Podstawy Project Portfolio Management na przykładach wdrożeń. Informacje o narzędziach i metodzie implementacji. Kilka dobrych praktyk z przeszości :-) - prezentacja dla IPMA w Szczecinie
1. 1
Zarządzanie portfelem
(projektów)
czyli o poszukiwaniu wartości w
przedsiębiorstwie
Agenda
• W świecie projektów
• Wprowadzenie do portfolio management
• Procesy i metodyka
• Stworzenie portfela
• Kto i co dalej?
2. 2
Świat projektu
Zarządzanie projektami w organizacji
Podstawowe
narzędzia
biurowe
(czyli MS Office:
Excel do
zarządzania
zadaniami, Outlook
do przydzielania
zadań…)
Specjalizowane
narzędzia do
prowadzenia
projektu na
komputerze
Project &
Portfolio Mgt
(PPM)
Widoki globalne,
analityczne,
przeglądowe
Dostęp przez www
Współpraca
Zaawansowane
rozwiązania PPM
Integracja z LOB
Wykorzystanie
optymalizacji
W skali całego
przedsiębiorstwa
Podstawowe Standardowe Racjonalne Dynamiczne
3. 3
Historia narzędzia
0 Task Name 1984 1986 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018 2020 2022
1
The History of the Project Family
2
Project Client 1 – 14 significant releases
3
Project for MSDOC 1.0 – Apr 1984
4
Project 1.1 – Jul 1991
5
Project 0.5 – Nov 1995
6
Office Project Professional 2003 – Nov 2003
7
Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov
2006
8
Project Server – 5 significant releases
9
Project Central 1.0 for Navigator/IE – Apr 2000
10
Project Central 2000 – May 2000
11
Project Sever 2002 – Aug 2002
12
Office Project Server 2007 – Nov 2003
13
Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2006
14
Portfolio Server – significant releases
15
Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005
16
Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006
17
Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007
Project for MSDOS 1.0 – April 1984
Project 1.1 – July 1991
Project 95 – Nov 1995
Office Project Professional 2003 – Nov 2003
Microsoft Office Project Professional 2007 – Nov 2006
Project Central 1.0 for Navigator/IE – April 2000
Project Central 2000 – May 2000
Project Server 2002 – Aug 2002
Office Project Server 2003 – Nov 2003
Acquired UMT Portfolio Manager 3.3 – Dec 2005
Office Project Portfolio Server – 2006 Aug 2006
Office Project Portfolio Server 2007 – Jan 2007
Microsoft Office Project Server 2007 – Nov 2007
Project Portfolio
5. 5
Święty Graal
Zunifikowane zarządzanie portfelem projektów
Proces łączący wszystkie poziomy działań
Zarządzanie
projektami
od szczegółu do
ogółu
Zarządzanie
portfelem projektów
od ogółu do
szczegółu
WykonajWybierzUtwórz Zaplanuj
Priorytetyzacja
portfela
Możliwości
produkcyjne
Zarządzanie
potrzebami
Optymalizacja
portfela
Portfele
raportowe
Uzasadnienie
biznesowe
Harmonogram
y projektów
Zarządzanie
problemami i
ryzykiem
Raporowanie
projektów
Praca
zespołów
Raportowanie
czasu pracy
Zarządzanie
zasobami
6. 6
Metodyka?
• „Podatek korporacyjny”…
• Cele strategiczne firmy i spójność strategii
• Jednolita metoda ocen i kryteria decyzji
• Proces decyzyjny w zarządzaniu
projektami – wsparcie zarządu
• Powiązanie z systemem motywacyjnym
• Definicja projektu – wspólny mianownik
• Tylko zewnętrzni konsultanci
1
Utworzenie i przygotowanie szczegółowej
karty projektu (koszty, zasoby, korzyści,
ryzyka, zgodność ze strategią,
harmonogram)
Wybór optymalnego portfela projektów
Przekazanie wybranych projektów do
realizacji
Śledzenie postępu i zarządzanie
przebiegiem całości projektu. Cykliczna
kontrola kondycji i zgodności portfela
projektów ze strategią.
2
3
4
5
1
2
3
4
Planowanie wydajności i obciążenia,
doskonalenie harmonogramu,
zasobowanie, plan kosztów i realizacji
5
7. 7
Proces adopcji rozwiązania
Wydobycie wiedzy
Spójna wizja
Zaangażowanie zarządu
Strategiczne umocowanie
inicjatywy
Planowanie
Ocena i definicja
procesów
Zakres i fazy wdrożenia
Szczegółowe wyzwania
biznesowe
Definicja konfiguracji
narzędzia
Implementacja
Wymagania sprzętowe i
programowe
Instalacja narzędzi
Konfiguracja pod
wymagania
Szkolenia
użytkowników/analityków
Administracja i utrzymanie
Implementacja rozwiązania
Wymagania sprzętowe i programowe
Instalacja narzędzi
Konfiguracja pod wymagania
Szkolenia użytkowników/analityków
Administracja i utrzymanie
8. 8
Planowanie wdrożenia
Zakres projektu
• Struktura i fazy projektu
Schemat zarządczy
• Procesy biznesowe
Karta projektu
• Uzasadnienie biznesowe
WBS, harmonogramy i
budżet
• Specyfikacja konfiguracji
Plan komunikacji i szkoleń
Warsztat wydobywczy
• Cele biznesowe
– Definicja
– Problemy / szanse do zaadresowania
– Cele wdrożenia PPM
• Gotowość organizacji
• Planowanie ryzyk
• Zalecenia
– Strategia PPM
– Zobowiązania organizacyjne
• Jak mierzymy sukces
9. 9
Kluczowe czynniki biznesu
Zarząd zawsze świetnie rozumie swój biznes…
RACZEJ WIZJA?
RACZEJ INICJATYWA?
TO SAMO CO WYŻEJ!
2 NA RAZ?!
NIEOSIĄGALNE
Cele i spójność strategii
Klasyfikacja i ocena
celów
Powszechna znajomość
Spójna ocena
12. 12
Wybór i priorytetyzacja
Granica efektywności
Optymalny wybór leży na linii Granicy Efektywności:
reprezentacja wartości portfela przy najlepszym wyborze z
uwzględnieniem wybranych ograniczeń
13. 13
Wybór wymuszony
Wpływ modyfikacji optymalnego wyboru – widoczny natychmiast.
Analiza kosztów czynników
Przy wybranym portfelu inicjatyw – jaki jest rozkład kosztów na cele strategiczne?
14. 14
Projekty w portfelu
Wykonanie
Projektowanie
Prototypy i testy
rynkowe
Produkcja
Wybór
Wybór projektów
Budżetowanie i
harmonogram
Akceptacja
Gromadzenie
Burze mózgów
Analiza
przydatności
Informacji
Uzupełnienie
Uzasadnienie
biznesowe
Analiza kosztów i
korzyści
Ocena
Omówienie,
obrona, ocena
Analiza portfela
POC
Definicja
Harmonogram i
zespół projektowy
Prace dodatkowe
Wywiady z
klientami
Analiza
biznesowa
Nośniki wartości
Definicja strategii
Strategia
%
∑
$
Przykład użycia
15. 15
Microsoft
IT
A ciąg dalszy…
Czy jesteśmy gotowi?
Ocena aktualnego poziomu dojrzałości
organizacji
Czy mamy właściwych ludzi?
Plan osiągnięcia wyższego poziomu dojrzałości
organizacji
16. 16
Model dojrzałości
organizacji w
odniesieniu do
funkcjonalności
narzędzia
Jak spróbować?
Czyli chwila dla sponsorów
Bezpłatna wersja próbna Office 365
I do niej dołączamy Project Online
http://products.office.com/pl-pl/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing