O evento Abrint 2017 em São Paulo credenciou mais de 5 mil participantes em menos de 5 segundos utilizando uma plataforma mobile e QR codes. A tecnologia permitiu controle eficiente de acesso, coleta de leads e engajamento em tempo real, facilitando a comunicação entre expositores e participantes. Os resultados mostraram uma alta adesão ao app e uma gestão de evento otimizada, destacando a eficácia da parceria com a inevent.

1. Como a Abrint credenciou mais de 5 mil participantes
em menos de 5 segundos no maior evento de provedores
regionais da América Latina?

2. Abrint 2017
O evento aconteceu de 31 de maio a 2 de junho em São
Paulo. Abrint 2017 é o encontro nacional de todos os
provedores de internet do país, que incluem associados da
Abrint e várias empresas agregadas ao nicho de
telecomunicações e banda larga. O evento tem como
objetivo engajar, informar, orientar e mostrar novos
produtos voltados para o segmento.

3. Necessidades
Um dos desafios desse evento era agilizar o credenciamento dos participantes de forma que fosse
rápido e fácil, pois eram esperados mais 5 mil participantes. Além disso, a Abrint desejava uma
plataforma de gestão e um aplicativo para o evento que:
● Promovesse o engajamento e divulgasse as informações durante todo o evento além de
organizar a lista de participantes, exibir a agenda do evento e promover sorteios durante o
evento;
● Controlasse o acesso às salas do evento;
● Moderasse as ações de conteúdo no aplicativo.

4. O app do evento foi desenvolvido e customizado com
a logo e cores do evento de acordo com as
necessidades da Abrint.
O feed do app foi utilizado para compartilhar notícias
do evento, informações e mensagens, o que permitiu
que os participantes pudessem interagir com os
palestrantes do evento.
A plataforma facilitou para a organização do evento a
gestão das perguntas enviadas aos palestrantes.
Solução:
Plataforma Mobile
Plataforma Mobile

5. O credenciamento foi realizado pelo e-mail de
confirmação ou pelo app do evento, utilizando com
segurança QR Code individuais.
Para esse evento foram utilizados 25 totens que
possibilitaram fazer o check in de mais de 5000
participantes.
O credenciamento levou menos de 3 segundos para
cada participante, tornando o processo rápido, intuitivo
e sem filas.
Solução:
Credenciamento
Credenciamento

6. O controle de acesso foi utilizado para a entrada e
saída dos participantes, garantindo com segurança
que nenhum participante sem credencial pudesse ter
acesso ao evento.
O sistema funcionou a partir da leitura do QR code no
crachá do participante. Além disso, com a finalidade
de promover engajamento entre os participantes que
estavam presentes em palestras selecionadas, os
organizadores utilizaram a lista de pessoas presentes
em tempo real para realizarem sorteios.
Solução:
Controle de acesso
Controle de acesso

7. Os coletores de leads foram utilizados para capturar
os dados dos participantes que visitaram os stands por
meio da leitura do QR Code em seus crachás.
Ao coletar os dados, o sistema possibilita que o
expositor qualifique o lead com uma nota de 1 a 5 para
que o time de marketing/vendas avalie a qualidade dos
leads capturados depois do evento.
Cada expositor tem a lista de dados em tempo real
pelo app ou pode exportar a lista na plataforma de
gestão de eventos. Os organizadores têm a estatística
geral de quais os stands foram visitados por cada
participante.
Solução:
Coletor de Leads
Coletor de leads

8. Os beacons foram utilizados para acompanhar quais
lugares os participantes visitaram. Os dispositivos
informaram com precisão a localização do participante
em tempo real, o que permitiu que os expositores da
feira conseguissem enviar notificações via app com
promoções e informações de novos produtos.
Além disso, os beacons auxiliaram no controle de
acesso reduzindo riscos de fraude. Outro benefício era
informar a média o tempo em que cada participantes
permaneceu em cada stand.
Solução:
Beacons

9. O OnSite é o suporte completo da InEvent, que inclui o
alinhamento pré-evento das operações, suporte in loco
da equipe da InEvent durante os dias do evento e
análise das estatísticas pós-evento.
Nossa equipe esteve presente para fazer a gestão do
uso da plataforma mobile, operar o credenciamento
durante todas as etapas e prestar suporte para os
organizadores de evento com as tecnologias
contratadas da InEvent.
Solução:
OnSite
Suporte OnSite

10. O encontro nacional da Abrint necessitou da
integração de dados via API com o site responsável
pela venda dos ingressos do evento. Foi desenvolvido
um sistema customizado para a integração desses
dados onde a Abrint pôde fazer todas as atualizações
que necessitava com facilidade e segurança.
Essa integração permitiu saber os perfis do público
que estavam no evento e, através da pré-seleção dos
leads, quais participantes já eram clientes / associados
ou quais eram convidados pagantes. Este foi um uso
claro das mais de 500 operações disponíveis com
segurança e eficiência na plataforma da InEvent.
Solução:
Integração dos dados
com a API

11. Resultados
A Abrint gerou valor para os participantes em todas as
etapas do evento, agregando benefícios antes, durante e
depois do evento.
Antes: o app do evento teve uma alta taxa de adesão e
downloads. Essas altas taxas se devem às inúmeras ações
de marketing para divulgar o app antes do evento e os
benefícios da aplicação aos participantes. Confira algumas
dicas de ações de marketing aqui!
Durante: o credenciamento automatizado dos participantes
em menos de 5 segundos evitou filas e longas esperas.
Além de oferecer agilidade, o credenciamento também
reduziu custos de contratação de mão de obra por ser 100%
self-service. O uso de beacons, controle de acesso e
moderação no aplicativo mobile eram pontos importantes
para o sucesso do evento.

12. Resultados
Depois: A coleta de leads durante o evento facilitaram a
coleta de informações para o contato posterior com
possíveis clientes, criando uma forma fácil de comunicação
entre expositor e participante.
Todos esses dados puderam ser extraídos pela plataforma
de gestão para eventos da InEvent, que mostrou com
precisão e detalhe as informações, tanto em relatórios
completos quanto em estatísticas em tempo real pelo app
mobile.

13. Números do evento
249508Dados capturados
2990Downloads do app
5141Credenciamentos

14. Adoção de um canal digital para auxiliar a
comunicação durante o evento.
Ganhos com o uso
Credenciamento rápido e fácil
em menos de 5 segundos
evitando filas.
Coleta de informações eficiente por
patrocinadores durante a feira.
Gestão do evento em tempo real
com ajuda do nosso suporte
OnSite.

15. Ganhos com o uso
Controle de acessos efetivo
para possibilitar os sorteios
dos participantes in loco.
Mapeamento e monitoramento
dos participantes entre
estandes.

16. Depoimento
Buscamos com a parceria com a InEvent um software que atendesse às expectativas
do nosso evento. O evento foi um sucesso! Ficamos muito satisfeitos com o tempo
de resposta do credenciamento, o suporte dado no local isso superou todas as
nossas expectativas. Inclusive de interação durante todo o evento.
… todas as nossas expectativas foram atendidas além do que esperávamos!
André Felipe Rodrigues
Diretor técnico da Abrint

17. Preparado para inovar seu evento?
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