O documento descreve um projeto de organização de arquivos digitais entre departamentos. Ele fornece instruções sobre a estrutura de pastas a ser implementada no servidor, incluindo a criação de pastas compartilhadas e específicas para cada departamento e subdepartamento. Também fornece exemplos de como organizar formulários e treinamentos dentro das novas pastas criadas.

1. Equipe de apresentação do Projeto – 10.1.2
Coordenadores: Dna Mirian / Karen
Equipe - A. Juliane – 02 - Logística
Equipe - B. Kamila – 1.4 Suporte Operacional
Equipe - C. Maria Cristina – 1.3 Produto

2. Projeto 5 s 10.1.2
Organização de arquivo digital dos departamentos.

4. Veja na tabela abaixo os códigos e cores de cada
departamento:
Código Departamento Cor
01 - Comercial-Produto Amarelo
02 - Logística Cristal
03 - Financeiro Preto
04 - ADM Geral Verde
05 - TI Vermelho
06 - Contabilidade - Fiscal - Auditoria Fume
07 - Ecommerce Laranja
09 - Auditoria - Assis Adm Azul

5. Assist.
-
Segue abaixo o nosso organograma com todos os
departamentos:

6. Identifique seu Departamento em nosso Servidor:

7. * A maioria dos departamentos estão divididos em
subdepartamentos.
Conheça melhor o seu departamento:

8. -
-
Assist.

9. *Veremos a seguir, como esta organizado
hoje no Servidor, as pastas do Departamento 03 –
Financeiro.

10. * Utilizaremos a pasta 06 Cont-Fiscal-Audi como
exemplo de como devem ser organizadas as pastas no
Servidor a partir de agora, para iniciarmos o
caminho da nossa meta de implementação do 5S:

11. Pasta 03 - Financeiro

12. Pasta 06 – Cont-Fiscal-Audi

13. * O departamento que não possuir a pasta .0-Compartilhada, deve
solicitar ao TI a criação da mesma. Nesta pasta devem ficar os documentos
que podem ser vistos por todos, pois todos os funcionários terão acesso a essa
pasta. Exemplo de documentos que podem ser arquivados nesta pasta: regras,
leis ou de acordo com a necessidade do departamento.
* Caso o departamento já possua essa pasta, deve solicitar ao TI que
mova a mesma para fora de seus arquivos, conforme exemplo da Pasta 06 –
Cont-Fiscal-Audi.
* O departamento que já possui a pasta .0-Compartilhada, avisar a
quem possa interessar, sobre a mudança do local da pasta.
* Importante: quando uma arquivo que tem fórmula precisa ser
movido, é necessário avisar o TI sobre a fórmula e pedir auxilio.

14. * Dentro da pasta 0. Compartilhada, é preciso criar a pasta DP, que
deve conter o organograma e as tarefas dos colaboradores do
departamento, caso o departamento possuir subdepartamentos, os
mesmos devem estar abaixo da pasta 0. Compartilhada :
* Caso haja necessidade, pode ser criada outra pasta dentro da 0.
Compartilhada para que seja acessado algum documento por parte de
pessoas de outros departamentos.

16.  O departamento de logística é dividido por setores:

17. -
-
Assist.

18. Assist.

20. * O organograma 9G003, que contém a hierarquia geral dos
departamento e os subdepartamentos, deve ser guardado na pasta física
de cada departamento.

21. * O Organograma abaixo (exemplo), que
detalha os vagas do departamento, também deve ser
arquivado na pasta física de cada departamento.
Veja o modelo:

23. Com o objetivo de organizar melhor os Formulários e Treinamentos ,
foram criadas novas pastas no Servidor
Formulários:
Foram criadas duas pastas: O:Formulario(03) Formulários表
單-Yu- 00-2019 Formulários Karen e O:Formulario(03)
Formulários表單-Yu- 01-2019 Formulários Karen

24. * Na pasta O:Formulario(03) Formulários表單-Yu- 00-2019
Formulários Karen, devem ser colocados os formulários novos. Quando
colocar o documento na pasta, coloque na frente o número de seu
departamento, para melhor organização. Exemplo.
06 – Solicitação de reajuste de estoque código ou venda -
Juliane

25. * Na pasta O:Formulario(03) Formulários表單-Yu- 01-2019
Formulários Karen, devem ser colocados os formulários antigos.
Quando colocar o documento na pasta, coloque na frente o número
de seu departamento, para melhor organização.

26. * Treinamentos:
Foram criadas duas pastas: O:Formulario(04) Treinamento
訓練-Rosangela00-2019 Treinamento Kamila e
O:Formulario(04) Treinamento訓練-Rosangela01-2019
Treinamento Kamila

27. * Na pasta O:Formulario(04) Treinamento訓練-Rosangela 00-
2019 Treinamento Kamila, devem ser colocados os treinamentos novos.
Quando colocar o documento na pasta, coloque na frente o número de seu
departamento, para melhor organização.

28. * Na pasta O:Formulario(04) Treinamento訓練-Rosangela
01-2019 Treinamento Kamila, devem ser colocados os antigos.
Quando colocar o documento na pasta, coloque na frente o número
de seu departamento, para melhor organização.
Vejamos abaixo um exemplo de um treinamento do departamento
de TI:

29. * Essas metas devem ser atingidas até o dia:
30/10/2019.

30. Parabéns ! Você conseguiu!