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 30 ottobre 2009
                                                           APPUNTI
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                                                                 Il Business Process
                                                                 Management come importante
                                                                 strumento per la crescita delle
                                                                 aziende
                                                                 Contenuti:

                                                                 Cos’è il Business Process Management?
                                                                 Perché le aziende hanno bisogno del BPM ?
                                                                 Come funziona il BPM ?
                                                                 Cos’è la Business Process Strategy ?
                                                                 Perché le aziende hanno bisogno di una
                                                                 Business Process Strategy?
                                                                 Cos’è il Business Process Design?
                                                                 Perché le aziende hanno bisogno del Business
                                                                 Process Design?
                                                                 Come funziona il Business Process Design?
                                                                 Cos’è la Business Process Implementation?
                                                                 Perché le aziende hanno bisogno della Business
                                                                 Process Implementation?
                                                                 Come funziona la Business Process
                                                                 Implementation?
                                                                 Business Rules Management
                                                                 Software Engineering
                                                                 Cos’è il Business Process Control ?
                                                                 Perché le aziende hanno bisogno del Business
                                                                 Process Control ?
                                                                 Compliance Management
                                                                 Risk Management


                       Cos’è il Business Process Management?
                       L’essenzialità del Business Process Management (BPM) risiede nel fatto che tutte
                       le aziende, a prescindere dalle dimensioni o dal settore, operano mediante
                       processi di business. La complessità e l’importanza dei processi interni ed esterni
                       può essere paragonata al sistema nervoso del corpo umano: l’efficienza ed il buon
                       funzionamento garantiscono una maggiore capacità di crescita e competitività,
                       favorendo una più rapida risposta alle mutate esigenze del mercato.
Un importante
                       Nell’attuale situazione economica le aziende affrontano pressioni crescenti derivanti
strumento di           da tensioni sui costi e dalla necessità di soddisfare le maggiori esigenze qualitative
progresso              dei propri clienti.

                       Diventa quindi determinante la facoltà di collegare i processi di business con le
                       strategie aziendali, per gestire i rapidi cambiamenti e le nuove opportunità che si
                       possono presentare.

                       I cambiamenti frequenti ed il riallineamento dei processi aziendali al variare
                       dell’operatività quotidiana, richiedono una gestione attenta dal punto di vista
                       dell’analisi organizzativa e degli strumenti, in modo di garantire al meglio l’integrazione




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e l’aderenza alle strategie aziendali. In questo contesto il BPM rappresenta l’
                          adattamento permanente dei processi aziendali, in termini di organizazione e scenario
                          IT, alle richieste di un mercato in continua evoluzione.

                          L’armonizzazione dell’ambiente IT consolidato è per ogni azienda una grande sfida; le
                          fusioni, le acqusizioni sempre più frequenti aumentano poi le ridondanze e le
                          sovrapposizioni, aggravando spesso il problema dell’individuazione delle criticità di
                          business dei sistemi, rendendo più difficile il controllo dei costi.

                          Creare un’architettura d’impresa, sia dal punto di vista organizzativo che dei sistemi
                          IT, fornisce un’opportunità di miglioramento anche mediante la
                          documentazione sistematica di tutti i processi ed i sistemi usati
                          dall’organizzazione.

                          Il BPM comprende quindi l’analisi e l’ottimizzazione dei processi, la loro la
                          documentazione ed implementazione tramite l’infrastruttura IT, il monitoraggio
                          e la misurazione degli indicatori di prestazione (KPI), mantenendo l’azienda
                          ancorata alle mutevoli esigenze interne ed esterne in un ciclo continuo di attività di
                          gestione dell’organizzazione e di attuazione attraverso le infrastrutture IT.

                          Perché le aziende hanno bisogno del BPM ?
                          E’ ben noto, e condiviso da tempo, come il successo a medio-lungo termine di
                          un’azienda dipenda anche fortemente dalla qualità della gestione dei propri processi.
                          E’ quindi ragionevole porsi la domanda di quanto sia efficiente l’attuale processo di
                          gestione delle procedure, dell’organizzazione e dell’infrastruttura IT dell’azienda.

                          Se il valore aggiunto dell’ IT, e degli investimenti ad esso correlati, si ottiene in
                          modo indiretto attraverso il supporto dei processi aziendali, il BPM può rivelare
Armonizzazione,           ulteriori potenziali risparmi e benefici derivanti anche dal migliorqmento delle
conoscenza e              attività che coinvolgono i clienti ed i fornitori, rendendo questo approccio un
                          prerequisito fondamentale per aumentare il vantaggio competitivo e la capacità di
controllo dei             innovazione di un’impresa,
processi                  poiché ha un effetto
                          diretto sul processo di
aziendali                 sviluppo dei nuovi prodotti
                          (time-to-market ed
                          innovazioni), di produzione
                          e fornitura di servizi
                          (focalizzazione sul
                          cliente, margine di
                          contribuzione, qualità), di
                          supporto (minori spese
                          generali, maggiore
                          soddisfazione dei
                          dipendenti) e di gestione e
                          monitoraggio (strategia e
Favorisce                 change management).
l’integrazione di         Un’approccio basato sui processi favorisce anche l’utilizzo di altre applicazioni critiche
tutti gli strumenti       per il successo come il CRM (Customer Relationship Management), il SCM (Supply
IT aziendali              Chain Management) ed ovviamente l’ERP, favorendo l’integrazione dei flussi di
                          lavoro, uno snellimento organizzativo ed un conseguente ritorno degli investimenti più
                          trasparente e misurabile.




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                                                                                           © ing. Roberto Gallerani
Come funziona il BPM ?
                       Come in ogni processo di innovazione la strategia di attacco risulta essenziale.

                           1      Convinzione e sponsor aziendale
Importanza della           2      Individuazione precisa delle esigenze
“strategia di              3      Comprendere e utilizzare esempi di successo simili
attacco”                   4      Dimostrare sin dall’inizio i vantaggi con dei risultati
                           5      Grande attenzione al metodo (“best practices”)

                       La Convinzione e sponsor aziendale si traduce in un forte mandato aziendale,
                       cruciale per ogni progetto di trasformazione aziendale. La gestione di un qualsiasi
                       cambiamento non può avvenire con successo senza un forte “sponsor aziendale”, il
                       coinvolgimento del management ed un’attenta ponderazione degli effetti e delle azioni
                       necessarie sulla cultura aziendale.

                       L’ Individuazione precisa delle esigenze permette di legare i benefici tangibili del
                       BPM con dei risultati misurabili. Prima di dare corso al progetto di BPM è importante
                       identificare quali sono i più importanti benefici, tangibili ed intangibili, che l’azienda si
                       aspetta. In questa fase può essere utile raccogliere, sintetizzare e presentare alcuni
                       dati relativi al comportamento attuale dell’organizzazione ed ai risultati, da confrontare
                       con l’ipotesi dei risultati attesi.
Sponsor
aziendale,             Il Comprendere e utilizzare esempi di successo simili è anch’essa un’attività
coinvolgimento,        importante allo scopo di comprendere e verificare casi di successo e testimonianze
                       di altri soggetti indipendenti che hanno precedentemente affrontato le stesse
comprensione           esigenze. Vedere e capire come altre imprese abbiano operato e quali tipi di benefici
precisa delle          e risultati stiano ottenendo, sono elementi in grado di favorire le valutazioni e le
                       decisioni. In questa fase le informazioni possono esser ricavate da “case studies”
esigenze               pubblicati su internet, da contatti diretti con altre imprese e dall’esperienza di ingegneri
                       dell’informazione indipendenti dalle società
                       commerciali.

                       Procedere con progetti pilota consente di poter
                       dimostrare il prima possibile il ritorno
                       dell’investimento. Un sistema pilota non è una
                       configurazione ridotta della azienda su cui fare degli
                       esperimenti, ma è un sottoinsieme significativo per
                       esigenze, processi e criticità per il quale è possibile
                       immediatamente identificare, qualificare e misurare
                       obiettivi e risultati, anche allo scopo di alimentare la
                       motivazione aziendale.

                       Riguardo al metodo e le “best practices” ogni azienda ha probabilmente avuto nel
                       suo passato qualche brutta esperienza di innovazione tecnologica, nella quale
                       l’allungamento dei tempi, l’aumento dei costi e un impatto sull’organizzazione non ben
                       calcolato o gestito, hanno ridotto in misura più o meno sensibile i risultati. Nella
                       maggior parte dei casi, molti degli insuccessi sono dipesi dal poco tempo dedicato,
                       dall’insufficienza delle risorse e delle competenze disponibili per il periodo di tempo di
                       conduzione del progetto di innovazione. Occorre dedicare le risorse giuste per il
                       tempo necessario a comprendere la realtà, interpretare al meglio i segnali di
                       evoluzione dell’azienda e del mercato, senza ripetere gli errori del passato; in questa
                       fase una dose di discontinuità rispetto al pensiero dominante e l’utilizzo di ingegneri
                       dell’informazione professionisti per il periodo di conduzione del progotto, possono
                       portare talvolta a soluzioni innovative ed altamente competitive.

                       Attuare il Business Process Management significa sviluppare un ciclo articolato in
                       progettazione, implementazione sull’infrastruttura IT e controllo (monitoraggio,
                       misurazione e valutazione) dei processi aziendali. Un sistema di BPM richiede quindi



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il radicamento nella struttura organizzativa, attraverso una piena comprensione dei
                          processi ed il coinvolgimento di tutti i gruppi aziendali interessati. Il BPM non può
                          pertanto restare un’iniziativa isolata, ma deve essere orientato alla gestione di un suo
                          vero e proprio ciclo di vita (Business Process Lifecycle).

                          Una soluzione di BPM si appoggia usualmente su un repository centrale ed integrato,
Gestire il ciclo di       ossia su di un “contenitore” centralizzato di tutti i dati e lo stato dei processi in
                          esecuzione, che consente uno scambio ed una condivisione efficiente fra le diverse
vita permanente           applicazioni aziendali e gli utenti interessati. La modularità e la scalabilità delle
dei processi              funzionaltià deve poi essere atta a garantire un impiego graduato e scalato in
                          funzione delle reali esigenze aziendali e delle sue prospettive di evoluzione.

                          Un sistema completo di BPM, in generale, dovrebbe racchiudere funzioni per l’analisi,
                          l’ottimizzazione, la comunicazione e l’implementazione dei processi, fornendo
                          strumenti per l’identificazione dei potenziali miglioramenti ed il supporto ai processi di
                          cambiamento.

                          Cos’è la Business Process Strategy ?
                          Il successo sul mercato dipende anche in buona misura dalla capacità di ridefinire e
                          modificare regolarmente i propri obiettivi. I processi cardine della strategia aziendale
                          dovrebbero essere organizzati in modo tale che “la struttura segua la strategia”. Con
                          Business Process Strategy ci si riferisce quindi a questo comportamento.

Capacità di                                                       Perché le aziende hanno
adeguare                                                          bisogno di una Business
strategie e                                                       Process Strategy?
processi ai
                                                                  Diversi studi e soprattutto le esperienze
cambiamenti                                                       quotidiane, dimostrano come le aziende
                                                                  debbano adeguare le loro strategie con grande
                                                                  frequenza, in molti casi anche un paio di volte
                                                                  all’anno, ed i cambiamenti si riflettono
                                                                  inevitabilmente sui processi di business. E’
                                                                  quindi ad ogni variazione di strategia che deve
                                                                  essere prestata attenzione alla Business Process
                                                                  Strategy.

                          Esistono diversi strumenti nell’ambito di una soluzione BPM per supportare questo
                          momento, tuttavia il fattore chiave del successo dipende in grande misura dal grado di
                          coinvolgimento del Top Management e di tutti i collaboratori dell’azienda, attraverso
                          un’adeguata comunicazione e il coinvolgimento di tutti i livelli interessati.

                          Un altro aspetto fondamentale è la necessità di mantenere un allineamento
                          continuo dei processi alle evoluzioni dei comportamenti aziendali. Affinchè l’attuazione
                          della strategia sia efficae e coerente, tutta l’organizzazione ed i suoi processi devono
Possibilità di            adeguarsi in maniera continua. La revisione degli obiettivi comporta l’osservazione di
simulare diversi          opportuni indicatori e la valutazione dei risultati conseguiti. Un sistema adeguato e
comportamenti,            gestito di indicatori di prestazioni consente quindi di effettuare interventi puntuali
                          basati su segnali di potenziali problemi. Queste valutazioni, di tipo predittivo, sono
valutandoli               possibili unicamente disponendo di una gestione, nel sistema BPM, delle tendenze
attraverso degli          degli indicatori chiave (KPI). Funzioni di monitoraggio dei KPI e di analisi “what-if” di
                          diversi possibili scenari permettono di verificare gli effetti di un cambiamento prima di
indicatori                renderlo effettiuvo sul campo.

                          Un caso particolare dell’approccio alla Business Process Strategy è quello di
                          focalizzarsi sugli aspetti legati ai costi o analizzare il rapporto tra le risorse coinvolte e
                          gli obiettivi definiti. L’analisi dei costi di processo, se supportata da funzioni della
                          soluzione BPM, permette di effettuare l’analisi economica dei processi. Questo tipo di
                          analisi ha però un pieno significato solo quando l’allocazione dei costi sia basata sulle



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                                                                                              © ing. Roberto Gallerani
risorse effettivamente consumate dai diversi processi coinvolti, ed in tal caso rende
                        possibile il confronto tra i diversi reparti o uffici, consentendo di rivelare potenziali
                        spazi di miglioramento , in linea con gli obiettivi di costo desiderati.

                        Un approccio basato sul BPM e l’utilizzo di una soluzione di gestione permette inoltre
                        l’identificazione della relazione esistente tra risorse ed obiettivi definiti; sulla base di
                        un sistema BPM e dei dati raccolti nel repository, sono possibili analisi comparative
                        della capacità operativa, determinando la richiesta effettiva ed il grado di utilizzo,
                        favorendo una pianificazione dell’impiego delle risorse, intese sia come personale che
                        come risorse IT, mezzi di produzione, ecc.

                        Cos’è il Business Process
                        Design?
                        Il Business Process Design è il
                        l’allineamento dei processi aziendali alle
                        esigenze ed alle richieste del mercato. Nel
                        suo sviluppo comprende l’analisi, il
                        disegno e l’ottimizzazione dei processi,
                        come parte di un ciclo continuo
                        miglioramento.

Analizzare e            Nell’attività di analisi dei processi devono
disegnare con           essere identificati i punti critici di
                        natura orrganizzativa, strutturale e tecnologica individuando gli elementi di
completezza i           potenziale miglioramento.
processi
                        Il risultato dell’analisi, insieme agli obiettivi aziendali, è impiegato per definire i
                        processi di riferimento (quelli che, una volta implementati nei sistemi IT,
                        aiuteranno l’azienda a creare valore ). Nella fase di disegno l’obiettivo principale è
                        quello di creare trasparenza sulla qualità dei processi attraverso l’impiego di un
                        metodo ed un linguaggio standardizzato. Occorre dare risposte alle domande chi fa
                        cosa, in che sequenza, quali servizi vengono forniti e quali sistemi software sono
                        utilizzati nell’esecuzione del processo in esame.

                        Perché le aziende hanno bisogno del Business
                        Process Design?
                        L’ambiente in cui opera l’impresa è soggetto a condizioni esterne mutevoli
Descrivere i            (concorrenza, comportamento del cliente, nuove tecnologie, ecc…); internamente,
                        la pressione a ridurre i costi e, al contempo, a spingere l’innovazione
processi nel            mantenendo standard di qualità elevati, richiede una forte attenzione ai processi
comportamento e         aziendali, essendo questi , di fatto, i fattori operativi chiave delle vendite, del profitto
nelle loro              e dei costi. Per un compito di tale delicatezza il ruolo di una soluzione software di
                        BPM è un fattore critico; occorre che lo strumento e le funzioni vadano oltra la mera
metriche di             descrizione dei processi sottoforma di testi, tabelle o diagrammi, integrando al
misura                  contempo anche informazioni, e quindi la “consapevolezza” del sistema, di tempi,
                        costi e frequenze d’uso, senza le quali sarebbe impossibile determinare con
                        precisione i costi di un processo ed i margini di miglioramento.

                        Come funziona il Business Process Design?
Individuare gli         Il Business Process Management coinvolge le attività di analisi, del disegno e
elementi reali di       dell’ottimizzazione. Nella fase di analisi vengono individuate le informazioni vitali sulla
debolezzza e di         reale efficienza dei processi aziendali, cercando di individuare la forza e la debolezza
                        dei diversi elementi coinvolti, come il livello di impiego dei centri di costo, delle risorse,
forza dei               le eventuali carenze di mezzi o di continuità di strumenti e servizi. E’ ancora in questa
processi                fase che vengono rivelate le “best practices”, ossia le migliori conformazioni dei
                        processi per ottenere le migliori performance.




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                                                                                            © ing. Roberto Gallerani
Il disegno consiste nel documentare pienamente lo stato dei processi che possono
                          essere resi trasparenti solo quando sono state raccolte e consolidate tutte le
                          conoscenze a disposizione, spesso presenti solo nella mente di coloro che le
                          utilizzano.

                          Strumenti software della soluzione BPM per la simulazione di processi (analisi “what-
                          if”) e di reportistica dei valori dei KPI, forniscono le informaziooni necessarie sui
                          procesi aziendali critici, favorendone l’ottimizzazione senza influire negativamente
                          sulla qualità.

                          In considerazione del fatto che il miglioramento dell’utilizzo delle risorse nei
Miglioramento             processi aziendali può essere più facilmente quantificato, i vantaggi derivanti
                          dalla progettazione dei processi aziendali risultano immediatamente evidenti.
dell’utilizzo delle
risorse aziendali         È anche importante osservare che focalizzare l’attenzione sui processi di business
                          significa porre la massima attenzione sulle modalità di attuazione attraverso il
                          software e le infrastrutture IT. L’effetto quindi di questi fattori e determinante, quanto
                          la convinzione aziendale nel procedere ed una buona attività di analisi e disegno. L’IT
                          non fine a se stesso, ma come attore allo stesso livello degli altri attori aziendali che
                          determinano le strategie, nella consapevolezza che nessun reale miglioramento è
                          oggi possibile senza il suo supporto.

                          Cos’è la Business Process Implementation?
                          Un approccio orientato ai processi è una cultura aziendale, un metodo orientato alla
                          modellazione ed al miglioramento dell’organizzazione, che deve trovare nell’apporto
Implementare il           dell’IT un sostegno indispensabile, efficiente e flessibile. Senza il contributo di
BPM è un                  entrambe le componenti non è possibile fare BPM in un’azienda.
approccio                 Perché le aziende hanno bisogno della Business
organizzativo             Process Implementation?
che attiene alla
cultura                   Molto spesso però nelle aziende, le diverse componenti informatiche rappresentano
                          un ostacolo alla realizzazione di progetti di attuazione ed ottimizzazione dei processi;
aziendale                 le ragioni sono da ricercare nella presenza frequente di applicazioni variegate nate,
                          da singole esigenze specifiche, non integrate in un contesto omogeneo e non
                          pensate originariamente in una strategia globale d’impresa. Di conseguenza si
                          riscontrano ridondanze, sovrapposizioni, isole di lavoro, per cui lo sforzo di
                          integrazione, in una logica di processo, deve essere attentamente analizzato sia per
                          determinare l’approccio ed il metodo più corretti, sia per individuare la soluzione BPM
                          più adatta. In assenza di queste attenzioni il rischio di insuccesso aumenta
                          pericolosamente.

                                                                     Un fattore critico dell’implementazione di
                                                                     un progetto BPM è anche quello legato al
L’IT è il supporto                                                   grado di comprensione reciproca tra
strategico per la                                                    utilizzatori e realizzatori della parte
                                                                     applicativa dei processi. Infatti non
realizzazione ed                                                     dimentichiamo mai che, per quanto
il mantenimento                                                      “evoluta” possa essere la soluzione
                                                                     software utilizzata, la traduzione di un
di un buon                                                           processo dal disegno all’implementazione
sistema di BPM                                                       sull’infrastruttura IT, richiede comunque
                                                                     degli atti, più o meno complessi, di
                                                                     sviluppo e configurazione di software. In
                                                                     questo passaggio gli strumenti del sistema
                          BPM, devono consentire il massimo mantenimento di elementi comuni di
                          rappresentazione tra due mondi di norma molto distanti come mentalità e linguaggio.
                          Una buona soluzione di BPM deve quindi essere in grado di mantenere ben distinte la
                          gestione del disegno concettuale dei processi dalla loro implementazione




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sull’infrastruttura tecnologica, garantendo al contempo il più possibile la
                        trasformazione ed il trasferimento assistito dal momento ideativo a quello di
                        attuazione.

                        Come funziona la Business Process Implementation?
                        Nelle aziende la diversità dei sistemi IT e delle differenti tecnologie, assorbe una parte
                        rilevante del budget destinato al mantenimento dei servizi. La messa in esercizio o la
Il BPM come             modifica dei cosiddetti sistemi legacy è di norma impegnativa per la carenza di una
“integratore” dei       descrizione uniforme e sufficientemente dettagliata dei processi aziendali su cui tali
                        sistemi insistono. Un sistema BPM correttamente utilizzato e aggiornato, permette di
diversi sistemi         mantenere l’allineamento con i processi aziendali favorendo la tempestività e
aziendali               l’efficacia delle variazioni. Inoltre la capacità del sistema BPM di sapersi integrare ed
                        essere a sua volta integratore dei diversi sistemi aziendali è un fattore di grande
                        importanza. La focalizzazione su di un’architettura orientata ai servizi (SOA: Service
                        Oriented Architecture) costituisce un ulteriore elemento di distinzione, atto a favorire
                        il processo di integrazione tecnologico con le altre componenti dell’infrastruttura IT.

                        Business Rules Management
                        Le Business Rules hanno
                        un’importanza fondamentale nel
                        determinare il successo di
                        un’azienda; esse permettono di
Importanza di           definire i prezzi, le modalità ed i
distinguere le          percorsi di approvazioni e le
                        responsabilità. Molto spesso
“regole di              sorprende il poco tempo dedicato ad
business” dai           individuarle in fase di analisi
                        l’insufficiente attenzione nel
comportamenti           documentarle. Come conseguenza di
procedurali             ciò, una volta implementato il sistema
                        BPM sull’infrastruttura IT, ogni
                        cambiamento richiede un tempo ed uno sforzo maggiore per essere riportato
                        nell’organizzazione e nei sistemi IT. Naturalmente occorre che il software BPM
                        consenta di trattare le Business Rules a livello di logica di processo indipendente
                        dalle componenti operative di interazione con l’utente (pagine/windows di richiesta
                        dati/informazioni) e quelle di esecuzione delle azioni (trasmissioni di documenti,
                        registrazioni/lettura di informazioni da database, ecc). Un software che sia in grado di
                        rappresentare e mantenere le Business Rules distinte dalle parti più procedurali della
                        rappresentazione del processo, permette inoltre di favorie la ricerca dei problemi,
                        come la completezza e le condizioni di conflitto.

                        Software Engineering
Capacità della          Nonostante l’ampia diffusione oggi sul mercato di soluzioni software ERP, CRM di tipo
soluzione BPM di        standard, ampiamente modulari e più facilmente integrabili tra loro con una soluzione
                        BPM mediante gli standard dell’architettura SOA , molte aziende utilizzano ancora
adeguarsi al            tante applicazioni realizzate con standard e tecnologie diverse, le quali richiedono
contesto IT             comunque di essere integrate tra loro. In tali casi occorre porre attenzione anche alle
dell’azienda            funzionalità di Software Engineering della soluzione BPM. La possibilità di realizzare
                        agevolmente, in questi casi, delle personalizzazioni in modo efficace e facilmente
                        manutenibili permette di assicurare lo sviluppo dell’implementazione del progetto
                        BPM ed il suo rispondere efficacemente alle evoluzioni nel tempo.

                        Cos’è il Business Process Control ?
                        Il Business Process Control si riferisce alla misurazione dell’efficienza dei
                        processi implementati nell’infrastruttura IT, l’avviamento e l’utilizzo di sistemi di
                        controllo in grado di monitorare la conformità, rispetto a parametri misurabili, della



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                                                                                         © ing. Roberto Gallerani
qualità e del buon funzionamento dei processi. E’ importante la capacità di identificare
                         i potenziali miglioramenti sulla base dei dati effettivi, come ad esempio i tempi di
                         attraversamento, la puntualità delle scadenze, ecc, costruendo un quadro di indicatori
                         attraverso il cui controllo è possibile il costante miglioramento dei processi aziendali.

                         Perché le aziende hanno bisogno del Business
Il controllo             Process Control ?
continuo dei             Il Business Process Control, nel consentire la costante misurazione degli
processi è la            obiettivi quantitativi e qualitativi, rivela le aree di potenziale miglioramento e
                         incremento della qualità e del funzionamento del sistema azienda. I processi
premessa al              aziendali sono il contesto in cui si sviluppano le attività di ogni azienda. Per
miglioramento            questa ragione, è necessaria una capacità e dei tempi di reazione rapidi per per
permanente del           realizzare un sistema “proattivo” che si adegui, con rapidità, in un ciclo continuo, alle
                         variazioni di esigenze ed obiettivi strategici. L’esecuzione di un buon controllo
“sistema                 permette inoltre di essere allarmati tempestivamente al verificarsi di situazioni
azienda”                 anomale o che richiedano comunque contromisure. Il continuo monitoraggio dei
                         processi aziendali consente quindi di colmare il divario esistente tra le strategie
                         aziendali e la loro attuazione operativa.

                         Compliance Management
                         Al fine di soddisfare i requisiti normativi e legislativi le aziende hanno spesso la
Il BPM come              necessità di introdurre dei sistemi di controllo interni atti a dimostrare la loro
fondamentale             efficienza e l’aderenza del loro comportamento ai protocolli. A questo scopo è
supporto per il          importante la disponibilità nel sistema BPM di funzioni di auditing automatico che
                         consentano la storicizzazione delle operazioni svolte nell’ambito dei processi, la loro
controllo dei            documentazione ed il loro controllo.
rischi aziendali e
l’aderenza alle          Risk Management
normative                Allo scopo di garantire che tutti i processi critici per la sopravvivenza dell’azienda
                         siano mantenuti sotto controllo anche in situazione di crisi, è necessario identificare
                         e valutare non solo tutti i rischi, ma anche definire i processi appropriati per la
                         gestione dell’emergenza. L’esposizione ai rischi è costante, molti di essi derivano
                         dalle attività business operative, ed al fine di ridurrli al minimo, ogni impresa ha la
                         necessità di impostare un sistema funzionante di
                         Risk Management.




                     8
                                                                                          © ing. Roberto Gallerani
ing. Roberto Gallerani
                     a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:


                       Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:

                            •    Gestione elettronica dei documenti
                            •    Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
                            •    Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
                                 delle informazioni
                            •    BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
                            •    CRM: Customer Relationship Management
                            •    Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
                            •    CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
                            •    Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
                                 settore manifatturiero meccanico

                       Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
                       e la “business continuity”:

                            •    Architetture di elaborazione in cluster
                            •    Virtualizzazione e consolidamento
                            •    Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
                            •    Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
                            •    Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
                            •    Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
                            •    Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS

                       Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:

                            •    Electronic Document Management
                            •    Product Data Management / Product Lifecycle Management
                            •    Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
                            •    Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
                            •    Gestione dei processi di formazione aziendali

                       Progetti speciali

                            •    Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
                                 controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
                            •    Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
                                 componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
                                 esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
                            •    Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
                                 del settore tessile




Quaderni 10   30 OTTOBRE 2009




                                                                                 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
                                                                                 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
                                                                                 Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO




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                                                                                                                            © ing. Roberto Gallerani

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Il business process management come importante strumento per la crescita delle aziende

  • 1. 10 30 ottobre 2009 APPUNTI DIGITALI Quaderni Il Business Process Management come importante strumento per la crescita delle aziende Contenuti: Cos’è il Business Process Management? Perché le aziende hanno bisogno del BPM ? Come funziona il BPM ? Cos’è la Business Process Strategy ? Perché le aziende hanno bisogno di una Business Process Strategy? Cos’è il Business Process Design? Perché le aziende hanno bisogno del Business Process Design? Come funziona il Business Process Design? Cos’è la Business Process Implementation? Perché le aziende hanno bisogno della Business Process Implementation? Come funziona la Business Process Implementation? Business Rules Management Software Engineering Cos’è il Business Process Control ? Perché le aziende hanno bisogno del Business Process Control ? Compliance Management Risk Management Cos’è il Business Process Management? L’essenzialità del Business Process Management (BPM) risiede nel fatto che tutte le aziende, a prescindere dalle dimensioni o dal settore, operano mediante processi di business. La complessità e l’importanza dei processi interni ed esterni può essere paragonata al sistema nervoso del corpo umano: l’efficienza ed il buon funzionamento garantiscono una maggiore capacità di crescita e competitività, favorendo una più rapida risposta alle mutate esigenze del mercato. Un importante Nell’attuale situazione economica le aziende affrontano pressioni crescenti derivanti strumento di da tensioni sui costi e dalla necessità di soddisfare le maggiori esigenze qualitative progresso dei propri clienti. Diventa quindi determinante la facoltà di collegare i processi di business con le strategie aziendali, per gestire i rapidi cambiamenti e le nuove opportunità che si possono presentare. I cambiamenti frequenti ed il riallineamento dei processi aziendali al variare dell’operatività quotidiana, richiedono una gestione attenta dal punto di vista dell’analisi organizzativa e degli strumenti, in modo di garantire al meglio l’integrazione 1
  • 2. e l’aderenza alle strategie aziendali. In questo contesto il BPM rappresenta l’ adattamento permanente dei processi aziendali, in termini di organizazione e scenario IT, alle richieste di un mercato in continua evoluzione. L’armonizzazione dell’ambiente IT consolidato è per ogni azienda una grande sfida; le fusioni, le acqusizioni sempre più frequenti aumentano poi le ridondanze e le sovrapposizioni, aggravando spesso il problema dell’individuazione delle criticità di business dei sistemi, rendendo più difficile il controllo dei costi. Creare un’architettura d’impresa, sia dal punto di vista organizzativo che dei sistemi IT, fornisce un’opportunità di miglioramento anche mediante la documentazione sistematica di tutti i processi ed i sistemi usati dall’organizzazione. Il BPM comprende quindi l’analisi e l’ottimizzazione dei processi, la loro la documentazione ed implementazione tramite l’infrastruttura IT, il monitoraggio e la misurazione degli indicatori di prestazione (KPI), mantenendo l’azienda ancorata alle mutevoli esigenze interne ed esterne in un ciclo continuo di attività di gestione dell’organizzazione e di attuazione attraverso le infrastrutture IT. Perché le aziende hanno bisogno del BPM ? E’ ben noto, e condiviso da tempo, come il successo a medio-lungo termine di un’azienda dipenda anche fortemente dalla qualità della gestione dei propri processi. E’ quindi ragionevole porsi la domanda di quanto sia efficiente l’attuale processo di gestione delle procedure, dell’organizzazione e dell’infrastruttura IT dell’azienda. Se il valore aggiunto dell’ IT, e degli investimenti ad esso correlati, si ottiene in modo indiretto attraverso il supporto dei processi aziendali, il BPM può rivelare Armonizzazione, ulteriori potenziali risparmi e benefici derivanti anche dal migliorqmento delle conoscenza e attività che coinvolgono i clienti ed i fornitori, rendendo questo approccio un prerequisito fondamentale per aumentare il vantaggio competitivo e la capacità di controllo dei innovazione di un’impresa, processi poiché ha un effetto diretto sul processo di aziendali sviluppo dei nuovi prodotti (time-to-market ed innovazioni), di produzione e fornitura di servizi (focalizzazione sul cliente, margine di contribuzione, qualità), di supporto (minori spese generali, maggiore soddisfazione dei dipendenti) e di gestione e monitoraggio (strategia e Favorisce change management). l’integrazione di Un’approccio basato sui processi favorisce anche l’utilizzo di altre applicazioni critiche tutti gli strumenti per il successo come il CRM (Customer Relationship Management), il SCM (Supply IT aziendali Chain Management) ed ovviamente l’ERP, favorendo l’integrazione dei flussi di lavoro, uno snellimento organizzativo ed un conseguente ritorno degli investimenti più trasparente e misurabile. 2 © ing. Roberto Gallerani
  • 3. Come funziona il BPM ? Come in ogni processo di innovazione la strategia di attacco risulta essenziale. 1 Convinzione e sponsor aziendale Importanza della 2 Individuazione precisa delle esigenze “strategia di 3 Comprendere e utilizzare esempi di successo simili attacco” 4 Dimostrare sin dall’inizio i vantaggi con dei risultati 5 Grande attenzione al metodo (“best practices”) La Convinzione e sponsor aziendale si traduce in un forte mandato aziendale, cruciale per ogni progetto di trasformazione aziendale. La gestione di un qualsiasi cambiamento non può avvenire con successo senza un forte “sponsor aziendale”, il coinvolgimento del management ed un’attenta ponderazione degli effetti e delle azioni necessarie sulla cultura aziendale. L’ Individuazione precisa delle esigenze permette di legare i benefici tangibili del BPM con dei risultati misurabili. Prima di dare corso al progetto di BPM è importante identificare quali sono i più importanti benefici, tangibili ed intangibili, che l’azienda si aspetta. In questa fase può essere utile raccogliere, sintetizzare e presentare alcuni dati relativi al comportamento attuale dell’organizzazione ed ai risultati, da confrontare con l’ipotesi dei risultati attesi. Sponsor aziendale, Il Comprendere e utilizzare esempi di successo simili è anch’essa un’attività coinvolgimento, importante allo scopo di comprendere e verificare casi di successo e testimonianze di altri soggetti indipendenti che hanno precedentemente affrontato le stesse comprensione esigenze. Vedere e capire come altre imprese abbiano operato e quali tipi di benefici precisa delle e risultati stiano ottenendo, sono elementi in grado di favorire le valutazioni e le decisioni. In questa fase le informazioni possono esser ricavate da “case studies” esigenze pubblicati su internet, da contatti diretti con altre imprese e dall’esperienza di ingegneri dell’informazione indipendenti dalle società commerciali. Procedere con progetti pilota consente di poter dimostrare il prima possibile il ritorno dell’investimento. Un sistema pilota non è una configurazione ridotta della azienda su cui fare degli esperimenti, ma è un sottoinsieme significativo per esigenze, processi e criticità per il quale è possibile immediatamente identificare, qualificare e misurare obiettivi e risultati, anche allo scopo di alimentare la motivazione aziendale. Riguardo al metodo e le “best practices” ogni azienda ha probabilmente avuto nel suo passato qualche brutta esperienza di innovazione tecnologica, nella quale l’allungamento dei tempi, l’aumento dei costi e un impatto sull’organizzazione non ben calcolato o gestito, hanno ridotto in misura più o meno sensibile i risultati. Nella maggior parte dei casi, molti degli insuccessi sono dipesi dal poco tempo dedicato, dall’insufficienza delle risorse e delle competenze disponibili per il periodo di tempo di conduzione del progetto di innovazione. Occorre dedicare le risorse giuste per il tempo necessario a comprendere la realtà, interpretare al meglio i segnali di evoluzione dell’azienda e del mercato, senza ripetere gli errori del passato; in questa fase una dose di discontinuità rispetto al pensiero dominante e l’utilizzo di ingegneri dell’informazione professionisti per il periodo di conduzione del progotto, possono portare talvolta a soluzioni innovative ed altamente competitive. Attuare il Business Process Management significa sviluppare un ciclo articolato in progettazione, implementazione sull’infrastruttura IT e controllo (monitoraggio, misurazione e valutazione) dei processi aziendali. Un sistema di BPM richiede quindi 3 © ing. Roberto Gallerani
  • 4. il radicamento nella struttura organizzativa, attraverso una piena comprensione dei processi ed il coinvolgimento di tutti i gruppi aziendali interessati. Il BPM non può pertanto restare un’iniziativa isolata, ma deve essere orientato alla gestione di un suo vero e proprio ciclo di vita (Business Process Lifecycle). Una soluzione di BPM si appoggia usualmente su un repository centrale ed integrato, Gestire il ciclo di ossia su di un “contenitore” centralizzato di tutti i dati e lo stato dei processi in esecuzione, che consente uno scambio ed una condivisione efficiente fra le diverse vita permanente applicazioni aziendali e gli utenti interessati. La modularità e la scalabilità delle dei processi funzionaltià deve poi essere atta a garantire un impiego graduato e scalato in funzione delle reali esigenze aziendali e delle sue prospettive di evoluzione. Un sistema completo di BPM, in generale, dovrebbe racchiudere funzioni per l’analisi, l’ottimizzazione, la comunicazione e l’implementazione dei processi, fornendo strumenti per l’identificazione dei potenziali miglioramenti ed il supporto ai processi di cambiamento. Cos’è la Business Process Strategy ? Il successo sul mercato dipende anche in buona misura dalla capacità di ridefinire e modificare regolarmente i propri obiettivi. I processi cardine della strategia aziendale dovrebbero essere organizzati in modo tale che “la struttura segua la strategia”. Con Business Process Strategy ci si riferisce quindi a questo comportamento. Capacità di Perché le aziende hanno adeguare bisogno di una Business strategie e Process Strategy? processi ai Diversi studi e soprattutto le esperienze cambiamenti quotidiane, dimostrano come le aziende debbano adeguare le loro strategie con grande frequenza, in molti casi anche un paio di volte all’anno, ed i cambiamenti si riflettono inevitabilmente sui processi di business. E’ quindi ad ogni variazione di strategia che deve essere prestata attenzione alla Business Process Strategy. Esistono diversi strumenti nell’ambito di una soluzione BPM per supportare questo momento, tuttavia il fattore chiave del successo dipende in grande misura dal grado di coinvolgimento del Top Management e di tutti i collaboratori dell’azienda, attraverso un’adeguata comunicazione e il coinvolgimento di tutti i livelli interessati. Un altro aspetto fondamentale è la necessità di mantenere un allineamento continuo dei processi alle evoluzioni dei comportamenti aziendali. Affinchè l’attuazione della strategia sia efficae e coerente, tutta l’organizzazione ed i suoi processi devono Possibilità di adeguarsi in maniera continua. La revisione degli obiettivi comporta l’osservazione di simulare diversi opportuni indicatori e la valutazione dei risultati conseguiti. Un sistema adeguato e comportamenti, gestito di indicatori di prestazioni consente quindi di effettuare interventi puntuali basati su segnali di potenziali problemi. Queste valutazioni, di tipo predittivo, sono valutandoli possibili unicamente disponendo di una gestione, nel sistema BPM, delle tendenze attraverso degli degli indicatori chiave (KPI). Funzioni di monitoraggio dei KPI e di analisi “what-if” di diversi possibili scenari permettono di verificare gli effetti di un cambiamento prima di indicatori renderlo effettiuvo sul campo. Un caso particolare dell’approccio alla Business Process Strategy è quello di focalizzarsi sugli aspetti legati ai costi o analizzare il rapporto tra le risorse coinvolte e gli obiettivi definiti. L’analisi dei costi di processo, se supportata da funzioni della soluzione BPM, permette di effettuare l’analisi economica dei processi. Questo tipo di analisi ha però un pieno significato solo quando l’allocazione dei costi sia basata sulle 4 © ing. Roberto Gallerani
  • 5. risorse effettivamente consumate dai diversi processi coinvolti, ed in tal caso rende possibile il confronto tra i diversi reparti o uffici, consentendo di rivelare potenziali spazi di miglioramento , in linea con gli obiettivi di costo desiderati. Un approccio basato sul BPM e l’utilizzo di una soluzione di gestione permette inoltre l’identificazione della relazione esistente tra risorse ed obiettivi definiti; sulla base di un sistema BPM e dei dati raccolti nel repository, sono possibili analisi comparative della capacità operativa, determinando la richiesta effettiva ed il grado di utilizzo, favorendo una pianificazione dell’impiego delle risorse, intese sia come personale che come risorse IT, mezzi di produzione, ecc. Cos’è il Business Process Design? Il Business Process Design è il l’allineamento dei processi aziendali alle esigenze ed alle richieste del mercato. Nel suo sviluppo comprende l’analisi, il disegno e l’ottimizzazione dei processi, come parte di un ciclo continuo miglioramento. Analizzare e Nell’attività di analisi dei processi devono disegnare con essere identificati i punti critici di natura orrganizzativa, strutturale e tecnologica individuando gli elementi di completezza i potenziale miglioramento. processi Il risultato dell’analisi, insieme agli obiettivi aziendali, è impiegato per definire i processi di riferimento (quelli che, una volta implementati nei sistemi IT, aiuteranno l’azienda a creare valore ). Nella fase di disegno l’obiettivo principale è quello di creare trasparenza sulla qualità dei processi attraverso l’impiego di un metodo ed un linguaggio standardizzato. Occorre dare risposte alle domande chi fa cosa, in che sequenza, quali servizi vengono forniti e quali sistemi software sono utilizzati nell’esecuzione del processo in esame. Perché le aziende hanno bisogno del Business Process Design? L’ambiente in cui opera l’impresa è soggetto a condizioni esterne mutevoli Descrivere i (concorrenza, comportamento del cliente, nuove tecnologie, ecc…); internamente, la pressione a ridurre i costi e, al contempo, a spingere l’innovazione processi nel mantenendo standard di qualità elevati, richiede una forte attenzione ai processi comportamento e aziendali, essendo questi , di fatto, i fattori operativi chiave delle vendite, del profitto nelle loro e dei costi. Per un compito di tale delicatezza il ruolo di una soluzione software di BPM è un fattore critico; occorre che lo strumento e le funzioni vadano oltra la mera metriche di descrizione dei processi sottoforma di testi, tabelle o diagrammi, integrando al misura contempo anche informazioni, e quindi la “consapevolezza” del sistema, di tempi, costi e frequenze d’uso, senza le quali sarebbe impossibile determinare con precisione i costi di un processo ed i margini di miglioramento. Come funziona il Business Process Design? Individuare gli Il Business Process Management coinvolge le attività di analisi, del disegno e elementi reali di dell’ottimizzazione. Nella fase di analisi vengono individuate le informazioni vitali sulla debolezzza e di reale efficienza dei processi aziendali, cercando di individuare la forza e la debolezza dei diversi elementi coinvolti, come il livello di impiego dei centri di costo, delle risorse, forza dei le eventuali carenze di mezzi o di continuità di strumenti e servizi. E’ ancora in questa processi fase che vengono rivelate le “best practices”, ossia le migliori conformazioni dei processi per ottenere le migliori performance. 5 © ing. Roberto Gallerani
  • 6. Il disegno consiste nel documentare pienamente lo stato dei processi che possono essere resi trasparenti solo quando sono state raccolte e consolidate tutte le conoscenze a disposizione, spesso presenti solo nella mente di coloro che le utilizzano. Strumenti software della soluzione BPM per la simulazione di processi (analisi “what- if”) e di reportistica dei valori dei KPI, forniscono le informaziooni necessarie sui procesi aziendali critici, favorendone l’ottimizzazione senza influire negativamente sulla qualità. In considerazione del fatto che il miglioramento dell’utilizzo delle risorse nei Miglioramento processi aziendali può essere più facilmente quantificato, i vantaggi derivanti dalla progettazione dei processi aziendali risultano immediatamente evidenti. dell’utilizzo delle risorse aziendali È anche importante osservare che focalizzare l’attenzione sui processi di business significa porre la massima attenzione sulle modalità di attuazione attraverso il software e le infrastrutture IT. L’effetto quindi di questi fattori e determinante, quanto la convinzione aziendale nel procedere ed una buona attività di analisi e disegno. L’IT non fine a se stesso, ma come attore allo stesso livello degli altri attori aziendali che determinano le strategie, nella consapevolezza che nessun reale miglioramento è oggi possibile senza il suo supporto. Cos’è la Business Process Implementation? Un approccio orientato ai processi è una cultura aziendale, un metodo orientato alla modellazione ed al miglioramento dell’organizzazione, che deve trovare nell’apporto Implementare il dell’IT un sostegno indispensabile, efficiente e flessibile. Senza il contributo di BPM è un entrambe le componenti non è possibile fare BPM in un’azienda. approccio Perché le aziende hanno bisogno della Business organizzativo Process Implementation? che attiene alla cultura Molto spesso però nelle aziende, le diverse componenti informatiche rappresentano un ostacolo alla realizzazione di progetti di attuazione ed ottimizzazione dei processi; aziendale le ragioni sono da ricercare nella presenza frequente di applicazioni variegate nate, da singole esigenze specifiche, non integrate in un contesto omogeneo e non pensate originariamente in una strategia globale d’impresa. Di conseguenza si riscontrano ridondanze, sovrapposizioni, isole di lavoro, per cui lo sforzo di integrazione, in una logica di processo, deve essere attentamente analizzato sia per determinare l’approccio ed il metodo più corretti, sia per individuare la soluzione BPM più adatta. In assenza di queste attenzioni il rischio di insuccesso aumenta pericolosamente. Un fattore critico dell’implementazione di un progetto BPM è anche quello legato al L’IT è il supporto grado di comprensione reciproca tra strategico per la utilizzatori e realizzatori della parte applicativa dei processi. Infatti non realizzazione ed dimentichiamo mai che, per quanto il mantenimento “evoluta” possa essere la soluzione software utilizzata, la traduzione di un di un buon processo dal disegno all’implementazione sistema di BPM sull’infrastruttura IT, richiede comunque degli atti, più o meno complessi, di sviluppo e configurazione di software. In questo passaggio gli strumenti del sistema BPM, devono consentire il massimo mantenimento di elementi comuni di rappresentazione tra due mondi di norma molto distanti come mentalità e linguaggio. Una buona soluzione di BPM deve quindi essere in grado di mantenere ben distinte la gestione del disegno concettuale dei processi dalla loro implementazione 6 © ing. Roberto Gallerani
  • 7. sull’infrastruttura tecnologica, garantendo al contempo il più possibile la trasformazione ed il trasferimento assistito dal momento ideativo a quello di attuazione. Come funziona la Business Process Implementation? Nelle aziende la diversità dei sistemi IT e delle differenti tecnologie, assorbe una parte rilevante del budget destinato al mantenimento dei servizi. La messa in esercizio o la Il BPM come modifica dei cosiddetti sistemi legacy è di norma impegnativa per la carenza di una “integratore” dei descrizione uniforme e sufficientemente dettagliata dei processi aziendali su cui tali sistemi insistono. Un sistema BPM correttamente utilizzato e aggiornato, permette di diversi sistemi mantenere l’allineamento con i processi aziendali favorendo la tempestività e aziendali l’efficacia delle variazioni. Inoltre la capacità del sistema BPM di sapersi integrare ed essere a sua volta integratore dei diversi sistemi aziendali è un fattore di grande importanza. La focalizzazione su di un’architettura orientata ai servizi (SOA: Service Oriented Architecture) costituisce un ulteriore elemento di distinzione, atto a favorire il processo di integrazione tecnologico con le altre componenti dell’infrastruttura IT. Business Rules Management Le Business Rules hanno un’importanza fondamentale nel determinare il successo di un’azienda; esse permettono di Importanza di definire i prezzi, le modalità ed i distinguere le percorsi di approvazioni e le responsabilità. Molto spesso “regole di sorprende il poco tempo dedicato ad business” dai individuarle in fase di analisi l’insufficiente attenzione nel comportamenti documentarle. Come conseguenza di procedurali ciò, una volta implementato il sistema BPM sull’infrastruttura IT, ogni cambiamento richiede un tempo ed uno sforzo maggiore per essere riportato nell’organizzazione e nei sistemi IT. Naturalmente occorre che il software BPM consenta di trattare le Business Rules a livello di logica di processo indipendente dalle componenti operative di interazione con l’utente (pagine/windows di richiesta dati/informazioni) e quelle di esecuzione delle azioni (trasmissioni di documenti, registrazioni/lettura di informazioni da database, ecc). Un software che sia in grado di rappresentare e mantenere le Business Rules distinte dalle parti più procedurali della rappresentazione del processo, permette inoltre di favorie la ricerca dei problemi, come la completezza e le condizioni di conflitto. Software Engineering Capacità della Nonostante l’ampia diffusione oggi sul mercato di soluzioni software ERP, CRM di tipo soluzione BPM di standard, ampiamente modulari e più facilmente integrabili tra loro con una soluzione BPM mediante gli standard dell’architettura SOA , molte aziende utilizzano ancora adeguarsi al tante applicazioni realizzate con standard e tecnologie diverse, le quali richiedono contesto IT comunque di essere integrate tra loro. In tali casi occorre porre attenzione anche alle dell’azienda funzionalità di Software Engineering della soluzione BPM. La possibilità di realizzare agevolmente, in questi casi, delle personalizzazioni in modo efficace e facilmente manutenibili permette di assicurare lo sviluppo dell’implementazione del progetto BPM ed il suo rispondere efficacemente alle evoluzioni nel tempo. Cos’è il Business Process Control ? Il Business Process Control si riferisce alla misurazione dell’efficienza dei processi implementati nell’infrastruttura IT, l’avviamento e l’utilizzo di sistemi di controllo in grado di monitorare la conformità, rispetto a parametri misurabili, della 7 © ing. Roberto Gallerani
  • 8. qualità e del buon funzionamento dei processi. E’ importante la capacità di identificare i potenziali miglioramenti sulla base dei dati effettivi, come ad esempio i tempi di attraversamento, la puntualità delle scadenze, ecc, costruendo un quadro di indicatori attraverso il cui controllo è possibile il costante miglioramento dei processi aziendali. Perché le aziende hanno bisogno del Business Il controllo Process Control ? continuo dei Il Business Process Control, nel consentire la costante misurazione degli processi è la obiettivi quantitativi e qualitativi, rivela le aree di potenziale miglioramento e incremento della qualità e del funzionamento del sistema azienda. I processi premessa al aziendali sono il contesto in cui si sviluppano le attività di ogni azienda. Per miglioramento questa ragione, è necessaria una capacità e dei tempi di reazione rapidi per per permanente del realizzare un sistema “proattivo” che si adegui, con rapidità, in un ciclo continuo, alle variazioni di esigenze ed obiettivi strategici. L’esecuzione di un buon controllo “sistema permette inoltre di essere allarmati tempestivamente al verificarsi di situazioni azienda” anomale o che richiedano comunque contromisure. Il continuo monitoraggio dei processi aziendali consente quindi di colmare il divario esistente tra le strategie aziendali e la loro attuazione operativa. Compliance Management Al fine di soddisfare i requisiti normativi e legislativi le aziende hanno spesso la Il BPM come necessità di introdurre dei sistemi di controllo interni atti a dimostrare la loro fondamentale efficienza e l’aderenza del loro comportamento ai protocolli. A questo scopo è supporto per il importante la disponibilità nel sistema BPM di funzioni di auditing automatico che consentano la storicizzazione delle operazioni svolte nell’ambito dei processi, la loro controllo dei documentazione ed il loro controllo. rischi aziendali e l’aderenza alle Risk Management normative Allo scopo di garantire che tutti i processi critici per la sopravvivenza dell’azienda siano mantenuti sotto controllo anche in situazione di crisi, è necessario identificare e valutare non solo tutti i rischi, ma anche definire i processi appropriati per la gestione dell’emergenza. L’esposizione ai rischi è costante, molti di essi derivano dalle attività business operative, ed al fine di ridurrli al minimo, ogni impresa ha la necessità di impostare un sistema funzionante di Risk Management. 8 © ing. Roberto Gallerani
  • 9. ing. Roberto Gallerani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: • Gestione elettronica dei documenti • Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni • BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) • CRM: Customer Relationship Management • Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale • CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali • Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”: • Architetture di elaborazione in cluster • Virtualizzazione e consolidamento • Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup • Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione • Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi • Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning • Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: • Electronic Document Management • Product Data Management / Product Lifecycle Management • Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico • Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM • Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali • Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. • Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) • Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni 10 30 OTTOBRE 2009 Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO 9 © ing. Roberto Gallerani