Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos

Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
3º ano – Projeto Biblioteca
Mestre Milena Carvalho
Doutor Lino Oliveira
2012/2013

Implementação de sistemas de
Gestão de Arquivo

Trabalho realizado por:
Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330
Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022
Grupo 3

2

Sumário
 Introdução

 Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos

 SIADE

 MoReq

 Sistemas de Gestão de Arquivo

 csARCH

 DigitArq

 Filedoc

 GISA

 ICA-AtoM

 Estudo comparativo

 Conclusão

3

Introdução
 No âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo,
foi proposto a realização de um trabalho, cujo tema, é
Implementação de um sistema de gestão de arquivo.

A metodologia utilizada foi a pesquisa em repositórios,
em bibliotecas digitais e nas páginas web dos próprios
sistemas de gestão de arquivos abordados.

4

SIADE (1/2)
 Com a evolução das TIC aumentaram os problemas relativamente à
produção e gestão dos documentos de um arquivo devido às garantias
de fidedignidade, autenticidade, e acesso contínuo.

 Com a ausência de orientações que auxiliam as instituições na gestão
documental de documentos de arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o
Instituto de Informática consideraram importante o protocolo com o
programa SIADE, em Dezembro de 1998.

5

SIADE (2/2)
 Objetivos:
 elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo
eletrónicos;
 apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa
específica;
 intervir no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas,
agrupadas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou
internacionais;
 definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas
de informação dos organismos da Administração Pública;
 promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do programa.

6

(1/3)
 MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de Requisitos para

a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). Destaca, sobretudo, os

requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos

através de um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE).

 Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente, uma
aplicação para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, apesar de
também poder ser utilizada para a gestão de documentos tradicionais.

7

(2/3)
A natureza de um SGAE varia de organização para
organização conforme o seu âmbito de ação.

A especificação MoReq não esboça qualquer premissa
relativa à natureza de soluções individuais para um SGAE.

 Os utilizadores da especificação necessitarão de definir o
modo como as funções de um SGAE podem ser
implementadas para satisfazer os seus requisitos.

8

(3/3)
O MoReq identifica requisitos funcionais que um SGAE
deve possuir de forma a garantir o valor intrínseco à
informação de arquivo.

 Os requisitos incluídos na especificação MoReq devem ter
como resultado um SGAE com a fiabilidade e integridade
pretendidos, combinando a gestão de documentos de
arquivo em papel com as vantagens dos processos de
trabalho informatizados.

9

(1/2)
 O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que
suporta toda a informação do ciclo de produção, facilitando a
integração de diversas ferramentas, ao mesmo tempo que tira
vantagem de toda a informação produzida nas diferentes fases.

 O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos e
complexos, utilizando tecnologias consolidadas, aplicadas
normalmente nos sectores da aeronáutica e do espaço.

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(2/2)

 Aspetos chave:

 Esforço reduzido de instalação e manutenção;

 Elevada robustez e performance;

 Grande capacidade de integração;

 Componentes de implementação de portabilidade;

 Disponibilidade de um módulo offline.

11

(1/3)
 O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto
em conjunto com a Direção-Geral de Arquivos e a Universidade do
Minho sendo concluído em 2004.

 Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de uma
ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas
internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa.” (1)

 O DigitArq concede em quatro normas internacionais: ISAD(G),
EAD, ISAAR (CPF) e EAC.

12

(2/3)
 O DigitArq é constituído por módulos funcionais que têm
como objetivo ir ao encontro das necessidades de um
arquivista.

 Os módulos existentes são:

 Backoffice,

 Administração,

 Frontoffice,

 interoperabilidade OAI-PMH.

13

(3/3)
 O DigitArq tem como vantagens:
 Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;

 Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer
parametrizações;

 Desenvolvimento contínuo;

 Amplamente disseminado;

 Compatível com o Portal Português de Arquivos;

 Publicação na internet de forma simples e clara;

 Segurança e permissões;

 Relatórios e estatísticas;

 Suporte para vários idiomas e formatos digitais;

 Suporte para milhões de registos.

14

(1/3)

O Filedoc é um sistema integrado de gestão documental e
de workflow que integra as funcionalidades de arquivo e
gestão do ciclo de vida do documento.

O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos
documentos e de processos de forma rápida, fácil e
eficiente, fazendo um controlo e manuseamento de toda
a informação.

15

(2/3)
 O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:

 multi site e multi empresa;

 acesso, autenticação e segurança:

 o acesso pode ser feito por login e password e o acesso aos
documentos é controlado;

 digitalização de documentos;

 criação de documentos e gestão de versões;

 registo de ficheiros em vários formatos;

 pesquisa simples ou avançada;

 registo de e-mail;

16

(3/3)
 O Filedoc é constituído por um conjunto de módulos, que são
os seguintes:
 Multi-site e multi empresa;

 Digitalização e captura de documentos;

 Classificação de documentos e processos;

 Acessos e segurança através de perfis de acesso;

 Assinaturas digitais e digitalizadas

 Filedoc workflow designer

 Alertas

 Filedoc web services

 Reconhecimento e indexação automática de documentos

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(1/3)
 GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto de gestão de
arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar
diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular,
num único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2)

 O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado pela Câmara
Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, Câmara
Municipal de Espinho, Câmara Municipal de Vila do Conde e pela
Universidade do Porto.

18

(2/3)
 O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou cliente/servidor e
possui as seguintes características:
 Planos de classificação

 Unidades informacionais

 Unidades físicas

 Controlo de autoridade

 Associação de descrições a objetos digitais

 Avaliação

 Pesquisa

 Relatórios

 Estatísticas/Controlo de desempenho

 Controlo de acesso dos utilizadores

19

(3/3)
 O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os seguintes:

 Gestão de objetos digitais: armazenamento, processamento,
disseminação e preservação dos mesmos;

 Gestão de requisições e das devoluções de documentos
registados;

 Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do depósito,
facultando a sua taxa de ocupação

20

(1/3)
 “ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as normas do
ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF.

 O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de proporcionar
gratuitamente um software open source às instituições que pretendam
ver os seus documentos acessíveis pela internet; um software sem custos
de aquisição.

 A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com um
interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável; um interface
disponível em várias línguas e com a possibilidade de tradução, bem
como um interface com repositórios digitais.” (3)

21

(2/3)

Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoM

Fonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p

22

(3/3)
 O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto
que:

 1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo disponíveis on-line;

 2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA (Conselho
Internacional de Arquivos);

 3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de tradução de
conteúdo;

 4. suporta vários tipos de coleção;

 5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as melhores práticas de
acessibilidade;

 6. é flexível e personalizável;

 7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.

25

Estudo comparativo (3/3)
 FUNDAMENTAÇÃO:

 O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o DigitArq. A
escolha deste software prende-se com o facto de ser o que reúne o maior
número de características identificadas.

 Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir uma versão
livre (saíram três versões), sem custos associados, é compatível com a
ISAD(G) em suma, corresponde positivamente a todos os requisitos
selecionados a partir da análise dos mesmos do Moreq.

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Conclusão
 A recolha de requisitos funcionais para o sistema a implementar foi
através da consulta do MoReq, sem o qual seria mais difícil a seleção
dos mesmos.

 Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta escolhida
para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a que reúne mais
requisitos.

 Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os mesmos são de
extrema importância para a gestão de documentos de arquivo e que
atualmente existem no mercado várias opções e com características
diversas podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.

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Referências bibliográficas
 (1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional para gestão de
Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09 Mar. 2013]. Disponível em WWW:
<URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p. 2.

 (2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em
linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL:
http://gisa.paradigmaxis.pt/>.

 (3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma abordagem
sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.

28

Referências: imagens
 Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html

 Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization

 Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-especial.html

 Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684

 Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/

 Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/

 Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket

 Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt

 Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa

 Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-empreendedor-foco/

 Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html

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 Contactos:

 ana.filipa.santos@eu.ipp.pt

 cristiana.costa@eu.ipp.pt

 mgomes@eu.ipp.pt

 mmunteanu@eu.ipp.pt

pa1213-g3.wikispaces.com

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