Masterclass Sentences for Presentations Meetings and Calls 2025

Masterclass: Sentences for
Presentations, Meetings and Calls

Why have we chosen
this topic for the
masterclass?

Important:
1. I’m presenting some suggestions
here, there could be other ways to
say the same things.
2. Choose what’s most appropriate
for your context/situation.
3. I want your PARTICIPATION and
INTERACTION. Think about YOUR
meetings, calls, presentations and
CUSTOMIZE these sentences. Ask
me if you have questions.

Reason for the meeting (motivo para a reunião):
Let’s/We need to meet to talk about/discuss the budget /marketing strategy/project.
(Vamos/Precisamos nos reunir para falar sobre/discutir o orçamento/estratégia de marketing/projeto.)
https://businessfluency.com.br

I’d like to propose a meeting/call to talk about/discuss the contract/short-listed candidates/website
improvements.
(Gostaria de propor uma reunião/ligação para falar sobre/discutir o contrato/os candidatos
filtrados/melhorias do site.)

I’d like to propose a meeting/call to talk about/discuss the contract/short-listed candidates/website
improvements.
(Gostaria de propor uma reunião/ligação para falar sobre/discutir o contrato/os candidatos
filtrados/melhorias do site.)
I’d like to invite you to the presentation about the results of the customer satisfaction survey/
employee engagement survey/product launch.
(Gostaria de te convidar para a apresentação sobre os resultados da pesquisa de satisfação do
cliente/pesquisa de engajamento dos funcionários/lançamento do produto.)

Booking the meeting (agendando a reunião):
How about Wed, March 5th at 2 pm?
(Que tal quarta, 05/mar, às 2 da tarde?)

Are you free/available on Mon, Apr 10th at 10 am?
(Você está livre/disponível na segunda, 10/abr às 10 da manhã?)

Are you free/available on Mon, Apr 10th at 10 am?
(Você está livre/disponível na segunda, 10/abr às 10 da manhã?)
Can you meet on Tue, Sep 22nd any time between 2 and 6 pm? What time suits you best?
(Você pode se reunir na terça, 22/set qualquer horário entre as 2 e 6 da tarde? Que horas se encaixa
melhor para você?)

Yes/sure, Fri, Jun 7th at 1 pm sounds great.
(Sim/claro, sexta, 7/jun à 1 da tarde está ótimo.)
Accepting/proposing another time (aceitando/propondo
outro horário)

Thanks for the invite, but I’ll be on a business trip the entire week. Could we reschedule the
meeting for Feb 20th at 10 am?
(Obrigada pelo convite, mas estarei numa viagem de negócios na semana inteira. Poderíamos
remarcar a reunião para 20/fev às 10 da manhã?)
outro horário)

Thanks for the invite, but I’ll be on a business trip the entire week. Could we reschedule the
meeting for Feb 20th at 10 am?
(Obrigada pelo convite, mas estarei numa viagem de negócios na semana inteira. Poderíamos
remarcar a reunião para 20/fev às 10 da manhã?)
Unfortunately, I already have another meeting at the same time. Would it be possible to meet
on Thu, Aug 1st any time between 1pm and 5pm? What time would you be available?
(Infelizmente já tenho outra reunião no mesmo horário. Seria possível nos reunirmos na quinta,
01/ago qualquer horário entre 1 e 5 da tarde? Que horas você estaria disponível?)
outro horário)

BEGINNING (início da apresentação, reunião…):
Ok, everyone is here. Shall we start?
(Ok, todos estão aqui. Vamos começar?)

Welcome to this meeting/call/presentation.
(Bem-vindo a essa reunião/call/apresentação.)

Thank you for attending this meeting/call/presentation.
(Obrigada por participar nessa reunião/ligação/apresentação.)

Thank you for attending this meeting/call/presentation.
(Obrigada por participar nessa reunião/ligação/apresentação.)
Thank you for being here today.
(Obrigado por estar aqui hoje.)

In case of external meetings, or meetings with people you don’t know:
(No caso de reuniões externas, ou com pessoas que você não conhece)
Let me introduce myself.
(Deixa eu me apresentar.)

My name is Ho Mien Mien and I’m the creator of Business Fluency, an online Business English
platform. (Meu nome é Ho Mien Mien e sou a criadora do Business Fluency, uma plataforma online
de Business English.)

My name is Ho Mien Mien and I’m the creator of Business Fluency, an online Business English
platform. (Meu nome é Ho Mien Mien e sou a criadora do Business Fluency, uma plataforma online
de Business English.)
My name is Adriana Silva, and I’m the product owner of XYZ Consulting.
My name is Fernanda Alves and I’m Apple’s finance director.
My name is Paulo Oliveira and I’m the sales manager of Unilever. https://businessfluency.com.br

Your turn now:
My name is XXXXX and I’m the
XXXXX of XXXXXX.

Our main purpose/objective/goal today is to… (Nosso principal propósito/objetivo/meta hoje é...)
- discuss next year’s marketing initiatives. (discutir as iniciativas de marketing do ano que vem)
INTRODUCING THE PURPOSE (Apresentando o propósito)

- discuss the 5-year budget. (discutir o orçamento de 5 anos)

- learn about the results of the employee engagement survey and define the next steps. (saber dos
resultados da pesquisa de satisfação dos funcionários e definir os próximos passos)

- define the implementation plan for the Global Lean Six Sigma initiative. (definir o plano de
implementação para a iniciativa global de Lean Six Sigma)

- map your needs and requirements for the software development. (mapear suas necessidades para
o desenvolvimento do software)

- map your needs and requirements for the software development. (mapear suas necessidades para
o desenvolvimento do software)
- share the status of the app development project. (compartilhar o status do projeto de
desenvolvimento do aplicativo)

Your turn now:
Our main purpose/objective/
goal today is to XXXXX.

I encourage everyone’s participation, I want to hear from all of you.
(Encorajo a participação de todos, quero ouvir de todos vocês.)
SETTING SOME GROUND RULES:
(estabelecendo algumas regras)

Feel free to ask, there’s no such thing as a stupid question.
(Fique à vontade para perguntar, não existe pergunta idiota.)

Feel free to ask, there’s no such thing as a stupid question.
(Fique à vontade para perguntar, não existe pergunta idiota.)
Please put your mobile on silent mode.
(Por favor deixe seu celular no modo silencioso.)

Please be honest about your opinion.
(Por favor seja honesto sobre a sua opinião.)

Feel free to interrupt me if you have any questions.
(Fique à vontade para me interromper se tiver perguntas.)

Feel free to interrupt me if you have any questions.
(Fique à vontade para me interromper se tiver perguntas.)
There will be a Q&A session at the end, please keep your questions for that moment.
(Haverá uma sessão de Perguntas e Respostas no final, por favor deixe suas perguntas para esse
momento.)
PS: Escolha o que você preferir: que façam perguntas durante a sua apresentação ou que deixem
as perguntas para o final.

DON’T SAY: “I have a DOUBT.”
Clarifying something you didn’t understand:
(Esclarecendo algo que você não entendeu)

Prefer: “I have a question.”
Or simply ask directly.

Do you mean xxx (rephrase what the person said)? (Você quer dizer xxx (fale o que a pessoa
disse com suas palavras)?)

What do you mean by xxx? (O que você quer dizer com xxx?)

What do you mean by xxx? (O que você quer dizer com xxx?)
Let me see if I understood this clearly, you are saying that xxx.
(Deixa eu ver se entendi isso claramente, você está dizendo que xxx.)

I’m not sure I understood what you said, can you explain this part again?
(Não tenho certeza se entendi o que você disse, você pode explicar essa parte de novo?)

Could you explain this part again? I’m afraid I didn’t understand it.
(Você poderia explicar essa parte novamente? Temo que não a tenha entendido.)

Could you explain this part again? I’m afraid I didn’t understand it.
(Você poderia explicar essa parte novamente? Temo que não a tenha entendido.)
Could you elaborate on xxx? (Você poderia elaborar (no sentido de dar mais informações) em
relação a xxx?)

Your turn now:
Think of a meeting you’ve had
recently and try to clarify
something you didn’t understand
using one of the sentences
presented.

TIP: When rephrasing, be specific whenever possible: (Ao falar com suas palavras, seja
específico sempre que possível):
If there are numbers involved, do the calculation: (Se tiver números envolvidos, faça o cálculo.)
We need 5 panels per square meter. And we are talking about an area of 30 square meters.
So this means we need 150 panels, right? Considering that each panel costs USD 2500, this
means a total investment of USD 375K, correct? Are there any extra costs involved? Assembly
costs? Maintenance costs? Anything else?

If there are dates involved, state the dates: (Se tiver datas envolvidas, fale as datas)
Ok, so this will be delivered in 20 days.
Today is the 1st of March, so this means that it will be delivered on the 21st of March?
Are we talking about working days or calendar days?

If there are processes involved, state the order of the steps: (Se tiver processos envolvidos, fale a
ordem dos passos.)
Let me see if I understood it correctly.
So first we will xxxx – this will take place from March 1st to 5th.
Then we will xxxxx from March 8th to 12th.
And finally, we will xxxxx from March 15th to 19th, is that right?

If there are processes involved, state the order of the steps: (Se tiver processos envolvidos, fale a
ordem dos passos.)
Let me see if I understood it correctly.
So first we will xxxx – this will take place from March 1st to 5th.
Then we will xxxxx from March 8th to 12th.
And finally, we will xxxxx from March 15th to 19th, is that right?
Sometimes other people are not clear in their communication. It’s very important to ask to avoid
problems, losses or even agreeing to something you can’t deliver!!

This is exactly what I think we should do.
(Isso é exatamente o que acho que deveríamos fazer.)
I agree with you/her/him/them/Jessica/Sam. (Eu concordo com você/ela/ele/eles/Jessica/Sam.)
Absolutely. (Com certeza.)
You’re right. This is what we need. (Você está certa. É disso que precisamos.)
Great idea. Let’s do this. (Ótima idéia. Vamos fazer isso.)
Agreeing (Concordando)

Great. This is an excellent idea. We should definitely invest more money in digital marketing.
(Ótimo. Essa é uma excelente idéia. Nós devemos definitivamente investir mais dinheiro em
marketing digital.)

Great. This is an excellent idea. We should definitely invest more money in digital marketing.
(Ótimo. Essa é uma excelente idéia. Nós devemos definitivamente investir mais dinheiro em
marketing digital.)
What you’re saying makes total sense. I agree we should review all our telecommunications
contracts.
(O que você está dizendo faz total sentido. Concordo que deveríamos revisar todos os nossos
contratos de telecomunicação.)

I don’t think we should do this, because xxx.
(Não acho que devemos fazer isso, pois xxx.)
Disagreeing (discordando)

Maybe we should do xxxx before, because xxxx.
(Talvez deveríamos fazer xxxx antes, pois xxx.)

Maybe we should do xxxx before, because xxxx.
(Talvez deveríamos fazer xxxx antes, pois xxx.)
I’m not sure if we should invest in TV ads. It’s too expensive and our audience is on mobile. It’ll
be much more effective to invest in Facebook Ads and Google Ads instead.
(Não tenho certeza se deveríamos investir em propagandas na TV. É caro demais e nossa
audiência está no móvel. Será muito mais efetivo investir em Facebook Ads e Google Ads.)

TO BE CONTINUED

Masterclass: Sentences for Presentations,
Meetings and Calls - Part II

It would be more effective if we XXX.
(Seria mais efetivo se nós xxx.)

I don’t think so. This is not the best way to tackle this problem, perhaps it is better to xxx.
(Eu não acho. Essa não é a melhor maneira de atacar esse problema, talvez seja melhor xxx.)

I don’t think so. This is not the best way to tackle this problem, perhaps it is better to xxx.
(Eu não acho. Essa não é a melhor maneira de atacar esse problema, talvez seja melhor xxx.)
I’m not sure this is the right way to go. It may be risky to xxx.
(Não tenho certeza que esse seja o melhor caminho. Pode ser arriscado xxx.)

We tried this some months ago and it didn’t work because the costs were too high. I don’t think
we should try it again now. A better alternative would be...
(Nós tentamos isso alguns meses atrás e não funcionou pois os custos eram altos demais. Eu não
acho que deveríamos tentar novamente agora. Uma alternativa melhor seria...)

We tried this some months ago and it didn’t work because the costs were too high. I don’t think
we should try it again now. A better alternative would be...
(Nós tentamos isso alguns meses atrás e não funcionou pois os custos eram altos demais. Eu não
acho que deveríamos tentar novamente agora. Uma alternativa melhor seria...)
I understand your point, however/nonetheless/nevertheless/but, I think it would be more
productive if…
(Entendo o seu ponto, entretanto acho que seria mais produtivo se…)

TIP: Always give concrete / rational reasons for disagreeing with someone.
(Sempre dê motivos concretos/racionais para discordar de alguém.)
This helps you maintain a good relationship with your colleague/customer/supplier.
Never attack the person!!

Your turn now:
Think of a situation in which you
disagreed with a colleague/
supplier/customer at work and
use what you’ve just learned to
communicate this.

Showing a different perspective
(Mostrando uma perspectiva diferente, outro ponto
de vista)
On the other hand (por outro lado)
This idea sounds interesting, on the other hand, it might be risky to do this because we
don’t know how the customers will react. Why don’t we…
(Essa idéia parece interessante, por outro lado, pode ser arriscado fazer isso pois não
sabemos como os clientes vão reagir. Por que nós não…)

Showing a different perspective
(Mostrando uma perspectiva diferente, outro ponto
de vista)
Instead of (em vez de)
Instead of advertising on TV, which is extremely expensive and not quite effective for our
audience, why don’t we invest this budget in online ads? I’m sure it’ll be much more
effective as our customers are spending more and more time online and we can measure
the ROI.
(Em vez de fazer propaganda na TV, que é extremamente cara e não muito efetiva para
nosso público, por que não investimos esse orçamento em propaganda online? Tenho
certeza que será muito mais efetivo pois nossos clientes estão passando cada vez mais
tempo online e conseguimos medir o ROI.)

Your turn now:
want to show a different
perspective at work and use
what you’ve just learned to
communicate this.

Adding more information
(Adicionando mais informações)
Additionally (adicionalmente, somado a isso)
I agree with what you’re saying. Additionally, I think we must…
(Concordo com o que você está dizendo. Adicionalmente, acho que devemos…)

In addition to / Apart from (além de, somado a)
Apart from the points you’ve mentioned, we should also consider the exchange variation,
the transit time and the freight rates. (Além dos pontos que você mencionou, também
devemos considerar a variação do câmbio, o tempo de trânsito e o frete.)

Moreover (além disso)
You are right when you say that we need talented people in the company. Moreover, they
should also share the same values…
(Você está correto quando você diz que precisamos de pessoas talentosas na empresa.
Além disso, elas também devem ter os mesmos valores…)

Your turn now:
want to add more information at
work and use what you’ve just
learned to communicate this.

When the person is right
(quando a pessoa está certa)
Exactly. (Exatamente)
Precisely. (Exatamente)
Spot on. (Perfeito / Exatamente / na mosca)
That’s it. (Isso mesmo)
That’s the point. (Essa é a idéia)
Yes, you’re right. (Sim, você está certa.)

Regarding xxx, actually this is what happened…
(Sobre xxx, na verdade foi isso que aconteceu...)
These numbers look strange, could you double check them?
(Esses números parecem estranhos, você poderia verifica-los novamente?)
No, I don’t think so. Because xxx. (Não, eu acho que não. Porque xxx.)
When the person is wrong
(quando a pessoa está errada)

IMPORTANT:
Let the other person save face.
“Attack” the facts, NEVER the person.
Adjust the tone to the company/person’s culture.
Read between the lines.
Observe the behavior and body language.
When the person is wrong
(quando a pessoa está errada)

This is an important topic, however it’s not the main objective of this meeting. Shall we book
another meeting to discuss it? (Esse é um tópico importante, mas não é o principal objetivo dessa
reunião. Vamos agendar outra reunião para discutir sobre isso?)
When someone is deviating from the subject
(Quando alguém está desviando do assunto) :

This is an important topic, however it’s not the main objective of this meeting. Shall we book
another meeting to discuss it? (Esse é um tópico importante, mas não é o principal objetivo dessa
reunião. Vamos agendar outra reunião para discutir sobre isso?)
Why don’t we discuss this in a separate forum/another call/meeting?
(Por que não discutimos isso num ambiente diferente/ em outra ligação/reunião?)

Thank you for raising this point, but this is not the right time and place to discuss it. Shall we meet
next week to talk about it? (Obrigado por levantar esse ponto, mas esse não é o momento e local
apropriado para discuti-lo. Vamos nos encontrar na semana que vem para falar sobre isso?)

Thank you for raising this point, but this is not the right time and place to discuss it. Shall we meet
next week to talk about it? (Obrigado por levantar esse ponto, mas esse não é o momento e local
apropriado para discuti-lo. Vamos nos encontrar na semana que vem para falar sobre isso?)
Let’s focus on the meeting subject. (Vamos focar no tema da reunião.)

Asking for opinions, suggestions
(Pedindo por opiniões, sugestões)
What is your opinion about this? (Qual a sua opinião sobre isso?)
How do you feel about this? (Como você se sente em relação a isso?)
What do you think / suggest / propose / recommend?
(O que você acha/sugere/propõe/recomenda?)
What do you think we should do in this case?
(O que você acha que deveríamos fazer nesse caso?)
What other ideas do you have? (Quais outras idéias você tem?)

Asking for opinions, suggestions, encouraging more
contributions (Pedindo por opiniões, sugestões,
encorajando mais contribuições)
Any other ideas? (Mais idéias?)
What else can you think of? (Em que mais você/vocês conseguem pensar?)
What else can we do here? (O que mais podemos fazer aqui?)
There is no such thing as a stupid idea, let’s hear what else you’ve got. (Não existem
idéias idiotas, vamos ouvir quais outras idéias vocês tem.)
Excellent ideas, please keep them coming. (Ótimas idéias, por favor continuem
contribuindo.)

Asking for opinions, suggestions, encouraging more
contributions (Pedindo por opiniões, sugestões,
encorajando mais contribuições)
TIP: If you notice that someone is not speaking much (it could be because they are shy,
or they don’t feel comfortable speaking up because there are people from higher
hierarchical level in the same meeting or for any other reason), invite them to speak.
This is an important step to promote diversity and inclusion in your company and
everyone is responsible for this.

What if we asked our customers about their opinions?
(E se a gente perguntasse para nossos clientes sobre suas opiniões?)
Giving suggestions/recommendations
(Dando sugestões/recomendações)

My suggestion/recommendation is that we try another approach because.... Let’s xxx.
(Minha sugestão/recommendation é que a gente tente outra abordagem pois. Vamos xxx.)

My suggestion/recommendation is that we try another approach because.... Let’s xxx.
(Minha sugestão/recommendation é que a gente tente outra abordagem pois. Vamos xxx.)
I suggest/recommend investing in digital marketing.
(Sugiro/recomendo investir em marketing digital.)

Perhaps we could negotiate a longer payment term.
(Talvez a gente possa negociar um prazo de pagamento mais longo.)

I think we should partner up with XYZ as there’s a lot of synergy between our companies.
(Eu acho que nós deveríamos fazer uma parceria com a XYZ pois há muita sinergia entre nossas
empresas.)

I think we should partner up with XYZ as there’s a lot of synergy between our companies.
(Eu acho que nós deveríamos fazer uma parceria com a XYZ pois há muita sinergia entre nossas
empresas.)
We should definitely try this new approach. It is indeed a more effective way to land new clients.
(Nós deveriamos definitivamente tentar esta nova abordagem. Ela é realmente uma forma mais
efetiva de conquistar novos clientes.)

I wouldn’t go that way. This campaign sounds too controversial, and it may negatively affect our
brand image. It is better to...
(Eu não iria por este caminho. Esta campanha soa controversa demais e ela pode afetar a imagem da
nossa marca negativamente. É melhor...)

I wouldn’t go that way. This campaign sounds too controversial, and it may negatively affect our
brand image. It is better to...
(Eu não iria por este caminho. Esta campanha soa controversa demais e ela pode afetar a imagem da
nossa marca negativamente. É melhor...)
Why don’t we do this now, analyse the results for 2 weeks and then decide whether to adjust the
copy? (Por que não fazemos isso agora, analisamos os resultados por 2 semanas e depois decidimos
se ajustamos a copy?)

We can try to give some benefits instead of reducing the price. This will help us maintain our
profit levels, while offering extra value to the customers. And these benefits won’t represent
extra out-of-pocket costs for us. So it’s a win-win situation!
(Nós podemos tentar dar alguns benefícios em vez de reduzir o preço. Isso vai nos ajudar a
manter nossos níveis de lucro, ao mesmo tempo que oferecemos valor extra aos clientes. E esses
benefícios não representarão desembolsos extra para nós. Então é uma situação ganha-ganha!)

We should look for different options as we can’t run the risk of stopping our production due to
lack of raw material. (Nós deveríamos procurar opções diferentes pois não podemos correr o
risco de parar nossa produção por causa da falta de matéria prima.)

We should look for different options as we can’t run the risk of stopping our production due to
lack of raw material. (Nós deveríamos procurar opções diferentes pois não podemos correr o
risco de parar nossa produção por causa da falta de matéria prima.)
Based on these arguments, my recommendation is to sell all the non-core businesses.
(Baseado nesses argumentos, minha recomendação é vender todos os negócios que não são
centrais.)

Our recommendation is to implement this initiative in all branches.
(Nossa recomendação é implementar essa iniciativa em todas as unidades.)

Our recommendation is to implement this initiative in all branches.
(Nossa recomendação é implementar essa iniciativa em todas as unidades.)
After a thorough analysis, we suggest modernizing the entire IT infrastructure.
(Depois de uma análise minuciosa, nós sugerimos modernizar toda a infraestrutura de TI.)

Your turn now:
want to give suggestions and/or
recommendations at work and
use what you’ve just learned to
communicate this.

Does anyone have any questions?
(Alguém tem alguma pergunta?)
Great question Maria. In this case, we should XXXX.
(Ótima pergunta, Maria. Nesse caso, nós deveríamos XXXX.)
Handling questions (Lidando com perguntas):

I’m glad you asked this. It is indeed important to watch what the competition is doing, and we’re
keeping our eyes open.
(Estou feliz que você tenha perguntado isso. É realmente importante olhar o que a competição
está fazendo e nós estamos de olhos abertos.)

I’m glad you asked this. It is indeed important to watch what the competition is doing, and we’re
keeping our eyes open.
(Estou feliz que você tenha perguntado isso. É realmente importante olhar o que a concorrência
está fazendo e nós estamos de olhos abertos.)
That’s an excellent question, but I don’t have these numbers off the top of my head. Let me look
into that, and I will get back to you as soon as possible.
(Essa é uma ótima pergunta, mas não tenho esses números de cabeça. Deixe-me pesquisar mais
sobre isso e te retornarei o mais breve possível.)

Ok, let’s recap what we’ve agreed.
(Ok, vamos recapitular o que concordamos.)
So we’ve agreed on the following action points.
(Então nós concordamos nos pontos de ação a seguir.)
Wrapping up (Encerrando):

Does anyone have any final comments?
(Alguém tem algum comentário final?)
Thank you very much for your participation.
(Muito obrigada pela sua participação.)
Brian will send you the meeting minutes by Friday.
(O Brian enviará para vocês a ata da reunião até sexta-feira.)
Wrapping up (Encerrando):

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