Case Grupo Sinal PT

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Case Grupo Sinal PT

  1. 1. Maior produtividade e colaboração interna com o Google Apps for Work Resumo • • • • • • • • • • O que eles queriam fazer Melhorar a disponibilidade da solução de troca de mensagens Criar uma cultura de colaboração interna Garantir a segurança das informações corporativas. O que eles fizeram Avaliaram cada ferramenta do Google Drive for Work Guardaram todas as informações da empresa no Google Drive para facilitar o acesso e compartilhamento de informações O que eles conseguiram Espaço ampliado para armazenamento de dados Melhor gerenciamento de conteúdo Segurança da Informação Mais rapidez e, consequentemente, mais produtividade e satisfação dos colaboradores Melhora na performance das equipes Redução de custos Cenário anterior Referência na comercialização de veículos no Brasil e na prestação de serviços de bens automotivos, o Grupo Sinal possui hoje 42 lojas no país e vem crescendo a cada ano. A empresa representa grandes marcas internacionais como Fiat, Ford, Honda, Nissan, Renault, Hyundai, Chrysler e Jeep. Em 2012, a companhia sentia uma forte necessidade em aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. Os objetivos passavam pela melhoria na disponibilidade da solução de mensageria, criação de uma cultura de colaboração interna e garantia de segurança das informações corporativas. A implementação das ferramentas do Google Apps for Work, por meio da Multiedro, aconteceu no primeiro trimestre do ano seguinte. Desafios A empresa possuía uma tecnologia de comunicação lenta, defasada, instável e com constantes quedas do serviço de e-mail, além de problemas de spam e manutenções permanentes para garantir o funcionamento da ferramenta. Em razão dos problemas com o serviço, a diretoria passou a utilizar, de forma experimental, a versão gratuita do Google Apps. Satisfeita com o funcionamento, a diretora-superintendente do Grupo Sinal, Graziella Baida, recebeu a visita da Multiedro, empresa de tecnologia parceira Google for Work, e teve início a negociação para contratação do pacote de ferramentas do Google. Em apenas 2 meses, foram identificados diversos ganhos de produtividade e economias que o Grupo Sinal teria a partir da adoção do Google Apps por toda a corporação e dado o aceite para implementar a solução.
  2. 2. Alguns meses após a implementação do Google Apps, o Grupo Sinal sofreu uma tentativa de ataque cibernético, o que acelerou a migração dos dados corporativos, principalmente documentos e planilhas, para a nuvem do Google. “Ficou claro para o cliente, naquele momento, o quanto a plataforma Google Apps era robusta em termos de segurança e oferecia o estado da arte em controles corporativos”, relembra Juliano Adolfo Fenólio, diretor de serviços da Multiedro. Solução A migração aconteceu no período de 2 meses com 1.400 funcionários e o processo de adaptação foi bastante rápido. “Houve uma identificação natural das ferramentas com os nossos colaboradores”, comemora Bruno Oka. O Grupo Sinal possuía plataformas distintas para a diretoria e demais usuários e, com a solução do Google, foi possível padronizar a comunicação e a colaboração dentro da empresa. Além disso, a companhia não tinha uma ferramenta que poderia ser utilizada para compartilhamento de documentos - tudo era feito via troca de e-mails, e eventualmente os anexos excediam o limite de espaço de armazenamento e envio. A plataforma possibilitou trabalhar apenas com links e construir materiais em grupo com muito mais facilidade. A comunicação das lojas com a matriz também ganhou em eficiência, produtividade e segurança. Como a troca de informações entre as unidades é muito intensa e constante, os usuários acabavam se valendo de soluções não corporativas, sobre as quais o time de TI do Grupo Sinal não tinha qualquer gerência. A partir da implementação do Google Apps, a empresa pode adotar controles e políticas que preservam conteúdos sensíveis e garantem seu trânsito apenas internamente. Já os funcionários passaram a contar com Solução Na transição da América Latina, a ilegra - empresa parceira do Google for Work Brasil - foi responsável pela adoção tecnológica por meio da metodologia do Google de engajamento dos usuários e de sua própria metodologia de Human Change Management (HCM), que propõe uma visão humana do processo de mudança. As três fases de implementação foram: Core IT, Early Adopters e Go Live. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração de todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, multiplicadores internos escolhidos para atuar como guias do Google em suas áreas de negócio durante a migração. Por último, aconteceu o Go-live, momento em que houve a migração de todos os usuários. O projeto teve duração de 5 meses. Dentro da migração, também foram realizados treinamentos presenciais no Brasil e via Hangout para diferentes localidades na América Latina. Foram mais de 300 horas de treinamentos e 530 funcionários capacitados para apoiar a migração. O processo utilizado para selecionar as pessoas que participariam dos treinamentos foi baseado na metodologia Google, que forma colaboradores para serem pontos de apoio dentro da organização e os Early Adopters, primeiros usuários treinados para ajudar as pessoas durante e após a migração. Para executivos e secretárias, houve um treinamento hands-on, em que um instrutor ilegra ficou à disposição para tirar dúvidas, configurar aparelhos de celular, ensinar a usar a agenda e explicar o funcionamento geral dos aplicativos Google. A confiabilidade de desempenho, facilidade de uso e a segurança dos dados foram decisivos na escolha pelo Google Apps for Work. “As ferramentas do Google são intuitivas e muito parecidas com as que nossos usuários utilizam no dia a dia. As novas gerações já possuem identificação com esta tecnologia, tornando o uso muito mais fácil no ambiente corporativo”, explicou Renata Marques. A Whirlpool incentivará ainda mais o uso do Hangout em 2015, pois a ferramenta viabiliza e dinamiza reuniões a distância e gera redução de "As ferramentas do Google Apps For Work permitiram uma enorme alavancagem na produtividade, um incremento substancial na segurança da informação e mais eficiência entre as equipes." - Bruno Oka, Analista de Segurança da Informação do Grupo Sinal.
  3. 3. tecnologia de ponta e intuitiva para interagir entre si: chat, conferência de voz e vídeo, compartilhamento de arquivos, intranet e rede social corporativa. Uma das aplicações mais valiosas que esse leque de recursos proporcionou tem sido conduzida pelo time de marketing do Grupo Sinal. Através da intranet e da rede social corporativa, por exemplo, são divulgadas as principais conquistas do time que atua nas concessionárias, incluindo as fotos dos campeões de vendas. Resultados As ferramentas permitiram mais satisfação dentro das lojas e pedido de respostas mais eficientes. Todos os documentos estão armazenados no Google Drive e os colaboradores podem trabalhar de maneira mais colaborativa e engajada. O armazenamento na nuvem melhorou o gerenciamento de conteúdo e a satisfação dos colaboradores. “As ferramentas do Google Apps For Work permitiram uma enorme alavancagem na produtividade, um incremente substancial na segurança da informação e mais eficiência entre as equipes”, celebra Bruno Oka, Analista de Segurança da Informação do Grupo Sinal. O planejamento orçamentário agora é feito mais rapidamente por meio do Google Sheets e o Google Sites permitiu que fosse criado um portal corporativo. Já o Google Plus é utilizado para engajar, divulgar e reconhecer os colaboradores que conseguem superar as metas. O Grupo Sinal reduziu custos de TI, com manutenções que eram realizadas constantemente anteriormente. Agora a empresa tem mais opções de canais de comunicação e uma nova cultura de trabalho - mais colaborativa e produtiva. A confiabilidade de desempenho e a segurança dos dados foram decisivos na escolha pelo Google Apps for Work. O uso dos aplicativos pelo Grupo Sinal gerou: Mais de 270 mil arquivos sincronizados Mais de 19 mil planilhas compartilhadas Mais de 7 mil documentos © 2015 Google Inc. Todos os direitos reservados. Google e o logotipo da Google são marcas comerciais da Google Inc. Os outros nomes de produtos e de empresas podem ser marcas comerciais das respectivas empresas que estão associadas. "Compartilhamos conhecimento, melhoramos nossos processos internos, geramos mudança de comportamento e ganhamos eficiência operacional." - Maristela Rodrigues, Coordenadora de Processos. Sobre Google Apps for Work Google Apps for Work é uma plataforma de produtividade baseada em nuvem que ajuda você e sua equipe a se conectar e trabalhar desde qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Google Apps for Work inclui Gmail, Google Agenda (calendário compartilhado), Google Drive (armazenamento e compartilhamento on-line de conteúdo), e Documentos, Planilhas e Apresentações Google (criação de documentos e colaboração). Para mais informações, visite: www.google.com.br/apps

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