The importance of written communication to your field.

1. LESSON 7: PRACTICING WRITTEN
COMMUNICATION INTRODUCTION
GROUP 2:
R E P O R T E R :
T O C A L O ,
D I D A T O
L A T I P H
A W A L
A L I M O D I N G

2. C o m m u n i c a t i o n i s t h e b a c k b o n e o f e v e r y h u m a n
i n t e r a c t i o n . I n o u r d a i l y l i v e s a s s t u d e n t s , f r i e n d s ,
f a m i l y m e m b e r s , a n d f u t u r e p r o f e s s i o n a l s , w e r e l y o n
c o m m u n i c a t i o n t o e x p r e s s t h o u g h t s , s h a r e i n f o r m a t i o n ,
g i v e i n s t r u c t i o n s , a n d b u i l d r e l a t i o n s h i p s .
Wr i t t e n c o m m u n i c a t i o n
i s c r u c i a l i n o u r a c a d e m i c a n d f u t u r e p r o f e s s i o n a l
l i v e s . I t h e l p s u s o rg a n i z e o u r t h o u g h t s , e x p r e s s
o u r s e l v e s c l e a r l y, a n d l e a v e a l a s t i n g i m p a c t .

3. 1. C o m m u n i c a t i o n f o r Tr a n s a c t i o n .
2 . C o m m u n i c a t i o n f o r P e r s u a s i o n .
3 . C o m m u n i c a t i o n f o r I n s t r u c t i o n .
4 . C o m m u n i c a t i o n f o r I n f o r m a t i o n .
To a c h i e v e e f f e c t i v e w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n , i t i s w o r t h n o t i n g t h a t t h e
c o m m u n i c a t i o n m u s t b e c l e a r , c o m p l e t e , c o n c i s e , c o r r e c t , a n d
c o u r t e o u s . T h u s , u n d e r s t a n d i n g t h e r e a s o n s w h y t h e r e i s A n e e d f o r
w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n i s d e e m e d i m p o r t a n t . T h e p u r p o s e s o f w r i t t e n
c o m m u n i c a t i o n , s u c h a s c o m m u n i c a t i o n f o r t r a n s a c t i o n , p e r s u a s i o n ,
i n s t r u c t i o n , a n d i n f o r m a t i o n ( A h m e d , 2 0 1 9 ) :

4. • A d v a n t a g e s a n d D i s a d v a n t a g e s
o f w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n
a n y c o m m u n i c a t i o n , b e i t
w r i t t e n o r o r a l , h a s i t s b e n e f i t s
a n d l i m i t a t i o n s . W h i c h e v e r i t
i s , t h e a i m i s t o h a v e a
s u c c e s s f u l a n d m e a n i n g f u l
e x c h a n g e o f m e s s a g e s f r o m o n e
p e r s o n t o a n o t h e r .
F o r f u r t h e r u n d e r s t a n d i n g a b o u t
w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n , s t u d y
i t s a d v a n t a g e s a n d
d i s a d v a n t a g e s i n t h e t a b l e
b e l o w ( S h a r m a , n . d . ) .

5. • Ty p e s of Wr i t t e n Bu s i n e s s C om m u n i c a t i o n
1 . C o r r e s p o n d e n c e - c o n v e y a m e s s a g e t h a t i s i n t e n d e d t o b e
t r a n s m i t t e d t o c o w o r k e r s , n o t c u s t o m e r s . E x a m p l e s o f t h i s i n c l u d e
b u s i n e s s l e t t e r s , e m a i l s , a n d m e m o r a n d a .
2 . P r o p o s a l s - i s a p l a n o r a n i d e a , o f t e n a f o r m a l o r w r i t t e n o n e ,
w h i c h i s s u g g e s t e d f o r p e o p l e t o t h i n k a b o u t a n d d e c i d e u p o n
( C o l l i n s , 2 0 2 1 ) . I t i s c o n s i d e r e d t o b e a u n i q u e t y p e o f f o r m a l
b u s i n e s s c o m m u n i c a t i o n s i n c e i t g r e a t l y d e p e n d s o n f o r m .
T h e r e f o r e , t e m p l a t e s a n d o t h e r d e t a i l s a r e d e e m e d i m p o r t a n t i n
m a k i n g p r o p o s a l s .
3 . R e p o r t s a r e m o r e f o r m a l t h a n o t h e r f o r m s o f w r i t t e n b u s i n e s s
c o m m u n i c a t i o n . A r e p o r t i s a f o r m a l c o m m u n i c a t i o n w r i t t e n f o r a
s p e c i f i c p u r p o s e a n d p r e s e n t s a n o r d e r o f f a c t s a b o u t a s p e c i f i c
a c t i v i t y ( A g r a w a l , n . d . ) .

6. • M a k i n g a n e m a i l , r é s u m é , a n d a p p l i c a t i o n l e t t e r.
 EMAIL (ELECTRONIC EMAIL)
It is a system of sending written messages electronically from one computer to another
(Collins, 2021). “It is an important method of business communication that is fast and
cheap.
An email is composed of five parts (Indeed Editorial Team, 2021):
 Subject line—a short phrase that summarizes the reason for your message or the goal of your
communication.
 Salutation—the first line of your email and generally acts as the greeting. Body—the full
message of your email.
 Closing—the last line of your email before your signature, and should wrap up your message.
 Signature—which is where you identify yourself by your e-signature (optional), name, title,
and any other information relevant to your communication.

7. To c o n s t r u c t a w e l l - w r i t t e n
e m a i l , y o u s h o u l d c a r e f u l l y
c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g
d e t a i l s :
E x a m p l e o f a n E m a i l

8.  R É S U M É
I t i s a f o r m a l d o c u m e n t t h a t s e r v e s t o p r e s e n t a n i n d i v i d u a l ’ s c a r e e r
b a c k g r o u n d a n d s k i l l s ( M u c h a , 2 0 2 1 ) .
I t a l s o r e f e r s t o t h e “ s h o r t w r i t t e n d e s c r i p t i o n o f o n e ’ s e d u c a t i o n ,
q u a l i f i c a t i o n s , p r e v i o u s c a r e e r s , a n d s o m e t i m e s a l s o p e r s o n a l
i n t e r e s t s w h e n a p p l y i n g f o r a j o b ” ( C a m b r i d g e D i c t i o n a r y , 2 0 2 1 ) .
T h e p a r t s o f a r é s u m é i n c l u d e t h e f o l l o w i n g ( C a r e e r C e n t e r , n . d . ) :

9.  A s a m p l e r é s u m é i s
p r o v i d e d f o r y o u b e l o w.
L o o k c l o s e l y a t t h e
i n f o r m a t i o n i n i t a n d
c o u n t e r c h e c k w h e t h e r a l l
t h e i m p o r t a n t d e t a i l s a r e
i n c l u d e d .
Click icon to add photo

10.  A P P L I C A T I O N L E T T E R
I t i s a l s o k n o w n a s a c o v e r l e t t e r , i s a o n e - p a g e l e t t e r s e n t t o a p o t e n t i a l
e m p l o y e r t o i n d i c a t e i n t e r e s t i n a j o b o p e n i n g ( i n d e e d e d i t o r i a l t e a m ,
2 0 2 1 ) . I n o r d e r t o p r o p e r l y a n d e f f e c t i v e l y c r e a t e a n a p p l i c a t i o n l e t t e r ,
c e r t a i n g u i d e l i n e s h a v e t o b e m e t w i t h r e s p e c t t o t h e p a r t s o f s u c h l e t t e r .
D r i z ( 2 0 1 5 ) p r e s e n t e d t h e m a s f o l l o w s :
1 . H E A D I N G c o n t a i n s t h e a d d r e s s o f t h e s e n d e r a n d t h e d a t e w h e n t h e
l e t t e r i s w r i t t e n ;
2 . I N S I D E A D D R E S S c o n t a i n s t h e n a m e o f t h e e m p l o y e r , h i s / h e r p o s i t i o n ,
t h e c o m p a n y ’ s n a m e a n d t h e a d d r e s s o f t h e c o m p a n y o r o r g a n i z a t i o n ;
3 . S A L U T A T I O N c o n t a i n s t h e g r e e t i n g a d d r e s s e d t o t h e e m p l o y e r ;
4 . B O D Y O F T H E L E T T E R c o n t a i n s a l l t h e m e s s a g e s y o u w a n t y o u r r e a d e r
t o u n d e r s t a n d ;
5 . C O M P L I M E N T A R Y C L O S E s e r v e s t o e n d t h e m e s s a g e j u s t a s g o o d b y e
s e r v e s t o e n d a c o n v e r s a t i o n ; a n d 6 . S I G N AT U R E c o n t a i n s t h e n a m e a n d
s i g n a t u r e o f t h e w r i t e r .

11. A s d i s c u s s e d i n c o m m u n i c a t i o n s s k i l l
( n . d . ) , W h e n w r i t i n g a n a p p l i c a t i o n l e t t e r ,
t h e b o d y o f t h e l e t t e r m u s t i n c l u d e t h e
f o l l o w i n g :
F i r s t p a r a g r a p h : B e g i n w i t h e x p l a i n i n g
t h e r e a s o n f o r w r i t i n g .
M i d d l e p a r a g r a p h ( s ) : C o n t i n u e w i t h
l i s t i n g y o u r a s s e t s t o t h e c o m p a n y .
L a s t p a r a g r a p h : E n d w i t h a t h a n k y o u .
Sample of the application letter below.

12.  Written Communication Tips
-T h i n k b e f o r e y o u w r i t e . O r g a n i z e y o u r t h o u g h t s .
- U n d e r s t a n d y o u r a u d i e n c e . U s e t h e r i g h t t o n e
a n d f o r m a l i t y .
- U s e a s i m p l e l a n g u a g e . D o n ’ t t r y t o i m p r e s s w i t h
j a r g o n .
- S t r u c t u r e y o u r c o n t e n t . U s e p a r a g r a p h s , b u l l e t s ,
o r h e a d i n g s t o g u i d e t h e r e a d e r.
- R e v i e w y o u r w o r k . A l w a y s p r o o f r e a d f o r e r r o r s .
- B e r e s p e c t f u l . E s p e c i a l l y w h e n d i s a g r e e i n g o r
m a k i n g r e q u e s t s .
- P r a c t i c e . L i k e a n y s k i l l , w r i t i n g i m p r o v e s w i t h
c o n s i s t e n t e ff o r t .

13. THANK YOU