Das erste PI Planning der Group IT

Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 106.07.2020 | 1
Willkommen zum PI Planning #1

Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 2
Mit dem PI Planning erarbeiten wir auf Team-Ebene die Ziele für die nächsten
3 Monate und können die agile Arbeitsweise selber erleben
| 2
08.35 – 09.00 Planning Kontext Tagesablauf, Methodik, Hinweise & Ziele
09.00 – 11.00 Team Break Out Session I Erarbeiten PI-Objective/Features sowie Risiken & Abhängigkeiten
12.30 – 13.30 Lunch Stehlunch, Kaffee und Aufwärmübung nach dem Lunch
13.45 – 15.15 Team Break Out Session II Überarbeitung PI-Objective/Features sowie Risiken & Abhängigkeiten
15:15 – 16.00 Final Plan Review
PO stellt PI-Objectives, Risiken & Abhängigkeiten im Plenum vor, Q&A der
Teilnehmer
16.00 – 16.15 Confidence Vote Abstimmung über das «Vertrauen in die Planung»
16.15 – 17.00 Planning Retro & Outlook Retrospektive zum PI-Planning (in den Teams)
07.45 – 08.15 Willkommenskaffee Ankommen, Einrichtung und Kaffee
Draft Plan Review
PO stellt PI-Objectives, Risiken & Abhängigkeiten im Plenum vor, Q&A der
Teilnehmer
11.00 – 12.30
08.15 – 08.35 Business Kontext Schwerpunkt & Fokus der nächsten 3 Monate Transformation & Mgmt Services
Agenda PI Planning

Steigender Demand bei höherer Komplexität und Vernetzung führen zum Kreisel-
Chaos…
06.07.2020 | 3
Business Context

Technology | Group ITOperations
Vision und konkretes Vorgehen
1. Wir lancieren ‘sinnvolle’
«Agile Release Trains» (nach SAFe) –
zusammen mit Business Stakeholdern
2. Wir lernen damit, im grossen Stil
interdisziplinär und agil zu arbeiten
3. Wir gehen schrittweise vor, probieren
aus, lernen, und passen an
4. Wir helfen, Lean Portfolio Mgmt
gruppenweit zu etablieren
06.07.2020 | 4Migros-Genossenschafts-Bund | Group IT | Martin Wechsler
Business Agility
Business Agility is the
ability to compete and
thrive in the digital
age by quickly
responding to market
changes and emerging
opportunities with
innovative business
solutions.
© Scaled Agile, Inc.

Technology | Group ITOperations
Menschen und Scope in diesem Agilen Release Train
▪ Enterprise Architecture Team
▪ Security & Risk Team
▪ LACE Team
▪ Lean Portfolio Mgmt Team
▪ Financial Mgmt & Service Portfolio Team
▪ Provider & Lieferanten Mgmt Team
▪ IT Procurement, Contract & Licence Mgmt Team
▪ Organisation & Change Mgmt Team
RTE des ART: Joël Krapf
«Product Mgmt» des ART: Group IT Mgmt Team
System Architect des ART: ---
06.07.2020 | 5Migros-Genossenschafts-Bund | Group IT | Martin Wechsler

Steigender Demand bei höherer Komplexität und Vernetzung führen zum Kreisel-
Chaos…
06.07.2020 | 6

Was ist ein PI Planning
06.07.2020 | 7
Quelle: www.scaledagileframework.com

Das Backlog des Group IT MT für Juli-Sept 2020
06.07.2020 | 8
# Feature
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# Feature
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# Feature
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Hinweis
▪ Priorisierung beachten
▪ Nicht alles passt in den PI Zyklus #1

…und was ist mit «Continuous Transformation»?
06.07.2020 | 9
«Continuous Transformation» ist nicht eine Initiative, sondern muss fixer Bestandteil unseres
Handelns werden!
The House of Lean

Business Context
06.07.2020 | 11
Planning Kontext

Planning Context
06.07.2020 | 12
*First Attempt In Learning
«Don’t worry, you’ll have a
F.A.I.L.* today»

Planning ContextWir haben heute unser Ziel erreicht:
5+ PI Objectives (pro Team)
was wollen wir erreichen?
1-3 Risiken (pro Team)
was könnte uns davon abhalten?

Planning Context
Kapazitäten
wie viel können wir tun?
Wir haben heute unser Ziel übertroffen:
Features & User Stories
wie erreichen wir PI Objectives?
(Product) Backlog
was sind unsere Prioritäten?

Ein PI-Zyklus besteht aus 5+1 Sprints an jeweils 2 Wochen, der letzte Sprint wird
für die Innovation und Planung genutzt
| 15
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Innovation &
Planning
Sprint
Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag
DonnerstagMontag Dienstag Mittwoch Freitag
Sprint Sprint
Sprint
Planning
Demo /
Review &
Retro SprintSprintSprint
SprintSprintSprintSprint Sprint
SprintPI Planning
Lernen,
Innovation
& Puffer
PI-Planning PI-Planning
2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen
Lernen,
Innovation
& Puffer
Lernen,
Innovation
& Puffer
Lernen,
Innovation
& Puffer
Planning
Readiness,
Pre-Planning
Inspect
and Adapt
Sprint
Puffer

PI Objectives beschreiben, was ihr in den nächsten 3 Monaten
erreichen wollt – Risiken sind mögliche Hindernisse zu diesem Ziel
06.07.2020 | 16
Im Fokus steht die Formulierung von 5+ PI Objectives …
Beispiele:
▪ Von Anfrage bis zum Vertrag dauert es durchschnittlich X Tage
▪ Jedes Team im «ART Management & Transformation» führt die
elementaren agilen Zeremonien durch
▪ Für das erste Marketing Portfolio Review haben alle Epic Owner
ihren Lean Business Case ausgefüllt
… und die wichtigsten 1-3 Risiken, welche die Zielerreichung behindern
könnten
Beispiele:
▪ Projektleitende kennen den Sourcing Prozess nicht
▪ Angst vor Fehler hindert Teams daran, Zeremonien einfach
auszuprobieren
▪ Epic Owner nehmen sich die Zeit nicht, um den Lean Business Case
auszufüllen
Dokumentation im Confluence
(wiki.migros.net/display/PIP)

PI Objectives beschreiben eure Ziele – Features & User Stories
beschreiben, wie ihr eure Ziele erreichen wollt
06.07.2020 | 17
Was wollen wir erreichen?
Wie erreichen wir unsere PI Objectives?
PI Objectives
(betreffend Weiterentwicklung & Betrieb)
Weiterentwicklung Betrieb
DevOps gibt es auch bei uns
Features
Arbeitspakete à ~10 Wochen)
User Stories
Aufgaben < 2 Wochen)
Features
Arbeitspakete à ~10 Wochen)
User Stories
Aufgaben < 2 Wochen)

Agiles Team
Im Team habt ihr 3 Rollen, um eure Ziele zu erreichen
▪ legt die Prioritäten
des Teams fest
▪ Verantwortlich für
das Backlog
▪ Stakeholder Mgmt
▪ Orchestriert die
(agilen) Team-
Prozesse
▪ Räumt Hindernisse
aus dem Weg
▪ «Servant Leader»
▪ Setzt Aufgaben
selbstorganisiert um
▪ Unterstützt PO in der
Priorisierung
▪ «Interdisziplinär»
Product Owner Scrum Master Agiles TeamProduct Owner Scrum Master Agiles Team
Agiles TeamAgiles Team

Spielregeln für den Tag
06.07.2020 | 19
Scrum Master hilft beim Time Boxing!
Der TimeTimer wird ein wichtiger Begleiter für heute und die Zukunft!
Wir sind fokussiert!
Der heutige Tag ist ein Investment für erfolgreiche 3 Monate!
Done is better than perfect!
Wir probieren aus, üben, machen Fehler, lernen
Wir handeln auf Augenhöhe und mit Respekt!
Jede Meinung hat Gewicht und wird einbezogen!
Priorisierung muss weh tun!
Wenn es nicht weh tut, etwas wegzulassen, dann sind wir nicht strikt genug

Wir wollen besser werden: Bitte helft uns dabei
06.07.2020 | 20
What went well What didn’t What can we do better

Erfolg heisst heute, dass wir PI Objectives für die nächsten 10 Wochen definiert
haben, die wichtigsten Risiken eruiert sind und wir mutig ausprobiert haben
06.07.2020 | 21
Wir haben 5+ PI Objectives im Confluence transparent gemacht, mit denen wir
unseren Fokus für die nächsten 10 Wochen richtig gelegt haben (LINK)
Wir haben die 1-3 wichtigsten Risiken & Abhängigkeiten im Confluence transparent
gemacht (LINK)
Einfach machen: Wir waren mutig und haben ausprobiert!
Tagesziel
erreicht
Wir haben unsere Kapazitäten sowohl für operative Arbeiten sowie auch für
(konzeptionelle) Weiterentwicklung realistisch eingeschätzt
Wir haben ein erstes (Product) Backlog für die nächsten 10 Wochen erstellt
Wir haben die wichtigsten Features (Arbeitspakete bis 10 Wochen) und User Stories
(Aufgaben bis 2 Wochen) gesammelt
Tagesziel
übertroffen

Let’s start!

Jetzt: Team Breakout Session I/II (bis 11:00)
06.07.2020 | 23
Next: Draft Plan Review
Im Team Breakout Session I wird ein erster Entwurf für PI Objectives & Risiken erarbeitet!
Primäres Ziel
▪ 5+ PI Objectives definieren und im Confluence notieren
▪ Die wichtigsten 1-3 Risiken identifizieren und im Confluence notieren
Sekundäres Ziel
▪ Kapazitäten des Teams definieren
▪ Features & User Stories sammeln
▪ Voraussichtliche Auslastung mit Kapazitäten abgleichen
Tipps & Tricks
▪ Nutzt den «TimeTimer» zum «Timeboxing»
▪ Setzt euch Zwischenziele, um die zwei Stunden
effizient zu füllen
▪ Nutzt den Raum für Interaktion auch mit anderen
Teams
▪ Plant auch eure operative Tätigkeiten, wenn auch
nur sehr high level
Hinweise – Bitte beachten!
▪ Orientiert euch für eure Prioritäten am ART Backlog
▪ PI Objectives & Risiken werden im Confluence
festgehalten (wiki.migros.net/display/PIP)
▪ Scrum Master treffen sich um 10:00 zum Scrum of
Scrum mit dem RTE für ein Zwischenfazit

Jetzt: Draft Plan Review (bis 12:30)
06.07.2020 | 24
Next: Lunch
▪ Jeder PO hat 3 Minuten Zeit, um die
provisorischen PI Objectives sowie Risiken &
Abhängigkeiten vorzustellen
▪ Das Management Team sowie die anderen Teams
haben anschliessend 7 Minuten Zeit,
Fragen & Inputs geben
▪ Startseite für PI Objectives & Risiken
(wiki.migros.net/display/PIP/Startseite)
Team-Spaces für PI Objectives
▪ Security & Risk Management
▪ Enterprise Architecture & Inno Mgmt
▪ Financial, Service Portfolio & Delivery Mgmt
▪ Provider & Lieferanten Mgmt
▪ IT Procurement (RfX), Contract & Licence Mgmt
▪ Organisational Change, Skills & Culture
▪ Lean Agile Center of Excellence
▪ Lean Portfolio Mgmt

Mittagessen
Bis 13.30
PO bleiben noch kurz für
das Mgmt Review

Lasst uns im Team auf 33 zählen, denn auch scheinbar einfache Dinge können
schwierig sein
06.07.2020 | 26
1, 2, 3, 4,…33

Jetzt: Team Breakout Session II/II (bis 15:15)
06.07.2020 | 27
Next: Final Plan Review
Im Team Breakout Session II wird auf Basis des Draft Plan Review die Teamplanung finalisiert
Hauptziel
▪ 5+ PI Objectives final definiert und im Confluence notiert
▪ Die wichtigsten 1-3 Risiken final identifizieren und im Confluence notiert
Ergänzende Ziele
▪ Kapazitäten des Teams definiert
▪ Features & User Stories gesammelnt
▪ Voraussichtliche Auslastung mit Kapazitäten abgeglichen
Tipps & Tricks
▪ Nutzt den «TimeTimer» zum «Timeboxing»
▪ Setzt euch Zwischenziele, um die 90 Minuten
effizient zu füllen
▪ Nutzt den Raum für Interaktion, auch mit
anderen Teams
▪ Plant eure operative Tätigkeiten ebenfalls ein,
wenn auch nur sehr high level
Hinweise – Bitte beachten!
▪ Orientiert euch für eure Prioritäten am ART Backlog
▪ PI Objectives & Risiken werden im Confluence
festgehalten (wiki.migros.net/display/PIP)
▪ Scrum Master treffen sich um 14.30 zum Scrum of
Scrum mit dem RTE für ein Zwischenfazit

Jetzt: Final Plan Review (bis 16:00)
06.07.2020 | 28
Next: Confidence Vote
▪ Jeder PO hat 2 Minuten Zeit, um die Änderungen
an den PI Objectives, Risiken & Abhängigkeiten
aufzuzeigen
▪ Das Management Team sowie die anderen Teams
haben anschliessend 2 Minuten Zeit,
Fragen & Inputs geben
▪ Startseite für PI Objectives & Risiken
(wiki.migros.net/display/PIP/Startseite)
Team-Spaces für PI Objectives
▪ Security & Risk Management
▪ Enterprise Architecture & Inno Mgmt
▪ Financial, Service Portfolio & Delivery Mgmt
▪ Provider & Lieferanten Mgmt
▪ IT Procurement (RfX), Contract & Licence Mgmt
▪ Organisational Change, Skills & Culture
▪ Lean Agile Center of Excellence
▪ Lean Portfolio Mgmt

Jetzt: Confidence Vote
06.07.2020 | 29
Next: Retrospektive
No confidence Little confidence Good confidence High confidence Very high confidence
Wie zuversichtlich seid ihr, dass ihr eure PI Objectives bis zum 15. September erreicht?

Jetzt: Retrospektive (bis 16:35)
06.07.2020 | 30
Next: Ausblick
Brainstorming
− In Bezug auf das Team
− What went well
− What didn’t
− What can we do better
1
2
Massnahmen definieren
− Leitet 1 – 3 konkrete Massnahmen im Bezug
auf das Team ab
− Dokumentiert eure Massnahmen mit
einem Post-It auf eurem Planungsboard
− Der PO nimmt die Massnahme mit ins
Backlog, der Scrum Master unterstützt das
Team bei der Umsetzung
Backlog
Feature
Feature
Feature
Feature

Ausblick

Ein PI-Zyklus besteht aus 5+1 Sprints an jeweils 2 Wochen, der letzte Sprint wird
für die Innovation und Planung genutzt
| 32
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Innovation &
Planning
Sprint
DonnerstagMontag Dienstag Mittwoch Freitag
Sprint Sprint
Sprint
Planning
Demo /
Review &
Retro SprintSprintSprint
SprintSprintSprintSprint Sprint
SprintPI Planning
Lernen,
Innovation
& Puffer
PI-Planning PI-Planning
2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen
Lernen,
Innovation
& Puffer
Lernen,
Innovation
& Puffer
Lernen,
Innovation
& Puffer
Planning
Readiness,
Pre-Planning
Inspect
and Adapt
Sprint
Puffer

Den aller ersten Sprint machen wir am 7. Juli alle gemeinsam
06.07.2020 | 33
Input
− Die PO & Scrum Master sind
definitiv bestimmt für PI Zyklus
#1
− Das Kernteam ist definitiv
bestimmt
− Unklarheiten &
Unterstützungsbedarf
gesammelt
− Kapazität & Auslastung
validiert
− PI Planning ist ins Team Backlog
überführt (idealerweise Jira)
− Team Backlog justiert
− Sprint Goals als Vorschlag
mitgenommen
Output
− Sprint #1 ist gemeinsam
geplant
− Wir haben alle gelernt, wie wir
ein Sprint Planning machen
− Die Teams können zukünftig ihr
Sprint Planning individuell
durchführen
− Die Teams haben Massnahmen
im Backlog, dass die Transition
zu Agilität funktioniert
− Jedes Team hat die agilen
Rituale am gleichen Tag
eingeplant
13.30 – 14.00 Einführung & Erklärung Sprint Planning
14.00 – 15.30 Sprint Planning gemeinsam erleben
15.30 – 16.00 Retro
16.00 – 16.30 Ausblick und Q&A
Agenda PI Planning 7. Juli
Agenda Sprint Planning 7. Juli

Damit die Abhängigkeiten im ART koordiniert werden können, sind die
verschiedenen Zeremonieren synchronisiert
| 34
Termine Kadenz Dauer Beschreibung
ART
PI Planning
12 Wochen
(Dienstag)
1 Tag
▪ PI Objectives & PI Roadmap
▪ AT Backlog
▪ Risiken & Abhängigkeiten
Inspect &
Adapt
12 Wochen
(Woche vor PI
Planning)
1h
▪ PI System Demo
(Ersetzt Monthly Check-in & Quarterly Demo)
▪ Wir als «Unit Performance Review» genutzt
2-3h
▪ Quantitative & Qualitative Messung
▪ Problemlösungs Workshop
Innovation &
Planning
12 Wochen
(letzter Sprint
im PI)
2 Wochen
▪ Puffer für offene Tasks
▪ Weiterbildung & Innovationsworkshop
▪ Vorbereitung PI Planning
PO-Sync
1 Woche
(Donnerstag)
30 min ▪ Besprechung von Planungsjustierungen
Scrum of
Scrum
1 Woche
(Mittwoch)
30 min
▪ Was wurde in den Teams erreicht?
▪ Was wird das Team bis zum nächsten Meeting
erreichen?
▪ Gibt es Impediments?
«agile»Teams
Sprint Review,
Retro &
Planning
2 Wochen
(Dienstag)
30-60 min
▪ Sprint Review
▪ System Demo (mit Management Team)
30-60 min ▪ Sprint Retro
60-120 min ▪ Sprint Planning
Stand up
Täglich bis
1 Woche
15 - 30 min ▪ Rückblick, Ausblick, Impediments am Board
Konkrete Daten für PI Zyklus #1:
[LINK]

Wir unterstützen euch auf dem Weg in die Agilität
| 35
− Agile Basics (1-Tag Einführung in Scrum)
− Agile Methoden (1-Tag Agile Methoden etc.)
− Scrum Master Zertifizierung (2-Tag Zertifikatskurs)
− Product Owner Zertifizierung (2-Tag Zertifikatskurs)
− Leading SAFe (Einführung in skalierte Agilität)
− Monatlicher Erfahrungsaustausch in der Agilen CoP
Schulungen zur Agilität mit
regelmässigen Angeboten
− Das erste Sprint Planning am 7. Juli machen wir gemeinsam
− Die Scrum Master erhalten ein Briefing vor dem ersten Sprint
Planning (separate Termine je Scrum Master sind aufgesetzt)
− Ein Cheat Sheet für Scrum Zeremonien
Einführung und
gemeinsames Üben
− RTE & Agile Coaches unterstützen die Scrum Master & Teams (bspw.
durch Teilnahme an Sprint Plannings, Retros etc.
− Scrum Master sind die erste Ansprechperson für Teams für agile
Zusammenarbeit
Coaching & Beratung

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