O documento discute sistemas de gestão documental com workflow. Detalha critérios obrigatórios e complementares para software de gestão documental e gestão documental com workflow, incluindo capacidades como fluxos de trabalho pré-definidos e monitoramento de alterações. Também descreve o Gabinete de Gestão de Qualidade atualmente usando métodos manuais para gerenciar documentos recebidos por e-mail.
Slides Lição 05, Central Gospel, A Grande Tribulação, 1Tr24.pptx
2ª apresentação
1. SISTEMAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL COM
WORKFLOW
JOANA VILARIÇA
MIGUEL LIMA
PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO
BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/
2. CONTEÚDO
• Critérios de software
• Software de Gestão Documental
• Obrigatórios
• Complementares
• Software de Gestão Documental com Workflow
• Obrigatórios
• Complementares
• Gabinete de Gestão de Qualidade GGQ
• Função
• Metodologia usada atualmente
• Fluxo dos Documentos
• Fluxo dos Processos
4. OBRIGATÓRIOS
• Criação de documentos
• Edição de documentos
• Guardar documentos
• Pesquisas por palavras chave
• Iniciar e encerrar sessão
• Controle de Versões
• Replicação de conteúdos
• Oferecer o acesso total aos documentos
• Permitir a visualização em qualquer lugar
5. OBRIGATÓRIOS
• Permitir a edição em qualquer lugar
• Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do
mesmo documento
• Permitir edição documental de forma colaborativa
• Edição de forma assíncrona
• Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito
• permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem
está partilhado
• Impressão de documentos
• Digitalização de documentos
• Fiabilidade e Desempenho
6. COMPLEMENTARES
• Permitir automatizar e definir politicas de retenção
• Capacidade de criação de sites de projeto
• Capacidade de criação de Wiki's
• Capacidade de criação de blogues
• Partilha de vídeos para trabalho colaborativo
• Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social
• Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social
• Utilização gratuita
7. COMPLEMENTARES
• Facilidade de utilização
• Armazenamento ilimitado
• Permitir rascunhos
• Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)
• Anexar folhas de calculo
• Criar/ apresentar gráficos
• Indexação
• Conversação em tempo real (chat)
• Permitir formulários
• Verificação ortográfica
• Atualizações automáticas
10. OBRIGATÓRIOS
• Criação de documentos
• Fluxo pré-definido
• Criação de Fluxos de Trabalho
• Edição de documentos
• Guardar documentos
• Pesquisas por palavras chave
• Iniciar e encerrar sessão
• Controle de Versões
• Replicação de conteúdos
• Oferecer o acesso total aos documentos
11. OBRIGATÓRIOS
• Permitir a visualização em qualquer lugar
• Permitir a edição em qualquer lugar
• Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do
mesmo documento
• Permitir edição documental de forma colaborativa
• Edição de forma assíncrona
• Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito
• Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem
está partilhado
• Impressão de documentos
• Digitalização de documentos
• Fiabilidade e Desempenho
12. COMPLEMENTARES
• Permitir automatizar e definir politicas de retenção
• Capacidade de criação de sites de projeto
• Capacidade de criação de Wiki's
• Capacidade de criação de blogues
• Partilha de vídeos para trabalho colaborativo
• Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social
• Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social
• Utilização gratuita
13. COMPLEMENTARES
• Facilidade de utilização
• Armazenamento ilimitado
• Permitir rascunhos
• Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)
• Anexar folhas de calculo
• Criar/ apresentar gráficos
• Indexação
• Conversação em tempo real (chat)
• Permitir formulários
• Verificação ortográfica
• Atualizações automáticas
14. COMPLEMENTARES
• Notificações
• Pré visualização
• Auditoria documental
• Processamento ótico de imagens
• Reconhecimento ótico de imagens
• Normalização documental
• Interface intuitivo
• Flexibilidade
• Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft Office
• Possibilidade de trabalhar em modo offline
• Suporte otimizado para a cloud
15. COMPLEMENTARES
• Classificação por áreas
• Relacionamento de documentos
• Permissões por tipo de documento
• Integração com outros sistemas informáticos
• Conversão de documentos
• Criação de relatórios
• Back up's automáticos
• Gestão do ciclo de vida dos documentos
• Capacidade de estabilidade da solução de problemas
• Permissão de utilização de filtros
17. FUNÇÃO
• Ajudar/apoiar serviços na produção de documentos
• Qualquer departamento, serviço ou órgão da instituição pode
solicitar os serviços do GGQ
18. METODOLOGIA USADA ATUALMENTE PARA
A GESTÃO DOCUMENTAL
Receção dos
documentos
(maioritariamente por
via email)
Manualmente
guardados em pastas
criadas para os
diferentes processos
Estado dos processos
atualizados
manualmente
22. ATIVIDADES A DESENVOLVER
• Definir os Workflow’s específicos para os processos do GGQ
• Elaborar uma análise comparativa dos softwares a serem
estudados
• Escolher o software que melhor se adapta as necessidades do
GGQ
• Instalar e parametrizar o software
• Elaborar os manuais de instalação e utilização