1. DEPARTAMENTO PESSOAL
CONTEÚDO
Rotinas e Obrigações do Departamento Pessoal ..... Pg. 02
Admissão ......................................................................Pg. 24
Folha de Pagamento ................................................................. Pg. 36
Férias ......................................................................................... Pg. 46
Rescisão do Contrato de Trabalho ..........................................Pg. 52
Encargos Sociais .........................................................Pg. 68
Modelos de Correspondência do Depto. Pessoal ... Pg. 93
Dicas de Departamento Pessoal ............................... Pg. 107
Segurança & Medicina do Trabalho ......................... Pg. 112
Terceirização .............................................................. Pg. 126
Departamento Pessoal – Resumo Geral .................. Pg. 129
Sites Recomendados .................................................Pg. 170

2. Rotinas & Obrigações do Departamento Pessoal
MENSAIS
Rotinas Mensais
SEFIP
GEFIP
Conectividade
CAGED
TRIMESTRAIS
Anexo da CIPA
SEMESTRAIS
Caderneta de Vacinação
ANUAIS
Escala de Férias Anual (Janeiro)
Informe de Rendimento (Janeiro)
DIRF (Março)
RAIS (Abril)
13º Salário ( 1ª parcela até o dia 30 de Novembro)
13º Salário ( 2ª parcela até o dia 20 de Dezembro)
GUARDA DE DOCUMENTOS
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3. SEFIP
Sistema Empresa de Recolhimento ao FGTS e
Informações a Previdência Social
Ele possibilitará o armazenamento e envio das informações por meio magnético (disquetes ou outras
mídias eletrônicas), garantindo integridade, melhor qualificação e maior rapidez no repasse desses
dados ao Ministério da Previdência e Assistência Social e Ministério do Trabalho e Emprego.
Facilitará, ainda, o trabalho do empregador, além de diminuir custos operacionais. Entrada de Dados
Com o SEFIP você faz o cadastramento manual de dados do responsável pela empresa, da própria
empresa e dos seus trabalhadores.
Validação
Permite a importação da base de dados do sistema de folha de pagamento da empresa. Você pode
obter o programa nas agências da CAIXA, nos bancos arrecadadores ou via Internet, no SITE
www.caixa.gov.br
Para rodar o sistema você vai precisar de:
Computador PC 386 ou superior, com 8 MB de memória RAM;
Sistema Operacional MS-DOS versão 6.0 ou superior, ou outro sistema operacional compatível;
Monitor SVGA ou superior;
Unidade de disquete de 3 ½;
Impressora laser ou jato de tinta.
Antes de instalar, confira os arquivos que compõem o KIT de instalação;
INSTALA.EXE,
HELP.SFP,
INST.SFP e LEIAME.TXT.
A instalação pode ser feita a partir de disquetes ou da unidade de disco rígido do micro.
Verifique se existe espaço em disco suficiente para a instalação (3 MB) e espaço mínimo necessário à
operacionalização do sistema, conforme a quantidade de empregados (LEIAME.TXT).
MS-DOS
Coloque o disquete no drive, em seguida digite: A:INSTALA ou B:INSTALA. Tecle <ENTER>.
Siga os procedimentos descritos nas telas que serão apresentadas.
WINDOWS 3.1 ou 3.11
Coloque o disquete no drive, em seguida digite na linha de comando do prompt do DOS: A:INSTALA ou
B:INSTALA. Tecle <ENTER>. Siga os procedimentos descritos nas telas que serão apresentadas.
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4. WINDOWS 95 ou superior
Clique nos botões Iniciar, Executar. Em seguida digite na linha de comando: A:INSTALA ou
B:INSTALA. Tecle <ENTER>.
Para a instalação através da captura de arquivo via Internet, execute o arquivo KITSEFIP.EXE, na pasta
C:DIR, onde foi efetuado o download do arquivo. Em seguida proceda à instalação a partir da unidade C
(disco rígido).
MS-DOS
Digite, no prompt, a linha de comando:C:DIRINSTALA.EXE
WINDOWS 3.1 ou 3.11
No gerenciador de arquivos, digite a linha de comando:C:DIRINSTALA.EXE
WINDOWS 95 ou superior
Clique nos botões Iniciar, Executar. Em seguida digite na linha de comando:C:DIRINSTALA.EXE Após
a instalação e antes da primeira execução, o computador deverá ser reinicializado. Para executar o
SEFIP basta digitar, de preferência a partir do prompt do MS-DOS, a linha de
comando:C:CAIXASEFIPSEFIP.EXE
No WINDOWS 3.1 ou 3.11A partir do gerenciador de arquivos, selecione Arquivo, Executar. Em
seguida digite na linha de comando:C:CAIXASEFIPSEFIP
No WINDOWS 95 ou superior
Clique nos botões Iniciar, Executar. Em seguida digite:C:CAIXASEFIPSEFIP ajuda Arquivo
LEIAME.TXT
Contém as informações básicas necessárias à instalação/configuração do sistema.
Arquivo ERROAÇÃO.DOC
Apresenta as mensagens de erro e os procedimentos necessários para a correção de erros
operacionais.
Arquivo FOLHA.DOC
Direcionado às empresas que recolhem FGTS por meio magnético, através da validação do arquivo de
folha de pagamento. Para obter informações e esclarecimentos sobre a operacionalização do sistema e
o preenchimento dos dados internos para a geração da GFIP, consulte o arquivo ERROAÇÃO.DOC.
Informações sobre o produto e respostas para as dúvidas mais freqüentes podem ser encontradas no
site www.caixa.gov.br. Sugestões podem ser enviadas através do link CONVERSE COM A CAIXA.
Horário de atendimento: 8h às 20h, de segunda a sexta, exceto nos feriados nacionais. Técnico Em
caso de dificuldade ou dúvida sobre a instalação/configuração do aplicativo, consulte o arquivo
LEIAME.TXT, na pasta de instalação do programa C:CAIXASEFIP.
Este é o manual básico do Sefip:
Se necessário, consulte o Manual do Usuário do SEFIP mais atual, disponível no site www.caixa.gov.br
• No menu Entrada de Dados, selecione a opção Responsável;
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5. • Preencha a tela Cadastro de Empresa Responsável com todas as informações do
responsável;
• Confirme o cadastramento informando S (Sim). – CASTRAR EMPRESA
• No menu Entrada de Dados, selecione a opção Empresa/Trabalhador/Alocar
Tomador;
• Tecle <F4> Novo para acessar a tela Cadastro de Empresa – dados Cadastrais;
• Preencha dos dados da empresa e confirme o cadastramento informando S (Sim).
Utilize esta opção para cadastrar todos os trabalhadores, inclusive os contratados por prazo
determinado, os agentes públicos, os trabalhadores avulsos, os autônomos e os diretores.
• No menu Entrada de Dados, selecione a opção Empresa/Trabalhador/Alocar Tomador;
• Selecione a empresa em que será cadastrado o trabalhador e tecle <ALT+R> Trabalhador;
• Tecle <F4> Novo e preencha os dados do trabalhador;
• Confirme o cadastramento informando S (Sim);
• Tecle <F4> para cadastrar o próximo trabalhador;
• Tecle ESC até voltar ao menu principal.
– ABIR MOVIMENTO
• No menu Movimento, tecle <ALT+A> para acessar a tela Movimento/Abertura;
• Tecle <F3> Novo e informe a competência, o código de recolhimento, os indicadores de
recolhimento do FGTS e da Previdência Social, e, se for o caso, o índice e a data do
recolhimento em atraso;
• Confirme a abertura do movimento informando S (Sim);
– EFTUAR LANÇAMENTO EMPRESA
• No menu Movimento, tecle <ALT+E> para acessar a tela Movimento/Empresa;
• Posicione o cursor sobre a empresa desejada e tecle <F4> Participar do Movimento
(Sim/Não);
• Tecle <F7> Informações Movimento e preencha os dados necessários na tela
Movimento Empresa – Informações Movimento, utilizando a tecla <F2> caso
necessite de ajuda;
• Confirme os dados fornecidos informando S (Sim);
• Repita os procedimentos para cada empresa participante do movimento;
– EFETUAR LANÇAMENTO TRABALHADOR
• No menu Movimento, posicione o cursor sobre a empresa desejada e tecle <ALT+R>
para acessar a tela Movimento/Trabalhador;
• Posicione o cursor sobre o trabalhador desejado e tecle <F4> Participar do Movimento
(Sim/Não);
• Tecle <F7> Informações Movimento e preencha os campos com as informações das
remunerações do trabalhador na tela Movimento Trabalhador – Informações
Movimento;
• Confirme os dados fornecidos informando S (Sim);
• Repita os procedimentos para cada empresa/trabalhador participante do movimento;
IRO
• No menu Movimento, tecle <ALT+F> para acessar a tela Movimento/Fechamento;
• Tecle <ENTER> para efetuar o fechamento;
• Confirme o fechamento, informando S (Sim).
O sistema gerará os arquivos SEFIPCR.RE e SEFIPCT.RE. que deverão ser gravados em disquete:
• Tecle <D>;
• Informe o drive onde se encontra o disquete.
Finalizado o fechamento, o sistema abrirá a opção Relatórios:
• Selecione a impressão da GFIP e tecle <ENTER>.
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6. A GFIP deverá ser entregue à rede bancária juntamente com o disquete contendo os arquivos
gerados pelo SEFIP.
Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social – GFIP
A GFIP - Guia de informações a Previdência Social foi instituída pela lei 9528/97 e é obrigatória a todas
as empresas de qualquer porte, enquadramento, atividade ou forma de tributação.
A Guia deve ser entregue, por meios magnéticos ou eletrônicos (disquete, Internet, home banking), todo
dia 7, à Caixa Econômica Federal.
A GFIP deve conter o nome de cada trabalhador, o valor do seu salário, as licenças, as férias e as
condições a que está submetido, como os agentes nocivos.
O empregador/contribuinte deverá informar, em campo próprio, os valores, na moeda da competência,
relativos à remuneração do trabalhador.
Cada GFIP, abrigando apenas uma competência, constituirá um documento de
recolhimento/individualização de valores do FGTS e informações à Previdência Social, sendo assim
autenticado pela agência bancária no ato da efetivação do depósito.
O décimo terceiro salário, inclusive suas antecipações, deverá ser informado, na moeda da competência,
separadamente da remuneração regular, em campo próprio da GFIP.
A guia deve ser entregue mensalmente por todos os empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas e
que atende a duas finalidades distintas: permitir o recolhimento do FGTS dos empregados celetistas e
trazer informações importantes para a Previdência Social.
Os registros coletados pelas informações prestadas na GFIP são incorporados ao Cadastro Nacional de
Informações Sociais - CNIS - um banco de dados que reúne informações a respeito das atividades
trabalhistas dos brasileiros.
Esses registros são importantes para a Previdência Social poder cada vez mais melhorar o atendimento
a seus segurados, pois a partir deles está sendo possível implantar um sistema que permite a concessão
automática dos benefícios previdenciários a quem por direito os obtiver, sem a necessidade destes
segurados irem aos postos de atendimento do INSS fazer a solicitação.
As empresas, por desconhecimento, muitas vezes informam apenas os dados sobre os trabalhadores
que têm carteira assinada, sem mencionar nada sobre a mão-de-obra terceirizada.
Se a empresa deixar de encaminhar informações sobre os autônomos, por exemplo, prejudica o
pagamento dos benefícios.
O documento tem duas finalidades distintas.
Primeiro, permite o recolhimento do FGTS e, segundo, informa todos os fatos geradores de contribuições
à Previdência Social, inclusive as remunerações dos trabalhadores, os valores devidos ao INSS, as
condições de trabalho, entre outras.
A partir das informações contidas na Guia, foi possível automatizar os benefícios concedidos aos
segurados, o que se traduz em melhoria na qualidade do atendimento.
Não precisam entregar o documento os contribuintes individuais que não remuneram prestadores de
serviço; segurados especiais; empregador doméstico que não optou pelo recolhimento do FGTS e
órgãos públicos em relação aos seus servidores estatutários filiados ao regime próprio de previdência.
(RE/JEF)
As empresas que não informam os dados dos trabalhadores, incluindo os autônomos, estão
cometendo crime de sonegação fiscal, punível com multas que variam de R$ 758,11 a R$
75.810,59 e reclusão dos responsáveis, entre dois e cinco anos, de acordo com a Lei de Crimes
contra a Previdência Social, em vigor.
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7. Conectividade Social
Com este software sua empresa realiza com mais rapidez, praticidade e segurança o recolhimento e a
declaração de suas obrigações sociais, por meio de conexão à Internet.
O uso do Conectividade Social está vinculado à certificação eletrônica, composta da identificação das
chaves pública e privada da empresa usuária, o que garante a sua segurança.
Para que você e sua empresa possam usufruir das vantagens do Conectividade Social é necessário
fazer, previamente, a sua certificação em qualquer agência da CAIXA.
Com o Conectividade Social você pode, inicialmente, transmitir o arquivo Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP.
Em breve poderá autorizar o débito automático em sua conta corrente, pagar a Guia de Previdência
Social, apresentar a Relação Anual de Informações Sociais - RAIS e o Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados - CAGED, além de poder retificar os dados cadastrais dos empregados da sua
empresa.
O que eu Preciso Fazer Para Usar o Conectividade Social
Primeiro baixe o arquivo (cerca de 10MB) Conectividade Social do site www.caixa.gov.br.
Para usar o Conectividade Social é necessário primeiro realizar algumas operações, mas antes siga os
passos abaixo:
1) Baixe do site da caixa um aplicativo chamado de PRÉ - CERTIFICAÇÃO, instale ele no seu
computador realize as operações solicitadas, gravando o disquete, imprima o contrato, assine e leve ele
para o gerente da caixa mais perto de você.
2) Quando o gerente devolver o disquete você devera gerar sua chave ( será gerado um arquivo com
extensão: . PRI), grave ele em um disquete e guarde em local seguro, grave uma cópia no C: de sua
máquina.
Dúvidas Mais Freqüentes
1. Qual a configuração mínima para instalação do aplicativo Conectividade Social?
· Para a instalação do programa é necessário possuir um computador com no mínimo:
· Processador mínimo: Pentium 100MHZ 640 x 480 16MB
· Recomendável: Pentium 166MHZ 800 x 600 32MB - 95/98, 64MB - NT
· Monitor de vídeo VGA 640 x 480 ou superior;
· Unidade de CD-ROM;
· Unidade de disquete de 31/2 polegadas;
· Modem;
· Microsoft Windows 95 ou superior, ou Microsoft Windows NT 4 ou superior;
· Memória RAM
· Mínimo: 16 Mb
· Recomendável: 24 Mb de memória RAM em ambiente Windows 95 ou 32 Mb em Windows NT
· Para o funcionamento do Help on line - elaborado segundo os atuais padrões da Microsoft - É
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8. necessário que esteja instalado o Internet Explorer, em sua versão 3.01 ou superior;
· Acesso à Internet.
2. Será disponibilizado o Programa Conectividade Social em Disquetes?
O aplicativo Conectividade Social tem 8,77 MB, sendo inviável sua gravação em disquetes,
portanto o aplicativo estará disponível em CD ROM, nas agências da CAIXA, ou no site
www.caixa.gov.br para download.
3. O aplicativo Conectividade utiliza o DOS ou LINUX? Pode ser utilizado no Millenium?
Ele utiliza o sistema Windows 95, NT ou superior. Sim, pode ser utilizado no Millenium.
4. O Conectividade Social funciona em Rede?
Não.
5. O programa pode prejudicar outros sistemas durante a Instalação?
Não temos conhecimento de incompatibilidade do aplicativo com outros Sistemas, no momento
da instalação.
6. No programa Conectividade Social está disponível um Manual de Utilização?
Sim. Após instalado o aplicativo a empresa deve ir em c:Arquivos de
ProgramasCaixacnsajudaobs.chm para acessar a ajuda do aplicativo.
7. Na geração do arquivo SEFIP vai solicitar o disquete. Como fazer para enviar?
A empresa tem a opção de salvar o arquivo no HD, para isso, no momento do fechamento
informa o tipo T. Quando acessar o Conectividade Social informa o caminho que está o arquivo
SEFIPCR.RE, no seu HD. Pode também salvar em disquete e no envio do arquivo pelo
Conectividade Social informar o Caminho do disquete.
8. Ao invés da utilização do disquete no envio da SEFIP poderia ser aberta uma pasta no H.D. e
todas as informações que estiverem no disquete para cada empresa estariam nesta pasta?
Pode ser aberta uma pasta no HD e quando houver o envio de RE redirecionar o endereço para
esta pasta. Cada arquivo SEFIPCR.RE deve ter um diretório específico, pois caso contrário há
sobreposição de arquivos.
9. É necessário renomear os arquivos SEFIPCR.RE para enviar pelo Conectividade Social?
Não é necessário renomear os arquivos SEFIPCR.RE para enviar pelo Conectividade Social. A
empresa pode optar por não enviar os arquivos imediatamente, sendo os mesmos armazenados
em grade. Em seguida a empresa pode enviar todos através do gerenciador de mensagens.
O programa dispõe de validação direto dos dados do programa de Folha de Pagamento ou será
necessário o preenchimento de todas as empresas dentro do Conectividade?
O Conectividade Social envia e recepciona arquivos validados pelo SEFIP. Não há necessidade
de cadastro das empresas que serão enviadas nem conexão com folha de pagamento.
10. Empresa Matriz e Filiais com recolhimentos centralizados o Conectividade também imprimirá a
REC?
A REC continuará sendo impresso pelo Programa SEFIP. O Conectividade não gera Relatórios
de Fechamento do SEFIP.
11. Não há necessidade de ter o programa SEFIP instalado na mesma máquina que o Conectividade
Social. A empresa pode fazer validação no SEFIP, gravar em disquete e enviar através do micro
que possui o Aplicativo Conectividade Social, bastando para isso informar na hora do envio o
caminho do disquete 3 1/2. É importante ressaltar que o micro onde será instalado o aplicativo
Conectividade Social tem que estar conectado a Internet.
12. A empresa utiliza sistema de Folha de Pagamento. Existe alguma alteração a ser feita neste
programa?
Não. O Conectividade transmite arquivos validados pelo Programa SEFIP, que não sofreu
alteração.
13. Quantos usuários poderão utilizar o programa?
Apesar do Conectividade não poder ser utilizado em rede o aplicativo pode ser instalado em
mais de um micro, desde que com acesso a Internet.
14. Continuará a fiscalização exigindo a guarda dos disquetes ou os relatórios emitidos substituem
os mesmos?
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9. Os arquivos em disquetes devem ser guardados para efeito de fiscalização. Os arquivos
sefipcr.re e sefipct.re também podem ser guardados em pastas específicas no HD.
15. Haverá alteração na rotina do recolhimento a partir da competência maio/2001?
Para os recolhimentos efetuados a partir de 01 Junho de 2001 os bancos arrecadadores não
estarão mais acatando a GFIP isoladamente. A GFIP somente será aceita se acompanhada do
protocolo de transmissão ou do respectivo disquete. Esclarecemos que a autorização que
tínhamos dado aos Escritórios de Contabilidade para incluir num disquete os arquivos de várias
empresas e a entrega centralizada na Agência onde o Escritório realiza o recolhimento dos seus
empregados, estava condicionada justamente a implantação do Conectividade Social.
16. Qual o custo dos serviços prestados ao Escritório?
O custo é aquele de utilização da linha telefônica, ligada a Internet.
17. Ao transmitir os arquivos do SEFIP pelo Conectividade Social o Banco acatará a entrega da Guia
sem o disquete?
Foi acordado com a FEBRABAN que os Bancos deverão acatar a Guia sem o disquete mediante
apresentação do Protocolo de Envio de Arquivo, ou a GFIP acompanhada do disquete.
18. O recolhimento de Guias Declaratórias serão realizados com os mesmos procedimentos?
Os arquivos declaratórios podem ser enviados pelo Conectividade Social? Os arquivos
declaratórios podem ser enviados através do Conectividade Social, não havendo necessidade de
entrega das Guias nas Agências, sendo necessária a guarda do Protocolo de Envio para efeito
de Fiscalização do INSS.
19. A partir de quando poderei utilizar o Conectividade Social?
A partir do momento em que é gerado o certificado digital a empresa já pode acessar o Aplicativo
Conectividade Social e enviar os arquivos.
20. Se o Escritório é individual, não possui CNPJ, como obter o certificado?
Para obtenção do certificado digital pode ser utilizado CPF, CEI ou CNPJ.
21. O Escritório Contábil precisará de uma autorização da empresa para ter acesso ao
Conectividade Social?
Neste primeiro momento, conforme acordado com o SESCON/SP e para eliminar a necessidade
de envio de disquetes deverá ser certificado somente o Escritório de Contabilidade. Após a sua
certificação, poderão enviar os arquivos de todas as empresas clientes e haverá o retorno do
saldo das contas vinculadas relativas a essas empresas.
22. As empresas clientes dos Escritórios contábeis precisarão se certificar?
Futuramente será necessário a certificação inclusive das empresas clientes dos Escritórios de
Contabilidade, principalmente quando outras funcionalidades forem disponibilizadas, no entanto,
recomendamos para as empresas que já quiserem se certificar, dirigir-se a qualquer agência da
CAIXA.
23. O certificado deverá ser do Escritório ou dos clientes?
O certificado digital gerado para o Escritório Contábil pertence ao Escritório.
24. Ao receber o certificado digital a empresa fica vinculada ao Escritório Contábil? Posteriormente o
certificado digital desta empresa poderá ser utilizado por outro Escritório , no caso do cliente
migrar?
Ao receber o certificado digital a empresa está apta a ela mesma usufruir dos benefícios do
Conectividade Social. Caso a empresa mesmo estando certificada, desejar que o seu Escritório
Contábil efetue a transmissão, não tem problema algum. Quando da implantação do débito
automático a empresa deverá passar uma procuração digital ao Escritório. Esta rotina ainda está
sendo elaborada e deverá ter seus detalhes divulgados oportunamente.
25. A empresa certificada que não é Escritório Contábil pode enviar arquivos de outras empresas?
Se a empresa certificada for responsável pela geração do arquivo de outras empresas pode
enviar todos pelo Conectividade Social.
26. O usuário do Conectividade Social precisa ter conta na Caixa Econômica Federal?
Não há necessidade do usuário do Conectividade Social possuir conta na CAIXA.
27. A partir do momento em que a empresa é cadastrada no Conectividade Social ela estará
obrigada a sempre recolher o FGTS pelo aplicativo ou poderá utilizar a entrega em disquetes?
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10. A empresa que instalar o Conectividade Social poderá utilizar a entrega em disquetes caso haja
algum problema, no envio. No período em que a empresa estiver enviando arquivos pelo
Conectividade Social não deverá entregar em disquete.
28. O pagamento das guias não será na Internet?
Nesta Versão do Conectividade Social não está sendo implantado o débito em Conta Corrente,
mas esta funcionalidade estará disponível em breve.
29. Quando estiver disponível o débito em conta é obrigatório a empresa ter conta na CAIXA?
Não.
30. O pagamento da GFIP poderá ser feito em outros Bancos, além da CAIXA?
Sim, desde que a empresa entregue juntamente com a Guia o Protocolo de envio de arquivo.
Qual o procedimento para que a empresa autorize o débito em conta? Qual a documentação que
deve ser apresentada para débito em conta?
Ainda está sendo definida a sistemática do débito em conta.
31. Se a empresa implantar o Conectividade Social, como será feito o pagamento do FGTS, já que o
débito em conta não está disponível?
A empresa que implantar o Conectividade Social terá seu arquivo enviado pelo aplicativo e
deverá levar a GFIP e protocolo de envio para pagamento nos Bancos conveniados.
32. Quando uma empresa está localizada em outro Estado, mas recolhe a GFIP em São Paulo,
como fica a Base Padrão?
A Base Padrão será aquela em que é feito o pagamento da GFIP, no exemplo citado, São Paulo.
33. A empresa é sediada em Campinas, recolhe sempre em Campinas, mas em um mês recolheu
em São Paulo. Tem problema?
Sim, pois se a empresa efetuou o recolhimento em outra Base do FGTS, será aberta uma nova
conta para a empresa e para os trabalhadores, gerando a necessidade futura de solicitar a
transferência para a Base de origem, nesse exemplo, Campinas. Dessa forma desaconselhamos
este procedimento.
34. Qual o procedimento para empresas que possuam filiais em outras localidades?
Se a empresa faz o recolhimento de todas as filiais em uma única localidade esta tem que ser a
Base Padrão para envio de todos os arquivos. Se cada filial efetua o pagamento do FGTS na
sua localidade a Base Padrão deve ser informada de acordo com a localidade de pagamento da
GFIP na hora do envio do arquivo pelo Conectividade Social.
35. Como vou saber qual a base de FGTS que determinado município está vinculado?
Esta GIFUG/SP está disponibilizando no site www.sescon.org.br a relação dos municípios
vinculados a sua base de FGTS dentro do estado de São Paulo.
36. Quando a empresa não efetuar o recolhimento do FGTS a RE deverá ser transmitida?
Quando a empresa não efetuar o recolhimento do FGTS deve informar os valores devidos a
Previdência Social. Neste caso deve gerar um arquivo declaratório, no SEFIP, e enviar através
do Conectividade Social.
37. Até quando posso entregar meus arquivos em disquete? Quando será obrigatório o envio de
arquivos pelo Conectividade Social?
O Conectividade Social é um meio de entrega de arquivos do FGTS. A empresa pode fazer
opção entre o envio pelo Conectividade Social ou entrega em disquetes. Ainda não foi
determinada a obrigatoriedade da utilização do aplicativo.
38. Quando o recolhimento não foi efetuado, mas o arquivo foi enviado como proceder? Há
problema de duplicidade de arquivos?
Quando o arquivo foi enviado, mas a guia não foi paga no prazo tem que ser gerada uma nova
Guia para pagamento em atraso, enviado novo arquivo e consequentemente novo protocolo,
pois o arquivo anterior será excluído da base. Não há problema de duplicidade de arquivo, pois
aquele que não tiver o recolhimento da GFIP correspondente será excluído.
39. Haverá problema se forem enviados arquivos mais de uma vez?
Arquivos enviados em duplicidade geralmente demoram mais para processamento, pois têm que
ser analisados. Por isso é necessário que a empresa tenha cuidado ao enviar os arquivos para
que o processamento dos mesmos ocorra de maneira tempestiva.
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11. 40. Como proceder quando já sei que o cliente não efetuará o recolhimento dentro do prazo? Faço a
transmissão do arquivo antes ou apenas com a data de recolhimento quando efetuada?
O Escritório Contábil deverá transmitir um arquivo declaratório do cliente e quando o mesmo
efetuar o recolhimento deverá ser gerado um arquivo 115 em atraso, imprimindo a guia e o
protocolo de transmissão, para pagamento, porém arquivos pagos no prazo a data máxima é o
dia 07. Para pagamentos em atraso a data máxima é o dia do pagamento da Guia. Se o
fechamento ocorre antes do final do mês o arquivo pode ser enviado imediatamente.
41. Quanto ao pagamento em atraso, não pode ser enviado o arquivo com data posterior, já que a
tabela serve para o mês todo?
A tabela para recolhimento em atraso faz o cálculo de multa e JAM diários. Por esse motivo o
arquivo enviado deve ser sempre o correspondente data do pagamento da GFIP. Se a Guia não
for paga na data informada o arquivo deve ser validado novamente no SEFIP. E enviado com a
data de pagamento da GFIP em atraso.
42. Quando ocorre a verificação da Versão atualizada do SEFIP, no Conectividade Social? Como
fazer com arquivos rejeitados gerados em Versões anteriores do SEFIP?
Quando o cliente vai enviar RE pelo Conectividade Social é verificada a última versão do SEFIP.
Se o cliente tiver com versão anterior a atual é enviada uma mensagem de erro e o arquivo não
pode ser enviado através do Conectividade Social. Neste caso o cliente deve validar o arquivo
em versão atualizada, já disponibilizada pelo próprio Conectividade Social. É bom lembrar que
grande parte das rejeições serão eliminadas com a utilização do Conectividade Social, pois as
mensagens de rejeição de arquivos danificados serão verificadas e criticadas na hora do envio
do arquivo pelo Conectividade Social.
43. Qual a data máxima para a transmissão de arquivos? Como há fechamento de algumas folhas
antes do dia 28 de cada mês posso enviar a RE nesse momento, antes do final do mês?
Para arquivos pagos no prazo a data máxima é o dia 07. Para pagamentos em atraso a data
máxima é o dia do pagamento da Guia. Se o fechamento ocorre antes do final do mês o arquivo
pode ser enviado imediatamente.
44. Qual o horário para transmissão dos arquivos?
A transmissão de arquivos pode ser feita em qualquer horário.
45. Caso o Escritório não consiga transmitir o arquivo para a CEF devido a grande quantidade de
acesso, como proceder? Existe alguma multa ?
Lembramos que o Escritório deverá anexar à GFIP o protocolo de transmissão. O arquivo
poderá/deverá ser transmitido antes do dia do recolhimento. Caso ocorra algum imprevisto que
não permita a transmissão, utilizar o disquete.
46. Quando a contabilidade tem vários clientes fazemos a GFIP e o disquete e enviamos a empresa
para que a própria efetue o pagamento. Com a Conectividade como devemos agir?
O Escritório Contábil faz o envio do arquivo, imprime o protocolo detalhado por CNPJ, anexa à
GFIP e encaminha ao cliente. O cliente vai entregar no Banco a Guia e o protocolo de envio.
47. O Escritório Contábil gera um único arquivo SEFIP de todas as sua empresas/Clientes. O
protocolo que será enviado com a Guia de Pagamento será único para todos ou individualizado
por empresa?
Há três maneiras de geração do Protocolo de envio de arquivos pelo Conectividade Social:
- protocolo resumido por responsável
- protocolo consolidado por CNPJ
- procolo impresso
Qual o prazo de recepção do arquivo retorno para a empresa que transmitiu seus arquivos pelo
Conectividade Social?
1. O retorno dos arquivos enviados pelo Conectividade Social, referentes aos
pagamentos efetuados entre os dias 1º e 07, ocorrerá aproximadamente entre o
dia 05 e 10 do mês subsequente ao do recolhimento.
2. Os arquivos retorno serão recebidos em mais de uma máquina?
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12. Os arquivos retorno estão na CAIXA postal REMOTA. Não há vinculação dos
arquivos transmitidos com a máquina e sim com a CAIXA POSTAL, exceto
quando as máquinas estiverem utilizando certificado digital distinto.
3. Como posso tratar os dados do arquivo retorno recebido através do
Conectividade Social ?
Inicialmente o usuário deverá salvar o arquivo retorno preferencialmente na
pasta padrão do programa SEFIP (C:CAIXASEFIP), para tanto, no
Conectividade Social clicar no ícone "Consulta do retorno de RE" e em seguida
no botão salvar. Feito isto, execute o programa SEFIP e no menu Retorno
execute a opção Carga de Retorno, informando o caminho onde se encontra o
arquivo. Ao término da carga, ficará disponível na opção Consultas/Relatórios,
os relatórios de informação de saldo por empresa e por empregado.
4. O arquivo retorno será enviado para a Caixa Postal da Empresa ou do
Escritório? No caso de Escritório Contábil será necessário um endereço para
cada empresa?
O arquivo retorno será postado na caixa postal do usuário vinculado ao
certificado digital. Neste caso se o Escritório estiver cadastrado o retorno das
empresas serão postadas na caixa postal do Escritório.
5. A DRT aceita a informação de saldo para fins rescisórios disponibilizado no
arquivo retorno disponibilizado pelo Conectividade Social?
A CAIXA já comunicou às DRT a informação de saldo das contas vinculadas
disponibilizadas às empresas pelo Conectividade Social. Esclarecemos que às
sub-delegacia tem competência para solicitar qualquer outro documento julgado
necessário para efetuar a homologação, além do saldo disponibilizado. Se
houver a solicitação do extrato da conta vinculada, recomendamos que o
trabalhador apresente no ato da homologação.
6. Um Escritório com vários clientes deverá solicitar um certificado digital para cada
cliente para acesso de retorno de arquivos?
O retorno é feito mediante arquivos de empresas que foram enviadas, não
havendo necessidade das mesmas estarem cadastradas no Conectividade
Social. O retorno destas empresas será disponibilizado na Caixa Postal do
Escritório Contábil.
7. O saldo do FGTS de cada funcionário estará disponível a qualquer momento e
atualizado?
O saldo do trabalhador vai estar disponível sempre com a atualização presente
no último arquivo retorno gerado.
8. Se o funcionário tiver mais de uma conta na empresa, no retorno ele receberá o
saldo das duas contas para fins rescisórios? O saldo do arquivo retorno será de
todos os trabalhadores?
O arquivo retorno trás todos os empregados da empresa que efetuou o
recolhimento. No retorno é apresentado o saldo de todas as contas do
trabalhador vinculado na empresa. No arquivo retorno não são listados
trabalhadores com PIS zerado, PIS inválido, trabalhador com afastamento
definitivo e não optantes.
9. Os dados cadastrais incorretos dos empregados poderão ser corrigidos pelo
Conectividade?
Os dados cadastrais incorretos dos empregados podem ser corrigidos no
Programa SEFIP, através do registro 13, e após geração do SEFIPCR.RE este
arquivo pode ser enviado pelo Conectividade Social.
10. A unificação de contas dos empregados poderá ser feita pelo Conectividade
Social?
A unificação de Contas não é possível nessa versão. Para tanto a empresa
deverá acertar os dados cadastrais das contas duplicadas, através do registro
13 do SEFIP e solicitar a fusão através de formulário próprio na agência.
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13. 11. Quando deveremos utilizar os formulários RDE/RDT/RRD?
Quando a alteração não estiver contemplada no registro tipo 13 do SEFIP, ou
quando houver necessidade de alteração/retificação imediata visando liberação
de valores.
12. Este aplicativo pode ser instalado na empresa sem intermediação do Escritório
Contábil? Terá uma pessoa da Caixa para explicar o aplicativo?
O aplicativo pode ser instalado na empresa, mas a mesma tem que ter o
certificado digital. Dúvidas sobre a instalação e navegação do Conectividade
Social devem ser direcionados para o telefone 0800561041.
13. As agências da Caixa já estão preparadas para emitir o certificado digital? Quem
procurar na Agência?
As agências da Caixa estão preparadas para emitir o certificado digital. As
empresas devem procurar um Gerente ou Responsável pela Conectividade
Social.
14. Fiz um download do Conectividade Social na Internet. Ao instalar o programa
aparece a seguinte mensagem: " Digite o caminho onde se encontra o
Certificado Digital"
Para continuar precisa fazer a certificação junto à CAIXA? Vai ocorrer mesmo
problema com o CD? Para continuar o procedimento é necessário se dirigir a
uma agência da Caixa com a documentação necessária e solicitar a sua
Certificação. A instalação com o CD apresenta a mesma mensagem.
15. Tem alguma empresa que possui parceria com a Caixa para instalação do
Conectividade Social? Alguns Escritórios contábeis estão recebendo ligações de
empresa que diz prestar este serviço do Conectividade Social.
Não existe parceria entre a Caixa e outras empresas para instalação do
Conectividade Social. A instalação é feita pela própria empresa através de
download do aplicativo constante na Internet ou através de CD ROM distribuído
pelas agências da Caixa. Não é necessário preenchimento de ficha de cadastro,
pois este preenchimento ocorre via on-line, nas agências da Caixa.
16. Como proceder quando a empresa utiliza o sistema IC400?
As empresas que utilizam o IC400, transmitem via EDI, devem se cadastrar no
Conectividade Social pois a transmissão via EDI será aceita até 01 julho de
2001.
17. Como fica o recolhimento do FGTS rescisório? A informação deve ser enviada
pelo Conectividade?
A GRFP continua sendo recolhida em papel.
18. Empresas com vários tomadores de serviços que entregam um disquete para
cada tomador continua sendo enviado um arquivo Conectividade para cada um?
Sim.
19. Para entrega de um SEFIP complementar há necessidade de geração de um
novo protocolo?
Sim.
20. O Conectividade Social atualiza as tabelas do SEFIP ou tem que fazer download
do site da Caixa, como acontece atualmente?
O Conectividade Social faz transmissão de arquivos validados pelo SEFIP e
recepção de arquivo retorno. Os procedimentos adotados para atualização das
tabelas do SEFIP continuam os mesmos.
21. A rejeição do arquivo é informada no momento do envio.
22. Um arquivo referente a disquete danificado de competências anteriores, ou
arquivos não individualizados podem ser enviados novamente a CAIXA pelo
Conectividade Social?
Sim.
23. As Guias DERF, continuam sendo recolhidas pelo formulário ou o Conectividade
Social permite o envio?
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14. O DERF continua sendo recolhido somente através de formulário.
24. É possível atualizar endereços de funcionários através do SEFIP? Como fica no
Conectividade Social?
As empresas que desejarem atualizar o endereço de seus trabalhadores
atualizar o endereço, deverão utilizar o registro 14 do SEFIP, fazer o fechamento
do arquivo e enviar pelo Conectividade Social.
25. Com a transmissão dos arquivos pelo Conectividade Social os valores irão
automaticamente para conta do trabalhador ou só após o recolhimento em rede
bancária?
Os valores só serão creditados nas contas dos trabalhadores após pagamento
da GFIP na Rede Bancária Credenciada e cruzamento das informações do
arquivo transmitido com a guia arrecadada.
26. Por que o documento do PIS não foi tratado no Conectividade Social, já que vai
ser fácil o acesso com a CAIXA?
O Conectividade Social está na primeira versão. Serão incorporadas novas
funcionalidades ao aplicativo.
27. A CAIXA possui sistema semelhante ao Conectividade Social que disponibiliza
Via Internet o cadastramento de Trabalhadores no PIS e a pesquisa de Inscrição
já existentes?
Estas funcionalidades estão previstas, mas não temos definição se serão
disponibilizadas no aplicativo ou no site da CAIXA na Internet.
28. Como devemos proceder com empresas que recolhem o FGTS dos funcionários
somente no momento de dispensa?
Neste caso as Guias devem ser geradas para pagamento nos Bancos
Credenciados e os arquivos enviados pelo Conectividade Social no dia do
Pagamento.
29. O Conectividade Social poderá ser utilizado para quem recolhe empregado
doméstico?
Sim.
30. A certificação da empresa pode ser efetuada por um funcionário ou somente por
um dos sócios?
A certificação deve ser efetuada pelo representante legal da empresa.
31. Caso o Representante Legal não possa ir a CAIXA para retirar o certificado pode
ser feito através de Procuração?
Sim, desde que apresente a documentação da empresa, além da procuração
reconhecida em cartório e com poderes específicos para obter a Certificação do
Conectividade Social.
32. Qualquer provedor poderá ser utilizado ?
Sim.
33. Neste aplicativo poderemos obter certidão Negativa de Débito?
Neste momento não, porém o CRF já está disponível para consulta/emissão no
site da CAIXA, no endereço www.caixa.gov.br .
34. O programa SEFIP continuará sendo utilizado para geração de arquivos?
Sim. O programa permanece o mesmo. O que altera é o meio de apresentação,
substituindo-se o disquete pela Internet.
35. O Conectividade Social substitui o Linha Azul? Ele tem a mesma funcionalidade?
O Conectividade Social vai substituir o Linha Azul, pois também além de trazer o
saldo das Contas Vinculadas serão agregadas inúmeras outras funcionalidades.
36. Após a entrega do arquivo, como proceder caso haja alguma alteração ou
necessidade de inclusão de empregado?
Se essa alteração resultar em alteração de valor a recolher, deverá ser gerado
novo arquivo e imprimir nova guia de recolhimento. Caso o valor do primeiro e
segundo arquivo seja o mesmo a alteração deverá ser feita através dos
formulários de retificação.
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15. 37. As empresas clientes do Escritório Contábil terão acesso aos dados de seus
trabalhadores via Internet?
O acesso ao saldo/extrato do FGTS somente está disponível na Internet ao
próprio trabalhador. As empresas clientes do Escritório Contábil, se transmitirem
o arquivo SEFIP, terão acesso ao arquivo retorno, onde constará o saldo para
fins rescisórios dos seus empregados. Se a transmissão for feita pelo Escritório
Contábil o arquivo retornará somente para o Escritório.
38. Uma vez que a informação do extrato via Internet é somente para o trabalhador,
como ele poderá acessá-la?
Para o trabalhador ter acesso a obtenção de Extrato da(s) sua(s) conta(s)
vinculada(s) do FGTS, ao saldo da conta do PIS, a efetuar alteração de
endereço, de E-mail e de telefone celular pela Internet, no site da CAIXA
(www.caixa.gov.br) o mesmo deverá, inicialmente, obter a Senha do Cartão do
Cidadão em qualquer agência da CAIXA, munido da Carteira de Trabalho,
Carteira de Identidade, CPF e comprovante de residência. Após o
cadastramento da Senha, o acesso à Internet deverá ocorrer a partir do dia
seguinte. Posteriormente a CAIXA enviará para a residência do trabalhador o
Cartão do Cidadão, que possibilitará obtenção do extrato do FGTS e PIS
também no terminais das agências da CAIXA, assim como efetuará saques do
FGTS, PIS e Seguro Desemprego nas agências da CAIXA e nas Casas
Lotéricas.O Saldo da Conta Vinculada do FGTS também será enviada
futuramente ao E-mail e telefone celular cadastrados pelo trabalhador, via
Internet.
39. Por que a CAIXA não disponibiliza o extrato analítico no Conectividade?
Porque já é fornecido bimestralmente a todos os trabalhadores o Extrato do Trabalhador. Caso
algum trabalhador não esteja recebendo o Extrato, dirigir-se a qualquer agência da CAIXA para
atualizar o seu endereço, munido do comprovante de residência, do CPF, da Carteira de Identidade
e Carteira de Trabalho. Será atualizado os dados cadastrais e o endereço, visando o recebimento do
Extrato Bimestral e o cadastramento da Senha do Cidadão e envio do Cartão do Cidadão.
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados
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16. O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED foi instituído pela lei 4.923/65, que
instituiu o registro permanente de admissões e dispensas de empregados sob o regime de CLT.
As informações do CAGED são utilizadas pelo governo para:
- Conferir os dados e liberar benefícios como o Seguro Desemprego;
- Pesquisas e estudos sobre o mercado de trabalho;
- Elaboração de políticas de emprego e salário.
Deverão informar ao Ministério do Trabalho todo estabelecimento com empregados cujos contratos
sejam regidos pela CLT e que tenha admitido, desligado ou transferido empregados.
As informações deverão ser fornecidas , de preferência, através da Internet, de disquete ou fita
magnética.
O prazo de entrega é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência.
De acordo com a lei 4.923/65, no artigo 10, parágrafo único, a empresa que não comunicar ao Ministério
do Trabalho a dispensa ou admissão de empregados até o 15º dia do mês subsequente àquele em que
ocorrer a movimentação, esta sujeita à multa automática, calculada por empregado na seguinte
proporção:
PERIODO DE ATRASO VALOR
Até 30 dias R$ 4,42
De 31 a 60 dias R$ 6,70
Acima de 60 dias R$ 13,40
Para se calcular o tempo de atraso, deve-se iniciar a contagem a partir da data máxima permitida para
postagem das informações, ou seja o dia 15 do mês subsequente à movimentação omitida.
Multiplicar o valor pelo número de empregados omitidos.
Efetuar o pagamento da multa no através do DARF, informando no campo 04 o código 2877, e no campo
14 "multa automática lei 4.923/65"; procurando fazer o pagamento da multa no mesmo dia da postagem
das informações.
Anexar a 2ª via do DARF na cópia do CAGED para comprovação junto a fiscalização do Ministério do
Trabalho.
Na Internet no site do ministério do trabalho no endereço: www.mte.gov.br existe o aplicativo CAGED
para geração do arquivo e do CAGEDNET para o envio do arquivo ao ministério do trabalho.
Rotinas E Obrigações
Trimestrais
- Encaminhar o anexo I da CIPA na DRT (Delegacia Regional do Trabalho) nos meses de:
Janeiro, Abril, Julho e Outubro.
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17. Semestrais
- Caderneta de vacinação em Maio e Novembro
Anuais
- Escala de Férias anual (Janeiro)
- Informe de rendimentos (Janeiro)
A pessoa física ou jurídica que pagar rendimentos com retenção do Imposto de Renda na Fonte, deverá
fornecer à pessoa beneficiária, até o dia 28 de fevereiro de cada ano, ou por ocasião da rescisão do
contrato de trabalho, documento comprobatório em duas vias, com indicação da natureza, montante do
rendimento, das deduções e do imposto de renda retido no ano anterior, discriminando os meses de
pagamento.
O valor informado do imposto de renda retido na fonte, em cada mês devera ser àquele efetivamente
recolhido, descontado se for o caso, para acerto do valor da retenção efetuada a maior, a parcela
restituída pela fonte pagadora, no mês seguinte.
No caso de rendimentos ou ganhos de capital pagos por pessoas jurídicas, não sujeitos a retenção do
imposto de renda na fonte o comprovante deverá ser fornecido no mesmo prazo ao beneficiário.
A fonte pagadora que deixar de fornecer aos beneficiários, dentro do prazo, ou fornecer com inexatidão o
documento ficara sujeita ao pagamento de uma multa de 35 UFIR’s por documento.
A fonte pagadora que prestar falsa informação sobre o imposto de renda retido na fonte será aplicada
multa de 150% sobre o valor que for indevidamente pleiteado como restituição ou redução do imposto
devido.
Na mesma penalidade incorrerá aquele que se beneficiar da informação, sabendo ou devendo saber da
falsidade.
A empresa que efetuar pagamento de serviços a trabalhador autônomo poderá, opcionalmente fornecer
ao beneficiário o RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo como comprovante.
O comprovante de rendimentos pagos e de retenção na fonte poderá ser impresso em tinta preta e papel
branco no formato 21,0 X 29,7 cm, com as características do modelo constante na página Receita
federal , podendo ser por equipamento de processamento de dados.
Uma dica: baixe o programa da DIRF do site da receita federal que lá tem o comprovante.
- DIRF (Mês de Março)
As pessoas físicas ou jurídicas são obrigadas a prestar aos órgãos da secretaria da receita federal, no
prazo legal, informações sobre os rendimentos que pagaram ou creditaram no ano calendário anterior,
por si ou como representantes de terceiros, com indicação da natureza das respectivas importâncias, do
nome, endereço e número de inscrição no cadastro de pessoas físicas - CPF ou no cadastro geral de
contribuintes - CGC, das pessoas que receberam, bem como do imposto de renda retido na fonte.( decr.
lei 1968/82 art. 11 e 2065/83 art. 10)
São obrigadas a prestar estas informações:
A) As caixas, associações e organizações sindicais de empregados e de empregadores que
interfiram no pagamento de remuneração a trabalhadores que prestem serviços a diversas
empresas, agrupados ou não em sindicato, inclusive estivadores, conferentes e
assemelhados. ( lei 3807/60 art. 4º e 4357/64 art. 16 § único)
B) As empresas de administração predial, sobre os aluguéis recebidos por conta de seus
clientes, com indicação de nome e endereço dos mesmos e das importâncias
discriminadas por unidade imobiliária.( decr. lei 5844/43 art.111 " C")
Deverão ser informados:
- Os ordenados, gratificações, bonificações, interesses, comissões, honorários,
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18. percentagens, juros, dividendos, lucros, aluguéis e quaisquer outros rendimentos.( decr. lei 5844/43 art.
108 § 1º)
A informação devera abranger as importâncias em dinheiro, pagas para custeio de viagem e estada, no
exercício da profissão, bem como as quotas para constituição de fundos de beneficência.( decr. lei
5844/43 art. 108 § 2º)
Salvo quanto a juros, dividendos, lucros e aluguéis, não serão prestadas informações sobre os
rendimentos pagos, quando as respectivas importâncias não excederem mensalmente o valor do limite
de isenção previsto na tabela mensal do imposto, desde que as pessoas que os tiverem recebido não
tenham percebido rendimentos de outras fontes.( lei 2354/54 art. 31)
Ignorando o informante se houve pagamento por outra fonte, deve prestar informações sobre os
rendimentos que pagou.(decr. 5844/43 art. 108 § 108 § 4º)
Quando os rendimentos se referirem a residente ou domiciliado no exterior, o informante mencionara
essa circunstancia, indicando o nome, CPF ou CGC e endereço do procurador a quem foram pagos.(
decr. lei 5844/43 art. 108 § 5º )
A informação devera ser prestada nos prazos fixados via Internet ou disquete aprovados pela secretaria
da receita federal.( decr. leis 1.968/82, art. 11 § 1º e 2.065/83 art. 10).
As irregularidade sujeitas ao pagamento de multa são:
- Numero de inscrição no CPF ou no CGC, tanto do declarante como do beneficiário não informado,
incompleto ou invalido.
- Que deixarem de fornecer as informações e nos prazos fixados, ou deixarem de prestar
esclarecimentos aos órgãos da receita federal.
As multas serão de 650,34 a 3.251,84 UFIR, conforme o decreto lei 2303/86, art. 9º e lei 8383/91 art. 3º
item I.
Nota: Valor da Última Ufir: R$ 1,0641
RAIS - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (Abril)
De acordo com o decreto 76.900 de 23.12.75, os empregadores em geral deverão fornecer as entidades
governamentais da área social por meio da RAIS, as informações solicitadas referentes a cada um de
seus empregados, com as quais manterão ou mantiveram relação de emprego durante qualquer período
do ano base.
A RAIS serve como instrumento de coleta de dados indispensáveis para atender a necessidades tais
como:
- Exigências da legislação da nacionalidade do trabalho
- Fornecimento de subsídios para controle dos serviços relativos ao FGTS
- Fornecimento de subsídios para os sistemas de arrecadação e de concessão de benefícios
previdenciários
- Estudos técnicos de natureza estatística e dos serviços especializados dos ministérios
- Identificação do trabalhador com direito ao abono sal PIS/PASEP, previsto no artigo 139 da CF 88
São definidos como empregadores:
- Entidades publicas ou privadas
A) Públicos
- Órgãos da administração direta ou indireta dos governos federal, estadual ou municipal;
- Fundações e entidades criadas por lei com atribuições de fiscalização do exercício de profissões
liberais.
B) Privadas
- Todos os empregadores conforme definidos na CLT
- Empresas individuais inclusive as que não possuem empregados
- Autônomos e profissionais liberais que mantiveram empregados no ano base
- Condomínios e sociedades civis
- Empregadores rurais pessoas físicas
- Cartórios extra oficiais
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19. O empregador isento de inscrição no CNPJ e identificado pelo numero de matricula no Cadastro
Especifico do INSS - CEI, incluindo condomínios, obras, e empregadores pessoas físicas, urbanas e
rurais.
A empresa/entidade que possui filiais, agencias ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente por
estabelecimento (local de trabalho), entendidos como tais todos aqueles sujeitos a inscrição no CNPJ na
categoria de órgão estabelecimento. No caso dos órgãos da administração direta ou indireta a RAIS de
cada órgão estabelecimento deve ser fornecida por local de trabalho dos empregados.
A responsabilidade de informação a RAIS quanto aos dados cadastrais dos empregados, seus vínculos
e remunerações e da empresa incorporada ou da empresa que sofreu o processo de fusão. A partir
deste momento, a incorporadora e a empresa resultante do processo de fusão são responsáveis pelas
informações referentes ao período posterior, caso os empregados tenham sido absorvidos.
São definidos como empregados:
- Empregados contratados sob o regime de CLT, por prazo determinado, ou indeterminado, inclusive a
titulo de experiência.
- Serviços estatutários da administração publica direta ou indireta : Federal, Estadual , Municipal.
- Trabalhadores avulsos administrados pelo sindicato da categoria)
- Empregados de cartórios extra oficiais
- Empregados temporários regidos pela lei 6019 de 03.01.74
- Diretores sem vinculo empregaticio, para os quais a empresa recolha FGTS
- Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador rural lei 5.889 de 08.06.73
Não deverão ser relacionados na RAIS:
- Diretores sem vinculo empregaticio
- Autônomos
- Eventuais
- Estagiários
- Ocupantes de cargos eletivos
- Empregados cedidos ou licenciados que tenham ficado sem vencimentos e afastados durante todo o
ano base, inclusive por processo judicial.
Os valores que devem integrar as remunerações mensais são:
- Salários, ordenados, vencimentos, soldos, soldadas, honorários, vantagens, adicionais extraordinários,
suplementações, gorjetas, gratificações, participações, percentagens, comissões e corretagens.
- Valor integral das ajudas de custo, diárias e outras vantagens por viagem ou transferencia
de local de trabalho, desde que este total exceda a 50% do salário percebido pelo empregado, exceto,
aquelas pagas pelos cofres públicos.
- Gratificações ajustadas expressa ou tacitamente, tais como as de: balanço, produtividade, tempo de
serviço e de função e de cargo de confiança.
- Verbas de representação , desde que não correspondam ao reembolso de despesas.
- Adicionais de tempo de serviço, tais como: quinquênios, triênios, anuênio, etc.
- Prêmios contratuais ou habituais
- Remuneração pela prestação de serviços de caixeiro-viajante, com vinculo empregaticio.
- Retirada de diretores sem vinculo empregaticio, desde que tenha havido opção pelo FGTS.
- Valor total da gratificação de ferias, que deve ser declarado apenas quando exceder a 20 dias de
salário, de acordo com artigo 144 da CLT, com redação dada pelo decreto lei 1.515/77.
- Repouso semanal remunerado e dos feriados civis e religiosos.
- Remuneração integral do período de ferias , incluindo o adicional de um terço mais que o salário artigo
7º da CF 88). Quando pagas em dobro por terem sido gozadas após o período de concessão, apenas
50% desse valor deve ser declarado.
- Licença prêmio, quando paga em dinheiro (gozadas ou não).
- abonos de qualquer natureza, sobre os quais incidam contribuição para a previdência e ou FGTS.
- Aviso prévio trabalhado.
- Participação nos lucros , em multas ou em receitas.
- Remuneração e prêmios por horas extraordinárias ou por serviços noturnos, ainda que pagos em
caráter eventual.
- Adicional por serviços perigosos ou insalubres, ainda que pagos em caráter temporário.
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20. - Valor das prestações in-natura tais como: alimentação, transporte, habitação, vestuário, etc.
- Etapas - setor marítimo
- Pagamento por tarefa ou peca manufaturada no estabelecimento ou fora dele.
- Indenização do salário maternidade ou licença gestante, que deve ser declarada no mês em que
ocorreu a rescisão contratual (sumula 142 do TST).
- Valores pagos a titulo de quebra de caixa
- Demais valores sobre os quais incidam INSS e FGTS.
Valores que não devem integrar as remunerações mensais:
- Importâncias recebidas pelos militares a titulo de indenização, assim consideradas: diárias, ajudas de
custo, despesas com transporte, moradia e compensação orgânica pelo desgaste resultante de atividade
de vôo em aeronaves militares, salto com pára-quedas, imersão a bordo de submarinos e mergulho com
escafandro ou com aparelho.
- Indenizacao de empregado demitido sem justa causa no período que antecede sua data base de
correção sal (lei 7.238 de 29.10.84)
- Indenizacao sobre o 13º salário (sumula 148 do TST). Esta não deve ser declarada nas remunerações
mensais nem tampouco nos campos referentes ao 13º salário.
- Indenizacao em geral, alem das anteriormente explicitadas.
- Salário família nos termos da lei 4.266/63.
- Aviso prévio indenizado.
- Benefícios em dinheiro pagos pela empresa/entidade por motivo de convênio com o INSS, tais como:
auxilio acidente (após o 15º dia de afastamento), abonos de permanência em serviço, auxilio natalidade,
auxilio funeral, etc.
- Férias pagas na rescisão contratual, inclusive o adicional de 1/3 a mais que o salário.
- Ajudas de custo em parcela única, recebida exclusivamente por mudança de local de trabalho, na
forma do artigo 470 da CLT.
- Complementacões de valores de benefícios previdenciário pagas pela própria empresa/entidade ou por
fundações de previdência privada a ela vinculadas.
- Diárias para viagens que não excedam a 50% do salário.
- Diárias para viagens pagas pelos cofre públicos.
- Adicionais pagos a aeronautas por deslocamento de sua base, nos termos da lei 5.929/73.
- Bolsas de complementação pagas a estagiários nos termos da lei 6.494 de 07.12.77.
- Abono ou gratificação de ferias não excedente a 20 dias de salário, nos termos do artigo 144 da CLT,
com redação dada pelo decreto 1.535/77.
- Alimentos fornecidos de acordo com programas de alimentação aprovados pelo ministério do trabalho,
nos termos da lei 6.321/76.
- Prestações in-natura tais como: transporte e alimentação fornecidas para trabalhadores contratados
para trabalhar em local distante da sua residência habitual- frentes de trabalho(abono acampamento).
- Valor dos uniformes de uso obrigatório no trabalho fornecidos pelo empregador.
- Abonos instituídos por lei sobre os quais não incidam contribuições para a previdência e ou FGTS.
- 13º Salário
13º salário: 1ª parcela
- De acordo com a lei 4.749 de l.965, a primeira parcela do 13º salário deve ser paga obrigatoriamente
ate o dia 30 de novembro.
O não cumprimento da obrigatoriedade acarretara a multa de 160 UFIR por empregado prejudicado.
13º salário: 2ª parcela
- Devera ser paga até o dia 20 de Dezembro de cada ano
13º salário - recolhimento de encargos sociais
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21. - O prazo único para o recolhimento de INSS sobre a o 13º salário e o dia 20 de dezembro de cada ano.
O recolhimento feito a partir do dia 21 será corrigido com multa e juros de mora.
Guarda de Documentos
Prazos mínimos para guarda de documentos trabalhista, previdenciários e fundiários
Prazo de
Documentos Fundamento Legal
Guarda
Termos de Rescisão do Contrato de Trabalho CF, Art. 7º, inciso XXIX, na
Aviso Prévio 2 anos Redação da Emenda
Pedido de Demissão Constitucional nº 28/2000
21

22. Cadastro Geral de Empregado e Desempregado Portaria MTE nº 2.115/99 Art. 1º §
3 anos
(CAGED) - a contar da data de postagem 2º.
Acordo de compensação
Acordo de prorrogação de horas
CF, Art. 7º, inciso XXIX, na
Atesto médico
Redação da Emenda
Autorização para desconto não previsto na lei
Constitucional nº 28/2000
Cartões, Fichas ou Livro de Ponto
Comprovante de entrega da comunicação de
Dispensa (CDI)
Documentos Relativos a Créditos Tributários (IR
etc.)
Documentos relativos às eleições da CIPA(*)
Guias de Reconhecimento de contribuição sindical,
assistencial e confederativa (para contribuições
(*) Portaria MTb nº 3.214/78 - NR
descontadas e não reconhecidas não corre prazo
5, subitem 5.40, letra "j", na
prescricional)
5 anos redação da Portaria SSST nº 8/99
Mapa Anual de acidente do trabalho (**)
Recibo de 13º salário
Recibo de abono de férias
Recibo de adiantamento do 13º salário
Recibo de entrega do Requerimento Seguro-
Desemprego (SD)
Recibo de Gozo de férias
Recibo de adiantamento
Recibo de Pagamento
(**) Portaria MTb nº 3.214/78 - NR
Relações de contribuição sindical, assistencial e
4, subitem 4.12, letra "j", na
confederativa
redação da Portaria SSMT nº
Solicitação da 1º parcela do 13º salário
33/83
Solicitação de abono de férias
vale-transporte
Documento sujeitos à fiscalização do INSS (folha
de pagamento e fichas de salário-família, atestados
arts. 348 e 349 do RPS, aprovado
médicos relativos a afastamento por incapacidade
pelo Decreto nº 3.048/99;
ou salário-maternidade, guias de recolhimento etc.)
10 anos
art. 10 do Decreto-lei nº 2.052/83;
PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu
recolhimento
art. 1º do Decreto nº 3.142/99.
Salário-Educação
Dados obtidos nos exames médicos (admissional,
periódico, de retorno ao trabalho, mudança de
subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e
função e demissional), incluídos avaliações clínicas
20 anos 7.4.5.1 da NR 7, na redação dada
e exames complementares, as conclusões e as
pela Portaria SSST nº 24/94.
medidas aplicadas (contados após o desligamento
do trabalhador)
art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/90 e
art. 55 de seu Regulamento,
Documentos relativos ao FGTS 30 anos
aprovado pelo Decreto nº
99.684/90 e Enunciado TST nº 95.
Livros de Atas da CIPA
Livros de Inspeção do Trabalho indeterminado
Contrato de Trabalho
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23. Livros ou Fichas de Registro de empregados
RAIS - art,8º da Portaria MTE nº 945/2000, que
aprovou as instruções para a declaração da
Relação Anual de Informações (RAIS), referente ao
ano-base 2000, dispõe:
→"O estabelecimento é obrigado a manter
arquivado, durante 5 (cinco) anos, à disposição da
fiscalização do Trabalho, os Seguintes documentos
comprobatórios do comprimento das obrigações
para com o Ministério do Trabalho e Emprego:
I - a cópia dos arquivos geradores em meio
magnético (disquetes ou fita – mesmo que
transmitido via Internet) acompanhado do relatório
impresso; e
II - o recibo definitivo de entrega da RAIS"
Contudo, por ser a RAIS um documento de suma
importância, que demonstra toda a vida profissional
do empregado durante o contrato de trabalho com
a empresa, estando, inclusive, vinculada
diretamente ao PIS/PASEP, recomenda-se que
seja guardada por prazo indeterminado.
Observação: os documentos relativos ao emprego de menor devem permanecer guardados pelos
prazos acima mencionados, a partir da data em que o menos completar 18 anos de idade, pois contra o
mesmo não ocorre prazo prescricional, conforme disposto no art. 440 da CLT
ADMISSÃO
Registros
Documentos da Empresa
Documentos do Empregado
Contrato de Trabalho
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24. Documentos de Afixação Obrigatória
Registros/ Livros/ Quadro de Horário e Cartão de Ponto
Cuidados na admissão:
Salário complessivo
Compreende no valor ajustado o pagamento de horas extras, adicionais englobando mais de um direito
do empregado.
É proibido por lei.
Emprego desdobrado
Ocorre quando o empregado prestar serviços exercendo outra profissão diferente daquela do seu
contrato de trabalho depois de seu horário de expediente normal.
24

25. Empregos em mais de uma empresa
A lei permite que o trabalhador acumule mais de um emprego, podendo isto ocorrer quando os horários
forem compatíveis e as organizações não sejam concorrentes entre si e não haja clausula de
exclusividade em nenhum dos contratos.
Devera ser respeitada a jornada máxima de trabalho de 8 horas diárias ou um total de 44 horas
semanais.
Para os menores de idade as jornadas deverão ser somadas e não podem ultrapassar o limite de 8
horas diárias ou 44 horas semanais.
Livros e ou fichas de registro
A lei 7855 e a portaria 3626 de 13.11.91 em seus artigos 1º e 3º dispõe sobre o registro de empregados.
Art. 1º: O registro de empregados de que trata o artigo 41 da CLT, conterá obrigatoriamente as seguintes
informações:
- Identificação do empregado com numero da carteira profissional e numero de identificação do
empregado na empresa.
- Datas de admissão e de demissão
- Cargo e função que exerce- Remuneração e forma de pagamento
- Local e horário de trabalho
- Concessão de ferias
- Identificação da conta vinculada do FGTS
- Identificação da conta do PIS/PASEP
- Acidente do trabalho quando houver
Art. 2º: O registro de empregados devera estar sempre atualizado e numerado.
Art. 3º: § 1º: A exibição de documentos passíveis de fiscalização devera ser feita no prazo máximo de 2
a 8 dias segundo a determinação do agente de inspeção do trabalho.
A lei 4923 em seu artigo 11 diz que o valor da multa a ser aplicada por empregado não registrado nos
termos do artigo 41 da CLT será de 1 salário mínimo por trabalhador não registrado.
Autenticação das fichas - registros
Com advento da Lei 10.243/01 não há obrigatoriedade de autenticar as fichas de registro, inclusive as
fichas em continuação. Assim a empresa não precisa aguardar a visita do auditor fiscal para autenticar
as fichas de registro.
Anotações na CTPS
Artigo 29 da CLT:
Devem ser anotados na CTPS do empregado :
- O nome da empresa ou empregador, seu endereço, seu CNPJ,
- A remuneração
- A forma de remuneração
- A função que ira exercer
- CBO - classificação Brasileira de Ocupações
- Data de admissão
- Data de demissão
- Identificação da conta do FGTS
- Inicio e termino do contrato de experiência
As atualizações serão feitas quando o empregado:
- Gozar ferias
- Tiver alteração sal por: reposição, aumento, reajuste, correção, dissídio coletivo.
- Tiver transferencia ou promoção
- Sofrer desconto de imposto sindical
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26. - Houver afastamento por doença, acidente do trabalho, licença prolongada
- Comunicação de alteração que se refiram a mudança de estado civil, alteração de beneficiários,
nascimento de filhos, mudança de residência, obtenção ou alteração de titulo eleitoral, obtenção de
certificado de reservista, alteração de CPF.
Livros de inspeção do trabalho
As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado "Inspeção do
Trabalho", a fim de que nele seja registrada, pelo agente de inspeção, sua visita ao estabelecimento,
declarando a data e a hora do início e término desta, assim como o resultado da inspeção.
No livro serão registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências
feitas, com os respectivos prazos para atendimento, devendo ser anotados, também, pelo agente da
inspeção, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional.
Havendo mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, as empresas deverão possuir tantos livros
quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo,
vedada sua centralização.
As empresas deverão apresentar os livros de Inspeção do Trabalho, para autenticação, nas Delegacias
Regionais do Trabalho, ou, na falta destas, nos postos de fiscalização ou órgãos competentes da
Previdência Social.
Na ausência desses órgãos, a autenticação será feita, na ordem, por outra autoridade federal, estadual
ou municipal.
As microempresas encontram-se desobrigados da manutenção do livro "Inspeção do Trabalho".
Sistema informatizado
A empresa que optar pelo sistema informatizado de registro, por meio magnético ou ótico, deverá
obedecer aos procedimentos da Portaria 1121/95 a seguir identificados:
(...)
“Art. 6º O empregador que optar pelo sistema informatizado previsto nesta Portaria garantirá a
segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:
I - manter registro individual em relação a cada empregado;
II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for
o caso;
III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à
ocorrência de sinistros;
IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de
relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.
Parágrafo único. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o
conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
Art. 7º Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de
Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:
I - as instalações do CPD;
II - a localização dos estabelecimentos da empresa;
III - a descrição do ambiente computacional informando:
a) equipamentos utilizados;
b) sistema gerenciador de rede;
c) sistema gerenciador de banco de dados;
d) linguagem de programação de hardware e software.
IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para
permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das
garantias contra sinistro.
§ 1º A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do
Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.
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27. § 2º Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de
especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
Art. 8º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos
12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de
acordo com a capacidade de suas instalações.
Parágrafo único. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de
Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio
magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.
Art. 9º O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros
Quando necessário os agentes de inspeção do trabalho poderão solicitar especialista de informática para
avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
Quadro De Horário De Trabalho
O quadro de horário de trabalho é obrigatório, podendo a empresa optar pelo modelo simplificado,
devendo afixá-lo em local bem visível.
Com relação aos empregados menores (de 12 a 18 anos), a empresa deve relacioná-los em quadro de
horário especial, adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores).
O Quadro de Horário de Trabalho simplificado foi criado pela Portaria MTB nº 3.088, de 28 de abril de
1980, podendo ser utilizado pelas empresas cujos empregados da mesma seção ou turma obedeçam a
horário único.
As microempresas estão dispensadas de afixar o Quadro de Horário de Trabalho.
Livro ou Relógio-Ponto
Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, é obrigatória a marcação do "Ponto", com a
anotação da hora de entrada e saída, devendo ser assinalados os intervalos para repouso.
A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou eletrônicos, isto é, mediante relógio de
ponto, ou manuscrita em livro ou cartão-ponto.
Tratando-se de empregados que executam seu trabalho externamente, o horário constará de ficha ou
papeleta em seu poder.
O cartão-ponto é individual, perfeitamente identificado em seu anverso, podendo substituir a
obrigatoriedade do Quadro de Horário de Trabalho.
O empregado é obrigado a assinar o cartão de ponto quando do recebimento dos salários.
Documentos da Empresa
Os documentos que deverão ficar arquivados no prontuário do empregado são:
- Ficha de registro de empregados
- Contrato de trabalho
- Declaração de opção do FGTS
- Declaração de opção para vale transporte
- Ficha de salário família
- Termo de responsabilidade para salário família
- Termo de responsabilidade para fins de imposto de renda
- Ficha financeira
- Cartões de ponto
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28. Às xerox do registro de nascimento dos filhos também deverão ficar arquivados para fiscalização do
INSS
Os documentos acima ( o contrato de trabalho, as declarações de opção para salário família, para fins de
imposto de renda, FGTS, vale transporte e o termo de responsabilidade para salário família) deverão ser
preenchidos em 2 vias de igual teor sendo uma fornecida ao empregado.
Artigos 1º e 2º da lei 5.583 de 06.12.64
" E proibido por lei reter documentos mesmo sendo copia do funcionário a ser admitido"
Artigo 53 da CLT
"A empresa que receber a carteira profissional e a retiver por mais de 48 horas ficara sujeita a multa de 5
salários mínimos"
Exames Médicos
Segundo o artigo 168 da CLT será obrigatório o exame medico por conta do empregador nas seguintes
condições:
- Na admissão (antes que o empregado inicie suas atividades)
A) exame medico para os homens maiores e menores
B) exame medico para as mulheres e teste de gravidez
- Periodicamente
Quando o empregado exercer atividade insalubre, devendo ser a cada ano ou a intervalos menores
conforme determine a convenção coletiva.
Devera ser anual para empregados menores de 18 anos e maiores de 45 anos.
Devera ser a cada dois anos para trabalhadores entre 18 e 45 anos.
- Retorno ao trabalho
Devera ser realizado no 1º dia após o afastamento de 30 dias ou mais por doença, acidente ou parto.
- Mudança de função
Antes da data da alteração de função do empregado.
- Na demissão
Exame medico e teste de gravidez para as mulheres, devendo ser obrigatório por qualquer motivo,
menos na admissão.
Os resultados dos exames médicos deverão ser comunicados ao trabalhador observados os preceitos
legais da Ética medica
Será obrigatória a notificação de doenças profissionais e das produzidas em virtude de condições
especiais de trabalho.
A primeira via do atestado de saúde devera ser arquivada no local de trabalho; a segunda via deve ser
entregue ao empregado.
Em todas as vias devera conter: Nome, numero de registro e função do empregado, Indicação dos
procedimentos médicos a que foi submetido, definição de apto ou inapto para a função, nome do medico,
data e assinatura.
As multas pela ausência do programa de controle medico de saúde ocupacional serão de:
Nº de empregados Multas em UFIR's
1 a 10 378 a 428
11 a 25 429 a 498
26 a 50 499 a 580
5l a 100 581 a 662
101 a 250 663 a 744
251 a 500 745 a 826
501 a 1.000 827 a 906
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29. mais de 1.000 907 a 990
Documentos do Empregado
Os documentos que deverão ser apresentados pelo candidato no ato de sua admissão são:
- Carteira profissional
- Prova na CTPS de contribuição sindical
- Carteira de identidade ( RG )
- Atestado de antecedentes criminais
- Certificado de reservista
- Titulo eleitoral
- Carteira nacional de habilitação
- Titulo eleitoral
- CPF - Cadastro de Pessoa Física
- PIS/PASEP e sua anotação na CTPS
- Atestado medico de capacitação e vacinação
- Certidão de casamento ou nascimento
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos
- Caderneta de vacinação dos filhos menores de 14 anos
- Teste de gravidez para as mulheres
- 2 fotos
Contrato de trabalho
É um contrato entre empregado e empregador de comum acordo, tácito ou expresso, onde se
estabelece uma relação de trabalho em que uma pessoa física se obriga mediante acordo a prestação
de serviços de natureza não eventual a outra pessoa física ou jurídica sob sua dependência e mediante
salário.
O contrato de trabalho pode ser:
- De aprendizagem
- De experiência
- Por prazo determinado
- Por prazo indeterminado
Aprendizagem
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30. Considera-se de aprendizagem o contrato de trabalho celebrado com menores de 14 a 18 anos de
idade, pelo qual o empregador se obriga a submeter o empregado a formação metódica de oficio ou
ocupação para cujo exercício foi admitido, e o menor assume o compromisso de seguir o respectivo
regime de aprendizagem.
Nenhum contrato de aprendizagem e valido se for celebrado por tempo superior ao estabelecido para o
curso a que se submete o aprendiz.
O empregador deve promover o registro do contrato, no prazo improrrogável de 30 dias na DRT. O
contrato de trabalho e anotado na CTPS do menor, com o respectivo numero, a função e o prazo de
aprendizagem.
O contrato de aprendizagem gera as partes direitos e obrigações comuns a qualquer empregado.
Contudo as ferias dos aprendizes deverão coincidir com as ferias escolares dos cursos a que estão
matriculados e a remuneração dos mesmos correspondera a metade do salário mínimo vigente na
primeira metade do curso e, pelo menos dois terços desse salário na segunda metade.
Experiência - Artigo 445 § único da CLT
Sua finalidade e propiciar ao empregador a verificação da capacidade funcional do empregado na
execução dos serviços e também permitir ao empregado saber se vai se adaptar as condições de
emprego. O contrato de experiência não poderá exceder a 90 dias.
Por prazo determinado Artigo 443 § 2ºda CLT
Seu termino e previsto na ocasião da celebração e cuja vigência dependa de termo pré fixado ou da
execução de serviços específicos.
Sua validade só ocorrera quando tratar se de:
A) serviço cuja transitoriedade justifique a pré determinação do prazo,
B) de atividade caráter provisório
C) de contrato de experiência
Por prazo indeterminado - Artigo 452 da CLT
Não se determina por ocasião da celebração a condição ou termo para sua cessação será considerado
por prazo indeterminado todo contrato que se suceder a outro dentro de 6 meses. A mudança na
propriedade ou na estrutura jurídica da empresa não afetara nem alterara os contratos de trabalho dos
respectivos empregados (artigo 10 e 448 da CLT).
Os direitos oriundos da existência de contrato de trabalho subsistirão em caso de falência ou dissolução
da empresa inclusive concordata ( art. 449).
Cargas horárias
Devera constar no contrato de trabalho do empregado sua carga horária que será de:
- 220 horas mensais = 44 horas semanais = 7,20 diárias = 6 dias
- 210 horas mensais = 42 horas semanais = 7 diárias = 6 dias
- 180 horas mensais = 36 horas semanais = 6 diárias = 6 dias
- 150 horas mensais = 30 horas semanais = 5 diárias = 6 dias
- 120 horas mensais = 24 horas semanais = 4 diárias = 6 dias
- 60 horas mensais = 12 horas semanais = 2 diárias = 6 dias.
MODELO DE CONTRATO DE TRABALHO
CONTRATO DE EXPERIÊNCIA
Por este instrumento particular firmado entre as partes , de um lado o Sr.:.....................................
................................................................................, com .............. anos de idade (nacionalidade),
residente à ...................................................................................................................................., portador
da CTPS nº................................. série nº................................, de ora em diante designado
"EMPREGADO
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31. e de outro à firma .............................................................................................................................com
sede à ................................................................................................................................de ora em diante
designada ËMPREGADORA’, fica justo e combinado o seguinte:
1º) A ‘EMPREGADORA" admite o empregado para exercer as funções de ..............................................,
mediante o salário de R$.........................(.....................................................................) pagos por (hora,
dia, mês, tarefa).
2º) O prazo do presente contrato é de ..........................dias, podendo ser prorrogado por uma única vez
pelo mesmo prazo acima, findo o qual, passara a vigorar por prazo indeterminado.
3º) Opera-se a rescisão do presente contrato pela decorrência do prazo supra ou por vontade de uma
das partes; rescindindo-se por vontade do empregado ou do empregador com justa causa, nenhuma
indenização é devida; rescindindo, antes do prazo, pelo empregador, fica este obrigado a pagar 50% dos
salários devidos até o final - (metade do tempo combinado restante), nos termos do art. 479 da CLT, com
alteração introduzida pelo decreto-lei 229, de 28 de fevereiro de 1967, sem prejuízo do disposto no
Regulamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Nenhum aviso prévio é devido pela rescisão
do presente contrato.
E, por assim estarem de acordo, firmam o presente, em duas vias, uma das quais é entregue ao
empregado.
............................................, .........de..........................................de....................
.....................................................................................
( empregador ):..........................................................
........................................................................................
(empregado ) :.............................................................
Nota: O contrato podera ser firmado pelo prazo máximo de 90 dias
A empresa não fica desobrigada de fazer o registro do empregado, que é obrigatório em qualquer
hipótese.
Documentos de Afixação Obrigatória
A fiscalização do Trabalho visa, ao cumprimento da legislação do trabalho, simultaneamente à atuação
judiciária, pois os direitos do empregado estão protegidos em dois níveis distintos, a inspeção do
trabalho, de natureza administrativa, e a proteção judicial, por meio dos Tribunais da Justiça do Trabalho.
"Fiscalização Trabalhista. Indica o conjunto normativo, de responsabilidade do Ministério do Trabalho
disposto para assegurar, no território nacional, a aplicação dos dispositivos legais e regulamentares,
31

32. inclusive as determinações oriundas de convenções internacionais, tocante à duração e condições do
trabalho e à proteção dos trabalhadores." (De Plácido e Silva Vocabulário Jurídico - 15a edição).
Compete às autoridades do Ministério do Trabalho, ou àquelas que exerçam funções delegadas, a
fiscalização do fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho. Os fiscais dos institutos de seguro
social e das entidades para estatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão
competentes para a referida fiscalização, na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do
Trabalho.
Portanto, os agentes da fiscalização do trabalho poderão, a seu critério, conceder prazo não inferior a 2
nem superior a 8 dias para apresentação de documentos, exceto quando se tratar de estabelecimentos
com menos de 11 empregados, caso em que a concessão do prazo será obrigatória, salvo se for
constatada fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.
Observe-se que não terá concessão de prazo para apresentação relativamente aos livros ou fichas de
registro de empregados, posto que, sendo tal documento essencial à proteção do trabalhador, deverá
permanecer no local de trabalho, à disposição da fiscalização, não sendo possível, desde 28.02.85, a
centralização, caso a empresa possua mais de um estabelecimento.
Do mesmo modo, deverão permanecer no local de trabalho os documentos de registro e controle de
horário de trabalho.
Os agentes da inspeção utilizam-se de formulário próprio denominado "Notificação para Apresentação
de Documentos", para identificar os documentos necessários à realização da inspeção. Por meio desse
documento, a empresa é notificada para que apresente os documentos indicados, no dia e hora ali
estabelecidos.
1. Documentos de Afixação Obrigatória
Determinados documentos, devem permanecer afixados em local bem visível. Esses documentos têm,
em geral, modelos já impressos, encontrados em papelarias especializadas. A seguir enumeramos
alguns documentos e avisos que devem ser afixados pelo empregador.
2.Quadro de Horário
Estabelece a CLT, em seu art. 74, que o horário de trabalho constará de quadro, organizado conforme
modelo expedido pelo Ministro do Trabalho, e afixado em lugar bem visível. No caso de não ser o horário
único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma, o citado quadro será discriminativo.
2.1 Registros Manuais, Mecânicos ou Eletrônicos
Nos estabelecimentos com mais de dez empregados é obrigatória a marcação da hora de entrada saída,
dos referidos registros de ponto, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou de alimentação.
A empresa que adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de
horário de trabalho, com a hora de entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de
repouso ou de alimentação, fica dispensada do uso do quadro de horário.
2.2 Trabalho Externo
Sendo o trabalho executado integralmente fora do estabelecimento da empresa, o horário dos
empregados constará, explicitamente, de ficha ou papeleta que ficará em seu poder.
3. Empregados Menores
Possuindo a empresa, empregados menores, além do quadro de horário de trabalho, deverá afixar as
disposições constantes do Capítulo IV do Título III da Consolidação das Leis do Trabalho -CLT, ou seja,
dos arts. 402 ao 441 "Da Proteção do Trabalho do Menor", em atendimento ao art. 433, alínea "b", da
CLT.
4. Escala de Revezamento
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33. Dispõe o art. 67, caput da CLT, que será assegurado a todo empregado um descanso semanal de vinte
e quatro horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do
serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo em parte.
Nos serviços que exijam trabalho aos domingos com exceção quanto aos elencos teatrais, será
estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à
fiscalização.
Portanto, as empresas deverão elaborar a citada escala de revezamento de forma que em um período
máximo de sete semanas de trabalho, cada empregado usufrua um domingo de folga (art. 67 da CLT).
Para as empregadas do sexo feminino, a escala de revezamento será organizada a cada quinze dias,
favorecendo o repouso semanal (art. 386 da CLT).
O referido documento será efetuado conforme modelo de livre escolha do empregador e afixado,
obrigatoriamente, em local bem visível, constando de quadro sujeito à fiscalização.
A partir de 09.11.97, o trabalho aos domingos no comércio varejista em geral, fica autorizado, observado
o disposto na legislação municipal sobre o assunto.
Nesta hipótese, o repouso remunerado deverá coincidir, pelo menos uma vez no período máximo de
quatro semanas, com o domingo, respeitadas as demais normas de proteção ao trabalho e outras
previstas em acordo ou convenção coletiva. ( art 6o, caput e parágrafo único da Lei nº 10.101 /2000).
5. Reembolso- Creche
Os empregadores que adotarem o sistema de reembolso- creche, em substituição à exigência contida no
§ 1º do art. 389 da CLT, deverão dar ciência às empregadas da existência do sistema e dos
procedimentos necessários para a utilização do benefício, com afixação de avisos em locais visíveis e de
fácil acesso para os empregados.
6. Guia da Previdência Social - GPS
As empresas são obrigadas a afixar cópia da Guia da Previdência Social, referente ao mês de
competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da CLT.
7.Acordos e Convenções Coletivas
As cópias autênticas das Convenções e dos Acordos deverão ser afixadas de modo visível, pelos
Sindicatos convenentes, nas respectivas sedes e nos estabelecimentos das empresas compreendidas
no seu campo de aplicação.
8.Segurança e Saúde no Trabalho
Observamos a seguir os avisos pertinentes a Segurança e Saúde no Trabalho que deverão ser afixados,
pelo empregador, com o escopo de prevenir os empregados dos riscos de acidente:
a) proibição de fumar e advertência quanto a natureza perigosa ou nociva à saúde das substâncias em
movimentação ou em depósito, bem como recomendações de primeiros socorros e de atendimento
médico e símbolo de perigo, segundo padronização internacional, nos rótulos dos materiais ou
substâncias armazenados ou transportados;
b) indicação de carga máxima permitida nos equipamentos de transporte. As disposições relativas ao
transporte de materiais aplicam-se, também, no que couber, ao transporte de pessoas nos locais de
trabalho (art. 182 da CLT);
c) afixação de avisos ou cartazes com advertências quanto às substâncias e aos materiais perigosos ou
nocivos à saúde, sempre que utilizados, manipulados ou transportados nos locais de trabalho (art. 197,
parágrafo único, da CLT);
d) todo Equipamento de Proteção Individual (EPI) deverá apresentar, em caracteres indeléveis e bem
visíveis, o nome comercial da empresa fabricante ou do importador e o número do Certificado de
Aprovação (CA);
e) colocação de placas de aviso, inscrições advertência, bandeirolas e demais meios de sinalização que
chamem a atenção quanto ao risco nas partes das instalações elétricas sob tensão, sujeitas a risco de
contato durante os trabalhos de reparação, ou sempre que necessário à segurança (Portaria MTb nº
3.214; subitem 10.3.2.8 da NR 10, na redação da Portaria SSMT nº 12/83);
33