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JuntosEficiência
- 1. Juntos partilhamos eficiência Conferência “Gestão documental na Administração Pública” APDSI, dezembro de 2012
- 3. Agenda Serviços Partilhados na AP Breve enquadramento Alguns exemplos Recursos financeiros Recursos humanos Compras públicas Desafios da “Gestão Documental” na AP Que guidelines para a AP? Normas abertas Retenção de correio electrónico? Estratégia para o legacy? Estratégia para o procurement? Gestão documental nos Serviços Partilhados Onde estamos e próximos passos? A componente arquivística? O papel? © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 3
- 4. Eficiência Resultados Criação de valor “Limiar” admissível de eficácia Criação de valor na AP através dos serviços partilhados Destruição de valor
- 5. Razões para a mudança Organização e Pessoas Processos Tecnologia O que temos? • Redundância de aplicações autónomas (p. ex., no caso de RH, há mais de 150 conhecidas) Como nos organizamos? • O modelo organizacional é complexo (diferentes lógicas orçamentais/organizacionais) O que temos? • As aplicações funcionam como silos: • não partilham informação • não fornecem conhecimento • não fornecem serviços integrados • Não existe forma imediata de conhecer à data quantos trabalhadores existem na AP (no entanto, todos os trabalhadores são pagos mensalmente) • Os processos administrativos repetem- se nos serviços da AP, não sendo normalizados e exigindo operações e investimentos desnecessários Quantos somos? Como fazemos? © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 5
- 6. Os eixos da mudança Organização e Pessoas Processos Tecnologia • Fornecedor/parceiro • Unidade de negócio • Valor • Prestador de serviços • Lealdade ao Cliente Desenvolvimento de uma cultura centrada no Cliente © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 6
- 7. Os eixos da mudança Organização e Pessoas Processos Tecnologia • Processos baseados nas necessidades dos clientes • Alinhamento dos processos com o negócio • Processos normalizados, melhores práticas Reengenharia de processos com criação de valor © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 7
- 8. Os eixos da mudança Organização e Pessoas Processos Tecnologia • Funcionalidades integradas • Integração e interfaces • Configuração • Escalabilidade Caraterísticas de base da solução tecnológica • Sistema integrado • Reduzida manutenção de dados • Integração de dados • Validação de dados na fonte • Informação relevante e em tempo útil Estratégia tecnológica alinhada com a de negócio © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 8
- 9. Iniciativas Ministério das Finanças GeRFiP + GeRHuP + GeADAP + SNCP + PVE + . . . REFORMAS DESAFIOS INICIATIVAS • Reforma do processo orçamental: • Generalização do POCP • Orçamentação por programas • Orientações do PRACE • Novo regime de VCR • SIADAP 123 • Compromissos PEC • Redução de custos • Normalização de processos • Maior eficiência • Maior transparência (métricas) • Melhoria da qualidade dos sistemas e dos serviços • Disponibilização de informação de qualidade e integrada • Mecanismos de alerta e controlo • Rapidez na mudança © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 9
- 10. A eSPap Administração Pública SP Finanças SP Recursos Humanos Compras Públicas SP PVE Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) eSPap DGO Ministério das Finanças IGF SG DGAEP INA ... © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 10
- 11. Agenda Serviços Partilhados na AP Breve enquadramento Alguns exemplos Recursos financeiros Recursos humanos Compras públicas Desafios da “Gestão Documental” na AP Que guidelines para a AP? Normas abertas Retenção de correio electrónico? Estratégia para o legacy? Estratégia para o procurement? Gestão documental nos Serviços Partilhados Onde estamos e próximos passos? A componente arquivística? O papel? © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 11
- 12. Contas a Pagar Contabilidade Orçamental Tesouraria Cabimento Autorização Despesa Compromisso PABS NPD Contrato Imobilizado Imobilizado / Contratos Pagamento PAP/PAP OT Retenções Reconciliação Bancária Factura Execução da Despesa Compromisso Anos Futuros Aquisição Bens e ServiçosNota Encomenda Recepção Bens e Serviços Gestão Existências em Armazém ACTIVIDADES EVENTUAIS PARTILHA SERVIÇOS (eSPap )ACTIVIDADES LEGENDA: ACTIVIDADE APROVAÇÃO
- 13. Sistema de Gestão de Recursos Humanos (GeRHuP) © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 13
- 14. Acordos Quadro celebrados Categorias Serviço Móvel Terrestre Combustíveis Rodoviários Papel e Economato Cópia e Impressão Equipamento Informático Seguro Automóvel Energia (Eletricidade) Plataformas Electrónicas Contratação Pública Veículos Automóveis e Motociclos Licenciamento de Software Vigilância e Segurança Serviço de Voz e Dados em Local Fixo Refeições Confeccionadas Mobiliário Higiene e Limpeza Veículos e Motociclos Eléctricos Viagens e Alojamentos • 236 cocontratantes / 270 empresas qualificadas, 76% dos quais são PME • Despesa Pública Anual coberta pelos AQ da ANCP: 1.000 M EUR (cerca de 80% do total da despesa pública transversal) • Poupanças Previstas: 150 M EUR (2009-2010) • Poupanças obtidas a Dez.2010: 168 M EUR (2009-2010) Entrada em vigor Set. 2008 Set. 2008 Abr. 2011 Abr. 2011 Ago. 2011 Fev. 2011 Nov.2011 Jun. 2009 Jun. 2012 Set. 2009 Mar. 2010 Abr. 2010 Jun. 2010 Jul. 2010 Ago. 2010 Set. 2011 Set. 2011 Co- Contratantes 3 3 30 21 18 2 3 4 14 77 6 8 5 4 15 10 13 © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 14
- 15. Evolução recente Acordos quadroEntidades voluntáriasCo-contratantes Outras Pessoas Colectivas 24 Sector Empr. Local 70 Sector Empr. Estado 82 Admin. Autónoma 46 Autarquias Locais 260 Entidades Voluntárias Aderentes (Total a 31Ago12: 482) Actualmente, mais de 1.800 entidades estão vinculadas ao SNCP 269 197 61 236 482 432 313 213 30 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 0 5 10 15 20 25 30 YTD 31Ago12 17 2011 250 16 2010 15 2009 10 2008 4 © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 15
- 16. Agenda Serviços Partilhados na AP Breve enquadramento Alguns exemplos Recursos financeiros Recursos humanos Compras públicas Desafios da “Gestão Documental” na AP Que guidelines para a AP? Normas abertas Retenção de correio electrónico? Estratégia para o legacy? Estratégia para o procurement? Gestão documental nos Serviços Partilhados Onde estamos e próximos passos? A componente arquivística? O papel? © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 16
- 17. 17
- 18. 18
- 19. 19 O Bem e o Mal que deve ser melhorado
- 20. 20
- 21. 21
- 22. 22
- 23. 23
- 24. 24
- 25. 25
- 26. “Nós e as nossas obras, entenda-se todas as obras, mesmo aquelas que nos parecem insignificantes e sem sentido, contribuem para a formação das sociedades e da sua memória.” José Aurélio 26
- 27. Questões © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. ? © 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 27
Notas do Editor
- ArquivoNacional da Torre do Tombo (ANTT) é um arquivo central do Estado quepreservadocumentosoriginaisdesde o séc. IX atéàactualidade, cabendo-lhe, porconsequência da suaperenidade, preservartambémosnovosarquivoselectrónicos no âmbito de actuação do organismo, a par do mandatoexplícitoparadarexecuçãoà lei queestabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural, nasuavertente de patrimónioarquivístico e patrimóniofotográfico.“O bem e o mal”, gárgulas de José Aurélio
- NormasAbertasna APLei 36/2011, de 21 de JunhoEsta lei era, aliás, essencial e a ratio estámuitobemexplicado no preâmbulo de uma das suaspropostas:Actualmente, as instituições continuam a emitir, trocar e e arquivar uma parte substancial da sua informação em suporte digital através de formatos proprietários. Trata-se de formatos de documentos cujas especificações técnicas não são tornadas públicas pelas empresas que os promovem – pelo contrário, estes formatos são normalmente cobertos por regimes de protecção da propriedade intelectual (como o registo de patentes ou o direito de autor). Isto significa que, se a informação em causa é armazenada num formato que o fornecedor de software detém e controla, então pode acontecer que o Estado tenha a capacidade de possuir a informação, mas não tenha nenhuma maneira de a recuperar, excepto usando o software proprietário. Se o titular dessa informação não a pode recuperar sem o consentimento do fabricante do software, então estamos perante uma situação de controlo da informação, com implicações que podem assumir a maior gravidade. Daqui resulta claro que o Estado deve garantir a soberania e o controlo sobre a informação de que é titular, pelo que não pode emitir e manter documentos em formatos cuja utilização dependa potencialmente de opções estratégicas de empresas privadas.
- O Bem e o quedevesermelhorado
- A adopção de sistemas de informação de gestão documentalémassiva, creioqueabsolutamente transversal aosdiversosinstitutospúblicos.Creioqueestamos no momentocertoparatrabalharmosoutrasfases/vertentes. Quandofaloemoutrasfasesfalonaadopção da MEF; falonaconcretização de políticas de retençãoadequadas.Quandofaloemoutrasvertentesfaloeminteroperabilidade, porexemplo, e aquientro no mau, aindacirculamuitopapel (v.g. entre secretariasgerais, gabinetes de membros do governo, institutospúblicos).Chamo a atençãopara o exemplo do paísvizinho: Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el EsquemaNacional de Interoperabilidad en el ámbito de la AdministraciónElectrónicaInteroperabilidadeorganizacional, semântica, técnica, normasabertas, arquivos
- Novo – gestão documental nosserviçospartilhados,oumelhor, osprópriosserviçsopartilhados.Sobretudonasoportunidadesdeste novo. A possibildiade de termosumagestão documental absolutamente transversal paraaquiloquesãorecursosfinanceiros e recursoshumanos. Uma oportunidadeinestimável.Pqéinestimável:Pq a classificação de documentospodeestarperfeitamentedefniida;Pqosprocessos/workflows queessesdocumentospercorremsãouniformizadosPq o seuacessoébaseadoemregrasClaro quemuitoháporfazer. Diria, e tenho de falarnisso, que o tema da facturaelectrónica se tornaabsolutamenteessencial. Tal como a desmaterialização de todo o ciclo source to pay.Queestratégiapara o legacysobretudoemtermos de crise. Quenão se percainformação!!!Quedirectrizes?
- PGERRTICEstamedida visa a deslocalização dos diferentesarquivosempapel das váriasinstituiçõespúblicasparaumaúnicalocalizaçãonumazona de baixocustoimobiliário. Estadeslocalizaçãoseriaacompanhada da digitalização do arquivoemformato digital, tornando o seuacessofácil, imediato e de baixocusto.Mais do queisso, umamedidadestasmelhora o acessoàdocumentação.Aliás, o próprioprojecto MEF, que se propõeàavaliação de documentos, àsuaclassificação, etc, deveentender a avaliação de documentos, emprimeirolugar, comoumamedida de racionalização de custos e de espaço e, emsegundolugar, como forma de promover o acessoaosdocumentos. Como podemosimaginar, se numaorganização, sejaelapúblicaouprivada, nosdermosaoluxo de conservarmostodososdocumentosproduzidos, iremosconseguirmantê-los acessíveis a médio e a longoprazo?
- Taisondas, queem 1887 foramchamadas de "ondasindutivas" ou "ondasaéreas" por Hertz, hojesãochamadasondashertzianas, emhomenagem a ele.Retenção do emailO email, apesar de tudo, estápresente e contéminformaçãoabsolutamenteessencial. Contudo, normalmentenãoestáarticulado com as aplicações, estánummundoabsolutamenteautonómo e, consequentemente, não se insere no mesmoplano de gestão documental, arquvístiica da aplicação de negócio e, namaior parte dos casos, a própriaaplicação email nemsequerapresenta as políticas de retençãoadequadas.
- Quaissãososgastos com horasperdidas e osrecursosabsorvidosnaprocura de um determinadodocumento,numdeterminadomomento?(retóricaclaro)
- Queestratégiapara o Procurement?Porquenão,através de um novo acordoquadro, garantir o cumprimento…
- Voltariaàinteroperabilidade e àgestão documental como forma de desmaterializaçãonasrelações entre entespúblicos.O Guarda das pedraspodeserpor um lado a próprio DGLAB, mas também a AMA, quedevever a DGARQ como um parceironaimplementação do modelo de dados canónico do estado, como um parceironaimplementação da inteoperbilidade inter administraçãopública.Estouciente de que continua a serdiscutida, no âmbito do GPTIC, umaresoluçãorelativaàinteroperabilidade. Entãoenvolvamostodosnessadiscussão e garanta-se o alinhamento entre a lei queregulaosarquivos, o acesso a documentos (LADA), entre outras.