Este módulo descreve workflows no DSpace, incluindo:
- O que são workflows e como permitem aprovações administrativas de itens;
- Os três workflows padrão (aceitar/rejeitar, aceitar/rejeitar/editar metadados, editar metadados);
- Como criar, editar e remover workflows;
- Como tratar tarefas em workflows, como aceitar, rejeitar ou editar itens.
1. Av. Paulista, n. 726 – 17 andar
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Fone: + 55 11 2613-6744 - 4506-
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Curso DSpace
Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais
Vania Santos e Rodrigo Prado de Jesus
São Paulo, 2013
Módulo 8 – Workflow
2. Objetivos do Módulo
Ao final deste módulo, você será capaz de:
Entender a finalidade dos workflows
Descrever os três workflows disponíveis no Dspace
e quando cada um pode ser usado
Criar, modificar ou remover um passo do workflow
de uma coleção
Criar, submeter um item e completar o workflow
em uma coleção
3. O que é um workflow?
Um fluxo entre a submissão e o arquivamento
Permite entradas administrativas nas submissões
Os Workflows são atribuídos a coleções
Os e-mails são enviados e o item aparece na área
de trabalho dos usuários envolvidos no processo
4. Cenários de Workflow
Cenário 1: Chefe de pesquisa
Eu quero ser capaz de ver tudo o que meus
pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade
5. Cenários de Workflow
Cenário 2: Gerente de repositório
Eu quero aprovar tudo o que vai para o
repositório para me certificar de que não há
problemas de direitos autorais ou metadados
ruins
6. Cenários de Workflow
Cenário 3: Catalogador
Eu quero ser capaz de ver tudo que os
pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade e
melhorar os metadados, se possível.
7. Os três workflows
O DSpace têm três etapas no workflow
1. Aceitar/Rejeitar
2. Aceitar/Rejeitar/Editar metadados
3. Editar metadados
Você pode usar qualquer combinação das
etapas
As etapas são executadas em ordem
Quais dessas etapas podem ser usados nos
cenários anteriores?
8. Como criar um workflow?
Durante a fase ‘Atribuir função’ após a criação
da coleção
9. Como criar um workflow?
Selecione a etapa de workflow que deseja
criar e clique no botão ‘Criar...’
10. Como criar um workflow
Selecione os grupos ou usuários que farão parte do processo
Clique no botão ‘Salvar’
11. Como editar um workflow
Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir
função‘
Localize o workflow que deseja alterar e clique no
link correspondente
12. Como remover um workflow
Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir
função‘
Localize o workflow que deseja excluir e clique no
botão ‘Excluir’
Confirme a exclusão na próxima tela
13. Tratando uma tarefa de um workflow
Tratando uma tarefa:
Uma vez que o item está em um workflow um e-
mail será enviado para os usuários e membros de
grupos envolvidos no processo
Subject: DSpace: You have a new task
From: dspace@example.org
A new item has been submitted:
Title: Workflow training package
Collection: DSpace training materials
Submitted by: Stuart Lewis(stuart@example.com)
The submission must be checked before inclusion in the
archive.
To claim this task, please visit your "My DSpace"
page
Many thanks!
DSpace
14. Tratando uma tarefa de um workflow
Tratando uma tarefa:
O item está em uma lista localizada em ‘Minha
conta -> Submissões’
16. Assumindo uma Tarefa
Tratando uma tarefa:
Opções de tarefa (dependendo da etapa do
workflow)
17. Se o usuário estiver satisfeito com o item e considerar que pode ser publicado poderá
selecionar "Aceitar/Approve".
Se o usuário quer rejeitar o item, pode selecionar 'Rejeitar/Reject' e fornecer uma razão que
será enviada ao apresentador, via e-mail. O item será devolvido para a área de trabalho do
apresentador.
Se o usuário quiser editar os metadados, selecionará "Editar Metadados/Edit Metadata". Os
metadados serão mostrados nos formulários de edição de metadados.
Se o usuário desejar manter-se como proprietário da tarefa, mas não concluí-la, poderá
selecionar "Fazer mais tarde/Do later" e a tarefa será devolvida para as suas tarefas pessoais
para que termine depois.
Se o usuário deseja continuar a tarefa , poderá selecionar "Retornar tarefas para o
Recipiente/Return Task to Pool “ e continuar a editá-las.
18. PRATIQUE
Crie uma coleção
Atribua as funções para o fluxo de trabalho
Submetedores: Defina o grupo de apresentadores
Aceitar/Rejeitar Metadados: Defina o grupo que tem os direitos para realizar o
Passo 2.
Conclua a criação da coleção
Envie um item para a nova coleção
Complete o fluxo de trabalho para o novo item
Verique em "Minha Conta – Minhas Submissões” as tarefas a serem realizadas
Aceite uma tarefa, e selecione "Editar Metadados".
Faça algumas alterações nos metadados.
Finalmente, selecione "Aceitar" para aprovar o item
Se você tiver tempo, tente enviar outro item, mas desta vez rejeite-o para ver o
que acontece.
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Vania Santos e Rodrigo Prado de Jesus
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FIM do Módulo 8 – Workflow