Este documento fornece sugestões práticas para organizar eventos de forma eficaz, abordando questões como planeamento, convites, comunicação com a imprensa, equipa, localização, recursos e possíveis concorrências. É dada ênfase à definição clara dos objetivos, cronograma, fluxos de participantes, equipas e responsabilidades.

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Organização
de eventos
Sugestões práticas

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As perguntas essenciais
• O quê?
• Para quê? Qual é o resultado final
desejado?
• Para quem?
• Onde? Como? Quando?
• Quem faz o quê?
• Que recursos?
• Concorrência?

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O quê? / Para quê?
Planeamento do evento
• Definição exacta do que se pretende fazer e de
quais são os resultados finais a alcançar
(metas)
• Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa.
• Cronograma, com tempos bem definidos.
• Fluxo dos convidados. (entrada, passagem,
saída,..alternativas de segurança).Quem conduz
a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de
elementos.
• Responsáveis por etapa.

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Convites
Para quem?
• Definição do universo de convidados. Mailing-list bem
trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de
NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos
formais.
• Mensagem do convite. Não esquecer informação
essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…).
• Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72
h. antes.
• Publicitação abrangente para eventos de espectro largo:
anúncio media, site institucional,..
• Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro)+local
de estacionamento + próximo..

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MCS
Para quem?
• Lista segmentada de jornalistas.
• Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo
do mais importante para o menos – pirâmide invertida).
• Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de
antecedência.
• (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais
/ documentação acessória, imagens digitais,...)
• Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e
imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do
enquadramento para fotografias.
• (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento,
com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar
do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.

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Equipa
Quem faz o quê?
• Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de
ninguém..”
• Quem coordena.
• Reunir competências diversas: relações públicas,
operação som/luz/computador, comunicação,..
• Guião mt detalhado com toda a informação..
• Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
• Reuniões:
– De arranque e planeamento
– De monitorização da preparação
– De véspera (ensaios / testes)
– De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação)
– De avaliação

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Onde? Como? Quando?
Recepção / Acolhimento
• Prever uma zona de acolhimento.
• As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um
evento num acontecimento “quente”.
• Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até
à sala; prever “buracos negros”.
• Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de
materiais informativos gerais, de identificador; mas não
de comunicações a serem apresentadas.
• Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail)
• Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera para que tudo esteja a postos para
começar.

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Sala
Onde? Como? Quando?
• Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo;
• Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados,
orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados..
• Cálculo da capacidade para gestão de entradas.
• Cadeiras: conforto, ruído, distância,..
• Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do
evento; redução com projecções;
• Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio
também.
• Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum
tempo e para eventos com mt gente.
• Projecção: suficientemente legível da última fila. Operador ou apoio
técnico sempre presente. Apresentações previamente instaladas e
testadas.

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Segurança
Onde? Como? Quando?
• Verificação de extintores mais próximos.
• Saídas de emergência desimpedidas.
• Contactos de Bombeiros e polícia em
local acessível.
• (VIP) Garantir vigilância do circuito de
transito com atenção a qualquer elemento
estranho
• Protocolo de acção para indisposições,
desmaios,..

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Higiene
Onde? Como? Quando?
• Verificar existência de WC próximos, bem
indicados e limpos.
• Garantir a sua higiene: antes, durante e
depois – piquete de limpeza
• Não falhar pormenores: papel higiénico,
sabonete líquido, toalhas de papel,
caixotes de lixo..
• Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, sobrelotação,..

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Onde? Como? Quando?
Ensaios e testes
• Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 min. antes. O som deve ser
testado 1 min. antes de começar, ligando
os micros e verificando que estão a
funcionar bem.
• Os movimentos mais complexos devem
ser ensaiados (trajectos,…).

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Composição da mesa
• Precedências:
6 4 2 1 3 5 7
mesa
Plateia
Onde? Como? Quando?

13. • No centro da mesa fica o convidado mais importante.
• A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à
direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, …
• O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar
(é esse que nós preferimos..)
• Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem
ascendente de importância. Depois do convidado
principal – último a falar – mais ninguém intervém.
• Um apresentador declara aberta a sessão, dá as
entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão.
Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador
seguinte.
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Onde? Como? Quando?

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Onde? Como? Quando?
Curso da sessão
• Cumprimento do guião
• Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos.
• Papel do moderador e da organização. Controle
on-going
• Comunicação de olhares: chefe do evento -
lugar tenente - equipa.
• Importância essencial dos factores de conforto e
de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos
materiais projectados,…

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Onde? Como? Quando?
Cenários de contingência
• Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras
alargando espaços, chamar figurantes,..
• Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar
lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição
fora de portas,..
• Falha de conferencistas – o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sessão
• Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes,
verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais,
portátil alternativo,…
• Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de
presença,..

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Materiais de apoio
Recursos?
• Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (–
2 palmos)
• Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo.
• Audiovisuais: projector, tela, sistema som
• Computador portátil
• Bandeiras
• Cenário de fundo.
• Plantas e flores.
• Placas comemorativas.
• Bastidores e mesa de apoio organização.
• Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e
reabastecimentos.)
• Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd
existe mesa.

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Som
Recursos?
• Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios
(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off
bem conhecido,..
• Pés e suportes – capacidade de ajustamento.
• Amplificador e colunas.
• Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é
necessário compensar.
• Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a
reentrar nos micros.
• Ruídos parasitas.
• Operador sempre presente (depois do último teste – 1
min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para
monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle

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Decoração
Recursos?
• Do espaço: sóbria, com referências à
imagem corporativa (cartaz, logotipo..);
sem nada que distraia.
• mesa presidencial:
– Plantas: base da mesa.
– Flores: em cima da mesa (que não tapem,
nem incomodem..)

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Tradução simultânea
Recursos?
• Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de tradução.
• indicação dos canais por língua.
• Disponibilização de textos (qd existem)
para facilitação do trabalho dos
tradutores.
• Avisar conferencistas para falarem +
lento.

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Concorrência
Concorrência?
• Verificação prévia de:
– Datas incompatíveis (feriados) ou
inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte)
– Outros eventos agendados, na mesma área
temática
– Outros eventos de grande impacto mediático
– Greves marcadas.