Doc.Igor_4

Excel Avançado
Soluções Empresariais

Igor Teixeira de Melo

Excel Avançado


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Excel Avançado

Direitos desta edição reservados

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E-mail: contato@isight.com.br

Supervisão editorial: Igor Teixeira de Melo

Preparação de texto: Igor Teixeira de Melo,

Revisão: Ana Luiza de Castro Ribeiro

Capa: Igor Teixeira de Melo

Impressão: Cópias e Cópias

Versão 3.2

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou
mesmo transmitida por meio eletrônicos ou gravações sem a permissão, por
escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98.


Excel Avançado

“O segredo do sucesso não é fazer o que se gosta, mas sim
gostar do que se faz.”

Cecília Meireles


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CONTEÚDO

APRESENTAÇÃO.................................................................................................................................................... 5
DESENVOLVENDO MAIS DE UMA PLANILHA AO MESMO TEMPO.............................................. 6
HIPERLINK .............................................................................................................................................................. 7
REFERÊNCIA 3D.................................................................................................................................................. 10
AUTOCÁLCULO..................................................................................................................................................... 12
AUTOPREENCHIMENTO .................................................................................................................................. 13
CONGELAR PAINÉIS......................................................................................................................................... 16
SÍMBOLO & E FUNÇÃO “SE” ........................................................................................................................ 17
COLAR VINCULADO .......................................................................................................................................... 19
NOMEAR INTERVALOS .................................................................................................................................... 22
SOMA DE MATRIZES......................................................................................................................................... 24
FORMULÁRIO ....................................................................................................................................................... 25
CONSOLIDAR DADOS ...................................................................................................................................... 28
PROTEGER PLANILHAS .................................................................................................................................. 31
VALIDAÇÃO DE DADOS .................................................................................................................................. 36
FORMATAÇÃO CONDICIONAL ..................................................................................................................... 39
AUDITORIA ........................................................................................................................................................... 50
AUTO FILTRO ....................................................................................................................................................... 52
FILTRO AVANÇADO .......................................................................................................................................... 53
ESTRUTURA DE TÓPICOS .............................................................................................................................. 55
TABELA .................................................................................................................................................................... 57
IMPORTAR ARQUIVOS DE TEXTO............................................................................................................. 65
ATINGIR META .................................................................................................................................................... 69
CENÁRIOS E SOLVER ....................................................................................................................................... 72
SEGURANÇA DAS MACROS ........................................................................................................................... 82
MACROS .................................................................................................................................................................. 84
GRÁFICOS .............................................................................................................................................................. 89
TABELA DINÂMICA ........................................................................................................................................... 96
GRÁFICO DINÂMICO...................................................................................................................................... 106
CONVERTER PASTA DE TRABALHO EM PÁGINA WEB ................................................................. 108
CONSULTA BASEADO EM DADOS DA INTERNET ............................................................................ 110
FUNÇÕES .............................................................................................................................................................. 112
CRIANDO FUNÇÕES PERSONALIZADAS .............................................................................................. 123
CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................................................... 129


Excel Avançado

Apresentação
A planilha eletrônica é uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e
ao processo de tomada de decisão, dentro de uma empresa ou na
vida particular, sendo normalmente utilizada para elaboração de
tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em
busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica
substitui naturalmente o processo manual ou mecânico de
escrituração e cálculos.

Pode-se tratar com um variado número de informações, de forma
fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem utilizadas
por uma grande quantidade de dados.

Se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas em que
ele estiver presente serão automaticamente atualizadas.


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Desenvolvendo mais de uma planilha ao mesmo
tempo
Várias vezes você já deve ter desenvolvido tabelas iguais em
planilhas diferentes em que apenas os dados internos seriam
diferentes. No nosso caso, temos dados da produção de uma fábrica
dividida em 3 turnos e um resumo dos 3. Os dados contidos em todas
as tabelas são diferentes, no entanto sua estrutura básica é a
mesma. Logo, para essa estrutura não há necessidade de
construirmos 4 tabelas em cada uma das 4 planilhas. Para isso,
vamos utilizar o recurso de construir a estrutura básica da tabela de
uma vez só. Apesar de este ser um caso simples, com apenas quatro
planilhas, imagine se você tivesse que construir essa estrutura em 15
planilhas!!!

Vamos lá!

Abra uma nova pasta de trabalho no Microsoft Excel 2007;

Insira uma nova planilha por meio da aba Início > Inserir >
Inserir Planilha, clicando as teclas de atalhos Shift+F11,
clicando no botão “Inserir Planilha” ou ainda clicando
com o botão direito do mouse em qualquer aba já existente
e escolhendo a opção Inserir e logo em seguida Planilha;

Renomeie as planilhas, clicando duas vezes no título de cada
uma, como “Resumo da Produção”, “Turno 1”, “Turno 2” e
“Turno 3”, respectivamente;

Agora, clique na planilha “Resumo da Produção” e, com a
tecla Shift pressionada, clique na planilha “Turno 3”.

Confira se as três planilhas estão selecionadas conforme a
figura abaixo:


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Tudo ok? Vamos continuar.

Nosso próximo passo será confeccionar a tabela base para os 3
turnos e para o resumo da produção.

Com as 4 planilhas selecionadas, crie uma tabela a partir da
célula C6 até a célula H11, conforme mostra a figura
abaixo:

Pronto! Agora que já foi criada a tabela, navegue entre as planilhas
“Resumo da Produção”, “Turno 1”, “Turno 2” e “Turno 3” para ver o
que aconteceu. Se tudo houver sido feito corretamente, as quatro
planilhas devem estar com a mesma tabela criada.

Para finalizar, dê um titulo para cada tabela, de acordo com o nome
da planilha na qual ela se encontra.

Hiperlink
Continuando o trabalho com os dados da produção da nossa fábrica,
vamos agora criar um modo mais ágil e eficiente de navegar entre
nossas planilhas.

Na planilha “Resumo da Produção” digite nas células J8, J9
e J10, os nomes “Turno 1”, “Turno 2” e “Turno 3”
respectivamente.

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Com a célula J8 selecionada, vá à aba Inserir > Hiperlink.
Você também pode clicar com o botão direito do mouse
sobre a célula J8 e escolher a opção Hiperlink ou
simplesmente usar a tecla de atalho Ctrl+K.

Na tela abaixo apresentada, clique no botão Indicador:

Na próxima tela, selecione a planilha “Turno 1” e logo em
seguida clique no botão “OK” e “OK” novamente.


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Note que os caracteres dentro da célula ficaram azuis e sublinhados.
Nosso hiperlink já está criado. Clique na célula que contém o nome
“Turno 1” e veja o que acontece...

Faça agora o mesmo para os outros dois turnos seguindo a
mesma lógica.

Se tudo tiver certo, ficará como a figura abaixo:

Como já deve ter percebido, não faz muito sentido eu facilitar meu
caminho de ida, no entanto, não ter um caminho para volta. Que tal
um pequeno desafio? Faça agora um hiperlink que permita que você
volte para a planilha “Resumo da Produção”, sempre que estiver em
cada uma das outras três planilhas!!!


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Navegue entre as planilhas utilizando os hiperlinks e veja como
aumenta a velocidade de navegação.

Obs.: Como temos poucas planilhas nesta pasta de trabalho parece
simples utilizar as abas abaixo de cada planilha para navegar,
contudo, imagine você trabalhando em um arquivo que contém 20,
30 ou até mais planilhas!

Referência 3D
Antes mesmo de começarmos a trabalhar nesse recurso
interessantíssimo, vamos preencher os dados de produção das
tabelas “Turno 1, 2 e 3”, conforme as imagens abaixo.

Obs.: As células preenchidas com “-” receberão o valor “0”. Quer
dizer que naquelas linhas de produção não há produção daquele
produto específico.

Muito bem, vamos seguir com nosso recurso!


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O resumo da produção dos três turnos é simplesmente a somatória
de todos os itens comuns. Por exemplo, o resumo da produção de
pregos na linha de produção 1 é 1.000+1.200+700=2.900.

Para fazer essa soma com mais facilidade, utilizaremos um recurso
chamado Referência 3D, que vai fazer justamente essa soma de cada
item na tabela “Resumo da Produção”.

Selecione a célula D6 e digite “=Soma(“;

Após ter digitado, vá à planilha “Turno 1” e selecione a
célula D6;

Com a tecla Shift pressionada, selecione a planilha “Turno
3” e tecle Enter; e

Verifique se sua fórmula ficou igual à da figura abaixo.

Para finalizar, basta copiar a fórmula até a célula H11.

Ficando:


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Autocálculo
Este próximo recurso é muito simples e útil. Várias vezes quando
você está trabalhando em uma planilha, você pode necessitar de
obter cálculos como soma, média, valor mínimo ou valor máximo,
apenas para ter um idéia dos resultados, não necessitando que os
mesmos estejam contidos na sua tabela de dados. Para isso, existe
um recurso no Excel que apresenta a você todos esses cálculos de
forma rápida e prática. Vamos ver como funciona:

Ainda em nosso arquivo atual de dados da produção, selecione
as células H8 a H11.

Observe agora que no canto inferior direito da tela do Excel vai
aparecer cálculos referente aos valores selecionados.

Agora clique com o botão direito do mouse sobre qualquer um
desses valores e veja quantas outras opções você pode obter.


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Escolha alguma delas apenas para ver o resultado.

Autopreenchimento
Este é um recurso que agiliza muito o preenchimento de células que
seguem algum tipo de sequência. Vamos entendê-lo praticando:

Abra a pasta de trabalho “Arquivo Principal”; e

Clique no link “Autopreenchimento” para abrir a planilha em
que iremos trabalhar.

Vamos lá!

Na primeira célula da coluna “Dia”, temos a data “23/03/2009”.
Selecione-a e posicione o ponteiro do mouse no canto inferior
esquerdo da célula até aparecer uma cruz fina, clique com o
botão esquerdo do mouse e arraste até a célula B15.

Percebe-se que o Excel preenche todas as demais células
incrementando um dia em cada célula. Isso acontece porque no caso
de datas, o Default do Excel é incrementar dias. No entanto, temos
outras opções para autopreenchimento fora do Default, que veremos
a seguir.

Faça agora o mesmo que você fez anteriormente, porém com o
botão direito do mouse e na coluna “Mês”, arrastando até a
célula C15.

Você verá que agora o Excel não mais preencherá por conta
própria, mas sim exibirá uma lista com vários tipos de
autopreenchimento para sua escolha, como a imagem a seguir.


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No nosso caso, vamos escolher a opção “Meses”.

Você percebe agora que o Excel apenas fez incrementos nos meses
da data.

Preencha agora as demais colunas de datas presentes nessa tabela.

Você deve estar curioso para saber o que seriam as duas últimas
colunas da tabela, pois bem, vamos ver:

O procedimento de autopreenchimento para números é basicamente
o mesmo. No entanto, temos de entender apenas as lógicas de
tendência antes de pedirmos o autopreenchimento. Vale a pena
ressaltar que para fazer o autopreenchimento numérico é necessário
que se tenham no mínimo dois números.

TENDÊNCIA LINEAR: É uma progressão aritmética de razão igual à
diferença entre as duas células selecionadas.

TENDÊNCIA DE CRESCIMENTO: É uma progressão geométrica de
razão igual à diferença entre as duas células selecionadas.

Preencha agora as duas últimas colunas, utilizando o
autopreenchimento com o botão direito do mouse e verifique o
resultado.

Verifique o resultado final com a figura abaixo:


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Vamos entender agora as outras opções que não foram abordadas
acima. Lembra da imagem abaixo?

Vejamos item a item:

Copiar Células: Simplesmente copia a célula selecionada para todas
as demais células.

Preencher série: Preenche a série no modo Default do Excel. Seria o
mesmo que arrastar com o botão esquerdo do mouse.

Preencher formatação somente: Copia a formatação da célula
selecionada para as demais células, sem copiar seu conteúdo.

Preencher sem formatação: Copia apenas o conteúdo da célula
selecionada, mantendo a formatação original das demais células.

Série...: Veja a tela abaixo:


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Campo “Série em”: Você indica se a serie será preenchida em
linhas ou em colunas.

Campo “Tipo”: Você simplesmente escolhe o tipo de
autopreenchimento que deseja. Todas as opções foram apresentadas
acima.

Opção “Tendência”: Se esta opção for marcada, você elimina os
tipos de autopreenchimento que não seja do tipo tendência.

Campo “Incremento”: Aqui você pode definir o incremento que
desejar, em todos os tipos de autopreenchimento. Caso escolha um
incremento nos tipos “Tendência Linear” ou “Tendência de
Crescimento”, irá prevalecer o incremento digitado no campo.

Campo “Limite”: Neste campo você delimita um limite superior ou
inferior para seu autopreenchimento. Caso atinja o valor limitado, o
autopreenchimento é interrompido.

Congelar Painéis
No Excel é comum trabalharmos com planilhas muito grandes e não
raramente precisarmos rolar a janela para baixo a ponto de não
vermos mais o cabeçalho. Para solucionar esse problema, existe um
recurso bem simples no Excel chamado “Congelar Painéis”, o qual
veremos a seguir:

Clique na planilha “ListaFornecedores” e repare que, ao mover
a planilha para baixo, o cabeçalho não fica mais visível;

Selecione a célula A5;


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Clique na Guia Exibição>Congelar Painéis e veja as opções:

Como em nosso caso o cabeçalho se encontra na linha 4,
teremos de escolher a primeira opção.

Observe agora o que acontece ao mover a planilha para baixo.

Obs.: A segunda e a terceira opção congelam apenas a primeira linha
e a primeira coluna, respectivamente. No caso da primeira opção,
congela todas as linhas e colunas acima e à esquerda da célula
selecionada.

Caso queira voltar ao normal, na guia Exibição marque a opção
Congelar Painéis>Descongelar Painéis.

Símbolo & e função “se”
Neste tópico, vamos ver dois recursos bem interessantes. O primeiro
recurso, a utilização do símbolo & em fórmulas lhe permite
concatenar tanto fórmulas quanto conjuntos de caracteres. O
segundo recurso, uma das fórmulas mais utilizadas no Excel, é uma
função lógica que consiste em testar um argumento lógico, como
verdadeiro ou falso, e retornar a valores ou expressões pré-
determinadas.

No menu principal, clique no link “EMPRESA ABC”.

Temos aqui uma empresa de varejo, ABC LTDA. e queremos
responder duas perguntas básicas que sempre estarão presentes nos
relatórios mensais, são elas:

“Qual região mais vendeu no semestre?”

“Quanto cada região vendeu em bebidas no semestre?”


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Aqui temos apenas duas perguntas básicas, todavia você verá que
utilizando os recursos que iremos aprender, é possível confeccionar
vários tipos de relatórios a partir de qualquer banco de dados da
empresa.

No nosso exercício, pegamos, para simplificar, um pequeno banco de
dados de alguns produtos, cujas vendas são relativas às regiões em
que a empresa atua.

Vamos praticar:

Na célula A18, digite a fórmula conforme a figura abaixo.

Apenas para ficar claro, vamos explicar rapidamente a fórmula.
Quando se coloca texto entre aspas, todo o texto é visto como um
caráter de saída, o símbolo & serve para concatenar textos e funções
e a fórmula “se()” tem o seguinte significado: se o valor máximo
entre as células G10 e G13 for o valor contido na célula G10, então
retorna-se ao valor correspondente à célula B10; caso contrário,
realiza-se o teste lógico novamente para verificar se o valor máximo


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entre G10 e G13 é o valor contido em G11 e assim sucessivamente
até verificar se o valor máximo está na célula G13.

Obs.: Veja que é importante colocar espaço entre os caracteres
dentro das aspas para que os textos não fiquem colados uns nos
outros.

Vamos agora passar pra próxima pergunta.

“Quanto cada região vendeu em bebidas no semestre?”

Essa vai ficar como exercício para praticar esse novo conhecimento.

Dica: Neste caso, iremos utilizar apenas o recurso “&”. Cada linha
abaixo da pergunta deve conter a resposta de uma região. Lembre-se
de que não é necessário digitar a fórmula em todas as células, para
preenchê-las basta preencher a primeira e arrastar para as outras,
utilizando referencias.

Colar Vinculado
Você com certeza se lembrará, ao aprendermos esse recurso, das
inúmeras vezes em que trabalhou com planilhas de Excel no Word e
que, por causa de algumas pequenas modificações na planilha
original, teve que refazer todo trabalho novamente.

Vamos direto para a prática:

Ainda com a planilha da “EMPRESA ABC” aberta, selecione as
células A3 até H23;


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Na Guia Início, escolha a opção Copiar , ou simplesmente
aplique um CTRL+C;

Abra um arquivo novo no Microsoft Word;

E vá à Guia Início e escolha a opção Colar>Colar Especial...;

Selecione as opções da caixa de diálogo como na figura a
seguir; e


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Dê um “OK” e volte para nossa planilha do Excel sem fechar o
Word.

Agora vamos fazer alguns testes para ver quais são as vantagens
desse artifício.

Modifique o valor da célula D10 para 50.000;

Volte ao arquivo do Word e veja se as modificações foram
repassadas; e

Caso não tiverem sido repassadas, clique com o botão direito
na imagem e peça para “Atualizar Vínculo”.


Excel Avançado

Agora cabe a você imaginar e verificar onde esse recurso poderá
ajudá-lo.

Nomear Intervalos
Às vezes torna-se muito complicado trabalhar com fórmulas em
planilhas ou banco de dados muito grandes. O que vamos fazer agora
facilitará muito sua vida quando desejar utilizar várias vezes os
mesmos intervalos de dados para confecção de fórmulas ou planilhas.
Vamos lá!!

Na planilha “Empresa C Incorporated”, selecione o intervalo da
célula B5 à B30, todos os funcionários dos turnos diurnos e
noturnos, inclusive o título;

Vá à guia Fórmulas e na opção Definir Nome;

Defina o nome do intervalo como “Funcionário” como na figura
a seguir; e

Antes de dar OK vamos ver o significado de cada um dos campos:

Nome: É o nome dado ao intervalo. Perceba que automaticamente o
Excel seleciona como nome do intervalo a primeira célula. Caso não
selecione o título, você mesmo deverá inserir o nome desejado.

Escopo: É a abrangência que deseja que o nome de seu intervalo
atinja. No nosso caso foi toda a pasta de trabalho, no entanto,
poderia ter validado-o em apenas uma planilha específica.


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Comentários: Serve para inserir comentários a respeito do intervalo.

Refere-se a: É o intervalo a ser nomeado. É sempre bom conferir o
intervalo.

Enfim dê um “OK”.

Agora repita o procedimento com as demais colunas da tabela.

Após ter nomeado todos os intervalos dessa coluna, vamos ver uma
aplicação prática desse recurso.

Na célula L8, digite a fórmula “=Soma(Sal._Líq.)” ou “=Soma(“
+ o nome que você escolheu para a coluna do Salário Líquido;

Veja o quanto foi mais simples utilizar a fórmula “Soma()” em um
intervalo já nomeado. Não foi necessário selecionar novamente todo
o intervalo, bastou escrever o nome dado ao intervalo que o Excel faz
a referência às células. Observe também que ao iniciar o nome, o
Excel automaticamente já traz algumas sugestões para você.

Repita o procedimento com as fórmulas “Média()”, “Máximo()”,
“Mínimo()”.

Fica como exercício de fixação, fazer o mesmo com o Salário Base.

Verifique os resultados:


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Soma de Matrizes
Volte ao menu principal no link “Voltar” e clique no link “Congelados
S/A”.

Temos aqui uma situação comum nas empresas. Neste caso, temos
duas tabelas de custos quinzenais (primeiro e segunda quinzena) e
outra com o resumo dos custos mensais. Para evitar o trabalho de
somar campo por campo das tabelas de custos quinzenais e
preencher os campos equivalentes da tabela de resumo mensal, o
Excel oferece alguns artifícios. Um deles, cujo conhecimento
provavelmente você já deve ter, é utilizar a função “Soma” em uma
única célula e arrastar para as demais. Contudo, quando se tem uma
planilha muito grande, este artifício se torna trabalhoso e por isso
vamos ver agora outra técnica para tornar esse trabalho bem mais
prático.

Selecione todos os campos vazios da tabela “Resumo de Custos
na Fabricação de Congelados – Mensal”, da célula F17 à célula
H21;

Sem clicar em nenhum outro lugar, digite “=“ e selecione as
células D9 até F13;

Digite o operador “+” e selecione em seguida as células H9 até
J13;

Verifique se está conforme a figura abaixo; e

Caso esteja correto tecle Enter.

Se tudo tiver sido feito corretamente, seu resultado deve ser o erro
“#VALOR!”. Não se assuste, pois esse erro está “correto”. Em se
tratando de soma de matrizes, o Excel exige um detalhe muito
simples. Faça o que acabamos de fazer novamente e ao invés de


Excel Avançado

clicar apenas Enter, mantenha pressionadas as teclas Ctrl+Shift e
depois tecle Enter. Agora temos o resultado que desejávamos no
quadro abaixo.

Obs.: Em qualquer situação que estiver trabalhando com matrizes
esse recurso deverá ser usado. Outro exemplo muito comum é
quando irá transpor um intervalo de dados.

Formulário

O Excel tem um recurso muito útil que é o formulário. Utilizando este
recurso, podemos ter uma forma padronizada de lançamento de
dados na planilha, podendo ainda utilizá-lo para efetuar pesquisas.

É possível criar os formulários apenas com a criação de seus rótulos.
Após definir o rótulo, você pode pedir a criação do formulário. Veja
como:

Abra a planilha “Base de Clientes”;

Antes de utilizarmos nossa ferramenta, precisamos ativá-la.
Vá ao menu Office>Opções do Excel;

Na guia “Personalizar”, coloque em “Todos os Comandos”,
selecione o item “Formulário...” e clique em “Adicionar”;


Excel Avançado

Perceba agora que um novo ícone apareceu ao lado do menu
Office;

Pronto, agora selecione a célula B5 e logo em seguida clique
no botão “Formulário”;

A seguinte mensagem irá aparecer:

O Excel pede apenas uma confirmação de que a linha acima
da célula selecionada são os títulos do formulário. Clique em
“OK” para confirmar a informação.

Excel Avançado

Veja agora nossa tela de formulário:

Preencha os campos com seus dados;

Agora clique em “Fechar”. Caso queira cadastras outro
cliente basta clicar em “Novo” até acabar o cadastro.


Excel Avançado

Veja que ao cadastrar, todos os dados aparecerão na
primeira linha abaixo dos títulos.

Cadastre agora mais 4 clientes utilizando o formulário,
conforme listado abaixo,

1. Maria Andrade; CPF: 111.111.111-11; R. das Araras 1000; Belo
Horizonte; MG; 031 1111-1111; mariaandrade@gmail.com.

2. João Rocha; CPF: 222.222.222-22; Av, Inconfidentes 2000;
São Paulo; SP; 011 2222-2222; joaorocha@gmail.com.

3. José Inácio; CPF: 333.333.333-33; Av, Brasil 3000; Rio de
Janeiro; RJ; 021 3333-3333; joseinacio@gmail.com.

4. Marina Pereira; CPF: 444.444.444-44; R. Jardins 400; Curitiba;
PR; 041 4444-4444; marinapereira@gmail.com.

Obs.: Veja que através do formulário, você pode navegar entre todos
os dados cadastrados utilizando os botões “Localizar anterior” e
“Localizar próxima”.

Outro ponto interessante é a utilização do botão “Critérios”.
Esse serve para filtrar os dados de sua pesquisa.

Ainda na janela do formulário, clique no botão “Critérios”;

No campo “Estado” digite “MG” e dê um enter;

Navegue agora nos botões localizar e veja que apenas os
clientes de Minas Gerais aparecerão. Essa é a funcionalidade
dos critérios.

Obs.: Você pode colocar mais de um critério caso seja necessário.

Consolidar Dados

Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, você
pode consolidar dados de cada planilha separada em uma planilha
principal. As planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que
a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar
dados, você está montando dados para que possa atualizá-los e
agregá-los com mais facilidade.


Excel Avançado

Vejamos como é simples!!!

Ainda em nossa pasta de trabalho, delete o resultado criado
através da referência 3D na planilha “Resumo da Produção”.
Não se preocupe, iremos gerar o resultado novamente
utilizando um recurso diferente.

Selecione a primeira célula abaixo da “Linha 1” e a direita do
item “Prego”;

Obs.: Lembre-se de que para utilizar este recurso, os dados a serem
consolidados devem estar em matrizes de mesmo tamanho.

Agora na guia “Dados”, clique no ícone “Consolidar”;

Veja a tela que aparecerá:

Em referência, selecionaremos os dados a serem
consolidados, que são os valores contidos nas planilhas
“Turno 1”, “Turno 2” e “Turno 3”.


Excel Avançado

Selecione cada intervalo, um por um, sempre clicando em
adicionar, até todos os três estiverem no campo “Todas as
referências:”. Marque também a opção de criar vínculo com
os dados de origem.

Clique em OK e veja o que acontecerá:

Todos os valores foram somados (consolidados) na tabela
“Resumo da Produção”.

Veja agora que interessante. Apesar de parecer o mesmo
resultado do nosso exemplo com “Referência 3D”, existe um
diferencial em consolidar os dados;

Repare que no lado direito do nome das linhas, apareceu 4
símbolos de “+”;

Clique em um deles para ver o que acontece.


Excel Avançado

Veja que ao clicar, os dados que estão consolidados
aparecem na planilha principal. Essa é a grande vantagem
de consolidar os dados, pois, agora você pode exibir ou
ocultar sempre que quiser os dados detalhados ou
consolidados.

Proteger Planilhas

A proteção de planilha é usada basicamente para proteger
determinadas partes de sua planilha de remoções ou mudanças
acidentais das fórmulas inseridas. Essa proteção torna-se bastante
útil, uma vez que, em alguns casos, podemos demorar horas
produzindo uma fórmula e esta pode ser removida acidentalmente a
qualquer momento, principalmente se a planilha for manuseada por
mais de uma pessoa.

Para proteger a planilha devemos primeiro decidir se queremos
proteger a planilha inteira, ou parte dela. O recurso de proteção
permite que se proteja parte da planilha e que se liberem outras
partes, tais como áreas onde são lançados dados que precisam ser
“acrescentados” diariamente a um banco de dados, preservando-se
as fórmulas, formatação, inclusão, exclusão de linhas e colunas e etc.

Selecione a planilha “Rateio de CIF’s”;

Agora devemos selecionar o intervalo de células o qual não
desejamos proteger. Que nesse caso é apenas a quantidade
produzida, pois, este campo deverá ser preenchido
frenquentemente pelo usuário. Neste caso os outros campos
ficam inalteráveis, pois são dados fixos da empresa ou dados
calculados.

Selecione, portanto, o intervalo B3:B5;


Excel Avançado

Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e
escolha a opção “Formatar Células...”;

Acesse a guia “Proteção” e desmarque a opção
“Bloqueadas”;

Clique em OK.

Obs.: Por padrão, todas as células vêm bloqueadas e quando
desejamos desbloquear qualquer uma, devemos fazer o mesmo
procedimento.

Na guia “Revisão” selecione a opção “Proteger Planilha”;

Na janela a seguir, digite a senha 1234;


Excel Avançado

Você pode simplesmente proteger a planilha sem senha se
quiser;

Veja que você pode editar o que será permitido que o
usuário faça com as células bloqueadas. Em nosso caso,
permitiremos que o usuário apenas selecione as células.

Portanto, clique em “OK”, redigite a mesma senha e clique
em “OK” novamente.

Faça um teste agora tentando editar as células que não
foram desbloqueadas e a células que foram desbloqueadas.

Viu só como é prático? Agora pode criar planilhas muito mais
práticas e seguras.

Desproteja a planilha para que possamos continuar nosso
trabalho.

Obs.: Por favor, não vá digitar uma senha e depois esquecê-la. Tome
muito cuidado ao escolher a senha.

Outro recurso bastante interessante é você bloquear a planilha e
permitir que apenas alguns usuários possam editar certos intervalos.

Vejamos como funciona.


Excel Avançado

Consideremos que a coluna “Preço de Venda” possa ser
editada apenas pelo escritório de vendas. Para isso
criaremos uma senha de edição que será disponibilizada
apenas para esse escritório.

Ainda na guia “Revisão” clique no botão “Permitir que os
Usuários Editem Intervalos”;

Na tela a seguir clique em “Novo” e preencha os campos
conforme a figura abaixo, colocando a senha 123:

Clique em OK, redigite a senha e OK novamente.

Veja que a permissão foi criada:

Clique em “Proteger planilha...”, coloque a senha 1234 e
finaliza a proteção.


Excel Avançado

Agora tente modificar qualquer célula da coluna “Preço de
Venda”;

Percebeu a diferença? Agora o Excel permite que o usuário
modifique a célula apenas com a senha criada para o
intervalo.

Desproteja novamente nossa planilha para continuarmos.

Você pode também proteger toda sua pasta de trabalho. Ao proteger
uma pasta de trabalho, você estará bloqueando a estrutura da pasta,
de modo que as planilhas não possam ser excluídas, movidas,
ocultas, reexibidas, renomeadas e novas planilhas não possam ser
incluídas. Você pode também impedir que as janelas de uma pasta de
trabalho sejam movidas, redimensionadas, reexibidas ou fechadas.

Veja como é simples:

Ainda na guia “Exibir” clique no ícone “Proteger Pasta de
Trabalho” e “Proteger Estrutura e Janelas”;

Coloque a senha 123 novamente e dê um OK.

Agora tente modificar a estrutura da pasta de trabalho,
criando uma nova planilha por exemplo.

Desproteja nossa pasta de trabalho, clicando em “Proteger
Pasta de Trabalho” e desmarcando a opção “Proteger
Estrutura e Janelas”.


Excel Avançado

Ainda temos uma última opção de proteção, que é proteger o arquivo
com senha. Para isso siga os passos a seguir:

No menu Office vá em “Salvar Como”;

Na tela seguinte vá em Ferramentas>Opções Gerais...;

Crie as senhas de proteção e gravação, 123;

Dê um OK confirmando as senhas e salve o arquivo por cima
do arquivo existente.

Feche o arquivo e tente abri-lo novamente.

Agora o Excel pede senha para abrir o arquivo.

Para retirar a senha, basta ir ao mesmo lugar, apagar a
senha e salvar por cima do arquivo existente novamente.

Validação de Dados
Ao trabalhar com planilhas é comum cometermos erros de digitação
ou mesmo a inserção de um dado não compatível pelo usuário. Para
minimizar esses erros, o Excel tem uma ferramenta chamada
“Validação de Dados”, onde você como desenvolvedor, pode impor
algumas regras de digitação e ainda enviar mensagens de alerta
sobre o erro cometido pelo usuário. Vamos ver como funciona:

Selecione a planilha “Arrecadação”;

Primeiro queremos que o campo “Data” seja preenchido
somente com datas inferiores ao dia de hoje, para tanto clique
na célula C3 e arraste até a célula C10;


Excel Avançado

Selecione a guia “Dados” e em seguida clique em “Validação de
Dados”;

Veja que abriu a caixa de diálogo “Validação de Dados” na guia
“Configurações”, cujos critérios definiremos;

Dentro do campo “Permitir”, escolha “Data”; no campo
“Dados”, escolha a opção “menor do que”; enfim, você deverá
estabelecer a data de término, no nosso caso, escreva
“=HOJE()”.

Obs.: A função “HOJE()” retorna à data da memória do
computador. Esta função não possui argumentos.

Na aba “Mensagem de entrada”, devemos escrever uma
mensagem a fim de orientar o usuário no preenchimento da
célula. Coloque as seguintes definições:


Excel Avançado

Na aba “Alerta de erro”, vamos criar uma mensagem de erro.
Preencha conforme ilustração abaixo;

Obs.: No campo estilo você define o tipo de erro que ocorrerá no
momento em que o usuário entrar com um valor inválido. No caso
do estilo parar, o usuário não poderá continuar o trabalho


Excel Avançado

enquanto não digitar um valor válido, já os outros dois estilos o
usuário poderá optar por continuar com o erro, mesmo após a
mensagem de alerta.

Clique em “OK”;

Agora faça um teste colocando uma data posterior à data de
hoje.

Exercícios:

1. Tente validar as células da coluna “valor” criando critérios de
entrada para valores maiores que zero.

2. Valide agora as células da coluna “Contribuinte” usando o
critério de “Lista” com os dados nomes dos contribuintes
cadastrados. Veja o resultado:

Obs.: Existem duas formas de criar a lista. A primeira é fazendo
referência a um intervalo de células e a segunda, simplesmente
digitando os nomes separados por ponto e vírgula.

Formatação Condicional
Essa ferramenta agiliza o trabalho do operador, pois ela cria uma
identidade visual de acordo com o conteúdo, facilitando a
identificação de determinadas células. Para entendermos melhor,
vamos a um exemplo. Em diversas empresas, é muito usado o plano
de ação (de forma simplificada, é um tipo de check list de tarefas)
onde podemos monitorar as ações que estão sendo realizadas, as
pendentes e as concluídas. Utilizando a Formatação Condicional,
podemos identificar mais rapidamente a situação de cada ação.


Excel Avançado

Vamos para a planilha “Plano de Ação”.

Na guia “Início”, clique sobre o ícone “Formatação Condicional”.
Descerá uma lista de opções para você escolher, conforme a
imagem abaixo:

A Microsoft criou nessa versão 2007 algumas regras padrões de
formatação condicional, até então inexistente nas versões mais
antigas. Iremos comentar abaixo cada uma delas, antes de
passarmos para nosso exercício.


Excel Avançado

Realçar Regras das Células:

Como pode ser verificado na figura acima, este módulo apresenta
algumas das regras mais utilizadas. Ao escolher uma delas, o usuário
pode definir o critério a ser obedecido, sendo assim a célula
modificada para uma formatação pré-determinada pelo programa.
Vejamos um exemplo:

Gostaríamos de destacar as células que contenham, na coluna
“Quando”, datas referentes ao mês corrente;

Devemos então selecionar os dados da coluna “Quando”, ou
seja, o conjunto de células E3:E12;

E logo em seguida escolher a opção “Uma Data que Ocorre...”,
na opção “Realçar Regras das Células” contida no menu
“Formatação Condicional”;

Logo aparecerá a tela abaixo, onde será definido o critério, que
em nosso caso são as datas deste mês.


Excel Avançado

Selecione a opção “Este Mês” e logo em seguida escolha o tipo
de formatação desejado. Veja que além das opções já
sugeridas pelo Excel, no último item você pode escolher uma
formatação personalizada.

OK. Confira agora se as datas referentes ao mês corrente foram
destacadas com a formatação escolhida. Obviamente que, caso
não existe nenhuma atividade para o mês corrente, nenhuma
célula será alterada. Caso isso ocorra, modifique alguma data
para o mês corrente apenas para verificar se deu tudo certo.

Verifique algumas outras opções neste tópico para
compreender melhor.


Excel Avançado

Regras de Primeiros/Últimos:

Veja que neste tópico as regras não são em relação aos valores
contidos nas células, mas sim quanto ao posicionamento das
mesmas. Os 4 primeiros itens o valor padrão é sempre 10 (em % ou
em itens), no entanto, perceberá que ao selecionar a opção, este
valor poderá ser alterado de acordo com sua necessidade. Já nos dois
últimos itens, o Excel calculará automaticamente a média do intervalo
selecionado e destacará os valores abaixo ou acima da média.
Lembrando que este último apenas funcionará quando o intervalo de
dados conter exclusivamente números.


Excel Avançado

Barras de Dados:

Este tópico é uma novidade da versão 2007 do Excel. Ele gera barras
com tamanhos diferenciados, ao lado dos dados selecionados, de
acordo com o peso de cada valor. Vejamos um exemplo:

Ainda na planilha “Plano de Ação”, digite nas células A15 à
célula A19 os seguintes valores, respectivamente: 10; 15; 12;
20; 18.

Agora selecione este mesmo intervalo de dados;

Vá até o ícone “Formatação Condicional”, selecione a opção
“Barras de Dados” e escolha uma cor de sua preferência.

Verifique o resultado com a imagem abaixo:


Excel Avançado

Viu só que interessante.

Passando adiante:

Escala de Cor:

Esta opção tem basicamente a mesma funcionalidade da opção
anterior. A única diferença é que os pesos são diferenciados pela
tonalidade das cores e não mais por tamanho de barras.

Conjunto de Ícones:


Excel Avançado

Também com a mesma utilidade dos dois itens anteriores, este tópico
trabalha diferenciando os valores com ícones. Vamos ver como:

Trabalhando com os valores que digitamos no intervalo
A15:A19, iremos limpar a regra que criamos anteriormente. O
primeiro passo é selecionar o intervalo de células cujo
desejamos limpar a regra;

Agora selecione no ícone “Formatação Condicional” o tópico
“Limpar Regras”;


Excel Avançado

Como desejamos limpar apenas a regra do intervalo
selecionado, escolha a opção “Limpar Regras das Células
Selecionadas”.

Pronto, agora ainda com o intervalo selecionado, volte ao menu
“Formatação Condicional” e escolha a opção “Conjunto de
Ícones”;

Escolha o item “5 Quartos”:

Pereba que ele modificará a figura conforme o peso do valor
contido na célula:

OK!!!

Vamos agora criar nossa regra!!!

Ainda trabalhando na planilha “Plano de Ação”, selecione agora
o intervalo G3:G12, ou seja, a coluna “Situação”.


Excel Avançado

Nosso objetivo será destacar as células que contiver os valores
“Pendente”, “Em Execução” e “Concluída” com as cores
vermelho, azul e verde, respectivamente. Para isso deveremos
criar regras lógicas que informa ao Excel qual o objetivo
desejamos alcançar.

Primeiramente seleciona no menu “Formatação Condicional” a
opção “Nova Regra”; Aparecerá a tela de novas regras de
formatação:

Existem várias opções para você escolher. Algumas delas já
vimos anteriormente e as outras são de entendimento muito
simples. Portanto, iremos trabalhar apenas em duas delas, a
segunda, “Formatar apenas células que contenham”, e última
“Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser
formatadas”. Navegue entre as demais opções e caso tenha
alguma dúvida, chame o monitor para maiores explicações.

Selecione, portanto, a segunda opção;

Preencha os campos conforme a figura abaixo e formate para a
célula com preenchimento na cor vermelha:


Excel Avançado

Clique em OK.

Veja que todas as células que contém o texto “Pendente”
ficarão preenchidas de vermelho.

Como Exercício, crie novas regras que contemple nosso
objetivo descrito acima.

Se tudo tiver ocorrido corretamente, a coluna “Situação” ficará
conforme a imagem abaixo:

Vejamos agora outro exemplo:

Agora gostaríamos que fossem destacadas aquelas atividades
que se referem às datas inferiores à data atual e que ainda
encontram-se pendentes. Você pode imaginar como fazer isso?

Selecione a célula B3;

Vá ao menu “Formatação Condicional” e escolha o item “Nova
Regra...”;


Excel Avançado

Escolha agora a última opção “Usar uma fórmula para
determinar quais células devem ser formatadas”;

Digite a fórmula conforme a imagem abaixo:

Obs.: Preste bastante atenção para não deixar as células travadas
com $.

Agora com o botão direito do mouse, copie somente a
formatação da célula B3, para as demais células da coluna “O
que”.

Veja o resultado:

Pronto, agora que aprendemos sobre a formatação condicional,
podemos avançar nosso curso!!!

Auditoria
Em muitas situações, você irá trabalhar com fórmulas bastante
complexas. Muitas vezes para obter um resultado em uma célula,
serão necessárias várias outras que estão interligadas àquela. Desta
forma, é comum cometermos erros ou fazermos confusão nas


Excel Avançado

referencias, e com a ferramenta de auditoria se torna bem eficiente a
identificação desses erros.

Escolha a planilha “Rateio de CIF’s”.

Clique na célula E3, mesmo com uma fórmula não tão grande
observe que dá um pouco de trabalho localizar as células à que
ela faz referência.

Vamos agora utilizar a ferramenta de auditoria.

Clique na Guia Fórmulas e repare o campo “Auditoria de
Fórmulas”:

Verifique se a célula E3 está selecionada e clique no botão
Rastrear Precedentes na barra de Auditoria de fórmulas.
Verifique que o Excel identifica as células ao qual a célula E3
faz referência utilizando setas.

Clique no botão “Remover Setas”.

Para identificar quais células utilizam a E3 como referência,
clique em Rastrear dependentes na barra de Auditoria de
fórmulas.

Clique novamente no botão Remover todas as setas.

Ainda na barra de Auditoria de fórmulas, existe o botão
Rastrear erro que pode ser usado quando a célula retorna a
valores como #VALOR!, #REF!, #N/D entre outros. Ela irá
mostrar as células precedentes e dependentes.


Excel Avançado

Auto Filtro
Filtrar é um meio fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto
de dados de uma lista. Quando se filtra uma lista (banco de dados), o
Excel exibe apenas as linhas que contém um determinado valorou
que atendam as determinadas condições de pesquisa denominadas
critérios.

AutoFiltro serve para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o
conteúdo de uma célula ou usando critérios simples de comparação,
com até dois critérios por rótulo (coluna).

Veja como é simples utilizar este recurso:

Vá à planilha “Plano de Ação”;

Para criar o “AutoFiltro”, basta selecionar qualquer célula dentro
da tabela que se deseja trabalhar; e

Na guia “Dados” clicar no botão “Filtro”:

Veja que ao clicar no botão, apareceram algumas setas no
título de cada coluna:

Clique na seta da coluna “Departamento” e veja as opções de
filtragem. Selecione, por exemplo, apenas o departamento
“RP”.


Excel Avançado

Dê um OK e repare que em nossa tabela, aparecerão apenas as
atividades do departamento de Relações Públicas.

Navegue um pouco pelas setas de filtragem para ver quantas
opções de filtragem já existem no Excel.

Obs.: Repare que os filtros se diferenciam dependendo do conteúdo
das células. Os filtros para células que contém texto não são os
mesmo para células que contém datas, números, etc.

Filtro Avançado

Vimos no tópico anterior o Autofiltro que aplica critérios de filtragem
em uma planilha. Agora aprenderemos a fazer a mesma operação,
porém com a vantagem de levar os dados para outro local da planilha
e criar nossos próprios critérios.

Na planilha “Clientes”, temos o registro dos nomes, idade, valor das
compras, cidade em que reside e o estado de cada cliente.
Imaginemos que o fornecedor queira selecionar aqueles clientes cujas
compras foram superiores a R$ 1000,00 e residem em MG.
Seguiremos os seguintes passos para chegar ao nosso objetivo:

Clique em qualquer célula da tabela.


Excel Avançado

Na Guia “Dados”, no campo “Classificar e Filtrar”, Clique em
“Avançado” . Aparecerá a seguinte caixa de dialogo:

Clique na opção “Copiar para outro local”.

O “Intervalo da lista” deve ser preenchido com o intervalo
A3:E11.

Escolha o intervalo de critérios selecionando as células
$A$15:$B$16.

Em seguida, especifique para onde você quer que os dados
filtrados sejam levados (em “Copiar para:” defina a célula
A23).

A opção “Somente registros exclusivos” deve estar desmarcada.
Essa opção serve para que, caso a lista possua mais de um
registro repetido, o Excel mostre apenas um.

Clique em “OK”.

Veja o resultado:

Faremos agora o mesmo procedimento, porém desejamos
selecionar os clientes que possuem compras superiores a R$
1000,00 ou os que moram em MG.


Excel Avançado

Faremos o mesmo processo, porém os critérios devem estar em
linhas diferentes. No campo “Intervalo de critérios”, vamos
selecionar o intervalo A19:B21.

Obs.: Sempre que utilizar critérios em mesma linha, estes serão
incrementais, ou seja, todos os critérios deverão ser obedecidos,
utilizando o conceito “e”. Ao colocá-los em linhas diferentes apenas
um critério deve ser obedecido, utilizando o conceito de “ou”.

Estrutura de Tópicos

Existe uma maneira muito prática de organizar planilhas muito
extensas dentro do Excel, é o comando “Subtotais”, encontrado na
guia “Dados”. Ele organiza as planilhas por blocos de informação,
estes podem ser exibidos ou não. Quando ocultos, a planilha fica
simplificada e de fácil leitura. Quando exibidos permitem observar
uma parte da planilha (ou a planilha inteira) com mais detalhes.

Vá até a planilha “Vendas de Pneus” para aprendermos este
novo recurso.

Temos aqui alguns dados referentes à venda de pneus tais
como, região, mês e valor da venda. Não é difícil de
perceber que aqui em nosso exemplo podemos agrupar
nossos dados em dois tipos de grupos: o grupo “Região” e o
grupo “Mês”.

Primeiramente iremos fazer os agrupamentos por região.

Para isso basta selecionar toda a tabela, exceto o título
principal.

Selecione, portanto, o intervalo de células C5:E57;

Na guia “Dados” clique no botão “Subtotal”;

Preencha os dados da janela conforme a figura:


Excel Avançado

Observe que iremos adicionar o subtotal em vendas e
separada por região.


Excel Avançado

Repare que os sobtotais foram criados agrupando os valores
de cada região.

Faça agora o mesmo procedimento, porém agora agrupando
por mês.

Tabela

As Tabelas de Dados fornecem atalhos, para que você possa criar
simulações de diferentes formas, como por exemplo, uma simulação
de empréstimo, um financiamento em que deseja pagar em um
determinado prazo, permitindo elaborar a apresentação de um
cenário de forma organizada.

Quando se trabalha com dados, podem ocorrer perguntas do tipo: “E
se aquele pagamento fosse R$ 50,00 a menos?”, ou, “E se as taxas
de juros mudassem?” e uma série de outros “E/SE”. Tais análises, se
feitas manualmente podem ser difíceis e demoradas.

Portanto, a Tabela de Dados é simplesmente um mecanismo que o
ajuda a fazer uma espécie de análise de sensibilidade.

Vamos a um exemplo:

Acesse a planilha “Análise de Empréstimo”.

Iremos então fazer um empréstimo no valor de R$ 85.000,00, com
uma taxa anual de 10,2% e o pagamento será efetuado em 15 anos.

Desejamos saber, portanto, qual será o valor pago por mês neste
financiamento. Para isso, iremos aprender alguns recursos novos.
Vamos lá?

Para isso iremos utilizar a função PGTO, que calcula as
prestações de um empréstimo quando se tem um valor
inicial e uma taxa de juros constante.


Excel Avançado

Antes de iniciarmos nossa função, têm algumas
considerações a serem feitas. Para calcularmos qualquer
transação financeira, nossas medidas de tempo devem
estar, necessariamente, nas mesmas unidades. No entanto,
aqui temos Juros e Prazo em anos e Prestação Mensal.
Teremos de mudar isso!!!

Para transformar a taxa de juros anual (i.a) para mensal
(i.m) temos uma formula básica:

Como queremos “im”, vamos isolá-lo:

No entanto, todos concordam que isso é o mesmo que:

Agora basta montar essa equação no Excel. Veja como é
fácil:

Clique no botão função, escolha a categoria “Financeira” e
depois procure a função “PGTO”:


Excel Avançado

Selecione-a e clique em “OK”;

Aparecerá o assistente de construção de fórmulas:


Excel Avançado

No campo “Taxa” iremos construir nossa fórmula da taxa
mensal “im”. Veja a fórmula abaixo no formato de
referências:

Caso não consiga enxergar a fórmula, pergunte!!

Vamos continuar preenchendo nossa equação.

O próximo campo é o número de períodos em que iremos
efetuar o pagamento, em nosso caso, 15 anos, ou 180
meses (15 x 12).

O “Vp” é o montante inicial, igual a R$ 85.000,00.

O campo “Vf”, não será preenchido, pois, este apenas será
utilizado quando desejamos fazer uma simulação futura.
Exemplo: Qual o valor mensal devemos colocar na poupança
para que em 15 anos tenhamos o montante de R$
85.000,00?

O “Tipo” é um valor lógico que utilizaremos para informar se
o pagamento será efetuado no início ou fim do período. Em
nosso caso pode deixa em branco que o Excel utilizará o
valor padrão.

No fim, nossa fórmula estará preenchida conforme a imagem
abaixo:


Excel Avançado

Veja que o resultado será de R$ 900,57 reais por mês.

Obs.: Perceba que o valor está negativo. Isso é por se tratar de um
desembolso mensal.

OK!!

Você deve estar se perguntando, e a ferramenta Tabela????

Vamos utilizá-la agora.

Ainda não estamos certo de que conseguiremos pagar o
valor de R$ 900,00 reais por mês. Portanto, gostaríamos de
fazer uma análise do financiamento em um período maior e
posteriormente comparar os valores e decidir qual se
encaixa melhor em nossa situação financeira.

Iremos, portanto, simular agora para 18, 20, 22, 25 e 30
anos.

Poderíamos simplesmente trocar o valor da célula C7 para
os novos valores de “Prazo de Pagamento” e anotá-los para
comparação. No entanto, para quem está querendo ser um
craque no Excel, isto não é muito elegante.


Excel Avançado

Portanto, utilizaremos a Tabela de Dados para simular os
valores no próprio o Excel, sem que tenhamos que simular
um por um.

Digite nas células B9 a B13 os valores 18, 20, 22, 25 e 30,
respectivamente. E logo em seguida selecione o intervalo
onde serão feitas as simulações. Em nosso caso são os anos
e o valor do pagamento mensal, portanto, intervalo B8:C13:

Ok, agora acesse a ferramenta “Tabela de Dados” na guia
“Dados” no menu “Teste de Hipóteses”.

Ainda como nosso intervalo selecionado, clique no ícone
“Tabela de Dados”:

A tela seguinte irá aparecer:


Excel Avançado

Veja que temos dois campos, um referente à linhas e outro à
colunas. Como em nosso caso os dados estão dispostos em
uma coluna, teremos de utilizar o campo coluna.

Neste campo devemos indicar para o Excel qual informação
contida na fórmula deve ser substituída pelos dados de
nossa simulação, que no nosso exemplo é a célula que
contém o prazo de pagamento. Correto?

Preencha, então, o campo coluna com a célula C7.

Dê um “OK”!!!

Selecione o intervalo C9:C13 e formate as células como
“Contábil”.

Veja que agora temos as prestações mensais para todos os
períodos de tempo desejado:


Excel Avançado

Simples não?

Vamos agora para outro exercício...

Não satisfeitos com nossa simulação, gostaríamos agora de
saber também, qual seria a variação da prestação mensal
em todos esses prazos e também em valores diferentes. Por
exemplo: R$ 70.000,00; R$ 100.000,00; R$ 120.000,00; R$
150.000,00; e R$ 200.000,00.

Tente fazer sozinho antes de verificar a solução.

Solução:

Primeiro mude os valores dos prazos de pagamento para a
coluna C;

Digite agora os novos valores de empréstimos na linha 8,
logo após a célula C8 e formate-os no modo contábil;

Selecione todo o intervalo a ser trabalhado:

Clique no ícone da ferramenta “Tabela de Dados”;


Excel Avançado

E indique as células que serão substituídas na fórmula, tanto
no caso das linhas quanto das colunas:

Dê um OK e veja o resultado:

Prático não?

Ok. Vamos seguir adiante.

Importar Arquivos de Texto
É muito comum você receber vários arquivos no formato de texto e
ter de transformá-lo em planilha de Excel para poder trabalhar
melhor os dados. Aqui veremos um pequeno exemplo de alguns
dados sobre a rentabilidade dos fundos de investimento do Banco do
Brasil, os quais importaremos para o Excel para poder criar gráficos,
trabalhar com funções, fórmulas, etc.

Na pasta “Excel Avançado – Soluções Empresariais” abra o
arquivo no formato .txt “Dados - Rentabilidade dos Fundos de
Investimento”, apenas para conhecermos os dados que iremos
importar;


Excel Avançado

Feche-o em seguida;

Voltando à nossa pasta de trabalho “Arquivo Principal”, abra o
link “Fundos de Investimento”;

Com a célula A4 selecionada, vá à guia “Dados” e no campo
“Obter dados externos” escolha a opção “De Texto”;

Procure no desktop dentro da pasta “Excel Avançado – Soluções
Empresariais” o arquivo “Dados – Rentabilidade dos Fundos de
Investimento” e abra-o;

Na caixa de diálogo a seguir marque a opção “Delimitado” e
verifique se a origem do arquivo está como “Windows (ANSI)”;

Leia as outras opções para ter conhecimento do que está sendo
feito;


Excel Avançado

Clique em “Avançar”;

Na próxima janela marque as opções conforme a figura abaixo;


Excel Avançado

Repare que ao marcar a opção “Ponto e vírgula”, o assistente
logo mostra como ficará a divisão das colunas;

Clique em “Avançar”;

Esta janela permite formatar cada coluna a ser importada;

Vamos deixar como está; e

Clique em “Concluir”, verifique se a célula destino é a célula A4
e antes de clicar em “OK” dê uma olhada em “Propriedades” e
verifique quanto recurso está disponível.


Excel Avançado

Verifique seu resultado com a figura a seguir:

Atingir Meta
Este recurso que o Excel disponibiliza, realiza a variação apenas com
uma célula específica desde que esta célula faça parte de uma
fórmula. Sendo assim, não há necessidade de realizar diversos
testes, do tipo tentativa e erro para buscar uma solução específica
para a fórmula.

Ainda em nossa planilha de “Análise de Empréstimo”, iremos
ver o primeiro exemplo com o recurso “Atingir Meta”;

Ao fazer uma análise financeira, percebemos que temos
apenas R$ 1.000 para a prestação mensal, nem um centavo
a mais, nem um centavo a menos.

Veja que o valor mais próximo encontrado foi R$ 1.031,17,
para financiamento de R$ 120.000,00 em 30 anos.

No entanto, além de não ser exatamente os R$ 1.000,00
que desejamos, o prazo de pagamento é muito extenso.


Excel Avançado

Queremos agora quitar nosso financiamento em apenas 15
anos.

Percebe que para fazer isso, teríamos que inserir vários
valores de empréstimo até encontrar qual valor retornaria a
uma prestação de R$ 1.000,00. Isso seria realmente
trabalhoso.

Mas agora veremos como isso se torna extremamente
simples utilizando a ferramenta “Atingir Meta”.

Acesse a guia “Dados” e em “Teste de Hipótese” acione a
ferramenta “Atingir Meta”;

Preencha os campos conforme a imagem:

Vamos entender cada campo:

Definir célula: Neste campo indicaremos aquela célula que contém a
fórmula e o valor o qual desejamos definir. Em nossa caso queremos
definir a célula que indica a prestação mensal, célula C8.

Para valor: Este será o valor o qual a célula selecionada no campo
anterior deverá atingir. Em nosso caso é o valor de R$ 1.000,00.
Repare que indicamos o valor –R$ 1.000,00, pois, lembre-se de que
esse valor será desembolsado por nós.


Excel Avançado

Alternando célula: Este campo deverá conter a célula que iremos
variar para atingir nossa meta, ou seja, o valor variável. No nosso
exemplo, queremos que o valor da célula “Valor do Empréstimo”
varie até que o valor da prestação seja igual a R$ 1.000,00.

Agora que está entendido todos os campos, clique em OK
para ver o resultado:

Portanto, podemos pegar um empréstimo no valor de R$
94.385,10, que conseguiremos pagá-lo em 15 anos apenas
com nossa renda atual.

Vamos para um novo desafio:

Acesse a planilha “Conta de Telefone” no menu principal;

Veja que temos aqui um resumo da conta de telefone da
empresa, bem simplificada:

Após a reunião da diretoria, nossa empresa resolver cotar
algumas despesas desnecessárias, tendo em vista a ruim


Excel Avançado

situação financeira atual. O primeiro item o qual falaram em
reduzir foi o gasto com telefone, julgado por eles o mais
desnecessário.

Após horas de discussão, chegaram a um acordo de que a
conta não poderia passar de R$ 500,00 mensais.

Ligaram para o setor financeiro e disse para eles calcularem
o máximo de minutos que poderá ser falado para não
ultrapassar esse valor e que eles cuidassem para que isso
não acontecesse.

Como você agora já sabe utilizar a ferramenta “Atingir
Meta”, será simples realizar essa tarefa, não é mesmo?

Resolva e verifique com o resultado abaixo:

Será permitido então o uso apenas de aproximadamente
1023 minutos.

Cenários e Solver
Antes de iniciarmos uma das ferramentas mais incríveis do Excel,
vamos ver como gravar cenários para que, após algumas
modificações, possamos fazer comparações entre antes e depois.

No “Menu Principal”, escolha o link “Solver”;

Agora escolha o exemplo “Mistura para Ração”;


Excel Avançado

Antes de explicar o que temos nesse exemplo, vamos gravar o
cenário inicial para compararmos com os resultados futuros.

Selecione a guia “Dados” e depois Teste de
Hipóteses>Gerenciador de Cenários...;

Na caixa de diálogo, clique em “Adicionar...”;

Dê o nome a esse cenário de “Cenário 1”;

Em “Células Variáveis:” selecione o intervalo de C40 a C42 e,
com o CTRL pressionado, selecione as células C38 até E38;

Insira um comentário, caso deseje, e clique em “OK”;

Verifique os valores na caixa de diálogo a seguir; e


Excel Avançado

Dê um “OK” e veja que nosso cenário foi criado.

Feche o “Gerenciador de Cenários” e vamos agora para o nosso
novo recurso.

Solver:

O Solver é um software para programação matemática integrado à
planilha eletrônica, que resolve problemas de programação linear ou
programação linear inteira. Traduzindo: o Solver é uma ferramenta
que lhe permite resolver problemas de pequeno e médio porte,
visando chegar a uma otimização no resultado. Poderíamos citar
inúmeros cenários nos quais você poderia utilizar o Solver, no
entanto, por questão de eficiência e eficácia iremos entender o poder
dessa ferramenta diretamente na prática. Mas você com certeza vai
se lembrar de alguns desses exemplos durante o aprendizado.

Vamos resolver dois problemas clássicos de programação linear.

Caso 1

Escolha da mistura para rações.

Com o intuito de economizar, um produtor rural deseja calcular a
quantidade de cada tipo de grão, que traria um menor custo sem
prejudicar as quantidades mínimas de cada nutriente de que seu
gado necessita. Para isso, ele montou essa tabela com a quantidade
de nutrientes que cada Kg de grão contém, com suas respectivas
necessidades mínimas e preço/kg.

Vamos ajudá-lo, otimizando o processo de forma a obter o menor
custo e atender a todas as restrições de necessidades mínimas.


Excel Avançado

Vá à guia “Dados” e no campo “Análise” clique no ícone
“Solver” ;

Obs.: Caso não tenha nenhum ícone solver no seu Excel, é porque ele
ainda não está instalado. Como o Solver é um complemento adicional
do Excel, sempre que instalarmos o software teremos de adicioná-lo.
Para isso clique no ícone da Microsoft e logo depois em “Opções
do Excel” . Selecione o tópico “Suplementos” e logo em
seguida clique no botão “Ir”:

Aparecerá a seguinte caixa de diálogo:


Excel Avançado

Selecione a opção “Solver” e clique em OK. As vezes é necessário o
cd de instalação do software.

Pronto... Agora com o Solver instalado, podemos continuar!!

Na caixa de diálogo “Parâmetros do Solver”, no campo “Definir
Célula de Destino”, escolha a célula C44;

Como queremos minimizar o custo da mistura, marque a opção
“Mín”;

Em “Células Variáveis”, que são nossas incógnitas (X1, X2, X3),
selecione as células C40 até C42;

Em “Submeter às Restrições”, vamos definir todas as restrições
do nosso problema. As três primeiras restrições que iremos
definir são que as células C40, C41, C42 devem ser maiores
que zero. E as outras restrições são referentes às quantidades
mínimas de nutrientes. Vejamos como proceder:

Clique em “Adicionar”;

Na caixa de diálogo seguinte, preencha conforme a figura
abaixo;

Excel Avançado

Dê um “OK” e pronto, nossa primeira restrição já está pronta;
e

Faça o mesmo com as células C41 e C42.

Nas restrições das necessidades mínimas de nutrientes, temos
que os totais dos nutrientes A, B, C, D não podem ser
inferiores a 1250, 250, 900 e 232,5, respectivamente.
Adicione três novas restrições como nas figuras abaixo:


Excel Avançado

Verifique seus dados na figura abaixo:

Clique em “Resolver” e na próxima janela em “OK”;

Veja o resultado abaixo:


Excel Avançado

Interpretando nosso resultado, temos, como situação ótima, 200 kg
de grão do tipo 1, 50 kg de grão do tipo 2 e 100 kg de grão do tipo 3.
Nosso custo total da ração será de R$ 19.550,00 e pode-se verificar
na coluna “Quantidade Total” que todas as quantidades mínimas de
nutrientes foram obedecidas.

Antes de irmos adiante, grave um cenário dessa nova situação
tomando como referência as mesmas células com que trabalhamos
em nosso primeiro cenário. Salve como “Cenário 2”.

Vamos agora simular uma nova situação, em que temos um novo
fornecedor, e seus preços são de R$ 70,00 para grão 1, R$ 40,00
para o grão 2 e de R$ 45,00 para o grão 3. Vamos ver qual será
nossa nova solução ótima.

Primeiro, mude os valores dos grãos 1, 2 e 3 na tabela, como
na figura abaixo:


Excel Avançado

Agora, peça que o solver resolva a nova situação, sem fazer
nenhuma modificação nos parâmetros;

Verifique seu novo resultado.

Salve outro cenário com estes resultados com o nome de
“Cenário 3”.


Excel Avançado

Apenas para entendermos a funcionalidade de gravar cenários,
abra novamente o “Gerenciador de Cenários”;

Navegue pelos cenários 1, 2 e 3 e veja que é possível comparar
os vários cenários que você gravou, facilitando tomadas de
decisões.

Clique no link “Voltar” e escolha agora o exemplo “Problema de
Produção”

Caso 2

Problema na produção de portas e janelas.

A empresa Nova Linha produz artigos de vidro de alta qualidade:
janelas e portas, em três seções de produção:

1. Seção de Serralharia: para produzir as estruturas de
alumínio;

2. Seção de Carpintaria: para produzir as estruturas de
madeira;

3. Seção de Vidro e Montagem: para produzir vidro e montar as
portas e janelas.

Devido à diminuição dos lucros, o gerente geral decidiu reorganizar a
produção, propondo produzir só 2 produtos que têm uma melhor
aceitação entre os clientes.

Estes produtos são:

1. Uma porta de vidro com estrutura de alumínio; e

2. Uma janela grande com estrutura de madeira.

O Departamento de Marketing concluiu que a empresa pode vender
qualquer dos dois produtos, tendo em conta a capacidade de
produção disponível. Como ambos os produtos partilham a
capacidade de produção da seção 3, o dono solicitou ao Engenheiro
de Produção da empresa a resolução do problema.

O engenheiro então levantou os seguintes dados:


Excel Avançado

A capacidade de produção por minuto de cada seção a ser utilizada
para produzir uma unidade de cada produto; e

Os lucros unitários para cada produto.

Verifique a tabela levantada pelo engenheiro na planilha do Excel.

Como o objetivo de qualquer empresa é maximizar seus lucros,
vamos modelar esse probleminha como exercício de fixação, de
forma a trazer o maior lucro para nosso chefe. Para qualquer
problema na resolução, tire sua dúvida.

Verifique seu resultado com a figura abaixo.

Segurança das Macros
Neste tópico iremos aprender a alterar os níveis de segurança das
macro, pois, caso o nível de segurança das macros estejam alto,
provavelmente haverá problemas de execução.

No menu Office clique no botão Opções do Excel;


Excel Avançado

Na guia Central de Confiabilidade clique no botão Configuração
da Central de Confiabilidade;

Escolha a guia Configurações de Macro, e veja as opções de
configurações:

 Desabilitar todas as macros sem notificação: Clique
nesta opção se não confiar em macros. Todas as macros
existentes nos documentos e alertas de segurança sobre
macros serão desabilitadas. Se houver documentos com
macros não assinadas e não confiáveis, você poderá
transferi-los para um local confiável. Os documentos
mantidos nesse local poderão ser executados sem precisarem
ser verificados pelo sistema de segurança da Central de
Confiabilidade.

 Desabilitar todas as macros com notificação: Esta é a
configuração padrão. Clique nesta opção se desejar
desabilitar as macros e receber alertas de segurança caso
seja detectada alguma macro. Dessa forma, você poderá
decidir quando habilitar essas macros individualmente.


Excel Avançado

 Desabilitar todas as macros, exceto as digitalmente
assinadas: Esta configuração é igual à opção Desabilitar
todas as macros com notificação. A única diferença é que, se
a macro for assinada digitalmente por um editor confiável,
ela poderá ser executada se você confiar no editor; caso
contrário, você será notificado. Portanto, você pode optar
entre habilitar essas macros assinadas ou confiar no editor.
Todas as macros não assinadas são desabilitadas sem
notificação.

 Habilitar todas as macros (não recomendável; códigos
possivelmente perigosos podem ser executados): Clique
nesta opção para permitir a execução de todas as macros.
Esta configuração não é recomendável, pois torna o
computador vulnerável a códigos possivelmente mal-
intencionados.
Para habilitar nossas macros, devemos deixar a última opção
marcada.

Obs.: As macros podem causar estragos se as fontes não forem
confiáveis, portanto, não habilite macros de autores desconhecidos.

Macros
O objetivo das Macros é programar funções típicas do Excel de forma
a facilitar a execução de tarefas repetitivas.

A criação de uma Macro é semelhante à gravação de uma cassete,
inicia-se a gravação e realiza-se a gravação da tarefa pretendida,
que, é convertida automaticamente em código de Visual Basic for
Application (VBA). A tarefa pode ser, por exemplo, abrir um
determinado ficheiro de resultados, escolher algumas colunas ou
realizar um determinado tipo de gráfico. Com a utilização da Macro,
podemos repetir este conjunto de tarefas quando quisermos,
poupando bastante tempo.

No nosso primeiro exemplo, vamos criar três botões de comando
para calcular os valores máximos, mínimos e médios das horas


Excel Avançado

trabalhadas da nossa planilha “Empresa C Inc.”. Vamos ver o quanto
é fácil!!

Com a planilha “Empresa C Inc.” aberta, selecione a célula L20,
onde serão expostos todos os nossos resultados;

Vá agora para a guia “Exibição” clique no ícone Macro>Gravar
Macro...;

Nomeie nossa Macro como “Máximo”;

Perceba que também existe a opção de criar uma tecla de
atalho para nossa Macro utilizando o Ctrl + uma letra qualquer.
Apenas tome cuidado para não criar um atalho já existente no
Windows ou no Microsoft Excel;

Dê um “OK”;

Após clicar em “OK”, evite fazer qualquer ação que não esteja
dentro do escopo de ações necessárias para atingir o objetivo;

Clique na célula L20, digite “=Máximo(C3:C30)” e dê um
Enter;

Clique no botão “Stop” do assistente da macro no canto inferior
esquerdo da tela;

Pronto, nossa macro já está criada.

Para verificar o que fizemos, zere a célula L20 e na guia
“Exibição” clique novamente no botão “Macro”;

Uma tela será aberta como na figura abaixo, com duas macros
criadas (a macro que acabamos de criar e uma chamada
“Auto_Open”, da qual falaremos posteriormente);


Excel Avançado

Selecione a macro “Máximo” e clique em “Executar”; e

Veja que na célula L20 estará o valor máximo de horas
trabalhadas.

Vamos agora criar um Botão de Comando para facilitar o uso da
macro.

O primeiro passo é certificar-se de que a guia “Desenvolvedor”
está ativa. Caso não esteja, siga os passos a seguir para ativá-
la:

Vá em “Opções do Excel”, no menu “Microsoft” ;

Na guia “Mais Usados”, verifique se a opção “Mostrar guia
Desenvolvedor na Faixa de Opções” está marcado. Se não
estiver marque-a.


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