Guia rápido do financeiro

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Guia rápido de utilização do módulo financeiro.

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Guia rápido do financeiro

  1. 1. Guia rápido Módulo Financeiro
  2. 2. Introdução ¥  Este guia irá apresentar como configurar os diferentes planos praticados pela assessoria e acompanhar os valores recebidos dos atletas. ¥  E também serão apresentadas dicas para controlar o contas a pagar e receber através do Treinus.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  3. 3. Contas a ReceberControle de Planos dos atletas
  4. 4. 1 - Configurar planos Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  5. 5. 1- Configurar planos ¥  Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Opções > Tipo de plano ¥  Todos os planos praticados pela assessoria devem ser cadastrados. ¥  Para valores ou dia de vencimento diferentes deve-se criar um novo tipo de plano. ¥  O sistema permite criar planos para cobrança mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  6. 6. Configurando novo tipo de plano ¥  Após clicar em “Criar um novo plano”, o primeiro passo é selecionar o tipo que será criado.Explicação de cada tipo de plano:•  Gratuito = aluno bolsista;•  Mensal = aluno que paga a mensalidade tradicional;•  Bimestral/trimestral/semestral/anual = planos com duração e condição pré-definida;•  Faturado = planos utilizados para convênios com empresas em que as mensalidades são faturadas contra a empresa ao invés do aluno pagar diretamente à assessoria.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  7. 7. Configurando Plano Mensal Defina o código para identificação do plano e o seu nome. Ex.: Mensal vencto dia 5; Mensal 120; Semestral Vip 3x;2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  8. 8. Configurando Plano Mensal Defina o valor da mensalidade e o dia de vencimento.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  9. 9. Configurando Plano Mensal Ao gerar o contas a receber para cada mensalidade será utilizado o tipo de documento definido no plano. Esta informação será importante para acompanhamento do fluxo de caixa.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  10. 10. Configurando Plano Mensal Cobrança antecipada: a mensalidade é cobrada antecipada ao treinamento. Cobrança após o mês de treinamento: a mensalidade será cobrada no mês seguinte ao treinamento. Acumular cobrança proporcional do mês no próximo dia de vencimento: Se esta opção estiver marcada, para o atleta que iniciar o treinamento no decorrer do mês o sistema irá cobrar o valor proporcional do primeiro mês de treinamento no próximo dia de vencimento.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  11. 11. Configurando Plano Mensal Primeiro dia do mês de cobrança indica o dia de referência que o sistema d e ve c o n s i d e r a r p a r a calcular o mês proporcional. Exemplo: se for dia 5, o sistema considera como mês cheio do dia 5 ao dia 4 do mês seguinte.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  12. 12. Configurando Plano Mensal *Para este tipo de plano foi definido o número de 4 parcelas no valor estipulado de 90,00 para cada parcelaDica: A configuração de planos bimestral, trimestral, semestral ou anual é similar. A diferençaentre eles é apenas a duração do plano.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  13. 13. Configurando Plano Mensal Regra do sistema para definir quando será o vencimento da 1ª parcela do plano, as demais vencerão sucessivamente a cada mês. As opções disponíveis são: §  Início da vigência do plano §  Mês seguinte à vigência do plano §  Data de vencimento deverá ser informada2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  14. 14. 2 – Definir plano do atleta Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  15. 15. Definindo plano do atleta ¥  Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Plano por atleta2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  16. 16. Definindo plano do atleta Selecione o tipo de plano contratato.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  17. 17. Definindo plano do atleta Selecione a data de início dos treinamentos, o sistema irá definir a data do primeiro vencimento de acordo com as regras dos plano selecionado. ATENÇÃO: Para planos mensais, o sistema calcula o valor proporcional da primeira mensalidade quando o atleta iniciar os treinamentos no decorrer do mês.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  18. 18. Definindo plano do atletaDICA: quando o atleta já fez algum pagamento para assessoria, é possível inserir os dados destepagamento tipo de pagamento, data e um comentário para auxiliar na identificação.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  19. 19. Definindo plano do atletaNeste exemplo, o plano é cobrado em 6 parcelas de R$ 100,00. Todas as parcelas foramrecebidas com cheques, o primeiro a vista e os demais pré-datados.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  20. 20. Definindo plano do atleta ¥  Marque a opção Enviar comprovante por e- mail quando desejar que o sistema envie um e-mail para o aluno com os dados do plano contratado.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  21. 21. Definindo plano do atleta ¥  O plano contratado já está disponível para consulta em Planos por atleta. ¥  No Perfil do atleta > Financeiro também é possível consultar os planos contratados.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  22. 22. 3 – Consultar mensalidades Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  23. 23. Consultando mensalidades ¥  As mensalidades e parcelas de planos poderão ser consultadas em Administração da Equipe > Financeiro > Contas a Receber.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  24. 24. Opções para consultar mensalidades ¥  Selecione a situação que deseja consultar. ¥  Selecione o período para consulta ou marque definir outro período e indique o intervalo desejado.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  25. 25. Relatórios de mensalidades ¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Relatórios2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  26. 26. 4 – Baixar mensalidades Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  27. 27. Baixando mensalidades ¥  As mensalidades que foram pagas pelos alunos devem ser baixadas no Contas a Receber ¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Contas a receber2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  28. 28. Baixar mensalidades ¥  Localize a conta do aluno que será baixada. ¥  Clique no ícone baixar a conta, confirme os valor pago, data e tipo do pagamento.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  29. 29. Recebimento com boletos ¥  Se estiver usando a cobrança por boletos bancários o processo de baixa será automatico. ¥  Para sincronizar os dados do banco com o Treinus será necessário importar o arquivo de retorno disponibilizadopelo banco. ¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Processamento do arquivo de retorno2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  30. 30. 5 – Gerar mensalidades Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  31. 31. Gerando mensalidades ¥  Para os planos mensais é necessário executar a rotina gerar mensalidades no início de cada mês. ¥  O sistema irá gerar mensalidades para todos os atletas ativos que contrataram algum plano mensal. ¥  Os planos bimestrais, trimestrais, semestrais e anuais não geram mensalidades porque eles já são cobrados em parcelas pré-definidas.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  32. 32. Gerando mensalidades ¥  Caminho: Admin. da equipe > Financeiro > Gerar mensalidades Selecione o mês e ano Marque todos os planos ou selecione apenas aqueles que deseja gerar novas mensalidades. Dica: selecione sempre todos.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  33. 33. Gerando mensalidades ¥  Confirme se está tudo ok e clique em avançar. Se deseja enviar um aviso por e-mail com a mensalidade basta marcar esta opção.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  34. 34. Gerando mensalidades Aguarde alguns segundos e consulte a situação da geração das mensalidades.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  35. 35. 6 – Cancelar e Encerrar plano do atleta Configurar planos 1 Cancelar e Definir plano do 6 2 Encerrar plano do atleta atleta Gerar Consultar 5 3 mensalidades mensalidades 4 Baixar mensalidades2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  36. 36. Cancelando plano do atleta ¥  O sistema não permite alterações no plano do atleta depois que ele foi definido. ¥  Quando houve algum engano no momento de vincular o plano ao atleta a alternativa é fazer o cancelamento do plano.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  37. 37. Cancelando plano do atleta ¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Plano por atleta ¥  Localize o nome do atleta e o plano que será cancelado e clique no ícone de cancelar plano.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  38. 38. Cancelando plano ¥  Confirme se o plano que deseja cancelar e clique em Cancelar Plano.ATENÇÃO: não é possível retroceder um cancelamento. Depois de cancelado todas as informações doplano serão perdidas.O sistema somente permitirá o cancelamento de planos que não contenham mensalidades ou parcelas pagas.Se for preciso cancelar um plano nesta condição, antes de cancelá-lo será necessário cancelar as baixas emFinanceiro > Contas a Pagar.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  39. 39. Encerrando um plano ¥  Os planos mensais, gratuito e faturados não possuem duração pré definida. ¥  Antes de definir um novo plano para o atleta é preciso encerrar a vigência do plano anterior. ¥  Localize o atleta e o plano que deseja encerrar. No exemplo, vamos encerrar um plano Mensal co início em 01/10. O Atleta irá contratar um novo plano semestral a partir de 01/11.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  40. 40. Encerrando um plano Selecione a data de t é r m i n o, E m n o s s o exemplo, deve ser 31/10 já que o novo plano começará no dia 01/11.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  41. 41. Consultando planos encerrados e cancelados ¥  Os planos cancelados ou encerrados não estarão visíveis na página Planos por atleta. ¥  Se deseja consultar algum plano nesta situação, vá no perfil do atleta e selecione Financeiro no menu atalhos. ¥  Em seguida, selecione a aba Planos, marque a opção Exibir Planos antigos (corresponde aos encerrados) ou Exibir planos cancelados de acordo com o que deseja consultar.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  42. 42. Contas a Pagar e Receber Visão geral
  43. 43. 1 – Clientes e Fornecedores Externos Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  44. 44. Clientes e Forncedores externos ¥  Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Clientes/Fornecedores Externos ¥  Utilize para cadastrar empresas e pessoas com as quais as sua empresa faz negócios como compradora ou vendedora.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  45. 45. 2 – Tipos de documentos Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  46. 46. Tipos de documento ¥  Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Tipos de documento ¥  O cadastro de tipos de documento é fundamental para classificação das contas. ¥  Inclua os tipos de documento de acordo com as receitas e custos/ despesas da assessoria.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  47. 47. Criando tipo de documento ¥  Preencha o código e nome do tipo de documento, ¥  Selecione o tipo: ¥  Crédito è Contas a Receber ¥  Débito è para Contas a Pagar2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  48. 48. 3 – Incluir contas Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  49. 49. Incluindo uma conta ¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Contas a Pagar ou Receber ¥  Clique em para abrir a janela de nova conta.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  50. 50. Incluindo conta Selecione o nome do beneficiário do pagamento. Preencha a data de vencimento e valor da conta. Selecione o “tipo” da conta. Use o histórico a l g u m comentário para auxiliar na identificação da conta. Se a conta já foi paga, marque “Gerar conta já baixada” para incluir os dados pagamento.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  51. 51. 4 – Baixar contas Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  52. 52. Baixar contas ¥  Abra o Contas a Pagar ou Receber e localize a conta que será baixada. ¥  Clique no ícone baixar a conta, confirme o valor pago, data e tipo do pagamento.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  53. 53. 5 – Consultar e alterar contas Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  54. 54. Consultando contas ¥  Selecione contas a pagar ou receber de acordo com o que deseja consultar.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  55. 55. Opções para consultar contas ¥  Selecione a situação que deseja consultar. ¥  Selecione o período para consulta ou marque definir outro período, preencha a data de início, término e clique em atualizar.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  56. 56. Alterando uma conta ¥  Para alterar algum valor da conta, clique no ícone de edição ou dê um dublo clique na linha da conta.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  57. 57. Alterando uma conta ¥  Najanela de edição será possível alterar o vencimento, valor, desconto e histórico da conta. Clique em Salvar para confirmar a alteração. Os campos número, tipo e nome não podem ser alterados. Neste caso, deve cancelar ou excluir a conta errada e incluir uma nova conta com os dados corretos.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  58. 58. 6 – Cancelar e Excluir contas Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  59. 59. Cancelando e excluindo contas ¥  Para Cancelar ou Excluir uma conta, localize a conta e clique no ícone de Edição. ¥  Selecione Cancelar conta ou Excluir. ¥  Aguarde exibir a janela de cancelamento ou exclusão e confirme a operação. 2 12011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  60. 60. Cancelando e excluindo contas ¥  Apenas contas em Aberto poderão ser canceladas ou baixadas. ¥  O cancelamento apenas altera a situação da conta para cancelado mas ela é mantida no sistema. Para visualizar as contas canceladas, marque a opção Exibir contas canceladas. Por outro lado, as contas excluídas serão removidas integralmente e não será possível recuperá-la.As contas originadas de planos de atletas e mensalidades não podem sercanceladas ou excluídas. Exceto quando o plano que as gerou forcancelado, neste caso, as contas serão automaticamente canceladasjuntamente com o plano.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  61. 61. Cancelando a baixa de uma conta. ¥  Para cancelar a baixa de uma conta, localize a conta. ¥  Clique no ícone de Edição ou dê clique dublo em cima da conta. ¥  Clique em Cancelar baixa. O cancelamento da baixa é necessário quando quiser alterar o valor, data ou tipo de pagamento. Como estes campos não podem ser alterados, deve cancelar a baixa e fazer uma nova baixa com os valores corretos.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  62. 62. 7 – Fluxo de Caixa e Econômico Clientes e Forncedores 1 Externos 7 2 Tipos de Fluxo de Caixa e Econômico documentos Cancelar e Excluir 6 3 Incluir contas contas 5 4 Baixar contas Consultar e alterar contas2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  63. 63. Fluxo de Caixa ¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo de Caixa ¥  Utilizeo fluxo de caixa para visualizar o resultado da sua assessoria mês a mês. ¥  Os valores exibidos no fluxo de caixa correspondem aos pagamentos das contas que já foram baixadas.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  64. 64. Fluxo de Econômico ¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo Econômico ¥  Utilizeo fluxo econômico para visualizar o resultado previsto da sua assessoria mês a mês. ¥  Os valores exibidos no fluxo de caixa correspondem aos valores das contas independente do pagamento ou não da conta. DICA: O fluxo econômico corresponde ao previsto e o fluxo de caixa, o realizado.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com
  65. 65. Dúvidas, relatar problemas ou sugestões ¥  No caso de dúvidas, relatar problemas ou sugestões compartilhe com a equipe de implementação do Treinus através da área de Feedback e Suporte.2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com

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