O documento descreve como o Grupo Sinal, uma empresa de varejo automotivo no Brasil, migrou com sucesso para o Google Apps for Work, melhorando a produtividade, colaboração e segurança. A migração para a nuvem do Google permitiu o compartilhamento fácil de arquivos, melhor comunicação entre equipes e redução de custos.

1. Maior produtividade e colaboração
interna com o Google Apps for Work
Resumo
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O que eles queriam fazer
Melhorar a disponibilidade da solução
de troca de mensagens
Criar uma cultura de colaboração interna
Garantir a segurança das informações
corporativas.
O que eles fizeram
Avaliaram cada ferramenta do
Google Drive for Work
Guardaram todas as informações da
empresa no Google Drive para facilitar
o acesso e compartilhamento
de informações
O que eles conseguiram
Espaço ampliado para armazenamento
de dados
Melhor gerenciamento de conteúdo
Segurança da Informação
Mais rapidez e, consequentemente,
mais produtividade e satisfação dos
colaboradores
Melhora na performance das equipes
Redução de custos
Cenário anterior
Referência na comercialização de veículos no Brasil e na prestação de serviços
de bens automotivos, o Grupo Sinal possui hoje 42 lojas no país e vem
crescendo a cada ano. A empresa representa grandes marcas internacionais
como Fiat, Ford, Honda, Nissan, Renault, Hyundai, Chrysler e Jeep.
Em 2012, a companhia sentia uma forte necessidade em aumentar a
produtividade no ambiente de trabalho. Os objetivos passavam pela melhoria
na disponibilidade da solução de mensageria, criação de uma cultura de
colaboração interna e garantia de segurança das informações corporativas. A
implementação das ferramentas do Google Apps for Work, por meio da
Multiedro, aconteceu no primeiro trimestre do ano seguinte.
Desafios
A empresa possuía uma tecnologia de comunicação lenta, defasada, instável e
com constantes quedas do serviço de e-mail, além de problemas de spam e
manutenções permanentes para garantir o funcionamento da ferramenta.
Em razão dos problemas com o serviço, a diretoria passou a utilizar, de forma
experimental, a versão gratuita do Google Apps. Satisfeita com o
funcionamento, a diretora-superintendente do Grupo Sinal, Graziella Baida,
recebeu a visita da Multiedro, empresa de tecnologia parceira Google for Work,
e teve início a negociação para contratação do pacote de ferramentas do
Google. Em apenas 2 meses, foram identificados diversos ganhos de
produtividade e economias que o Grupo Sinal teria a partir da adoção do Google
Apps por toda a corporação e dado o aceite para implementar a solução.

2. Alguns meses após a implementação do Google Apps, o Grupo Sinal sofreu uma
tentativa de ataque cibernético, o que acelerou a migração dos dados
corporativos, principalmente documentos e planilhas, para a nuvem do Google.
“Ficou claro para o cliente, naquele momento, o quanto a plataforma Google Apps
era robusta em termos de segurança e oferecia o estado da arte em controles
corporativos”, relembra Juliano Adolfo Fenólio, diretor de serviços da Multiedro.
Solução
A migração aconteceu no período de 2 meses com 1.400 funcionários e o
processo de adaptação foi bastante rápido. “Houve uma identificação natural
das ferramentas com os nossos colaboradores”, comemora Bruno Oka.
O Grupo Sinal possuía plataformas distintas para a diretoria e demais usuários
e, com a solução do Google, foi possível padronizar a comunicação e a
colaboração dentro da empresa. Além disso, a companhia não tinha uma
ferramenta que poderia ser utilizada para compartilhamento de documentos -
tudo era feito via troca de e-mails, e eventualmente os anexos excediam o limite
de espaço de armazenamento e envio. A plataforma possibilitou trabalhar
apenas com links e construir materiais em grupo com muito mais facilidade.
A comunicação das lojas com a matriz também ganhou em eficiência,
produtividade e segurança. Como a troca de informações entre as unidades é
muito intensa e constante, os usuários acabavam se valendo de soluções não
corporativas, sobre as quais o time de TI do Grupo Sinal não tinha qualquer
gerência. A partir da implementação do Google Apps, a empresa pode adotar
controles e políticas que preservam conteúdos sensíveis e garantem seu
trânsito apenas internamente. Já os funcionários passaram a contar com
Solução
Na transição da América Latina, a ilegra - empresa parceira do Google
for Work Brasil - foi responsável pela adoção tecnológica por meio da
metodologia do Google de engajamento dos usuários e de sua própria
metodologia de Human Change Management (HCM), que propõe uma
visão humana do processo de mudança. As três fases de implementação
foram: Core IT, Early Adopters e Go Live. Na fase Core IT, foram
realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a
migração de todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação
(TI) para o Google. Na etapa Early Adopters, foram efetuados os
treinamentos dos Google Guides, multiplicadores internos escolhidos
para atuar como guias do Google em suas áreas de negócio durante a
migração. Por último, aconteceu o Go-live, momento em que houve a
migração de todos os usuários. O projeto teve duração de 5 meses.
Dentro da migração, também foram realizados treinamentos presenciais
no Brasil e via Hangout para diferentes localidades na América Latina.
Foram mais de 300 horas de treinamentos e 530 funcionários
capacitados para apoiar a migração. O processo utilizado para selecionar
as pessoas que participariam dos treinamentos foi baseado na
metodologia Google, que forma colaboradores para serem pontos de
apoio dentro da organização e os Early Adopters, primeiros usuários
treinados para ajudar as pessoas durante e após a migração. Para
executivos e secretárias, houve um treinamento hands-on, em que um
instrutor ilegra ficou à disposição para tirar dúvidas, configurar
aparelhos de celular, ensinar a usar a agenda e explicar o funcionamento
geral dos aplicativos Google.
A confiabilidade de desempenho, facilidade de uso e a segurança dos
dados foram decisivos na escolha pelo Google Apps for Work.
“As ferramentas do Google são intuitivas e muito parecidas com as
que nossos usuários utilizam no dia a dia. As novas gerações já possuem
identificação com esta tecnologia, tornando o uso muito mais fácil no
ambiente corporativo”, explicou Renata Marques.
A Whirlpool incentivará ainda mais o uso do Hangout em 2015, pois a
ferramenta viabiliza e dinamiza reuniões a distância e gera redução de
"As ferramentas do Google Apps For Work permitiram uma enorme
alavancagem na produtividade, um incremento substancial na
segurança da informação e mais eficiência entre as equipes."
- Bruno Oka, Analista de Segurança da Informação do Grupo Sinal.

3. tecnologia de ponta e intuitiva para interagir entre si: chat, conferência de voz
e vídeo, compartilhamento de arquivos, intranet e rede social corporativa.
Uma das aplicações mais valiosas que esse leque de recursos proporcionou
tem sido conduzida pelo time de marketing do Grupo Sinal. Através da intranet
e da rede social corporativa, por exemplo, são divulgadas as principais
conquistas do time que atua nas concessionárias, incluindo as fotos dos
campeões de vendas.
Resultados
As ferramentas permitiram mais satisfação dentro das lojas e pedido de respostas
mais eficientes. Todos os documentos estão armazenados no Google Drive e
os colaboradores podem trabalhar de maneira mais colaborativa e engajada.
O armazenamento na nuvem melhorou o gerenciamento de conteúdo e
a satisfação dos colaboradores. “As ferramentas do Google Apps For Work
permitiram uma enorme alavancagem na produtividade, um incremente
substancial na segurança da informação e mais eficiência entre as equipes”,
celebra Bruno Oka, Analista de Segurança da Informação do Grupo Sinal.
O planejamento orçamentário agora é feito mais rapidamente por meio do
Google Sheets e o Google Sites permitiu que fosse criado um portal corporativo.
Já o Google Plus é utilizado para engajar, divulgar e reconhecer os
colaboradores que conseguem superar as metas.
O Grupo Sinal reduziu custos de TI, com manutenções que eram realizadas
constantemente anteriormente. Agora a empresa tem mais opções de canais
de comunicação e uma nova cultura de trabalho - mais colaborativa e produtiva.
A confiabilidade de desempenho e a segurança dos dados foram decisivos na
escolha pelo Google Apps for Work. O uso dos aplicativos pelo Grupo Sinal gerou:
Mais de 270 mil arquivos sincronizados
Mais de 19 mil planilhas compartilhadas
Mais de 7 mil documentos
© 2015 Google Inc. Todos os direitos reservados. Google e o logotipo da Google são marcas comerciais da Google Inc.
Os outros nomes de produtos e de empresas podem ser marcas comerciais das respectivas empresas que estão
associadas.
"Compartilhamos conhecimento, melhoramos nossos processos
internos, geramos mudança de comportamento e ganhamos
eficiência operacional."
- Maristela Rodrigues, Coordenadora de Processos.
Sobre Google Apps for Work
Google Apps for Work é uma plataforma de
produtividade baseada em nuvem que
ajuda você e sua equipe a se conectar e
trabalhar desde qualquer lugar, em
qualquer dispositivo. Google Apps for Work
inclui Gmail, Google Agenda (calendário
compartilhado), Google Drive
(armazenamento e compartilhamento
on-line de conteúdo), e Documentos,
Planilhas e Apresentações Google (criação
de documentos e colaboração).
Para mais informações, visite:
www.google.com.br/apps