O documento descreve um aplicativo de acompanhamento de arquivos usando RFID para automatizar o processo e melhorar a eficiência. A tecnologia RFID permite o rastreamento automático de arquivos, inventários rápidos e localização de itens perdidos. Isso melhora a produtividade e o cumprimento de normas.

1. RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
AUTOMATIZE O ACOMPANHAMENTO
DE ARQUIVOS E PASTAS, REGISTROS
E COMPROVANTES
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
• Coleta/gerenciamento
automatizado de dados de
registros físicos
• Maior produtividade
• Menos erros de inventário
• Cumprimento normativo
automatizado e rentável
• Rápida recuperação de registros
• Integração com sistemas
empresariais relacionados,
como aplicativos de inspeção
e manutenção, para melhorar
o retorno do investimento em
tecnologia existente
MELHORE A EFICIÊNCIA E O CUMPRIMENTO DO RFID
Sejam arquivos, pastas, registros, históricos clínicos, livros, fotos, fitas, CD e DVD ou elementos
comprovatórios, em muitos setores, de uma forma ou de outra, os suportes físicos são fundamentais
para as atividades cotidianas. As informações passam por uma série de etapas de coleta, recuperação,
consulta, arquivamento e mudança de um lugar para outro para ser objeto de diferentes tipos de
processamento. Alguns destes registros físicos, como as provas judiciais, os registros financeiros ou os
históricos clínicos, exigem um acompanhamento exaustivo a fim de atender aos sistemas de custódia ou
às exigências de privacidade. Os ativos armazenados temporariamente no lugar errado podem gerar um
grande problema, pois seu pessoal precisará dedicar horas de trabalho para localizá-los, o que reduzirá
a produtividade. A situação é ainda mais grave se for analisado o risco de responsabilidade ao qual sua
organização está exposta em caso de roubo, extravio ou manipulação de arquivos críticos.
Quando os processos de arquivamento recomendados e os sistemas de controle de saída baseados na
confiança não são suficientes, as ofertas de RFID são uma resposta prática e acessível. Uma solução
de acompanhamento de arquivos RFID permite automatizar o acompanhamento de arquivos, pois
oferece processos ágeis de inventário e localização, controle de acesso baseado em regras e relatórios
completos de cumprimento. Com a tecnologia RFID, você pode evitar quase por completo a perda de
arquivos, auditar e documentar totalmente o acesso aos documentos e à rede de custódia, e melhorar a
produtividade de cada membro da equipe responsável pela manipulação de arquivos críticos.

2. RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
2
COMPARAÇÃO DE TECNOLOGIAS DE ACOMPANHAMENTO DE REGISTROS FÍSICOS
Código de barras RFID de Alta Frequência (HF) RFID de Ultra Alta Frequência (UHF)
Rendimento Baixo Limitado Alta eficiência
Alcance
O requerimento de linha de visada implica
maior processamento manual.
Restrito a dois pés; não apto para vários ambientes;
inventário e acompanhamento limitados.
De 6 a 10 pés e precisão praticamente de 100%;
apto para uma grande variedade de aplicações na
maioria dos ambientes.
Rendimento de leitura Só é possível ler um item por vez.
Baixo; não apto para a maioria das aplicações a
nível de item de grande volume.
Alto; eficiência para leituras rápidas e
simultâneas de grandes quantidades de itens.
Aptidão
Pode ser viável como solução de
backup
Dominado por sistemas de propriedade
exclusiva
Flexível e acessível
Facilidade de implantação
Fácil, embora as etiquetas possam estar
vulneráveis ao desgaste ou ao vandalismo.
Pode ser herdado em certos sistemas cooperativos
ou em grandes instituições.
Altamente escalável e flexível; apto para várias
aplicações e configurações.
Custo Econômico
Os leitores e as etiquetas de propriedade
exclusiva costumam ser muito caros para as
pequenas organizações.
As etiquetas e os leitores baseados em padrões
oferecem interoperabilidade a um preço
acessível.
Nível de desenvolvimento Desenvolvido Desenvolvido; sem evolução para o futuro Inovação comprovada e em crescimento
SETORES
Várias organizações pertencentes
a diferentes setores dependem de
arquivos, pastas e registros que
requerem exatidão no processo de
acompanhamento e localização,
entre elas:
• Órgãos governamentais
• Tribunais
• Escolas jurídicas
• Organizações de medicina
• Financeiras
• Empresas de seguros e hipotecas
• Ambientes de gabinetes
governamentais
• Bibliotecas
• Empresas farmacêuticas
• Empresas de saúde
APLICAÇÕES
• Acompanhamento, localização,
arquivamento e recuperação
automatizados e eficientes
• Cumprimento normativo
• Elaboração de relatórios
analíticos e recuperação de
estados baseados em Web
• Acesso baseado em papéis (quem
pode acessar cada registro, onde
e quando)
• Gerenciamento de saídas e
devoluções
• Facilitação do processo de
extração em grandes quantidades
• Alerta de acesso não autorizado
• Faturamento por departamento
baseado no acesso
• Gerenciamento de bandejas
reutilizáveis, recipientes e caixas
DESAFIOS DO SETOR
Um gerenciamento que implica mais do que registros
em papel
Apesar das previsões ousadas que vêm repetindo-se há
mais de 35 anos, a ideia de erradicar por completo o uso do
papel nos escritórios ainda não se tornou uma realidade.
Tampouco se prevê que possa concretizar-se no curto prazo.
Todos os países do mundo ocidental utilizam mais papel
atualmente, per capita, do que usavam há dez anos.
Mas “os arquivos, as pastas, os registros e os
comprovantes” são agora, como sempre foram, mais do
que pilhas e caixotes de papel. Em muitas empresas, os
elementos multimídia, como fotos, fitas, CD e DVD, são
agregados a este conjunto. Dentro do sistema jurídico,
os arquivos incluem provas forenses, como amostras
de sangue e pele, provas ou armas. As bibliotecas e
as entidades acadêmicas compartilham documentos e
objetos históricos insubstituíveis para realizar pesquisas
e estudos. Os documentos de fechamento de hipotecas
ou os históricos clínicos dos pacientes não só incluem
relatórios e procedimentos rotineiros como também
contratos obrigatórios assinados e outras documentações
formalizadas.
Os pontos débeis dos sistemas manuais
Embora organizações de todos os setores estejam ampliando
as iniciativas para digitalizar seus registros, o gerenciamento
de ativos de registros físicos continuará sendo uma
necessidade. Parece que quanto mais importantes são estes
ativos, mais tempo e dinheiro exigem dos sistemas manuais
de acompanhamento. E, sem dúvida, qualquer sistema que
confie em um indivíduo para controlar cuidadosamente
o processo de entrada, saída e acompanhamento de
arquivos importantes está sujeito às próprias fraquezas
dos seres humanos. Haverá erros. Existirá uma indisciplina
bem intencionada pelo simples fato de fazer o trabalho
e, infelizmente, há possibilidades de que esta mesma
indisciplina ocorra sob a forma de roubo ou manipulação.
Quando some algum documento, não só são desperdiçadas
horas de produtividade como também esta situação pode
repercutir nos prazos críticos. Um relatório de topografia
arquivado incorretamente pode atrasar o fechamento
de uma transação imobiliária. Uma ordem médica
extraviada pode atrasar um tratamento importante. O
manuseio negligente de um elemento comprobatório ou
de um documento de entrada de expediente pode exigir a
reprogramação de uma audiência. Se o arquivo que está
faltando não aparecer, o processo é paralisado.
Cumprimento normativo
Em muitos setores, o acompanhamento dos registros físicos
e dos arquivos é obrigatório, e tem implicações importantes
do ponto de vista normativo. Cumprir as leis como a Lei
de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde
ou Sarbanes-Oxley não só exige que uma organização
disponha de sistemas que garantam um acesso autorizado
aos dados confidenciais como também conte com o fato de
as organizações precisarem demonstrar este processo de
controle em revisões obrigatórias com intervalos definidos.
Os relatórios de inventário exigidos devem ser precisos e
conciliáveis. É preciso contar com sistemas que informem
transações não autorizadas em arquivos supervisionados.
Isto requer uma pista de auditoria de quem acessou o
arquivo, quando, onde e por qual motivo.
Para responder a estes desafios, muitas organizações
estão demonstrando que um sistema automatizado de
acompanhamento de arquivos baseados na tecnologia RFID
passiva de UHF é a solução mais eficaz.

3. RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
3
environments; limited inventory and tracking
RECEPÇÃO / ALOCAÇÃO
GESTÃO DE ATIVOS
PONTOS DE CONGESTÃO
LOCALIZAÇÃO
CHECK-IN/CHECK-OUT AUTOMÁTICA
RASTREAMENTO
INVENTÁRIO
RELATÓRIOS DE
CUMPRIMENTO
SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS BASEADO NA TECNOLOGIA RFID PASSIVA DE UHF
SOLUÇÃO: ACOMPANHAMENTO DE
ARQUIVOS BASEADO EM RFID
Ao utilizar a tecnologia RFID, você pode automatizar
por completo os processos de acompanhamento e
localização dos documentos e arquivos físicos, que
incluem a autorização do acesso, o registro de entradas
e saídas, a recontagem de inventário e todos os
relatórios associados. O processo de automatização
com uma precisão de praticamente 100% significa que
a cooperação por parte dos indivíduos que utilizam seus
arquivos já não será um problema. Se um documento
etiquetado estiver dentro do alcance de um leitor, será
possível capturar seus dados.
Na imagem antecedente, detalha-se como funciona
o acompanhamento de arquivos RFID dentro de uma
organização. O processo começa quando é recebido
um documento crítico. O arquivo entra no sistema de
acompanhamento de ativos RFID mediante o acréscimo
de uma etiqueta RFID passiva de UHF no registro.
As etiquetas RFID costumam ser pequenos rótulos
autoadesivos que são facilmente aplicadas em arquivos
e pastas, registros e comprovantes. A seguir, utilizando
um leitor RFID de mão ou mãos livres, o item etiquetado
entra no inventário e é incorporado à base de dados de
gerenciamento de ativos.
A partir deste momento, é possível realizar um
acompanhamento do documento na medida em que
ele é transportado para pontos críticos dentro das
instalações. Se um membro da equipe precisa consultar
o documento, pode realizar uma consulta no sistema de
gerenciamento de documentos para descobrir a última
localização do arquivo. Se a circulação de um documento
estiver sob controle, o pessoal simplesmente o solicita.
Se não for possível encontrar um documento, os
leitores RFID portáteis oferecem uma exclusiva função
de localização em forma de indicativos sonoros que
aumentam o volume, e uma barra na tela do leitor que
aumenta de tamanho quando o dispositivo se aproxima
do item extraviado; algo similar ao funcionamento do
contador Geiger. Os membros da equipe podem ainda
autorizar o acesso utilizando seus cartões de identidade
compatíveis com o RFID. Se o documento se afastar
de sua localização atual, o leitor RFID fixo atualiza
automaticamente a base de dados com informações
sobre quem pegou o documento, quando ele foi retirado
e para onde foi levado. Se não for permitido levar o
documento, automaticamente soa um alarme quando o
documento cruza uma porta de ponto crítico equipada
com um leitor RFID fixo. Não se requer um processo de
entrada e saída manual.
Podem ser emitidos avisos de vencimento se o
documento estiver fora do sistema por mais tempo do
que for permitido pelas regras empresariais. O sistema
pode ainda supervisionar a atividade do arquivo e gerar
um relatório de retenção para aqueles arquivos que
precisam ser arquivados ou destruídos. Com um leitor
RFID portátil, o inventário das áreas de armazenamento
de documentos pode ser atualizado rapidamente
e, ao mesmo tempo, podem ser gerados relatórios
regularmente para demonstrar o cumprimento normativo.
• Leitores RFID de mão e mãos livres
para a entrada, o inventário e a
localização de arquivos etiquetados
COMPONENTES DE
UMA SOLUÇÃO DE
ACOMPANHAMIENTO DE
ARQUIVOS RFID
• Leitores fixos para
a automatização do
acompanhamento de traslados
nas portas de ponto crítico ou
nos corredores, estantes e salas
de armazenamento
• Etiquetas RFID passivas de
UHF, disponíveis em diferentes
tamanhos e configurações para
se adaptar a quase todos os
tipos de registros físicos
• Software de gerenciamento
de ativos

4. RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
4
APLICATIVOS TÍPICOS DE ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS PARA RFID
ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS
TIPOS DE ARQUIVOS
• Expedientes
• Arquivos registrados
• Correspondência
• Registros financeiros
• Registros históricos
REQUERIMENTOS FUNDAMENTAIS
• Manter registros públicos de tal maneira que sejam
acessíveis, sem perder o controle sobre eles
• Demonstrar o cumprimento normativo
• Agilizar os processos para gerenciar com mais eficácia os
fundos públicos
BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RFID
• Eliminar o extravio de arquivos
• Obter um processo simples de acompanhamento e localização
• Criar pistas de auditoria de acesso aos registros públicos
• Gerar automaticamente relatórios de cumprimento
ORGANIZAÇÕES FINANCEIRAS
TIPOS DE ARQUIVOS
• Contratos
• Instrumentos financeiros
• Títulos de propriedade
REQUERIMENTOS FUNDAMENTAIS
• Gerenciar documentos respeitando prazos específicos, como
fechamentos de transações imobiliárias, operações de
refinanciamento, etc.
• Eliminar processos que consumam tempo e mão de obra para
ser mais competitivos
• Cumprir com os rigorosos mandatos normativos em relação à
privacidade e à retenção de documentos
BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RFID
• Realizar um acompanhamento de arquivos simples e eficiente
• Aumentar as atividades passíveis de faturamento (economia de
tempo e custos)
• Melhorar o tempo de resposta ao cliente
• Diferenciar competitivamente os serviços oferecidos aos clientes
• Automatizar as regras de acesso/retenção para manejar os
crescentes volumes de registros corporativos
• Gerar automaticamente relatórios de cumprimento
TRIBUNAIS E ESCOLAS DE DIREITO
TIPOS DE ARQUIVOS
• Elementos comprobatórios
• Solicitações e apresentações
• Contratos
REQUERIMENTOS FUNDAMENTAIS
• Minimizar as interrupções do pessoal, dos advogados
e dos juízes
• Manter a documentação da rede de custódia
BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RFID
• Localizar e recuperar expedientes de maneira rápida e eficiente
• Impulsionar a produtividade do pessoal
• Realizar um acompanhamento da retenção e depurar documentos
obsoletos com maior facilidade
• Melhorar o serviço prestado tanto à comunidade jurídica/judicial
como ao público
ORGANIZAÇÕES DE MEDICINA
TIPOS DE ARQUIVOS
• Históricos clínicos
• Registros farmacêuticos
• Relatórios de laboratório e de
diagnóstico por imagens
• Dispositivos médicos
REQUERIMENTOS FUNDAMENTAIS
• Cumprir com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade
de Seguros de Saúde (HIPPA) e outras regulamentações
de privacidade
• Cumprir com a responsabilidade regulamentada de
proteger os registros de pacientes contra a perda ou o
acesso não autorizado
• Controlar o acesso às informações confidenciais por
parte de visitantes, pacientes e pessoal que não
pertence ao hospital
BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RFID
• Garantir o acesso às informações clínicas sem por em risco a
privacidade dos pacientes
• Demonstrar, auditar e documentar o cumprimento normativo
• Localizar rapidamente arquivos e dispositivos com informações
clínicas críticas, e minimizar o tempo dedicado à busca
• Garantir a captura de dados para um faturamento preciso
BIBLIOTECAS
TIPOS DE ARQUIVOS
• Livros
• Jornais
• Suportes multimídia, entre
eles, CD, DVD e fitas
• Microfilmagens e fotografias
• Coleções especiais
• Documentos raros
REQUERIMENTOS FUNDAMENTAIS
• Supervisionar e proteger todos os ativos e, ao mesmo
tempo, oferecer um acesso aberto e adequado aos usuários
da biblioteca
• Esquematizar a circulação dos recursos de maneira eficiente
• Garantir que os itens possam ser localizados corretamente
dentro da coleção, de modo que os usuários também
possam encontrá-los
• Acrescentar itens à coleção de maneira eficaz
BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA RFID
• Melhorar o serviço ao cliente por intermédio de uma busca rápida
e satisfatória dos itens arquivados incorretamente
• Minimizar o custo de substituição dos ativos extraviados/roubados
• Automatizar a entrada no sistema, o registro de entradas e saídas,
e a emissão de avisos de vencimento e reserva
• Impulsionar a produtividade do pessoal

5. RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
5
CASO DE USO N° 1
GOVERNO REGIONAL SIMPLIFICA O ACESSO AOS REGISTROS E, AO MESMO TEMPO, MELHORA A SEGURANÇA
O governo regional desta comunidade sulista de rápido crescimento gerencia um depósito de registros enorme, com mais de 50.000 caixas que
contêm todo tipo de documentos, desde documentação jurídica até fotografias históricas insubstituíveis. Na época, o sistema de leitura de
código de barras para acessar o material era de vanguarda, mas o fornecedor
original não existe mais. Cada departamento mantinha seus próprios registros
do que era armazenado nas instalações: não havia uma lista principal nem uma
compilação de números para identificar as caixas ou seu conteúdo. A mudança
para um novo depósito motivou a cidade a buscar uma maneira mais eficiente
de proteger e acessar os arquivos.
Na verdade, o depósito de registros conta com leitores RFID fixos instalados
em todas as portas de entrada e saída, e em todas as fileiras, corredores e
estantes. A utilização dos leitores permite aos funcionários manter um registro
exato da localização da caixa, quando sai ou entra, e quem a retira. Por causa do
cumprimento normativo, a infraestrutura RFID de circuito fechado foi equipada
com luzes e sons para alertar o pessoal quando um usuário não autorizado
tentar levar documentos do depósito. Ao utilizar leitores RFID de mão, o pessoal
do depósito agora pode realizar um inventário completo de materiais em
questão de dias, enquanto com o sistema anterior levava meses para se realizar
a mesma tarefa.
CASO DE USO N° 2
TRIBUNAL DE CIRCUITO GERENCIA 40.000 EXPEDIENTES
O Tribunal de Circuito da jurisdição de uma importante área metropolitana realiza o acompanhamento de 30.000 a 40.000 processos por ano.
Cada novo processo começa com uma só pasta, codificada por cores e etiquetada com o nome das partes envolvidas, mas na maioria dos
casos esta pasta vai aumentando até incluir vários arquivos. Historicamente,
os dados de cada processo, o usuário atual e o estado entravam através de
processamento manual na base de dados do tribunal, e depois eram atualizados
na medida em que o caso fosse avançando. Este sistema de acompanhamento
exigia um trabalho manual intenso e raramente era infalível. Os dados
costumavam ficar desatualizados ou incompletos, e geralmente era necessário
dedicar tempo para buscar fisicamente os processos que não estavam
arquivados no local correspondente.
O tribunal decidiu automatizar o acompanhamento de processos utilizando a
tecnologia RFID. Os rótulos dos novos processos agora incluem uma etiqueta
RFID passiva de UHF. Foram instaladas antenas RFID de curto alcance nas
mesas dos funcionários do tribunal e leitores RFID fixos de grande alcance
nas principais portas de todo o edifício. Esta combinação permite realizar um
acompanhamento do movimento de cada processo, além de atualizar a base
de dados do tribunal em tempo real. A facilidade de uso do sistema foi um
fator importante na hora de conseguir uma rápida adoção, uma vez que os
funcionários nem precisam mais pensar no acompanhamento de arquivos. O
simples fato de colocar um arquivo sobre uma mesa ou passar por uma porta
com ele permite registrar automaticamente sua última localização e/ou o
usuário, melhorando consideravelmente a produtividade do pessoal.
.

6. Número de Parte: AB-FILETRK. MOTOROLA, MOTO, MOTOROLA SOLUTIONS e o logotipo do M estilizado são marcas comerciais ou marcas comerciais registradas
da Motorola Trademark Holdings, LLC e são utilizadas sob licença. Todas as outras marcas comerciais pertencem a seus respectivos proprietários. © 2012 Motorola
Solutions, Inc. Todos os direitos reservados.
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eficiência e a reduzir os custos associados ao acompanhamento e a localização de
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RELATÓRIO DE APLICATIVO
ACOMPANHAMENTO DE ARQUIVOS
CASO DE USO N° 3
EMPRESA DE SEGUROS REALIZA UM ACOMPANHAMENTO DE SINISTROS EM VÁRIAS UNIDADES
Uma empresa de seguros regional gerenciava o
acompanhamento de sinistros de uma base de dados
central, e cada uma das 35 unidades de negócio
utilizava sua própria sala de arquivos. O pessoal de cada
unidade atualizava manualmente o estado do sinistro na
base de dados registrando quem retirava os arquivos e
em qual momento para cada etapa de processamento,
que depois devolviam para a sala de arquivos
prontos para a etapa seguinte. Na teoria, os usuários
autorizados de qualquer escritório podiam averiguar o
estado atual dos sinistros simplesmente consultando
a base de dados. No entanto, o rápido crescimento e a
entrada de pessoal novo estavam causando estragos no
sistema. Aproximadamente um terço dos arquivos não
podia ser localizado na primeira tentativa. Quando um
grande lote de sinistros simplesmente “desapareceu”
porque sua saída não havia sido registrada de maneira
adequada, a empresa recorreu à tecnologia RFID com a
intenção de implantar um sistema melhor.
Para cada membro da equipe foi dado um cartão de identidade compatível com o RFID, codificado com seu nome,
autorização de acesso e função no processamento de sinistros. Quando se recebe um novo sinistro, o processo é
“aberto” na base de dados utilizando um leitor de mão para identificar a pasta etiquetada com RFID. Um leitor fixo
instalado na entrada da sala de arquivos de cada unidade de negócios realiza a leitura do cartão de identidade e dos
processos de sinistros que entram ou saem do lugar, e atualiza de maneira instantânea a base de dados central. O
acesso não autorizado ativa um alarme; se um arquivo é retirado por mais tempo do que o permitido, o usuário atual
recebe uma notificação por e-mail. Agora, a empresa inteira pode consultar o estado exato do sinistro em tempo real,
enquanto a média de tempo dedicada pelo pessoal para atualizar o estado dos arquivos foi reduzida de três horas por
semana para praticamente nada.
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