2. El evento bike tour
Más de 50 mil personas vivieron en algunas de las grandes ciudades
mundiales el espíritu “Bike Tour”. Este proyecto iniciado en Lisboa, Por-
tugal en el año 2006, se presenta con valores múltiples, aliados a la
práctica deportiva saludable.
El apelo sistemático a la lucha contra las dependencias, en una per-
spectiva amplia de responsabilidad social de los organizadores y de sus
asociados, la búsqueda constante de hábitos saludables y del respecto
por el medio ambiente – a través de la utilización de la bicicleta como
medio de transporte no contaminante – un cuadro de unión familiar y
de compartir ideales (presente en el evento principal y en las iniciativas
que están agregadas en el mismo), y a la amplificación de la inclusión
social como factor de consolidación (con la participación sistemática de
personas portadoras de discapacidades en bicicletas adaptadas), consti-
tuyen un conjunto de valores en que el “Bike Tour Concept” fue pensado,
creado y dinamizado, contando ya con eventos realizados en Portugal
(Lisboa y Oporto), España (Madrid) y Brasil (Sao Paulo), y pensando alar-
gar este concepto de vida saludable y respeto por la vida humana a otros
puntos del globo.
Este es un proyecto que une intereses públicos y privados, a través de
una adhesión directa a los principios que lo caracterizan. Este es tam-
bién, un proyecto que cautiva los medios de comunicación, como lo
comprueban las diversas transmisiones directas de eventos en Europa y
América del Sul, y los planes de envolvimiento de los medios de comuni-
cación social en las iniciativas “Bike Tour”.
Estamos juntos de frente a un verdadero “World Bike Tour”. Con la in-
clusión de África en el plan del evento (Luanda, la capital de Angola,
es uno de los próximos destinos), ganamos la verdadera dimensión de
un proyecto que toca diversas áreas de intervención social, por eso es
atrayente para los inversores públicos, empresas privadas, medios de
comunicación y participantes.
Madrid será por segunda vez, escenario de este concepto de vida salu-
dable, con la imponencia de las antiguas culturas europeas entrelaza-
das con conceptos modernos e innovadores. Volver a ver un mar de
bicicletas por el centro de Madrid, es sin lugar a dudas una experiencia
inigualable. El Bike Tour es un evento multiplicador de energías positivas,
un momento de compenetración por excelencia de los ideales de vida y
salud, es un punto de encuentro de generaciones que, a través de una
pequeña contribución, transmiten alegría, seguridad, respeto y placer.
3. Puente de Arrábida
Oporto
1.
Puente Vasco da Gama
Lisboa
Evento “Bike Tour”
Se trata del momento principal de todo el
proyecto, envolviendo miles de participantes y
una importante logística de preparación e im-
plantación de los puntos de partida y llegada,
y de la estructura de apoyo al recorrido. Con-
siste también de una área VIP para el apoyo
de los invitados y medios de comunicación,
situada en la llegada del evento
1.1 Lugar de Partida - El evento,
coordinado por la organización con el apoyo
de estructuras locales, reúne los participantes
en una área amplia y simbólica de la ciudad
sede. Los ejemplos del puente de Arrábida,
en Oporto, del puente Vasco da Gama en
Lisboa, y del puente Octávio Frias de Oliveira
en Sao Paulo, define una de las imágenes
más emblemáticas del concepto: la travesía
entre puentes para unir personas e ideales,
cruzando los obstáculos para conseguir el
bien estar. Esta área deberá tener mínima-
mente 2 quilómetros de extensión (depen-
diendo del ancho de la vía y del número de
participantes), y será totalmente vedada al
transito automóvil y peatonal por lo menos
con doce horas de antecedencia del inicio del
evento, para permitir el montaje de las estruc-
turas (ver “Montaje del lugar de Partida”)
Octávio Frias de Oliveira
Bernat Soria Ministro de Sanidad y Consumo Sao Paulo
de Espanha
4. 1.3
tarjeta de aceso al lugar de partida
Montaje del material en el lugar
de Partida - Toda la producción es asegu-
rada en la noche anterior a la realización
del “Bike Tour”, siendo necesario el vallado
completo del área de la Partida, de forma a
permitir la entrada de los camiones transpor-
tando las miles de bicicletas necesarias para
el evento, organizadas a lo largo del perímetro
de la partida por sectores que corresponden,
Esta tarjeta es personal y intransmisible.
después a las respectivas puertas de acceso
Es obligatoria su presentación para acceso a la zona
a los participantes. La colocación de todo el
de partida de “Madrid Bike Tour”, el 20 de Septiembre.
Los participantes deberán acercarse de la zona de
material es asegurada por los elementos de
partida entre las 07h30 y las 08h30 del día del evento.
la organización debidamente identificados, y
garantizada por elementos de la policía, efec-
tuándose la noche anterior al evento, con las
bicicletas colocadas en los sectores y revisa-
das en ese momento por nuestros técnicos.
Montaje del material
Lugar de partida
1.2 Acceso al lugar de partida Todos
los participantes llegan al lugar de partida
Montaje del material
Lugar de partida
muñidos de una tarjeta para el efecto, de su
camiseta y casco “Bike Tour” y del dorsal
(que, en el “Bike Tour”, contiene el nombre
del participante), recibiendo en la puerta de
acceso indicada la mochila y finalmente, la
bicicleta para su participación en el evento.
El acceso es permitido con antecedencia de
dos horas relativamente al horario real de
inicio del “Bike Tour”, siendo controlado por
elementos de vigilancia y restringiendo ex-
clusivamente la puerta indicada la tarjeta de
acceso presentada por el participante.
Carmen Lopez
5. Recorrido - São Paulo
1.4 Organización del recorrido
El recorrido del evento “Bike Tour”, es pre-
viamente definido con las entidades compe-
tentes y oscila en extensión, entre los ocho
y los doce quilómetros, dependiendo de la
ciudad y de los puntos de partida y llegada
escogidos. Buscando un recorrido plano, la
organización del “Bike Tour” promueve con
las autoridades policiales locales, la garantía
del corte de transito externo de todo el recor-
rido, garantizando que todos los participantes
lo realicen en perfectas condiciones (existien-
do áreas complementares de apoyo técnico
y apoyo médico). El “pelotón” creado por los
participantes del “Bike Tour” es uno de los Recorrido - Madrid 2009
momentos más significativos del evento, cre-
ando un gran impacto visual y significando
una posibilidad optima de promoción para
los “Sponsors Bike Tour”.
Zona de salida - Madrid 2008
El recorrido es efectuado en ritmo lento,
reforzado por los miembros del equipo de
control en el frente del pelotón, donde sigue
también un vehículo con sonido y animación
y un autocar con los invitados de la orga-
nización y prensa. Toda la publicidad alusiva
al evento o a sus “Sponsors Bike Tour” estará
colocada a lo largo del recorrido y respeta
integralmente la legislación local en vigor.
6. 1.5 Lugar de Llegada
El recorrido de un evento “Bike Tour”, previa-
Área VIP - Sao Paulo
mente definido con las entidades competentes
oscila en extensión, entre los ocho y doce quiló-
metros, dependiendo de la ciudad y de los pun-
tos de partida y llegada escogidos. Buscando un
recorrido plano, la organización del “Bike Tour”
promueve con las autoridades locales, la garantía
de corte del transito externo de todo el recorido,
garantizando que todos los participantes lo reali-
cen en perfectas condiciones (existiendo áreas Casco vista frontal
complementares de apoyo técnico y médico).
El “pelotón” creado por los participantes del
“Bike Tour” es uno de los momentos más sig-
nificativos del evento, creando un gran impac-
to visual y significando una posibilidad optima
de promoción para los “Sponsors Bike Tour”.
Demarcada por vallas y “placares” publicitarios
e identificada por pórticos colocados por la orga-
nización, la llegada de un evento “Bike Tour” dis-
pone de instalación y difusión sonora propias, y
divulga un mensaje exclusivo del proyecto: “Con-
tinua…”, inscripción en el pórtico de meta, dando
la idea de que este es un concepto que no ter-
mina en aquel momento, antes promueve la prác-
tica sistemática de una actividad física saludable. Zona de llegada
Oporto
1.6
Zona de llegada
Sao Paulo
Área VIP
Localizada en el lugar de llegada, es área
restringida dode la organização, prensa e
invitados (participantes o no), el pelotón VIP
se reune para un “welcome coffee” siendo
Bernat Soria - Ministro da Sanidad y Consumo de Espanha
despúes transportado para el área de partida
por autocares exclusivos. Equipada con mate-
rial audiovisual para difusión de piezas refer-
entes al evento o promoción de los “Sponsors
Bike Tour”, esta área puede incluir peque-
ños “stands” de asociados para acciones de
“sampling” e inclue recursos para servicio
de “catering”, también después del evento.
Su acceso restringido es garantizado por
el equipo de vigilancia y es paralela a
esta área que se debe localizar el estac-
ionamiento de forma a garantizar facilidad
de desplazamiento de los elementos de
la organización, prensa e invitados VIP.
La prensa también tendrá un mostrador de
apoyo para acreditación de periodistas e
fotógrafos e informaciones diversas sobre el
evento, facilitando a sus miembros un con-
tacto más directo con los “Sponsors Bike
Tour” e invitados VIP.
7. 2. Secretariado “Bike Tour”
El Secretariado “Bike Tour” funciona durante
40 horas, los cuatro días que anteceden a cada
evento (normalmente, como el evento se realiza
el Domingo, están disponibles de Miércoles a
Sábado, de las 10 a las 20 horas), debe ser im-
plantado en áreas amplias, con estacionamien-
to exterior, siendo que por este lugar tendrán
pasar todos los participantes del “Bike Tour”
2.1 Áreas de implantación
Deben estar definidas áreas diversas para el
secretariado (recepción a los participantes y
proceso de entrega de “kits” de acuerdo con
los datos reunidos para el evento), y para
el espacio de la exposición (que engloba
los “stands” de los diversos asociados, con
una muestra de productos y actividades).
El Secretariado posibilita, también la re-
alización a lo largo de los diversos días,
de actividades paralelas que involucran
a los asociados, dependiendo su real-
ización de las propuestas presentadas y
de las características de cada actividad.
8. Área de expositores
2.2 Entrega de “kits”
Es asegurada por colaboradores entrenados
para la ejecución del trabajo, la recepción a
los participantes y entrega de “kits” es filtrada
por un sistema de gestión de filas de espera,
que permite atender a los participantes de
forma ordenada. El participante, una vez iden-
tificado, verifica el tamaño de su camiseta,
recibiendo juntamente su tarjeta de acceso
a la partida, el libro oficial del evento, infor-
maciones sobre los asociados, el casco para
el “Bike Tour” y el dorsal (con su nombre in-
scrito), que es fundamental para garantizar
el acceso en la zona de partida del evento.
La entrega asesorada por programas informáti-
cos que contienen toda la información sobre
los participantes, deberá demorar entre cuatro
a seis minutos por participante, cada sección
tendrá dos asistentes que proveerán todas las
informaciones requeridas por el participante.
Entrega del Kit de Participación Bike tour
Área de exposición
Entrega del Kit de Participación Bike tour
2.3 Área de exposición
El Secretariado “Bike Tour” representa el prim-
er contacto entre los asociados y el partici-
pante del evento, funcionando como área de
promoción para sesiones de “sampling”, “one-
to-one” o “marketing”. La entrega de muestras
de productos o folletos explicativos y la recep-
ción en los respectivos “stands” funciona para
el “Sponsor Bike Tour” como punto de contac-
to esencial con el “target”, y debe merecer, por
parte de los asociados, un cuidado especial.
Área reservada
El Secretariado “Bike Tour” dispondrá de un
área reservada a la organización para eje-
cutar los trabajos e instalación de materiales
diversos del secretariado, sala de reunio-
nes para la Dirección del evento, y espa-
cio para empacar los materiales que serán
entregues a los participantes. Estos espa-
cios tendrán acceso limitado al público,
sin embargo deben tener accesos rápidos
para el área de atención a los participantes
9. 3. Kids Bike Tour
Estando permitida la participación en el evento
3.2 Kit de participación
El participante del “Kids Bike Tour” recibe un
3.3 Proceso de inscripciones
El proceso de inscripciones del “Kids Bike
“Bike Tour” de jóvenes apenas a partir de los “kit” muy parecido al del participante del even- Tour” dependerá del envolvimiento de los
12 años, el “Kids Bike Tour” es un proyecto to principal, en tamaño reducido, incluyendo asociados que patrocinan esta variante del
que da la posibilidad a los más pequeños de bicicleta, casco, camiseta, mochila, medalla y concepto “Bike Tour”. Estando el evento rela-
poder conocer el concepto, dándoles a con- dorsal, con los cuales tendrá acceso al paseo. cionado con un segmento etario más joven por
ocer los mismo valores e ideales y garantizan- La extensión de cada paseo “Kids Bike Tour” norma ligado a escuelas, podrá ser encontrado
do la diversión en un recorrido muy parecido al no será superior a 2 quilómetros. un modelo que privilegie las escuelas y sus
del evento principal pero en menor escala. alumnos, siendo este un proceso abierto para
cada evento “Kids Bike Tour”.
3.1 Lugar y modelo de realización
El “Kids Bike Tour” consiste en un paseo de
recorrido reducido, integrando algunas cen- kid
tenas de niños y jóvenes hasta los doce años
de edad, con partida y llegada parecidas con sb
el área de llegada del evento principal. ike
to
El “Kids Bike Tour” será normalmente realiza-
do el sábado por la tarde, y aprovecha toda ur
la estructura colocada para acoger los miles
de participantes del día siguiente, evocando
el espíritu “Bike Tour” y motivando los más
pequeños para la práctica del deporte salu-
dable.
El recorrido escogido deberá tener en consid-
Kids Bike Tour
eración su pequeña dimensión y la proximi-
dad y seguridad del área limítrofe al punto
de llegada, de forma a concentrar los jóvenes kids bike tour
participantes y a sus padres y acompañantes
y ofreciendo la posibilidad de poder disfrutar
de áreas de recreo conjuntas (“Road Show”)
y estacionamiento.
10. 4. ”Bike Tour Party”
El concepto “Bike Tour” implica también la re-
alización de una recepción por parte de la or-
ganización para todos los asociados y patro-
cinadores, “Sponsors” y prensa, en una de las
noches anteriores a la realización del evento.
Aprovechando todo el proceso creado para
el evento, pretendemos organizar otro espa-
cio de promoción y convivio para los patro-
cinadores, si así lo desean pueden también
efectuar promoción de marca y “sampling”,
en un ambiente agradable yal mismo tiem-
po intercambiar experiencias y opiniones.
.
4.1 Local y acceso
El “Bike Tour Party” es realizada habitualmente
la noche del Miércoles de la semana anterior
al evento, reuniendo en bar o un espacio de
diversión nocturna, con temática ligada al
“Bike Tour” (“décors” y multimedia),con acceso
limitado a invitaciones formales entregues por
parte de la organización a los patrocinadores.
Fiesta Bike Tour
Fiesta Bike Tour
4.2 Promoción
Normalmente este será un momento en que
los “media partners” interactúan con los invi-
tados VIP, socializando también con los res-
tantes invitados propiciándola promoción del
mensaje de responsabilidad social del “Bike
Tour Concept”, por un lado, y estableciendo
relaciones paralelas de carácter empresarial
o social por otro. Para un segmento calificado
y definido esta es seguramente, una excelente
oportunidad de promover su marca o mensaje.
11. 5. Presentación “Bike Tour”
La Rueda de Prensa de presentación de
cualquier proyecto “Bike Tour” es sin duda un
momento importante y privilegiado de en-
cuentro entre organizadores institucionales,
asociados públicos y privados, y prensa, pro-
moviendo contactos paralelos de alto nivel y
buscando congregar las atenciones y motivar
la comunión con el espíritu del proyecto.
5.1 Fechas y locales de realización
5.3
Considerando las ventajas ante la posibilidad
de poder efectuar contactos y aumentar la no-
toriedad del concepto, y conjugar los diferentes
episodios que componen los proyectos “Bike Elementos agregados
Tour” la organización pretende durante cinco Paralelamente a la presentación de un even-
a seis días de la semana anterior al evento, to “Bike Tour” existe siempre espacio para
sistematizar presentaciones públicas del mis- la promoción de los productos inherentes al
mo. Son escogidos por regla general lugares evento (bicicletas, “kits” y mascota), aparte
importantes de cada ciudad-sede tomando en del servicio de “catering” y distribución de
consideración su historia, tradición o simbo- elementos informativos alusivos al evento.
lismo, siendo importante que también tengan
alguna relación con el concepto y sus valores.
5.2 Formato
Verificando la historia que el proyecto nos
muestra, las presentaciones públicas o rue-
das de prensa son normalmente comple-
mentadas con una plataforma multimedia
relativa a los eventos anteriores, a su dimen-
sión y a las características de su mensaje.
La organización opta por modelos poco con-
vencionales (por ejemplo, no utilizamos mesa
colectiva), promoviendo el diálogo paralelo
entre prensa y organizadores o asociados an-
tes y después del evento, permitiendo la clara
recepción de todas las intervenciones de los
oradores. Tienen todas las características de
las ruedas de prensa en los discursos formales
de los organizadores (Sportis y represent-
antes institucionales de cada ciudad-sede).
12. 6. “Road Show”
En la síntesis do “Road Show” está la posibili-
dad de crear factores adicionales de promoción
para los asociados del “Bike Tour Concept” a
través del estímulo a la actividad física salu-
dable y a la interacción con los más jóvenes.
6.1 Modelo
El “Road Show” está integrado por un camión
multifuncional que ofrece clases de “spinning
bike” gratuitas en los lugares escogidos pre-
viamente (mediante inscripción local), rea-
lizadas por monitores especializados. Com-
prende el montaje de estructuras de recreo
dirigidas a los más jóvenes como lo son los
hinchables. Este es un modelo rotativo, que
puede desplazarse de acuerdo con un cal-
endario previamente establecido y realizado
locales públicos de gran visibilidad de las
ciudades-sede de los eventos “Bike Tour”.
6.2 Promoción
La promoción de los asociados está defin-
ida por la posibilidad de realizar acciones
paralelas de “marketing” directo o “sam-
pling”, colocando su imagen en un marco
joven y saludable que el “Road Show” mo-
tiva, y por la presencia de su marca en las
estructuras fijas do camión, a través de la
decoración previamente elaborada (y que
varia naturalmente, de evento para evento).
13. 7.
On Line Experience
En vista del proceso de globalización alcanzado por el Bike
Tour, el portal www.worldbiketour.net, es la nueva “tarjeta de
presentación” de este nuevo concepto que aúna ocio y deporte
frente a las drogas.
El gran portal World Bike Tour es por tanto la puerta de entrada
para el conjunto de portales en la red, que integra toda la in-
formación del universo Bike Tour: Sao Paulo, Lisboa, Oporto y
Madrid.
Sin embargo, nuestro objetivo no es sólo estar presente en la
red, sino convertir el World Bike Tour en una gran comunidad
virtual, donde el intercambio de información y el contacto entre
todos sus usuarios sea permanente. Para ello, estamos desar-
rollando diferentes herramientas que harán posible la intera-
ctividad que perseguimos.
www.mybiketour.net
En Noviembre estará a disposición de todos la red social
del Bike Tour.
Fácilmente accesible, esta plataforma dispondrá de diferentes
opciones y herramientas que ofrecerán a todos sus usuarios
la oportunidad de compartir sus experiencias en una gran red
social, constituida por participantes y adeptos de este evento, a
semejanza de otras redes sociales.
En la web podemos encontrar todas las iniciativas y sus en-
laces, diferentes vídeos de todos los eventos realizados, infor-
maciones sobre salud, ciclo vías y mucho, mucho más!
Es un espacio propio, totalmente personalizado y preparado
para estimular el diálogo y el intercambio de experiencias e
ideas… creado especialmente para ti!
