Process-centric digital continuity

Process-centric digital continuity
Nuno Serra (nuno.serra@unipartner.com)

2
About
Unipartner IT Services originated from the restructuring of Unisys
Portugal in 2015 and continues the Enterprise Services operation as
Unisys Service Partner.
This engagement was established with Unisys Portugal and transitioned
to Unipartner.
http://www.unipartner.com
Service Partner

3
Process-centric digital continuity
Summary
© 2016 Unipartner IT Services. All rights reserved.
Digital
continuity
• Why matters
Transformation
initiatives
• Organizational
(MAPIST)
• Whole-government
(ASIA)
• Combined approach
Case
• Information
management policies
• Process models
• Digital archive
Benefits
• Eliminate costs
• Promote
transformation
• Support preservation

4
The challenge
What is digital continuity and why it matters for organizations

5
What is digital continuity
Information is an asset
• Determine the value of
information
• Eliminate the cost of
valueless information
• Preserve and use valuable
information
Processes are digital
• Focus on customer
experience
• Excel in operations
• Pursue new business models
Both are interoperable
• Establish common language
• Provide cross-organizational
integration
• Specialize to each context
Managing digital information throughout its lifecycle, despite business and/or technological change

6
Why digital continuity matters for organizations
Platform for sustainability and growth
Guides transformation
• Customer focus
• Collaboration/integration
• New business models
Promotes efficiency
• Cost reduction
• Productivity improvement
• Performance management
Enables growth
• Capacity
• Agility
• Economies of scale
• Network effects

7
The IST/ULisboa case
The transformation initiative and the approach to digital continuity

8
The transformation initiative
Goals
Efficiency
Use resources rationally
Digitalization and interoperability
Efficacy
Achieve the purpose
Performance management
Effectiveness
Implement the strategy
Strategic alignment
Modernização administrativa e dos processos do IST (MAPIST)

9
The transformation initiative
Holistic approach to
managing
Processes
Information
Quality
Performance
Aligned with whole-
government initiatives
Process catalog
Citizen card
Interoperability platform
Developing capabilities at all
levels
Business
Applications
Technological
infrastructure
Modernização administrativa e dos processos do IST (MAPIST)

10
The case
Policies for past and future
• Thematic vs process-centric
• Value of information
Strategies for digital preservation
• Enterprise architecture
• Digital archive
Integrated information and business process management and digital archive
Business processes
• Generic vs specialized
• Harmonization
Organization
• Roles
• Responsibility
Digital archive
• Open-source, standards-based
• Easy access and management
Business application integration
• Automatic classification
• Zero user impact
Information management policies Process discovery and modelling Digital archiving solution

11
The case
Integrated information and business process management and digital archive
Information management policies
Process modelling
jan aproctjul feb maynovaug mar jundecsepjun
Digital archive
Whole-government initiative workgroups Consultation Ver. 1.0
Feedback
Consolidated
products
Incremental
development
2015 2016

12
The whole-government initiative
Government functions
• Cross-departmental
• What the government does
• Regardless of object
• Top-down
Avaliação suprainstitucional da informação arquivística (ASIA)
Government processes
• Consensual view
• Cross-organizational, common
and specific
• Bottom-up
Value of information
• Administrative focus
• Rights and duties
• Operational, managerial and legal
criteria
Functional macrostructure Business processes Information appraisal

13
The approach to digital continuity
ASIA vs MAPIST
Definition Implementation
Policies defined at sectorial level (higher education)
Closely aligned with whole-government instruments
Process details are not known (or not consensual)
Policies implemented at organizational level
Focused on the (specific) processes performed
File plan may not be known to users (automatic classification)
Functional
macrostructure
VS
File plan
Simplified
Responsibility
assignment
Work performed
Preservation
plan
High level
responsibility

14
Enterprise architecture vs process models
Process models are based on
architecture elements
• Pools: organizations/types
• Lanes: roles
Roles abstract processes from
current organizational structure
• Models can be applied to different
organizations
• Models persist to organizational
changes
Explodes

15
Relationships between processes
Composition Aggregation Use
Process B is part of process A
Both follow A’s retention/disposal action
Process A aggregates process B
A disposed after B
Process A uses process B
Each follows own retention/disposal action
Included in MoReq2010

16
Aligned information management policies for past and future
Based on previous references
Aggregate of existing file plans (higher education)
Approved by the national archives
MAPIST + RADA + PGD/ASIA
Based on the functional macrostructure (MEF)
Selection of applicable business processes
Approved by the national archives and the Ministers of
Culture and Higher Education (decree-law)
Past FutureAligned

17
Aligned information management policies for past and future
MAPIST + RADA + PGD/ASIA
Código Classe-Subclasse Série-Subsérie Âmbito e conteúdo Prazo Destino
1 Constituição, organização
e funcionamento
Documentação relativa à preparação, à elaboração
e à execução dos processos de reuniões e de
eleições de órgãos de governo e de direção, no
âmbito da constituição e da organização interna da
Instituição, de modo a assegurar o seu
1.1 Atividades dos órgãos de
governo, de direção e de
fiscalização
Inclui a documentação relativa aos processos de
reuniões e de eleições dos órgãos administrativos,
consultivos, de governo, de direção, de
coordenação, de fiscalização e de gestão científica
e pedagógica da Instituição.
1.1.1 Processos de
constituição da Instituição
Documentação relativa aos trabalhos da comissão
instaladora, comissão de acompanhamento e
coordenação da fusão institucional.
Inicia com o pedido de constituição da Instituição e
termina com a realização do pedido.
10 C
1.1.1 Processos de
constituição de unidades
Documentação relativa à criação, integração,
evolução e extinção das várias unidades da
Instituição, compreendendo o acompanhamento e o
controlo do seu funcionamento, até à sua extinção.
Inicia com a formalização da constituição das
10 C
1.1.2 Processos de reunião Documentação relativa aos processos de reunião
de órgãos administrativos, consultivos, de governo,
de direção, de coordenação, de fiscalização e de
gestão científica e pedagógica da Instituição. Inicia
com a convocatória e termina com a aprovação da
1.1.2.1 Processos de reunião -
documentação de
suporte
Compreende a documentação de preparação e de
execução das reuniões realizadas pelos diversos
órgãos da Instituição. Inclui as convocatórias, as
ordens dos trabalhos, as folhas de presenças, as
justificações de faltas, os documentos
10 E
1.1.2.2 Processos de reunião -
documentação final
Compreende a documentação resultante das
decisões tomadas nas reuniões realizadas pelos
diversos órgãos da Instituição. Inclui as versões
definitivas das atas devidamente aprovadas pelos
órgãos competentes e respetivos anexos.
10 C
1.1.3 Processos de eleição Documentação relativa aos processos de eleição
de órgãos administrativos, consultivos, de governo,
de direção, de coordenação, de fiscalização e de
gestão científica e pedagógica da Instituição. Inicia
com o anúncio público de abertura do processo e
1.1.3.1 Processos de eleição -
documentação de
suporte
Compreende a documentação de preparação e de
execução das eleições realizadas nos diversos
órgãos da Instituição. Inclui os documentos
relativos às nomeações e ao funcionamento das
comissões eleitorais, entre os quais: listagens,
10 E
Código Título Descrição Prazo Destino
100 ORDENAMENTO
JURÍDICO E
NORMATIVO
Relativo à construção e interpretação das Normas,
no sentido lato do termo (com e sem caráter
coercivo): elaboração, aprovação e publicitação dos
atos de caráter dispositivo e de caráter orientador
que regulam as ações e relações entre os diversos
100.10 Elaboração de diplomas
jurídico-normativos e de
normas técnicas
Compreende os processos de elaboração/alteração
de legislação, de regulamentos e de diretivas
políticas ou operacionais portuguesas,
independentemente da forma, do assunto ou do
tipo de participação no processo.
100.10.001 Produção e comunicação
de atos legislativos
Elaboração ou participação na elaboração de atos
legislativos conduzidos por iniciativa das
autoridades competentes para a definição do
regime jurídico aplicável.
Inicia com a apresentação de um projecto
5 C
100.10.002 Aprovação e
comunicação de
convenções
internacionais
Manifestação do consentimento à vinculação
nacional de convenções (tratados e acordos)
internacionais, entrando no ordenamento jurídico
português.
Inicia com a necessidade ou vontade de vinculação
5 C
100.10.003 Comunicação de
decisões dos tribunais a
que a lei confira força
obrigatória geral
Publicação de declaração de inconstitucionalidade
ou outras decisões de Tribunais, a que a lei confira
força obrigatória geral.
Inicia com envio para publicação nos órgãos
competentes e termina com a publicação.
5 C
de atos regulamentares
gerais
Elaboração e formalização de regulamentos gerais,
que se destinam a vigorar em todo o território
nacional, em todo o território do continente ou em
todo o território de uma região autónoma,
Inicia com a apresentação do projeto de
5 C
de atos regulamentares
locais
Elaboração e formalização de atos regulamentares
que têm o seu domínio de aplicação limitado ao
território sob a jurisdição de uma autarquia local.
Inicia com a apresentação do projeto de
regulamento ou de atualização de regulamento e
5 C
de regras institucionais
Elaboração e formalização de atos regrantes do
funcionamento de uma instituição.
Inicia com a apresentação do projeto de regra,
quando houver lugar ao mesmo, e termina com a
sua publicitação ou comunicação direta aos
5 C
de normas técnicas
Elaboração, formalização e estabelecimento de
prescrições destinadas à utilização comum e
repetitiva, visando a obtenção de ações e
procedimentos normalizados num dado contexto,
podendo revestir a forma de norma padrão
5 C
159 series 385 processes 1259 elements

18
Integrated view of IST and ULisboa business processes
Catalog
• Whole-government
Pre-selection
• Organic laws
Specialization
• Unit-level
workshops
Roles
• Abstraction
Improvement
• Heuristics
Harmonization
• Cross-unit
validation
MAPIST

19
Integrated view of IST and ULisboa business processes
MAPIST
Automatically generated based on
enterprise architecture and
business process models
19 manuals 232 models 38 applications

20
Open-source, standards-driven digital archiving solution
MAPIST
Portals Digital repository Application integrations
Search
Information management
MoReq2010
REST API
Academic management
Historical archive database

21
The benefits
How digital continuity brings benefits to business

22
How digital continuity brings benefits to business
Physical and digital archives
• Disposal of valueless information
Self-service
• Support to digitalized processes
Improvement
• Reengineering, optimization
Harmonization
• Best practices
Accountability
• Transparency
Open formats
• Automatic conversion
Open source software
• Fenix.edu framework (Bennu)
Application integration
• Facilitates change
Enables cost reductions Promotes transformation Supports preservation
Rectorate: 30Km of physical documents
80% of new documents to be disposed

23
Questions?

Thank you!
Nuno Serra (nuno.serra@unipartner.com)

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