O Nosso Papel é Tratar do Seu! 1
ConfidencialidadeConfidencialidade
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Disponibilizamos serviços inovadores
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Centros de OperaçõesCentros de Operações
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InstalaçõesInstalações
CENTRO DE OPERAÇÕES SUL
Parque Industrial Mata Lobos, Lt. 2, 3, 8 e 13
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Custódia e Gestão de Arquivos IntermédiosCustódia e Gestão de Arquivos Intermédios
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Projeto Custódia de ArquivoProjeto Custódia de Arquivo
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Contentores EADContentores EAD
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Custódia e Gestão de Arquivos CorrentesCustódia e Gestão de Arquivos Correntes
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O serviço de rotação de media/tapes, consiste no seu
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Esta solução permite a importação de...
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Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação
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Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação
Possuímos diversos contentores, com...
ConsultoriaConsultoria
Para clientes em que o espaço
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FormaçãoFormação
A EAD desenvolve junto dos
seus Clientes ações de formação
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Mais Valias…Mais Valias…
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EADEAD –– Empresa do Grupo CTTEmpresa do Grupo CTT
EAD - Empresa de Arquivo de Documentação
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Frota própria equipada com GPSFrota própria equipada com GPS
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ContactosContactos
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EAD - Apresentação 2013

  1. 1. O Nosso Papel é Tratar do Seu! 1
  2. 2. ConfidencialidadeConfidencialidade Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013 A informaçãocontidanesta apresentação é propriedadeda EAD e o seu conteúdo é confidencial,não podendoserreproduzido no todo ou em parte, com propósitosde serutilizado ou fornecidopara outros fins que não aquelea que se destina. A informaçãorelativaaos conceitos,ideias, metodologias e outros materiais utilizados fica estritamentelimitada à utilizaçãopor colaboradores da empresaclientee unicamente para apreciaçãoda proposta e avaliaçãodas competências e capacidadesda EAD,relativasà colaboraçãoque possavira dar à EAD, no âmbito e enquadramento da presente apresentação de serviços. Cópiastotais ou parciais dos materiais que constituem a apresentaçãonão poderão ser facultadas a outras entidades,para além da empresaclienteque a recepciona,sem prévia autorizaçãoda EAD. 2
  3. 3. Missão da Empresa/Política da QualidadeMissão da Empresa/Política da Qualidade Disponibilizamos serviços inovadores orientados para a satisfação dos nossos clientes no âmbito da Gestão Documental. Assumimos o compromisso de trabalhar em equipa para um projeto comum: satisfazer todas as partes interessadas, cumprindo requisitos, acrescentando valor e gerando melhoria continua. Utilizar os recursos naturais de forma equilibrada e segura, praticando e desenvolvendo as melhores práticas ambientais em prol da EAD e da Sociedade em geral. Zelar pelo bem estar dos colaboradores, promovendo a sua segurança e saúde, o cumprimento dos requisitos legais e normativos e a melhoria contínua das condições de trabalho e do desempenho da Companhia. 3Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  4. 4. Centros de OperaçõesCentros de Operações 4Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  5. 5. InstalaçõesInstalações CENTRO DE OPERAÇÕES SUL Parque Industrial Mata Lobos, Lt. 2, 3, 8 e 13 Apartado 151 2951 – 901 Palmela CENTRO DE OPERAÇÕES NORTE Via José Régio (E.N.13) Centro Empresarial Vilar do Pinheiro, nº 82 4485-860 Vilar do Pinheiro CENTRO DE OPERAÇÕES AÇORES Parque Empresarial Pico d’Água Park, Rua 6, Arm. 9 Pico da Pedra, 9600-049 S. Miguel Açores CENTRO DE OPERAÇÕES MADEIRA Rua do Pomar - Ribeira dos Pretetes - Armazém B2 9125 - 151 – Caniço Madeira 5Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  6. 6. Os 15 maiores por setor de atividadeOs 15 maiores por setor de atividade 6 A EAD conta com 19 anos de experiência, “kwow how” adquirido e manifesto nos Técnicos Superiores com conhecimentos académicos nas áreas de Ciências Documentais, Aplicação Informática desenvolvida especificamente para a gestão do negócio, instalações com as melhores condições para alojamento e as mais recentes tecnologias de prevenção e segurança e, finalmente, cerca de 750 clientes que confiam na nossa estrutura para cuidar dos seus interesses. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013 Clientes EAD por Setor de Atividade - 15 sectores mais predominantes Massa Falida SERVIÇOS INST. PÚBLICO COMÉRCIO CONSULTORES ADVOGADOS FARMACÊUTICA-IND. BANCO SEGUROS AGÊNC. PUBLIC. INFORMÁTICA TRANSPORTES Equip.Electrónica CRÉDITO ESPECIALIZADO COMUNICAÇÕES
  7. 7. EADEAD –– Gestão DocumentalGestão Documental A Empresa de Arquivo de Documentação tem como objetivo a apresentação de soluções eficazes e eficientes, numa lógica de “taylor made”, onde cada cliente tem uma solução única. A Companhia intervém nas instituições que possuem problemas de: Dificuldades ao níveldo espaço disponível Estruturação e Organização do Arquivo Gestão do Arquivo Correnteou Arquivo Intermédio Acesso rápido à informação, emlocais dispersos Custo elevados com a função arquivo 7Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  8. 8. AS SOLUÇÕES EADAS SOLUÇÕES EAD 8Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  9. 9. Custódia e Gestão de Arquivos IntermédiosCustódia e Gestão de Arquivos Intermédios Esta solução permite de uma forma rápida, eficiente e com custos reduzidos e controlados a resolução de problemas de: organização e controlo de arquivo; falta de espaço para o custódia do arquivo; elevado valor das rendas de espaços alocados ao arquivo nos centros das principais cidades. 9Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  10. 10. Projeto Custódia de ArquivoProjeto Custódia de Arquivo 10Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  11. 11. Contact CenterContact Center 11 A EAD disponibiliza uma área exclusiva para receber, analisar, validar e responder aos pedidos de consulta, mediante solicitação do cliente. Esta área é composta por uma equipa de técnicos arquivistas, com larga experiência em manuseamento de tipologias documentais diversificadas, das quais destacamos, documentação bancária, notarial, médica, recursos humanos, contratos de financiamento, etc. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  12. 12. Contentores EADContentores EAD 12 Para o arquivo da documentação a EAD dispõe de contentores especialmente concebidos para o efeito, conforme figuras infra, garantindo a salvaguarda e integridade da Propriedade do Cliente. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  13. 13. A frota da EAD é composta por viaturas de diferentes dimensões e características, próprias para aceder a lugares de acessibilidades variadas, nomeadamente com baixa altura. 13 Frota PrópriaFrota Própria Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  14. 14. Custódia e Gestão de Arquivos CorrentesCustódia e Gestão de Arquivos Correntes O serviço de Custódia e Gestão de Arquivos Correntes de documentação permite manter a sua forma original nas nossas instalações . O arquivo da sua Companhia fica, desta forma, organizado, controlado e sempre apto para responder aos seus pedidos de consulta. Esta solução permite de uma forma rápida, eficiente e com custos reduzidos e controlados a resolução de problemas de falta de espaço, do elevado valor das rendas de espaços alocados ao arquivo nos centros das principais cidades. 14Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  15. 15. Custódia e Gestão de Arquivos CorrentesCustódia e Gestão de Arquivos Correntes 15Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  16. 16. A documentação é recolhida em Sacos ou Envelopes de Segurança, próprios para o efeito,conforme figuras e guardadas em Cofre Seguro de Documentação. 16 Cofre Seguro de DocumentaçãoCofre Seguro de Documentação Cofre exclusivo para a guarda de documentos que pelo seu grau de confidencialidade ou segurança acrescida requerem condições extremas de segurança e acesso restrito. Temos como exemplo os Planos de Continuidade de Negócio. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  17. 17. Sala Cofre de Alta Segurança para backup’sSala Cofre de Alta Segurança para backup’s informáticosinformáticos Cofre para a custódia em Sala Cofre de Alta Segurança, climatizada, para suportes óticos, associado a um serviço de rotação periódica, de acordo com a politica de backups de cada cliente. A SCAS é a solução perfeita para responder aos Disaster Recovery Plans das organizações que mantém sob a sua competência a preservação de todo o tipo de suportes magnéticos, maximizando o período de preservação deste tipo de suportes. 17Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  18. 18. Rotação de MediaRotação de Media O serviço de rotação de media/tapes, consiste no seu transporte para as instalações da EAD, numa viatura própria para o efeito, com as seguintes características: - Descaracterizada, garantindo maior segurança e confidencialidade; - A diesel; - Equipada com GPS, permitindo: • O seguimento das viaturas em tempo real, com informação minuto a minuto; • Acesso por Internet, através de WebBrowser; • Planeamento de rotas e análise de desvios ou atrasos; • Recolha de dados de localização e de sensores de temperatura e de abertura de porta de carga; • Perceção atempada de situações de alarme podendo evitar danos na mercadoria ou no relacionamento com os clientes. - Equipada com Extintores garantindo maior segurança; - Climatizada, evitando que durante o transporte as Tapes sejam submetidas a variações bruscas de temperatura e/ou humidade 18Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  19. 19. Digital Service BureauDigital Service Bureau Serviços de Digital Service Bureau com Disponibilização de Imagens em serviços cloud, permitindo aos nossos clientes a desmaterialização dos seus documentos, evitando a circulação do papel físico, bem como a Implementação de soluções de workflow, desenhadas à medida de cada cliente/fluxo ou processo. Vantagens: -Rapidez de Acesso dos utilizadores aos documentos/informação disponível no WEB server da EAD desde que credenciados para o efeito; - Atualização instantânea da produção diária; Uso da potencialidade de pesquisa com recurso ao OCR. -Prestação de Serviço em regime de ASP, com toda a infra-estrutura, software e demais documentos informáticos do Cliente a permanecerem nas instalações (servidores) da EAD. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  20. 20. Processo de DigitalizaçãoProcesso de Digitalização 20 Processos Internos Cliente Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  21. 21. Vantagens da soluçãoVantagens da solução Digital Service BureauDigital Service Bureau Esta solução permite a importação de todo o tipo de conteúdos desde documentos digitalizados, correio eletrónico ou arquivo de tratamento de texto, além de poder gerir a transferência de documentos digitalizados desde locais periféricos para um único sistema central, com fluxos de trabalho controlados. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  22. 22. EADEAD –– CloudCloud InvoiceInvoice DataData EntryEntry ServiceService 22Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  23. 23. Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação O serviço de Reciclagem Segura de Arquivo e Documentação, permite salvaguardar potenciais situações de risco, no processo de eliminação de documentação confidencial. Várias poderão ser as razões associadas à destruição de documentos, desde a preocupação com as Boas Práticas Ambientais até às implicações resultantes da quebra de confidencialidade contida em documentos deixados à mercê de quem os quiser consultar. 23Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  24. 24. Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação Possuímos diversos contentores, com diversas capacidades, para colocar a sua documentação. Pode optar por uma solução pontual (destruição única) ou periódica (com a colocação semanal, quinzenal ou mensal) de Docbox’s. Qualquer uma das soluções pretendidas, assenta em 3 fases: - Colocação de DocBox, vulgo, Contentor(es) para recolha da documentação nas instalações do cliente; - Transferência de toda a Documentação das instalações do cliente para a EAD; - Eliminação controlada da documentação do cliente. 24Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  25. 25. ConsultoriaConsultoria Para clientes em que o espaço não é o maior problema, mas sim a organização interna do arquivo ou a falta de recursos para a sua gestão, a EAD disponibiliza serviços de Consultoria em Ciências Documentais, nomeadamente, auditorias ao arquivo do cliente, o estudo e implementação de instrumentos de classificação, avaliação e seleção documental, de manuais ou regulamentos de arquivo, bem como, novos sistemas de arquivo e/ou racionalização dos fluxos da informação da empresa. 25Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  26. 26. FormaçãoFormação A EAD desenvolve junto dos seus Clientes ações de formação em Arquivística. Estas atividades são transversais a qualquer organização e visam ministrar as bases elementares para uma gestão eficaz dos documentos da empresa, e otimizar, por inerência, as atividades que compõem a função Arquivo. Esta formação tem por objeto fornecer os métodos de trabalho utilizados para a Organização de Documentos, nomeadamente, no circuito documental e na descrição e inventariação de documentos. 26Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  27. 27. Mais Valias…Mais Valias… 27Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  28. 28. EADEAD –– Empresa do Grupo CTTEmpresa do Grupo CTT EAD - Empresa de Arquivo de Documentação • ConcepçãoConcepçãoConcepçãoConcepção campanhascampanhascampanhascampanhas • CriatividadeCriatividadeCriatividadeCriatividade • Gestão deGestão deGestão deGestão de StocksStocksStocksStocks • FullfilmentFullfilmentFullfilmentFullfilment • RecolhasRecolhasRecolhasRecolhas domiciliáriasdomiciliáriasdomiciliáriasdomiciliárias CONTEÚDOSCONTEÚDOSCONTEÚDOSCONTEÚDOS CORREIOCORREIOCORREIOCORREIO FÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITAL PRODUÇÃOPRODUÇÃOPRODUÇÃOPRODUÇÃO PRINTING &PRINTING &PRINTING &PRINTING & FINISHINGFINISHINGFINISHINGFINISHING GESTÃO D EGESTÃO D EGESTÃO D EGESTÃO D E CONTACTO COMCONTACTO COMCONTACTO COMCONTACTO COM CLIENTECLIENTECLIENTECLIENTE MAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITAL LOGÍSTICALOGÍSTICALOGÍSTICALOGÍSTICA PAGAMENTOSPAGAMENTOSPAGAMENTOSPAGAMENTOS • TratamentoTratamentoTratamentoTratamento de respostasde respostasde respostasde respostas • DigitalizaçãoDigitalizaçãoDigitalizaçãoDigitalização • ArquivoArquivoArquivoArquivo electrónico deelectrónico deelectrónico deelectrónico de documentosdocumentosdocumentosdocumentos • Produção físicaProdução físicaProdução físicaProdução física de documentosde documentosde documentosde documentos • Produção deProdução deProdução deProdução de documentosdocumentosdocumentosdocumentos digitaisdigitaisdigitaisdigitais • Gestão deGestão deGestão deGestão de arquivos digitaisarquivos digitaisarquivos digitaisarquivos digitais • Preparação dePreparação dePreparação dePreparação de objectos postaisobjectos postaisobjectos postaisobjectos postais para Marketingpara Marketingpara Marketingpara Marketing DirectoDirectoDirectoDirecto • Correio tradicionalCorreio tradicionalCorreio tradicionalCorreio tradicional • EncomendasEncomendasEncomendasEncomendas • ViaCTTViaCTTViaCTTViaCTT • Correio expressoCorreio expressoCorreio expressoCorreio expresso ---- gama Todaygama Todaygama Todaygama Today ---- gama EMSgama EMSgama EMSgama EMS ---- gama Quickgama Quickgama Quickgama Quick • Correio nãoCorreio nãoCorreio nãoCorreio não endereçadoendereçadoendereçadoendereçado • PagamentoPagamentoPagamentoPagamento de serviçosde serviçosde serviçosde serviços • Data QualityData QualityData QualityData Quality Serviços deServiços deServiços deServiços de optimização deoptimização deoptimização deoptimização de endereçosendereçosendereçosendereços • SIG ServicesSIG ServicesSIG ServicesSIG Services • Venda /Venda /Venda /Venda / aluguer basealuguer basealuguer basealuguer base de dadosde dadosde dadosde dados CadeiadeValordoGrupoCTTCadeiadeValordoGrupoCTT 28Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  29. 29. CertificaçõesCertificações Imbuída de um espírito de boas práticas de negócio e orientada para a satisfação integral dos requisitos implícitos e explícitos do cliente, a EAD é certificada pelas normas: NP EN ISO 9001:2008 NP EN ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 29Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  30. 30. PME LíderPME Líder 30 A EAD detém o estatuto de PME Líder 2012, atribuído no âmbito do Programa FINCRESCE do IAPMEI e que distingue empresas nacionais com perfis de desempenho superiores. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  31. 31. GlobalGlobal CompactCompact 31 A preservação do ambiente é uma tarefa de todos e tem inevitavelmente, por uma questão de sobrevivência da espécie humana, que estar presente nas decisões à escala individual, das empresas e do Estado. A EAD tem consciência de que as ações desenvolvidas por si, a nível local, têm repercussões, a nível local, regional, e obviamente, a nível global. Neste âmbito a EAD foi aceite, em 2010, como signatária do United Nations Global Compact. Esta organização visa incentivar todas as empresas a adotar os dez princípios do Global Compact para proteger os direitos humanos, apoiar as condições de ética no trabalho, preservar o meio ambiente e combater a corrupção, Através do poder da ação coletiva, a Global Compact procura promover uma cidadania empresarial responsável para que as empresas possam fazer parte dos desafios da globalização. Desta forma, a EAD e outras empresas como nós, podem ajudar a alcançar a visão de Kofi Annan de uma economia global mais sustentável e inclusiva. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  32. 32. Certificação NatoCertificação Nato SecretSecret 32 A EAD encontra-se, no processo final, de processo na marca OTAN no grau NATO SECRET. Este processo de verificação e ato de declaração formal pela Autoridade Nacional de Segurança, atesta ou certifica a idoneidade e a confiabilidade de EAD para aceder, manusear, deter e guardar matéria/informação classificada, com interesse para o exercício da sua atividade. A Autoridade Nacional de Segurança, dirige o GNS e é a entidade que exerce, em exclusivo, a proteção e a salvaguarda da informação classificada. Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  33. 33. Frota própria equipada com GPSFrota própria equipada com GPS A EAD possui um serviço inovador de gestão da sua frota, via internet, baseado em tecnologia GPS e GPRS, que permite, analisar os dados da frota, em tempo real, em qualquer lugar com acesso à internet. A aplicação, permite: - Gestão da Frota em Tempo Real – Toda a informação da frota em tempo real e ações sobre o mapa. - Reporting – Gestão do histórico da frota, através de um completo conjunto de relatórios. - Alarmes – Alertas em tempo real (na aplicação, por email ou por SMS) de eventos verificados nos veículos, nomeadamente : imobilização do veículo , temperatura e abertura de portas . 33Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
  34. 34. ContactosContactos 34Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013 Paulo VeigaPaulo Veiga pveiga@ead.pt (92 200 35 51) João InocêncioJoão Inocêncio jinocencio@ead.pt (92 200 35 53) Tel: +351 212 338 420 - Fax: +351 212 338 429

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