Diagnóstico madurez procesos

DIAGNÓSTICO DE LA
MADUREZ DE PROCESOS
MARCOS SEPÚLVEDA – PROFESOR ASOCIADO
DPTO. CIENCIA DE LA COMPUTACIÓN – INGENIERÍA UC

XI Encuentro de Gestión de Activos Físicos Dpto. Ing. de Minería
Laboratorio de Gestión de Activos UC
Campus San Joaquín, Santiago, 25 de noviembre de 2011 Pontificia Universidad
Católica de Chile
www.gestiondeactivos.uc.cl www.egaf.cl

PROCESO DE NEGOCIO

Conjunto de actividades lógicamente relacionadas
que usan los recursos de la organización
para proveer resultados definidos,
con el fin de alcanzar los objetivos del negocio.

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GESTIÓN DE ACTIVOS

“… actividades y prácticas sistemáticas y
coordinadas a través de las cuales una organización
gestiona de forma óptima y sustentable sus activos y
sistemas de activos, su desempeño asociado, riesgos
y gastos a través de sus ciclos de vida,
con el propósito de alcanzar su plan estratégico
organizacional.”

(PAS 55, British Standards Institute)

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MMPE: MODELO DE MADUREZ DE
PROCESOS Y EMPRESA
• El MMPE fue desarrollado por
Michael Hammer (1948 – 2008)
• “Padre” de la reingeniería

• El objetivo principal de desarrollar el MMPE fue
crear un marco de referencia organizacional para
garantizar el buen desempeño de los procesos
durante el tiempo
• Independiente de “superhéroes” o esfuerzos transitorios

• Esto es llamado “Sustentabilidad”
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LOS MODELOS DE MADUREZ SON:

• Una medida relativa del lugar dónde la empresa está
• Una manera eficiente de decidir hacia dónde ir
• Una herramienta para medir el progreso hacia esa
meta

Madurez

t

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MMPE: MODELO DE MADUREZ DE
PROCESOS Y EMPRESA
• En particular el MMPE plantea:
• Un modelo de madurez de facilitadores de procesos
• Mide el estado de los elementos que contribuyen a la
sustentabilidad de los procesos.
• Evaluación para cada proceso.
• Se evalúa con un grupo de responsables y ejecutores del
proceso seleccionado.

• Un modelo de madurez de capacidades de empresa
• Mide el grado de madurez de la empresa para apoyar
procesos de negocio.
• Evaluación única para toda la empresa.
• Se evalúa a partir de la plana gerencial de ésta.
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MODELO DE MADUREZ DE
FACILITADORES DE PROCESOS

ELEMENTOS DEL MODELO DE
MADUREZ DE PROCESOS

Facilitadores del proceso para lograr un proceso que entregue un alto desempeño a lo largo del tiempo

Dueño de
Diseño Ejecutores Infraestructura Métricas
proceso

Las personas que Las mediciones que
La amplitud de la Un alto ejecutivo Sistemas de
ejecutan el proceso, utiliza la empresa
especificación de que es responsable información y
particularmente sus para rastrear el
cómo se ejecutará del proceso y sus gestión que apoyan
destrezas y desempeño del
el proceso resultados el proceso
conocimiento proceso

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MADUREZ DE FACILITADORES DE
PROCESOS
• Utilidad
• Entrega información sobre la infraestructura que facilita la
sustentabilidad de los procesos.
• Comunica un lenguaje de procesos a quienes participan de la
evaluación.
• Rápida aplicación
• Enfoca las iniciativas de mejora en los procesos.
• Aplicación
• Se realiza una evaluación para cada proceso.
• Los niveles de facilitadores se designan en torno al consenso.
• Debe aplicarse en dos reuniones: una con un grupo de
ejecutores y otra con un grupo de responsables del proceso.

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NIVEL DE MADUREZ DE
FACILITADORES DE UN PROCESO
• Cada facilitador se desglosa entre 2 y 3 elementos
• Existen cuatro niveles para cada elemento: P1 hasta P4
• Hay una afirmación para cada elemento, la cual se marca
con colores según el cumplimiento de ésta en el proceso:

• Rojo (0% - 19%) :no cumplido
• Amarillo (20%-79%) :alcanzado en cierta medida
• Verde (80% - 100%) :absolutamente cubierto

• Un proceso se encuentra en un cierto nivel de madurez si
todos los elementos correspondiente a los 5 facilitadores
están en verde.

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EVALUACIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ
DE UN PROCESO
• Ejemplo
P-1 P-2 P-3 P-4 P-1 P-2 P-3 P-4
La documentación
Una
Hay del proceso
La documentación representación
documentación describe las
del proceso electrónica del
Documentación

completa y única interacciones de
describe en diseño del
del diseño del éste con otros
detalle el proceso apoya su
Diseño

proceso. Incluye procesos y sus
funcionamiento de ejecución y
todas las expectativas
cada área gestión, permite
excepciones, mutuas. Además,
involucrada, e analizar los
planes de vincula al proceso
identifica las cambios
contingencia y con los sistemas y
interconexiones ambientales y las
posibles riesgos arquitectura de
entre ellas. reconfiguraciones
dentro del proceso. datos de la
de proceso.
empresa.

Elemento Nivel de Madurez
evaluado
Facilitador

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DE UN PROCESO
• Ejemplo
P-1 P-2 P-3 P-4 P-1 P-2 P-3 P-4
La documentación
Una
Hay del proceso
Documentación

Diseño

todas las expectativas 90%
de proceso.
empresa.

• El elemento está al menos en P-1. Se puede pasar al siguiente
nivel
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DE UN PROCESO
• Ejemplo
P-1 P-2 P-3 P-4 P-1 P-2 P-3 P-4
La documentación
Una
Hay del proceso
Documentación

Diseño

todas las expectativas 90% 40%
de proceso.
empresa.

• El elemento tiene aspectos que revisar en P-2, pero se puede
avanzar al siguiente nivel
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DE UN PROCESO
• Ejemplo
P-1 P-2 P-3 P-4 P-1 P-2 P-3 P-4
La documentación
Una
Hay del proceso
Documentación

Diseño

todas las expectativas 90% 40% 10%
de proceso.
empresa.

• El elemento no cumple con el nivel de madurez P-3. No es
posible avanzar en la evaluación de este elemento.
• El elemento está en nivel P-1.

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DE UN PROCESO P-1
60%
P-2
50%
P-3
10%
P-4

Diseño
100% 80% 60% 10%

20% 15%

• Este proceso se encuentra en nivel
30% 20% 10%

Ejecutores
P-0
25% 20% 20% 10%

80% 60% 60% 10%

30% 10%

Responsable
• Es importante revisar los elementos 80% 40% 10%

que impiden que el proceso 100% 50% 10%

avance al siguiente nivel

Indicadores Infraestructura
90% 90% 10%

50% 50% 10%

90% 50% 10%

50% 10%

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CINCO NIVELES DE MODELO DE
MADUREZ DE PROCESO
• Cada nivel representa un nivel de integración y
ámbito de acción del proceso
P0 • Proceso poco definido, ejecutado de manera ad-hoc

P1 • Proceso segmentado, definido a nivel de áreas funcionales

P2 • Proceso integrado entre diversas áreas funcionales

P3 • Proceso integrado con los demás procesos de la
organización

P4 • Proceso integrado “a nivel industria”, cohesionado a través
de los límites de diversas organizaciones
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METODOLOGÍA DE MEDICIÓN DEL
NIVEL DE MADUREZ DE UN PROCESO
1.- Definición del Proceso
• Fase de definición del alcance de aplicación de la herramienta

2.- Investigación y Levantamiento
• Fase de recolección de información y de “definición” del
proceso a evaluar

3.- Evaluación de Madurez del Proceso
• Fase de realización de evaluaciones según MMPE

4.- Interpretación de resultados y propuesta
• Fase de interpretación de resultados y elaboración de
informe con observaciones y mejoras

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ANÁLISIS CRÍTICO DEL MMPE:
VENTAJAS
• Herramienta simple
• Tras una breve introducción, todos pueden crear e
interpretar las dos matrices
• Ayuda a construir un lenguaje de procesos
• Permite comunicar inquietudes entre Ejecutores y Responsables
• Se aplica en forma participativa
• Los participantes se involucran en el proceso de
transformación
• Se introduce a los participantes en una mirada de procesos
• Se puede aplicar en forma autónoma
• No requiere consultoría y se puede repetir periódicamente,
permitiendo evaluar efectividad de mejoras
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ANÁLISIS CRÍTICO DEL MMPE:
VENTAJAS
• Aplicación concreta
• Permite diagnosticar de manera rápida el nivel de
desarrollo de los procesos de negocio y las capacidades
actuales de la empresa
• Ofrece un marco de referencia para diseñar mejoras a los
procesos que me permita mejorarlos gradualmente y de
manera equilibrada

• Favorece el “aprender-haciendo”
• Permite educar a las personas en cómo debe ser una
organización orientada a los procesos

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CONCLUSIÓN

• ¿Por qué MMPE es importante?

• Incentiva una mirada integral al análisis de procesos.

• Permite evaluar de manera sencilla y rápida.

• Comunica en un lenguaje común los requisitos para que los
procesos estén alineados con el desempeño del negocio.

• Permite recoger inquietudes propias de los ejecutores y
líderes, que con metodologías estrictas son difícil de
capturar.
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