O documento fornece diretrizes para a gestão de eventos de videoconferência, incluindo divulgação, preparação, recepção de participantes, condução do evento e encerramento. Ele destaca a importância de preparar com antecedência a infraestrutura, equipamentos e materiais, posicionar a câmera para capturar os participantes, e realizar avaliações pós-evento.

1. BOAS PRÁTICAS DE VIDEOCONFERÊNCIA
GUIA DO OPERADOR - GESTÃO DE EVENTOS
01 - Divulgação (Interna e Externa):
 Informação distribuída ao público alvo quando autorizado;
 Comunicação interna para escalação de pessoal;
 O prazo de 48hs anteriores a realização do evento.
02 - Preenchimento do check-list:
 Preparação do mobiliário, iluminação, sistema de refrigeração e recursos multimídia;
 Preparação da câmera de videoconferência para o evento;
 Atendimento pró-ativo de videoconferência;
 Entrega do check-list;
 O prazo de 40 minutos anteriores à realização do evento.
03 - Recepcionar os participantes
 Apresentação do CVT;
 Direcionamento até a sala de videoconferência;
 Fornecimento de material (papel, caneta, folders, slides e etc);
 O prazo de 10 minutos anteriores à realização do evento.
04 - Gestão do Evento
 Posicionar a câmera de forma que seja possível visualizar os participantes (entrar em contato
com a SECTES para predefinição da visualização de assentos) ;
 Não solicitar chamadas diretas na REDE CVT mesmo quando ocorrerem atrasos na conexão;
 Em caso de não ser conectado em até 15 minutos antes do início do evento, o responsável
deverá entrar em contato imediatamente com a Gerência de tecnologia pelo telefone 31 3915-
4912, ou através da Central de Atendimento 0800 283 7349;
 Antes do início e durante a transmissão da vídeo deverá deixar o microfone no mudo até que sua
participação seja solicitada;
 É imprescindível o apoio do responsável da videoconferência (monitor e/ou pessoal) apto a
operar o equipamento apoie e acompanhe os participantes na sala de videoconferência;
 Solicitação de atendimento em caso de baixa qualidade, queda de chamadas ou falhas em
equipamentos
 Orientar os participantes quanto à postura e características do sistema de videoconferência.
05 - Encerramento de Videoconferência
 Feedback de qualidade de performance;
 Avaliação de atendimento, recursos de videoconferência, infraestrutura, equipamentos,
agendamento, informações do evento, gestão do evento e transmissão na Internet;
 Sugestões;
 Dados dos participantes;
 Entrega do relatório de videoconferência;
 O prazo sugerido de 40 minutos posteriores a realização do evento;
 Solicitação de gravação e divulgação via web.