos.
OBS.: É obrigatório o preenchimento de
todos os campos em “Amarelo”.

36. -Limite de Crédito
Referente ao atalho LIMITE DE CRÉDITO do cadastro de clientes, deve conter informações organizadas afim de
contribuir para as liberações dos créditos dentro de um limite estipulado para controle financeiro da concessão
de crédito.
OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos os campos em “Amarelo”.

37. -Atenção aos itens:
• Escolher a opção – “ Crédito Informado”.
• Valor Limite de Crédito – Neste item é estipulado o valor de limite de liberação, em que quando
atingir o valor estipulado deve ser bloqueado o cadastro para pagamento das contas em aberto, e
consequentemente liberação de limite.
• Observações financeiras – Neste campo deverá conter as seguintes informações:
•Data da consulta – CPF dos sócios e CNPJ – Situação – Usuário que incluiu a informação.
• (Ex.: 20/05/14 – CPF dos sócios e CNPJ – Ok (ou restrição) – Usuário que incluiu a
informação).
• Devolução de cheques (Quantidade) – Este campo deve ser preenchido pelo Contas a
Receber com a quantidade de cheques devolvidos, a data de devolução e o nome do usuário
do Contas a Receber que incluiu a informação).
(Ex.: 25/06/14 – 1 ch devolvido – R$ 500,00 – Usuário do contas a receber)

38. •Histórico de Inadimplência – Campo deve ser preenchido pelo Contas a receber informado sobre a
inadimplência. (Ex.: Cliente sempre paga em atraso, porém é um bom cliente – Nome do usuário).
• Motivo do Bloqueio do cadastro. (ex.: Bloqueado por inadimplência ou Bloqueado por limite
excedido – Nome do usuário).
• SPC – Descrever data da última consulta e resultado da consulta.
• Ex.: CPF dos sócios e CNPJ – Restrição (ou Ok) – Usuário que realizou a consulta.
• SPC CHEQUE – Descrever se possui cheque devolvido ou não na última consulta e usuário que
realizou a consulta.
• Ex.: 1 CH DEV – R$ 250,00 – Usuário que realizou a consulta.
• Data da Consulta do SPC – Descrever a data da última consulta.

39. OBSERVAÇÕES:
- As consultas têm validade de 90 dias.
- Quando atualizada esses últimos três campos , as informações devem entrar no histórico no
campo OBSERVAÇÕES FINANCEIRAS, conforme exemplo acima.
Quando atingir o Limite de Crédito informado pelo sistema, o cadastro deverá ser bloqueado pelos
Crediaristas, para nova análise e liberação de crédito. Também deverá ser bloqueado pelo setor de
Contas a Receber, para os casos que houver necessidade devido a um histórico ou situação de
inadimplência. O cadastro deve ser bloqueado com os devidos motivos e explicações no campo de
Observações Financeiras, para que as informações estejam alinhadas.
Todas essas informações são fundamentais e é necessário que estejam organizadas, pois devem
servir para análises e decisões de todas as filiais, e também como padronização e segurança das
mesmas.

40. -Referências
Referente ao atalho REFERÊNCIAS do cadastro de clientes , é importante que seja preenchido pois proporciona
uma visão com relação ao comportamento do cliente perante o mercado, contribuindo para a análise do seu
caráter.
OBS.: É obrigatório o preenchimento de todos
os campos em “Amarelo”.

41. -Atenção aos itens:
• Tipo – Só deve ser aceito referências COMERCIAIS e BANCÁRIAS.
• COMERCIAIS: Incluir no mínimo três referências.
OBS.: É aceito somente referências de fornecedores.
•BANCÁRIAS: Não é obrigatório, porém caso o cliente venha dar abertura para este tipo de
referência, deve ser considerado como item importante.
•Referências – Nome do estabelecimento
• Out. Fone – Número do telefone.
• Informante – Descrever o nome da pessoa que passou a referência.
• Forma de Pagto – Descrever a forma de pagamento utilizada pelo cliente no comércio.

42. • Ex.: Crediário e depois paga em Cheque.
Cartão de crédito à vista ou parcelado.
Sempre paga em cheque.
Sempre paga à vista.
• Maior Fatura - Descrever o valor e se possível a data da compra de maior valor.
• Última Fatura – Descrever o valor da última compra e se possível a data.
• Atrasos – Descrever a média de dias que normalmente fica em atraso e o maior atraso que já
teve na referência.
OBSERVAÇÕES.:
- Não será mais aceito referência “Pessoal”.
- Nos casos de Pessoa Jurídica, colher referências de FORNECEDORES.

43. Ex:
Caso este campo também esteja preenchido
completamente, será necessário a exclusão das
informações mais antigas, pois assim, será sempre
alimentado os dois campos, tendo sempre um
histórico sólido de informações para as tomadas de
decisões.

44. -Atualização Cadastral
Em razão de mudanças que ocorrem ao longo do tempo na situação financeira e no patrimônio das
pessoas, não basta fazer o cadastro do cliente uma única vez. É necessário realizar atualizações para
manter, aumentar ou reduzir o crédito do cliente.
O prazo definido para atualização do cadastro é de doze meses, em que após esse período deve ser
providenciada sua atualização no momento de uma nova compra.

45. -Conclusão
Não existe nada mais importante do que a informação que temos sobre aqueles com quem nos
relacionamos e o que fazemos com esta informação. Somente conhecimento sem ação não quer
dizer muita coisa, afinal de contas milhares de empresas têm inúmeras informações sobre os
clientes e muitas delas não são usadas.
Então informações detalhadas e atualizadas definitivamente fazem do cadastro de clientes seu
grande aliado para os negócios. Porém de nada adianta todo esse cuidado se você tropeçar na
desorganização da informação cadastrada. Pior do que não ter dado funcional é ter informação
errada.
Outro fator primordial para que o cadastro de clientes propicie a excelência dos negócios é a
organização, ou seja, um banco de dados bem fomentado nada mais é que sinônimo de ações
efetivas.Organização é sinônimo concreto de “elevação de vendas”, pois contribui de forma efetiva
para outras áreas como Marketing, Financeiro, Fiscal e Logística.
Este material tem como objetivo a padronização de rotinas e a comunicação entre as áreas
financeiras (Cadastro/Crediário e Contas a receber), auxiliando os colaboradores na execução de
tarefas diárias de maneira fácil, ágil e segura, em que o foco principal é conhecer a capacidade do
cliente, minimizar os riscos da concessão do crédito e, consequentemente diminuir a inadimplência,
contribuindo assim para melhores resultados.