Manualipdoc4 pt

iPortalDoc - Gestor Documental
Manual de Utilizador
IPBRICK
International
v
4.0
Dezembro 2012

Conteúdo
1 O iPortalDoc 9
1.1 O que é o iPortalDoc? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.1 Gestão de utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.2 Caracter´ısticas do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.3 Interfaces do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.3.1 Interface de Acesso Web . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.3.2 Interface de sistema de ficheiros . . . . . . . . . . . . . 21
1.3.3 Interface de Correio Eletrónico . . . . . . . . . . . . . . 24
2 Funcionalidades do iPortalDoc 27
2.1 Menu Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.1.1 Abrir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.1.2 Introduzir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.3 Encaminhar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1.4 Carimbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.5 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.6 Digitalizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.7 Check Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1.8 Atualizar rev. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.1.9 Alterar Info. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.1.10 Associar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.1.11 Ligar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.1.12 Ligar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.1.13 Marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.1.14 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.1.15 Assinar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.1.16 Mover docs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.1.17 Permissões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3

4 CONTE ÚDO
2.1.18 Imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.1.19 Cancelar workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.1.20 Info Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.1.21 Doc. Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.22 Mails Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.23 Edi¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.1.24 Workflow Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.1.25 A¸cões Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.2 Menu Defini¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.2.1 Interface Configura¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.2.2 Utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.2.3 Perfil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
2.2.4 Assunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.2.5 Centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
2.2.6 Sub-centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.2.7 Funcionário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.2.8 Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
2.2.9 Ass. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.2.10 Tipos Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.2.11 Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
2.2.12 Templates Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
2.2.13 Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
2.2.14 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
2.2.15 Palavras chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
2.2.16 Constrói FS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
2.2.17 Constrói mailFS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
2.2.18 iPortalDoc Light . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
2.2.19 Introduzir Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.2.20 Projectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.3 Menu Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2.3.1 Desenhar um esbo¸co . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
2.3.2 Conceber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
2.3.3 Instanciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
2.3.4 Configurar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
2.3.5 Remover Instância . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
2.3.6 Inserir a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
2.3.7 Alterar Transi¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
2.3.8 Visualizar F.T. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

CONTE ÚDO 5
2.3.9 Tempo Exec. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
2.3.10 Ass. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
2.3.11 Ass. Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.3.12 Agendamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.3.13 Gerador de a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
2.4 Menu Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
2.4.1 Alterar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
2.4.2 Criar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
2.4.3 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
2.4.4 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
2.4.5 Ass.Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
2.4.6 Ass.Utiliz. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
2.4.7 Ass.Utiliz.Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
2.4.8 Ass.Utiliz.Macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.4.9 Replicar Permissões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.4.10 Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2.4.11 Lista de a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2.4.12 a¸cões por utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
2.5 Menu Módulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.5.1 Introdu¸cão de Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.5.2 Gestão de Energia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
2.5.3 SAFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
2.5.4 Servi¸cos Sociais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
2.5.5 Agendamento de workflows . . . . . . . . . . . . . . . . 137
2.5.6 Introdu¸cão Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
2.5.7 Módulo Miniaturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2.6 Menu Sessão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2.6.1 A¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
2.6.2 Calendário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2.6.3 Entidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2.6.4 Criar uma Entidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
2.6.5 Criar um Contato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
2.6.6 Ordenar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
2.6.7 Config. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
2.6.8 Gestão de +info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
2.6.9 Mudar Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
2.6.10 Mudar Sigla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
2.6.11 Histórico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

6 CONTE ÚDO
2.6.12 Layout gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
2.6.13 Constrói filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
2.6.14 Constrói Filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
2.6.15 Terminar Sessão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
3 Guia de utiliza¸cão do iPortalDoc 165
3.1 Cria¸cão de uma hierarquia de Pastas . . . . . . . . . . . . . . 165
3.2 Atribui¸cão de utilizadores a uma diretoria . . . . . . . . . . . 168
3.3 Configura¸cão de Fluxos de Trabalho e Tipos de Documento . . 169
3.3.1 Atribui¸cão de Workflows e Tipos de Documento a Uti-
lizadores nas diretorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
3.3.2 Retroceder Estados no Workflow . . . . . . . . . . . . 173
3.4 Introdu¸cão de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
3.4.1 Introdu¸cão de documentos via Samba . . . . . . . . . . 178
3.4.2 Introdu¸cão de documentos via Web . . . . . . . . . . . 178
3.5 Classifica¸cão de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
3.6 Selecionar Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
3.7 Referências de um Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
3.7.1 Ligar Documentos a Diretorias . . . . . . . . . . . . . . 185
3.7.2 Códigos atribu´ıdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
3.7.3 Entidade associada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
3.7.4 Palavras-Chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
3.7.5 Associa¸cão entre documentos . . . . . . . . . . . . . . 187
3.8 Permissões relativas a um documento . . . . . . . . . . . . . . 187
3.8.1 Workflow Activo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
3.8.2 Finalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
3.9 Cria¸cão de Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
3.9.1 Menus de Edi¸cão de Templates . . . . . . . . . . . . . 190
3.9.2 Altera¸cão das Formata¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . 192
3.9.3 Cria¸cão de Relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10 Assinar Digitalmente um Documento no iPortalDoc usando o
Cartão de Cidadão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10.1 Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
3.10.2 Configura¸cão no iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . 195
3.11 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
3.12 A¸cões a Realizar pelo Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
3.12.1 Encaminhamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
3.12.2 Outros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CONTE ÚDO 7
3.13 Mais Informa¸cão no +Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
3.13.1 Esquema cronológico total . . . . . . . . . . . . . . . . 204
3.13.2 Documentos Associados . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
4 Anexo A - A¸cões Tipo 207
4.1 Listagem de A¸cões-Tipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
4.2 Defini¸cão dos campos presentes nas a¸cões-tipo . . . . . . . . . 216
4.2.1 Identifica¸cão da a¸cão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
4.2.2 Elementos da a¸cão - Esquema Cronológico do Work-
flow e Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
4.2.3 Comentários e Filtro de grupos . . . . . . . . . . . . . 218
4.2.4 Encaminhamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
4.2.5 Sub-a¸cões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
4.2.6 Tarefas a executar ao realizar a a¸cão . . . . . . . . . . 225
4.2.7 Op¸cões dos frames e Outros . . . . . . . . . . . . . . . 230
4.2.8 Abrir a seguinte frame por defeito . . . . . . . . . . . . 232
5 Anexo B - Cria¸cão de Workflows 235
5.1 Op¸cões no Menu Workflow do iPortalDoc: . . . . . . . . . . . 237
5.1.1 Menu Workflow > Conceber . . . . . . . . . . . . . . . 238
5.2 Elementos constituintes e ordem de cria¸cão: . . . . . . . . . . 238
5.3 Exemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
5.3.1 Descri¸cão do funcionamento do workflow . . . . . . . . 247
5.4 Questões adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Cap´ıtulo 1
O iPortalDoc
O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-a-
dia utilizam o iPortalDoc como suporte da sua atividade.
Este manual foi estruturado e concebido a pensar no utilizador final do
iPortalDoc, constituindo um guia simples que orientará o utilizador ao longo
das funcionalidades dos menus, tal como pela cria¸cão dos próprios processos.
A aplica¸cão está desenhada para que a sua utiliza¸cão seja fácil e intuitiva; de
qualquer forma não se dispensa a consulta deste manual geral do iPortalDoc
contendo a explica¸cão de todas as funcionalidades do sistema.
1.1 O que é o iPortalDoc?
O iPortalDoc é um Sistema de Gestão de Documenta¸cão e Workflow
para empresas e institui¸cões, que permite aos seus utilizadores a gestão dos
fluxos dos documentos, como também, simplesmente, proceder ao seu ar-
quivo para posterior gestão. Para um bom funcionamento do sistema é vital
que seja bem organizado. Esta solu¸cão de Gestão Documental encara a
informa¸cão digital como um substituto do papel e não uma tecnologia adja-
cente.
O iPortalDoc não funciona sozinho, quer isto dizer, que o iPortalDoc
funciona em colabora¸cão com outro sistema, a IPBRICK. É na IPBRICK
que come¸ca a atividade do iPortalDoc. É aqui que se faz a introdu¸cão e
gestão dos utilizadores do iPortalDoc, bem como dos grupos aos quais eles
pertencem.
9

10 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC
1.1.1 Gestão de utilizadores
O único perfil capaz de realizar esta tarefa é o administrador do sistema.
Para isso o administrador tem que aceder a https://IPBRICK, onde será
pedida a sua valida¸cão (Figura 1.1).
Figura 1.1: Valida¸cão na IPBRICK
Após a valida¸cão é lhe apresentado um ecrã que por defeito mostra as
defini¸cões da IPBRICK. O administrador terá que aceder, do lado esquerdo
do ecrã, à divisória IPBRICK.I e aceder à fun¸cão Gestão de Utilizadores.
Se já houver utilizadores na IPBRICK é apresentada uma listagem do nome
dos utilizadores tal como na figura 1.2.
Figura 1.2: Inser¸cão de utilizadores no IPBRICK
Nesse mesmo ecrã do lado direito aparece a op¸cão inserir na qual o

1.1. O QUE É O IPORTALDOC? 11
administrador terá de clicar para inserir utilizadores. A´ı será apresentado
ao administrador um formulário, como o da Figura 1.3, para a inser¸cão dos
dados dos utilizadores. Esta opera¸cão pode ser repetida quantas vezes for
necessário.
Figura 1.3: Formulário de utilizadores
No entanto, é importante não esquecer que no final é necessário executar
um Aplicar Configura¸cões para que os utilizadores sejam definitivamente
admitidos como utilizadores do sistema, tal como na Figura 1.4.
Figura 1.4: Valida¸cão dos utilizadores

Segue-se um processo semelhante para a cria¸cão e gestão dos grupos.
Para isso acedemos ao menu Grupos de Utilizadores na divisória IPBRICK.I.
Se houver grupos, estes são apresentados na parte central do ecrã, sendo
poss´ıvel a inser¸cão de mais grupos clicando no botão Inserir.
Contudo, os utilizadores que acabaram de ser inseridos na IPBRICK
não aparecem de imediato no iPortalDoc, nem sequer têm acesso a ele. A
admissão de novos utilizadores no iPortalDoc é uma opera¸cão que deve ser
feita no próprio iPortalDoc. Esta funcionalidade será apresentada mais à
frente no Cap´ıtulo 2. Quanto à remo¸cão dos utilizadores do sistema, esta
deverá ser feita também no iPortalDoc.
1.2 Caracter´ısticas do iPortalDoc
Uma boa implementa¸cão do iPortalDoc resultará numa série de benef´ıcios
para a atividade da organiza¸cão. Entre eles podem-se destacar:
• facilidade de utiliza¸cão, forma¸cão reduzida;
• integra¸cão no ambiente de trabalho dos utilizadores: este sis-
tema permite a integra¸cão de qualquer tipo de documenta¸cão em qual-
quer formato;
• seguran¸ca no acesso e a¸cões sobre documentos: o iPortalDoc é
um sistema que fornece garantias de seguran¸ca, através da atribui¸cão
de diversos perfis e respetivas permissões;
• redu¸cão de informa¸cão em papel e controlo de processos com
a utiliza¸cão de workflow: este sistema permite a redu¸cão drástica
da documenta¸cão em papel, através da digitaliza¸cão de documentos;
• facilidade de comunica¸cão: este sistema permite a troca de in-
forma¸cão digitalmente entre as pessoas e/ou os departamentos inter-
essados de forma rápida e segura, evitando um meio de comunica¸cão
externo ao iPortalDoc (ex: telefone, comunica¸cão oral, etc.).
• Integra¸cão com outros Softwares: Esta união permite-nos uma
visão integrada e abrangente envolvendo mais que um sistema, sim-
plificando assim a gestão de documentos para utilizadores de ambas

1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 13
aplica¸cões. Por conseguinte evitam-se duplica¸cões de registos de in-
forma¸cão e é facilitada a disponibiliza¸cão e partilha de documentos
produzidos e registados em diversas aplica¸cões.
Vistas as caracter´ısticas gerais do iPortalDoc, segue-se a explora¸cão
das três principais interfaces de intera¸cão que a arquitectura deste sistema
proporciona.
1.3 Interfaces do iPortalDoc
Todas as interfaces de acesso são assentes em interfaces de comunica¸cões
suportadas em protocolos normalizados (HTTPS, SMB, SMTP). O iPortal-
Doc apresenta três interfaces de acesso que permitem a intera¸cão utilizador-
sistema:
• acesso WEB através de um navegador de Internet;
• acesso SMB (partilhas de rede) através de um gestor de ficheiros;
• acesso de correio eletrónico através de um leitor de mail.
Visto que o iPortalDoc é suportado por protocolos Internet, este pode
ser acedido a partir de esta¸cões de trabalho de qualquer tipo: Windows, Mac,
Unix, Palms, etc.
Em resumo, o utilizador pode aceder/visualizar os seus documentos
através de:
• um navegador de Internet (ex: Internet Explorer)
• um gestor de ficheiros (ex: Windows Explorer)
Este tipo de abordagem para a concep¸cão do iPortalDoc permite aos
utilizadores visualizarem os documentos não só no interior da empresa (In-
tranet) como a partir do exterior (Internet).
1.3.1 Interface de Acesso Web
Esta é a interface mais poderosa, visto permitir todo o tipo de opera¸cões
sobre documentos, gestão de workflows, inser¸cão de templates, etc. A inter-
face gráfica de acesso WEB está dividida em quatro áreas que possibilitam
a intera¸cão com os documentos, como se apresenta na Figura 1.5:

1. Área de navega¸cão na hierarquia documental (área do lado esquerdo);
2. Área de visualiza¸cão dos documentos de uma dada diretoria da hierar-
quia de gestão documental (ao centro);
3. Pesquisas (área superior direita);
4. Barra de ferramentas (por cima da área de visualiza¸cão dos documen-
tos).
Figura 1.5: Áreas de Navega¸cão do iPortalDoc
Área de navega¸cão na hierarquia documental
A área de navega¸cão na hierarquia documental está do lado esquerdo
do navegador WEB e permite ao utilizador selecionar a parte do sistema de
gestão documental (Figura 1.6) onde deseja efectuar consultas ou altera¸cões,
isto é, selecionar a diretoria com a qual pretende interagir. Esta área permite
ainda que o utilizador possa ver quais as diretorias e respetivos documentos
em simultâneo, caso o seu perfil o permita.

Figura 1.6: Hierarquia dos documentos
Área de visualiza¸cão de documentos
A área central do navegador WEB, à direita da hierarquia documental
é a área de visualiza¸cão de documentos do iPortalDoc. Nesta área, Figura
1.7, o utilizador vê a listagem dos documentos que estão na diretoria que ele
selecionou na hierarquia documental. Nessas listagens o utilizador acede ou
oculta os sumários e descri¸cões dos documentos, seleciona e lê documentos,
bem como pode aceder a outro tipo de informa¸cões.
Figura 1.7: Visualiza¸cão dos t´ıtulos dos documentos e respetivos sumários
Barra de Ferramentas
No navegador WEB, por cima da área central de visualiza¸cão de doc-
umentos, está a barra de ferramentas, como se pode ver na figura 1.8.

Figura 1.8: Menus disponibilizados para a configura¸cão/constru¸cão do sistema
É nesta área que o utilizador interage com o sistema. Isto é, acedendo
aos menus e respetivas op¸cões, poderá:
• Executar funcionalidades sobre documentos;
• Criar workflows (fluxos documentais);
• Criar e alterar diretorias (Pastas);
• Gestão de utilizadores e perfis;
• etc.
A barra de ferramentas é composta por cinco ”Menus”essenciais.
Nota : No entanto, tem que se ter em conta o perfil dos utilizadores, isto
é, o número e tipo de menus, como também as op¸cões dos respetivos menus,
podem variar consoante o utilizador e respetivo perfil (as permissões e os
perfis serão explicados mais à frente. Assim a partir de cada menu teremos
acesso a uma série de funcionalidades:
• Menu Documento - manipular documentos e aceder a informa¸cão
associada, efectuar encaminhamentos, liga¸cões, edi¸cões novas, asso-
cia¸cões, entre outras;
• Menu Defini¸cões - aceder às defini¸cões do sistema no que diz respeito
a perfis, utilizadores, grupos, tipos de entidades, entidades e contatos;
cria¸cão de novos tipos de documentos e templates;
• Menu Workflow - Cria¸cão de fluxos documentais, instanciando-os e
configurando-os para posterior utiliza¸cão;
• Menu Diretoria - Criar e/ou alterar pastas que irão compor a nossa
hierarquia documental. Aqui pode-se associar utilizadores a estas di-
retorias com determinados perfis de utiliza¸cão e assim associar fluxos
documentais aos utilizadores nas diretorias apropriadas.

• Menu Módulos - Aqui é poss´ıvel ter acesso às mais diversas funcional-
idades vocacionadas para darem resposta às necessidades espec´ıficas de
uma certa atividade ou organiza¸cão. Entre os vários módulos que po-
dem ser ativados encontrará o de Estat´ısticas, Gestão de energia entre
muitos outros.
• Menu Sessão - aceder e configurar a informa¸cão da sessão em curso,
ver a sua informa¸cão de utilizador no sistema, ver as suas a¸cões pen-
dentes e aceder à sua agenda pessoal.
Pesquisa
A pesquisa do iPortalDoc permite encontrar fácil e rapidamente doc-
umentos sem estar a percorrer todas as diretorias e todos os documentos
existentes numa ou várias pastas do sistema (Figura 1.13).
Figura 1.9: Caixa de Pesquisa
Numa primeira fase, o utilizador pode selecionar a pasta onde pretende
efectuar a pesquisa, ou simplesmente deixar o motor de pesquisa per-
correr todas as diretorias ao ativar a diretoria principal. A pesquisa
percorre não só a pasta como todas as subpastas e ficheiros nelas contidos.
Após a pesquisa, aquando da listagem dos resultados, mais uma vez há que
ter em aten¸cão as permissões dos utilizadores, pois na listagem só estarão
os documentos aos quais os utilizadores tem permissões. Temos dispon´ıveis
dois tipos de pesquisa:
• Pesquisa rápida(PR) - Esta pesquisa incide agora, por omissão, sobre
os t´ıtulos e não sobre palavras chave. Existem depois mais op¸cãoes em
termos de separadores de resultados;
• Pesquisa avan¸cada(PA) - Na pesquisa avan¸cada existir agora apenas
um menu (PA). Para definir o tipo de pesquisa deve escolher uma das
op¸cões ”Por estados activos”ou ”Por estados realizados”no formulário
de pesquisa.

Figura 1.10: Escolha de estados no formulário de pesquisa avan¸cada
Existe também a disponibilidade de utilizar o link de pesquisa que
encontra sempre que estiver na página de uma pasta ou diretoria.
Figura 1.11: Link Pesquisa
A pesquisa será efectuada na pasta selecionada.
Por omissão, apenas está selecionado o campo T´ıtulo, mas poderá se-
lecionar quaisquer dos campos apresentados (T´ıtulo, Sumário, Descri¸cão,
Palavras-Chave).
Figura 1.12: Janela de Pesquisa
Este exemplo recuperará todos os documentos da pasta Testes que con-
tenham no t´ıtulo os termos Teste e Superior.

Figura 1.13: Exemplo Pesquisa
O link Ver Tudo devolve-o à vista total de documentos contidos na
pasta.
Figura 1.14: link Ver Tudo
A pesquisa avan¸cada é mais complexa, pois poderá cruzar-se diferentes
elementos e evitar-se assim resultados indesejados, por exemplo: pesquisar os
documentos da entidade Fornecedores, introduzidos pelo Funcionário Ricardo
Borges. Acedendo a esta op¸cão o utilizador tem acesso a um formulário
(Figura 3.21) onde pode pesquisar por: tipo de documento, workflow, data
de introdu¸cão do documento no iPortalDoc, etc.
Poderá, também, pesquisar sobre qualquer campo de classifica¸cão dos
documentos, e estados do workflow em que se podem encontrar. Ainda, se os
campos t´ıtulos, sumários, descri¸cões, palavras chave e comentários estiverem
todos selecionados, são recuperados os documentos que contêm a palavra de
pesquisa em todos estes campos. O sistema permite palavras ou partes de
palavras.

Figura 1.15: Formulário da pesquisa avan¸cada
Tanto na pesquisa pesquisa rápida como avan¸cada existe a possibilidade
de efectuar o download de todos os documentos encontrados para um ficheiro
.zip. Para isso deverá recorrer à op¸cão Download, quando o resultado da
pesquisa é apresentado (Figura 1.16).

Figura 1.16: Link Download no resultado de uma pesquisa
1.3.2 Interface de sistema de ficheiros
Para além da interface WEB existe a interface SMB (acesso a partilhas)
criada para oferecer um acesso rápido aos documentos, já que o acesso aos
documentos via sistemas de ficheiros em rede são muito mais rápidos que os
acessos WEB. Esta gestão de ficheiros é feita na Intranet.
O aspecto visual deste acesso é familiar à maioria dos utilizadores tal
como se pode ver na Figura 1.17.
Figura 1.17: Visualiza¸cão da partilha do utilizador no sistema de gestão docu-
mental
O Sistema de Gestão de Documenta¸cão cria uma partilha de rede com
os documentos que o utilizador pode aceder no iPortalDoc, congruente com

as permissões da interface WEB. Nesta interface, do lado esquerdo do ecrã,
tem-se acesso à hierarquia documental tal qual a hierarquia da interface
WEB. Esta interface facilita a cópia de grandes quantidades de documentos
e possibilita uma visualiza¸cão amigável para os utilizadores que estão habit-
uados a trabalhar neste tipo de ambiente.
O sistema cria automaticamente duas pastas únicas (partilhas de rede).
Estas pastas são de dois tipos e têm fun¸cões diferentes:
• Inser¸cão - é a pasta onde se colocam os documentos que vêm de fora
do sistema, por exemplo, via digitaliza¸cão, associando-os aos respetivos
workflows (Figura 1.18);
• Acesso - nesta pasta está representada a hierarquia documental do
iPortalDoc à qual o utilizador pode aceder mediante as suas permissões
(Figura 1.18).
Figura 1.18: Pastas: Acesso e Inser¸cão
Para aceder a estas pastas são necessários os seguintes passos:
• No caso do sistema operativo Windows, acede-se ao Windows Explorer
( O meu computador);

• Menu Ferramentas, op¸cão ligar unidades de rede;
• Aparece uma caixa de diálogo onde se coloca a unidade à qual se quer
aceder: unidade Z, e a pasta à qual se quer aceder: pasta Inser¸cão ou
pasta Acesso. Onde pede a pasta à qual se quer aceder, coloca-se o
dom´ınio da pasta seguido de / e o nome da pasta (Acesso ou Inser¸cão).
Como já foi referido, a pasta Inser¸cão permite a introdu¸cão de doc-
umentos no iPortalDoc e consequentemente coloca-os no respetivo fluxo de
gestão documental. As pastas dos workflows são criadas automaticamente
a partir do momento que os workflows são ativados. Contudo, os documen-
tos a´ı inseridos não ficam permanentemente nessas pastas, pois o sistema
percorre essas pastas à ’procura’ de novos documentos, quando os encontra
”passa-os”para a pasta acesso e assim para a hierarquia do iPortalDoc.
Quando um documento é introduzido desta forma, é conveniente que
a primeira a¸cão seja Classificar, pois quando o documento chega ao iPor-
talDoc, visto já estar associado ao respetivo workflow, será imediatamente
dirigido à pessoa responsável pela primeira a¸cão. Um documento que seja in-
serido desta forma fica com um aspecto diferente das restantes pastas quando
aparece na hierarquia documental, de notar que o próprio icone é diferente.
Nesta situa¸cão, na hierarquia documental, tanto na interface WEB
como na interface de Gestor de Ficheiros, o documento aparece numa di-
retoria que corresponde ao seu workflow (Figura 1.19), e esta diretoria é
composta por subpastas que correspondem ao ano, mês e dia da introdu¸cão
do documento no sistema. É na subpasta que corresponde ao dia de in-
trodu¸cão que se vai encontrar o documento.
Figura 1.19: Hierarquia documental aquando da introdu¸cão de documentos via
pasta Inser¸cão

1.3.3 Interface de Correio Eletrónico
Outra das formas do utilizador comunicar com o sistema de gestão
de documenta¸cão é através do servi¸co de correio eletrónico. Sempre que o
utilizador tem uma a¸cão a realizar no gestor documental, no momento em que
o workflow é ativado, este envia um e-mail (ver figura 1.20) ao responsável
da a¸cão com um link que lhe permite aceder à a¸cão que tem para realizar.
Figura 1.20: Visualiza¸cão de um email do iPortalDoc dirigido a um utilizador
Posteriormente, se a a¸cão ainda não tiver sido realizada, o sistema envia
outro e-mail a avisar o responsável da a¸cão que tem uma a¸cão para realizar
e que já devia ter sido realizada. No dia em que o prazo da a¸cão termina,
o sistema envia novamente um aviso ao proprietário da a¸cão. Caso, o prazo
da a¸cão expire, sem que esta tenha sido realizada, no dia seguinte o sistema
manda um e-mail ao Coordenador da diretoria e ao Administrador. De no-
tar, que a frequência das notifica¸cões das a¸cões depende do prazo que foi
estabelecido para a realiza¸cão de cada a¸cão.
Para além desta notifica¸cão de realiza¸cão de a¸cões, a interface de correio
eletrónico, juntamente com a interface WEB, permite ao utilizador associar
documentos a e-mails. Esta funcionalidade torna-se útil para que o utilizador
tenha sempre acesso rápido e organizado aos documentos, e aos e-mails e
workflows que lhes estão associados, tal como na figura 1.21.

Figura 1.21: Visualiza¸cão dos e-mails associados a documentos na pasta Acesso
Através da interface WEB, desde que se esteja a utilizar o servidor de
mail do iPortalDoc, ao selecionar-se um documento e acedendo à op¸cão info,
tem-se acesso aos e-mails que estão associados ao documento selecionado, tal
como na Figura 1.22.
Figura 1.22: Visualiza¸cão dos mails associados a um documento.
Para se poder aceder à interface de Correio Eletrónico é necessário que
cada utilizador seja detentor de duas contas de e-mail. Elas são:
• a conta normal de utilizador - esta conta é criada automaticamente
pelo servidor IPBRICK, quando se faz a inser¸cão dos utilizadores. Esta

conta é do tipo: username utilizador@domain.com. Com esta
conta o utilizador é notificado das a¸cões que tem para realizar no iPor-
talDoc.
• a conta especial iPortalDoc - esta conta é criada automaticamente
quando o utilizador acede pela primeira vez ao iPortalDoc, da´ı a primeira
entrada ser mais demorada, e é do tipo: Dbdocusername@domain*.com.
Com esta conta o utilizador acede à pasta Acesso onde pode ver a hi-
erarquia tal qual a da interface WEB e respetivos documentos.
*Este domain é o dom´ınio da empresa. Consequentemente, o dom´ınio
varia consoante a empresa. No caso da iPortalMais seria, por exemplo: uti-
lizador@iportalmais.pt.

Cap´ıtulo 2
Funcionalidades do iPortalDoc
A barra de ferramentas está dividida em seis menus distintos, tal como
se pode observar na figura 2.1. Cada op¸cão do menu diz respeito a uma
funcionalidade do iPortalDoc.
Figura 2.1: Barra de Ferramentas
2.1 Menu Documento
Nota: Se aceder ao menu sem selecionar qualquer documento, apenas
encontrará dispon´ıveis as funcionalidades Remover (com ou sem pesquisa),
Introduzir, Mover docs, Carimbar, Digitalizar e Ligar docs.
Para que todas as op¸cões (representadas na figura 2.2) estejam dispon´ıveis
neste menu, é necessária uma seleçcão prévia de um documento. Para sele-
cionar um documento é necessário clicar na imagem apresentada na frame
central, que se encontra do lado esquerdo do t´ıtulo. Sempre que um docu-
mento se encontra selecionado, a cor do t´ıtulo é apresentada de forma distinta
da dos restantes documentos (azul).
O menu Documento encontra-se dividido em duas partes distintas,
a primeira relacionada com as a¸cões/tarefas que se podem efectuar sobre o
27

28 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC
documento, e a segunda, relativa à informa¸cão e historial do documento em
questão.
Figura 2.2: Menu Documento
2.1.1 Abrir
Figura 2.3: Op¸cão Abrir
Ao aceder a esta op¸cão, o utilizador visualiza a última revisão do doc-
umento. Dependendo da extensão do ficheiro inserido, ele será aberto com
a aplica¸cão correspondente, isto é, se o ficheiro tiver uma extensão do tipo

2.1. MENU DOCUMENTO 29
.xls será apresentado ao utilizador através da aplica¸cão Excel, no caso do
utilizador estar a trabalhar numa esta¸cão com sistema operativo Windows.
2.1.2 Introduzir
Figura 2.4: Op¸cão Introduzir
Sempre que o utilizador pretende introduzir um novo documento no
iPortalDoc, terá que aceder a esta op¸cão do menu. Tenha sempre em aten¸cão
a diretoria que está selecionada (estará ativa a cor azul) pois será nessa pasta
que o documento será introduzido. Na frame central irá aparecer um for-
mulário igual ao da figura 3.19, em que os seguintes campos são obrigatórios:
• Tipo de Doc., ao ser atribu´ıdo um tipo de documento é gerado au-
tomaticamente um código para o documento em questão. Por defeito,
está selecionado o tipo ”Não Definido”. Se introduzir um documento do
tipo template PDF, automaticamente aparece uma box denominada de
’Mail Merge’ que permite guardar listas de entidades e contatos, para
que o mesmo seja gerado e classificado com essas entidades.
Para criar um novo tipo de documento, o utilizador deve selecionar
no Menu Defini¸cões a funcionalidade Tipos Doc. (Para mais in-
forma¸cão consulte a subseçcão 2.2.11 - Tipos de Doc. deste docu-
mento);
• Workflow, nesta pop list o utilizador, tem que escolher o fluxo de
trabalho que o documento terá de percorrer. O utilizador deverá ter
sempre um workflow associado à diretoria, para tal deverá aceder ao
menu Workflow e instanciar o fluxo de trabalho, posteriormente se-
lecionar a op¸cão configurar e, por fim, abrir a op¸cão Ass. Utiliz.
Work. do menu Diretoria. A instancia¸cão e configura¸cão do fluxo
de trabalho apenas pode ser realizada por um utilizador com perfil
Super User.

Figura 2.5: Menu Introduzir Documento
• T´ıtulo, corresponde ao t´ıtulo com o qual o documento será listado na
frame central;
• Ficheiro é o campo onde o utilizador carrega o documento para o
sistema. Este campo tem que ser preenchido para a maioria dos fluxos
de trabalho. No entanto existem tipos de workflows que não o exigem;
Além dos campos obrigatórios, existem outros campos que ajudam a
complementar a descri¸cão de um documento. São importantes , também, na

medida em que, a posteriores pesquisas poderão incidir sobre eles:
• Tipo de Entidade, onde o utilizador seleciona o grupo da entidade ao
qual está associado o documento. Após a escolha do tipo de entidade,
surgirá o campo Entidade onde se especifica qual a entidade dentro do
tipo selecionado anteriormente. Convém real¸car que as entidades são
inseridas na IPBrick, sendo que no iPortalDoc ocorre apenas a seleçcão
das entidades colocadas anteriormente no sistema.
• Seleçcão para Mail Merge - quando se pretende enviar um doc-
umento, gerado por template, com o mesmo conteúdo, para várias
entidades. Tem de se selecionar os tipos de entidade e entidades, e
opcionalmente os contatos e localiza¸cão (ou localiza¸cões, no caso de ter
mais do que uma morada).
• Assunto. Nesta op¸cão é poss´ıvel introduzir o assunto a que se refere
o documento que vai ser inserido. Para introduzir um novo assunto
à lista de assuntos deve ir ao menu Defini¸cões e selecionar o campo
Assunto.
• Ordem. Através desta funcionalidade, o utilizador pode especificar
a ordem em que pretende que apare¸ca o documento dentro da dire-
toria em que ele será introduzido. Um número baixo (por exemplo,
1) colocará o documento no topo da lista de documentos apresenta-
dos nessa diretoria. O método de ordena¸cão dos documentos pode ser
ainda configurado através da funcionalidade Ordenar Docs, no menu
Defini¸cões (cronológico,...).
• Edi¸cão. Neste campo o utilizador pode definir com que número de
edi¸cão ficará o documento. O número que aparece por defeito é o 0.1.
• Valor. Através desta op¸cão o utilizador pode definir um valor para o
documento introduzido, como por exemplo, o valor monetário de uma
proposta.
• Elaborado em: é o campo onde se pode colocar a data em que o doc-
umento foi criado. Por exemplo,poderá variar da Data de Introdu¸cão
no Sistema que ficará no campo ’Inserido Em’.

• Gera¸cão Automática - indica que o documento vai ser criado a par-
tir de um template e está relacionado com o tipo de documento se-
lecionado. Ou seja, se o tipo de documento fosse ’Manual’, e fosse
necessário procurar o documento no disco, apareceria o campo Ficheiro,
em vez de Gera¸cão Automática:
• Sumário e Descri¸cão são campos onde o utilizador pode expôr o
conteúdo do documento, sendo que, por norma, o sumário é mais
sucinto do que a descri¸cão. Ambos os campos podem ou não aparecer
quando o documento é listado, dependendo da preferência do utilizador
que introduz o documento.
• Localiza¸cão f´ısica é a caixa de texto onde o utilizador pode referir a
localiza¸cão no arquivo de um documento em papel.
• Palavras-chave é o campo destinado à coloca¸cão de palavras que mel-
hor descrevem o documento e que poderão ser úteis para encontrar o
documento em pesquisas por palavra-chave. Deverão ser termos sim-
ples e soltos, separados por cada linha (ao contrário do Sumário e
Descri¸cão que são campos de texto livre).
• Documento sem permissões de leitura simultânea - se sele-
cionada esta op¸cão implica que dois utilizadores diferentes não poderão
ler o documento em simultâneo.
Durante a introdu¸cão de documentos com base em templates pdf o sis-
tema grava automaticamente de 5 em 5 minutos todos os dados inseridos, bem
como a classifica¸cão do mesmo. Se por algum motivo a edi¸cão do documento
for interrompida, quando o utilizador voltar a editar o mesmo documento,
é-lhe apresentada uma mensagem a perguntar se deseja continuar a edi¸cão:

Figura 2.6: Aviso de Edi¸cão do Documento
• Sim - herdará os campos do documento antigo em edi¸cão;
• Não - come¸cará um documento vazio;
2.1.3 Encaminhar
Figura 2.7: Op¸cão Encaminhar
Sempre que um utilizador tenha permissões sobre um determinado doc-
umento poderá encaminhá-lo para utilizadores do iPortalDoc ou pessoas ex-
ternas à aplica¸cão. Para isso, basta selecionar o documento pretendido e, em
seguida, uma das três funcionalidades Encaminhar, dependendo do destino
a que o utilizador pretenda dar ao documento.
Em qualquer uma das op¸cões o utilizador pode escrever uma mensagem
e um post-it, sendo que a mensagem ficará registada no Esquema Cronológico
do documento, ao contrário do post-it que será apenas visualizado pelo des-
tinatário do documento. Além disso, poderá definir que utilizadores terão
acesso ao documento. Como já foi referido, as diferentes op¸cões de encam-
inhamento contêm propriedades espec´ıficas de acordo com o fim a que se
pretenda dar ao documento:

Encaminhar Doc.
Ao escolher esta op¸cão, o utilizador seleciona o(s) utilizador(es) a quem
pretende encaminhar o documento (figura 2.8). Os utilizadores selecionados
serão notificados através de um email, contendo um link para o documento.
Figura 2.8: Encaminhar Documento
Nota: O utilizador tem ainda a possibilidade de efectuar um encam-
inhamento com vários documentos em simultâneo. Esta funcionalidade é
válida para encaminhamentos para o exterior, encaminhamentos e encam-
inhamentos com a¸cão pendente. Para o efeito, deve aceder-se à janela do
encaminhamento pretendido e recorrer ao ´ıcone [Adicionar] (figura 2.9) para
ir criando a lista dos documentos a enviar.
Figura 2.9: Ícone Adicionar
Encaminhar Exterior
O utilizador poderá encaminhar o documento para o exterior, ou seja,
para não-utilizadores do iPortalDoc, bastando para isso selecionar a op¸cão
Encaminhar Ext. e colocar o(s) email(s) desejado(s) na caixa Encaminhar
para (figura 2.10).

Figura 2.10: Encaminhar para o Exterior
Se desejar poderá criar um template de email para encaminhamento, o
primeiro passo será criar o seu template de email e gravá-lo como .eml
Figura 2.11: Gravar template de Email no Thunderbird

Figura 2.12: Gravar como .eml no Thunderbird
Para encaminhar o documento com o templates de email aceda a:
Menu Documento > Encaminhar > Exterior > Inserir Template
Figura 2.13: Op¸cão Inserir Template
Atribue um nome ao seu template e clique em Browse... para selecionar
o ficheiro eml desejado.
Figura 2.14: Importar template de Email
Agora terá sempre dispon´ıvel o template inserido. Ficará assim, sempre
associado ao documento e como anexo irão os documentos associados.
Figura 2.15: Template de Email criado

Encaminhar Acc. Pend.
Através desta op¸cão, além do email que o utilizador poderá receber
devido ao encaminhamento do documento (o envio do email é opcional e
definido na altura do encaminhamento), é igualmente acrescentada uma a¸cão
na listagem das suas a¸cões pendentes. Contudo, esta a¸cão não tem influência
no workflow do documento. O tempo dispon´ıvel para a realiza¸cão dessa
a¸cão pode ser determinada através da funcionalidade Tempo Limite da a¸cão,
representada na figura 2.16.
Figura 2.16: Defini¸cão do tempo limite para a a¸cão
Ao encaminhar um documento com a¸cão pendente o utilizador pode es-
colher se pretende receber uma notifica¸cão aquando da realiza¸cão desta a¸cão,
bem como o comentário escrito pela pessoa para quem se encaminhou. Para
o efeito, o utilizador que efectuar o encaminhamento deverá recorrer à op¸cão
”Ser notificado”, existente na interface de encaminhamento de documentos
com a¸cão pendente (figura 2.17).

Figura 2.17: Op¸cão Ser Notificado
Nota: Qualquer documento pode ser encaminhado por qualquer uti-
lizador, sempre que tenha permissões para tal, a qualquer altura, indepen-
dentemente do documento ter um workflow espec´ıfico e encontrar-se ou não
em determinado estado.
2.1.4 Carimbar
Figura 2.18: Op¸cão Carimbar
Ao aceder a esta fun¸cão, o utilizador deverá ter selecionado previamente
a diretoria onde pretende introduzir o documento carimbado. O iPortalDoc
cria um carimbo sequencial que vai ser impresso em cada documento que vai
ser introduzido no sistema. Posteriormente, será lan¸cada uma a¸cão para digi-
talizar o documento, sendo depois associado ao respectivo tipo de documento
e workflow para que este seja introduzido.

2.1.5 Remover
Figura 2.19: Op¸cão Remover
Sempre que desejar eliminar documentos do sistema deverá usar a fun-
cionalidade Remover, sendo que, para um documento ser apagado do iPor-
talDoc, tem de estar obrigatoriamente no Estado Final do seu Workflow.
Para além disso, o utilizador tem de ter permissões que lhe permitam efec-
tuar essa opera¸cão. Esta funcionalidade está dividida em duas possibilidades:
Remover s/ pesquisa
Figura 2.20: Op¸cão Remover sem pesquisa
Através desta op¸cão pode remover todos os documentos que se encon-
trem na diretoria em que o utilizador se situe e consequentes subdiretorias.
Os documentos aparecerão todos em listagem, bastando selecionar os doc-
umentos a eliminar ou, caso pretenda, remover todos os documentos dessa
diretoria através da op¸cão do canto superior direito selecionar todos.
Figura 2.21: Remover sem pesquisa

Remover c/ pesquisa
Figura 2.22: Op¸cão Remover com pesquisa
Ao selecionar esta op¸cão, o utilizar poderá pesquisar o documento que
pretende remover, sendo poss´ıvel especificar a diretoria onde o documento
se encontra, bem como o tipo de documento, o workflow ou o autor do
documento (ver figura 2.23). Seguidamente, aparecerá um quadro semelhante
ao da figura 2.21 com os documentos que correspondem às especificidades que
o utilizador determinou na sua pesquisa.
Figura 2.23: Remover com pesquisa
2.1.6 Digitalizar
Figura 2.24: Op¸cão Digitalizar
Nem sempre vis´ıvel, esta op¸cão está integrada com a interface de gestão
de ficheiros, na medida em que, a introdu¸cão de documentos (tais como
faxes ou cartas) com a funcionalidade Digitalizar é feita através da pasta
inser¸cão que associa os documentos aos respectivos workflows. O scanner

está programado para digitalizar e enviar imagens para o Digital Center
(pasta share). Sempre que um utilizador pretende introduzir um documento
no sistema via digitaliza¸cão deverá aceder à op¸cão Digitalizar no Menu
Documento e selecionar o Workflow para o qual pretende que a pasta Digital
Center aponte.
2.1.7 Check Out
Figura 2.25: Op¸cão Check Out
A op¸cão Check Out permite, a qualquer utilizador com perfil editor, sobre um
determinado documento, bloquear o acesso ao mesmo em termos de Leitura
e ou Atualiza¸cão de revisão.
Ná página apresentada poderá ver dados sobre o documento selecionado,
se está já em check out ou não, assim como as op¸cões de bloqueio do docu-
mento. É poss´ıvel selecionar ambas ou apenas uma das op¸cões.
Figura 2.26: Op¸cão Check Out

Ao clicar no botão Check Out será pedido que confirme as configura¸cões.
Figura 2.27: Confirma¸cão de Check Out
NOTA: Ao criar um tipo de documento (Menu Defini¸cões Tipos de
Doc.) pode-se escollher se se deseja permitir a utiliza¸cão da funcionalidade
Check in/Check out.
Figura 2.28: Op¸cão Check Out em Tipos de Doc.
2.1.8 Atualizar rev.
Figura 2.29: Op¸cão Atualizar Revisão
Ao selecionar esta op¸cão, o utilizador pode atualizar o ficheiro associ-
ado ao documento, introduzindo um novo. De real¸car que, com a coloca¸cão
de um novo ficheiro associado ao documento, o ficheiro anteriormente colo-
cado não desaparece, ficando associado ao histórico do documento e vis´ıvel
quando se acede a Edi¸cões, no menu Documento.

Além disso, é igualmente poss´ıvel alterar no documento o seu código
(caso seja permitido), o valor, a data de elabora¸cão, a descri¸cão e a sua lo-
caliza¸cão f´ısica. Quando se efectua uma atualiza¸cão do documento, o seu
número de edi¸cão altera, número esse que também pode ser configurado pelo
utilizador aquando a atualiza¸cão.
Convém destacar que a atualiza¸cão de um documento só é poss´ıvel em
três situa¸cões:
• Caso o documento se encontre no Estado Final do seu workflow;
• Caso o workflow do documento tenha iniciado mas ainda não tenha
sido executada nenhuma a¸cão;
• Caso exista uma a¸cão espec´ıfica no workflow que possibilite a atual-
iza¸cão do documento.
2.1.9 Alterar Info.
Figura 2.30: Op¸cão Alterar Info.
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador pode modificar a in-
forma¸cão relativa ao documento, tal como o t´ıtulo, a entidade associada,
o valor, o sumário, a descri¸cão, a localiza¸cão f´ısica e/ou as palavras-chave.
Sempre que seja feita alguma altera¸cão num documento, esta ficará registada
no respectivo esquema cronológico.
Além disso, o tipo de documento e o código podem também ser mod-
ificados, caso existam permissões a esse n´ıvel. A única informa¸cão que não
pode ser alterada diz respeito ao autor do documento, à sua edi¸cão e ao
ficheiro associado (para atualizar a edi¸cão do documento e/ou introduzir um
novo ficheiro escolha a op¸cão Atualizar Rev.)
A altera¸cão de informa¸cão de um documento só é poss´ıvel nas mesmas
situa¸cões indicadas na funcionalidade Atualizar rev.

2.1.10 Associar
Figura 2.31: Op¸cão Associar
O utilizador deve recorrer a esta funcionalidade caso pretenda relacionar
dois ou mais documentos. Essa associa¸cão tanto pode tanto pode ser bidi-
reccional como unidireccional, bastando para isso que o utilizador selecione
o tipo de rela¸cão que se encontra do lado direito da listagem de documentos
(ver figura 2.32). Note-se que o utilizador apenas consegue visualizar as dire-
torias e documentos nos quais tem permissão. Existem duas funcionalidades
que permitem associar documentos:
Figura 2.32: Associar documentos

Associar s/ pesquisa
Na op¸cão de Associar s/ pesquisa aparece a diretoria e as subdireto-
rias que permitem a associa¸cão dos documentos. Para associar o documento
que selecionou previamente a outros basta clicar nas checkbox’s apresentadas
nesta listagem e clicar no botão Associar Documentos.
Esta associa¸cão de documentos ficará vis´ıvel no ´ıcone +info, em Docs.
Associados.
Associar c/ pesquisa
A op¸cão Associar c/ pesquisa permite efectuar uma seleçcão prévia,
de modo a que apare¸cam apenas os documentos que correspondam às carater´ısticas
indicadas pelo utilizador. Este tipo de pesquisa evita a procura de documen-
tos percorrendo toda a hierarquia.
2.1.11 Ligar
Figura 2.33: Op¸cão Ligar
Um documento existente numa determinada diretoria pode ser lig-
ado/copiado a outra. Quando o utilizador acede a esta op¸cão, é apresentada
na frame central, uma listagem de todas as diretorias a que o utilizador tem
permissão. Para adicionar o documento a outra diretoria, basta clicar na
checkbox da diretoria pretendida (ver figura 2.50). Para efectuar esta a¸cão é
importante que o utlizador tenha permissões de escrita na pasta de destino.
Caso pretenda alterar a localiza¸cão da pasta do documento, deve optar pela
funcionalidade Mover.

Figura 2.34: Ligar Documento a diferentes Diretorias
2.1.12 Ligar Docs
Figura 2.35: Op¸cão Ligar Documentos
Esta op¸cão permite que se crie uma cópia do documento para adicionar
em outras diretorias. Ao selecionar esta funcionalidade, o utilizador tem de
escolher primeiramente o(s) documento(s) que pretende ligar e, em seguida,
marcar a diretoria ou diretorias para onde deseja copiar os documentos.
A diferen¸ca desta funcionalidade para a apresentada no ponto 2.1.10
é que em Ligar Docs tem a possibilidade de copiar vários documentos em
simultâneo.

2.1.13 Marcar
Figura 2.36: Op¸cão Marcar
Após a sele¸cão de um documento, é possivel utilizar esta op¸cão para o marcar
como importante, para que possa seguir o estado do documento selecionado.
Figura 2.37: Marcar documento como importante.
2.1.14 Mover
Figura 2.38: Op¸cão Mover
Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador deve selecionar previamente
o documento que pretende mover, bem como deverá apresentar permissões de
escrita na pasta de destino. Na frame central o utilizador poderá visualizar a
hierarquia das pastas, e a´ı deverá selecionar a(s) diretoria(s) para onde quer
mover o documento. Se pretender efectuar uma cópia do documento noutra
pasta, deve optar pela funcionalidade Ligar.

Figura 2.39: Mover Documento
2.1.15 Assinar
Figura 2.40: Op¸cão Assinar
Esta op¸cão permite-lhe apor uma assinatura digital num documento através
até do cartão de cidadão.
Figura 2.41: Op¸cão Assinar - Cartão de Cidadão
Ao selecionar a op¸cão Cartão de Cidadão terá acesso, não só ao doc-
umento em si, mas também à janela de cumprimento dessa a¸cão em duas
frames distintas.

Figura 2.42: Op¸cão Assinar - Duas frames
NOTA: Para mais informa¸cões consulte a seçcão 3.10 deste documento
2.1.16 Mover docs.
Figura 2.43: Op¸cão Mover Documentos
Ao recorrer a esta funcionalidade, aparecerá na frame central uma
listagem de todos os documentos existentes na diretoria em que o utilizador
se encontra. A´ı, o utilizador pode escolher que documentos pretende mover e,
após carregar no botão selecionar Diretorias, escolher a diretoria para onde
deseja mover o(s) documento(s).

2.1.17 Permissões
Figura 2.44: Op¸cão permissões
Para aceder a esta fun¸cão o utilizador necessita de ter perfil de Coor-
denador ou Super User na diretoria, visto esta funcionalidade possibilitar a
altera¸cão de permissões atribu´ıdas sobre a diretoria em que se encontra e
sobre o documento selecionado (ver figura 2.45). Apenas é permitido alterar
permissões de utilizadores que possuam um perfil inferior ao de Coordenador
e no caso do documento selecionado se encontrar no seu Estado Final.
Figura 2.45: Permissões de Utilizadores
2.1.18 Imprimir
Esta op¸cão permite-lhe imprimir o ’BI’ do documento selecionado, contendo
a mais variada informa¸cão sobre o mesmo e sobre o esquema cronológico do
seu workflow.
Para configurar que dados a visualizar, aceda ao menu Defini¸cões >
Interface de Configura¸cão. A´ı clique na pop-list Menu e selecione Impressão.

Figura 2.46: Menu - Impressão
Irá ser visualizada uma nova página onde poderá configurar os dados a
serem impressos no BI do documento assim como a imagem e a informa¸cão
no rodapé.
Figura 2.47: Configura¸cão do BI do documento (imagem parcial)
NOTA: Por omissão, são impressos todos os dados dispon´ıveis.

Figura 2.48: BI do Documento
2.1.19 Cancelar workflow
Quando o utilizador seleciona um documento que não se encontra no seu
estado final e acede ao menu Documento, esta op¸cão encontra-se vis´ıvel.
O seu objetivo passa por anular o fluxo que o documento teria de percor-
rer, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final. Para mais
informa¸cões acerca de workflows, veja a 2.3 deste manual.
2.1.20 Info Doc.
Figura 2.49: Op¸cão Info Doc.

Figura 2.50: Ícone Info
É apresentada numa janela (figura 2.51) uma lista de toda a Meta-
Informa¸cão relativa ao documento selecionado, desde t´ıtulo, entidade, autor,
etc.
Figura 2.51: Informa¸cão sobre um documento
Selecione os dados a serem inclu´ıdos no BI do documento e clique no
botão Atualizar.

2.1.21 Doc. Assoc.
Figura 2.52: Op¸cão Documentos Associados
Ao ser acedida esta op¸cão é apresentada uma janela, na qual são listados
todos os documentos que estão associados ao documento que foi selecionado.
Para associar documentos, escolha uma das seguintes funcionalidades: As-
sociar s/ pesquisa ou Associar c/ pesquisa.
2.1.22 Mails Assoc.
Figura 2.53: Op¸cão Mails Associados
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador tem acesso aos e-mails que
estão associados ao documento selecionado. Para associar e-mails a um doc-
umento, o utilizador deve incluir no t´ıtulo ou corpo do e-mail que pretende
enviar a referência relativa ao documento, através do código do mesmo. Por
exemplo: ref<ND 586/2004>
NOTA: O código tem de estar, exatamente, reflectido tal e qual no
iPortalDoc.
2.1.23 Edi¸cões
Figura 2.54: Op¸cão Edi¸cões

2.2. MENU DEFINIÇ ÕES 55
Nesta funcionalidade o utilizador pode ter acesso às diferentes revisões
que um documento possui, incluindo dados e ficheiros relativos a cada uma
das edi¸cões. Existem dois tipos de edi¸cões, uma relativa à introdu¸cão do
Workflow e outra que faz parte do workflow. Quando se atualiza uma revisão
durante o workflow, esta a¸cão não inicia um novo workflow. Por outro lado,
se o documento estiver no Estado final, o workflow volta ao in´ıcio.
2.1.24 Workflow Doc.
Figura 2.55: Op¸cão Workflow Doc.
Ao aceder a esta op¸cão, o utilizador pode visualizar que etapas do
workflow o documento selecionado já percorreu. Esta informa¸cão está repre-
sentada graficamente.
2.1.25 A¸cões Doc.
Figura 2.56: Op¸cão a¸cões Doc.
Nesta op¸cão do menu, o utilizador pode visualizar as a¸cões que necessita
de efectuar no documento selecionado, caso existam.
2.2 Menu Defini¸cões
À excep¸cão da op¸cão Entidades deste menu, à qual a maioria dos uti-
lizadores pode aceder, este menu só está acess´ıvel a utilizadores com perfil de
Super User, com as seguintes funcionalidades representadas na figura 2.57, e
que serão descritas em seguida.

Figura 2.57: Menu Defini¸cões
2.2.1 Interface Configura¸cão
Figura 2.58: Op¸cão a¸cões Doc.
Ao aceder a esta op¸cão do menu é permitido ao utilizador com perfil
Super User configurar a interface, onde poderá fazer altera¸cões, entre outros,
a n´ıvel do logótipo, módulos, dados dos documentos, impressão ou calendário.
Seguidamente serão explicados mais detalhadamente cada ponto deste menu.
• Logótipo do iPortalDoc
O iPortalDoc permite-lhe alterar a sua imagem de apresenta¸cão - logótipo.
Assim, ao clicar no botão ’procurar’, seleciona a imagem que pretende e o

seu novo logótipo aparecerá no iPortalDoc
Existe também a possibilidade de colocar logótipos com um fundo trans-
parente no iPortalDoc. O logótipo passa também a aparecer no formulário
de valida¸cão.
• Linguagem do iPortalDoc
Neste parâmetro é lhe permitido escolher o idioma pretendido de acordo
com as sugestões que o iPortalDoc apresenta.
• Módulos Ativos
Este campo permite-lhe selecionar os módulos que melhor se adequam
ao seu perfil, acrescentando assim aos menus as funcionalidades que escolher.
• Destacam-se:
– Módulo Gestão de Projectos
É aqui que procede à ativa¸cão do parâmetro Projectos do menu Defini¸cões.
No módulo Gestão de Projectos pode configurar a hierarquia dos pro-
jectos, do seu código, das zonas e áreas do projecto, dos utilizadores
que podem criar projectos e da pasta onde se pretendem guardar.
Ao criar a hierarquia dos projectos pode logo associar-se workflows,
tipos de documento e macros a cada uma das pastas, assim como, in-
serir documentos nessas pastas para que ao introduzir os projectos,
estes sejam automaticamente inseridos nessas diretorias do iPortalDoc.
Quando é ativado o módulo de Gestão de Projectos, é colocado o campo
”Projecto”nos formulários de introdu¸cão e atualiza¸cão de documento,
gestão de +info e pesquisas.
– Módulo DBDOCMAILS

Este módulo permite guardar de uma forma automática todos os emails
que passam pelo iPortalDoc (enviados e recebidos). Os emails ficam
guardados no iPortalDoc como documentos.
As configura¸cões associadas a este módulo podem ser acedidas em:
Defini¸c~oes Interface configura¸c~ao Módulos activos Módulo
DBDOCMAILS
NOTA: Para mais informa¸cão consulte o Anexo B - Administra¸cão
e coordena¸cão - subseçcão 5.12 - Módulo DBDocMails
O workflow e o tipo de documento associado aos emails bem como a
diretoria onde estes vão ser guardados (organizados por ano/mês/dia,
por exemplo) são configurados nesta interface. É ainda poss´ıvel de-
terminar os endere¸cos permitidos (whitelist) ou então não introduzir
emails de alguns destinatários ou remetentes (blacklist).
No módulo DBDOCMAILS, é agora poss´ıvel definir várias configura¸cões,
quer para emails enviados, quer para emails recebidos. Desta forma,
torna-se poss´ıvel efectuar a seguinte configura¸cão (exemplo para emails
recebidos):
– Os e-mails recebidos da conta emails_recebidos@iportaldoc.com,
vão seguir o workflow X com o tipo de doc. Z, serão armazena-
dos na diretoria /recebidos/ e organizados por ano, ano/mês ou
ano/mês/dia (2.59);

Figura 2.59: Exemplo de Configura¸cão 1
– Os e-mails recebidos da conta B@iportaldoc.com, vão seguir o
workflow Y com o tipo de doc. X, serão armazenados na direto-
ria /recebidos/B e organizados por ano, ano/mês ou ano/mês/dia
(figura 2.60)
Figura 2.60: Exemplo de Configura¸cão 2
NOTA: É poss´ıvel alterar o valor predefinido ’De’ para a outra ori-
enta¸cão do sentido do tráfego de emails que se deseja filtrar (Para)

– Carimbador
Interface de configura¸cão do carimbo a imprimir nos documentos. Aqui
determinaremos os campos que pretendemos que apare¸cam no carimbo
e de que forma.
• Dados dos Documentos
Nesta fun¸cão pode retirar ou acrescentar carater´ısticas ao menu Docu-
mento, definindo-as nas op¸cões dispon´ıveis. Tem a possibilidade de configu-
rar o autor dos documentos que entram no iPortalDoc através do share de
inser¸cão ou através da contas de email dos workflows.
• Dados dos Workflows
Também esta op¸cão oferece a possibilidade de retirar ou acrescentar
carater´ısticas ao menu Workflow.
• a¸cões a Realizar
São disponibilizadas op¸cões que podem ser selecionadas para delinearem
as a¸cões do utilizador.
• Emails Associados
Neste campo define a Sigla pela qual quer associar os seus documentos
aos Emails. Por omissão, encontra-se configurado Ref<código>
• Expira¸cão de Valida¸cão
O Administrador pode definir o tempo de expira¸cão da valida¸cão/autentica¸cão
no iPortalDoc caso um utilizador não esteja a interagir com o sistema durante
determinado per´ıodo de tempo.
• Assinatura Digital
É lhe concedida a possibilidade de introduzir assinatura digital, garantindo
a sua seguran¸ca e autenticidade.
• Alterar Licen¸ca

Permite-lhe alterar as licen¸cas que se prendem com a utiliza¸cão do
programa, como a validade, os utilizadores, etc.
Possibilidade de criar N iPortalDoc’s (instâncias) dentro de um mesmo
servidor. Para o efeito foi desenvolvida uma interface que pode ser acedida
em:
Defini¸cões Interface configura¸cão Configura¸cões do servidor Instâncias
Desta forma torna-se muito simples a cria¸cão de uma nova instância de
iPortalDoc, sendo suficiente que se indique o dom´ınio, seguido da aplica¸cão
de configura¸cões na IPBRICK.
Pop-List Menu
Ainda neste menu, podemos observar no canto superior direito a pop-list
Menu (figura 2.61) que nos permite configurar:
Figura 2.61: Menu (lista pop-down)
• Módulos Adicionais
Op¸cão que dá acesso à cria¸cão de módulos exterirores. Por exemplo
criar um link para um motor de busca.
• Campos aux.
É poss´ıvel configurar quais os utilizadores a terem acesso aos campos
auxiliares, quer em termos de gestão quer em termos de visualiza¸cão.

Aceda a Defini¸cões > Interface de Configura¸cão
Figura 2.62: Menu Defini¸cões - Interface de Configura¸cão
Na nova página, clique na pop-list Menu e selecione Campos aux
Figura 2.63: Menu (lista pop-down) Campos Aux.
Na interface apresentada, poderá configurar, para cada campo auxiliar,
se irá estar Ativo ou não, os Tipos de Documentos, as permissões de gestão
e as de visualiza¸cão. Cada ´ıcone corresponde a uma destas defini¸cões , basta
pairar com o cursor em cime de qualquer um para surgir um pequeno texto
que o identifica.
Figura 2.64: Ícones de Gestão

Figura 2.65: Gestão Campos Auxiliares
Tomando como exemplo o campo auxiliar Registo e clicando no ´ıcone
da cheve inglesa, poderá configurar os tipos de documentos a ele associados.
Clique em Selecionar tudo, se pretende que todos os tipos de docu-
mentos lhe estejam associados, ou clique apenas nos que pretende associar.
Quando terminar, clique em Submeter. Caso não pretenda efetuar nenhuma
altera¸cão pode, a qualquer momento Fechar a janela, clicando no botão cor-
respondente.
Figura 2.66: Configura¸cão Tipos de Documento

O ´ıcone seguinte dá-lhe a possibilidade de configurar as permissões de
gestão.
Figura 2.67: Ícone de Permissões de Gestão
Basta selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da
caixa de utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta
na dire¸cão correta. Da mesma forma é poss´ıvel reverter as permissões fazendo
o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão.
Figura 2.68: Configura¸cão de Utilizadores com acesso ao campo
O botão Todos permite-lhe que a totalidade dos utilizadores seja trans-
ferida para a caixa desejada

Figura 2.69: Botão Todos
Quando terminar clique no botão Submeter. Irá ser motificado do
sucesso da atualiza¸cão.
Figura 2.70: Confirma¸cão
O último ´ıcone permite-lhe configurar as permissões de visualiza¸cão
Figura 2.71: Ícone de permissão de visualiza¸cão

E da mesma forma que na configura¸cão apresentada anteriormente, asta
selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da caixa de
utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta na
dire¸cão correta. Da mesma forma é poss´ıvel reverter as permissões fazendo
o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão.
Figura 2.72: Configura¸cão de utilizadores com permissão de visualiza¸cão
• Impressão
a¸cão que permite personalizar a impressão do seu documento, desde:
- Impressão de docs. - Logótipo do BI do documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Informa¸cão sobre o documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Esquema cronológico do documento;
- Dados a imprimir no BI do doc. - Cadastro do documento.
• Calendário

Permite-lhe a gestão dos dias úteis e feriados.
• Interfaces
Tal como nos email’s associados, aqui é poss´ıvel definir as pessoas que
podem ver os documentos através do explorador e é ainda poss´ıvel configurar
a sigla que será usada para associar os emails.
• A¸cões
Esta op¸cão trata de assinaturas e envio de documentos, com a possibil-
idade de adicionar texto.
• Workflows
Executa a reconstru¸cão das contas de emails dos workflows
• Utilizadores
Apresenta dados gerais dos utilizadores, tais como: Nome, Login e a
data de expira¸cão e tempo restante da sessão.
• Layout gráfico
Permite-lhe alterar a imagem de fundo da página de autentica¸cão do
iPortalDoc.
• Release Notes
Neste último parâmetro pode consultar todas as novas funcionalidades
e correçcões por versão.
Foi incluido de base no iPortalDoc documenta¸cão sobre os Web Ser-
vices fornecidos pela aplica¸cão. A documenta¸cão contém a lista de todos
os métodos existentes e respectivas descri¸cões e exemplos de utiliza¸cão dos
mesmos. Para aceder à documenta¸cão:
Defini¸cões Interface configura¸cão Web Services
Foi criado um novo tipo de numera¸cão para os códigos dos documentos:
Sequencial por funcionário e assunto.

2.2.2 Utilizadores
Figura 2.73: Op¸cão Utilizadores
Esta op¸cão só pode ser gerida por um utilizador com perfil Super User.
Ao aceder a esta funcionalidade, é apresentada a listagem dos utilizadores
existentes e também vários links no canto superior direito (Gestão, Cargos e
Grupos).
Figura 2.74: Listagem Utilizadores
O link Gestão (ver figura 2.75) apresenta duas caixas onde poderá as-
sociar os utilizadores existentes na IPBrick, ao iPortalDoc, para que estes
possam interagir com o sistema, ou mesmo retirá-los do iPortalDoc.

Figura 2.75: Associa¸cão de utilizadores ao iPortalDoc
De seguida, selecione os utilizadores da caixa Utilizadores LDAP para
a caixa Utilizadores iPortalDoc (figura 2.75) e, por fim, carregar no botão
Inserir. Para remover utilizadores faz-se a opera¸cão inversa. O número de
utilizadores que pode ser associado ao iPortalDoc depende do número de li-
cen¸cas atribu´ıdas.
O link Cargos permite-lhe selecionar os utilizadores que irão desempen-
har uma certa posi¸cão hierarquica na organiza¸cão.
A vantagem criar esta categoria está no fato de poder colocar o cargo
do utilizador em documentos gerados via templates PDF. A coloca¸cão é feita
através de uma a¸cão do workflow, que ao ser executada, coloca, automatica-
mente, no documento o cargo do utilizador que a realizou.
Outra vantagem é a possibilidade de configurar uma a¸cão no workflow
por forma a que a resultado de execu¸cão da mesma seja definido pelo cargo
do utilizador que a está a realizar.

Figura 2.76: Cargos
Como pode ver na figura 2.76 nenhum Cargo está criado por omissão,
pelo que será necessário criá-los. Para isso, clique no link Inserir.
Atribua um nome ao cargo e selecione qual ou quais os utilizadores que
irão desempenhar essa fun¸cão.
Figura 2.77: Inser¸cão de Cargos
Clique no botão Guardar. Poderá então vizualizar o Cargo criado na
lista.

Figura 2.78: Lista de Cargos
O link Grupos permite-lhe criar e utilizar apenas os grupos criados no
iPortalDoc, não efectuando por isso qualquer sincroniza¸cão dos grupos do
LDAP/AD.
Figura 2.79: Grupos e Sincroniza¸cão
Para tal clique no link Sincroniza¸cão e retire o visto da op¸cão ”Sin-
cronizar os grupos do LDAP/AD”.

Figura 2.80: Sincroniza¸cão
Para criar um Grupo clique no link Inserir, digite o nome e selecione
os membros desse grupo.
Figura 2.81: Inser¸cão de Grupos
Quando terminar clque no botão Guardar, poderá então visualizar a
inser¸cão do grupo na listagem.

Figura 2.82: Grupos e Sincroniza¸cão Listagem
Nas diversas páginas onde são apresentados grupos, serão listados con-
juntamente os grupos sincronizados do LDAP/AD e os criados no iPortalDoc
(associa¸cão de Perfis, workflows, tipos de documento, macros, etc,).
2.2.3 Perfil
Figura 2.83: Op¸cão Perfil
Após o utilizador efectuar a autentica¸cão no sistema, são-lhe facultadas
diferentes funcionalidades, dependentes das permissões associadas ao perfil
que este tem atribuido em cada diretoria. É nesta área que os perfis podem
ser criados ou modificados para complementar com os que o iPortalDoc tem
já pré-configurados (figura 2.84). No entanto, apenas um Super User é que
dispõe de permissões para isso. De seguida, serão apresentados alguns perfis
e quais as suas permissões.

Figura 2.84: Perfis
• Super User – denomina-se por Super User um utilizador ao qual está
atribu´ıdo um perfil com permissões totais sobre todas as funcionali-
dades do sistema. O Super User pode configurar e alterar os workflows,
criar, remover, ou alterar grupos de utilizadores; introduzir, alterar ou
remover dados de um utilizador do sistema; criar, remover ou alterar
perfis.
• Coordenador – um utilizador que disponha de um perfil que lhe
permita efectuar todas as funcionalidades numa determinada diretoria
(criar, alterar, remover documentos/diretorias), é referido como sendo
o Coordenador desta. O coordenador pode associar perfis e workflows
a utilizadores, na diretoria que coordena. Um utilizador que apresente
este perfil, pode visualizar todos os documentos, independentemente
do seu estado no Workflow. Utilizadores com este perfil podem, ainda,
receber relatórios por email das a¸cões pendentes das pastas que coor-
dena.
• Sub-Coordenador – um utilizador que dispõe deste perfil tem per-
missão para efectuar todas as funcionalidades com excep¸cão de apagar
diretorias. Um Sub-Coordenador pode associar perfis e workflows, na
diretoria que coordena.
• Leitor Absoluto – Um utilizador que possua este perfil tem per-
missão para ler todos os documentos das diretorias existentes no sis-
tema, mesmo que não tenha interven¸cão nos mesmos. No entanto, não
lhe é permitido criar, alterar ou remover documentos ou diretorias.

• Leitor – é denominado por leitor o utilizador que apenas pode ler
documentos e diretorias. Também é permitida a visualiza¸cão de toda
a informa¸cão correspondente aos vários documentos, nomeadamente,
o workflow, revisões, documentos associados e poss´ıveis a¸cões que este
tenha a realizar sobre este documento.
• Editor – para além das permissões associadas a um Leitor, este pode
ainda introduzir documentos.
• Navegador – tem apenas permissão para ver as diretorias, não pode
criar nem apagar. Não tem qualquer a¸cão sobre os documentos.
2.2.4 Assunto
Figura 2.85: Op¸cão Assuntos
Esta funcionalidade permite ao utilizador criar, alterar ou remover tipos
de assuntos que são atribuidos aos documentos (figura 2.86). Esta opera¸cão
só pode ser gerida pelo Super User ou Coordenador de cada diretoria.

Figura 2.86: Inser¸cão de Assuntos
A este campo Assuntos, o utilizador poderá dar a designa¸cão que mais
lhe convier, usando o campo para um parâmetro que necessite, por exemplo,
para os Departamentos, Projectos, etc.
Para criar um tipo de assunto deve acrescentar uma descri¸cão e sigla a
atribuir e, caso pretenda, adicionar observa¸cões ao assunto. Para alterar ou
remover assuntos, o utilizador deve selecionar a op¸cão Listar Assuntos que
se encontra no canto superior direito da frame central. A´ı, aparecerá a lista
dos assuntos existentes. Para remover ou alterar um assunto deve carregar
no assunto em questão.
NOTA: Os assuntos que estiverem a ser utilizados em algum docu-
mento não podem ser removidos.
2.2.5 Centro de Custo
Esta funcionalidade (bem como as funcionalidades Sub-centro de custo
e Network) pode ser ativada recorrendo ao menu Defini¸cões e selecionando
a op¸cão Interface configura¸cão . A´ı, deve clicar na op¸cão Campos aux.
em Menu e ativar a(s) funcionalidade(s) desejada(s).

Como é normal, as empresas costumam estar divididas em diferentes
diretorias, cada uma com os seus gastos espec´ıficos. Assim, os documentos
relacionados com os custos de uma área delimitada da organiza¸cão (por ex-
emplo faturas) podem ser classificados através desta op¸cão. Quando acede a
esta funcionalidade, o utilizador verá primeiramente uma lista dos centros de
custo já adicionados, podendo acrescentar mais se clicar na op¸cão localizada
no lado superior direito do ecran Inserir centro de custo. A´ı, deve indicar
um nome e um código para o centro de custo e, se pretender, uma descri¸cão
para o mesmo.
2.2.6 Sub-centro de Custo
Esta funcionalidade ativa-se tal como a op¸cão Centro de custo (de-
scrita anteriormente). Além disso, o objetivo desta op¸cão é semelhante à da
op¸cão Centro de custo, apesar de permitir uma classifica¸cão ainda mais
espec´ıfica do documento, ao possibilitar a inser¸cão de um sub-centro de custo
associado a um centro de custo previamente introduzido.
2.2.7 Funcionário
Esta op¸cão prende-se também com os campos auxiliares que permitem uma
carateriza¸cão mais exaustiva do documento e permite-lhe associar um número
de funcionário a um utilizador.
Figura 2.87: Funcionário
Para criar uma nova entrada clique no link Inserir Funcionário, vis´ıvel
no canto superior direito.

Figura 2.88: Link Inserir Funcionário
Irá ser-lhe apresentado o formulário de inser¸cão do funcionário. Preen-
cha os campos apresentados:
• Descri¸cão: A descri¸cão do funcionário;
• Sigla: A sigla que irá identificar o funcionário;
• Observa¸cões: Campo de texto livre, serve apenas para sua referência;
• Ativo: Se retirar o visto, a entrada não fará parte das entradas a serem
apresentadas no campo.
Figura 2.89: Formulário Inserir Funcionário
Ao clicar no botão Inserir, irá criar a entrada e esta estará vis´ıvel na
página.

Figura 2.90: Funcionário inserido
Se desejar alterar ou apagar um Funcionário, clique na sua Descri¸cão
para lhe ser apresentada a página de edi¸cão. Altere os dados e clique no
botão Alterar ou remova a entrada clicando no botão Apagar.
Figura 2.91: Alterar Funcionário
2.2.8 Network
A funcionalidade Network surge como mais um poss´ıvel classificador
de um documento, possibilitando a especifica¸cão do mesmo tendo em conta

o projecto ao qual está associado numa empresa. Para que esta op¸cão seja
ativada é necessário que o utilizador vá ao menu Defini¸cões e, depois de
escolher a op¸cão Interface configura¸cão, clique em Menu, no canto su-
perior direito, e de seguida escolha Campos aux. na lista pop-down A´ı, é
poss´ıvel o utilizador escolher esta op¸cão, bem como configurar o formato do
código que será gerado.
2.2.9 Ass. Utilizador
Figura 2.92: Op¸cão Associar Utilizadores
Esta funcionalidade está também intimamente ligada aos campos auxiliares
que permitem aprofundar a classifica¸cão de um documento. Eles permitem a
associa¸cão de vários utilizadores a estes campos classificativos possibilitando
assim uma carateriza¸cão documental mais completa.
Nota: Para ter acesso à op¸cão Campo Aux. navegue até ao menu
Defini¸cões, selecione Interface Configura¸cão irá visualizar nessa página
a lista pop-down Menu (canto superior direito) e clique nela e selecione
Campo Aux..
2.2.10 Tipos Doc.
Figura 2.93: Op¸cão Tipos de Documento
O tipo de documento é uma informa¸cão que vai aparecer sempre que
o utilizador introduzir um documento. É uma funcionalidade importante
para definir os Tipos de Documentos introduzidos no Sistema de Gestão
Documental. O utilizador ao aceder à funcionalidade Tipos Doc. pode
criar, alterar ou remover tipos de documentos (figura 2.94).

Figura 2.94: Gestão Tipos de Documentos
No ecrã Tipos Doc. aparece no campo Tipos de Documentos, por
omissão, a op¸cão Novo Tipo, que é a op¸cão indicada para o caso do utilizador
pretender criar um novo tipo de documento. Nessa situa¸cão, deve indicar
uma descri¸cão, uma sigla, um código e um template (caso seja necessário)
para associar ao tipo de documento. De real¸car que nesta funcionalidade pode
moldar o código do tipo de documento da forma que o utilizador pretender,
bastando para isso selecionar a op¸cão Gestão de códigos (figura 2.95).
Figura 2.95: Gestão de Códigos
O tipo de documento é uma informa¸cão que vai ser pedida sempre que

se introduzir um documento no Sistema de Gestão Documental.
2.2.11 Templates
Figura 2.96: Op¸cão Templates
PDF
Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador poderá alterar, apagar
ou criar modelos sob o formato pdf. Estes templates relacionam-se com o
aspecto gráfico do documento e para gerar estes modelos é necessário que
estes tenham um tipo de documento associados.
Figura 2.97: Templates PDF
Ao aceder a esta op¸cão aparecerá uma listagem dos templates pdf já
criados (figura 2.97). Para modificar aspectos de um determinado template, o
utilizador deve primeiramente clicar com o rato sobre o template pretendido.
Em seguida, pode mudar o nome do template e salvar as altera¸cões, car-
regando no botão Alterar Nome, ou então apagar o template se selecionar
a op¸cão Remover. Para proceder a altera¸cões na estrutura de um template,
tem de escolher a op¸cão Editar que se encontra no canto superior direito do
ecrã. Se pelo contrário, deseja criar um template de ra´ız, clique no op¸cão
Novo.
Caso pretenda criar um novo template, deve selecionar a op¸cão Tem-
plate que se encontra no canto superior direito, indicar o nome que pretende
e, seguidamente, proceder à elabora¸cão do mesmo. Esta funcionalidade é
descrita pormenorizadamente na seçcão 3.9 deste manual.

Tipos de Letra
Se o desejar, pode inserir outros tipos de letra à lista das fontes já inclu´ıdas.
Para isso, basta clicar na liga¸cão Tipos de Letra.
Figura 2.98: Liga¸cão Tipos de Letra
Irá visualizar a lista dos tipos de letra que se encontram já instalados
no iPortalDoc.
Figura 2.99: Lista Tipos de Letra
Para adicionar um novo tipo, bastará clicar no link Adicionar, na nova
página digitar em Descri¸cão uma pequena referência sobre o tipo de letra e
clicar em Inserir.
Figura 2.100: Inserir Tipos de Letra
Ao clicar no botão Inserir irá fazer aparecer a página de altera¸cão/upload
do tipo de letra.

Figura 2.101: Tipos de Letra - Alterar
Cique em Browse... para selecionar o tipo de letra e fazer o seu upload.
NOTA: O tipo de letra deve ser do formato True Type Font.
MS Office Word/Excel
Figura 2.102: Op¸cão Templates Office
É poss´ıvel introduzir documentos através do MS Word 2007 (.docx) e Excel
(.xlsx). Após a classifica¸cão será feito o download do documento anterior-
mente configurado para edi¸cão no MS Office 2007.
Quando o utilizador guardar o documento é questionado se pretende
enviar para o iPortalDoc e, em caso afirmativo será introduzido. O docu-
mento será guardado no iPortalDoc no formato PDF.
NOTA: Para utiliza¸cão desta funcionalidade é necessário que no MS
Office as macros estejam ativas.
Consulte as seçcões seguintes para mais detalhes sobre como utilizar
esta funcionalidade.

2.2.12 Templates Office
Templates Office Passo-a-Passo
NOTA IMPORTANTE: Para que a funcionalidade Templates Office fun-
cione devidamente é necessário ter instalado no posto de trabalho o Microsoft
SOAP Toolkit 3.0.
O primeiro passo será a cria¸cão de um tipo de documento. A con-
figura¸cão efectua-se no Menu Defini¸cões > Templates pdf > MS Office Word
(ou Excel) e nesta interface clique no link Importar.
Figura 2.103: Templates pdf - MS Office Word
De seguida, atribue um nome e fa¸ca o upload de um documento deste
tipo.
Figura 2.104: Importar
No menu defini¸cões > Tipos Doc. associe, na op¸cão ”Template de
gera¸cão automática”, o Template (.docx ou .xlsx) com a designa¸cão atribuida
na importa¸cão.

Figura 2.105: Op¸cão Template de Gera¸cão Automática
Clique no botão Inserir, no fundo da página, para confirmar a cria¸cão
do Tipo de Documento.
Figura 2.106: Botão Inserir
Selecione a diretoria desejada e associe tipo de documento no Menu
Diretoria - Ass.Util.TipoDoc. Clique no botão Associar.
Figura 2.107: Associa¸cão Tipo de Documento

Poderá agora introduzir o ficheiro através do Menu Documento - Intro-
duzir.
Figura 2.108: Op¸cão Introduzir
Preencha o formulário de Inser¸cão (os campos assinalados com um as-
terisco vermelho são de preenchimento obrigatório) e clique no botão Inserir
no fundo da página. Após a introdu¸cão, é automaticamente feito o download
do modelo e aberto para edi¸cão.
Figura 2.109: Formulário de Inser¸cão
Ao clicar no botão Editar Documento localizado no fundo da página.
Figura 2.110: Botão Editar Documento
O browser fará o descarregamento do template para edi¸cão.

Figura 2.111: Template para edi¸cão
Abra o documento descarregado e edite-o.
Figura 2.112: Documento editado
Quando terminar a edi¸cão e ao clique em gravar, receberá um aviso de
seguran¸ca que o notifica do fato de as macros terem sido desligadas.

Figura 2.113: Aviso de Seguran¸ca
Clique em Op¸cões... selecione Ativar este conteúdo e clique em OK.
Figura 2.114: Op¸cões de Seguran¸ca
Insira as credenciais de utilizador e clique no botão iPortalDoc.

Figura 2.115: Credenciais Utilizador
Após a inser¸cão das credenciais o template será inserido no iPortaldoc.
Figura 2.116: Template inserido
O documento estará dispon´ıvel no formato PDF.

Figura 2.117: Documento inserido em PDF
Utiliza¸cão de Pré-Inseridos nos Templates Office
Este é o procedimento para utilizar pré-inseridos nos templates Office.
1. No Office, clicar no botão do Office e abrir as ”Op¸cões do Word”.
No separador ”Popular”, ativar a op¸cão ”Mostrar separador Programador no
Friso”.
2. Na barra superior, abrir o separador ”Programador”
Figura 2.118: Separador ’Programador’
Com o segundo ´ıcone podemos inserir um pré-inserido simples (ex: En-
tidade > Nome) Com o segundo ´ıcone da segunda linha podemos inserir um
pré-inserido de uma data, tendo a possibilidade de definir o formato pre-
tendido para a data.

Figura 2.119: Op¸cão ’Propriedades’
Após a inser¸cão de um daqueles campos, selecionamos a op¸cão ”Pro-
priedades”para darmos um nome ao elemento (no caso da data podemos
definir o formato).
Nota: apenas é necessário inserir os campos, não é necessário preencher
nada, para além do nome/etiqueta nas propriedades.
3. Guardamos o .docx e importamos o template para o iPortalDoc
(Defini¸cões > Templates pdf > MS Office Word). Depois de atribuir nome ao
template e importar, é-nos apresentada a lista dos campos que colocamos e
os pré-inseridos que lhes podemos associar.
Figura 2.120: Lista de campos

Seleccionamos os campos pretendidos e importamos.
Quando introduzirmos o documento estes campos já aparecerão preenchi-
dos no documento word.
2.2.13 Email
Para fazer o upload de templates de mail em formato .eml aceda à op¸cão
mail no menu Defini¸cões > Templates.
Figura 2.121: Op¸cão Mail no menu Templates
A próxima página apresentará a lista de templates de email importados.
Figura 2.122: Listagem de templates de email

Ao clicar no link Importar irá poder nomear o seu template e selecionar
qual o ficheiro .eml a ser importado, através do botão Browse...
Figura 2.123: Gravar template de Email no Thunderbird
Após a importa¸cão poderá ver o(s) templates na listagem.
Figura 2.124: Listagem com dois templates de email importados
2.2.14 Macros
Figura 2.125: Op¸cão Macros
Permite definir pastas de destino dos documentos introduzidos nas
a¸cões de introduzir (anexos). Permite ainda aplicar macros diferentes às a¸cões
de um documento, do tipo alterar, atualizar e introduzir (a¸cões). A cria¸cão
de macros visa facilitar a tarefa de um utilizador aquando a introdu¸cão de
novos documentos. Assim, em vez ter de preencher um longo formulário de

cada vez que insere um documento, podem ser criadas macros que definam
já qual o tipo de entidade, o t´ıtulo, o workflow e até mesmo o próprio t´ıtulo
do documento (figura 2.132), o que fará com que um utilizador tenha um
formulário mais curto para preencher ou mesmo que não necessite de um
formulário para a introdu¸cão de documentos.
Figura 2.126: Defini¸cão da Macro
Ao selecionar a op¸cão Macros, o utilizador encontrará uma listagem
das macros já existentes. Para modificar o nome ou apagar uma macro, basta
selecionar a macro pretendida e, posteriormente, carregar no botão Alterar
(após atribui¸cão do novo nome) ou Remover.
Figura 2.127: Alterar da Macro

Se pretender alterar os parâmetros de uma macro, depois de a selecionar
deve carregar na op¸cão Definir macro e proceder às modifica¸cões. Para
associar um utilizador a uma macro deve dirigir-se ao menu Diretoria e
selecionar a funcionalidade Ass. Utiliz. Macro.
As duas imagens seguintes ilustram bem a redu¸cão que se pode atingir
no preenchimento de campos do formulário de introdu¸cão de documento.
Figura 2.128: Exemplo antes da cria¸cão da macro (parcial)
Figura 2.129: Exemplo após a cria¸cão da macro

2.2.15 Palavras chave
Figura 2.130: Op¸cão Palavras Chave
Com esta funcionalidade é poss´ıvel criar termos que se podem associar a
documentos para uma futura recupera¸cão através de pesquisa.
Para isso existe o link Inserir palavras chave
Figura 2.131: Inserir Palavras Chave
Ao clicar nele poderá criar uma palavra chave que estará depois dispon´ıvel
aquando da inser¸cão de um documento.
Figura 2.132: Formulário de Inser¸cão de Palavras Chave
2.2.16 Constrói FS Global
Figura 2.133: Op¸cão Constrói FS Global

Esta funcionalidade permite que seja reconstru´ıda toda a hierarquia da
File System Virtual, isto é, a hierarquia que é acedida via Explorador do
Windows, no caso de ser este o Sistema Operativo utilizado pelos clientes.
2.2.17 Constrói mailFS Global
Figura 2.134: Op¸cão Constrói mailFS Global
Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador procede à reconstru¸cão da
hierarquia dos mails associados para todos os utilizadores.
2.2.18 iPortalDoc Light
Figura 2.135: Op¸cão iPortalDoc Light
Nota: Esta op¸cão só será vis´ıvel após a aquisi¸cão e instala¸cão da
solu¸cão iPortalDoc Light.
Devido à natureza da sua missão, o iPortalDoc é instalado no servidor
de intranet, longe do ambiente de comunica¸cões da organiza¸cão. No entanto,
pode ser útil conceder, de uma forma restrita, acesso aos conteúdos e fun-
cionalidades contidas no iPortalDoc.
O Administrador do sistema será capaz de listar os utilizadores com
permissões assim como alterar as configura¸cões que deseje, como é visivel na
figura 2.136.

2.3. MENU WORKFLOW 99
Figura 2.136: iPortalDoc Light - Users List
Se a solu¸cão iPortalDoc Light lhe interessa, entre em contato connosco
através do seguinte endere¸co:
iportaldoc@iportalmais.pt
2.2.19 Introduzir Hierarquia
Para mais informa¸cões sobre esta funcionalidade consulte a seçcão 2.5.1.
2.2.20 Projectos
Para ter esta op¸cão ativa é necessária a sua configura¸cão no menu
Defini¸cões (ver menu Defini¸cões - Interface de configura¸cão). Ao introduzir
um projecto tem que se selecionar uma zona e uma área de projecto as-
sim como uma entidade válida (que esteja no IPContactos). Nessa mesma
interface depois de escolhida a zona e a área para o projecto, é gerado au-
tomaticamente o código para o projecto permitindo associar utilizadores do
iPortalDoc às diversas pastas da hierarquia do projecto.
2.3 Menu Workflow
É através do Workflow que o Sistema de Gestão Documental vai fun-
cionar, Qualquer documento que se encontre no iPortalDoc tem um fluxo

de trabalho (workflow) próprio. No m´ınimo possui uma etapa de armazena-
mento, ou poderá ter predefinido um circuito no qual vários utilizadores po-
dem participar, realizando tarefas sobre o documento. Apenas os utilizadores
com perfil de Super User podem aceder a este menu (figura ??)
NOTA: Para mais informa¸cões sobre como criar um workflow Consulte
o Cap´ıtulo 5
Figura 2.137: Menu Workflow
2.3.1 Desenhar um esbo¸co
Antes de se proceder à concep¸cão do Workflow desejado, dever-se-á
definir todos os passos que o nosso fluxo de trabalho percorrerá. Esta plani-
fica¸cão facilitará o passo seguinte da concep¸cão.

Figura 2.138: Exemplo de um Workflow
2.3.2 Conceber
Figura 2.139: Op¸cão Conceber
Com o iPortalDoc são disponibilizados alguns templates de fluxos de
trabalho. No entanto, através da funcionalidade de gera¸cão de Workflows
(Conceber) o cliente poderá criar novos fluxos de trabalho ou alterar os ex-
istentes. Ao selecionar esta funcionalidade o utilizador acede a uma listagem

com todos os workflows. Após clicar num dos workflows, este poderá efectuar
a visualiza¸cão do diagrama do mesmo, selecionando o link Editar apresen-
tado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.
Apenas os Workflows que ainda não foram instanciados permitem efec-
tuar altera¸cões nos diagramas. Para todos os outros que possuam instâncias,
a interface de edi¸cão é meramente informativa. Caso prtenda alterar work-
flows instanciados, deverá, primeiramente, selecionar a op¸cão Remover Instância
(se não tiver nenhum documento já criado com esse workflow)
Para criar um novo fluxo de trabalho, após ter acedido à funcionalidade
Conceber do menu Workflow, o utilizador deverá clicar no link Conceber
apresentado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.
No formulário apresentado, deverá introduzir uma descri¸cão para o
fluxo de trabalho e definir se este permite ou não a introdu¸cão de um docu-
mento sem efectuar o upload de um ficheiro (por defeito esta op¸cão não está
selecionada). O fato de ser poss´ıvel introduzir um documento no sistema
sem anexar um ficheiro, permite o uso de informa¸cão gerada aquando da in-
trodu¸cão do mesmo, no ficheiro a ser desenvolvido e posteriormente anexado
ao documento.
Um exemplo disto mesmo, será a introdu¸cão de um documento do tipo
Proposta, cujo código gerado (Pr 24/2004) pelo iPortalDoc é posteriormente
utilizado no conteúdo do ficheiro, a enviar para o cliente e a ser anexado
ao documento. Esta op¸cão é muito útil, quando o utilizador quer introduzir
registos sobre determinado assunto ou quando quer introduzir documentos
ao longo do workflow.
Após a introdu¸cão do Workflow é disponibilizado o acesso à edi¸cão do
mesmo, através do link Editar apresentado no canto superior direito da frame
central do iPortalDoc. A interface de edi¸cão e diagrama do fluxo de trabalho
são apresentados numa nova janela. Nesta existe uma barra de ferramentas
que dispõe de mais ou menos menus, consoante os elementos do diagrama
que estão selecionados:
• Menu Estados
– Inserir: sempre ativo;

– Alterar: ativo se um estado está selecionado;
– Remover: ativo se um estado está selecionado;
• Menu a¸cões
– Inserir: ativo se um estado está selecionado;
– Alterar: ativo se uma a¸cão está selecionada;
– Remover: ativo se uma a¸cão está selecionada;
• Menu F.Transi¸cão
– Inserir: ativo se um estado com a¸cão está selecionado;
– Alterar: ativo se uma fun¸cão de transi¸cão está selecionada;
– Remover: ativo se uma fun¸cão de transi¸cão está selecionada;
Foram atribu´ıdos os seguintes s´ımbolos aos vários elementos do work-
flow:
• Bolinha preta e tra¸co associado: representa a introdu¸cão do doc-
umento;
• C´ırculo: estado;
• Quadrado: a¸cão;
• Tra¸co: fun¸cão de transi¸cão;
Devido aos fluxos de trabalho do iPortalDoc serem baseados em máquinas
de estados, antes de iniciar a concep¸cão de um workflow o utilizador deverá
estruturar o mesmo, por forma a que o diagrama obede¸ca às seguintes regras:
• As fun¸cões de transi¸cão saem sempre pela parte inferior do estado e
entram pela parte superior de outro estado;
• Entre dois estados não podem existir duas fun¸cões de transi¸cão em série
(uma a seguir à outra);
• Não pode existir mais que um estado final;

• Apenas o estado final não tem a¸cões associadas, todos os outros têm
que ter, pelo fato da transi¸cão entre estados depender directamente do
resultado destas;
• Possui a funcionalidade Drag and Drop que permite arrastar Estados
e Fun¸cões de Transi¸cão
Por forma a que o diagrama fique compreens´ıvel, todas as fun¸cões de
transi¸cão que efectuam liga¸cões de retorno entre estados deverão ser colo-
cadas à esquerda, as que efectuem liga¸cões de avan¸co de estados devem ficar
colocadas à direita. Desta forma minimiza-se o risco de interseçcão de linhas.
Introdu¸cão de Estados Ao selecionar esta op¸cão do menu Estados, o
utilizador tem acesso ao formulário de introdu¸cão dos dados do estado:
• Descri¸cão do estado;
• Coordenada x e coordenada y onde irá ficar o estado desenhado no
diagrama (caso opte por usar a técnica drag & drop, estas coordenadas
adoptarão o local onde posicionou o elemento);
Introdu¸cão de A¸cões Na janela apresentada existem vários campos que
deverão ser preenchidos da seguinte forma:
• Link ”Definir Código para a a¸cão”, mostra numa nova janela uma
listagem de códigos dispon´ıveis no iPortalDoc, permitindo ao utilizador
selecionar o que achar mais adequado ao tipo de a¸cão que está a criar.
As op¸cões são:
– a¸cão de Execu¸cão Automática
Permite a defini¸cão de um a¸cão que é executada de uma forma au-
tomática. Não pode ser utilizada no primeiro estado do workflow.
NOTA: Para mais informa¸cão consulte o Anexo A - a¸cões-Tipo
deste documento.
– Aceder a um Link
Permite a inser¸cão de um link que deverá ser acedido para a a¸cão ser
executada.

– Atualiza e Encaminha Documento
Sub-a¸cão para atualizar a revisão dodocumento.
– Atualizar Documento
Sub-a¸cão para Atualizar a revisão do documento.
– Atualizar e Associar Documento
Sub-a¸cões para Atualizar e Associar o documento.
– Agendar Evento
Sub-a¸cão que permite o acesso ao Calendário.
– Alterar e Encaminhar Documento
Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento.
– Alterar e Enviar Documentos
Contém uma sub-a¸cão para alterar o documento. Depois de executado
com sucesso, o documento é enviado para a entidade que o classifica.
– Alterar Informa¸cão Doc.
Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento.
– Aprova¸cão por aplica¸cão externa
Esta a¸cão pode ser realizada apartir de uma aplica¸cão externa.
– Aprovar Documento
– Aprovar Documento com Comentário Pré-Definido
Este comentário pode ser escolhido de uma série de comentários pré-
definidos.

– Aprovar Documento com Email
Contém link para o documento e caixa de texto para inser¸cão de um
comentário. Envia email para o autor do documento caso este seja
aprovado.
– Aprovar Documento com Valida¸cão
Pede autentica¸cão.
– Assinar Digitalmente um Documento PDF
Sub-a¸cão para assinar digitalmente o documento.
– Assinar Digitalmente um Documento PDF com Assinatura
Pessoal
Sub-a¸cão para assinar digitalmente o documento.
– Assinar e Enviar Documentos
Esta a¸cão permite que um documento seja assinado digitalmente com
a assinatura digital especificada no iPortalDoc, e que o mesmo seja en-
viado para a entidade que classifica o documento. O conteúdo do email
que é enviado para a entidade pode ser definido em: –Sessão– Inter-
face configura¸cão –Menu– a¸cões. A a¸cão pode ser configurada para
enviar o email para o endere¸co definido na entidade ou então para um
dos contatos da mesma.
Esta a¸cão pode ser realizada a partir do share de inser¸cão (necessário
ativar o módulo ”Módulo assinar e enviar documentos”na interface
de configura¸cão). Juntamente com o ficheiro que se pretende assinar,
indica-se o respectivo ficheiro xml com a informa¸cão de classifica¸cão. O
iPortalDoc depois de introduzir o documento, coloca-lhe a assinatura
digital e envia-o para o email que está especificado na entidade ou con-
tato que classifica o documento.
No esquema cronológico do documento ficará registado se o documento
foi enviado e, em caso de insucesso, o motivo pelo qual o documento
não foi assinado e enviado.

– Associar Documento
Sub-a¸cão para associar o documento.
– Associar e Encaminhar Documento
comentário. Sub-a¸cão para Associar o documento. É definida a pessoa
que deverá efectuar a a¸cão seguinte através do envio do documento.
– Carimbar Código
Imprime o código de localiza¸cão f´ısica do documento.
– Classificar Documento
Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento. Efectua a sugestão
de um t´ıtulo para o documento.
– Digitalizar Documento
Apenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitaliza¸cão de um
documento.
– Encaminhar
comentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a a¸cão seguinte
através do envio do documento.
– Encaminhar Documento com Valida¸cão
comentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a a¸cão seguinte
através do envio do documento. Pede autentica¸cão.
– Inserir Assistência
Sub-a¸cão para inserir assistência.

– Inserir Honorários
Contém link para o documento e caixa de texto para a inser¸cão de um
comentário, valor e tempo.
– Introduzir
Sub-a¸cão para Introduzir documento.
– Introduzir e Encaminhar Documento
Sub-a¸cão para Introduzir documento.
– Ler Documento Automaticamente
Esta a¸cão é realizada automaticamente sempre que o utilizador que
tem que efectuar a a¸cão abrir o documento.
– Ligar, Associar e Encaminhar
Contém uma sub-a¸cão para ligar o documento e uma outra para asso-
ciar.
– Ligar Documento
Apresenta a hierarquia das diretorias possibilitando ao utilizador efec-
tuar a liga¸cão do documento a outras pastas. Envia email a notificar
a chegada do documento a todos os utilizadores que tenham permissão
de leitura na diretoria, para onde este foi ligado.
– Ligar Documento sem Permissões
Sub-a¸cão para ligar o documento a outras pastas. Não atribu´ı per-
missões.
– Ligar e Encaminhar Documento
Esta a¸cão permite encaminhar um documento. Suba¸cão para ligar o
documento a outras pastas.

– Mover Documento
Sub-a¸cão para mover o documento.
– Preencher Automaticamente Campos de um Documento
do Tipo Template PDF.
Esta a¸cão permite que, ao ser realizada, sejam preenchidos automati-
camente campos de um documento que seja gerado através de um tem-
plate PDF.
Exemplo: Ao aprovar um documento colocar a assinatura digitalizada
de quem aprovou, o nome e ainda a data de aprova¸cão.
• Descri¸cão da a¸cão - O que pretende que o utilizador leia quando receber
uma a¸cão pendente;
• Atribui¸cão Posterior:
– Sim, implica que a a¸cão pode ser atribu´ıda manualmente, isto
é, a pessoa que realizou a a¸cão do estado anterior é que decide
quem irá efectuar a a¸cão, ou automaticamente, sendo neste caso o
sistema a enviar a a¸cão para o autor do documento para escolher
o utilizador que deverá realizar a a¸cão;
– Não, aquando da configura¸cão do workflow será necessário atribuir
a realiza¸cão da a¸cão a um determinado utilizador;
• Resultados da a¸cão:
– Define-se o resultado espec´ıfico para aquela a¸cão, por exemplo,
Aprovado e Reprovado em que cada um dos resultados levará para
estados diferentes o documento;
– Operador p/ defeito, é a opera¸cão, por valor lógico, atribu´ıda à
F.T. aquando da introdu¸cão de uma outra a¸cão deste tipo, na
parte de configura¸cão de workflows:
OU - para casos em que basta a realiza¸cão de determinado resul-
tado;
E - para casos em que todos os responsáveis pela a¸cão necessitam
de escolher aquele resultado.

Introdu¸cão de Fun¸cões de Transi¸cão Na janela apresentada existem
vários campos que deverão ser preenchidos da seguinte forma:
• Estado seguinte, estado a ficar ativo sempre que seja efectuada esta
Transi¸cão;
• Coordenadas x e y onde deverá ser desenhado o s´ımbolo da fun¸cão de
transi¸cão (se fizer drag & drop da fun¸cão de transi¸cão, ela automati-
camente ficará com as coordenadas de onde a posicionou);
• Direçcão de sa´ıda do Estado Atual, indica¸cão necessária para a con-
stru¸cão do diagrama;
• Direçcão de sa´ıda da Fun¸cão de transi¸cão, indica¸cão necessária para a
constru¸cão do diagrama;
• Resultado da a¸cão que faz despoletar a Fun¸cão de Transi¸cão (por ex-
emplo, do estado 1 segue para o estado 2 quando o resultado é x);
2.3.3 Instanciar
Figura 2.140: Op¸cão Instanciar
Depois de conceber o Workflow, segue a fase da Instancia¸cão. Para
aceder a esta funcionalidade o utilizador deverá selecionar no menu Work-
flow a op¸cão Instanciar.
Um template de Workflow pode servir de base a vários fluxos de tra-
balho, isto é, criar uma cópia de trabalho de um modelo de um workflow,
podendo este ser instanciado várias vezes. Através desta funcionalidade é
poss´ıvel utilizar o mesmo fluxo de trabalho adaptando-o a cada Departa-
mento da empresa, por exemplo um workflow do tipo Fax pode ser instanci-
ado com descri¸cões ”Fax Departamento Técnico”e ”Fax Departamento Com-
ercial”possibilitando a distribui¸cão de chegada de faxes a vários pontos da
empresa.

Em cada departamento os workflows estariam configurados para os uti-
lizadores mais apropriados, não necessitando de estar centralizado o servi¸co
para uma ou duas pessoas em toda a empresa.
2.3.4 Configurar
Figura 2.141: Op¸cão Configurar
Após ser instanciado, um workflow deve ser configurado, isto é, o Super
User pode atribuir utilizadores às diferentes a¸cões de um fluxo de trabalho
e selecionar a op¸cão Ativo para que o Workflow possa ser utilizado.
Esta funcionalidade dispõe ainda de uma op¸cão que mantém as per-
missões do fluxo, apenas quando o workflow estiver finalizado, para isso, o
utilizador terá de selecionar a op¸cão Permissões na frame central da fun-
cionalidade Configurar.
Para além da configura¸cão do Workflow, o utilizador pode configurar
os fluxos de trabalho, como Inserir a¸cões, Alterar Transi¸cão e o Tempo de
Execu¸cão.
2.3.5 Remover Instância
Figura 2.142: Op¸cão Remover Instância
Desde que um fluxo de trabalho não esteja a ser utilizado por nenhum
documento, a instância do mesmo pode ser removida.

2.3.6 Inserir a¸cões
Figura 2.143: Op¸cão Inserir a¸cões
Para inserir uma a¸cão num estado, o utilizador tem que especificar qual
o workflow e o estado a que esta pertence. As a¸cões acrescentadas, vão ser
cópias de uma a¸cão que já existe, ou seja, vão ter o mesmo Código de a¸cão,
Tempo de Execu¸cão e o mesmo Resultado.
Após a inser¸cão deverá reconfigurar o fluxo de trabalho, isto é, atribuir
um utilizador à a¸cão criada. Ao ser inserida uma a¸cão, automaticamente
é alterada a fun¸cão de transi¸cão entre estados, pelo que o utilizador deverá
confirmar se esta transi¸cão é a que pretende.
2.3.7 Alterar Transi¸cão
Figura 2.144: Op¸cão Alterar Transi¸cão
A fun¸cão de transi¸cão entre estados de determinado Workflow pode ser
alterada sempre que o Super User necessite, no entanto esta a¸cão tem que
ser efectuada com o máximo cuidado, uma vez que é dela, que depende o
bom funcionamento do Workflow.
2.3.8 Visualizar F.T.
Figura 2.145: Op¸cão Visualizar F.T.

Como foi referido anteriormente, a altera¸cão das fun¸cões de transi¸cão,
é um assunto que requer alguma aten¸cão, pelo que foi desenvolvida uma
interface, na qual o utilizador pode visualizar facilmente como foram definidas
as fun¸cões de transi¸cão entre estados de um Workflow.
2.3.9 Tempo Exec.
Figura 2.146: Op¸cão Tempo Exec.
Como é importante que as a¸cões sejam efectuadas dentro de prazos bem
definidos e para que tudo funcione da melhor forma numa empresa, foi im-
plementada uma interface onde se podem determinar prazos para cada fluxo
de trabalho.
Sempre que faltar uma semana para o prazo de determinada a¸cão ter-
minar, o utilizador incumbido de a realizar será informado via mail, sendo
que esta situa¸cão repete-se no dia em que termina o prazo. Apesar das
notifica¸cões, se o utilizador não efectuar a a¸cão, no dia seguinte ao prazo
terminar, o seu Super User será notificado do facto através de um email.
A funcionalidade de Tempo de Execu¸cão permite configurar o tempo
que cada utilizador tem dispon´ıvel para realizar uma a¸cão. Por defeito, o
utilizador tem 30 dias para executar a a¸cão. No entanto, esta op¸cão pode
ser alterada. Realce para o facto do Super User poder dar um certo prazo
de dias que seja contabilizado apenas nos dias úteis.
2.3.10 Ass. Tipo Doc.
Figura 2.147: Op¸cão Associar Tipo de Documento

Esta funcionalidade permite associar um tipo de documento a um work-
flow. Esta associa¸cão é apenas utilizada aquando da introdu¸cão automática
de documentos via share de inser¸cão e por digitaliza¸cão, isto é, através das
pastas de introdu¸cão de workflows. Deste modo, se um workflow estiver
associado a um tipo de documento, ficará automaticamente classificado.
2.3.11 Ass. Diretoria
Figura 2.148: Op¸cão Associar Diretoria
Esta op¸cão permite associar uma determinada diretoria a um workflow.
Esta associa¸cão só é usada na introdu¸cão automática de documentos via share
e digitaliza¸cão. Desta forma, a diretoria (pasta e sub-pastas) será associada
a um workflow.
2.3.12 Agendamento
Esta op¸cão permite a configura¸cão de workflows agendados e com possibil-
idade de reitera¸cãoi¸cão. Este é um módulo é direccionado aos gabinetes de
contabilidade, mas com possibilidade de utiliza¸cão em qualquer organiza¸cão,
que permite definir workflows com data agendada para o seu in´ıcio e com pos-
sibilidade de repeti¸cão, incluindo a atribui¸cão dos mesmos a determinadas
entidades. Para os gabinetes de contabilidade irá permitir a gestão de paga-
mentos de IRS, IVA, etc de cada cliente.
Para outras organiza¸cões irá permitir a gestão de workflows de paga-
mentos de seguros, auditorias, reuniões de gestão, etc. A ativa¸cão no módulo
e atribui¸cão de permissões aos utilizadores sobre o mesmo é feito em:
Defini¸cões Interface configura¸cão Agendamento de workflows
O agendamento dos workflows é feito no seguinte menú:
Workflow Agendamento

2.3.13 Gerador de a¸cões
Figura 2.149: Op¸cão Gerador de a¸cões
Esta funcionalidade é muito útil pois apresenta a lista de a¸cões tipifi-
cadas (Figure 2.150 ) já dispon´ıveis no iPortalDoc sem a necessidade de fazer
configura¸cões adicionais.
Figura 2.150: Lista de a¸cões (imagem parcial)
Como poderá ver a lista é bastante extensa e prevê praticamente todas
as situa¸cões que a sua organiza¸cão poderá encontrar, mas se assim o desejar
poderá modificar uma a¸cão, para isso basta clicar no seu nome. Uma nova
página irá ser visualizada (Figura 2.151) que lhe permitirá editar a a¸cão das
mais variadas formas, desde a sua designa¸cão e descri¸cão até a altera¸cões
mais profundas, que irão se reflectir até no aspecto gráfico, ao incluir uma
frame, avisos e comentários, oferecendo até a possibilidade de selecionar qual
a frame que abrirá primeiro.

Figura 2.151: Página de Modifica¸cão da a¸cão (imagem parcial)
Quando terminar de editar a a¸cão, clique por favor no botão Modi-
ficar no fundo da página.
NOTA 1: As a¸cões-tipo originais não deverão ser alteradas, ex-
cepto quando as altera¸cões prevêem todos os processos existentes. Para casos
espec´ıficos, sugere-se copiar a a¸cão-tipo original e alterar o que se pretende.
NOTA 2: Para mais informa¸cão sobre este tópico, consulte o cap´ıtulo
dedicado às A¸cões a Realizar pelo Utilizador e o Anexo A deste documento.
2.4 Menu Diretoria
Para poder aceder a todas as funcionalidades disponibilizadas por este
menu (figura 2.152), o utilizador tem que ter no m´ınimo um perfil de Sub-
Coordenador.

2.4. MENU DIRETORIA 117
Figura 2.152: Menu Diretoria
2.4.1 Alterar
Figura 2.153: Op¸cão Alterar
Após a inser¸cão de determinada diretoria os seus dados podem ser al-
terados, bastando para tal aceder a esta op¸cão do menu.
2.4.2 Criar
Figura 2.154: Op¸cão Criar
O procedimento de cria¸cão de uma nova Diretoria, necessita da seleçcão
prévia de uma Diretoria Mãe. Nesta será inserida a que se pretende criar.
Para selecionar uma Diretoria basta clicar no nome da mesma, apre-
sentado na hierarquia de diretorias, na frame do lado esquerdo do ecrã. Ao

estar selecionada, a pasta é apresentada com uma cor distinta dos restantes,
à semelhan¸ca do que acontece nos documentos (figura 2.155).
Figura 2.155: Seleçcão da Diretoria
Para criar pastas, o utilizador deve aceder ao menu Diretoria e es-
colher a op¸cão Criar (figura 3.1).
Figura 2.156: Criar Diretoria
Na frame central o utilizador encontra um conjunto de campos para
preencher em fun¸cão da pasta que está a criar. Deverá atribuir-lhe um nome,
um tipo de diretoria, ou seja, o ´ıcone gráfico que deseje que represente a sua
pasta e, opcionalmente, uma descri¸cão para a pasta, quando passar o cursor
sobre a mesma. O utilizador tem ainda a possibilidade de definir a ordem
pela qual pretende que a pasta apare¸ca na hierarquia (figura 3.2).

Figura 2.157: Formulário de introdu¸cão de Diretoria
2.4.3 Remover
Figura 2.158: Op¸cão Remover
Sempre que é removida uma Diretoria, todos os dados relacionados com
esta são eliminados do gestor, nomeadamente, subdiretorias, documentos,
utilizadores associados e respectivos workflows. Para remover uma diretoria,
o utilizador tem de ser Super User ou Coordenador na mesma.
2.4.4 Mover
Figura 2.159: Op¸cão Mover
Esta funcionalidade é apenas acess´ıvel a utilizadores que tenham per-
missões de escrita na pasta destino. Deste modo, o utilizador deverá sele-
cionar a diretoria que pretende mover e posteriormente selecionar a diretoria

de destino. Para mover pastas, o utilizador tem de ser Super User ou Coor-
denador na pasta de destino.
2.4.5 Ass.Utilizador
Figura 2.160: Op¸cão Associar Utilizador
Esta funcionalidade permite associar utilizadores à diretoria selecionada.
De real¸car que o mesmo utilizador pode ter perfis distintos, dependendo da di-
retoria, ou seja, um utilizador numa diretoria pode ser Coordenador e noutra
apenas Leitor. O facto de serem atribu´ıdos perfis nas diretorias existentes,
permite gerir o acesso aos documentos existentes nessas mesmas diretorias.
Para criar perfis, escolha a op¸cão Perfil do menu Defini¸cões.
2.4.6 Ass.Utiliz. Tipo Doc.
Figura 2.161: Op¸cão Associar Utilizador a Tipo de Documento
Esta funcionalidade permite associar os utilizadores aos tipos de docu-
mentos criados na funcionalidade Tipos Doc. do menu Defini¸cões (figura
2.162). Para criar um novo tipo de documento deve aceder à op¸cão Tipos
Doc., presente no menu Defini¸cões.
Para associar utilizadores ou grupos de utilizadores deverá selecionar
o nome do utilizador, ou, se pretender associar a um grupo inteiro, bastará
selecionar o nome do grupo e todos os seus elementos ficarão com o tipo de
documento associado.

Figura 2.162: Associa¸cão de utilizadores a Tipos de Documentos
2.4.7 Ass.Utiliz.Work.
Nas diretorias, cada utilizador pode ter associado vários fluxos de tra-
balho, ou nenhum, dependendo das suas fun¸cões nessa diretoria (figura 2.163).
Para criar um fluxo de trabalho, aceda ao menu Workflow e escolha a op¸cão
Conceber.
NOTA: A op¸cão no fundo da janela de Associa¸cão ou Desassocia¸cão
Recursiva se selecionada, vai atribuir aquele tipo de documento ou workflow
que estamos a associar àquele utilizador. também nas sub-diretorias.
Figura 2.163: Associa¸cão de utilizadores a Workflow
A op¸cão Trocar Workflow permite, tal como o nome indica, trocar um

workflow por outro que o irá substituir por aquelas diretorias e utilizadores,
não necessitando de desassociar um primeiro e associar outro depois.
2.4.8 Ass.Utiliz.Macro.
Figura 2.164: Op¸cão Associar Utilizador a Macro
É através desta funcionalidade que as macros criadas podem ser as-
sociadas a um utilizador. Do mesmo modo, macros já associadas podem
igualmente ser desassociadas recorrendo a esta op¸cão.
Só é permitida uma macro por pessoa, podendo, no entanto, existir
várias macros numa mesma pasta, associada a vários utilizadores.
Importa referir, também, que se a macro tiver definida o tipo de docu-
mento e workflow a serem usados naquela diretoria, os dois passos anteriores
(2.4.6 e 2.4.7) deixam de ser necessários.
2.4.9 Replicar Permissões
Figura 2.165: Op¸cão Replicar Permissões
Como o nome implica esta funcionalidade estende as permissões de um se-
lecionável Utilizador de Referência para um outro Utilizador através da se-
leçcão dos mesmos nas correspondentes listas pop-down (figura 2.166).

Figura 2.166: Replicar Permissões
Nota: Tenha em aten¸cão que necessita estar posicionado na diretoria
desejada de forma a que a replica¸cão seja feita nas pastas.
A checkbox de Replica¸cão Recursiva permite estender essas permissões
a todas as sub-pastas nessa mesma diretoria.
Existe também a op¸cão de replicar os seguintes atributos:
• Perfis nas Diretorias - O tipo de permissão que o utilizador de re-
ferência tinha será atribu´ıdo ao novo utilizador;
• Tipos de Documentos - O novo utilizador poderá introduzir os tipos
de documento que o utilizador de referência podia;
• Workflows;
• Macros - O utilizador poderá usar as macros a que o utilizador de
refrência tinha acesso;
• Documentos - O novo utilizador irá ver os documentos que estavam
restritos às permissões de um determinado workflow, mas que o uti-
lizador de referência teve acesso.

2.4.10 Info
Figura 2.167: Op¸cão Info
Esta funcionalidade é acess´ıvel a todos os utilizadores que possam vi-
sualizar esta Diretoria. Aqui encontram informa¸cão relativa à diretoria e ao
perfil atribu´ıdo a cada utilizador.
2.4.11 Lista de a¸cões
Figura 2.168: Op¸cão Lista de a¸cões
Esta funcionalidade é acess´ıvel apenas a utilizadores com perfil Super
User ou de Coordenador, que podem realizar a¸cões de outros utilizadores ou
encaminhá-las para outro.

Figura 2.169: Lista de a¸cões Pendentes
Quem tem acesso a esta lista, pode Agendar as a¸cões para uma data
definida, fazendo com que a a¸cão seja ocultada da listagem até à data de
reativa¸cão. Para tal, clique na op¸cão Alterar e agende a a¸cão. Sempre que
pretender visualizá-las, clique na op¸cão Mostrar a¸cões Agendadas.
Figura 2.170: Alterar Agendamento da a¸cão

Todas as a¸cões que realizamos, em determinado documento, ficarão
registados no Esquema Cronológico do documento. Ao aceder a esta fun-
cionalidade o utilizador pode visualizar todas as a¸cões que estão por realizar
e as realizadas consoante o seu perfil. Deste modo, um utilizador com perfil
Super User pode visualizar todas as a¸cões que estão por realizar por direto-
rias e respectivos responsáveis por cada a¸cão.
Figura 2.171: Esquema Cronológico
2.4.12 a¸cões por utilizador
Figura 2.172: Op¸cão Replicar Permissões
Esta funcionalidade permite efectuar pesquisas relativas aos utilizadores
e respectivas a¸cões a realizar. Ao efectuar a pesquisa, apenas pode selecionar
o utilizador que pretende pesquisar, onde são devolvidas todas as a¸cões por
realizar desse utilizador. Pode-se também efectuar a pesquisa por a¸cão, onde
aparecem todos os utilizadores que têm a a¸cão selecionada por realizar. As
pesquisas efectuadas com esta funcionalidade necessitam da seleçcão prévia
de uma diretoria.

2.5. MENU M ÓDULOS 127
2.5 Menu Módulos
Figura 2.173: Menu Módulos
As funcionalidades dispon´ıveis neste menu, dependem do tipo de permissões
de cada utilizador e dos módulos que ativou no menu Defini¸cões Interface
de Configura¸cão. Aqui é poss´ıvel ter acesso às mais diversas funcionali-
dades vocacionadas para darem resposta às necessidades espec´ıficas de uma
certa atividade ou organiza¸cão.
Consoante as escolhas efectuadas, o que é permitido visualizar irá variar
significativamente.
Apresentamos, de seguida, alguns exemplos:
2.5.1 Introdu¸cão de Hierarquia
A possibilidade de introduzir uma hierarquia de pastas e ficheiros no iPor-
talDoc é ativada e configurada na lista de módulos ativos da Interface de
Configura¸cão
Figura 2.174: Ativa¸cão Módulo Introdu¸cão Hierarquia
E estará dispon´ıvel no menu Defini¸cões Introduzir Hierarquia.

Figura 2.175: Localiza¸cão da op¸cão Introduzir Hierarquia
A configura¸cão do módulo passa por definir quais os utilizadores a ter
permissão para introduzir hierarquias no iPortalDoc.
Para utiliza¸cão deste módulo, basta colocar a hierarquia de pastas e
ficheiros que se pretende introduzir no share existente para o efeito (com o
nome ”Introduzir Hierarquia”) e acedendo à interface de Introduzir Hierar-
quia será necessário configurar a classifica¸cão que irão ter os documentos da
hierarquia a inserir. Depois de indicar os dados para essa classifica¸cão de-
verá clicar em Configurar para que essa informa¸cão seja guardada, de forma
a poder ser utilizada da próxima vez. Poderá alterar essas configura¸cões
sempre que achar conveniente.
Após este passo apenas será necessário clicar em ”Introduzir Hierar-
quia”para dar in´ıcio ao processo de introdu¸cão das pastas e documentos no

iPortalDoc. Enquanto isto estiver a ser executado não é permitido introduzir
uma nova hierarquia.
Depois do processo ter terminado, é enviado um e-mail para o uti-
lizador que deu in´ıcio ao processo, a informar que a hierarquia já se encontra
dispon´ıvel no iPortalDoc.
Na funcionalidade ”Introduzir Hierarquia”foi adicionada uma op¸cão
que permite que sejam efectuadas atualiza¸cões da revisão de documentos,
se na diretoria em causa existir um ficheiro com o mesmo nome (e extensão).
Os documentos que ainda não existam são inseridos como novos. Este modo
de funcionamento é ativo na op¸cão ”Criar uma nova revisão do documento
caso o mesmo já exista.”
2.5.2 Gestão de Energia
Figura 2.176: Módulo Gestão de Energia
Este módulo é dividido em três menus:
• Infraestruturas
• Inser¸cão de volume
• Relatórios/Estat´ısticas
Figura 2.177: Gestão de Energia - Op¸cões Dispon´ıveis

O primeiro permite caraterizar infraestruturas permitindo a um uti-
lizador preencher um conjunto de campos relativos a dados gerais como lo-
caliza¸cão e códigos. E também poss´ıvel distinguir se se trata de uma in-
fraestruturas de produ¸cão ou consumo de energia e caraterizar diferentes
tipos de gera¸cão (eléctrica, GPL, etc) e/ou consumo.
Caso a infraestrutura possua medidores de caudal é poss´ıvel carateriza-
los e posteriormente introduzir os valores relativos a medi¸cões de volumes
realizadas. Isto pode ser feito com recurso ao segundo menu, ”Inser¸cão de
volume”.
Por último, a op¸cão Relatórios/Estat´ısticas apresentará a correla¸cão de
valores energéticos consumidos.
2.5.3 SAFT
Figura 2.178: Ativa¸cão módulo SAFT
Foi criado um novo módulo para arquivo de documentos com relevância fiscal
em suporte electrónico designado ”Módulo SAFT”. Este módulo permite im-
portar o ficheiro SAFT gerado pelo ERP, criando uma estrutura de diretorias
por cada ficheiro SAFT inserido. Na diretoria criada vão ser ligadas todas
as faturas, notas de crédito, notas de débito e guardado o ficheiro importado
com o titulo ”indice”. Este módulo permitirá guardar facilmente o conteúdo
da diretoria num CD, copiando a mesma a partir da partilha Acesso.
O módulo é configurado e ativado no menu Defini¸cões Interface
configura¸cão SAFT. Somente os utilizadores autorizados têm acesso ao
módulo a partir de Defini¸cões Módulos SAFT.
2.5.4 Servi¸cos Sociais
Tal como em todos os outros, a ativa¸cão deste módulo é feita em Defini¸cões
Interface de Configura¸cão

Figura 2.179:
Coloque o visto na op¸cão desejada e confirme as configura¸cões imple-
mentadas.
Figura 2.180: Ativa¸cão módulo Servi¸cos Sociais
Ao aceder agora ao menu, verificará que na op¸cão Configura¸cões é
poss´ıvel definir os Servi¸cos disponibilizados, Tipos de Pagamento, Mensal-
idades, Planos de Pagamento, Pagamentos mensais, Pagamentos anuais e
Descontos praticados.
Figura 2.181:
Defini¸cão de Mensalidades:

Figura 2.182:
Defini¸cão do Plano de Pagamento:
Figura 2.183:
No Plano de Pagamento define-se qual a percentagem da mensalidade
e que mensalidades se paga em cada mês. (Neste caso, por exemplo, no mês
de Setembro, deverá ser pago 75% do valor da mensalidade de Setembro.)
Pagamentos Mensais (multas):

Figura 2.184:
Aqui, é poss´ıvel definir o valor das multas a serem aplicadas (neste caso,
por exemplo, é definida a fórmula a ser aplicada caso haja atrasos na sa´ıda
do Jardim de Infância).
Pagamentos anuais (férias):
Figura 2.185:
Aqui, podem definir-se valores extra a serem pagos anualmente, como

por exemplo valor acrescentado por determinado per´ıodo de férias.
Para registar um utente nos Servi¸cos Sociais deverá aceder ao menu
Módulos Servi¸cos Sociais Inserir utente.
Figura 2.186:
Será, então, apresentado um formulário que deverá ser preenchido com
os dados do utente. Os dados apresentados variam consoante o Servi¸co Social
selecionado.
Figura 2.187:

Cada utente inserido terá então uma ficha com os seus dados, onde
ficam registados os pagamentos efectuados, etc.
Na op¸cão Pagamentos, da ficha de utente, é poss´ıvel definir os paga-
mentos que o mesmo tem a efectuar:
Figura 2.188:
Os pagamentos de cada mês ficarão, depois, dispon´ıveis na ficha do
utente:
Figura 2.189:
Na ficha do utente, é, também, poss´ıvel registar Ocorrências. As ocorrências
são gastos extraordinários que se teve com o utente e que devem, também,
ser pagos. Nesta mesma página, podemos, também, definir os pagamentos
mensais e anuais respeitantes ao utente.
As multas existentes podem ser consultadas em Servi¸cos Sociais > Lista
de Multas.

Figura 2.190:
Para emitir os recibos dos pagamentos efectuados deverá selecionar a
op¸cão Recibos:
Figura 2.191:
Na página apresentada, deverá selecionar-se o servi¸co e mês pretendidos
e clicar em Gerar Dados.
2.5.5 Agendamento de workflows
O módulo ’Agendamento de workflows’ é direccionado aos gabinetes de con-
tabilidade, mas com possibilidade de utiliza¸cão em qualquer organiza¸cão,
permitindo definir workflows com data agendada para o seu in´ıcio e com
possibilidade de repeti¸cão, incluindo a atribui¸cão dos mesmos a determi-
nadas entidades. Para os gabinetes de contabilidade irá permitir a gestão
de pagamentos de IRS, IVA, etc de cada cliente. Para outras organiza¸cões
irá permitir a gestão de workflows de pagamentos de seguros, auditorias, re-
uniões de gestão, etc.

A ativa¸cão no módulo e atribui¸cão de permissões aos utilizadores sobre
o mesmo é feito em:
Defini¸c~oes Interface configura¸c~ao Agendamento de workflows
Figura 2.192: Ativa¸cão módulo Agendamento de workflows
O agendamento dos workflows:
Workflow Agendamento
Figura 2.193: Localiza¸cão da op¸cão Agendamento

2.5.6 Introdu¸cão Documentos
Figura 2.194: Módulo de Introdu¸cão de documentos
Tal como em todos os outros módulos a ativa¸cão/desativa¸cão do mesmo é
feita no menu Defini¸cões - Interface de Configura¸cão. Em Introdu¸cão de
documentos coloque um visto para activer ou remova-o para o desativar.
Figura 2.195: Activa¸cão do Módulo de Introdu¸cão de documentos
Este módulo torna poss´ıvel o upload de documentos em grande escala.
Para o efeito, os documentos que se pretendam importar deverão ser coloca-
dos num ficheiro .zip, onde deverá constar também um ficheiro .xls(x), que
deverá conter a classifica¸cão a atribuir a cada um dos documentos importados
obedecendo ao exemplo patente na imagem seguinte.

Figura 2.196: Ficheiro excel de importa¸cão (imagem parcial)
Nota 1: Não é necessário a inclusão de todos os campos de classifica¸cão
(é poss´ıvel apagar colunas). No entanto, os campos ’documento’, ’workflow’
e ’titulo’ são obrigatórios.
Nota 2: O ficheiro zip não poderá conter pastas. Ou seja, os docu-
mentos a serem comprimidos devem-no ser para a ra´ız do ficheiro zip.
A designa¸cão dos campos a configurar no ficheiro xls(x) (nome das colu-
nas) pode ser alterada. Para isso aceda ao menu Módulos -> Introdu¸c~ao Docs
e clique no link Configura¸c~oes.
Figura 2.197: Inser¸cão e classifica¸cão de Ficheiros
Tenha aten¸cão às repercussões destas modifica¸cões, aquando da cria¸cão
do .xls(x). No final das altera¸cões implementadas clique no botão Modificar,
localizado no fundo da página.

Figura 2.198: Configurar Campos
Após ter todos os ficheiros prontos para inser¸cão (folha de cálculo xls(x)
mais os documentos a inserir)...
Figura 2.199: Ficheiros

selecione-os e comprima-os para .zip. Mais uma vez recorda-se que o
deve fazer diretamente para a ra´ız do ficheiro e não para dentro de uma pasta
(não crie um diretório no ficheiro .zip).
Figura 2.200: Compressão de Ficheiros
Para os introduzir aceda ao menu Módulos Introdu¸c~ao Docs. e
clique em Browse... Selecione o ficheiro comprimido e de seguida clique no
botão Submeter.
Figura 2.201: Inser¸cão e classifica¸cão de Ficheiros
Será visualizada uma lista dos documentos a inserir com duas op¸cões
dispon´ıveis.
Figura 2.202: Ficheiros Inseridos e Classificados
A op¸cão de valida¸cão funciona como uma verifica¸cão de erros após al-
tera¸cão ou corre¸cão. Se os campos não forem válidos serão assinalados a

vermelho.
Ao clicar no ´ıcone de roda dentada abrirá a janela de altera¸cão de valor
para o campo respectivo.
Figura 2.203: Alterar valor
Como o próprio nome indica, a op¸cão de inser¸cão introduz os documen-
tos no iPortalDoc.
NOTA: Caso o campo caminho_pasta não esteja preenchido, os ficheiros
irão para a pasta ditada pelo seu workflow. De real¸car que este campo so-
brepõe-se sempre ao que é ditado pelo workflow, se uma outra localiza¸cão
for inserida o ficheiro terá sempre como destino o estipulado pelo campo e
nunca o que é ditado pelo workflow.
Após inser¸cão vai poder visualizar a lista de documentos introduzidos.
Figura 2.204: Documentos inseridos

2.6. MENU SESS ÃO 143
Se desejar mais informa¸cões, clique em Ver registo de introdu¸c~ao.
Figura 2.205: Registo de Introdu¸cão
2.5.7 Módulo Miniaturas
Se a funcionalidade miniatura estiver ativa será apresentada no +info do
documentos, além da listagem na própria pasta, para que o utilizador possa
consultar a primeira página sem ter de abrir o documento.
Figura 2.206: Registo de Introdu¸cão
2.6 Menu Sessão
Todas as funcionalidades deste Menu (figura 2.207) estão dispon´ıveis a
todos os utilizadores, independentemente do seu perfil.

Aqui, cada utilizador gere a sua conta no iPortalDoc, como por ex-
emplo, as suas a¸cões pendentes, o seu calendário, o idioma, determinadas
configura¸cões da interface que visualiza.
Figura 2.207: Menu Sessão
2.6.1 A¸cões
Figura 2.208: Op¸cão a¸cões
Ao aceder a esta op¸cão do menu é apresentada numa nova janela a
listagem de todas as a¸cões que o utilizador tem para efectuar (figura 2.209).

Figura 2.209: Listagem de a¸cões a realizar
O iPortalDoc dá ainda a possibilidade de realizar a¸cões em bloco.
Esta funcionalidade está dispon´ıvel nas a¸cões de encaminhar e aprovar, per-
mitindo ao utilizador realizar todas as a¸cões do mesmo tipo que pretender.
Esta funcionalidade permite também filtrar as a¸cões não só pelo tipo da a¸cão
como também pelo tipo da entidade, entidade e t´ıtulo do documento.
NOTA 1: Quando um utilizador tem determinada a¸cão pendente,
ao clicar nesta para a resolver, tem agora dispon´ıvel a funcionalidade de
Marcar documento como importante para que possa seguir o estado daquele
documento mesmo depois de realizar a sua a¸cão. Na interface principal do
iPortalDoc, junto ao ´ıcone das a¸cões pendentes, terá um novo ´ıcone com os
documentos marcados pelo utilizador.
NOTA 2: Para mais informa¸cão sobre esta e outras funcionalidades
consulte o Anexo A e C deste documento

2.6.2 Calendário
Figura 2.210: Op¸cão Calendário
No Calendário é permitido aos utilizadores uma série de a¸cões através
dos links colocados no canto superior direito da janela apresentada. Esta
funcionalidade é descrita no Cap´ıtulo 3. É poss´ıvel definir os dias úteis no
Interface de Configura¸cão. Esta funcionalidade permite que um utilizador
possa optar entre uma contagem que inclua todos os dias do mês ou apenas
os dias úteis para a realiza¸cão de a¸cões.
2.6.3 Entidades
Figura 2.211: Op¸cão Entidades
Ao aceder a esta op¸cão do menu, dependendo do tipo de perfil associado
às entidades que o utilizador tem associado, pode ou não, ter op¸cão de gestão.
No caso de não possuir perfil de Administrador o utilizador apenas poderá
visualizar os dados inseridos. Para introduzir entidades é necessário inserir,
numa primeira fase, tipos de entidades. Os tipos de entidades são catego-
rias nas quais o utilizador vai organizar as entidades relacionadas com a sua
organiza¸cão. As entidades são geridas no IPContactos e aqui são definidos
os perfis associados às respectivas entidades. Independentemente do per-
fil atribu´ıdo ao utilizador no iPortalDoc, a interface do IPContactos está
dispon´ıvel para qualquer utilizador (figura 2.212). No entanto, o acesso a
estes dados só é permitido se o utilizador apresentar um perfil válido no
IPContactos.

Figura 2.212: Interface IP Contactos
Separador Dados Auxiliares
NOTA: Para criar uma Entidade, deve primeiro criar uma entrada Tipo de
entidade na página Dados Auxiliares. Este procedimento é obrigatório. Não
pode criar uma Entidade se não tem um tipo para a classificar.
selecionando este separador na página principal, visualizará uma lista
de atributos (Figura 2.213) que servirá para caraterizar uma dada entidade.
Figura 2.213: Dados Auxiliares
Este passo é crucial, terá de criar pelo menos uma entrada em qualquer
um destes atributos se deseja que eles estejam dispon´ıveis quando está a criar

entidades. Para o fazer, clique, por exemplo, em Novo Tipo de Entidade
(Figura 2.215)
Figura 2.214: Botão Novo Tipo de Entidade
Insira os dados, por exemplo: Fornecedores e clique em Guardar
Figura 2.215: Tipo de Entidade
Esta é a lista completa de atributos:
• Tipos de Entidade - The mandatory attribute, a type of Entity (e.g.
Fornecedores, Clientes,etc.)
• Categorias - Um tipo de entidade sub-n´ıvel (ex. CeBite 2001).
• Sub-Categorias - Tenha aten¸cão que antes de criar uma sub-categoria
deverá criar uma Categoria.
• Pa´ıses - Criar um Pa´ıs.
• Estados - Criar um Estado.
• Prov´ıncias - Criar um Prov´ıncia.

• Regiões - Criar um Região.
• Classifica¸cão das Atividades Económicas - Identifica uma entidade pelo
seu código CAE.
• Grupos Associados - Criar um Grupo Associado (ex Consultor, Im-
prensa, Revendedor, Utilizador, etc.)
• Campo Adicional - Atributo extra que necessite utilizar.
• Grupos de contatos - Cria uma etiqueta que identifica um grupo de
contatos.
Siga o mesmo procedimento de cria¸cão de Tipo de Entidades para os
outros atributos.
Separador Contatos Privados
Como o IPBrick Contactos integra-se com outras aplica¸cões IPBrick, o sepa-
rador Contatos Privados irá visualizar todas as entradas privadas criadas na
aplica¸cão IPBrick eGroupware.
Separador Contatos Públicos
Neste separador poderá criar entidades e adicionar-lhes contatos.
Figura 2.216: Separador Contatos Públicos
2.6.4 Criar uma Entidade
Como já foi dito anteriormente, para ser poss´ıvel a cria¸cão de entidades, é
necessário criar primeiro, pelo menos um Tipo de Entidade na página Auxil-
iary Data.

NOTA: Este procedimento é obrigatório.
Clique em Inserir.
No separador Geral, preencha os campos dispon´ıveis (Nome, Endere¸co,
Código Postal, Pa´ıs and Número de Contribuinte)
NOTA: Alguns destes atributos são criados no separador Dados Auxil-
iares e não são obrigatórios.
Figura 2.217: Contatos Públicos - Cria¸cão de Entidades - Separador Geral
No separador Classifica¸cão selecione o tipo de entidade que deseja criar
(como pode ver, é aqui que se tornam importantes as configura¸cões feitas
previamente em Dados Auxiliares)
Figura 2.218: Contatos Públicos - Cria¸cão de Entidades - Separador Classifica¸cão

Para diversificar ainda mais a classifica¸cão da entidade, existem mais
dois separadores.
• Comunica¸cões:
– Email.
– Telefone: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os
com /
– Telemóvel: Se desejar adicionar vários números por favor separe-
os com /
– Fax: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com
/
– MSN.
– IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registada
no servidor IPBrick.
• Outros:
– Localiza¸cão: selecione a partir dos atributos previamente criados.
– Comentários: Adicione os comentários que desejar.
– NIB: Insira o NIB da entidade.
– Web: A página web da entidade.
– Dom´ınio da empresa
– Mailing list: SIM ou NÃO
– Aniversário: Clique por favor no icone do calendário para sele-
cionar o aniversário da Entidade/Contato.
– Estado: Para selecionar um Estado terá de o criar em Dados Aux-
iliares.
– Prov´ıncia: Para selecionar uma Prov´ıncia terá de a criar em Dados
Auxiliares.
– Região: Para selecionar uma Região terá de a criar em Dados
Auxiliares.
– Apresenta¸cão: Preencha com os dados necessários a serem consid-
erados.

– Cargo: A posi¸cão hierárquica ocupada.
– Campo Extra: Adiciona um atributo adicional.
Clique em Guardar
Depois de criar uma Entidade, poderá verificar se todos os dados foram
inseridos correctamente, se assim não for, clique em Modificar ou Apagar se
deseja apagar a entrada.
2.6.5 Criar um Contato
Agora que criou uma Entidade poderá adicionar-lhes Contatos.
No separador Contatos Públicos, selecione a entidade e clique no sepa-
rador Contatos.
Figura 2.219: Contatos Públicos - Separador Contatos
Clique em Novo Contato.
Figura 2.220: Botão Novo Contato
Preencha os campos dispon´ıveis (Nome, Endere¸co, Código Postal, Pa´ıs
and Número de Contribuinte)

Figura 2.221: Separador Geral
Para diversificar ainda mais a classifica¸cão do contato, existem mais
dois separadores.
• Comunica¸cões:
– Email.
– Telefone: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os
com /
– Telemóvel: Se desejar adicionar vários números por favor separe-
os com /
– Fax: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com
/
– MSN.
– IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registada
no servidor IPBrick.
• Outros:
– Localiza¸cão: selecione a partir dos atributos previamente criados.
– Comentários: Adicione os comentários que desejar.
– NIB: Insira o NIB do contato.
– Web: A página web do contato.

– Dom´ınio da empresa
– Mailing list: SIM ou NÃO
– Aniversário: Clique por favor no icone do calendário para sele-
cionar o aniversário do Contato.
– Estado: Para selecionar um Estado terá de o criar em Dados Aux-
iliares.
– Prov´ıncia: Para selecionar uma Prov´ıncia terá de a criar em Dados
Auxiliares.
– Região: Para selecionar uma Região terá de a criar em Dados
Auxiliares.
– Apresenta¸cão: Preencha com os dados necessários a serem consid-
erados.
– Cargo: A posi¸cão hierárquica ocupada.
– Campo Extra: Adiciona um atributo adicional.
Clique em Guardar.
Depois de criar o contato poderá verificar se todos os dados inseridos
estão correctos. Se não estiverem, click em Editar ou Remover se desejar
apagar a entrada.
2.6.6 Ordenar Docs
Figura 2.222: Op¸cão Ordenar Documentos
É através desta funcionalidade, que o utilizador poderá proceder à or-
dena¸cão de documentos nas respectivas pastas. Esta ordena¸cão é feita por
diretoria, pode ser ascendente ou descendente e segundo vários critérios. Esta
funcionalidade está dispon´ıvel a todos os utilizadores independentemente do
seu perfil.

2.6.7 Config. Utilizador
Figura 2.223: Op¸cão Config. Utilizador
Esta op¸cão permite que um utilizador, independentemente das permissões in-
stituidas pelo Administrador do sistema, possa personalizar certos parâmetros
do interface do seu iPortalDoc, tais como: linguagem, op¸cões de ordenamento
nas a¸cões a Executar (Prazo, Entidade, T´ıtulo e Código do documento, De-
scri¸cão da a¸cão), checkbox de listagem por diretoria (visualizar ou não to-
das as a¸cões, independentemente da pasta que se encontra selecionada) e
ordena¸cão do Esquema Cronológico (Ascendente ou Descendente), poderá
também organizar a tabela da lista de a¸cões com as colunas que achar con-
venientes.
Figura 2.224: Configura¸cão de Utilizador

2.6.8 Gestão de +info
Figura 2.225: Op¸cão Gestão de +Info
Numa listagem de documentos de uma determinada diretoria é vis´ıvel,
à direita do documento, a op¸cão +info. Se o utilizador parar com o cursor
em cima dessa área, aparecerão dados relativos a esse documento. Com a
funcionalidade gestão de +info pode-se configurar se a caixa informativa
deve ou não ser visualizada, e que parâmetros relativos ao documento devem
aparecer (figura 2.227).
Figura 2.226: Gestão de +info
NOTA: Se pretender que a informa¸cão não esteja vis´ıvel, retire o visto

do campo Vis´ıvel no fim da lista.
No fundo da página encontra também a op¸cão de apresenta¸cão do doc-
umento na mesma janela. Por omissão esta funcionalidade encontra-se de-
sativada, clique na checkbox e selecione o tipo de visualiza¸cão A, A+B, ou
B
Figura 2.227: Gestão de +info (tipo visualiza¸cão)
A op¸cão A é a visualiza¸cão normal da janela +info, a op¸cão A+B
apresenta a mesma janela dividida entre o painel +info e o documento em
questão e, por último, a op¸cão B apresenta-lhe apenas o documento.
2.6.9 Mudar Password
Figura 2.228: Op¸cão Mudar Password
Esta op¸cão permite ao utilizador alterar os seus dados, nomeadamente
a sua password e email, se deste modo estiver configurado.
2.6.10 Mudar Sigla
Figura 2.229: Op¸cão Mudar Sigla

Ao selecionar esta fun¸cão o utilizador pode alterar ou atribuir uma sigla
ao nome do utilizador, desta forma poderá fazer com que a sigla configurada
esteja dispon´ıvel para, por exemplo, fazer parte do código de documento.
Figura 2.230: Alterar Sigla de Utilizador
2.6.11 Histórico
Figura 2.231: Op¸cão Histórico
Esta funcionalidade, apresenta-lhe uma forma simples de não só aceder ao
registo de todos os documentos consultados, mas também uma forma de en-
contrar rapidamente a um documento(s) que consulte com frequência.
Ao aceder à op¸cão encontrará a op¸cão de selecionar a Data in´ıcio e
Data fim da pesquisa.

Figura 2.232: Histórico
Para escolher o dia de in´ıcio ou fim clique no ´ıcone calendário corre-
spondente, caso deseje alterar a seleçcão, limpe a escolha através do ´ıcone de
elimina¸cão.
Figura 2.233: Ícones Calendário e Elimina¸cão
Ao clicar no ´ıcone calendário será apresentada uma nova janela con-
tendo o calendário onde poderá selecionar o dia de pesquisa desejado.
Figura 2.234: Janela Calendário

Quando terminar a seleçcão, clique no botão Pesquisar para que se
apresente os resultados de busca.
Figura 2.235: Resultado da Pesquisa
NOTA: Pode também aceder ao histórico através do seu´ıcone na página
principal.
Figura 2.236: Ícone ’Histórico’

2.6.12 Layout gráfico
Figura 2.237: Op¸cão Layout Gráfico
A op¸cão Layout Gráfico permite-lhe alterar o aspecto dos mais variados com-
ponentes gráficos da interface do iPortalDoc, da cor de texto das diretorias
e menus às imagens de fundo.
NOTA: É sempre poss´ıvel voltar às defini¸cões de origem do iPortalDoc,
bastando para isso clicar no link Reverter para layout por omissão.
Figura 2.238: Página de configura¸cão do Layout Gráfico

2.6.13 Constrói filesystem
Figura 2.239: Op¸cão Constrói Filesystem
Esta funcionalidade efectua a reconstru¸cão global da Área de Utilizador
(hierarquia de pastas do iPortalDoc) na Filesystem virtual, ou seja, faz a
reconstru¸cão do sistema de ficheiros da área do utilizador que iniciou a sessão
no iPortalDoc. É mais utilzada em caso de o utilizador não conseguir ao
aceder a determinada pasta, através de um explorador de ficheiros, na sua
conta.
Figura 2.240: Reconstru¸cão do FS da área de utilizador
Clique em Continuar para reconstruir ou Sair para voltar ecrã anterior
2.6.14 Constrói Filesystem
Figura 2.241: Op¸cão Constrói Filesystem
Esta op¸cão, tal como a anterior permite que seja agendada a recon-
stru¸cão da hierarquia dos mails associados, do utilizador que iniciou a sessão
no iPortalDoc, na FileSystem virtua.

Esta funcionalidade é uma forma de solucionar um problemas de sin-
croniza¸cão ou de acesso à pasta mapeada na conta do utilizador e que replica
a hierarquia documental dispon´ıvel no iPortalDoc.
Figura 2.242: Agendamento da reconstru¸cão do FS de emails associados
2.6.15 Terminar Sessão
Figura 2.243: Op¸cão Terminar Sessão
Ao aceder a esta op¸cão o utilizador encerra a sua sessão no iPortalDoc.

Cap´ıtulo 3
Guia de utiliza¸cão do
iPortalDoc
Por forma a conseguir o melhor aproveitamento do iPortalDoc e de
todas as suas funcionalidades, é necessário que os utilizadores responsáveis
pela sua Administra¸cão efetuem uma série de opera¸cões prévias, como por
exemplo:
• Elabora¸cão da hierarquia de pastas;
• Atribui¸cão de utilizadores e respectivos perfis, nas distintas diretorias;
• Instancia¸cão e Configura¸cão dos Workflows a serem utilizados;
• Atribui¸cão dos workflows e tipos de documento aos diferentes uti-
lizadores de cada diretoria;
A melhor op¸cão será recriar o funcionamento normal da Empresa, isto
é, organizar o iPortalDoc à semelhan¸ca do dia-a-dia da actividade da em-
presa. Desta forma, será facilitada a compreensão e a adapta¸cão dos vários
utilizadores ao sistema. No entanto, os processos a necessitarem de melho-
rias poderão e deverão tirar partido desta aplica¸cão para se reorganizarem e
automatizarem.
3.1 Cria¸cão de uma hierarquia de Pastas
As diversas diretorias e subdiretorias que encontrarmos na hierarquia
documental do lado esquerdo do browser, através do explorador de pastas
165

166 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇ ÃO DO IPORTALDOC
ou mesmo via e-mail deverão reflectir os departamentos de uma empresa.
Dentro desses encontrar-se-ão os documentos relacionados com os mesmos.
Para criar uma diretoria, o utilizador deverá selecionar a op¸cão Criar,
do menu Diretoria que lhe é apresentado na barra de ferramentas por cima
da zona central de exposi¸cão de documentos. Depois de selecionar essa op¸cão
será apresentado ao utilizador uma interface na frame central na qual deverá
introduzir o nome da diretoria, selecionar o tipo da diretoria, uma breve
descri¸cão e a ordem.
Figura 3.1: Criar Diretoria
A sele¸cão do tipo de diretoria apenas se reportará à escolha do ´ıcone/
imagem que precede o nome da pasta. Quanto à ordem da diretoria, esta de-
verá variar entre 1 e 200. Se o utilizador mantiver sempre a mesma ordem, as
subdiretorias ficarão organizadas por ordem alfabética. As op¸cões Remover
e Alterar, também existentes no menu Diretoria permitem respectiva-
mente, apagar a diretoria ou alterar qualquer tipo de informa¸cão inserida.
Para construir uma hierarquia, o utilizador deverá selecionar a diretoria
na qual deseja colocar Subdiretorias. Para efetuar esta opera¸cão, o utilizador
terá que clicar no nome da diretoria pretendida, na listagem que é apresen-
tada do lado esquerdo do ecrã e executar os mesmos passos, já descritos
anteriormente. Sempre que uma diretoria está selecionada, apresenta-se com
uma cor diferente das restantes diretorias, neste caso, o azul.
Após a fase inicial de constru¸cão da hierarquia, todos os utilizadores
que tenham permissões para criar sub-diretorias, numa dada diretoria, po-
dem fazê-lo.
Ao criar uma subdiretoria, os perfis e workflows associados aos uti-
lizadores da diretoria hierarquicamente superior, são transferidos para esta.
No entanto, estas op¸cões podem também ser modificadas, ou seja, os perfis

3.1. CRIAÇ ÃO DE UMA HIERARQUIA DE PASTAS 167
Figura 3.2: Formulário de introdu¸cão de Diretoria
Figura 3.3: Seleçcão de Diretoria
e workflows associados à diretoria não têm necessariamente de ser os mes-
mos da diretoria hierarquicamente superior. Estas questões devem estar de
acordo com as necessidades da organiza¸cão.
Figura 3.4: Resultado final de cria¸cão da subpasta

3.2 Atribui¸cão de utilizadores a uma direto-
ria
Um utilizador que possua um perfil de Super User ou seja um ad-
ministrador do iPortalDoc pode introduzir utilizadores, através da interface
apresentada após sele¸cão da op¸cão Utilizadores do menu Defini¸cões, em
Gestão. Para isso, os utilizadores devem ser previamente introduzidos na
IPBrick, como foi descrito no Cap´ıtulo 1, apresentando-se, assim, como
Utilizadores LDAP.
Para introduzirmos um utilizador no iPortalDoc selecionamos a op¸cão
Utilizadores do menu Defini¸cões Ao clicar sobre essa op¸cão ser-nos-ão
apresentados os utilizadores já associados ao iPortalDoc, caso haja algum
(figura 3.5).
Figura 3.5: Listagem de utilizadores do iPortalDoc
Do lado direito temos a op¸cão Gestão que quando accionada nos di-
reciona para um ecrã no qual aparecem duas caixas (figure 3.6).: uma com
os utilizadores do LDAP e outra com os utilizadores do iPortalDoc. Para
se inserir um novo utilizador no iPortalDoc basta selecioná-lo na box dos
utilizadores LDAP e carregar no botão inserir. Com esta opera¸cão, um novo
utilizador já adicionado no IPBrick passará a ser um utilizador do iPortalDoc.
Da mesma forma, na IPBrick podem ser associados utilizadores a difer-
entes Grupos (por exemplo: departamento técnico, comercial, contabilidade,
etc.).
Cada utilizador do iPortalDoc deverá estar associado a cada diretoria
com o perfil mais adequado à sua fun¸cão nessa mesma diretoria. O iPor-
talDoc leva de base alguns perfis pré-configurados, como já foi referido no

3.3. CONFIGURAÇ ÃO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO169
Figura 3.6: Introdu¸cão de utilizadores no iPortalDoc
ponto 2.2.2 do cap´ıtulo anterior, no entanto, podem ser criados uma in-
finidade de outros, caso os administradores o desejem. Como vimos, cada
perfil está associado a diferentes permissões, quer nas diretorias, quer nos
documentos.
Para associar um utilizador a uma diretoria, o Coordenador da mesma
deverá selecioná-la, acedendo de seguida ao menu Diretoria e clicando na
op¸cão Ass.Utilizador. Nesta interface, o Coordenador deve selecionar o
utilizador e proceder à atribui¸cão do perfil que achar mais correto, também é
disponibilizada a opera¸cão contrária, isto é, a desassocia¸cão de utilizadores,
tal como foi descrito no cap´ıtulo anterior.
3.3 Configura¸cão de Fluxos de Trabalho e Tipos
de Documento
No menu Workflow, mais concretamente na op¸cão conceber, o iPor-
talDoc disponibiliza uma série de fluxos de trabalho ou Worflows. No entanto,
estes workflows não têm necessariamente de ser utilizados, podendo ser con-

cebidos novos ou mesmo alterar os já existentes. Quer sejam criados (op¸cão
Conceber), quer sejam modificados (op¸cão Editar, depois de selecionar o
Workflow que se pretende alterar), é necessário compreender que para que
estes possam ser utilizados, têm que ser instanciados e activados. Para tal
deverão aceder ao menu Workflow e selecionar a op¸cão respectiva.
Para criar um novo Workflow selecionamos a op¸cão conceber que nos
reportará para um novo ecrã no qual temos que escolher o nome (preencher
box descri¸cão) que melhor ilustrará esse Workflow.
Figura 3.7: Concep¸cão de Workflows
Depois de lhe atribuir o nome deverá seguir-se a edi¸cão do respectivo,
através da op¸cão editar. Ao clicar nessa op¸cão será aberta uma nova janela,
na qual se vai introduzindo os estados correspondentes às necessidades de
determinado Workflow (figura 3.8).
Posteriormente, seleciona-se estado a estado (arrastando o estado, rep-
resentado por um c´ırculo, para a grelha) e atribui-se a a¸cão correspondente
para esse estado (representado por um quadrado) , resultados possive´ıs e
atribui¸cão posterior.
Por fim, o utilizador responsável pela cria¸cão do Workflow deverá in-
serir as Fun¸cões de Transi¸cão entre cada estado, ficando assim conclu´ıda toda
a cria¸cão e edi¸cão do Workflow (diferentes setas dispon´ıveis no lado esquerdo).
Após a instancia¸cão de um workflow, este deve ser configurado, através
da op¸cão Configurar do mesmo menu, isto é, devem ser atribuidos uti-
lizadores às distintas a¸cões desse workflow e tornar o workflow activo para o
sistema.
Um template de Workflow pode ser instanciado quantas vezes se pre-

Figura 3.8: Edi¸cão de Workflow
tender, desde que lhe sejam atribuidas descri¸cões distintas. No limite, todas
as diretorias podem trabalhar com os mesmos templates de fluxos de tra-
balho, estando cada um dos fluxos configurado para os utilizadores associa-
dos à diretoria a que se destina. Por outro lado, também é viável a utiliza¸cão
global de determinado workflow. A configura¸cão e utiliza¸cão de um workflow
depende apenas da pol´ıtica interna da própria empresa.
Visto a utiliza¸cão do iPortalDoc visar a realiza¸cão de tarefas em tempos
de execu¸cão pré-estabelecidos, cada Estado de um Workflow tem por defeito
um intervalo de execu¸cão de 30 dias. No caso do utilizador pretender alterá-
lo deverá aceder à op¸cão Tempo Exec., do menu Workflow.
Para um workflow seguir o seu caminho, terá de ter um tipo de docu-
mento relacionado. Assim, o utilizador terá de criar o tipo de documento no
menu Defini¸cões > Tipos Doc. Aqui definirá a tipologia do documento que
pretende, o seu código e se corresponderá a um template pdf ou não.

Figura 3.9: Configura¸cão do Workflow
Depois de criados os tipos de documento e os workflows, o utilizador
está pronto para associá-los a uma diretoria (previamente criada).
3.3.1 Atribui¸cão de Workflows e Tipos de Documento
a Utilizadores nas diretorias
Em cada diretoria os utilizadores associados provavelmente necessitam
de utilizar workflows e tipos de documento diferentes, pelo que o Coorde-
nador da mesma deverá associar os workflows necessários às fun¸cões de cada
utilizador. Esta associa¸cão é imprescind´ıvel, visto não ser poss´ıvel inserir um
documento numa diretoria sem selecionar um workflow para o mesmo.
Para associar workflows a utilizadores numa diretoria, o Coordenador
tem que selecionar a diretoria e de seguida aceder à op¸cão Ass.Utiliz.Work.,
do menu Diretoria. Ao aceder a esta funcionalidade, é apresentada uma
interface na frame central, na qual deverá selecionar o utilizador e escolher
o(s) workflow(s) que pretende atribuir. Da mesma forma poderá desassociar

workflows.
3.3.2 Retroceder Estados no Workflow
Agora é poss´ıvel recuar, a qualquer momento, o estado de um workflow,
independentemente de estar em estado final ou da a¸cão que, mais a montante,
tenha estado na sua origem.
Ao aceder ao +info de um documento irá ter dispon´ıvel a op¸cão de
retrocesso.
Figura 3.10: Separadores + info
NOTA: Esta op¸cão está dispon´ıvel apenas a utilizadores com o perfil
m´ınimo de coordenadores.
O link Retroceder Workflow está inicialmente semi-oculto.
Figura 3.11: link Retroceder workflow (inativo)
Irá necessitar de o ’ativar’, clicando nele de forma a torná-lo vis´ıvel
Figura 3.12: link Retroceder workflow (ativo)

Após a activa¸cão do link poderá escolher o estado para qual deseja
retroceder.Tome nota que só o poderá fazer para um estado anterior, caso
tenha ocorrido lá a a¸cão decorrente.
Neste exemplo, o documento estava em estado final, mas por via do
estado Normal e não do Urgente. Logo, não lhe será poss´ıvel retroceder para
Urgente.
Figura 3.13: Estado Final
Caso seja imposs´ıvel retroceder para um determinado estado, este ficará
real¸cado a vermelho, quando paire com o cursor na sua área.

Figura 3.14: Estado Urgente (real¸cado a vermelho)
Se for poss´ıvel retroceder, o estado ﬁcar´a real¸cado a verde, quando
pairar com o cursor no estado para qual pretende recuar.
Figura 3.15: Estado Normal (real¸cado a verde)

Quando clicar no estado desejado visualizará uma nova janela.
Figura 3.16: Janela de retrocesso de worflow
Como referência, digite o motivo pelo qual retrocedeu o estado e clique
em Reverter.
Figura 3.17: Workflow revertido

3.4. INTRODUÇ ÃO DE DOCUMENTO 177
Poderá depois confirmar que o estado foi revertido para Normal. Note
que surgiu uma nova a¸cão (quadrado mais claro), que lhe dará acesso ao
correpondente registo no Esquema Cronológico.
Ao clicar nessa a¸cão abrirá uma nova janela com todos os dados a ela
pertencentes, até o comentário inserido.
Figura 3.18: Registo do Esquema Cronológico
3.4 Introdu¸cão de documento
O iPortalDoc disponibiliza duas formas de inser¸cão de documentos:
• Via Samba (protocolo SMB);
• Via Web (protocolo HTTPS);
Para que um utilizador possa introduzir documentos via Web, necessita
de ter atribu´ıdo na diretoria em que pretende efetuar esta a¸cão, um perfil com
permissões para tal e um workflow associado. O cap´ıtulo ”3.5.2- ”Introdu¸cão
de documentos via Web”permitirá compreender melhor este aspecto.

3.4.1 Introdu¸cão de documentos via Samba
O iPortalDoc disponibiliza uma diretoria, acedida via Explorador do
Windows, no caso de ser este o sistema Operativo utilizado, que é dividida
em subdiretorias, uma para cada fluxo documental existente. O utilizador
pode via SMB introduzir diretamente um ficheiro numa subdiretoria, asso-
ciando o ficheiro ao fluxo documental correspondente. Esta a¸cão apenas é
permtida através da pasta Inser¸cão do Explorador do Windows.
É utilizado um programa que realiza uma amostragem de minuto a min-
uto dos ficheiros existentes nas áreas, analisando a altera¸cão no seu tamanho.
Se entre duas amostras consecutivas o tamanho do ficheiro se mantiver in-
alterado, implica que a transferência do ficheiro está conclu´ıda, sendo este
automaticamente introduzido no iPortalDoc. O documento gerado será iden-
tificado pelo fluxo documental atribu´ıdo juntamente com o nome do ficheiro
e será conduzido pelas várias etapas do fluxo documental associado. O docu-
mento ficará organizado numa estrutura fluxo documental/ano/mês/dia, por
forma a facilitar a identifica¸cão de documentos inseridos automaticamente.
3.4.2 Introdu¸cão de documentos via Web
Ao selecionar a opera¸cão Introduzir do menu Documento, o uti-
lizador acede a uma interface que lhe possibilita a introdu¸cão de um docu-
mento. Deve sempre verificar se está a trabalhar na diretoria pre-
tendida, aparecendo a diretoria selecionada a azul em negrito.
Aquando da introdu¸cão de um documento via Web, o utilizador pode
inserir uma série de dados que irão auxiliar a catalogar e a distinguir um doc-
umento de outro, para além da sele¸cão do workflow que este deve percorrer.
Alguns campos têm apenas como finalidade catalogar o documento e, assim,
facilitar a sua posterior recupera¸cão, tais como palavras-chave, descri¸cão e
sumário. No entanto, para a introdu¸cão de um documento encontramos
como campos de preenchimento obrigatório: o t´ıtulo, o tipo de documento e
o workflow a utilizar (a menos que na macro já tenhamos predefenidos estes
elementos).
Caso não se pretenda introduzir um documento com base num template
criado, é necessário também indicar a localiza¸cão do ficheiro, na op¸cão com
esse mesmo nome.

3.5. CLASSIFICAÇ ÃO DE DOCUMENTOS 179
Figura 3.19: Menu Introduzir Documento
3.5 Classifica¸cão de documentos
Um documento no Sistema de Gestão Documental deverá ser devi-
damente classificado para que possa ser encontrado facilmente através de
(pesquisa). Na introdu¸cão, altera¸cão ou actualiza¸cão de um documento são
disponibilizados nos formulários respectivos um conjunto de campos, que cor-
respondem exactamente ao conjunto de atributos que o documento poderá
ter no sistema.

Uma correta liga¸cão dos documentos às diretorias (Através da Introdu¸cão
de documentos, ou já quando foi introduzido, através da Liga¸cão de Docu-
mentos a diretorias), efetuando corretas associa¸cões de documentos (por ex-
emplo, propostas a adjudica¸cões, encomendas a facturas, etc) aliadas a um
correto preenchimento dos atributos dispon´ıveis permite que o documento
fique devidamente classificado no sistema.
Principais formas de classifica¸cão dos documentos:
• Palavras chave - Permite identificar os documentos através de um
conjunto de palavras-chave definidas de acordo com as pol´ıticas da
empresa. É a pesquisa mais rápida do sistema;
• Entidade - Permite associar os documentos de uma dada entidade
• Tipo de documento - Permite identificar os documentos de um dado
tipo
• Workflow - Permite classificar os documentos por tipo de fluxo definido.
• XML - O ficheiro XML utilizado para a classifica¸cão de documentos
deverá ser XML válido. Nesta versão os ficheiros de classifica¸cão usados
nas versões anteriores ainda serão suportados.
Os campos Registo, Referência, Assunto e Funcionário, por exemplo,
também são úteis para a classifica¸cão. A activa¸cão destes campos é feita
na interface de configura¸cão em ”Campos aux.”. O campo funcionário é
um campo do tipo pop-list, com os dados a serem introduzidos no menu
Defini¸c~oes-> Funcionário. Registo e referência são campos do tipo caixa
de texto.
Quando este processo é executado, o utilizador poderá facilmente en-
contrar o documento desejado através do motor de Pesquisa Rápida (PR) ou,
quando pretender restringir mais a sua busca, através do motor de Pesquisa
Avan¸cada (PA). A pesquisa rápida passa a ser feita, por omissão, sobre os
t´ıtulos dos documentos, e não sobre as palavras chave. Além disso, existem
agora novos separadores de resultados.

Figura 3.20: Resultado da pesquisa de um documento.
Para a pesquisa avan¸cada passou a existir apenas um menu (PA). Para
definir o tipo de pesquisa deve escolher uma das op¸cões ”Por estados ac-
tivos”ou ”Por estados realizados”no formulário de pesquisa. Poderá também
especificar mais op¸cões para a recupera¸cão do documento: tipo de entidade,
entidade, assunto, tipo de documento, workflows e estados de workflows, au-
tor, datas de introdu¸cão e elabora¸cão, código de documento, com ocorrências
de palavras em titulos, sumários, descri¸cões, palavras-chave e autores.
Pode, agora, também fazer pesquisa nos comentários das a¸cões. Para
tal deverá escrever a expressão a pesquisar no campo Pesquisa e selecionar
Comentários. O sistema permite palavras ou partes de palavras.
Exemplo da classifica¸cão de um documento inserido via WEB Se é
recebido um Fax do Cliente ”X”cujo remetente foi o ”Eng. Y”, com assunto
acerca de uma Adjudica¸cão de uma proposta de hardware, o documento
deverá ser introduzido na diretoria relativa a Faxes do Cliente ”X”ou numa
diretoria geral de Faxes sendo classificado como:

Figura 3.21: Formulário da pesquisa avan¸cada
• Tipo de Entidade: Clientes (já definida no sistema através da op¸cão
Tipos Entidades no menu Defini¸cões)
• Entidade: X (já definida no sistema através da op¸cão Entidades no
menu Defini¸cões)
• Contacto: Eng. Y

• Tipo de Documento: Fax
• Workflow: Fax (se for este o nome do workflow utilizado para o docu-
mento em causa)
• Titulo: Adjudica¸cão Hardware
• Ficheiro: Efectuar o upload do fax recebido
• Sumário: Adjudica¸cão da proposta de hardware
• Descri¸cão: (Poderia ter uma informa¸cão mais detalhada do documento,
por exemplo, uma breve descri¸cão do material )
• Armazém f´ısico: Pasta2/2004 (corresponde ao arquivo em papel do
documento, se existir)
• Palavras chave:
adjudica¸c~ao
hardware
Após a introdu¸cão do documento este deverá ficar associado à proposta
respectiva através da funcionalidade Associar [No menu Documento].
Exemplo da classifica¸cão de um documento inserido via Samba
Supõe-se a mesma situa¸cão anterior à excep¸cão do fax ser agora introduzido
automaticamente no sistema. Neste caso, o documento terá ficado na dire-
toria Fax/ano/mês/dia (estrutura criada automaticamente pelo sistema).
A classifica¸cão deste documento terá que ser efetuada através da fun-
cionalidade Alterar Info, dispon´ıvel no Menu Documento. Após a clas-
sifica¸cão do documento este deverá ficar associado à proposta respectiva
através da funcionalidade ”Associar Documentos”com ou sem pesquisa, que
está acess´ıvel através do Menu Documento. Caso exista uma diretoria para
o Cliente ”X”o documento em questão poderá ser aqui ligado.

3.6 Selecionar Documento
A sele¸cão do documento é feita ao clicar no botão do lado esquerdo do
nome. A sele¸cão é real¸cada a amarelo. (figura 3.22). De salientar que não
pode ser selecionado mais do que um documento em simultâneo.
Figura 3.22: Exemplo de sele¸cão de um documento
3.7 Referências de um Documento
Cada documento inserido no iPortalDoc está referenciado através de:
• diretoria na qual foi introduzido, e às quais foi ligado posteriormente;
• código atribu´ıdo (automaticamente) aquando da inser¸cão, dependente
do tipo de documento escolhido pelo utilizador;
• entidade associada ao documento;
• palavras chave, inseridas pelo utilizador;
• associa¸cão a outros documentos.

3.7. REFERÊNCIAS DE UM DOCUMENTO 185
3.7.1 Ligar Documentos a Diretorias
Após estar finalizado, isto é, chegar ao estado final do workflow que tem
associado, um documento pode ser ligado a outras diretorias. Para aceder
a esta funcionalidade, o utilizador deverá selecionar a op¸cão Ligar (e não
Ligar docs) do menu documento e na interface que lhe é apresentada na
frame central, selecionar a box apresentada do lado esquerdo do nome da
diretoria à qual pretende ligar o documento, ou seja, selecionar a diretoria
para a qual quer copiar o documento. Nesta interface são apresentadas de
cor distinta as diretorias às quais o documento já está ligado.
3.7.2 Códigos atribu´ıdos
Sempre que é inserido um documento é-lhe atribu´ıdo um código, que é gerado
e é único, mas dependente do Tipo de Documento que o utilizador selecionou.
O código de um documento pode incluir a sigla que está definida para cada
Tipo de Documento, o ano em que foi inserido e o número de documentos
existentes para o esse Tipo, no ano em questão.
Para os documentos que são inseridos via Samba é-lhes atribu´ıdo um
código que corresponde ao nome do workflow, com que estes foram inseridos.
Para criar novos Tipos de Documentos o Super User deve aceder à op¸cão
Tipos Doc. do menu Defini¸cões, sendo necessário dar um nome que
não esteja em utiliza¸cão para o novo tipo de documento (preencher box De-
scri¸cão), escolher uma sigla, atribuir um template ao novo tipo de documento
ou escolher documento de introdu¸cão direta.

Figura 3.23: Cria¸cão de um Tipo de Documento
3.7.3 Entidade associada
Ao introduzir um documento o utilizador pode associar uma entidade,
por exemplo, um fax que veio da entidade x. A gestão ou introdu¸cão de
entidades é feita, à parte, pela IPBrick, em contactos. Para isso, deve ser
selecionada a op¸cão Entidades no menu Defini¸cões. Esta opera¸cão abrirá
uma nova janela que permite visualizar as entidades por ordem alfabética, fil-
trar ou ver todas. Permite ainda introduzir novas entidades, através da op¸cão
Inserir. Estes passos encontram-se devidamente explicados no Cap´ıtulo 1
na seçcão Gestão de Utilizadores.
3.7.4 Palavras-Chave
Ao inserir um documento via Web, o utilizador dispõe de um campo
chamado Palavras-chave, no qual deverá colocar palavras pelas quais posteri-
ormente possa facilmente pesquisar o documento. Deve escolher-se palavras
que identifiquem facilmente aquele documento, com vista à sua fácil recu-
pera¸cão posterior.
A redundância de palavras-chave entre documentos deverá ser evitada
por forma a que a pesquisa de documentos seja mais rápida e eficiente, isto é,
não deverão existir muitos documentos com as mesmas palavras-chave. Para
pesquisar um documento, o utilizador deverá colocar a palavra a pesquisar

3.8. PERMISS ÕES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 187
na caixa de texto apresentada no canto superior direito do ecran.
Ao efetuar esta opera¸cão, serão percorridos todos os documentos da
diretoria selecionada e para os quais o utilizador possui permissão de leitura,
à procura de uma sequência de caracteres nas palavras-chave do documento
que correspondam à pesquisa do utilizador. É ainda disponibilizado ao uti-
lizador uma Pesquisa Avan¸cada. Esta funcionalidade é acedida através do
link colocado no canto superior direito da janela da Pesquisa. A Pesquisa
Avan¸cada permite que o utilizador efetue a sua pesquisa em diversos campos,
tal como já tivemos oportunidade de ver.
3.7.5 Associa¸cão entre documentos
Um documento pode estar associado a outros, por exemplo, uma fac-
tura deve estar associada a uma proposta. Para conseguir aceder à op¸cão do
menu Documento, Associar s/ pesquisa, o documento selecionado tem
de estar finalizado, ou seja, no seu estado final do workflow.
Como vimos num cap´ıtulo anterior, é poss´ıvel associar com ou sem
pesquisa. Na interface apresentada na frame central do iPortalDoc (figura
3.24), deve ser selecionada a box que se encontra do lado esquerdo do doc-
umento a associar, e no caso de se pretender que os utilizadores que têm
permissões de leitura nesse documento possam ver o documento selecionado,
deve ser atribu´ıda a rela¸cão Bidireccional, sendo que para tal basta clicar na
box correspondente.
3.8 Permissões relativas a um documento
Um documento possui duas etapas distintas das permissões sobre si,
atribu´ıdas aos utilizadores:
• Durante o workflow;
• Após finaliza¸cão do worklfow;

Figura 3.24: Associa¸cão de Documentos
3.8.1 Workflow Activo
No decorrer de um workflow só têm permissões sobre o documento os
utilizadores intervenientes nesse fluxo, para além dos Super Users e Coorde-
nadores da diretoria. Cada vez que é activada uma nova a¸cão do workflow,
o utilizador que irá realizá-la passa a ter permissões sobre o documento.
Poderá ocorrer, que determinado utilizador que não tenha permissões
para aceder ao documento mas, durante o workflow, necessite de as ter.
Para atribuir permissões nas condi¸cões referidas anteriormente, é necessário
encaminhar o documento em questão, através da op¸cão Encaminhar Doc.
do menu Documento. Esta a¸cão pode ser efetuada por qualquer utilizador
que possua permissões sobre o documento, e ficará registada no historial do
workflow.
No decorrer de um workflow, sempre que um utilizador tenha que re-
alizar uma a¸cão é notificado através de um email enviado pelo iPortalDoc.
Pode cancelar o Workflow, anulando o fluxo que o documento teria de per-
correr, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final.

3.8. PERMISS ÕES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 189
O historial de um workflow e informa¸cão associada, pode ser acedido
através da op¸cão Workflow Doc. do menu Documento ou em +info
quando o documento está selecionado. Na janela apresentada existem vários
links no canto superior direito para aceder ao número de revisões, documen-
tos associados, edi¸cões e outro tipo de informa¸cões relativas ao documento
selecionado.Quando selecionamos a op¸cão +info sobre um documento aparece
um separador sobre o Esquema Cronológico do mesmo, sem ser necessária
a activa¸cão desta op¸cão a partir do separador Workflow. Existe também a
possibilidade de impressão do documento através do icone-impressora que se
encontra junto da +info, descri¸cão e pdf do documento.
Na janela de +info está também dispon´ıvel para os utilizadores
com permissões iguais ou superiores a coordenador, um link que contém
a lista de a¸cões pendentes do documento. As a¸cões podem ser acedidas
e realizadas a partir desse link. Pode ainda ser alterado o utilizador que
realiza a a¸cão ou ”esconder”a a¸cão, atribuindo-lhe uma data de reactiva¸cão.
3.8.2 Finalizado
As permissões associadas aos utilizadores, relativas a um documento
finalizado, dependem dos perfis que cada utilizador tem associado na dire-
toria onde se pretende visualizar o documento. No entanto, é possibilitada
a altera¸cão de permissões espec´ıficas a um dado documento dentro de uma
diretoria.
Assim, um utilizador com um perfil que não o de Coordenador ou Su-
per User pode deixar de ver um documento apesar do seu perfil lhe atribuir
permissões para tal. Para efetuar uma opera¸cão como a que foi descrita an-
teriormente, o Coordenador da diretoria deve aceder à op¸cão Permissões do
menu Documento, com o respectivo documento selecionado, atribuindo ou
retirando permissões a um determinado utilizador, clicando depois em sub-
meter.
Na frame central, será apresentada uma descri¸cão de todas as per-
missões atribu´ıdas os utilizadores associados à diretoria em que se está a
trabalhar. Ao clicar no link apresentado no canto superior direito da frame,
Permissão Docs, passará a visualizar as permissões relativas ao documento

selecionado, sendo poss´ıvel a sua altera¸cão.
Nesta interface, os utilizadores com perfis de Super User e Coorde-
nadores estão assinalados com os caracteres A e C respectivamente (não é
permitida a altera¸cão das permissões destes utilizadores).
3.9 Cria¸cão de Templates
É poss´ıvel criar modelos sob o formato pdf que poderão ser muito úteis,
por exemplo para actas de reunião, facturas, faxes, entre outros. Estes tem-
plates relacionam-se sobretudo com o aspecto gráfico do documento, da´ı que
o iPortalDoc ofere¸ca a possibilidade de introduzir diferentes tipos de campos
(editor, box, fórmulas, imagem fixa, texto pré-inserido ou fixo), bem como
tabelas, pop lists ou outros.
Para criar um template pdf, deverá ser selecionada a op¸cão Templates
pdf do menu Defini¸cões. Na frame central surgirá uma listagem dos tem-
plates já existentes. Para criar um novo modelo seleciona-se a op¸cão Tem-
plate, introduz-se o nome pretendido para o mesmo e clica-se em Inserir
Template e, por fim, Editar. Para alterar ou simplesmente consultar um
template já existente, é necessário selecioná-lo e escolher a op¸cão Editar.
Em ambos os casos, abre uma nova janela, onde se procederá à elabora¸cão
do template. Em seguida, as funcionalidades de edi¸cão de Templates serão
pormenorizadas.
3.9.1 Menus de Edi¸cão de Templates
Temos dispon´ıveis, no menu Campos, vários elementos para construir o nosso
template.
• A op¸cão Box distingue-se do elemento anterior porque a área de texto
limita-se a uma linha, sendo útil para pequenas quantidades de in-
forma¸cão.
• A terceira op¸cão Área de Texto sugere um espa¸co de texto corrido
(textarea).

3.9. CRIAÇ ÃO DE TEMPLATES 191
• A quarta op¸cão, Fórmula, possibilita a realiza¸cão de calculos matemáticos,
usando dados das boxes.
• O campo imagem fixa é útil caso o utilizador pretenda inserir uma
imagem no documento.
• O elemento pré-inserido permite a recolha de dados existentes no
IPContactos relativamente a uma dada entidade assim como a gera¸cão
automática do responsável pela elabora¸cão do documento, data de elab-
ora¸cão, código ou t´ıtulo do documento. Por exemplo, caso o utilizador
pretenda que a morada de uma determinada entidade apare¸ca num
template basta selecionar esta op¸cão e escolher a variável Entidade-
Morada.
• A última op¸cão do Menu Campos, texto fixo, é utilizada para colocar
no template texto inalterável, que irá aparecer sempre que um novo
documento for criado.
Caso pretenda inserir uma tabela no documento deverá selecionar o
menu com o mesmo nome. Em primeiro lugar, ao selecionar a op¸cão items,
é necessário escolher o nome para a tabela e só posteriormente serão pedidos
os campos e colunas da tabela.
A cria¸cão de uma pop list permite a cria¸cão de um campo que conjuga
diversas variáveis, sendo apenas poss´ıvel ao criador do documento escolher
uma das op¸cões dispon´ıveis.
Há dois tipos de pop list, na primeira, aquando da cria¸cão do template,
o utilizador terá que inserir todas as variáveis poss´ıveis. Na segunda há um
conjunto de variáveis pré-inseridas.
O Menu Outros permite a introdu¸cão de cabe¸calhos e rodapés, parágrafos
e alinhamento de campos.
O Menu Template permite pré-visualizar o documento e/ou formulário.
Quando o documento estiver finalizado, este deve ser gerado, através da
op¸cão Gerar. Antes de gerar, deve ter-se especial aten¸cão ao in´ıcio e fim
de parágrafos/cabe¸calho/alinhamento, visto que todas as op¸cões que forem

abertas, devem ser fechadas.
Para gerar um template é necessário que este tenha um tipo de doc-
umento associado. Como vimos, para isso deve selecionar-se a op¸cão Tipos
Doc. do menu Defini¸cões e inserir um novo tipo de documento com uma
nova descri¸cão e sigla e na op¸cão Template de gera¸cão automática selecionar
o template criado. Deste modo, quando um novo documento for introduzido
com o tipo de documento associado ao template, será criado um documento
com base no modelo pretendido.
No gerador de templates PDF é agora poss´ıvel posicionar elementos
(texto fixo, caixas de texto, editores, etc) no documento através de drag&drop,
isto é, para posicionar um elemento numa determinada posi¸cão move-se o
mesmo até à posi¸cão pretendida. Para o gerador de templates PDF foram
ainda desenvolvidas as seguintes funcionalidades:
Possibilidade de pré-visualizar o documento PDF durante o desenvolvi-
mento do mesmo. o Os formulários são gerados com o aspecto gráfico definido
na concep¸cão do template PDF.
Possibilidade de definir as dimensões da página (cabe¸calho, rodapé e
margens). o Para além do posicionamento dos elementos, também o dimen-
sionamento dos mesmos é feito graficamente.
Estabelecimento de um tempo m´ınimo, em horas, para a execu¸cão de
estados de um workflow.
3.9.2 Altera¸cão das Formata¸cões
A altera¸cão das formata¸cões de um template implica um ligeiro conhec-
imento sobre XSL-FO. Deste modo, é poss´ıvel alterar todas as formata¸cões
de um template, como tipo de letra, cor da letra ou das linhas de uma tabela,
etc.
Para aceder a esta funcionalidade, depois de gerado o template, deverá
selecionar-se a op¸cão Download do menu Template, em Ficheiro XSL. De
seguida, será necessário indicar o destino onde se pretende guardar o ficheiro
com a extensão XSL, passando, assim, a ser poss´ıvel alterá-lo. No final de
cada altera¸cão, para actualizar o documento, deve selecionar-se essa mesma
op¸cão no menu Template.

3.10. ASSINAR DIGITALMENTE UM DOCUMENTO NO IPORTALDOC USANDO O CART ÃO DE
A visualiza¸cão da altera¸cão das formata¸cões apenas se torna poss´ıvel
quando se insere um novo documento.
3.9.3 Cria¸cão de Relatórios
É ainda de salientar a possibilidade de cria¸cão de relatórios com base
em dados provenientes da Base de Dados interna ou externa, em Oracle, SQL
Server, Postgres ou mySQL.
Esta opera¸cão é poss´ıvel através da op¸cão Configurar BD externa
no menu Template. Assim, para configurar a base de dados, devem ser
preenchidos os dados relativos ao nome e porta do servidor, nome da base de
dados, utilizador e palavra-chave da mesma.
Deste modo, surgem as op¸cões de cria¸cão de Pop list dinâmica e variável,
bem como de tabela dinâmica, nos menus Pop list e Tabela respectivamente.
Deste modo, será poss´ıvel fazer pesquisas, através de queries SQL, consul-
tando as informa¸cões da base de dados e criando, assim, os relatórios.
3.10 Assinar Digitalmente um Documento no
iPortalDoc usando o Cartão de Cidadão
Nesta diretoria do documento serão descritos todos os passos necessários
para os utilizadores do iPortalDoc poderem utilizar a a¸cão de assinatura
electrónica do cartão do cidadão. Serão enunciadas todas as aplicacões
necessárias em cada computador, para que esta funcionalidade possa ser us-
ada e será feita também uma pequena descri¸cão do seu funcionamento.
3.10.1 Requisitos
Para poder utilizar esta funcionalidade é necessário que estejam reunidos os
seguintes requisitos:
• Aplica¸cão do Cartão do Cidadão;
• Java Virtual Machine versão igual ou superior a 1.6, podendo o down-
load ser feito no site:

http://www.sun.com/download/index.jsp, na diretoria Java;
• A presen¸ca de um leitor de cartões;
Nota: É necessário que cada um destes items estejam presentes em
todos os computadores onde seja utilizada esta funcionalidade.
Aplica¸cão do Cartão do Cidadão
Esta aplicacão poderá ser encontrada na página do Cartão do Cidadão, na
página Software para Utilizacão do Cartão, onde o utilizador podera fazer o
download do executavel de instalacão da aplicacão.
http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=
view&id=102&Itemid=44&lang=pt
Para informacões sobre o funcionamento da aplicacão do cartão do
cidadão, assim como sobre a configura¸cão do cartão para a utilizacão com
outras aplicacões, podera recorrer à diretoria de manuais do site do cartão
do cidadão:
section&id=14&Itemid=100&lang=pt
Leitor de Cartões
Em Windows, ao conectar o leitor no computador pela primeira vez, terá que
instalar os drivers, de forma a que o leitor funcione corretamente. No caso de
utilizar o Windows Vista, não será necessario instalar os drivers, pois estes
já vêm incluidos com o sistema operativo. No caso de ser Windows XP ou
2000, terá mesmo de o fazer, para obter mais informacão sobre o processo de
instalacão poderá recorrer ao manual dispon´ıvel no site do cartão do cidadão:
view&id=153&Itemid=100&lang=pt

3.11. AGENDA 195
3.10.2 Configura¸cão no iPortalDoc
Para ser usada esta nova funcionalidade do iPortalDoc é necessário ser cri-
ado um workflow com uma a¸cão Assinar documento electronicamente
através do cart~ao de cidad~ao.
Descri¸cão da a¸cão
Em primeiro lugar, será apresentado ao utilizador o documento PDF que
deverá ser assinado.
Para se proceder à assinatura deste, o utilizador deverá aceder ao link
Assinar o documento. Ao aceder a este link, os utilizadores terão dipon´ıvel
o conteúdo do documento a ser assinado podendo, selecionar em que página
o desejam fazer, assim como o local da página onde pretende que a assinatura
seja aplicada.
Para tal, deverão desenhar um retângulo que delimite o local desejado
para a assinatura. A definicão desse retângulo deverá ser feita com o cursor,
estando pressionado o botão direito deste, sobre a localiza¸cão pretendida que
ficará compreendida entre os dois pontos mais extremos do retângulo.
Depois de selecionar a página e o local onde deverá ser feita a assi-
natura, o utilizador deverá clicar no botão Assinar. Neste processo, será
apresentado ao utilizador uma interface, onde deverá ser inserido o PIN de
assinatura do cartão.
Depois de efetuada a assinatura, será apresentado ao utilizador o doc-
umento onde este poderá verificar se foi assinado antes de proceder à sua
actualiza¸cão, sendo possivel, se desejar, escolher outra localizacão para assi-
natura, bastando para isso, repetir novamente o processo.
3.11 Agenda
Ao clicar no link Calendário será redirecionado para a aplica¸cão de
webcalendar (figura 3.25.

Figura 3.25: Redireccionamento para o Calendário Web
Após autentica¸cão no IPBrick Groupware (figura 3.26) encontrará o
Calendário dentro da op¸cão Organiza¸cão (figura 3.27):
Figura 3.26: Autentica¸cão IPBrick Groupware
Figura 3.27: Calendário

3.11. AGENDA 197
O agendamento de um evento pode ser efetuado clicando no ´ıcone cor-
respondente (figura 3.28).
Figura 3.28: Novo Evento
Surgirão, para preenchimento, as op¸cões normais de configura¸cão de
um evento: T´ıtulo, Descri¸cão, Dura¸cão, Participantes, etc. (figura 3.29).
Figura 3.29: Adicionar Evento
Após a configura¸cão, clique no botão Guardar Evento, ele estará agora
vis´ıvel na página de calendário.

Figura 3.30: Evento Adicionado
Se clicar no evento, será poss´ıvel editá-lo, removê-lo ou exportá-lo, ba-
stando para isso clicar no separador correspondente.
Figura 3.31: Evento (separadores)
3.12 A¸cões a Realizar pelo Utilizador
Sempre que um utilizador recebe uma notifica¸cão de necessidade de real-
iza¸cão de uma a¸cão de um workflow, tem acesso aos comentários colocados
nas a¸cões efetuadas no Estado anterior do mesmo fluxo.

3.12. AÇ ÕES A REALIZAR PELO UTILIZADOR 199
Sempre que o utilizador tiver a¸cões a realizar estas serão visualizadas
sempre que se autentique no iPortalDoc (e configure o seu browser para
aceitar janelas pop-up). Existem também outras formas de se aceder à página
a¸cões a Realizar:
Na página ´ındice encontra o ´ıcone que lhe concede acesso directo ao
separador As Minhas a¸cões;
Figura 3.32: Ícone de A¸cões
Poderá também aceder através do Menu Sessão, op¸cão a¸cões:
Figura 3.33: Menu Sessão - A¸cões
3.12.1 Encaminhamento
Nas a¸cões de encaminhamento pode pesquisar o documento a encaminhar
utilizando o icone +. Na listagem dos resultados pode abrir os documentos
carregando no t´ıtulo ou aceder à sua informa¸cão através do ´ıcone i.
É poss´ıvel realizar encaminhamentos para utilizadores, para grupos de
utilizadores ou para ambos simultaneamente, se assim estiver configurado.

Nesses casos visualizará duas listas, uma de grupos e outra de utilizadores:
Figura 3.34: Encaminhar Documento
Quando o encaminhamento é feito para utilizadores poderá fazer pesquisa
pelo nome do utilizador a quem será encaminhado o documento na seguinte
caixa:
Figura 3.35: Caixa Pesquisa de Utilizador

Nos encaminhamentos com a¸cão pendente é poss´ıvel escolher se pre-
tende receber uma notifica¸cão aquando da realiza¸cão desta a¸cão, com o co-
mentário escrito pela pessoa para quem se encaminhou:
Figura 3.36: Op¸cão Ser Notificado
Na a¸cão ”Ler Doc Encaminhado”, sempre que a notifica¸cão tenha sido
pedida, existe uma op¸cão chamada ”Pedir resposta”, que se for seleccionada,
irá gerar uma nova a¸cão de ”Ler Doc Encaminhado”para a pessoa que ini-
cialmente efectuou o encaminhamento com a¸cão pendente.
Figura 3.37: Op¸cão Pedir Resposta
3.12.2 Outros
Na janela de a¸cões foi adicionada a op¸cão ”As a¸cões delegadas”, onde o
utilizador tem acesso a todos os documentos que encaminhou (”Encaminhar
Documento”e ”Encaminhar A¸cão Pendente”):

Figura 3.38: A¸cões Delegadas
Também na janela de a¸cões é poss´ıvel, agora, avan¸car e retroceder na
lista de a¸cões sem necessitar de voltar à lista.
Figura 3.39: A¸cões a Realizar
Por exemplo, numa lista com duas a¸cões, se abrir a primeira a¸cão mas
entretanto quiser passar à segunda bastará clicar no ´ıcone assinalado a ver-
melho:

Figura 3.40: Setas de Navega¸cão
Nas a¸cões, poderemos ainda gravar comentários clicando no ´ıcone de
grava¸cão:
Figura 3.41: Ícone de Grava¸cão de Comentário
Os comentários ficam gravados mesmo não se realizando a a¸cão e po-
dem ser pesquisados na Pesquisa Avan¸cada.
Também as notas podem se gravadas (mas não são pesquisáveis). Para
abrir o campo Notas clique no ´ıcone assinalado a verde. Aparecerá uma área
de texto. Para gravar a nota clique no ´ıcone de grava¸cão.

NOTA: Quando a a¸cão for cumprida, tanto as notas como os co-
mentários serão eliminados.
Figura 3.42: Ícone de Grava¸cão de Notas
3.13 Mais Informa¸cão no +Info
O ´ıcone +Info oferece-lhe sempre a possibilidade de aceder à mais variada
informa¸cão sobre um determinado documento dividido por separadores
3.13.1 Esquema cronológico total
Existe um novo separador, para além do esquema cronológico habitual, que
se refere ao esquema cronológico total que apresenta o esquema cronológico
do documento selecionado bem como os esquemas dos documentos associa-
dos. Permite de uma forma mais rápida e funcional termos uma informa¸cão
completa do processo.

3.13. MAIS INFORMAÇ ÃO NO +INFO 205
Figura 3.43: Esquema cronológico total
A associa¸cão de documentos efetuada nas a¸cões fica registada no es-
quema cronológico com a indica¸cão do documento associado, permitindo a
sua abertura e o acesso à janela de informa¸cão:
Figura 3.44: Associa¸cão de documentos no esquema cronológico
3.13.2 Documentos Associados
No separador dos Doc. Assoc. poderá ver agora mais informa¸cão relativa aos
documentos associados, bem como aos documentos associados dos associados.

Figura 3.45: Documentos associados
Nessa lista pode visualizar o titulo do documento associado, a data de
introdu¸cão e o ´ıcone de acesso à informa¸cão do documento (+info), podendo
ordenar a listagem por qualquer um destes campos.
Pode escolher visualizar 15, 30 ou 50 documentos por página e, ainda,
fazer pesquisa sobre a listagem apresentada. É poss´ıvel visualizar os docu-
mentos associados aos da listagem, através da coluna Ver mais.
Figura 3.46: Ver Mais

Cap´ıtulo 4
Anexo A - A¸cões Tipo
O objectivo deste anexo é especificar a existência das diversas a¸cões-tipo no
iPortalDoc e de que forma poderemos utilizá-las na configura¸cão dos work-
flows.
Para termos acesso à listagem de a¸cões-tipo existentes no nosso iPor-
talDoc, deveremos recorrer ao menu Workflow > Gerador de A¸c~oes.
Figura 4.1: Gerador de A¸cões
Poderemos e deveremos tirar o máximo partido da diversidade de a¸cões-
tipo apresentadas, e sempre que necessitarmos de especifica¸cões, poderemos
207

208 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇ ÕES TIPO
personalizar.
NOTA IMPORTANTE! As a¸cões-tipo originais NUNCA deverão
ser alteradas por uma questão de salvaguarda das configura¸cões que poderão
já existir em funcionamento. Ou seja, sempre que pretendam alterar uma
a¸cão-tipo original deverão criar um cópia com a respectiva altera¸cão, per-
mitindo mais tarde a possibilidade de utiliza¸cão da original.
Para tal, selecione a a¸cão-tipo de referência, clicando no seu nome.
Figura 4.2: Lista A¸cões-tipo
Escolha a op¸cão Guardar como no canto superior direito.
Figura 4.3: Alterar A¸cões-tipo
Altere o T´ıtulo da a¸cão e, se desejar, a Descri¸cão (opcional).

4.1. LISTAGEM DE AÇ ÕES-TIPO 209
Figura 4.4: Guardar Como
Quando terminar a edi¸cão clique em OK
Agora poderá fazer as altera¸cões que julgue necessárias, quando termi-
nar clique em Alterar no fundo da página.
Figura 4.5: Botão Alterar
4.1 Listagem de A¸cões-Tipo
1 A¸cão de execu¸cão automática
Permite a defini¸cão de um a¸cão que é executada de uma forma automática.
Não pode ser utilizada no primeiro estado do workflow.
2 Aceder a um link
Permite a inser¸cão de um link que deverá ser acedido para a a¸cão ser execu-
tada.
3 Actualiza e encaminha documento
O resultado desta a¸cão será a cria¸cão de novas edi¸cões/versões do documento.
Caso seja um template, poderá alterar o seu conteúdo, Se for um documento
introduzido por upload directo, fará a introdu¸cão de uma nova edi¸cão do

documento.
Com esta a¸cão-tipo terá dispon´ıvel a listagem de utilizadores do iPor-
talDoc para que escolha qual o utilizadores que realizará a a¸cão seguinte (esta
é a diferen¸ca que a separa da apresentada na al´ınea 4)
4 Actualizar documento
Tal como a anterior esta a¸cão contém link para o documento e caixa de texto
para a inser¸cão de um comentário, assim como uma sub-a¸cão para Actualizar
a revisão do documento e permite criar novas edi¸cões/versões.
5 Actualizar e associar documento
Contém link para o documento e caixa de texto para a inser¸cão de um co-
mentário. Sub-a¸cões para Actualizar e Associar o documento. Será poss´ıvel
criar novas edi¸cões/versões do documento, assim como associar documentos
já existentes no iPortalDoc.
6 Agendar evento
mentário. Sub-a¸cão que permite o acesso ao Calendário e marcar um evento.
7 Alterar e Encaminhar Documento
mentário. Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento, ou seja, classi-
ficar o documento.
Por norma, esta a¸cão é utilizada nos documentos que entrem por dig-
italiza¸cão e necessitem de meta-informa¸cão (T´ıtulo, Entidade, Descri¸cão,
Palavras-Chave, etc.). Aqui, teremos também dispon´ıvel a lista de uti-
lizadores do iPortalDoc para definirmos o utilizador que realizará a próxima
a¸cão.
8 Alterar e enviar documentos
Contém uma sub-a¸cão para alterar o documento. Depois de executado com
sucesso, o documento é enviado para a entidade que o classifica.
9 Alterar Informa¸cão Documento

mentário. Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento, ou seja, classi-
ficar o documento.
Tal como a al´ınea 7, esta a¸cão é utilizada nos documentos que en-
trem por digitaliza¸cão e necessitem de meta-informa¸cão (T´ıtulo, Entidade,
Descri¸cão, Palavras-Chave, etc.), mas ao contrário dela, aqui não teremos
a lista de utilizadores, o que significa que o utilizador da a¸cão seguinte já
estará definido no sistema (atribui¸cão fixa, autor, utilizador que realizou de-
terminada a¸cão anteriormente).
10 Aprova¸cão por aplica¸cão externa
Uma determinada a¸cão de aprova¸cão dada numa aplica¸cão externa será au-
tomaticamente executada no iPortalDoc, via webservice.
11 Aprova¸cão por utilizadores externos
A¸cão de aprova¸cão para os utilizadores do iPortalDoc Light. Contém link
para o documento e caixa de texto para a inser¸cão de um comentário.
Quando escolhemos esta a¸cão, um utilizador do iPortalDoc Light será
notificado para realizar determinada a¸cão do documento.
A defini¸cão do utilizador a ser notificado é feita através do módulo
iPortalDoc Light.
12 Aprovar documento
mentário.
O utilizador apenas terá de selecionar o botão de resultado para realizar
uma a¸cão deste tipo.
13 Aprovar documento com comentário pré-definido
mentário. Este comentário pode ser escolhido de uma série de comentários
pré-definidos.
14 Aprovar documento com email
Contém link para o documento e caixa de texto para inser¸cão de um co-

mentário. Envia email para o autor do documento caso este seja aprovado.
15 Aprovar documento com valida¸cão
mentário. Pede autentica¸cão do utilizador para poder realizar a a¸cão.
16 Assinar digitalmente um documento PDF
mentário. Sub-a¸cão para assinar digitalmente o documento.
17 Assinar e enviar documentos
Assina digitalmente um documento PDF e envia-o para a entidade que o
classifica.
18 Assinar o documento com a assinatura digitalizada do uti-
lizador
mentário. Os documentos a assinar, deverão ser criados via template PDF,
sendo que neste deverá existir o elemento pré-inserido Autor -> Assinatura
digitalizada que indicará o local onde a assinatura será colocada.
19 Assinar o documento com a assinatura electrónica do cartão
de cidadão
mentário. Sub-a¸cão para assinar digitalmente o documento com a assinatura
electrónica do cartão do cidadão.
NOTA: Para esta a¸cão ser realizada com sucesso é necessário o leitor
de Cartão de Cidadão
20 Assinar o documento com a assinatura electrónica do uti-
lizador
mentário. Sub-a¸cão para assinar digitalmente o documento com a assinatura
electrónica do utilizador.
21 Associar documento

mentário. Sub-a¸cão para associar documentos existentes no iPortalDoc, bas-
tante útil para associar documentos de várias tipologias, presentes em várias
pastas, mas relacionados entre si.
22 Associar e encaminhar documento
mentário. Sub-a¸cão para Associar o documento. É definida a pessoa que
deverá efectuar a a¸cão seguinte, através da listagem de utilizadores do iPor-
talDoc.
23 Atribuir permissões aos utilizadores
Atribui permissões aos utilizadores que estão associados ao campo Assunto
especificado na classifica¸cão do documento. Esta a¸cão é realizada automati-
camente, não existindo por isso qualquer interven¸cão dos utilizadores.
Resumidamente, o termo colocado no campo Assunto (na altura da clas-
sifica¸cão de um determinado documento) dará permissões ao(s) utilizador(es)
que pertencerem/estiverm relacionados com determinado termo.
24 Carimbar código
Imprime o código de localiza¸cão f´ısica do documento.
25 Classificar Documento
mentário. Sub-a¸cão para Alterar Informa¸cão do documento. Efectua a sug-
estão de um t´ıtulo para o documento.
26 Digitalizar Documento
Apenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitaliza¸cão de um doc-
umento.
27 Encaminhar
mentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a a¸cão seguinte através do
envio do documento.
28 Encaminhar Documento com valida¸cão

mentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a a¸cão seguinte através do
envio do documento. Pede autentica¸cão.
29 Encaminhar documento para o exterior
A¸cão que permite o envio de um documento como anexo para um ou vários
endere¸cos de email.
30 Encaminhar documentos ad-hoc
Permite o encaminhamento de documentos fora de workflows. Envia um
email de notifica¸cão para os utilizadores selecionados.
31 Encaminhar documentos ad-hoc com a¸cão
Permite a atribui¸cão de a¸cões aos utilizadores fora dos workflows.
32 Encaminhar documentos ad-hoc para o exterior
Permite o encaminhamento de documentos para o exterior fora do workflow.
Envia um email para os endere¸cos especificados com o ficheiro do documento
em anexo.
33 Enviar fax
A¸cão que permite o envio de documentos para o número de fax especificado
pelo utilizador, ou em alternativa, para o número de fax da entidade sele-
cionada através do link de pesquisa de entidades.
34 Imprimir documento
Efectua a impressão de documentos para a impressora configurada nesta
a¸cão. Esta a¸cão é realizada automaticamente, não existindo por isso qual-
quer interven¸cão dos utilizadores.
É poss´ıvel indicar o formato de impressão, os formatos dispon´ıveis são
postscript e portable document format (pdf). A indica¸cão do formato é feita
na tarefa Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa.
35 Introduzir
mentário. Sub-a¸cão para Introduzir documento que ficará automaticamente
associado ao documento principal.

36 Introduzir e Encaminhar Documento
mentário. Sub-a¸cão para Introduzir documento.
37 Ler documento automaticamente
Esta a¸cão é realizada automaticamente sempre que o utilizador que tem que
efectuar a a¸cão abrir o documento.
38 Ligar documento
mentário.Sub-a¸cão para ligar o documento a outras pastas. Não atribui per-
missões.
39 Ligar documento com permissões
Apresenta a hierarquia das directorias possibilitando ao utilizador efectuar
a liga¸cão do documento a outras pastas. Envia email a notificar a chegada
do documento a todos os utilizadores que tenham permissão de leitura na
drectoria, para onde este foi ligado.
40 Ligar e encaminhar documento
Esta a¸cão permite encaminhar um documento. Sub-a¸cão para ligar o docu-
mento a outras pastas.
41 Ligar, associar e introduzir
mentário. Contém uma sub-a¸cão para ligar o documento e uma outra para
associar.
42 Mover documento
mentário.Sub-a¸cão para mover o documento.
43 Preencher automaticamente campos de um documento do
tipo template PDF
mentário. No momento em que é executada, a a¸cão preenche automatica-
mente campos do documento.

4.2 Defini¸cão dos campos presentes nas a¸cões-
tipo
4.2.1 Identifica¸cão da a¸cão
Figura 4.6: Identifica¸cão da a¸cão
A cada a¸cão-tipo corresponde um T´ıtulo que vem por pré-definida e que de-
fine aquilo que a a¸cão irá fazer. A Descri¸cão conterá uma apresenta¸cão das
fun¸cões da a¸cão.
A primeira seleçcão Listar na configura¸cão de workflows fará com que
a a¸cão apare¸ca na listagem de a¸cões tipo quando estamos a conceber o nosso
workflow para que a possamos utilizar.
A op¸cão de A¸cão de execu¸cão automática, tal como o nome indica, faz
com que esta a¸cão seja executada automaticamente sem a interven¸cão de
nenhum utilizador.
A principal utilidade deste campo é o de impedir o acumular de a¸cões
pendentes, no entanto, ela também contribui para agilizar a concretiza¸cão
das a¸cões, já que poderá ser configurada de forma a cumprir uma a¸cão (por

4.2. DEFINIÇ ÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇ ÕES-TIPO 217
exemplo a de ler documento) bastando para isso o utilizador abrir um ficheiro
registado no esquema cronológico.
4.2.2 Elementos da a¸cão - Esquema Cronológico do
Workflow e Documento
Figura 4.7: Elementos da a¸cão
NOTA: Para selecionar a configura¸cão desejada, coloque sempre um visto
na check-box correspondente.
No menu Esquema Cronológico do Workflow, poderemos optar por vi-
sualizar ou não o link para acedermos rapidamente ao esquema cronológico.
Na janela de a¸cão pendente, este link aparecerá logo por baixo da descri¸cão
da a¸cão.
Poderá ser útil, igualmente, a op¸cão de, ao passar o cursor por cima
do link, surgir, automaticamente os comentários, intervenientes e datas das
a¸cões - Apresentar o esquema cronológico ao passar o rato no link.
No menu Documento poderemos encontrar e definir algumas funcional-
idades relacionadas com o documento em si:

• Poderemos colocar como obrigatório a visualiza¸cão do documento em
causa, selecionando, para tal, a op¸cão Obrigatório no link para o docu-
mento. Garantindo assim que o utiliza não realiza a a¸cão sem visualizar
primeiro o documento.
Caso o documento tenha documentos associados (já anteriormente ou
aquando a realiza¸cão de a¸cões), estes poderão ser mostrados ou ocultados
mediante a op¸cão Lista com os documentos associados e respectivos links.
Se ficarem vis´ıveis, surgirão na janela de realiza¸cão da a¸cão, abaixo do link
para o documento principal. O termo que surgirá poderá ser personalizado
mediante a escolha na op¸cão Customizado.
Sempre que se aplique, na coluna da Obrigatoriedade da A¸cão é
poss´ıvel, tornar a fun¸cão compulsória, sendo depois poss´ıvel inserir um pe-
queno texto notificando o utilizador.
4.2.3 Comentários e Filtro de grupos
Figura 4.8: Comentários e Filtro de grupos
Na janela de a¸cões do utilizador poderá ser útil, igualmente, a op¸cão de, ao
passar o cursor por cima do link, surgir, automaticamente os comentários,

intervenientes e datas das a¸cões - Acesso aos comentários.
Os termos de designa¸cão podem ser personalizados mediante a escolha
na op¸cão Customizado - O utilizador poderá definir se pretende o campo co-
mentário ou não, podendo alterar a sua designa¸cão. É também poss´ıvel optar
entre uma área de texto ou dispor de um editor de texto para os comentários.
O menu Filtro de Grupos permite-lhe selecionar grupos de utilizadores,
tornando mais fácil a seleçcão desejada.
Aquando da concretiza¸cão da a¸cão bastará clicar no ´ıcone:
Figura 4.9: Ícone ’Filtrar por Grupos’
Os grupos dispon´ıveis (por exemplo, Contabilidade, Administra¸cão,
etc.) ficarão vis´ıveis. Quando selecionar o grupo, todos os utilizadores que o
compõem, ficarão vis´ıveis.
NOTA: A op¸cão Apresentar o filtro de grupos maximizado permite que
a caixa de seleçcão dos grupos esteja vis´ıvel sem necessidade de clicar no´ıcone
do filtro. Esta op¸cão serve para filtrar a lista de potenciais destinatários do
documento, mediante o grupo a que perten¸cam.
Figura 4.10: Filtro de Grupos Maximizado
Sempre que a Descri¸cão esteja sublinhada será poss´ıvel clicar na mesma
para aceder a uma janela pop-up, onde poderá inserir o comentário.

Figura 4.11: Exemplo de link na Descri¸cão
O comentário inserido será visualizado no esquema cronológico. Quando
terminar confirme o texto clicando no botão OK. Desta forma, terá um co-
mentário padronizado.
Figura 4.12: Inser¸cão de comentário
O campo Área de texto para colocar comentários que não ficam reg-
istados no esquema cronológico só está dispon´ıvel apenas para os encamin-
hamentos realizados fora dos workflows

4.2.4 Encaminhamentos
Figura 4.13: Encaminhamentos (parcial)
Na op¸cão Lista de utilizadores que permite definir quem realiza a próxima a¸cão,
através da check-box Encaminhar apenas para um utilizador, permite-lhe es-
colher apenas um utilizador para o qual o documento seguirá.
Se desejar encaminhar para apenas um utilizador coloque um visto em
Encaminhar apenas para um utilizador.
Ao clicar na descri¸cão, poderá visualizar a janela de Configurar Tarefa,
selecione os utilizadores pretendidos e clique no botão que lhe permita mover
a seleçcão para a caixa correspondente.

Figura 4.14: Configurar Tarefa
O interface do iPortalDoc só deixará agora selecionar um único uti-
lizador para essa a¸cão de encaminhamento.
Clique em OK para concluir a configura¸cão.
Figura 4.15: Encaminhamentos (cont.)
O campo: Para o encaminhamento exterior, preenche automaticamente
o e-mail do destinatário com o e-mail da entidade ou se configurado o e-mail

do contacto da entidade definido, permite que o documento seja encamin-
hado para o contacto associado à entidade a que o documento foi classifi-
cado, aquando da sua introdu¸cão. Facilita o envio do documento já que o
utilizador não necessitará de preencher com informa¸cões do email.
Figura 4.16: Configura¸cão do Contacto
4.2.5 Sub-a¸cões
Figura 4.17: Sub-A¸cões (parcial)
Para além das A¸cões é poss´ıvel configurar uma série de Sub-A¸cões inerentes
(por exemplo, a actualiza¸cão da edi¸cão de um documento). Basta, para tal,
selecionar a sub-a¸cão que pretende, na primeira coluna, personalizar a de-
scri¸cão que deseja ser visualizada e colocar a execu¸cão dessa tarefa como
Obrigatória ou Opcional.

Como já foi referido, neste documento, a op¸cão Obrigatório, quando
selecionada, permite-lhe inserir um Aviso alertando o utilizador para o in-
cumprimento da fun¸cão correspondente. O texto a apresentar na a¸cão, pode
sempre ser alterado preenchendo o campo Customizado.
Sub-a¸cão para filtrar documentos e realizar a¸cões
Figura 4.18: Configura¸cão da Sub-A¸cão
Figura 4.19: Sub-A¸cões (cont.)
A Sub-a¸cão para aceder a um link permite-lhe inserir uma hiperliga¸cão
através da configura¸cão do endere¸co, para que no momento da realiza¸cão da
a¸cão, o utilizador aceda ao link aqui configurado.

Figura 4.20: Configura¸cão do endere¸co
4.2.6 Tarefas a executar ao realizar a a¸cão
Figura 4.21: Tarefas a executar ao realizar a a¸cão (parcial)
Aqui é poss´ıvel escolher quais as tarefas a serem concretizadas. Se clicar
no ´ıcone ’roda dentada’ poderá Executar tarefa antes de realizar a a¸cão,
bastando para isso colocar um visto e confirmar a configura¸cão clicando no
botão OK.
Figura 4.22: Configura¸cão da tarefa

• Agendar a¸cão para o número de dias configurado nesta tarefa
Ao clicar neste campo abrirá um a nova janela, podendo inserir o
número de dias desejado para agendar a a¸cão pendente.
Figura 4.23: Configura¸cão do número de dias
• Enviar documento por fax
Na nova janela poderá inserir o endere¸co do servidor de FAX. Por
omissão, está já preenchida com os dados de autentica¸cão do Admin-
istrador.
Figura 4.24: Servidor de Fax
• Atribui¸cão de permissões
A janela correspondente a este campo, permite-lhe efectuar a atribui¸cão
de permissões consoante os campos auxiliares criados, isto irá repercutir-
se na Associa¸cão de Utilizadores no menu Defini¸cões.
Desta forma, todos os utilizadores que estiverem associados, a este
grupo, terão automaticamente acesso ao documento.

Figura 4.25: Atribui¸cão de permissões consoante o campo
• Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa Na
a¸cão Imprimir documento, é agora poss´ıvel indicar o formato de im-
pressão. Os formatos dispon´ıveis são postscript e portable document
format (pdf). A indica¸cão do formato é feita na tarefa ”Imprimir o
documento para a impressora configurada nesta tarefa”. Com esta con-
figura¸cão, a a¸cão de impressão será realizada automaticamente aquando
a passagem no workflow.
Figura 4.26: Configura¸cão da Impressora

Figura 4.27: Tarefas a executar ao realizar a a¸cão (cont.)
• Atribuir permissões a grupos de utilizadores Ao definir um grupo numa
a¸cão tipo, restringimos já quais os utilizadores que terão acesso ao
documento.
Figura 4.28: Grupos
• Envia automaticamente o documento por email para a entidade que o
classifica Poderemos configurar previamente os dados que pretendemos
quando encaminhamos um documento para o exterior, para a entidade
com que o documento foi classificado.
No topo da página encontrará dispon´ıveis cinco elementos com os quais
poderemos complementar as nossas informa¸cões (Entidade, Documento,
Código, Contacto e Acesso A¸cão)

Figura 4.29: Configura¸cão do email
• Executa uma a¸cão espec´ıfica do documento associado do tipo que está
configurado na tarefa
Figura 4.30: Tipo de documento e a¸cão a executar

• Execu¸cão das opera¸cões selecionadas sobre template PDF Com a con-
figura¸cão desta tarefa, possibilitamos que, um template pdf associado
a um determinado tipo de documento, disponha de campos que surgem
automaticamente com a realiza¸cão da a¸cão.
Para cada elemento (Opera¸cões) pretendido, necessitaremos de uma
variável que aparecerá na listagem de Campos a Trocar.
Figura 4.31: Opera¸cões - Templates PDF
4.2.7 Op¸cões dos frames e Outros
Figura 4.32: Op¸cões dos frames e Outros

Em Op¸cões dos Frames, a op¸cão Vistas serve para visualizar tanto a a¸cão
como o documento na mesma janela e em frames diferentes. Se não activar
esta op¸cão, apenas a a¸cão será vis´ıvel (ver seçcão 4.6 deste documento).
A op¸cão Link para permitir voltar à janela com a lista de a¸cões pos-
sibilita ao utilizador regressar à listagem de a¸cões pendentes, caso cancele a
realiza¸cão da a¸cão presente. Dar a possibilidade aos utilizadores de definirem
tempo limite de realiza¸cão das a¸cões - Tal como o nome indica, permite ao
responsável, pela a¸cão em causa, estipular um prazo para que o utilizador
seguinte realize a sua a¸cão.
O campo Link para a lista de emails associados a um documento per-
mite visualizarmos na realiza¸cão da a¸cão, , alista de emails associados ao
documento em causa.
Link para pesquisa de entidades - Permite que o utilizador possa es-
colher, na janela de de realiza¸cão das a¸cões, uma entidade para classificar o
documento em causa.
Se desejar que o utilizador se autentique novamente, com as suas cre-
denciais, para ser poss´ıvel a realiza¸cão de uma determinada a¸cão, active a
op¸cão Pedir autentica¸cão ao utilizador para realizar a a¸cão.
Caso a a¸cão seguinte possa ser agendada para uma determinada data,
poder-se-a estipular os dias em que a a¸cão pendente surja novamente na lista
de a¸cões pendentes - Caixa de texto para permitir aos utilizadores indicarem
o número de dias de agendamento da a¸cão seguinte.

4.2.8 Abrir a seguinte frame por defeito
Figura 4.33: Abrir a seguinte frame por defeito
Consoante a seleçcão da op¸cão Frame em campos anteriores e activando
a op¸cão Vistas, a configura¸cão de abertura de frames por defeito ficará
dispon´ıvel.
A t´ıtulo exemplificativo apresentamos as etapas necessárias para a con-
figura¸cão da janela com vistas A/B, para que o utilizador consiga visualizar
a a¸cão, que tem de realizar, o lado esquerdo e o documento do lado direito.
Em Documento, no campo Link para o documento, activar Frame colo-
cando um visto na check-box correspondente.
Figura 4.34: Activa¸cão da frame
Mais em baixo, em Op¸cões das frames active a op¸cão Vistas.

Figura 4.35: Op¸cão ’Vistas’
Em Abrir a seguinte frame por defeito, ficará então dispon´ıvel para
seleçcão o campo Link para o documento, bastará, para isso, clicar no c´ırculo
correspondente.
Figura 4.36: Campo ’Link para documento’
Termine a configura¸cão, clicando no botão Alterar, situado no fundo
da página.
Figura 4.37: Botão Alterar
O resultado final será a visualiza¸cão do documento, juntamente com
a sub-a¸cão a desempenhar em frames diferentes, facilitando ao utilizador a
verifica¸cão do documento enquanto realiza as suas tarefas.
Figura 4.38: Resultado Final

Cap´ıtulo 5
Anexo B - Cria¸cão de
Workflows
O objetivo deste anexo é descrever o processo de cria¸cão e o funcionamento
de um workflow. Ou mais concretamente, explicar os passos necessários a
efetuar pelos utilizadores finais.
Um workflow, ou fluxo de trabalho, é simplesmente o circuito pré-
definido que um documento deve fazer numa organiza¸cão, entre departa-
mentos. Implica portanto que haja determinadas etapas, nas quais os colab-
oradores irão executar algum tipo de tarefa sobre o documento (o exemplo
mais simples será a sua leitura), e eventualmente serão impostas condi¸cões
para que o documento prossiga para um caminho ou outro (por exemplo,
consoante uma fatura seja aprovada ou não, é condicionado o seu envio para
o responsável pelo seu pagamento ou para notifica¸cão de quem efetuou a
encomenda que lhe deu origem).
Os workflows do iPortalDoc podem ser concebidos através de máquinas
de estados ou, a partir da versão v4.0, redes de Petri. Aquando da conce¸cão
do workflow, o utilizador pode escolher a variante que se adequa melhor aos
seus fins. Uma vez que o procedimento de cria¸cão de workflow varia ligeira-
mente entre as duas variantes, estas serão explicadas separadamente.
Neste procedimento será utilizado como exemplo para a explica¸cão um
processo para correspondência.
235

236 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇ ÃO DE WORKFLOWS
Na primeira parte representa-se o processo com o workflow ”Cartas Re-
cebidas”, concebido na variante mais antiga (máquina de estados) dispon´ıvel
em todas as versões do iPortalDoc.
Na segunda parte o processo é representado pelo workflow ”Corre-
spondência Recebida”, concebido através de redes de Petri, variante apenas
dispon´ıvel a partir da versão v4.0 do iPortalDoc.
No caso de haver a necessidade de definir um processo mais complexo
que requeira ”sub-processos”internos independentes uns dos outros pode ser
vantajoso utilizar redes de Petri.
Para exemplificar alterou-se o processo e criou-se um novo workflow
”Correspondência Recebida”através de redes de Petri que é representado
graficamente da seguinte forma:
Figura 5.1:
Nesta versão do workflow também existem etapas interdependentes e
consecutivas pelas quais o documento passa até ao seu armazenamento, con-
tudo é ilustrada a existência de dois ”sub-processos”, entre a classifica¸cão e
a notifica¸cão dos interessados. É aqui que reside a diferen¸ca entre as duas

5.1. OPÇ ÕES NO MENU WORKFLOW DO IPORTALDOC: 237
variantes do workflow.
Resumidamente, após introdu¸cão o documento passa pela primeira
etapa que é a classifica¸cão. Neste passo tem-se duas op¸cões: indicar que
o documento foi classificado e dar continuidade ao processo ou enviar para
arquivo, terminando o processo, tal como no exemplo anterior.
Se continuar, o documento seguirá dois caminhos: o Diretor receberá
uma notifica¸cão para ler o documento e o utilizador responsável pela classi-
fica¸cão terá de encaminhar o documento à pessoa responsável por responder
à carta, que o fará no estado seguinte, encaminhando também o documento
a todos os interessados.
O processo só prosseguirá quando ambos caminhos tiverem sido com-
pletados, ou seja, quando o Diretor tiver lido a carta e determinado utilizador
tiver respondido e encaminhado a carta. Assim, os utilizadores considerados
partes interessadas receberão uma a¸cão para lerem o documento. Quando
todos tiverem lido o documento, o processo termina apresentando o workflow
no Estado Final.
5.1 Op¸cões no Menu Workflow do iPortal-
Doc:
Figura 5.2:

5.1.1 Menu Workflow > Conceber
Na listagem dos workflows existentes, no canto superior direito, deve se-
lecionar o link ”Conceber”, atribuir uma designa¸cão ao workflow, e clicar
”Inserir Workflow”.
Figura 5.3:
O botão ”Alterar”refere-se unicamente à altera¸cão desta descri¸cão. Para
come¸car a construir o workflow selecione o link ”Editar”, no canto superior
direito.
A op¸cão ”Sem anexo”, quando ativa, possibilita selecionar todos os
campos existentes no momento de classifica¸cão do documento, exceto o campo
”Ficheiro”. Este campo é ocultado, o que impede fazer upload de um ficheiro
do disco local. Por omissão, a op¸cão encontra-se e mantém-se inativa.
5.2 Elementos constituintes e ordem de cria¸cão:
NOTA: Quando o editor de templates de workflow é aberto aparece apenas
um menu, o menu ”Estados”. Depois de criados os estados, quando se sele-
ciona um deles aparece o menu ”A¸cões”. E após estas serem criadas, o menu
”Fun¸cão de Transi¸cão”aparece sempre que se seleciona um estado com a¸cões.
a) Estados (representados por c´ırculos)

5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIAÇ ÃO: 239
Figura 5.4:
Para criar um estado, deve arrastar o c´ırculo, que aparece do lado es-
querdo, e largar num quadrado, na grelha do lado direito (mecanismo drag
and drop). O primeiro estado deverá ter a coordenada Y (vertical) no m´ınimo
igual a 3, onde acaba o ´ıcone que já aparece por predefini¸cão (c´ırculo preto
que simboliza a entrada de um documento no sistema). Estes dois ´ıcones
ligam-se automaticamente. Deverá, então, atribuir uma descri¸cão ao estado
(p.ex.: Classifica¸cão).
O último estado, ”Estado Final”que deve ter esta mesma designa¸cão,
é obrigatório e não possui a¸cões.
Em caso de engano, deverá selecionar o estado em questão. No menu
Estado encontrará as op¸cões Alterar (designa¸cão e coordenadas) e Remover.
É importante lembrar que deve manter pelo menos um quadrado de
espa¸camento entre um estado e o seguinte para efetuar a liga¸cão entre eles.
a) A¸cões (representadas por quadrados)
Para introduzir A¸cões nos Estados, é necessário selecionar cada um
destes (ao clicar sobre eles ficarão assinalados a vermelho) fazendo surgir um
novo menu, A¸cões, no qual se deve selecionar a op¸cão Inserir:

Figura 5.5:
Como já foi referido, o Estado Final não possui a¸cões associadas: é
apenas um estado de arquivo/armazenamento final que indica que já foram
efetuadas as a¸cões necessárias sobre o documento.
Um estado pode possuir mais do que uma a¸cão, o que significa que num
determinado passo do circuito do documento podem estar duas pessoas, ao
mesmo tempo, a efetuar a¸cões diferentes sobre o mesmo documento (p.ex.
enquanto uma pessoa classifica o documento outra pode estar a tomar con-
hecimento/ler).
Para consultar/alterar ou remover uma a¸cão é necessário selecioná-la
(clique no quadrado) e selecionar a op¸cão pretendida no menu A¸cões.
Exemplo de cria¸cão/altera¸cão de uma a¸cão no estado Notifica¸cão:

Figura 5.6:
1. Clicando no link ”Definir Código para a A¸cão”é-lhe apresen-
tada, em pop-up, uma lista de a¸cões-tipo que, em grande parte, são semel-
hantes às existentes no menu Documento do iPortalDoc (p.ex.: associar,
atualizar revisão, alterar informa¸cão, etc.). Assim que selecionar uma, irá
aparecer na janela de cria¸cão de a¸cões o campo ”Código Selecionado”.
2. A Descri¸cão da A¸cão deve ser muito expl´ıcita porque é o link que
aparece na lista de a¸cões a realizar. Se assim for, verifica-se rapidamente o
que está a ser pedido:
Figura 5.7:

O acesso a esta lista pode ser efetuado através do´ıcone/atalho, no canto
superior esquerdo do iPortalDoc,
Figura 5.8:
(4 é o número de a¸cões a realizar) ou através do menu Sessão, op¸cão
A¸cões.
3. Quadro resumo de todas as op¸cões poss´ıveis no campo:
Tipo de Atribui¸cão:
Figura 5.9:

* ”Atribui¸cão posterior para o utilizador que fez a a¸cão X do estado Y”:
No estado ”Notifica¸cão interessados”, do workflow Correspondência Re-
cebida, poder´ıamos ter uma segunda op¸cão que seria Responder a Carta Rece-
bida, e que levaria o workflow a uma nova a¸cão para introduzir uma resposta
a carta, como acontece num ramo anterior. Se se pretender que quem faz
esta introdu¸cão seja a mesma pessoa que leu a carta, no estado ”Notifica¸cão
interessados”(atribu´ıda por encaminhamento), então pode-se considerar que
é atribu´ıda posteriormente para o utilizador que fez a a¸cão X (ler) do estado
Y (notifica¸cão).
** ”Atribui¸cão posterior para o autor original”:
O autor original é o utilizador que introduz a primeira versão do doc-
umento. O autor (simplesmente ”autor”) é o utilizador que criou a versão
mais recente do documento (ao atualizar a revisão do documento). Ou seja,
o autor original e o autor podem ser utilizadores diferentes. Por exemplo, o
utilizador1 insere no iPortalDoc uma carta para enviar para o exterior (é o
autor original), esta passa pela aprova¸cão do utilizador2 que corrige o docu-
mento (este passa a ser o autor), e de seguida existe uma a¸cão no workflow
que retorna ao utilizador1 para que ele saiba se o documento que criou já foi
aprovado ou não. Esta última a¸cão teria de ser atribu´ıda ao autor original,
porque se fosse atribu´ıda ao autor iria ser efetuada pelo utilizador2, e não
pelo utilizador1.
*** ”Atribui¸cão posterior para o utilizador que deu in´ıcio ao workflow”:
Continuando com o exemplo anterior, o workflow teria chegado ao Es-
tado Final, e entretanto o utilizador1 está ausente, sendo solicitado ao uti-
lizador3 que atualize o documento. O workflow vai ser reiniciado, e neste
caso, não se pretende que a a¸cão de notifica¸cão seja realizada pelo utilizador1
mas sim pelo utilizador3, portanto, a atribui¸cão da a¸cão teria de ser para o
utilizador que deu in´ıcio ao workflow.
**** ”Atribui¸cão posterior através dos campos auxiliares”:
É inserido um documento no iPortalDoc iniciando um workflow que
atribui a a¸cão de classifica¸cão ao utilizador1, que altera a informa¸cão atribuindo
”assunto X”ao documento no campo auxiliar ”Assunto”. Por configura¸cão
prévia, utilizador2 está associado ao ”assunto X”. Se a¸cão seguinte tiver este
tipo de atribui¸cão, esta aparecerá na lista de a¸cões do utilizador2.

4. Os Resultados da A¸cão representam op¸cões ou botões que aparecem
na janela da a¸cão, e que condicionam o rumo do fluxo do documento, isto é,
dependendo da escolha o workflow segue um caminho ou outro. Por exemplo,
na a¸cão ”Classificar carta recebida”se a op¸cão selecionada for Arquivar o fluxo
segue para o Estado Final, no entanto, se a op¸cão for Classificado o fluxo
segue paralelamente para o utilizador que efetuou a classifica¸cão, para que
este encaminhe o documento para o utilizador que deve responder à carta, e
para o Diretor, que deve ler a carta.
Por omissão, aparece apenas uma linha para introduzir um resultado,
mas na op¸cão ”Adicionar Resultado”podem adicionar-se tantas quantas as
necessárias.
O ”Operador por defeito”só produz efeito quando uma a¸cão está atribu´ıda
a várias pessoas. Com a op¸cão ”ou”basta que uma pessoa realize a a¸cão para
que desapare¸ca da lista de a¸cões a realizar das outras. A op¸cão ”e”implica que
todas as pessoas realizem a a¸cão para que o workflow possa prosseguir. Por
exemplo, uma vez no estado ”Notifica¸cão interessados”, o workflow só passa
para o Estado Final quando todos os destinatários da carta selecionarem a
op¸cão ”Lido”.
Há ainda a possibilidade de definir a execu¸cão automática da a¸cão
quando expira o tempo limite de execu¸cão definido. Para isso, deve colo-
car um visto nesta op¸cão e definir qual o resultado que a a¸cão deve retornar.
c) Fun¸cões de Transi¸cão
Figura 5.10: Simbolo de Fun¸cão de Transi¸cão
A fun¸cão de transi¸cão é o elemento de liga¸cão entre estados, e, por isso,
não podem existir duas FT seguidas. Consoante o resultado (botão) sele-
cionado, no momento da realiza¸cão da a¸cão, o documento segue determinado
percurso (p.ex.: quando o utilizador seleciona a op¸cão Classificado, no es-
tado Classifica¸cão, o workflow passa para os estados Encaminhamento para
Departamento e Notifica¸cão Diretor).

Figura 5.11:
Para introduzir uma FT deve selecionar um estado que já possua uma
a¸cão, que será o estado de partida/origem. Aparece, então, um conjunto de
fun¸cões de transi¸cão do lado esquerdo, bastando arrastar e largar (no espa¸co
entre dois estados) para a introduzir. Tal como para os estados e as a¸cões,
também ao selecionar uma FT aparecem as op¸cões Alterar e Remover.
Existe ainda um tipo especial de transi¸cão para criar redes de Petri, que
é representado por um travessão retangular preto, que se encontra também
no painel lateral esquerdo. Esta nova transi¸cão permite bloquear o workflow
no ponto em que é colocada, sendo o workflow desbloqueado apenas quando
todos os ramos ligados a essa transi¸cão tiverem sido executados.

Figura 5.12: Travessão de Bloqueio
Por exemplo, no workflow ”Correspondência Recebida”deseja-se que o
estado ”Notifica¸cão interessados”fique ativo apenas quando todas as a¸cões
anteriores de ambos ramos forem realizadas. Para isso colocou-se um trav-
essão antes do estado ”Notifica¸cão interessados”que obriga o workflow a es-
perar pela realiza¸cão da a¸cão ”Ler carta recebida”do estado ”Notifica¸cão
Diretor”e pela realiza¸cão da a¸cão ”Responder à carta”do estado ”Resposta”.
Os travessões também podem ser necessários quando há a¸cões de en-
caminhamento, uma vez que é poss´ıvel replicar a¸cões aquando da realiza¸cão
deste tipo de a¸cões. Isto é, nas a¸cões de encaminhamento é poss´ıvel criar
vários ramos de um workflow criando vários encaminhamentos, o que é feito
recorrendo ao ´ıcone situado por baixo da janela direita de encaminhamento.
Nesta situa¸cão pode ser vantajoso definir um bloqueio num ponto do work-
flow para reunir os resultados dos vários ramos.
Para utilizar os travessões de bloqueio basta arrastá-lo para o quadrado
anterior ao estado de destino da transi¸cão e largá-lo nesse lugar. Aparecerá
uma janela para Inser¸cão de transi¸cão onde deverá selecionar o estado de
destino da transi¸cão. Para os remover basta agarrar, arrastar para fora do
editor e largar.
5.3 Exemplo
Cria¸cão de workflow ”Correspondência Recebida”de acordo com a tabela:

5.3. EXEMPLO 247
Figura 5.13: Caracter´ısticas do workflow Correspondência Recebida
5.3.1 Descri¸cão do funcionamento do workflow
Logo que o documento entra no sistema é enviado um email de no-
tifica¸cão ao responsável por determinada a¸cão para que proceda à sua ex-
ecu¸cão, sendo também acionada uma janela pop up com uma lista de A¸cões
Pendentes assim que se efetua o login no iPortalDoc (também é poss´ıvel
aceder a esta lista através do menu ”Sessão”, op¸cão ”A¸cões”ou do link
Figura 5.14:
Nota Muito Importante: ainda na janela de ”A¸cões a Realizar”,
deve verificar a op¸cão selecionada em ”Listagem por diretoria”, pois se ”Sim”mostrará
apenas a listagem de a¸cões sobre documentos na seçcão/directoria em que se

encontra, e respetivas subdiretorias. Deverá selecionar ”Não”para visualizar
todas as a¸cões, independentemente da diretoria em que se encontram os docu-
mentos (considera por predefini¸cão a raiz da hierarquia). Ao selecionar o tipo
de a¸cão (por exemplo, Classificar carta recebida) no menu ”A¸cões”também
só aparecerá a lista as a¸cões especificadas.
Para executar a a¸cão basta selecioná-la sob a coluna ”Acesso A¸cão”.
Surgirá a janela correspondente onde se poderá aceder ao documento e à sua
informa¸cão.
Figura 5.15:
Retomando o exemplo do workflow Correspondência Recebida: as duas
primeiras a¸cões de classificar e encaminhar o documento são executadas por
omissão por determinado colaborador (no caso de ser mais do que um, basta
um deles realizar a a¸cão para que esta deixe de aparecer na lista de a¸cões a
realizar do outro). Apesar disto, é poss´ıvel a qualquer momento fazer uma
reconfigura¸cão, atribuindo estas tarefas a outro(s) colaborador(es).

5.3. EXEMPLO 249
Figura 5.16:
Nesta a¸cão de classifica¸cão existem duas op¸cões: Classificado, em que o
workflow prossegue para os estados ”Encaminhamento para Departamento”e
”Notifica¸cão Diretor”; e Arquivar, em que o workflow prossegue para o Es-
tado Final.
Na a¸cão de Encaminhar é selecionado o destinatário a partir de uma
lista de utilizadores do lado esquerdo. Para atribuir o encaminhamento deve
passar o utilizador selecionado para a caixa do lado direito através do botão
Figura 5.17:
ou todos os utilizadores do sistema, através do botão ’Todos’.

Figura 5.18:
Em caso de engano, é poss´ıvel reverter a situa¸cão selecionando os nomes
de utilizador na caixa do lado direito e clicando em
Figura 5.19:
ou no botão que aponta na mesma direcão, mas que englobe todos os
utilizadores.
Figura 5.20:
E selecionar os utilizadores correctos, do modo previamente descrito.
Por fim, deve clicar em ”Encaminhado”.
Como já foi referido, se quiser criar vários ramos do workflow deve criar
vários encaminhamentos. Para isso deve selecionar o(s) utilizador(es) a quem
o primeiro ramo diz respeito e clicar no ´ıcone +, , criando um ramo.
Figura 5.21:
Por exemplo: existe uma carta que diz respeito ao departamento técnico
e ao departamento comercial. Na a¸cão de encaminhamento seleciona-se o di-
retor comercial e cria-se um ramo. De seguida, na mesma a¸cão, seleciona-se

5.3. EXEMPLO 251
o diretor técnico e cria-se o ramo. Por fim, deve clicar em ”Encaminhado”.
Desta forma, os estados e respetivas a¸cões existentes entre o encaminhamento
e o travessão de bloqueio são ”replicados”e independentes na sua evolu¸cão.
Caso tenha criado um ramo errado, pode removê-lo clicando na cruz ver-
melha à frente da designa¸cão do ramo.
Se se considerar que outro utilizador (que não intervém no workflow)
também deve ter conhecimento do documento em questão, é poss´ıvel enviá-
lo, na própria janela da a¸cão, através do link ”Para conhecimento”(enviando
o link para o documento por email) ou através do link ”Para encamin-
hamento”(aparecendo na lista de a¸cões do utilizador selecionado, podendo
enviar ou não o link para o documento por email).
Figura 5.22:
Paralelamente, o Diretor recebeu uma a¸cão para ”Ler carta recebida”.

Depois de carregar no link e ler o documento, deve selecionar a op¸cão ”Lido”.
O workflow prosseguirá assim que o travessão desbloquear a transi¸cão, quando
obtiver os dois resultados que necessita. Até lá esta transi¸cão ficará em es-
pera.
Figura 5.23:
O utilizador destinatário do encaminhamento feito em ”encaminhamento
para Departamento”receberá uma a¸cão para ”Responder à carta”, ou seja,
introduzir no iPortalDoc um documento que ficará associado a esta carta.
Depois de proceder à introdu¸cão o utilizador deverá encaminhar a carta para
todas partes interessadas e carregar na op¸cão ”Respondido”.

5.3. EXEMPLO 253
Figura 5.24:
No momento em que ambos os resultados necessários chegam ao trav-
essão de bloqueio, este permite a continua¸cão do workflow transitando para o
estado ”Notifica¸cão Iinteressados”. O(s) destinatário(s) do encaminhamento
abrirá(am) uma janela com um link para ler o documento. Selecionando a
op¸cão ”Lido”o documento segue a fun¸cão de transi¸cão para o Estado Final,
mas o documento só chegará efetivamente ao Estado Final quando todos
tiverem lido, pois na conce¸cão do workflow foi definido o operador por pre-

defini¸cão ’e’ para o resultado Lido.
Figura 5.25:
Para cria¸cão de novos tipos de a¸cão ou altera¸cão das existentes (como
colocar/retirar links das janelas de a¸cão, por exemplo, link ”para conheci-
mento”e ”para encaminhamento”) terá de utilizar o login Ipdocmaster. Relembre-
se que não é aconselhável modificar as a¸cões pré-definidas, fa¸ca cópias.
A partir da versão v3.1.9 há ainda uma op¸cão no gerador de a¸cões,
”Lista de grupos que permite definir qual o grupo que vai realiza a próxima
a¸cão”, que permite que no decorrer de um workflow sejam atribu´ıdas a¸cões
a grupos de utilizadores através de encaminhamentos. O encaminhamento é
por isso para grupos e não para utilizadores.
Para utilizar esta nova op¸cão é necessário criar uma a¸cão para atribui¸cão
a grupos de utilizadores, selecionando a op¸cão que indica que a a¸cão será
atribu´ıda a um grupo. Não esquecer que tal como acontece com as restantes

5.4. QUEST ÕES ADICIONAIS 255
a¸cões de encaminhamento, a a¸cão a atribuir a grupos terá que ter um dos
seguintes tipos: Atribui¸cão posterior por encaminhamento ou atribui¸cão pos-
terior para o utilizador que fez a a¸cão X do estado Y.
5.4 Questões adicionais
Quando se pretende efetuar alguma altera¸cão ao workflow não é poss´ıvel fazê-
la se este já estiver a ser utilizado por algum documento, mas também não
é necessário construir um novo de raiz. Se em geral a estrutura se man-
tiver quase inalterada pode-se simplesmente exportar o workflow existente,
importar com outro nome e efetuar as altera¸cões.
Figura 5.26:

Para isto, seleciona-se um workflow da lista (menu Workflow > Conce-
ber) e a op¸cão Editar. Na janela de cria¸cão escolhe-se a op¸cão Exportar, no
menu workflow.
Para importar, aceda no iPortalDoc ao menu Workflow, op¸cão Con-
ceber, e no canto superior direito ”Importar”. Para alterar basta proceder
como durante a conce¸cão.
Antes disso, sugere-se que se altere o nome do workflow original para
uma designa¸cão do tipo ”Cartas Recebidas BF160512”(em que ”BF”significa
”before”e ”160512”a data), por exemplo. Assim o novo workflow ficará com
a designa¸cão ”Cartas Recebidas”.
Isto é particularmente importante no caso das pastas de workflow cri-
adas automaticamente, uma vez que mudando o nome do workflow iria
considerar-se que se trata de um novo e seria criada uma nova pasta.
No caso de o workflow estar a ser utilizado para introdu¸cão de docu-
mentos numa pasta criada manualmente é conveniente desassociar a versão
anterior e associar a nova. Para tal, o modo mais simples será selecionar a
pasta em questão e, no menu Diretoria Ass.Util.Work, usar a op¸cão Trocar
Workflow (canto superior direito):
Figura 5.27:

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