Los proveedores son empresas o personas que brindan servicios y productos necesarios para llevar a cabo un evento. Es importante obtener presupuestos por escrito de al menos tres proveedores para cada servicio requerido, acordar plazos de entrega y precios, y comparar opciones. Los proveedores comúnmente necesarios para un evento incluyen soporte técnico, marketing, diseño gráfico, alojamiento, catering, sonido e iluminación.
2. ¿Quiénes son Proveedores?
Son las empresas o personas que nos
brindarán servicios y productos para cumplir
los objetivos del evento
3. A tener en cuenta…
Pedí los presupuestos x escrito
Deja bien claro qué servicios y/o
productos necesitas
Pacta los plazos de entrega y los
precios
Conoce a tres empresas como
mínimo para poder comparar los
productos y servicios
4. Para la etapa del Pre - Evento
Soporte Hardware y Software
Servicios, Marketing y Comunicación
Diseñador Gráfico
Productos y
Soporte Desarrollador y mantenimiento de sitio web
Agencia de Viajes
Técnico Imprenta
Asesores profesionales
5. Durante el Congreso o Jornada
La Cantidad de Proveedores que vamos a necesitar, va a variar de
acuerdo al despliegue que tenga el evento
Las contrataciones pueden comenzar desde 6 meses antes
Generalmente cobran el 50% antes del evento y el 50% al finalizar
6. ¿Qué vamos a necesitar?
En el sector de Inscripción y
Acreditación
En las salas
En la Exposición Paralela
En las Actividades Sociales
En general
7. En el Sector de Inscripción
Personal de secretaría
Orientadores
Carteles
Paneles y Estructuras
Mobiliario
Computadoras Programas de Bolsillo
Sistema de Inscripción y Acreditación Libro o CD con resúmenes de trabajos
Fichas de inscripción científicos
Material de Acreditación Diplomas
Credenciales y Porta Credenciales Fotocopiadora
Souvenirs Sistema para el cobro con tarjetas de
Programas finales crédito
8. En las Salas
Asistentes de sala y Personal Técnico Traductores
Mobiliario (podio, estrado, sillas) Receptores de Traducción simultánea
Decoración Carteles
Pantallas Agua
Cañones - Proyectores Climatización
Micrófonos Grabación de las sesiones (audio y
video)
Cabinas de traducción simultánea
Grupos Electrógenos
9. En la Exposición paralela
Paneles y Estructuras
Centro de mensajes: sistema para
la comunicación interna en el ámbito
del evento (por alto parlante, pantallas
led, pantallas touch, etc.)
Iluminación
Personal idóneo para el armado de
la expo paralela
Carteles y Señalización
Gigantografía con Planos de
Ubicación
10. En las Actividades Sociales
Traslado
Sede
Catering
Ambientación
Sonido
Iluminación
Espectáculos y shows
Grupo Electrógeno
Climatización
11. En General
Seguridad
Seguros (ART, de vida, etc)
Catering (Coffee Breaks, Almuerzos,
Actividades Sociales)
Diario del Congreso
Prensa
Limpieza
Guardarropas
Personal Médico
Transfers a hoteles oficiales
Fotografía y Video
Imprentas