EIB - Serviço de Empréstimo Interbibliotecas

2. O que é o Serviço de EIB
O S i
Serviço d EIB t bé d i
de EIB, também designado d
por Empréstimo Interbibliotecas,
consiste em solicitar documentos, não
existentes na Biblioteca da FEP, a ,
outras Bibliotecas ou Instituições e
vice versa
vice-versa

3. Sumário
Quem e Como fazer Pedidos EIB
Registo do pedido - Opac Web
g p p
Registo do pedido - Aleph Gui
Recepção dos pedidos
Pesquisa
Pedidos às bibliotecas fornecedoras
Recepcionar pedidos
Cancelar pedidos
Pedidos de informação
Devolução de documentos
Criar bibliotecas fornecedoras

4. Podem fazer pedidos de EIB:
◦ Docentes
◦ Alunos de Pós-graduação (doutoramento, mestrados, MBA,
etc.)
t )
Devem fazê-lo no Catálogo Web da Biblioteca,
g ,
identificando-se com ID e password
Na impossibilidade d o f
b l d d de fazer através d
é do
catálogo, pode ser usado o endereço electrónico
do serviço: eib@fep up pt ou contactar
eib@fep.up.pt
directamente o Serviço na Biblioteca.

5. Catálogo web da Biblioteca

6. Autenticação com ID
e password

8. Seleccionar o tipo de
documento a pedir
O pedido não é submetido sem
o preenchimento dos campos
assinalados com asterisco
lh
vermelho

9. Quando os pedidos de EIB não são registados
no catálogo pelos utilizadores, esse registo é
feito pelo funcionário do serviço no Aleph Gui

10. Os pedidos chegam-nos
através:
atra és
Aleph
p
Por e-mail (eib@fep.up.pt)
Em
E papel l

11. Seleccionar lista de pedidos
Sub-Biblioteca
Sub Biblioteca - FEP
Estado do pedido NON – Sem pedido
efectuado
f t d
Preencher os campos data de final a data
actual, seguidamente clicar em reler e
t l id t li l
aparecerão todos os pedidos novos

12. Índice - É obrigatório estar com ID do leitor (PATID) por defeito
Sub-biblioteca –FEP
Estado – NON Pedidos novos
Actualizar data
Nome do leitor

13. Preencher o
formulário de
acordo com
pedido

14. Antes de proceder ao pedido ao exterior, é
feita uma pesquisa:
◦ No nosso catálogo
◦ Nas Bases de Dados (B-On, AtoZ, Ebsco, Jstor, etc.)
◦ No Google
◦ Nos catálogos d Bibliotecas cooperantes
ál de bl

15. seleccionar o pedido a p
p partir da lista
Nome do leitor

16. Seleccionar o separador 2. Pedidos aos
Fornecedores
clicar em Adicionar

17. O sistema Aleph gera automaticamente o
n
nº de pedido de EIB

18. Seleccionar o código da entidade EIB a partir
da lista [ ] ou d
d l […] digitá-lo d
á l directamente na
janela de pesquisa

19. Seleccionar o método de envio do pedido de
acordo com a lista, por defeito é sempre e-mail

20. Seguidamente, clicar em Actualizar

21. O pedido encontra-se pronto a ser enviado
encontra se
ao fornecedor
Clicar em ENVIAR
O estado do pedido passa de NEW a SV

22. Os pedidos de EIB seguem sempre por e-mail
via Aleph

23. Todas as despesas têm que ser cabimentadas
(PAD a enviar aos Serviços Financeiros)

24. Quando a obra dá entrada na Biblioteca
Biblioteca,
procedemos da seguinte forma:
◦ Pesquisamos pelo título da obra, autor, etc.
ou
◦ Através da lista de pedidos com estado SV

25. Ao recepcionar uma obra, existem campos que são de
preenchimento obrigatório
◦ Código de Barras (Sigla da entidade que empresta a obra e data da recepção , ex. ISEG28102009)
ex
◦ Data de Devolução
◦ Custo (se houver custos)

26. Ficha completa de recepção de documentos
Refª. Bibliográfica
Código de Barras
Data de devolução

27. O sistema Aleph envia carta e talão de empréstimo para o leitor a comunicar a
chegada do pedido (e-mail com ficheiro anexo)
E-mail
Carta chegada de pedido

28. Carta e Talão de Empréstimo para o leitor
Carta Talão

29. O talão é colocado dentro da obra que fica na
obra,
Biblioteca para ser levantada pelo leitor
Havendo custos, são registados na ficha pessoal
(módulo Circulação)

30. Fazer pesquisa da obra a devolver
Seleccionar no separador 2.Pedidos aos
Fornecedores
◦ As obras devem sempre ser devolvidas dentro dos
prazos e em correio registado

31. Quando os documentos são devolvidos, o
sistema Aleph gera uma carta, que segue via
e-mail para a Biblioteca fornecedora, e
imprime outra que segue com a obra a
devolver em correio registado
Para as bibliotecas da Universidade do Porto,
seguem em correio interno (via reitoria)

32. E-mail com carta de devolução do pedido
ç p
E-mail
Carta de devolução

33. Seleccionar o separador 2 Pedidos aos Fornecedores
2.Pedidos
Clicar em CANCELAR

34. E-mail com carta anexa do cancelamento de
pedido
E-mail
l
Carta de cancelamento

35. Quando necessitamos de pedir informação do
estado do pedido à Biblioteca fornecedora
devemos fazê-lo da seguinte forma
fazê lo
Preencher no campo nota a
mensagem a enviar ao fornecedor

36. E-mail com carta anexa de pedido de
informação para o fornecedor
E mail
E-mail
Carta Pedido de Informação Fornecedor

37. E-mail com carta anexa de pedido de
informação para o utilizador
E mail
E-mail
Carta Pedido de Informação p/ utilizador

38. Lista de fornecedores EIB
Adicionar

39. Dados a preencher para Bibliotecas nacionais
no separador 1.Info-Geral
1- Código da entidade
2- Nome da Biblioteca
3
3- Estado AC (F Activo)
(F.Activo)
4- Língua (por)
(Campos obrigatórios)
( b ó )

40. Dados a preencher p
p para Bibliotecas nacionais
no separador 2. Conta
1- câmbio - Euro
2 -Tipo de entrega
p g
pedido LE (carta simples)
3- Formato de carta – 00
(
(carta em p
português)
g )
4- Método de envio
(e-mail)

41. Dados a preencher para Bibliotecas
estrangeiras no separador 1.Info-Geral
1- Código da entidade
2- Nome da Biblioteca
3
3- Estado AC (F Activo)
(F.Activo)
4- Língua (Eng)
(Campos obrigatórios)

42. Dados a preencher para Bibliotecas estrangeiras
(Campos obrigatórios) no separador 2.Conta
1- Nº de Conta (M) - Código
de Cliente
2-N
2-Nº de Conta (s) - Password
cliente
3- câmbio (moeda)
4- Tipo de entrega – BL (formato
British Library)
5- Formato carta 01 (carta em
inglês)
6- Método de envio – E-mail
7- Anexo e-mail – B (corpo+anexo)

43. A Biblioteca da FEP tem
FEP,
protocolo estabelecido com
◦ British Library (http://www bl uk/)
(http://www.bl.uk/)
◦ SUBITO (htt //
(http://www.subito-doc.com/pt/)
bit d / t/)

44. Pedidos para a Bristish Library (BL) Seleccionar
Código de Entidade EIB – BL
Tipo de entrega – Formato British Library
Média enviado – M (e-mail)
(e mail)
ID de cliente – 42-5023
Actualizar
Enviar
(Este campos são obrigatórios)

46. Para artigos em formato electrónico seleccionar o
COD . SED99
OK
Enviar

48. Seleccionar COD . LOAN
Quando não queremos em formato microfilme
adicionamos o COD. Loan Micno
OK
Enviar

49. Serviços
Outgoing-ILL (serviços de saída)
Send British Library (ILL05)
Library…

50. Submeter o pedido p
p para a BL (utilizando os Serviços)
ç
Ficheiro de saída
Ficheiro de cod erro
Actualizar a Base de Dados
Clicar em OK

51. Enviar pedido para a BL (utilizando os Serviços )
◦ Fi h i
Ficheiro
Gestor de Tarefas
Passar o ficheiro para local
Confirmar
Imprimir

52. Históricos dos pedidos através do Aleph
Histórico do e-mail através do
sistema Aleph
p
E-mail com pedido para BL
E il did

53. A confirmação do Pedido da British Library

54. Um pedido d EIB externo consiste
U did de t i t
numa requisição efectuada por uma
Instituição externa à nossa biblioteca,
de acordo com o regulamento do
g
serviço de EIB, que se encontra
disponível na página da Biblioteca da
FEP http://www.fep.up.pt/biblio/

55. Sumário
Quem pode fazer pedidos EIB
Recepção dos pedidos
Registo dos pedidos
Envio dos pedidos às bibliotecas
Cancelar pedidos
Devolução de documentos
Criar biblioteca utilizadora

56. Podem solicitar pedidos de EIB externos todas
as Bibliotecas Universitárias e Públicas,
nacionais ou estrangeiras
Podem solicitar 3 obras em simultâneo
Podem aceder ao regulamento di
P d d l t disponível na
í l
página Web da biblioteca
http://www.fep.up.pt/biblio/
http://www fep up pt/biblio/
(Informações Úteis -> Serviços -> Serviço de Empréstimo Interbibliotecas)

57. Os Pedidos de EIB Externos chegam sempre
Externos,
por escrito, através
E-mail eib@fep.up.pt
Correio (Biblioteca da FEP , Serviço de EIB, Rua Dr. Roberto Frias, 4200-464
C i
Porto)
Fax: +351 225 092 206

58. Os pedidos de EIB a enviar para o exterior
são registados no sistema Aleph , no módulo
de EIB para o Exterior
Localizar o documento requisitado no nosso
catálogo,
catálogo utilizando as opções de
◦ Pesquisar
◦ Percorrer

59. Seleccionar o registo a partir da lista
Clicar em adicionar
O sistema gera automaticamente o nº de
pedido

60. Preencher formulário com
◦ ID da biblioteca
◦ Data de interesse
◦ Média pretendido
◦ Páginas no caso de artigos
◦ Método de envio
◦ Actualizar
A li

61. No separador 1.Pedido (preencher com os dados do pedido)
No separador 2. Entregue (preencher com os dados
relacionados com a entrega)

62. Seleccionar
• Entregar
• Tipo
• Confirmar

63. Quando os pedidos são enviados para
o exterior, o sistema Aleph gera uma
, p g
carta via e-mail para a biblioteca que
solicitou e, ao mesmo tempo imprime
a carta que segue juntamente com a
obra em correio registado

64. E-mail com carta anexa d envio d pedido
E il do i do did
E mail
E-mail
Carta d envio d obra
de i de b

65. Os pedidos são devolvidos no módulo de
Empréstimos
p
O talão de devolução segue por e-mail
p
para a Biblioteca q a devolveu
que
Entramos no módulo de EIB e procedemos à
devolução para actualizar a Base de Dados
Se as obras forem devolvidas no módulo de
EIB o sistema não gera o talão de devolução

66. Listar pedidos por Estado SL (enviado como empréstimo)
Seleccionar a obra
Clicar em Devolver

67. O estado do pedido passa de SL (enviado como
empréstimo) a RT (d
(devolvido)
l id )

68. Todos os artigos a enviar para o exterior
segue sempre formato electrónico (pdf.)
através do e mail eib@fep up pt
e-mail eib@fep.up.pt
Se
S os artigos se encontrarem em suporte
i
impresso são digitalizados
É enviado e-mail aos Serviços Financeiros da
FEP a solicitar a emissão de factura

69. O sistema Aleph envia e-mail com ficheiro anexo
e mail
a comunicar o envio do artigo

70. Gastos com EIB nos a últimos anos
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
Gastos EIB 2006 Gastos EIB 2007 Gastos EIB 2008 Gastos EIB 2009

71. Número de Pedidos EIB dos últimos 4 anos
600
500
400
300
200
100
0
Pedidos de EIB Pedidos de EIB Pedidos de EIB Pedidos de EIB
2006 2007 2008 2009

72. No ano de 2008 foi elaborado um inquérito
de satisfação ao utilizadores do Serviço de
EIB

73. Obrigada
Manuela Moreira
Biblioteca da Faculdade de Economia da Universidade do Porto
Serviço de EIB (Empréstimo Interbibliotecas)
E-mail: mmoreira@fep.up.pt
E il i @f
Telef: +351 225 571 164
Fax: +351 225 092 206