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GUIA BÁSICO
PLANEJAMENTO
FINANCEIRO
PARA CLÍNICAS E
CONSULTÓRIOS
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A evolução do relacionamento
Introdução
Humanização / Fidelização
Relacionamento por vários meios
Mobilidade de informações
Por onde começar
Importância de follow-up
Conclusão
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
Independentemente da área de
atuação, qualquer negócio precisa
de planejamento para prosperar.
Isso não exclui empresas da área de
saúde. Embora possuam excelente
formação técnica, médicos pouco
sabem sobre empreendedorismo ou
gestão dos negócios.
E para piorar, por aqui, ainda é
incipiente o ensino de gestão nas
universidades. Além de cumprir a
sua rotina com horários apertados,
realizar consultas e diagnosticar com
precisão, os médicos que possuem
clínica ou consultório se veem frente
ao desafio de cumprir tarefas de
gestão e de cunho administrativos.
Mesmo sendo um local de prestação
de serviços, uma clínica não deixa
de perder o seu caráter comercial.
Por isso, ferramentas de gestão são
essenciais para a sobrevivência do
negócio. Mas para isso é preciso se
planejar.
Independentemente do tamanho da
clínica ou do consultório, em 99%
dos casos essas informações não são
monitoradas.
É aí que entra o planejamento
financeiro, que nada mais é do que
um processo de desenvolvimento
e implementação de um plano
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
3
Antes de fazer qualquer
investimento, é importante
ter bem claro o custo fixo da
empresa, bem como números e
metas de faturamento.
personalizado para evitar ou resolver
problemas financeiros, sempre
com o objetivo de alcançar metas
previamente determinadas.
O planejamento financeiro nos
mostra onde estamos, onde
queremos ir, quando chegaremos e
por qual caminho iremos.
Um bom plano personalizado
envolve algumas etapas. Primeiro é
necessário conhecer o custo fixo da
clínica ou consultório. São despesas
como aluguel, condomínio, energia,
funcionários, água, ou seja: valores
que, independentemente do número
de pacientes atendidos, a clínica
sempre terá.
Determinar o custo operacional
da clínica é o próximo passo. Se
avaliarmos o número de salas
de atendimento e o período de
funcionamento, chegamos ao custo
decadasalaporhoradeuso.Umadica
é pegar o valor de seus custos fixos e
dividir pelo valor médio que recebe
por suas consultas. Desta forma você
saberá quantos atendimentos precisa
realizar para pagar suas despesas e
começar a lucrar.
4
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
5
Uma vez determinados os custos fixo
e operacional, é hora de analisar a
viabilidade de cada procedimento.
Aqui se considera a taxa de sala, os
custos com equipamentos e produtos
e impostos para definir o valor líquido
que fica para a clínica. Muitas vezes,
nessa etapa, é quando entendemos
se o procedimento é viável ou não
para o consultório.
Além da viabilidade, os cálculos vão
mostrar o histórico de prestação de
cada serviço nos últimos 12 meses.
Com isso, é possível entender o
desempenho de cada um deles e
quais são os mais rentáveis para a
clínica.
Com a fotografia comercial da clínica,
é possível traçar um planejamento
com metas e objetivos. Estabelecer
essas metas é essencial para definir o
faturamento dos próximos meses e,
a partir daí, planejar investimentos de
forma segura e estruturada.
O ideal é realizar reuniões semanais
para análise dos resultados da
semana anterior e implementação
de estratégias para as semanas
seguintes.
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
Acompanhar os resultados
também deve ser um exercício
diário que tanto o médico como
o seu staff devem fazer.
6
POR QUE FAZER?
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
Agora que você já possui um raio-x
comercialdasuaclínicaouconsultório,
é preciso fazer o planejamento
financeiro para atingir as metas e
objetivos traçados. Fazer previsões
para todo o ciclo operacional da
empresa é o primeiro passo.
É necessário considerar os gastos
para cada etapa dos processos
utilizados na clínica e isso inclui
desde pagamento dos fornecedores,
dos funcionários, manutenção dos
equipamentos, até a compra de
produtos e insumos. É importante
aqui estabelecer valores realistas
para garantir o capital de giro do local.
Outro ponto essencial é determinar
previamente o pró-labore mensal
de cada sócio. Essa definição
preserva o patrimônio da clínica,
uma vez que evita um dos maiores
erros financeiros, que é misturar
as despesas e os gastos. Confundir
o caixa da sua clínica com o caixa
particular dos sócios pode dificultar
a visualização dos resultados
da empresa e comprometer o
orçamento.
Manter o controle financeiro,
medindo frequentemente o
retorno sobre o investimento
(ROI) também é primordial. Nesta
etapa, uma ferramenta de gestão
financeira pode ajudar a manter
o fluxo de caixa e os gastos
atualizados.
Lidar com situações futuras
também contribui para manter a
sustentabilidade da empresa. Aqui se
considera prever situações de maior
gasto e manter uma verba para esses
casos emergenciais, saber negociar
os preços e os prazos com os seus
fornecedores e saber sempre calcular
o preço ideal para o seu produto ou
serviço.
7
COMO FAZER?
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
É importante ter em mente que
uma clínica, além de ser um local
para prestar serviços médicos, é
também uma empresa que demanda
estratégias adequadas para manter o
funcionamento e, principalmente, o
lucro.
Em razão disso, o planejamento
financeiro deste modelo de negócio
não foge muito do modelo traçado
para qualquer empresa, sendo
fundamentado em três pilares:
Analisar, Planejar e Agir.
ANALISAR1
Mais do que administrar, um bom
planejamento financeiro é mantido
sob um registro rigoroso de todas
as movimentações financeiras
da clínica. Isso significa registrar
absolutamente todas as transações
para que se consiga calcular
corretamente qual o custo de
manutenção da clínica e o retorno
financeiro obtido para arcar com
esses valores. Aqui é importante
ressaltar que esse registro – o fluxo
de caixa – será primordial para a
análise do negócio e impactará
diretamente nos resultados da
clínica.
8
PLANEJAR
AGIR
2
3
Ter controle do fluxo de caixa
possibilita ter uma visão geral da
saúde financeira do negócio, fator
indispensável para gerir uma clínica.
Visualizar receitas e despesas de
determinado período permite
realizar um diagnóstico global da
situação financeira e fazer o que é
mais importante para o crescimento
do negócio: planejar! Projetar o
fluxo de despesas e receitas em
determinado período a frente pode
ajudar a prever um saldo negativo
Estimar custos é o mesmo que ter
uma visão geral do seu serviço e,
assim, conseguir elaborar novas
estratégias para aumentar a receita e
até mesmo para controlar despesas.
Seja lá qual for seu objetivo, ele só
poderá ser alcançado por meio
do planejamento financeiro. Ao
executar as ações estratégicas, é
importante ter uma visão sistemática
capaz de revisá-las ou mudar o
caminho para alcançá-las, caso
seja necessário. Contar com ajuda
especializada também é importante,
pois um único erro no percurso
pode comprometer o plano de
em época específica ou mesmo um
caixa positivo, que será revertido
em investimento. A projeção,
portanto,entraemcenaparaajudar
a planejar os ajustes contábeis
necessários para contornar a
situação, de modo a equilibrar o
caixa e manter a saúde financeira.
Uma boa visão e entendimento do
negócio aliado a metas e objetivos
ajudam a executar o planejamento
financeiro e até atingir um fundo
de reserva.
negócios. Para não cometer erros
com a gestão financeira — como
deixar de pagar algum tipo de
imposto ou de declarar alguma
entrada de dinheiro na sua
clínica para a Receita Federal —,
é essencial ter apoio profissional.
Dependendo o porte da empresa,
um software de gestão dá conta do
recado. A tecnologia tem facilitado
bastante o registro e o acesso a
informações relacionadas ao seu
consultório, tornando o controle
e a administração cada vez mais
simples.
[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
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[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
DICAS
Invista em uma equipe afinada e preparada
a atender seus pacientes
Faça um plano de negócios com ideias,
objetivos e estratégias
Registredetalhadamentetodasastransações
financeiras da sua clínica
Faça a projeção de gastos e lucros com
metas e objetivos
Contrate um contador ou consultor
especializado
Use um software de gestão que inclua um
bom módulo financeiro
Tenha um fundo de reserva
Capacite-se sempre!
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[Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
CONCLUSÃO
Como qualquer outra empresa,
uma clínica médica demanda
planejamento, organização e uma
gestão eficiente para dar certo.
Além de um bom atendimento, bons
resultados só são atingidos com uma
gestão eficiente, principalmente a
financeira.
Desenvolva um plano de ação e faça
uma projeção dos gastos e lucros do
seu empreendimento. Ter um bom
planejamento nessa etapa é essencial
para que, no futuro, as suas previsões
sejam positivas.
A adoção de um software de gestão
para clínicas pode facilitar bastante,
ajudando na organização das
informações. De qualquer forma, os
objetivoseestratégiaspodemedevem
ser revisados temporariamente. É
sempre bom lembrar que, mesmo
para uma clínica ou consultório, um
planejamento financeiro permite que
os tomadores de decisão replanejem
as metas devido à movimentação
cíclica das receitas.
É imprescindível que as empresas
consigam visualizar a importância
de começar a planejar e controlar o
fluxo de caixa. É com esta postura
que se torna possível prever crises. E
não apenas isso:
Conhecendo bem o fluxo, é
possível planejar e investir no
crescimento da clínica.
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Guia básico-planejamento-financeiro (1)

  • 2. 3 4 5 6 9 10 11 12 A evolução do relacionamento Introdução Humanização / Fidelização Relacionamento por vários meios Mobilidade de informações Por onde começar Importância de follow-up Conclusão SUMÁRIO
  • 3. INTRODUÇÃO Independentemente da área de atuação, qualquer negócio precisa de planejamento para prosperar. Isso não exclui empresas da área de saúde. Embora possuam excelente formação técnica, médicos pouco sabem sobre empreendedorismo ou gestão dos negócios. E para piorar, por aqui, ainda é incipiente o ensino de gestão nas universidades. Além de cumprir a sua rotina com horários apertados, realizar consultas e diagnosticar com precisão, os médicos que possuem clínica ou consultório se veem frente ao desafio de cumprir tarefas de gestão e de cunho administrativos. Mesmo sendo um local de prestação de serviços, uma clínica não deixa de perder o seu caráter comercial. Por isso, ferramentas de gestão são essenciais para a sobrevivência do negócio. Mas para isso é preciso se planejar. Independentemente do tamanho da clínica ou do consultório, em 99% dos casos essas informações não são monitoradas. É aí que entra o planejamento financeiro, que nada mais é do que um processo de desenvolvimento e implementação de um plano [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios 3 Antes de fazer qualquer investimento, é importante ter bem claro o custo fixo da empresa, bem como números e metas de faturamento.
  • 4. personalizado para evitar ou resolver problemas financeiros, sempre com o objetivo de alcançar metas previamente determinadas. O planejamento financeiro nos mostra onde estamos, onde queremos ir, quando chegaremos e por qual caminho iremos. Um bom plano personalizado envolve algumas etapas. Primeiro é necessário conhecer o custo fixo da clínica ou consultório. São despesas como aluguel, condomínio, energia, funcionários, água, ou seja: valores que, independentemente do número de pacientes atendidos, a clínica sempre terá. Determinar o custo operacional da clínica é o próximo passo. Se avaliarmos o número de salas de atendimento e o período de funcionamento, chegamos ao custo decadasalaporhoradeuso.Umadica é pegar o valor de seus custos fixos e dividir pelo valor médio que recebe por suas consultas. Desta forma você saberá quantos atendimentos precisa realizar para pagar suas despesas e começar a lucrar. 4 [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
  • 5. 5 Uma vez determinados os custos fixo e operacional, é hora de analisar a viabilidade de cada procedimento. Aqui se considera a taxa de sala, os custos com equipamentos e produtos e impostos para definir o valor líquido que fica para a clínica. Muitas vezes, nessa etapa, é quando entendemos se o procedimento é viável ou não para o consultório. Além da viabilidade, os cálculos vão mostrar o histórico de prestação de cada serviço nos últimos 12 meses. Com isso, é possível entender o desempenho de cada um deles e quais são os mais rentáveis para a clínica. Com a fotografia comercial da clínica, é possível traçar um planejamento com metas e objetivos. Estabelecer essas metas é essencial para definir o faturamento dos próximos meses e, a partir daí, planejar investimentos de forma segura e estruturada. O ideal é realizar reuniões semanais para análise dos resultados da semana anterior e implementação de estratégias para as semanas seguintes. [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios Acompanhar os resultados também deve ser um exercício diário que tanto o médico como o seu staff devem fazer.
  • 6. 6 POR QUE FAZER? [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios Agora que você já possui um raio-x comercialdasuaclínicaouconsultório, é preciso fazer o planejamento financeiro para atingir as metas e objetivos traçados. Fazer previsões para todo o ciclo operacional da empresa é o primeiro passo. É necessário considerar os gastos para cada etapa dos processos utilizados na clínica e isso inclui desde pagamento dos fornecedores, dos funcionários, manutenção dos equipamentos, até a compra de produtos e insumos. É importante aqui estabelecer valores realistas para garantir o capital de giro do local. Outro ponto essencial é determinar previamente o pró-labore mensal de cada sócio. Essa definição preserva o patrimônio da clínica, uma vez que evita um dos maiores erros financeiros, que é misturar as despesas e os gastos. Confundir o caixa da sua clínica com o caixa particular dos sócios pode dificultar a visualização dos resultados da empresa e comprometer o orçamento. Manter o controle financeiro, medindo frequentemente o retorno sobre o investimento (ROI) também é primordial. Nesta etapa, uma ferramenta de gestão financeira pode ajudar a manter o fluxo de caixa e os gastos atualizados. Lidar com situações futuras também contribui para manter a sustentabilidade da empresa. Aqui se considera prever situações de maior gasto e manter uma verba para esses casos emergenciais, saber negociar os preços e os prazos com os seus fornecedores e saber sempre calcular o preço ideal para o seu produto ou serviço.
  • 7. 7 COMO FAZER? [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios É importante ter em mente que uma clínica, além de ser um local para prestar serviços médicos, é também uma empresa que demanda estratégias adequadas para manter o funcionamento e, principalmente, o lucro. Em razão disso, o planejamento financeiro deste modelo de negócio não foge muito do modelo traçado para qualquer empresa, sendo fundamentado em três pilares: Analisar, Planejar e Agir. ANALISAR1 Mais do que administrar, um bom planejamento financeiro é mantido sob um registro rigoroso de todas as movimentações financeiras da clínica. Isso significa registrar absolutamente todas as transações para que se consiga calcular corretamente qual o custo de manutenção da clínica e o retorno financeiro obtido para arcar com esses valores. Aqui é importante ressaltar que esse registro – o fluxo de caixa – será primordial para a análise do negócio e impactará diretamente nos resultados da clínica.
  • 8. 8 PLANEJAR AGIR 2 3 Ter controle do fluxo de caixa possibilita ter uma visão geral da saúde financeira do negócio, fator indispensável para gerir uma clínica. Visualizar receitas e despesas de determinado período permite realizar um diagnóstico global da situação financeira e fazer o que é mais importante para o crescimento do negócio: planejar! Projetar o fluxo de despesas e receitas em determinado período a frente pode ajudar a prever um saldo negativo Estimar custos é o mesmo que ter uma visão geral do seu serviço e, assim, conseguir elaborar novas estratégias para aumentar a receita e até mesmo para controlar despesas. Seja lá qual for seu objetivo, ele só poderá ser alcançado por meio do planejamento financeiro. Ao executar as ações estratégicas, é importante ter uma visão sistemática capaz de revisá-las ou mudar o caminho para alcançá-las, caso seja necessário. Contar com ajuda especializada também é importante, pois um único erro no percurso pode comprometer o plano de em época específica ou mesmo um caixa positivo, que será revertido em investimento. A projeção, portanto,entraemcenaparaajudar a planejar os ajustes contábeis necessários para contornar a situação, de modo a equilibrar o caixa e manter a saúde financeira. Uma boa visão e entendimento do negócio aliado a metas e objetivos ajudam a executar o planejamento financeiro e até atingir um fundo de reserva. negócios. Para não cometer erros com a gestão financeira — como deixar de pagar algum tipo de imposto ou de declarar alguma entrada de dinheiro na sua clínica para a Receita Federal —, é essencial ter apoio profissional. Dependendo o porte da empresa, um software de gestão dá conta do recado. A tecnologia tem facilitado bastante o registro e o acesso a informações relacionadas ao seu consultório, tornando o controle e a administração cada vez mais simples. [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios
  • 9. 9 [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios DICAS Invista em uma equipe afinada e preparada a atender seus pacientes Faça um plano de negócios com ideias, objetivos e estratégias Registredetalhadamentetodasastransações financeiras da sua clínica Faça a projeção de gastos e lucros com metas e objetivos Contrate um contador ou consultor especializado Use um software de gestão que inclua um bom módulo financeiro Tenha um fundo de reserva Capacite-se sempre! 1 2 3 4 5 6 7 8
  • 10. 10 [Guia Básico] Planejamento Financeiro para Clínicas e Consultórios CONCLUSÃO Como qualquer outra empresa, uma clínica médica demanda planejamento, organização e uma gestão eficiente para dar certo. Além de um bom atendimento, bons resultados só são atingidos com uma gestão eficiente, principalmente a financeira. Desenvolva um plano de ação e faça uma projeção dos gastos e lucros do seu empreendimento. Ter um bom planejamento nessa etapa é essencial para que, no futuro, as suas previsões sejam positivas. A adoção de um software de gestão para clínicas pode facilitar bastante, ajudando na organização das informações. De qualquer forma, os objetivoseestratégiaspodemedevem ser revisados temporariamente. É sempre bom lembrar que, mesmo para uma clínica ou consultório, um planejamento financeiro permite que os tomadores de decisão replanejem as metas devido à movimentação cíclica das receitas. É imprescindível que as empresas consigam visualizar a importância de começar a planejar e controlar o fluxo de caixa. É com esta postura que se torna possível prever crises. E não apenas isso: Conhecendo bem o fluxo, é possível planejar e investir no crescimento da clínica.