14 simples passos para você cumprir suas metas

1. 14 simples passos para você cumprir suas metas
(sem desculpas!)
Traçar metas e objetivos é a forma mais eficiente de transformar sonhos em realidade.
Neste artigo, vamos ver um passo a passo completo para você trazer para o mundo
concreto aquilo que antes estava apenas no mundo das ideias.
Se você já falou em traçar e cumprir metas antes, sabe como pode ser difícil cumprir as
promessas que fazemos a nós mesmos. Geralmente começamos bem, mas logo
deixamos tudo de lado.
Por que isso acontece?
Simples, as pessoas apenas fazem resoluções aleatórias, não traçam nenhum plano
concreto e depois ainda se perguntam porque não conseguem emagrecer, ganhar mais
dinheiro, estudar mais, fazer exercícios físicos, tocar guitarra, ou seja lá qual for o
objetivo.
Não precisa ser assim. Ao longo deste artigo, mostraremos exatamente como cumprir
suas metas e objetivos, incluindo:
 14 simples passos, bem mastigadinhos, para você não ter mais desculpas para não agir
 Infográfico com todo o fluxo de trabalho
 Vídeos explicando o que fazer
 Sugestões de diversas pessoas que conseguiram cumprir metas grandiosas, como Marco
Gomes (boo-box), Christian Barbosa (Neotriad), Augusto Campos (Efetividade),
Conrado Navarro (Dinheirama) e vários outros
A proposta é interessante? Então separe um tempinho e continue lendo o artigo para
saber quais são os 14 passos.
Antes de começar…
Antes de seguirmos, você deve saber que este passo a passo baseia-se no famoso
sistema de produtividade Getting Things Done, de David Allen.
Este excelente método de produtividade pessoal tem sido usado por milhares de pessoas
em todo mundo desde 2001, quando o livro de mesmo nome foi lançado. Se você não
conhece o GTD, o vídeo abaixo traz um excelente resumo:
https://youtu.be/Xduzwk04l2E
Ative as legendas e escolha a opção de traduzir para português
Por conta de sua grande flexibilidade, o GTD tem sido adaptado por seus usuários de
acordo com as demandas específicas de cada um. Foi isso o que fizemos aqui ao
acrescentarmos os itens que, em nossa visão, faltam no sistema original (sobretudo o
conceito de Desafios e o foco na criação de Hábitos).
Dito isso, vamos ao primeiro passo do nosso método para você traçar e cumprir suas
metas e objetivos. Começando pelo princípio.
Passo 1: Defina os seus Princípios
O primeiro erro que as pessoas cometem ao traçar metas para o ano novo é ir direto
para o quê? antes de passar pelo por quê?.
Por isso, antes de fazer qualquer resolução de ano novo, tenha bem claro quais são os
seus Princípios.
Os Princípios que você escolher e hierarquizar vão influenciar as suas metas e objetivos.

2. Por exemplo, o que você valoriza mais: conforto ou aventura? A simples opção por um
ou outro pode influenciar o emprego que você escolhe, o lugar onde mora, a pessoa que
escolhe para viver a vida junto, o estilo das roupas, a forma de investir o dinheiro e
muitas outras coisas.
Embora todos nós inconscientemente saibamos mais ou menos quais são nossos
Princípios, poucos são aqueles que os colocam no papel e hierarquizam tudo isso de
uma forma racional.
Então o primeiro passo a fazer é colocar no papel os seus Princípios:
1. Identifique os seus Princípios atuais e coloque-os em ordem de importância.
2. Pergunte-se quais devem ser os Princípios necessários para criar a mudança que você
deseja e coloque-os em ordem de importância.
Passo 2: Esclareça sua visão de futuro
Ainda antes de chegar a suas metas e objetivos, tenha claro na sua cabeça a suavisão de
futuro. Como você se vê quando cumprir suas metas?
Da mesma maneira que inventores e cientistas criam soluções antes nem sonhadas, um
realizador traça seu destino primeiro na mente para depois começar a realizá-los.
No momento de traçar sua visão de futuro, você ainda não precisará se preocupar
em como chegará lá. Esse será um passo mais adiante, na definição das metas em si.
Deixe o como para depois. Por agora, fique livre para imaginar como será a sua vida
quando finalmente cumprir as suas metas e objetivos.
Passo 3: Defina a suas áreas de controle
Todos nós atuamos em diversas frentes. Todos nós temos diversas áreas de
responsabilidade. Dependendo do contexto, assumimos o papel de pai, de mãe, de filho,
de filha, de marido, de esposa, de estudante, de profissional, de professor, de atleta
amador, de aventureiro, de jogador, de patrão, de empregado.
Definir suas áreas de controle nada mais é do que classificar a sua visão de futuro nas
diferentes frentes em que você atua. Isso serve para efeito de organização e também
para mantermos nossas identidades sempre coerentes com os Princípios que definimos,
com uma visão clara dos diferentes papéis que assumiremos ao longo do tempo.
Neste passo, simplesmente divida suas intenções de acordo com as áreas em que atua.
Abaixo segue uma lista exemplificativa para você adaptar à sua realidade:
 Aventuras
 Casa
 Carro
 Cultura
 Dinheiro
 Educação
 Esposa/Marido
 Família
 Saúde
 Trabalho
 Religião

3.  Hobbies
Passo 4: Trace as metas com objetividade e clareza
Traçar metas é o primeiro passo para transformar o abstrato em concreto.
Muita gente acha que possui metas claras: perder peso, comprar um carro, mudar de
emprego, mudar o visual, fazer mais aventuras.
Na verdade, isso não são metas. São apenas sonhos, intenções, ou como definimos
agora há pouco, uma visão de futuro.
Quanto peso você quer perder? Qual carro vai comprar? Vai mudar para qual emprego?
Qual visual vai abandonar e qual vai adotar? Que aventuras vai fazer?
Há muito tempo, especialistas em produtividade pessoal definiram que as metas devem
ser Smart, palavra que significa “esperta” (em inglês), mas que também é um acrônimo
para específicas (Specifics), mensuráveis (Measurable), realizáveis (Achievable),
relevantes (Relevants) e com prazo definido (Timed).
Retomando nosso primeiro exemplo.
m vez de sonhar que quer “perder peso” você deve definir uma meta de que vai perder,
por exemplo, 10 quilos de gordura, mantendo o percentual de massa magra, dentro de
no máximo doze meses a partir de uma data específica, para melhorar sua saúde e
sentir-se mais atraente.
Observe como uma meta que cumpre os cinco critérios do acrônimo Smart são muito
mais fáceis de serem cumpridas do que um simples e amplo sonho.
O primeiro passo para quem quer realmente cumprir uma Meta Smart é registrá-lapor
escrito, sempre verificando se os cinco critérios estão sendo cumpridos.
Uma outra boa ideia, não incluída no conceito original de Meta Smart, écomprometer-
se publicamente com a meta. Decidiu o que vai fazer? Então conte à sua família,
espalhe entre os amigos, publique no seu blog, Twitter ou Facebook. Ninguém gosta de
ficar mal na frente dos outros, então uma vez que você se compromete com todos, fica
mais difícil quebrar a promessa.
Passo 5: Elabore Projetos e Desafios
Para efeitos deste artigo, utilizaremos o termo Projeto no sentido dado por David Allen
no livro Getting Things Done. Quando falamos de projetos estamos nos referirmos a
qualquer tipo de desdobramento de uma Meta Smart que signifique uma sequência de
ações e hábitos necessários para alcançar (ou aproximar-se) da visão de futuro que você
traçou.
E o que seriam os desafios?
O conceito de Desafios deu origem à rede social Mude.nu. Estamos falando aqui
daqueles Projetos capazes de gerar mudanças significativas, intensas e que sejam
“divisores de água”.
Em essência, um Desafio é uma espécie do gênero Projeto. A diferença é que os
Projetos são relacionados ao cotidiano, àquilo que fazemos para manter a vida em
funcionamento. São itens relacionados ao dia a dia de trabalho e estudo: pagamento de
contas, manutenção da casa, compras no supermercado etc.
Já os Desafios são pontos de ruptura, são ações que você não está certo se estão dentro
do seu campo de possibilidades. Um bom Desafio é aquele que te faz sair da roda dos
dias iguais.
Dê uma olhada na lista de desafios do Mude.nu para entender melhor sobre o que
estamos falando: saltar de paraquedas, entrar em forma, praticar voluntariado, publicar
um livro, conquistar independência financeira, completar um triathlon, trabalhar no que
se ama etc. Não confunda Desafios com esportes de aventura ou algo do tipo. Um
Desafio pode ser algo puramente intelectual, como publicar um livro, por exemplo.

4. São os Desafios que nos impelem para a ação com mais facilidade. Muitas pessoas
consideram-se preguiçosas, mas a verdade é que elas possuem apenas Projetos, coisas
normais, que não as animam, não as tiram da Zona de Conforto.
Convenhamos: arrumar a casa, manter as contas em dia, dar banho no cachorro, entregar
um trabalho no emprego ou na escola podem ser essenciais para que a vida siga em
frente, mas não são tarefas lá muito atrativas. Ou você já viu alguém acordar explodindo
de entusiasmo e dizendo: “Opa! Hoje eu tenho que ir ao banco pagar as contas!”?
Se você possui Desafios excitantes, isso irá gerar um ímpeto de conseguir tempo,
dinheiro, contatos e energia física para vencê-los o mais cedo que puder. Desafios nos
fazem dormir tarde e acordar cedo, nos fazem dar o melhor de nós mesmos.
O mais importante ao estabelecer um Desafio é encontrar algo que seja grande o
bastante para inspirá-lo. Se a primeira vista o Desafio parece impossível de ser realizado
de acordo com o seu histórico de vida, está aí uma boa pista de que você tem um ótimo
Desafio em mãos.
Passo 6: Substitua hábitos ruins
A maioria das pessoas foca nas ações quando tentam cumprir um objetivo, mas para a
maior parte das metas você deve dar mais importância aos novos hábitos que precisa
criar para chegar à visão de futuro que você planejou.
Se queremos criar uma mudança a longo prazo, devemos reforçá-la constantemente. É
preciso que sejamos condicionados para ter êxito não apenas uma vez, mas
rotineiramente. Pensar o contrário é achar que é possível ir a uma academia de ginástica
apenas uma vez no ano e achar que vai ter um corpão pelo resto da vida.
Mesmo que você racionalize e saiba com clareza a imensa importância das suas metas,
se você não se esforçar para criar novos Hábitos, com certeza acabará caindo nos velhos
padrões de comportamento.
Hábitos como passar ou não o fio dental, assistir à TV de noite ou fazer exercícios
físicos fazem parte de nossa vida. Qualquer ação que repetimos com frequência,
conscientemente ou não, é um hábito. Nada menos que 40% do nosso dia são tomados
pelos hábitos, como mostra uma pesquisa da Universidade Duke, dos Estados Unidos.
É como se voássemos no piloto automático por mais de nove horas ao dia.
Por isso, qualquer Meta Smart, Projeto ou Desafio que você escolha tem que ter não
somente um plano de ação, mas também uma estratégia para formação ou quebra de
hábitos.
Diversas pesquisas científicas têm estudado como podemos deliberadamente abandonar
velhos Hábitos e criar novos. O jornalista Charles Duhigg reuniu centenas delas,
entrevistou mais de 300 pesquisadores e executivos e publicou tudo em um excelente
livro chamado O Poder do Hábito.
Se você não leu o livro, o vídeo abaixo traz um excelente resumo do Poder do Hábito:
https://www.youtube.com/watch?v=KvAm4DLpLRs
A conclusão a que o autor chegou, com ajuda dos especialistas do MIT (Massachusetts
Institute of Technology), foi que a forma mais eficiente de mudar um hábito é
entender o seu ciclo de formação e em seguida substituí-lo por outro.
As pesquisas a que Duhigg teve acesso mostram que, longe de ser uma coisa ruim, os
Hábitos funcionam como um verdadeiro mecanismo de sobrevivência.
Nosso cérebro tenta transformar qualquer atividade de rotina em um hábito, porque os
hábitos permitem que nossa mente descanse um pouco.
Um cérebro eficiente requer menos espaço, o que significa cabeças fisicamente
menores, facilitando partos e diminuindo a mortalidade infantil. É, assim, segundo as
pesquisas apresentadas no livro, um mecanismo de preservação da espécie.

5. É por isso que quebrar um hábito não é algo fácil. Fazer isso requer mais energia,
requer sair da zona de conforto. Você vai precisar de tempo e disposição. É tudo o que o
cérebro não quer.
A única saída é compreender o ciclo de formação do hábito e adotar uma estratégia para
substituí-lo.
O ciclo de um hábito compõe-se de três etapas, conforme o diagrama a seguir:
1. A primeira etapa é o sinal, o gatilho que desencadeia o hábito.
2. Depois vem a rotina, ou o hábito propriamente dito.
3. Por fim, uma recompensa, que é aquilo que inconscientemente buscamos ao repetir o
hábito.
Veja a explicação de Duhigg neste outro vídeo:
https://youtu.be/Zx9OfXn9RW8
Ative as legendas ocultas
O autor apresenta um sistema que ensina como substituir hábitos destrutivos por outros
melhores.
Logo de saída, Duhigg deixa claro que não se trata de uma receita de bolo: cada
indivíduo e cada hábito é diferente. Mesmo com essa ressalva, ele apresenta um método
para substituição de hábitos, composto de quatro ações:
1. Identificar a rotina
Para entender seus hábitos, você precisa identificar em cada um deles os três
componentes do ciclo: gatilho, rotina e recompensa.
O primeiro passo para entender o ciclo é você identificar a rotina: Qual o
comportamento que você deseja modificar?
Depois, vem as etapas mais difíceis: Qual o gatilho para esta rotina? E qual é a
recompensa?

6. Essas não são respostas simples. Nós não comemos demais necessariamente porque
estamos com fome, por exemplo. O gatilho, o evento que “dispara” o hábito, pode ser
tédio, falta de um nutriente específico, procrastinação.
E a recompensa também não é necessariamente o sabor da comida. Pode ser passar mais
tempo à mesa, estender uma conversa ou ser simplesmente uma forma de distração
temporária do trabalho.
Como as respostas não são óbvias, você terá que fazer um pouco de experimentação
com seus próprios hábitos.
2. Experimentar com recompensas
Recompensas são poderosas porque satisfazem nossos desejos, embora estes não sejam
tão óbvios. Para identificar quais os desejos que estão movendo seus hábitos, você terá
que experimentar com diferentes recompensas.
Pense nisso como um experimento em que você é o cientista. Isso pode levar apenas
alguns dias, mas também pode levar semanas. É importante ter a plena consciência de
que, nesse momento, você está realizando um experimento e não modificando os seus
hábitos ainda. Não coloque pressão em si mesmo prematuramente.
No primeiro dia de teste, ajuste a rotina para obter uma recompensa diferente. No dia
seguinte, teste outra. E assim sucessivamente.
O objetivo é testar diferentes hipóteses para determinar qual desejo está movendo o seu
hábito.
À medida em que você testa diferentes recompensas, Duhigg recomenda que você anote
no papel as três primeiras coisas que lhe vêm à mente quando você conclui a rotina.
Podem ser emoções, pensamentos aleatórios, reflexões sobre como você se sente, ou
simplesmente as três primeiras palavras que aparecem na sua cabeça.
A ideia aqui é forçar um pequeno momento de consciência sobre o que você está
pensando ou sentindo. Os estudos mostram que escrever algumas palavras ajuda você a
se lembrar do que estava pensando no momento em que executava a rotina de um
hábito.
Ao final do experimento, quando você revisar essas notas, será muito mais fácil lembrar
o que você estava sentindo.
Programe um alarme para quinze minutos depois e então pergunte-se: Você ainda sente
o mesmo desejo? Lembre-se de que o ponto do experimento é identificar qual a
recompensa que você deseja. Isolando a recompensa que você realmente deseja você
poderá remodelar suas rotinas e obter o satisfazer o mesmo desejo.
3. Isolar o gatilho
Assim como as recompensas, os gatilhos que “disparam” nossos Hábitos não são tão
óbvios.
Você toma café da manhã todo dia por que está com fome? Ou é por que o relógio
aponta sete horas da manhã? Ou é por que seus familiares estão à mesa?
Essas são algumas perguntas que Duhigg faz para compreendermos que os gatilhos
muitas vezes não são tão óbvios como pensamos. Mais uma vez, teremos que agir como
cientistas em busca dos gatilhos, para podermos modificar nossos hábitos.
O segredo aqui é identificar categorias de comportamentos antes que eles aconteçam,
para organizá-las de forma a reconhecer padrões. As pesquisas mostram que os gatilhos
mais comuns caem em cinco categorias:
1. Lugar
2. Tempo
3. Estado emocional
4. Outras pessoas

7. 5. Ação imediatamente precedente
Então, a melhor maneira de você identificar os gatilhos de seus hábitos é responder a
cinco perguntas no momento em que o desejo surge:
1. Onde você está?
2. Que horas são?
3. Qual o seu estado emocional?
4. Quem está por perto?
5. Qual foi a ação que aconteceu imediatamente antes de surgir o desejo?
Dia após dia, faça-se essas perguntas e anote por escrito. Com apenas alguns dias, ficará
bem claro qual dos gatilhos repetem-se e desencadeiam seus hábitos.
Procure substituir um hábito de cada vez, de acordo com as metas que traçou e com a
visão de futuro para o final do ano seguinte. O processo é trabalhoso, mas vale a pena.
Passo 7: Utilize o ciclo de cinco etapas
Para se manter na linha durante todo o ano, é imprescindível que você possua um fluxo
de trabalho praticamente automatizado para transformar qualquer demanda que apareça
em sua vida em uma Próxima Ação fácil de ser identificada e executada.
Para isso, utilize as mesmas cinco etapas elaboradas por David Allen em Getting Things
Done:
Perceba que tudo gira em torno das suas Metas Smart. Cada demanda que aparecer na
sua vida deverá passar por essas cinco etapas pelo menos semanalmente para que você
mantenha-se na rota e com a sua Próxima Ação sempre à mão.
Passo 8: Escolha as suas caixas de entrada
Nossas Metas, Projetos, Desafios e tudo o que temos que fazer mudam o tempo todo.
Embora devamos manter firmes os nossos Princípios, seu planejamento de longo prazo
só fará sentido se for adaptável e flexível para receber as novidades. E durante o ano,
acredite, irão surgir muitas novidades. Boas e ruins.
Para se manter produtivo ao longo do ano, você precisa coletar e reunir marcadores ou
representações de tudo o que você considera que está pendente. Não importa se é algo
grande ou pequeno, tudo o que aparece deve ser coletado no que David Allen chama
de caixas de entrada.

8. O ideal é você ter bem claro quais são as suas caixas de entrada. Então o oitavo passo é
simplesmente listá-las. Abaixo segue uma lista apenas exemplificativa, para você ter um
modelo de como definir a sua:
1. Caixa de entrada física ao lado do computador no escritório
2. Caixa de correspondências próximo à entrada de casa
3. Caixa do e-mail pessoal no Gmail
4. Caixa do e-mail profissional no Outlook
5. Caixa de entrada do Evernote (software de anotações)
6. Caixa de entrada do Wunderlist (software de gerenciamento de tarefas)
7. Caixa de mensagens do Facebook
8. Bloco de anotações na mesa de cabeceira da cama
Tenha tantas caixas de entrada quanto precisar, mas foque no número mínimo com que
consegue coletar tudo o que aparece na sua vida.
Passo 9: Dê uma geral na sua vida
Antes de começar a executar de fato o planejamento para cumprir suas metas, dê uma
geral na sua vida coletando todas as pendências que deixou para trás nas caixas de
entrada que você acabou de definir.
A coleta deve começar com uma busca em seus ambientes físicos (casa e escritório,
geralmente). Tudo o que representar alguma ação e estiver fora de lugar deve ser
colocado em suas caixas de entrada.
Estamos falando aqui de correspondências, contas a pagar, algum folheto de publicidade
que você tenha guardado, documentos e tudo mais o que tiver alguma ação atrelada.
Se algo for muito grande ou muito abstrato para colocar na caixa de entrada
(umabicicleta que você quer doar, por exemplo), você pode anotar a ação relativa em
um pedaço de papel e jogar lá, como uma representação desse objeto ou ação.
Em seguida, faça uma busca de itens “virtuais”. Estamos falando de e-mails, anotações
em seu software de notas, tweets, mensagens no Facebook ou em outras redes sociais,
atualizações de programas, anotações na sua agenda etc.
Não caia na tentação de ficar processando e organizando à medida em que coleta os
itens. Sua função aqui é só jogar na caixa de entrada, de preferência no minuto em
que a pendência aparece em sua frente.
Passo 10: Processe tudo o que coletou
As suas caixas de entrada precisam ser esvaziadas, pelo menos, uma vez por semana.
Quando falamos em esvaziar, isso não significa que você deve executar toda semana
tudo o que coletou em suas caixas de entradas. Basta você processar as novas
demandas.
O ato de Processar, realizado semanalmente, significa apenas que você vai analisar tudo
o que está em suas caixas de entrada, item a item, para decidir o que fazer com eles.
Processe um item de cada vez, de cima para baixo e nunca (nunca mesmo!) devolva um
item para a caixa de entrada.
Para cada item, você deve seguir este fluxo de trabalho:

9. Pegue a sua lista de caixa de entradas e vá verificando, item a item, de cima para baixo,
o que é aquilo.
Pergunte-se sempre: Posso agir sobre isso? Em caso de resposta positiva, identifique se
a ação é realizada em um passo único, em passos múltiplos ou se são passos cíclicos.
Caso contrário, verifique se você pode jogar aquilo fora ou se pode servir para
referência futura ou mesmo se é algo que você deseja realizar algum dia.
Passo 11: Organize tudo o que processou
Depois de Processar, a etapa seguinte é Organizar os itens que você identificou, ou seja,
colocá-los nos locais corretos, com alguns marcadores específicos.
Para liberar a sua mente de preocupações de nível inferior e deixá-la livre para um
raciocínio de nível mais elevado, o seu sistema de organização física precisa ser
melhor do que o mental.
Para tanto, crie as seguintes listas:
 Projetos: onde você colocará tudo aquilo que engloba uma sequência de ações e que
significa manutenção da sua vida
 Desafios: onde você colocará tudo aquilo que engloba uma sequência de ações e que
significa um momento de ruptura na sua vida
 Calendário: todas as ações que têm dia e horário certo para ocorrer
 Ações avulsas: passos únicos que não estão ligadas a nenhum projeto ou desafio
 Hábitos: ações que devem se repetir em uma periodicidade pequena
 Arquivo de Referência: material que não requer uma ação imediata, mas pode servir
para consulta futura
 Algum dia: todos os Projetos, Desafios, Ações e Hábitos que você já decidiu fazer, mas
que não fará nesse momento, deixando-as para o futuro (ou aqueles que você está em
dúvida se vai fazer ou não)
 Na Espera: as ações que você delegou para outras pessoas e está esperando um retorno
Além de colocar os itens nas listas corretas, a etapa de Organizar significa
tambémetiquetar todas as ações com marcadores específicos de lugar, tempo/energia,
dinheiro e prioridade.
Lugar significa em que contexto a tarefa pode ser realizada. Por exemplo, a tarefa
“Comprar molho de tomate” deve ser marcada com o contexto “supermercado”. Já
“Trocar a resistência do chuveiro” só pode ser feita no contexto “casa”.
Os contextos não significam necessariamente locais físicos. Por exemplo, você pode
marcar com o contexto “telefone” todas as ações que tiver que realizar quando estiver

10. ao telefone ou “online” para as ações que só podem ser feitas quando você estiver na
internet.
Tempo está relacionado ao intervalo necessário para realizar a tarefa.
O ideal é criar marcadores em minutos para classificar suas ações. Os blocos de minutos
que recomendamos são 5~15, 15~30, 30~60, 60~120. Por exemplo, se você estima que
determinada ação vai levar cerca de dez minutos para ser feita, coloque o marcador
5~15.
Energia está relacionada ao esforço necessário para cumprir a tarefa. É algo subjetivo,
mas você pode classificar as tarefas em “baixa”, “média” e “alta” energia. “Atualizar
um aplicativo no celular” é uma tarefa que requer energia baixa: basta um clique e
pronto. “Escrever uma página da tese de mestrado” já requer uma alta energia.
Tempo e energia geralmente estão relacionados, pois quando você está com energia em
alta faz rapidamente uma tarefa que, de outra forma, levaria bem mais tempo.
Dinheiro está ligado a quanto você precisa para realizar aquela ação. Nem todas as
ações necessitam de dinheiro, mas todas têm um custo, seja de energia ou de tempo.
Todas as cinco etapas devem funcionar de forma consistente, pois o seu sistema será tão
fraco quanto o elo mais frágil dessa cadeia.
Prioridade está relacionada a qual próxima ação que vai lhe trazer mais proveito. Aqui
utilizaremos o conceito dos quatro quadrantes de prioridade conhecidos como Matriz de
Eisenhower, por ter sido elaborada por Dwight Eisenhower, Presidente dos Estados
Unidos entre 1953 e 1961.
Assim, se uma tarefa é urgente e importante, você deve marcar como “Prioridade 1”.
Essas tarefas devem ser realizadas o quanto antes, pois já se tornaram uma crise ou
incêndio.
Se for não urgente e não importante, coloque o marcador “Prioridade 4”. Essas açõem
podem até ser ignoradas, já que não lhe trarão ganho algum, não passando de perda de
tempo.
Já se a ação for urgente e não importante, marque como “Prioridade 3”. Essas são
aquelas tarefas que representam perda de tempo, então o ideal é você delegar ou só fazer
quando der.

11. O ideal mesmo é você se focar cada vez mais nas tarefas importantes mas não
urgentes, antes que elas se tornem urgentes e comecem a “injetar” estresse em você.
Marque-as como “Prioridade 2” e concentre-se nelas para desenvolver as melhores
estratégias e ações planejadas.
A utilização desses quatro marcadores – Lugar, Tempo/Energia, Dinheiro e Prioridade –
é essencial para você avançar com consistência rumo a suas metas, como veremos no
próximo passo.
Passo 12: Revise seus Projetos e Desafios semanalmente
Para se manter firme nas suas metas e objetivos, você deve estar em contato constante
com o que definiu.
Pelo menos uma vez por semana, revise todos os seus Projetos e Desafios, verificando
quais ações foram realizadas e quais foram deixadas para trás.
Sexta-feira à tarde é um horário bastante recomendado pelos seguidores do GTD, já que
permite que você feche a semana e entre no fim de semana relaxado. A revisão semanal
precisa ser um compromisso com data e hora marcada.

12. A maneira mais eficiente de realizar a sua revisão é elaborar um roteiro definido e
adaptado à sua realidade. Quando chegar o dia da semana que você definiu para realizar
a revisão, basta seguir o checklist.
Abaixo deixamos um modelo que pode servir como base para você adaptar à sua
realidade:
1. Processar item a item os e-mails da caixa de entrada e Organizar as tarefas nas listas
específicas
2. Processar item a item da caixa de entrada do seu software de listas e Organizar as
tarefas nas listas específicas
3. Processar item a item das suas caixas de entrada física e Organizar as tarefas nas listas
específicas
4. Processar item a item da caixa de entrada do Evernote (ou outra ferramenta de
anotação) e Organizar as tarefas nas listas específicas
5. Processar item a item da caixa de entrada Facebook ou outras redes sociais, responder
mensagens e Organizar possíveis tarefas nas listas específicas
6. Revisar sua lista de Projetos, com a respectiva sequência de ações
7. Revisar sua lista de Desafios, com a respectiva sequência de ações
8. Revisar sua lista de Hábitos
9. Verificar se suas contas na planilha financeira (ou outro software) estão “batendo”
10. Atualizar aplicativos do seu celular/computador/smartphone
11. Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima
semana
12. Limpar a Área de Trabalho do computador e Organizar possíveis tarefas nas listas
específicas
13. Organizar a mesa de trabalho
14. Definir as prioridades para a semana que entra: alguma tarefa mudou de grau de
urgência ou importância?
Passo 13: Reveja suas Metas mensalmente
A cada quatro ou cinco semanas, idealmente na primeira sexta-feira de cada mês, você
deve – além de fazer a tradicional Revisão Semanal – executar uma Revisão
Mensal mais ampla.
É o momento de avaliar se os seus Princípios continuam os mesmos e com aquela
mesma ordem de prioridade, se a sua visão de futuro ainda é interessante e se suas
Metas Smart ainda fazem sentido.
O objetivo da Revisão Mensal não é apenas manter as coisas nos trilhos, é fazer com
que você melhore continuamente.
Da mesma forma que fizemos para a Revisão Semanal, é essencial você ter um roteiro
pré-definido com os pontos que vai analisar durante a Revisão Mensal. Tome o
checklist abaixo como exemplo e adapte à sua realidade:
1. Os Princípios estão listados na ordem que faz mais sentido para mim atualmente?
2. Essa ainda é a visão de futuro à qual quero chegar?
3. Qual avanço significativo fiz em relação às Metas Smart no últimos mês?
4. Os Projetos listados são os que estou lidando atualmente? É necessário ativar ou
desativar algum?
5. Cumpri ou avancei no Desafio Ativo no mês que passou? Já posso começar a trabalhar
em um novo desafio?
6. Como foi a substituição de Hábitos antigos por novos e melhores? Em qual hábito
estou trabalhando atualmente?

13. 7. A lista de Próximos Passos está refletindo meus Projetos e Desafios de forma
apropriada?
8. Como estão meus níveis de energia física? Alguma doença ou indisposição atrapalha
minha saúde? Tenho feito exercícios físicos e me alimentado corretamente?
Aproximei-me da minha meta de perda de peso/ganho de massa
muscular/flexibilidade/resistência?
9. Gastei menos do que ganhei no último mês e investi a diferença? Meu dinheiro está
investido nas quatro classes de ativos? Qual foi a rentabilidade líquida dos meus
investimentos? Houve evolução no meu patrimônio líquido?
10. Como vão meus relacionamentos com parceiros, amigos, colegas, familiares? Há
alguém de quem me distanciei no mês que passou? Há alguém de quem eu queira me
reaproximar?
Passo 14: Entre em ação!
Com os 13 passos anteriores, você montou um sistema completo e abrangente para
finalmente traçar metas e objetivos que tenham uma grande chance de serem cumpridos,
como mostra o infográfico abaixo:

14. Tudo o que você fez até aqui, embora seja importantíssimo, não gerou avanços
significativos para você cumprir as suas metas. O que realmente vai gerar avanço é
Fazer aquilo que você coletou, processou e organizou.
Por sorte, agora está bastante fácil para você decidir que ações executar em um dado
momento. Digamos que você tem uma janela de tempo de 30 minutos no início da noite,
está em casa e com baixos níveis de energia.
Tudo o que você tem a fazer é buscar em seu sistema confiável as ações marcadas com
o lugar “casa”, com os blocos de tempo “5~15″ e “15~30″ e/ou com o nível de energia
“baixo”. O sistema irá listar as tarefas que atendem a esse critério. Daí tudo o que você
tem a fazer é escolher a de maior prioridade e executá-la.
Você agora tem estabelecidos antecipadamente os critérios do que fazer em diversas
situações. Se você estivesse no escritório, com uma hora disponível e nível de energia
turbinado por uma xícara de café no início da manhã, a lista de tarefas oferecidas pelo
sistema seria diferente. Esta foi a grande contribuição que David Allen deu ao mundo da
produtividade pessoal ao criar o método Getting Things Done.
A única maneira de transformar metas em realidade é através da ação.
Você pode ter Princípios lindos e traçar as Metas Smart mais precisas, entretanto nada
disso terá valia se não começar a botar a mão na massa. Saber o que fazer não adianta
de nada se você não faz o que sabe. Nada de significante vai mudar na sua vida se você
não agir diariamente para isso.
Assim que você tiver seus Projetos e Desafios definidos, comece imediatamente a
criar o ímpeto de agir. Se possível, dê o primeiro passo no momento em que decidiu
fazer algo. Lembre-se de que até que você tome uma ação, tudo o que você fez não
passa de imaginação.
Mesmo que seja um pequeno passo, o importante é ir em frente, aproximar-se um pouco
dos seus objetivos todo santo dia.
Se você não tomar cuidado, ficar traçando metas e planejando projetos pode se tornar
apenas uma distração e não irá levar você a lugar nenhum. Pode ser que você já tenha
feito planos grandiosos antes, apenas para não seguir em frente e depois de algum
tempo refazer novos planos fascinantes.
Novos planos esses que muitas vezes não funcionam. Não funcionam para você entrar
em forma, não funcionam para ganhar mais dinheiro, não funcionam para conseguir um
novo emprego.
E a principal razão pela qual esses planos não funcionam é porque eles nos distraem do
que realmente é importante: a ação diária, constante e consistente.
A única maneira de entrar em forma é fazer exercícios e alimentar-se bem todo santo
dia. A única forma de ganhar mais dinheiro é trabalhar para todo santo dia aumentar o
valor de nossos ativos, seja nossa capacidade ou os bens que compramos como
investimentos.
É simples. E talvez por isso nosso cérebro não se encante tanto com isso. Convenhamos,
é bem mais atrativo formular grandes e ambiciosos planos do que enfrentar a realidade
de acordar mais cedo, calçar os tênis e ir fazer exercícios rotineiramente.
Mas o segredo é esse. É criar novos hábitos. É agir com consistência. É se dispor a fazer
o trabalho diário, cotidiano, repetitivo. Mesmo que isso seja bem menos atraente do que
formular planos mirabolantes.
Se você for adiante, mesmo que um milímetro a cada dia, será recompensado pelo seu
empenho com os resultados que você tanto busca.