Mais conteúdo relacionado Guia rápido do financeiro2. Introdução
¥ Este guia irá apresentar como configurar os
diferentes planos praticados pela assessoria e
acompanhar os valores recebidos dos atletas.
¥ E também serão apresentadas dicas para
controlar o contas a pagar e receber através
do Treinus.
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4. 1 - Configurar planos
Configurar planos
1
Cancelar e Definir plano do
6 2
Encerrar plano do atleta
atleta
Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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5. 1- Configurar planos
¥ Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Opções > Tipo de plano
¥ Todos os planos praticados pela assessoria devem ser cadastrados.
¥ Para valores ou dia de vencimento diferentes deve-se criar um novo tipo de plano.
¥ O sistema permite criar planos para cobrança mensal, bimestral, trimestral, semestral ou
anual.
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6. Configurando novo tipo de plano
¥ Após clicar em “Criar um novo plano”, o primeiro passo é
selecionar o tipo que será criado.
Explicação de cada tipo de plano:
• Gratuito = aluno bolsista;
• Mensal = aluno que paga a mensalidade tradicional;
• Bimestral/trimestral/semestral/anual = planos com duração e condição pré-definida;
• Faturado = planos utilizados para convênios com empresas em que as mensalidades são
faturadas contra a empresa ao invés do aluno pagar diretamente à assessoria.
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7. Configurando Plano Mensal
Defina o código para
identificação do plano e o
seu nome.
Ex.: Mensal vencto dia 5;
Mensal 120; Semestral Vip
3x;
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8. Configurando Plano Mensal
Defina o valor da
mensalidade e o dia de
vencimento.
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9. Configurando Plano Mensal
Ao gerar o contas a receber
para cada mensalidade será
utilizado o tipo de
documento definido no
plano. Esta informação será
importante para
acompanhamento do fluxo
de caixa.
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10. Configurando Plano Mensal
Cobrança antecipada: a mensalidade
é cobrada antecipada ao treinamento.
Cobrança após o mês de
treinamento: a mensalidade será
cobrada no mês seguinte ao
treinamento.
Acumular cobrança proporcional do
mês no próximo dia de vencimento:
Se esta opção estiver marcada, para o
atleta que iniciar o treinamento no
decorrer do mês o sistema irá cobrar
o valor proporcional do primeiro mês
de treinamento no próximo dia de
vencimento.
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11. Configurando Plano Mensal
Primeiro dia do mês de
cobrança indica o dia de
referência que o sistema
d e ve c o n s i d e r a r p a r a
calcular o mês proporcional.
Exemplo: se for dia 5, o
sistema considera como
mês cheio do dia 5 ao dia 4
do mês seguinte.
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12. Configurando Plano Mensal
*Para este tipo de plano
foi definido o número de
4 parcelas no valor
estipulado de 90,00 para
cada parcela
Dica: A configuração de planos bimestral, trimestral, semestral ou anual é similar. A diferença
entre eles é apenas a duração do plano.
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13. Configurando Plano Mensal
Regra do sistema para definir quando
será o vencimento da 1ª parcela do
plano, as demais vencerão
sucessivamente a cada mês.
As opções disponíveis são:
§ Início da vigência do plano
§ Mês seguinte à vigência do plano
§ Data de vencimento deverá ser
informada
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14. 2 – Definir plano do atleta
Configurar planos
1
Cancelar e Definir plano do
6 2
Encerrar plano do atleta
atleta
Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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15. Definindo plano do atleta
¥ Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Plano por atleta
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16. Definindo plano do atleta
Selecione o tipo de
plano contratato.
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17. Definindo plano do atleta
Selecione a data de início dos
treinamentos, o sistema irá definir a
data do primeiro vencimento de
acordo com as regras dos plano
selecionado.
ATENÇÃO: Para planos mensais, o
sistema calcula o valor proporcional
da primeira mensalidade quando o
atleta iniciar os treinamentos no
decorrer do mês.
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18. Definindo plano do atleta
DICA: quando o atleta já fez algum pagamento para assessoria, é possível inserir os dados deste
pagamento tipo de pagamento, data e um comentário para auxiliar na identificação.
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19. Definindo plano do atleta
Neste exemplo, o plano é cobrado em 6 parcelas de R$ 100,00. Todas as parcelas foram
recebidas com cheques, o primeiro a vista e os demais pré-datados.
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20. Definindo plano do atleta
¥ Marque a opção Enviar comprovante por e-
mail quando desejar que o sistema envie um
e-mail para o aluno com os dados do plano
contratado.
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21. Definindo plano do atleta
¥ O plano contratado já está disponível para consulta em Planos por atleta.
¥ No Perfil do atleta > Financeiro também é possível consultar os planos contratados.
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22. 3 – Consultar mensalidades
Configurar planos
1
Cancelar e Definir plano do
6 2
Encerrar plano do atleta
atleta
Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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23. Consultando mensalidades
¥ As mensalidades e parcelas de planos poderão
ser consultadas em Administração da Equipe >
Financeiro > Contas a Receber.
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24. Opções para consultar mensalidades
¥ Selecione a situação que deseja consultar.
¥ Selecione o período para consulta ou marque
definir outro período e indique o intervalo
desejado.
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25. Relatórios de mensalidades
¥ Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Relatórios
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26. 4 – Baixar mensalidades
Configurar planos
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Cancelar e Definir plano do
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Encerrar plano do atleta
atleta
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5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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27. Baixando mensalidades
¥ As mensalidades que foram pagas pelos alunos
devem ser baixadas no Contas a Receber
¥ Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Contas a receber
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28. Baixar mensalidades
¥ Localize a conta do aluno que será baixada.
¥ Clique no ícone baixar a conta, confirme os
valor pago, data e tipo do pagamento.
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29. Recebimento com boletos
¥ Se estiver usando a cobrança por boletos bancários o processo de baixa
será automatico.
¥ Para sincronizar os dados do banco com o Treinus será necessário
importar o arquivo de retorno disponibilizadopelo banco.
¥ Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Processamento do arquivo de retorno
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30. 5 – Gerar mensalidades
Configurar planos
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Cancelar e Definir plano do
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Encerrar plano do atleta
atleta
Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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31. Gerando mensalidades
¥ Para os planos mensais é necessário executar
a rotina gerar mensalidades no início de cada
mês.
¥ O sistema irá gerar mensalidades para todos
os atletas ativos que contrataram algum plano
mensal.
¥ Os planos bimestrais, trimestrais, semestrais e
anuais não geram mensalidades porque eles já
são cobrados em parcelas pré-definidas.
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32. Gerando mensalidades
¥ Caminho: Admin. da equipe > Financeiro > Gerar mensalidades
Selecione o mês e ano
Marque todos os planos
ou selecione apenas
aqueles que deseja gerar
novas mensalidades.
Dica: selecione
sempre todos.
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33. Gerando mensalidades
¥ Confirme se está tudo ok e clique em avançar.
Se deseja enviar um aviso
por e-mail com a
mensalidade basta marcar
esta opção.
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34. Gerando mensalidades
Aguarde alguns segundos
e consulte a situação da
geração das mensalidades.
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35. 6 – Cancelar e Encerrar plano do
atleta
Configurar planos
1
Cancelar e Definir plano do
6 2
Encerrar plano do atleta
atleta
Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades
4 Baixar
mensalidades
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36. Cancelando plano do atleta
¥ O sistema não permite alterações no plano do
atleta depois que ele foi definido.
¥ Quando houve algum engano no momento de
vincular o plano ao atleta a alternativa é fazer
o cancelamento do plano.
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37. Cancelando plano do atleta
¥ Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Plano por atleta
¥ Localize o nome do atleta e o plano que será
cancelado e clique no ícone de cancelar plano.
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38. Cancelando plano
¥ Confirme se o plano que deseja cancelar e
clique em Cancelar Plano.
ATENÇÃO: não é possível retroceder um cancelamento. Depois de cancelado todas as informações do
plano serão perdidas.
O sistema somente permitirá o cancelamento de planos que não contenham mensalidades ou parcelas pagas.
Se for preciso cancelar um plano nesta condição, antes de cancelá-lo será necessário cancelar as baixas em
Financeiro > Contas a Pagar.
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39. Encerrando um plano
¥ Os planos mensais, gratuito e faturados não possuem duração
pré definida.
¥ Antes de definir um novo plano para o atleta é preciso
encerrar a vigência do plano anterior.
¥ Localize o atleta e o plano que deseja encerrar. No exemplo,
vamos encerrar um plano Mensal co início em 01/10. O Atleta
irá contratar um novo plano semestral a partir de 01/11.
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40. Encerrando um plano
Selecione a data de
t é r m i n o, E m n o s s o
exemplo, deve ser 31/10
já que o novo plano
começará no dia 01/11.
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41. Consultando planos encerrados e
cancelados
¥ Os planos cancelados ou encerrados não
estarão visíveis na página Planos por atleta.
¥ Se deseja consultar algum plano nesta
situação, vá no perfil do atleta e selecione
Financeiro no menu atalhos.
¥ Em seguida, selecione a aba Planos, marque a
opção Exibir Planos antigos (corresponde aos
encerrados) ou Exibir planos cancelados de
acordo com o que deseja consultar.
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43. 1 – Clientes e Fornecedores Externos
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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44. Clientes e Forncedores externos
¥ Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Clientes/Fornecedores Externos
¥ Utilize para cadastrar
empresas e pessoas
com as quais as sua
empresa faz negócios
como compradora ou
vendedora.
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45. 2 – Tipos de documentos
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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46. Tipos de documento
¥ Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Tipos de documento
¥ O cadastro de tipos de documento é fundamental para classificação das
contas.
¥ Inclua os tipos de documento de acordo com as receitas e custos/
despesas da assessoria.
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47. Criando tipo de documento
¥ Preencha o código e nome do tipo de documento,
¥ Selecione o tipo:
¥ Crédito è Contas a Receber
¥ Débito è para Contas a Pagar
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48. 3 – Incluir contas
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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49. Incluindo uma conta
¥ Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Contas a Pagar ou Receber
¥ Clique em para abrir a janela de nova
conta.
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50. Incluindo conta
Selecione o nome do beneficiário do pagamento.
Preencha a data de vencimento e valor da conta.
Selecione o “tipo” da conta.
Use o histórico
a l g u m
comentário para
auxiliar na
identificação da
conta.
Se a conta já foi paga, marque “Gerar conta já
baixada” para incluir os dados pagamento.
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51. 4 – Baixar contas
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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52. Baixar contas
¥ Abra o Contas a Pagar ou Receber e localize a conta que será baixada.
¥ Clique no ícone baixar a conta, confirme o valor pago, data e tipo do
pagamento.
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53. 5 – Consultar e alterar contas
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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54. Consultando contas
¥ Selecione contas a pagar ou receber de
acordo com o que deseja consultar.
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55. Opções para consultar contas
¥ Selecione a situação que deseja consultar.
¥ Selecione o período para consulta ou marque
definir outro período, preencha a data de início,
término e clique em atualizar.
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56. Alterando uma conta
¥ Para alterar algum valor da conta, clique no
ícone de edição ou dê um dublo clique na
linha da conta.
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57. Alterando uma conta
¥ Najanela de edição será
possível alterar o vencimento,
valor, desconto e histórico da
conta. Clique em Salvar para
confirmar a alteração.
Os campos número, tipo e nome
não podem ser alterados. Neste
caso, deve cancelar ou excluir a
conta errada e incluir uma nova
conta com os dados corretos.
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58. 6 – Cancelar e Excluir contas
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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59. Cancelando e excluindo contas
¥ Para Cancelar ou Excluir uma conta, localize a
conta e clique no ícone de Edição.
¥ Selecione Cancelar conta ou Excluir.
¥ Aguarde exibir a janela de cancelamento ou
exclusão e confirme a operação.
2
1
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60. Cancelando e excluindo contas
¥ Apenas contas em Aberto poderão ser canceladas ou
baixadas.
¥ O cancelamento apenas altera a situação da conta para
cancelado mas ela é mantida no sistema. Para visualizar as
contas canceladas, marque a opção Exibir contas canceladas.
Por outro lado, as contas excluídas serão removidas
integralmente e não será possível recuperá-la.
As contas originadas de planos de atletas e mensalidades não podem ser
canceladas ou excluídas. Exceto quando o plano que as gerou for
cancelado, neste caso, as contas serão automaticamente canceladas
juntamente com o plano.
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61. Cancelando a baixa de uma conta.
¥ Para cancelar a baixa de uma conta, localize a
conta.
¥ Clique no ícone de Edição ou dê clique dublo
em cima da conta.
¥ Clique em Cancelar baixa.
O cancelamento da baixa é necessário quando
quiser alterar o valor, data ou tipo de pagamento.
Como estes campos não podem ser alterados, deve
cancelar a baixa e fazer uma nova baixa com os
valores corretos.
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62. 7 – Fluxo de Caixa e Econômico
Clientes e Forncedores
1
Externos
7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos
Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas
5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas
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63. Fluxo de Caixa
¥ Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo de Caixa
¥ Utilizeo fluxo de caixa para visualizar o
resultado da sua assessoria mês a mês.
¥ Os valores exibidos no fluxo de caixa
correspondem aos pagamentos das contas que
já foram baixadas.
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64. Fluxo de Econômico
¥ Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo Econômico
¥ Utilizeo fluxo econômico para visualizar o
resultado previsto da sua assessoria mês a
mês.
¥ Os valores exibidos no fluxo de caixa
correspondem aos valores das contas
independente do pagamento ou não da conta.
DICA: O fluxo econômico corresponde ao previsto e o fluxo de
caixa, o realizado.
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65. Dúvidas, relatar problemas ou sugestões
¥ No caso de dúvidas, relatar problemas ou
sugestões compartilhe com a equipe de
implementação do Treinus através da área de
Feedback e Suporte.
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