O documento descreve um projeto para desenvolver o Sistema Moderno de Gestão Acadêmica (SMGA) para a Colégio e Curso Ultra. O sistema visa modernizar os processos da instituição para torná-los mais digitais, eficientes e precisos, beneficiando tanto os funcionários quanto os alunos e responsáveis.

1. SISTEMA DE INFORMAÇÕES E APLICAÇÕES
PROFESSOR: ROBERTO LUIS MIRANDA PEREIRA CASTRO

2. Curso: Ciência da computação
Turno: Noite / 1º Período
Matéria: Sistemas de Informações e Aplicações
Professor: ROBERTO LUIS MIRANDA PEREIRA CASTRO
Participantes:
- MARLON LUIZ
- JAIRO NEVES
- GABRIEL RODRIGUES
- HURIEL NASSAR
- JOÃO VICTOR
- MATHEUS ZICARI

3. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
 Projeto: SMGA – Sistema Moderno de Gestão Acadêmica
 Contratante: Colégio e Curso Ultra
 Início Previsto: 26/06/2014
IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE /EXECUTOR
 Nome fantasia: SIGMA – Sistemas Complexos
 Razão social: SIGMA SISTEMAS LTDA
 CGC/CNPJ: 03.847.655/0001-99
 Forma Jurídica: Sociedade Limitada (LTDA)
 Endereço: Rua Barão São Leopoldo, nº 157 - 25º andar, Centro - Rio de Janeiro - RJ
 Representante legal: Marlon Luiz Pinto Pereira
 Coordenador do Projeto: Marlon Luiz Pinto Pereira
 Endereço do coordenador: Rua Soldado Felipe Bastos, nº 96 – Apt. 506, Leblon –
Rio de Janeiro – RJ.
 Envolvidos no projeto:
Nome Função Currículo Lates
Marlon Luiz Coordenador 91817811949719
Jairo Neves Analista de Negócios 926517518532112
Huriel Nassar DBA Oracle 951384365412478
João Victor Analista de Sistemas / Desenvolvimento 5954475093584251
Gabriel Rodrigues Analista de Sistemas / Desenvolvimento 0463752163090149
Matheus Zicari Analista de Sistemas / Teste de Software 933215874698521
HISTÓRICO DE EXPERIÊNCIA DA INSTITUIÇÃO PROPONENTE/EXECUTORA:
Portfólio de Serviços
I) DocHome
Serviço de armazenamento de arquivos. Baseia-se em um sistema web de armazenamento e
compartilhamento em nuvem privada. Os clientes são capazes de acessar seus arquivos de
computadores e smartphones de qualquer lugar do mundo se conectados à internet.

4. II) IT Thinkers
www.it-thinkers.com.br
Portal de colaboração acadêmico de TI. Site desenvolvido para ajudar o aluno dentro do
ambiente acadêmico (Monitoria, orientações sobre o mercado e suas tendência, debates,
desenvolvimento social no campus, eventos, cursos, e outros).
III) I-movel
I-movel é um aplicativo de serviço mobile no estado do Rio de Janeiro e São Paulo, que
permite conexão entre clientes e corretores, possibilitando uma busca rápida, conveniente,
com apenas alguns toques. I-movel está disponível para smartphone com sistema
operacional Android, iOS, Blackberry, e Windows Phone. Este app necessita que o plano de
dados esteja ativado em seu aparelho, varrendo em um raio de até 80Km a procura de
imóveis cadastrados. O mesmo utiliza realidade aumentada para facilitar que o cliente não se
engane com falsas propagandas.

5. IV) Gestor A
Software Jurídico para Gestão de Processos Contenciosos e Administrativos, Atos
Extrajudiciais e Consultas e Pareceres. O mesmo opera em modelo SaaS (software como
serviço). Dados hospedados em Internet Data Center Corporativo.
V) Informex
Software para monitoramento de rede. O Informex roda no sistema Windows dentro da
própria rede coletando estatísticas das máquinas, softwares e dispositivos que você mesmo
selecionar. Além disso, ele é capaz de reconhecer todos os dados do sistema, auxiliando no
mapeamento da rede. Tais dados são armazenados para análises posteriores, possibilitando
sua visualização e a reação às mudanças.
Usando uma interface web intuitiva, é possível administrar o sistema, instalar sensores,
configurar relatórios e avaliar os resultados obtidos. Em seguida, o usuário consegue gerar
relatórios sobre o uso do sistema e, ao mesmo tempo, oferecer aos colegas e clientes acesso
a gráficos e tabelas com dados em tempo real.

6. CARACTERIZAÇÃO DO PROBLEMA
No período de um mês, acompanhamos as rotinas das diferente funções envolvidas no dia a
dia da instituição, o que nos permitiu detectar os seguintes problemas, dentre outros:
 Imprecisão das informações.
 Informações descentralizadas.
 Processo de matrícula, rematrícula e transferência são lentos e demasiadamente
burocráticos.
 Várias etapas do processo são desnecessariamente manuais.
 A criação de relatórios e listas é excessivamente dificultosa e consequentemente
desatualizada.
 Perda de notas e/ou informações acadêmicas antigas.
A instituição cresceu bastante nos últimos anos e hoje conta com 05 unidades com diferentes
posições regionais, mas o crescimento tecnológico não acompanhou o ritmo da rede de
ensino.
O projeto visa ajudar a instituição a melhorar sua posição no mercado, através da velocidade
de resposta, precisão das informações trocadas e acessos multiplataforma. Todos esses
benefícios serão conseguidos com a utilização da cloud computing. Um dos pontos que
percebemos, no estudo que fizemos sobre a instituição, é que uma transferência de uma
unidade para a outra demora de 05 a 10 dias, quando esse tempo poderia ser reduzido para
01 a 03 dias, através de nossas soluções digitais.
Também notamos que as reuniões do corpo administrativo contam com dados
desatualizados, haja vista a demora na obtenção dos mesmos. Com nosso sistema, os dados
colhidos são processados e convertidos em informações relevantes com planilhas, tabelas,
gráficos e diagramas que tornarão as reuniões planejamento mais dinâmicas e os encontros
de avaliação mais precisos.
JUSTIFICATIVA
Os ganhos com produtividade, cortes de custos e segurança das informações justificam a
aprovação e implementação do projeto de modernização. Aproximadamente, 12% dos
alunos e prospects deixaram as unidades da instituição, por problemas com demora
burocrática, tempo de resposta excessivamente grande e perda de informações. O projeto
não envolve apenas a criação de um sistema, mas o redesenho de algumas rotinas e
processos acadêmicos, administrativos e financeiros. Estima-se ainda que pelo menos R$
2.500,00 mensais serão economizados por unidade; a resposta a certos índices de matrícula
serão praticamente instantâneos; os alunos e responsáveis terão acesso on-line a diversas
informações relevantes, como notas, datas de provas e trabalhos, solicitações de declarações
e outros serviços, etc. O sistema também será capaz de alimentar e requisitar informações
financeiras, pagamento de mensalidade e outros custos, além de gerar relatórios completos
com todas as informações passíveis de filtragem.

7. PÚBLICO-ALVO
O SMGA destina-se a:
Corpo docente: gasta um pouco mais de tempo lançando e calculando notas de provas e
trabalhos, além de depender da própria memória ou anotações em pauta para lembrar-se de
certas ocorrências. Geralmente queixam-se do tempo gasto nessas tarefas, e muitos até
levam parte disso para casa.
Secretaria: É um setor que está sempre com fila de espera. Boa parte dessa espera dá-se
pela lentidão de processos manuais ou semi-informatizados, requisição de documentos,
verificação de pendências, confirmação de cadastro, expedição de pagamentos, consulta a
informações em fichas de papel ou arquivos digitais mal organizados.
Administração: O planejamento de certas ações depende da posse de informações precisas
e atualizadas. O setor administrativo sofre com essa defasagem. As avaliações e projeções
das metas raramente contemplam as duas ou três últimas semanas que antecedem às
reuniões.
Financeiro: O setor financeiro já conta com uma aplicação comercial, além de terceirizar os
serviços contábeis. Mas as informações que chegam das unidades sofrem quase o mesmo
atraso do setor administrativo, embora tenha sido atenuado pelo uso de um sistema que não
atende a todas as áreas da instituição.
Almoxarifado: Controlar o estoque não é apenas trabalhoso, pois o controle gera uma
grade de documentos e fichas que fazem com que os produtos e insumos necessários não
cheguem, muitas vezes, na data certa.
Alunos e responsáveis: Eventualmente procuram o corpo docente ou a secretaria, em
busca de informações ou solicitações que poderiam ser respondidas ou requisitadas
eletronicamente pelo site.
OBJETIVO GERAL
Garantir que as unidades da instituição tenham rapidez nos processos gerenciais, coesão em
suas relações, transparência das informações e praticidade em suas atribuições.
Agregar valor à marca e torná-la mais competitiva, ao melhorar os sistemas gerenciais e
operacionais.

8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
O SMGA pretende atender às necessidades de cada área, ao:
 Inserir notas das avaliações e pontos extras, gerando um média automática, com ou
sem o sistema de pesos. O histórico e as anotações sobre os alunos poderão ser
resgatados pelo corpo docente, em qualquer momento.
 Expedir documentos (impressos ou em PDF), registrar e confirmar pagamentos,
emitir recibos, transferir alunos, etc.
 Exibir informações por data, turno, série, etc., além de informações detalhadas,
acadêmicas ou financeiras, sobre um evento específico, através de relatórios com
planilhas e gráficos.
 Controlar custos e projeções de gastos, além de gerar relatórios de forma simples.
Permitir a comunicação entre as informações das secretarias das unidades para que
o setor tenha uma visão equilibrada dos custos, entre outras coisas.
 Controlar o estoque com emissão de aviso de necessidade de compras, baseado em
nível de estoque mínimo, previamente configurado.
 Permitir que pagamentos e pedidos sejam transferidos do site para o sistema
automaticamente.
META
 Reduzir de 07 dias para 02 o tempo entre a correção das provas e a divulgação das
notas.
 Desonerar o tempo dos professores, permitindo que as notas sejam lançadas no
sistema, remotamente.
 Diminuir o tempo que se leva para transferência entre unidades que atualmente está
entre 08 e 20 dias, para 05 a 10 dias.
 Eliminar em torno de 30% de processos antigos, manuais ou mecânicos, e converter
outros 50% para processos inteiramente digitais.
 Cortar 17,5% de gastos mensais, o que resultará em algo em torno de R$
12.500,00/mês.
 Eliminar os atrasos na compra de materiais que são gerados pela falta ou imprecisão
da lista de necessidade de materiais e insumos.
 Aumentar o acesso dos alunos e responsáveis, com a implantação do novo portal,
parte essencial para alavancar a agilização da secretaria.