Template para plano de gerenciamento da qualidade

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Um exemplo razoável de um template para plano de gerenciamento da qualidade

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Template para plano de gerenciamento da qualidade

  1. 1. l Executando o Projeto 119 lliâesuLÍTAooçsi-s Registros do Projeto 'l Os registros do projeto incluem correspondências, memorandos, enfim, do- cumentos sobre o projeto. As informações devem, dentro do possível, ser mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe do projeto po- dem manter registros em um caderno (ou diário) do projeto. Relatórios do i Relatórios formais do projeto sobre sua situação e/ ou questões importantes. Projeto O time do projeto fornece informações formalmente, ou informalmente, às principais partes interessadas. Apresentações A informação deve ser relevante para as necessidades da audiência, e o do Projeto método de apresentação apropriado. A informação deve ser relevante e deve ser utilizado um método de apresentação adequado às necessida- L des da audiência. 'l J 4.3 Garantir a Qualidade (E3) Durante a execução do projeto, são executadas as atividades de garantia da qualidade planeja- das no processo P102 - Planejar as atividades da Garantia da Qualidade (GQ). Essas atividades têm o objetivo de assegurar que o projeto está aplicando os processos definidos no planejamento e que estes são adequados para que as metas de qualidade sejam alcançadas. INFORMAÇÕES -NECESSARlAS Plano de Qualidade Gerenciamento da Resultado do processo P10 - Planejando a Qualidade, ele estabelece os objetivos, as métricas, as atividades de garantia e controle da qualidade e os responsáveis pela sua realização. Informações de Desempenho Solicitações de Mudanças Aprovadas e/ ou implementadas _¡_ As informações sobre como o projeto está sendo executado e gerenciado são analisadas pela equipe de GQ durante as auditorias, revisões de quali- dade e análise dos processos. _I As mudanças sobre o escopo, cronograma, requisitos do produto e méto- dos deitrabalho devem ser analisadas para que os efeitos provocados no plano de gerenciamento da qualidade, nas métricas e nos checklist: de qualidade sejam adequadamente identificados. ---l Medições do Controle de Qualidade Os resultados das medições do controle da qualidade realimentam o pro- cesso de Garantia da Qualidade, que deve reavaliar os padrões e processos da qualidade e processos na organização executora. J Ações Corretivas e Preventivas implementadas l__. __ Resultado do processo de gerenciar a execução do processo. L
  2. 2. 120 Metodologia de Gerenciamento de Projetos - METHODWARE” j i ii ¡ como FAZER? As auditorias de qualidade têm três objetivos: o Verificar se os processos e padrões estabelecidos pela organização e pelo projeto estão sendo praticados; o identificar políticas, processos e procedimentos ineficientes ou inefica- E33 _ Reanzar zes em uso pelo projeto; e Audnorias da o Confirmar a implementação das ações corretivas e preventivas, das mu- Quandade danças aprovadas e a correção dos defeitos. O resultado esperado das auditorias é uma lista de ações visando corrigir as deficiências que, se devidamente implementadas, levarão a uma redução no "custo da qualidade" e a um aumento no nível de aceitação dos produtos por parte dos clientes. Com base no Plano de Melhoria dos Processos, a equipe de GQ analisa os processos com o intuito de identificar melhorias. Avalia os problemas enfrentados e as atividades que se mostraram de pouco valor durante a execução, com o objetivo de criar ações preventivas para problemas similares. E3.2 - Analisar os Processos 4.3.1 Realizar Auditorias da Qualidade (E3.1) A garantia da qualidade difere do controle da qualidade por ter caráter preventivo, buscando a melhoria dos processos do projeto, enquanto o controle da qualidade visa verificar o atendimento dos padrões da qualidade e solução de problemas. As auditorias da qualidade podem ocorrer no projeto de forma aleatória ou programada e são realizadas normalmente por equipes externas ao projeto, embora possam pertencer à mesma organi- zação - por exemplo, um departamento de gerência da qualidade. Geralmente o processo de auditoria ocorre na seguinte forma: o auditor responsável irá planejar a auditoria, identificando os processos e as pessoas que serão auditadas e estabelecendo as datas das entrevistas. Durante essas entrevistas, o auditor arguirá o auditado sobre o seu co- nhecimento acerca do seu papel no projeto, as informações que lhe foram dadas, seu treinamento prévio, as bases de informações que ele consulta para realizar suas tarefas e, principalmente, as evidências que confirmam que ele aplica corretamente os processos definidos para a sua atividade e se esses processos são eficientes e eficazes. Ao final do ciclo de entrevistas, a equipe de auditoria se reunirá com o gerente do projeto, analisará os resultados, apontará as eventuais deficiências identificadas, discutirá planos de ação para resolvê-las. Esses resultados farão parte de um relató- rio de auditoria. 4.3.2 Analisar os Processos (E3.2) A equipe de Garantia da Qualidade busca também identificar oportunidades de melhoria da qualidade do projeto, propondo ações preventivas para problemas experimentados pela equipe de execução e eliminação de atividades que agregam pouco ou nenhum valor ao processo. , ni
  3. 3. ,i Executando o Projeto 121 * INFORMAÇÕES, ~ NEGESSARIASV i , As atualizações decorrentes de melhorias, tais como a incorporação _i Atualizaçoes do Plano de novos processos, ou alterações e eliminação destes, identificadas é] de Gerenciamento do durante a Garantia da Qualidade, devem ser implementadas no Plano g Projeto de Gerenciamento do Projeto, obedecendo ao processo de Controle Integrado de Mudanças. Recomendações de O processo de Garantia da Qualidade deve propor ações corretivas que Açoes Preventivas permitam o aumento da eficiência e da eficácia do projeto. Atualizações Como resultado do processo de GQ, as políticas e padrões de proce- nos Processos dimentos da organização podem ser modificados, com o objetivo de Organizacionais torná-Ios mais eficientes e eficazes. 4.4 Solicitar Propostas de Fornecedores (E4) Consiste na obtenção de propostas de diversos fornecedores potenciais para o fornecimento de produtos e serviços (de acordo com o planejado em 3.2.8). INFORMAÇÕES _ ç . NECESSARIAS / , l Modelos de As empresas normalmente possuem documentos padrões para o processo Documentos de solicitação. Entre eles citamos: utilizados nas Solicitação de Propostas ou Cotações; e aquisições Declaração de Trabalho (SOW - Statement Of Work). As empresas devem manter uma lista de fornecedores qualificados ou pre- lílstascdã s ferenciais para ser utilizada na contratação de serviços ou produtos. Esta Qzrgãqãagã: ou lista deve ser atualizada constantemente com o histórico dos resultados Preferencms (positivos ou negativos) dos relacionamentos comerciais entre elas e seus fornecedores. coivio FAZER? Deve descrever o item a ser adquirido em suficiente detalhe para permitir aos fornecedores determinarem se eles são capazes de proverem o item e apresentarem suas propostas (Ex. : Memorial Descritivo). Algumas empresas chamam a especificação do que será adquirido de Declaraçãddç Trabalho O Produto ou (SOVli - Statement of Work) e, o governo, de "objeto da licitação¡ As infor- Sen/ Ko maçoes contidas em uma Declaração de Trabalho podem incluir especjfi- cações, quantidade desejada, niveis de qualidade, criterios de aceitação, dados de desempenho, período de desempenho, local do trabalho ou de entrega do produto, prazos e outros requisitos. Um modelo de Declaração do Trabalho pode ser visto no apêndice 5. E4.l - Especificar
  4. 4. 122 Metodologia de Gerenciamento de Projetos - METHDDWAREP E4.2 - Estabelecer Critérios de Avaliação das Propostas Os critérios de avaliação podem ser obrigatórios (pré-requisitos) ou facul- tativos (desejos que irão melhor qualificar as propostas). Eles serão usados para avaliar e classificar as propostas. Por exemplo, podem ser utilizados: o Preço e custo do ciclo de vida do produto; o Atendimento à necessidade do cliente; 0 Qualidade (Ex: lSO 900x); o Capacidade técnica (Ex: Atestados de execução); v Capacidade de gerenciamento (Ex: certificação PMP- ProjectManagement Professional); o Capacidade financeira (Ex: exame de balanço); 0 Garantia; o Abordagem técnica e de gerenciamento; - Referências etc. No apêndice 5 pode ser encontrado um modelo de fórmula para avaliação de fornecedores (válido para itens não obrigatórios). E4.3 - Elaborar Pedido de Proposta Um Pedido de Proposta ou de Cotação é uma solicitação formal preparada pelo comprador, enviada para cada fornecedor, e é a base sobre a qual um fornecedor prepara uma proposta para os produtos, serviços ou resultados solicitados, que estão definidos e descritos no documento. Ele deve conter a descrição detalhada dos serviços ou produtos que se desejam adquirir, as responsabilidades das partes e os critérios de avaliação que serão utiliza- dos na seleção da proposta vencedora. Algumas empresas chamam o pedi- do de Request for Quatation (RFQ) quando vão decidir pelo menor preço e de Request for Proposal (RFP) quando vão utilizar outros critérios, além do preço, para escolher o fornecedor. O governo utiliza o "Edital de licitação" para esse propósito. No apêndice Q podem ser vistos modelos de "pedido de proposta" e de “quadro resumo de proposta". Este último deve ser exigido dos fornecedo- res como forma de facilitar não somente a equalização das propostas, mas também a verificação de possíveis problemas na elaboração das mesmas. Os critérios de avaliação não obrigatórios, para classificação dos fornecedo- res, podem ou não ser divulgados no pedido de proposta. Ti_ E4.4 ~ Levantar a Lista de Fornecedores Qualificados E4.5 - Divulgar Pedido de Proposta Muitas empresas possuem um cadastro de fornecedores bem elaborado. A escolha dos fornecedores para os quais serão enviados os pedidos de proposta é um dos fatores para mitigação dos riscos da contratação. Se necessário, outros potenciais fornecedores podem ser buscados no mer- cado. A divulgação do pedido de proposta pode ser por carta, e-mail ou contato pessoal, entre os representantes do cliente e dos fornecedores. Também pode ser feita a publicação de anúncio em periódicos (por exemplo: jornais e revistas de grande circulação ou setoriais). Cj I' E4.6 - Receber Propostas Os fornecedores devem ter um tempo adequado para a preparação das pro- postas. Dependendo da natureza do projeto, o pedido de propostas pode requerer a visita de representantes dos fornecedores às instalações onde o projeto será executado com fins de inspeção.
  5. 5. Executando o Projeto 123 Propostas. preparadas pelos fornecedores, para os itens constantes do pe- dido de proposta. Propostas Critérios de avaliação das propostas Os critérios de avaliação podem ser ou não divulgados junto com os pedi- dos de propostas. 4.5 Contratar Fornecedores (E5) Engloba a avaliação das diversas propostas recebidas como resultado do processo anterior, a escolha de um ou ma1s fornecedores de produtos e SCIVIÇOS a serem utilizados pelo projeto e a assi- natura de contratos. Propostas Resultado do processo E4. C 't' ' d Acaâggão e Resultado do processo E4. Pouücas As políticas organizacionais relativas à aquisição de bens ou serviços de- vem ser observadas. Por exemplo, a escolha do fornecedor pode ser feita Organizacionais - . , . . . n' em funçao de alianças estrategicas estabelecidas pela organização. Plano de Gerendamento do Esse plano, resultado do processo Pl 3, tem informações sobre o prazo e Projeto orçamento previstos etc. 4 Aplicar os critérios de avaliação estabelecidos anteriormente, de forma a ter como resultado uma classificação das propostas recebidas. Quando existir uma quantidade grande de fornecedores, o processo de avaliação dos mesmos deve ser em "rodadas". A ideia é que na ia rodada, em que todos os possiveis fornecedores participam, sejam utilizados poucos critérios de ava- liação (por exemplo, somente análise das propostas), onde após esta avaliação, a lista é reduzida para seis a oito empresas. Em seguida, na 2° rodada, são realiza- das avaliações que demandem mais tempo, como por exemplo demonstrações "on site" e painéis com os concorrentes. O objetivo dessa rodada é reduzir o número de concorrentes para três possíveis fornecedores. A 3a e última rodada é a que consumirá mais tempo e, em alguns casos, recursos da contratante. A avaliação pode incluir visitas a clientes do fornecedor, elaboração de protótipos / pilotos, benchmarking e visitas às concorrentes. O resultado da 3a rodada deve ser uma lista de prioridade entre as três empresas, devendo se seguir o processo de negociação do contrato. Devemos sempre ter em mente a análise de custo- beneficio, ou seja, o custo com o processo de avaliação deve ser proporcional ao valor do produto / serviço a ser contratado. E5.l - Analisar Propostas
  6. 6. l V Modelos [Templates] de Documentos 273 1.5 Mapa de cálculo da exposição ao risco. < Este mapa e' preenchido durante o Processo P9.3> Custo Cronograma Escopo Qualidade Custo Cronograma Escopo Qualidade Custo Cronograma Escopo Qualidade 1.6 Respostas aos riscos <A resposta planejada para o risco é preenchida durante o Processo P9.4> Resposta planejada para o Risco <loca1>, em de de . ASSINATURA DO APROVADOR
  7. 7. 274 Metodologia de Gerenciamento de Projetos - METHODWAREP B.12 - Modelo de Plano de Gerenciamento da Qualidade B12 - PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE Referência: processo P10. Projeto: <nome> Elaborado por: <nome e função> Versão: _. _ Aprovado por: <nome e função> Data de aprovação: __/ __/ ____ 1. Objetivo O objetivo deste plano é documentar: "o os padrões de qualidade relevantes o os subprodutos, as atividades, prazos e responsáveis pela Garantia da Qualidade; Este plano compõe o Plano de Gerenciamento do Projeto. 2. Padrões e Política da Qualidade O projeto deve ser aderente aos padrões <citar normas, padrões, e politicas da qualidade que o projeto deve obedecer>. 3. Requisitos da Qualidade A seguir são listados os produtos e serviços do projeto e seus requisitos de qualidade: Produto/ Serviço ou Aspecto Avaliado Requisito Critério de Aceitação Método de Verificação 4. Garantia da Qualidade (GQ) a) subprodutos <Especzjícar os resultados - delíverables - dos processos de GQ. Ex. relatórios de audit0ria>.
  8. 8. Modelos lTemplates] de Documentos 275 b) Atividades da GQ “ Estão previstas as seguintes atividades de Garantia da Qualidade: z o Revisões ou auditorias <citar> i 1*¡ o Análise dos processos <citar> c) Responsabilidades As atividades de GQ serão realizadas pelo <citar a empresa/ área/ pessoas responsáveis. Detalhar as responsabilidades da equipe em re- lação ao GQ> d) Prazos/ Periodicidade <Citar os prazos ou periodicidade em que as atividades do GQ serão realizadas> 5. Controle da Qualidade (CQ) a) Entregas <Especijícar os resultados - deliverables e dos processos de CQ. Ex. : relatórios de auditoria> b) Atividades da CQ í Estão previstas as seguintes atividades de Garantia da Qualidade: l, e Inspeções: o Medições: o Controle dos reparos de defeitos: <Inserir a WBS (EAP) do CQ, se disponivel> c) Responsabilidades <Inserir a matriz de responsabilidades das atividades de CQ>. d) Prazos/ Periodicidade <Citar- as datas em que as atividades do CQ serão realizadas>. <loca1>, em de de g ASSINATURA <responsável>
  9. 9. 276 Metodologia de Gerenciamento de Projetos - METHODWARE” 3.12.1 - Modelo de Lista de Verificação da Qualidade 312.1 - LISTA DE VERIFICAÇÃO DA QUALIDADE . : . à ' vàizñniuagl_ aih-ar - | « , i . . N V : seg . . Elaborado por: <nome e função> Data de aprovação: __/ __/ __-

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